Enero 2012-1

IMPLICACIONES DEL USO DE LOS

MEDIOS ELECTRNICOS Y DIGITALES EN EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES PATRONALES ANTE EL IMSS E

INFONAVIT
L.C.P. Didier Garca Maldonado
Miembro de la Comisin Representativa del IMCP ante Organismos de Seguridad Social

DIRECTORIO C.P.C. J Luis Doez Lucio os

PRESIDENTE

C.P C. Carlos Crdenas Guzmn

VICEPRESIDENTE GENERAL

C.P.C. Luis Gonzlez Ortega

VICEPRESIDENTE DE RELACIONES Y DIFUSIN

C.P.C. Pedro Carren Sierra

VICEPRESIDENTE FISCAL

C.P.C. Francisco J avier Torres Chacn

PRESIDENTE DE LA COMISIN REPRESENTATIVA DEL IMCP ANTE ORGANISMOS DE SEGURIDAD SOCIAL (CROSS)

Lic. Willebaldo Roura Pech

DIRECTOR EJECUTIVO

C.P.C. J Manuel E os tchegaray Morales

RESPONSABLE DE ESTE BOLETN

LOS COMENTARIOS PROFESIONALES DE ESTE ARTCULO SON RESPONSABILIDAD DEL AUTOR, SU INTERPRETACIN SOBRE LAS DISPOSICIONES CITADAS PUEDE DIFERIR DE LA EMITIDA POR LA AUTORIDAD

INTEGRANTES DE LA COMISIN REPRESENTATIVA ANTE ORGANISMOS DE SEGURIDAD SOCIAL

Francisco Javier Torres Chacn Javier Jurez Ocotncatl Fidel Serrano Rodulfo Carlos Mario de la Fuente Aguirre Orlando Corona Lara

Jos Guadalupe Gonzlez Murillo Jaime Zaga Hadid Hugo Valderrbano Snchez Pablo Rodrguez Solorio Ubaldo Daz Ibarra

REGIN ZONA CENTRO

Cristina Zo Gmez Benavides

REGIN ZONA CENTRO ITSMO PENINSULAR

scar Castellanos Varela

Jos Manuel Etchegaray Morales

REGIN ZONA CENTRO OCCIDENTE

Crispn Garca Viveros

Gerardo Ernesto Martnez Chvez

Luis Manuel Cano Melesio

REGIN ZONA NOROESTE

Didier Garca Maldonado

REGIN ZONA NORESTE

Cynthia Gabriela Gonzlez Gmez

Mnica Esther Tiburcio Malpica

IMPLICACIONES DEL USO DE LOS MEDIOS ELECTRNICOS Y

DIGITALES EN EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES PATRONALES ANTE EL IMSS E INFONAVIT
L.C.P. Didier Garca Maldonado
Miembro de la Comisin Representativa del IMCP ante Organismos de Seguridad Social

INTRODUCCIN

on el desarrollo del presente tema se pretende analizar las implicaciones que tiene el sector patronal al optar por dar cumplimiento a sus obligaciones a travs de los Medios Electrnicos y Digitales (MED), tanto en el aspecto administrativo como en

el de certeza jurdica.

Los medios electrnicos de comunicacin en el mundo datan de 1969; su uso se multiplic gracias a Internet, pero fue hasta en 1990 cuando su aplicacin se extendi con fines comerciales; en el ao 2000, 4% de la poblacin mundial era usuaria de Internet, mientras que en 2010 el porcentaje se increment a un poco ms de 28%. En nuestro pas, segn datos del ltimo censo de poblacin y vivienda del Instituto Nacional de Estadstica y Geografa (INEGI) y de la Asociacin Mexicana de la Industria Publicitaria y Comercial en Internet (AMIPCI), 29% de la poblacin total son usuarios de Internet.

Derivado de la generalizacin del uso del Internet en nuestro pas y la oportunidad que representa como una nueva forma de hacer negocios se hizo necesaria su legislacin, con el fin de establecer reglas que permitieran salvaguardar el derecho de los usuarios y evitar abusos en la medida de lo posible.

En materia fiscal el Servicio de Administracin Tributaria (SAT) fue el pionero al emplear los MED como un medio para el cumplimiento de obligaciones, ms tarde se sumaron a esta prctica el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).

El principal objetivo de este artculo es abordar de una forma ordenada el anlisis de la legislacin vigente en materia de obligaciones patronales susceptibles de presentarse a travs de los MED ante el IMSS e INFONAVIT para determinar las implicaciones que tiene el sector patronal al optar por este medio. Con esta finalidad empezar por abordar los antecedentes, luego analizar las definiciones de las diferentes terminologas aplicadas en la materia, despus abordar los medios para el cumplimiento de obligaciones patronales y para concluir comentar algunas de las principales ventajas y reas de oportunidad que representa el uso de los MED.

ANTECEDENTES
Con el fin de simplificar los procesos administrativos en el cumplimiento de las obligaciones patronales, en julio de 1997, el IMSS permite el uso de los medios electrnicos; no obstante, lo anterior fue con las reformas a la Ley de Seguro Social (LSS) del 20 de diciembre de 2001 cuando se logra dar certeza jurdica en el uso de los medios electrnicos tanto para los patrones como para el IMSS.

Con el afn de buscar la consolidacin regulatoria del uso de los medios electrnicos, el 22 de octubre de 2003 el H. Consejo Tcnico del Instituto Mexicano del Seguro Social emiti el acuerdo nmero 390/2003, los lineamientos para la asignacin del Nmero Patronal de Identificacin Electrnica (NPIE), el cual a la postre sera sustituido por el acuerdo 43/2004 publicado el 3 de marzo de 2004.

Por lo que respecta al INFONAVIT encontramos que, debido al convenio de colaboracin que tiene con el IMSS, el uso de los medios electrnicos para el cumplimiento de obligaciones patronales le aplic de forma automtica al ser establecidos por el IMSS; no obstante lo anterior, el INFONAVIT de manera independiente lanz en septiembre de 2002 un ambicioso programa que por un lapso aproximado de tres aos permiti, de forma exitosa, la aclaracin de los requerimientos por medios electrnicos (ACLARANET).

CONCEPTOS BSICOS
La mayor parte de las definiciones de los conceptos tcnicos que se requieren para la mejor comprensin del presente tema los encontraremos en el Acuerdo del H. Consejo Tcnico del IMSS 43/2004; a continuacin, abordar algunos de estos conceptos:

a)

Actuaciones

Electrnicas:

Las

notificaciones,

citatorios,

emplazamientos,

requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas que emita por medios electrnicos el Instituto Mexicano del Seguro Social.

b)

Acuse de Recibo Electrnico: La constancia electrnica no repudiable que emite y almacena el Instituto Mexicano del Seguro Social a travs de un Sistema de Identificacin Electrnica de Tecnologa Criptogrfica, p ara acreditar la fecha y hora de recepcin de una promocin o solicitud enviada por un particular a travs de medios magnticos, digitales, electrnicos, pticos, magneto pticos o de cualquier otra naturaleza, misma que servir como medio de prueba en caso de controversia.

c)

Nmero Patronal de Identificacin Electrnica (NPIE): Es la clave de acceso y autenticacin requerida por los sistemas electrnicos del Instituto a los patrones o sujetos obligados, asociada a un registro patronal y certificado digita l.

d)

Sistema de Identificacin Electrnica de Tecnologa Criptogrfica (SIETC): El conjunto de aplicaciones informticas e infraestructura de cmputo destinadas y utilizadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, que permite la ejecucin de sus procesos de administracin, control y gestin de certificados digitales y uso de los mismos.

e)

Trmite Electrnico: Cualquier solicitud o entrega de informacin que los patrones o sujetos obligados realicen ante el Instituto, por los medios previstos en el Ar tculo 5 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliacin, Clasificacin de Empresas, Recaudacin y Fiscalizacin (RACERF) inherentes al cumplimiento de las obligaciones a su cargo, previstas en la Ley y sus Reglamentos.

f)

Medios de comunicacin electrnica: Medios magnticos, digitales, electrnicos, pticos, magneto-pticos utilizados para el intercambio de informacin entre los patrones y el IMSS.

MEDIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES PATRONALES ANTE EL IMSS E INFONAVIT

Para efectos del IMSS, el artculo 3 del RACERF establece que los patrones estn obligados a presentar el cumplimiento de sus obligaciones patronales contempladas en la Ley o cualquier otro reglamento en los siguientes medios:

a)

Formatos impresos autorizados publicados en el Diario Oficial de la Federacin (DOF).

b)

A travs de medios magnticos, digitales, electrnicos, pticos, magneto -pticos o de cualquier otra naturaleza, siempre que utilicen la NPIE como llave pblica de sistemas criptogrficos.

En el caso de que se omita presentar la informacin a que se refieren los prrafos anteriores, en los formatos o medios sealados, no se dar trmite a la solicitud, excepto cuando dichos formatos no se hayan publicado por el Instituto, en cuyo supuesto se realizar mediante escrito reuniendo todos y cada uno de los requisitos previstos en la Ley y este Reglamento para el cumplimiento de las obligaciones.

Cuando el ltimo da de los plazos sealados en el RACERF para el cumplimiento de obligaciones, sea da inhbil o viernes se prorrogar el plazo hasta el da hbil siguiente. No se prorrogar el plazo para la presentacin de avisos afiliatorios.

El artculo 5 del RACERF establece que los patrones y dems sujetos obligados que realicen los trmites a travs de medios magnticos, digitales, electrnicos, pticos, magneto-pticos o de cualquier otra naturaleza, debern utilizar el nmero patronal de identificacin electrnica, como llave pblica de sistemas criptogrficos en sustitucin de su firma autgrafa. Este nmero se tramitar de conformidad con lo establecido en el acuerdo del Consejo Tcnico 43/2004 publicado el 3 de marzo de 2004 en el DOF.

El patrn o sujeto obligado deber dar aviso oportunamente al Instituto, para efectos de su invalidacin y reposicin, de la prdida o cualquier otra situacin que pudiera implicar la reproduccin o uso indebido de su nmero patronal de identificacin electrnica.

Para efectos del cumplimiento de obligaciones patronales mediante el SIETC se precisa que dicha informacin en la que se utilice el NPIE, en sustitucin de la firma autgrafa se producirn los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos firmados autgrafamente y, en consecuencia, tendrn el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos.

Cuando por problemas tcnicos el Instituto no pueda tener acceso a la informacin presentada a travs los medios electrnicos requerir al patrn o sujeto obligado nuevamente el envi de la

informacin en un plazo no mayor de cinco das hbiles, contado a partir del requerimiento, a fin de que se le respete la fecha de presentacin original. En caso de no hacerlo se tendr por no presentada.

Por su parte, el artculo 6 del citado reglamento precisa que en todos los casos el Instituto o las oficinas autorizadas por el mismo, entregarn al patrn o sujeto obligado la constancia correspondiente del trmite realizado, ya sea en forma impresa o en cualquiera de los medios de comunicacin electrnica a que se refiere la Ley; en este ltimo caso, dicha constancia tendr para todos los efectos legales, igual valor probatorio que la impresa.

Tratndose de la constancia que se entregue a travs de los medios de comunicacin electrnica, esta deber reunir los requisitos que se establecen en el acuerdo del Consejo Tcnico 43/2004; a partir de la fecha de entrega de la mencionada constancia, el patrn confirmar que la informacin que proporcion al Instituto concuerda con la registrada por este, o bien, realizar las aclaraciones que procedan. En caso de que no se haya hecho ninguna aclaracin, se tendr por consentida.

De proceder la aclaracin se tendr por realizado el trmite en la fecha en que fue efectuado originalmente.

En relacin con el INFONAVIT existe poca regulacin; al respecto, el artculo 4 del Reglamento de Inscripcin, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (RIPAEDI), se establece que los formatos que para efectos del cumplimiento de las obligaciones patronales autorice el Instituto debern contener la informacin precisa y necesaria para la identificacin de patrones y trabajadores y sern publicados en el DOF.

El diseo de los formatos ser establecido por el Instituto y su presentacin podr ser mediante documento, a travs de medios magnticos, digitales, electrnicos o de cualquier otra naturaleza que determine el Instituto. Estos medios son de libre reproduccin.

En el artculo 5 del mismo ordenamiento se establece que el INFONAVIT podr convenir con el IMSS los trminos para la simplificacin y unificacin de los procesos de inscripcin, para el uso y presentacin de avisos y formatos a que se hace mencin en el captulo de disposiciones generales del RIPAEDI, as como para la determinacin y pago de aportaciones y entero de descuentos. En todo caso, los formatos antes referidos debern ser publicados en el DOF.

OBLIGACIONES PATRONALES SUSCEPTIBLES DE SER PRESENTADAS TOTAL O PARCIALMENTE A TRAVS DE

MEDIOS ELECTRNICOS O DIGITALES

Como podremos ver no todas las obligaciones patronales pueden presentarse a travs de MED; incluso, hay algunas obligaciones que se inician a travs de los MED, pero su conclusin debe hacerse de forma convencional; a continuacin relacionar algunas de las obligaciones ms comunes que son susceptibles de presentarse total o parcial a travs de MED:

a)

Obligaciones patronales que pueden ser presentadas en su totalidad a travs de los medios electrnicos y digitales:

1.

Inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los dems datos, dentro de plazos no mayores de cinco das hbiles. (15 Frac. I LSS.)

2.

Determinar las cuotas obrero-patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto. (15 Frac. III LSS.)

3.

Proporcionar al Instituto los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuanta de las obligaciones a su cargo establecidas por esta Ley y los reglamentos que correspondan. (15 Frac. IV LSS.)

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4.

Las obligaciones derivadas por la subcontratacin de personal tanto p ara quien presta el servicio como para quien lo recibe. (Art. 15-A LSS.)

5.

Las empresas tendrn la obligacin de revisar anualmente su siniestralidad, conforme al periodo y dentro del plazo que seale el reglamento, para determinar si permanecen en la misma prima, se disminuye o aumenta. (Art. 74 LSS.)

6.

En el caso de patrones de la construccin se pueden cumplir a travs del uso de medios electrnicos los siguientes avisos: Registro de obra, registro de obra subcontratada, incidencia de obra, subcontratacin, cancelacin de subcontratacin y relacin mensual de trabajadores de la construccin. (Art. 5 fraccin III y 12 del ROTC.)

7.

Los movimientos de afiliacin de los trabajadores eventuales del campo (Art. 46 2do. Pfo. RACERF).

b)

Obligaciones patronales que pueden ser presentadas parcialmente a travs de los medios electrnicos:

1.

Registrarse y comunicar al Instituto la suspensin, reanudacin, cambio o trmino de actividades; clausura; cambio de nombre, denominacin o razn social, domicilio; sustitucin patronal, fusin, escisin o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al Instituto. (Art. 15 Frac I LSS y 16 RACERF.)

2.

Los patrones que de conformidad con el reglamento cuenten con un promedio anual de trescientos o ms trabajadores en el ejercicio fiscal inmediato anterior, estn obligados a dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones ante el Instituto por

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contador pblico autorizado, as como aquellos que no estando obligados opten por hacerlos en trminos del RACERF.

3.

La presentacin del dictamen INFONAVIT de los patrones que opten por hacerlo.

VENTAJAS Y REAS DE OPORTUNIDAD

Toda toma de decisiones tiene consecuencias, y optar por cumplir las obligaciones patronales a travs de los MED no es la excepcin; dentro de sus principales implicaciones encontramos las ventajas que genera y por contra parte las desventajas que, para fines de este trabajo, les denominar reas de oportunidad: por ejemplo, de las primeras tenemos:

a)

Fomenta la simplificacin administrativa en el cumplimiento de las obligaciones patronales.

b)

Cuando se hace uso de los medios digitales en el cumplimiento de obligaciones patronales se facilita y ampla la presentacin de trmites las 24 horas del da los 365 das del ao.

c)

Reduce los costos del cumplimiento de obligaciones fiscales.

d)

Genera mayor eficiencia en la fiscalizacin y recaudacin de las contribuciones de seguridad social.

Como reas de oportunidad se destacan las siguientes:

a)

Desarrollar una mejor infraestructura informtica que permita, en primera instancia, el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y cumplir las obligaciones patronales vigentes.

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b)

Aprovechar el uso de los medios electrnicos y digitales para mejorar la productividad en la fiscalizacin por parte de las autoridades fiscalizadoras y fomentar la auto-verificacin patronal del cumplimiento de sus obligaciones por medio de herramientas como el extinto ACLARANET.

c)

Verificar que los programas informticos aplicados para el cumplimiento de las obligaciones patronales se apeguen estrictamente a lo establecido por la legislacin vigente.

d)

Homologar entre las autoridades fiscales los requerimientos para la instalacin de sistemas requeridos para el cumplimiento de obligaciones patronales o fiscales.

e)

Incrementar el nmero de obligaciones patronales que se puedan cumplir mediante el uso de Internet.

CONCLUSIN
El uso de los medios electrnicos en el cumplimiento de las obligaciones patronales, tales como medios magnticos, electrnicos, pticos, magneto-pticos generan una serie de ventajas y facilidades administrativas para las partes involucradas, sobre todo, cuando se maneja un alto volumen de tramites o movimientos; sin embargo, los beneficios y las facilidades se incrementan sustancialmente cuando el cumplimiento de estas obligaciones se da a travs de los medios digitales (Internet).

Respecto al tema de la regulacin y certeza jurdica para el sector patronal se concluye que en materia de IMSS existe suficiente soporte legal; en relacin con el INFONAVIT, es imperativo mencionar que con independencia de que en forma supletoria se le aplica el

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Cdigo Fiscal de la Federacin, es recomendable incluir la regulacin del uso y aplicacin de los MED en el reglamento de la Ley.

No debe pasar inadvertido que cuando se opta por cumplir las obligaciones patronales en los medios, objeto del presente estudio, en paralelo se debe evaluar que el medio no altere el fondo de la obligacin, ya que se han detectado casos especficos donde los sistemas no contemplan las opciones para el correcto cumplimiento de obligaciones especificas; tal es el caso de los avisos de baja por dictamen de riesgo de trabajo o invalidez presentados por medio del IDSE, donde el sistema no aplica bien la fecha en que deben surtir efecto tales avisos, o bien, que la autoridad incluye en dichos programas criterios que no estn sustentados plenamente en la Ley o sus Reglamentos, lo anterior sucede con la determinacin de la prima de riesgo por medio del IDSE cuando la prima determinada aumenta o disminuye menos de la unidad; respecto a este ltimo caso vale la pena mencionar que aun cuando la obligacin referida no se encuentra dentro de las obligaciones que el artculo 15 de la LSS establece que se pueden presentar por MED; en la prctica, basndose en la fraccin V del artculo 32 del RACERF, la autoridad permite su cumplimiento por el medio referido.

En la actualidad, podemos precisar que sigue siendo limitado el nmero de obligaciones patronales que pueden presentarse en su totalidad a travs de MED; considero que el IMSS y el INFONAVIT deben aprovechar los avances tecnolgicos para mejorar la productividad en la fiscalizacin de las obligaciones patronales implantando programas de aclaracin de requerimientos por medios electrnicos o digitales; lo anterior evitara que ao tras ao tengamos una serie de programas de facilidades para la regularizacin de adeudos fiscales y que, en el fondo, solo buscan depurar las cuentas por cobrar tanto del IMSS como del INFONAVIT.