PROTOCOLO PARA ORGANIZAR UNA VIDEOCONFERENCIA

PREPARACION PREVIA

ESPACIO FÍSICO: El número de participantes, así como los equipos, tienen un

papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse. Si se
trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, basta con una sala de juntas. Para
grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales

LA ILUMINACIÓN: Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias

deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y con una temperatura
del color adecuada, para evitar las sombras. Es necesario analizar qué tipo de
luz se utilizará, procurando no utilizar bombillos incandescentes

ACÚSTICA: La sala de reunión debe ofrecer una acústica de buena calidad

Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando cortinas,
persianas, tapete, un cielo raso que esconda los bombillos para producir una luz
indirecta y evitar los ruidos externos.

SELECCIÓN DE REDES Y EQUIPOS. Un codec de videoconferencia con

soporte H.323, SIP o H.320 (usuarios de líneas ISDN).Un sistema de
visualización, Televisor, video beam, Pantalla LCD, entre otros. Un sistema de
audio, el cual puede ser el audio de un TV· Un PC. Canales de comunicaciones:
acceso a Internet, Red IP, líneas ISDN.

PRESENTACIÓN PERSONAL: Colocarse frente a una cámara de televisión

tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta.

SELECCION DEL VESTUARIO: Los colores blanco, negro y azul oscuro se

deben evitar. Igual las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos. Se
deben evitar las telas que producen ruido igual se deben evitar los vestidos con
mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que
hacen ruido al caminar.

MAQUILLAJE, JOYAS Y GAFAS: Evitar las sombras demasiado oscuras .Un

labial oscuro se ve aún más oscuro. Evitar un rubor que oscurezca las
mejillas. Joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir
ruidos al mover el brazo. Los aretes, cuando son más grandes que los ojos,
interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. Evite
gafas oscuras,

EL CABELLO: Las damas evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia
delante. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una
semana antes de la conferencia para una mejor presentación.

LA POSTURA: Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la

silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista
lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte
superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para
entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de
otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran
presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.