MAPA DE RIESGOS DEL PROGRAMA JVENES RURALES EMPRENDEDORES - PROCESOS DE INNOVACIN F003085054 / Versin 1.

0 Mejora Continua Medicin y Control

PROCESO PROCEDIMIENTO RIESGO CAUSAS Factores internos y externos. Agentes generadores DESCRIPCIN EFECTOS Posibles Consecuencias IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIN DEL RIESGO CONTROLES EXISTENTES TIPOS DE CONTROL VALORACIN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO

IDENTIFICACIN DE NECESIDADES

Desacierto en el direccionamiento de lineamientos a los Centros de Formacin dentro del PJRE El anlisis de la informacin reportada por los Centros en los formatos establecidos por el Grupo de Inteligencia Organizacional de la Direccin General no es recibida por las Direccin Regionales ni Centros de Formacin Profesional Si los anlisis sobre el estado y la dinmica del mercado laboral para todos los sectores econmicos y sobre las poblaciones vulnerables a nivel Nacional, en especial los Jvenes Rurales Emprendedores no es objetiva, confiable, de calidad y que adems sea enviada a las Regionales y Centros, el proceso de identificacin de necesidades tendr estas mismas caractersticas o, ser muy difcil alcanzar resultados ciertos en este campo. Sobre o sub dimensionamiento de la oferta de formacin para las poblaciones vulnerables y Jvenes Rurales Emprendedores, falta de pertinencia de los programas de formacin, ineficiencia en la asignacin de recursos, baja empleabilidad de egresados, insatisfaccin de los aprendices, unidades productivas sujetas a fracasar en el tiempo. Catastrfico 20 Medio 2 Importante 40

Adecuacin permanente de la respuesta institucional Determinacion de Perfiles ocupacionales Modernizacin y actualizacin tecnologica de programas Redes tecnolgicas Correctivo Preventivo Reducir Transferir

INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL

PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLGICA

Los resultados que se tienen no son utilizados por la institucin en la bsqueda de alternativas de oferta

EVALUACIN DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS

Debilidad en las metodologas de evaluacin relacionados con la representatividad de la muestra y la captura de la informacin cuando se trata de evaluacin de curso por curso.

Movilidad de los egresados Informacin de los egresados desactualizada

Ocurre al momento de medir el impacto de las acciones y servicios institucionales de manera especfica -curso por curso- pues la insuficiencia de la muestra obedece a dificultades para contactar los egresados

Sobre o subdimensionamiento del impacto de los servicios de la entidad

Moderado 10

Medio 2

Moderado 20

Reuniones peridicas con Subdirectores, coordinadores acadmicos y Lderes. Contacto con egresados

Correctivo Reducir Preventivo

Inadecaudo seguimiento a la ejecucin del convenio o alianza. AMPLIACIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS Falla en el cumplimiento del Objeto del Convenio o la Alianza suscrita para el Programa de Jvenes Rurales Emprendedores Caracterizacin inadecuada de la poblacin por parte de los responsables del Programa Jvenes Rurales Emprendedores de la Regional o Centro de Formacin

No se cumple el objeto del convenio por falta de un seguimiento planificado y permanente, adems de las dificultades propias de las regiones donde se implementan las diferentes unidades. Por otro lado, algunas veces no se caracteriza la poblacin en forma adecuada por no contar o con instrumentos adecuados o por baja experticia de los responsables.

Deterioro de la Imagen Institucional y prdida de credibilidad frente a los clientes Afectacin de la poblacin objeto, pues no logran consolidarse adecuadamente las unidades productivas en proceso de crecimiento.

Moderado 10

Medio 2

Moderado 20

Seguimiento mensual a la ejecucin de los convenios Seguimiento a la liquidacin de los mismos

Correctivo Preventivo

Reducir Evitar

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y TECNOLOGAS

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No referenciacin con el entorno Desarticulacin de Planes, Proyectos y Programas de las acciones planteadas en el Plan Operativo frente a las necesidades del Programa Jvenes Rurales Emprendedores No se identifica adecuadamente la Prospectiva Regional (Plan Estratgico Nacional) Insuficiente informacin Informacin no confiable Desfases en las metas Algunos rubros en dficit PROGRAMACIN ESPECFICA PLANEACIN ESTRATGICA Programacin de Recursos sin estar asociados a las actividades planeadas en las acciones de formacin de los Jvenes Rurales Emprendedores o en las propuestas de unidades de negocio. No considerar los imprevistos dentro de la Planeacin y Programacin adems del tipo de tecnologas asociadas. Cuando se plantean Proyectos y Actividades desconectados de los planes de la Institucin para cubrir el desarrollo de acciones coyunturales sin el respectivo y adecuado anlisis previo. Las fallas de la Planeacin se traducen en prdida de materiales e incremento de las dificultades en el cumplimiento de metas. Incoherencia entre el POA y la realidad de los Programas desarrollados en el Programa Jvenes Rurales Emprendedores Insatisfaccin del Cliente interno y externo Prdida de Imagen Institucional Catastrfico 20 Medio 2 Importante 40 Ocurre cuando el Centro de Formacion elabora su Plan Operativo sin considerar la posible integracin y referenciacin del medio con el Plan Estratgico Institucional pues muchas veces no se cuenta con la informacin de la Direccin General al no tener acceso a los informes del Grupo de Inteligencia Organizacional Ineficiencia en el uso de los recursos asignados al Programa de Jvenes Rurales Emprendedores Incumplimiento de la Misin Institucional Detrimiento de la Imagen Institucional Moderado 10 Medio 2 Moderado 20

Seguimiento a la Ejecucin del Plan Operativo. Medicin permanente del cumplimiento de metas Correctivo Reuniones del Comit Primario Comit Tcnico de Centro Transferir Compartir

PLANEACIN OPERATIVA

Seguimiento al proceso de formacin y consolidacin de unidades productivas del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Supervisin de Contratos y Contratistas Seguimiento al cumplimiento de metas

Correctivo Reducir Preventivo

Seguimiento mensual al cumplimiento de las metas en la Direccin General, las Regionales y los Centros de Formacin. Definicin de medidas de seguimiento subjetivas y sin ajustarse a las realidades del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Desconocimiento de los indicadores estratgicos institucionales y de los criterios de evaluacin del cumplimiento de directrices de gestin planteados por la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Realizar el seguimiento a los Proyectos o Programas sin aplicar eficientemente los indicadores establecidos institucionalmente y los relacionados en los Tableros de Control proporcionados por la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores La informacin obtenida puede estar incompleta o con desviaciones muy marcadas que la pueden convertir en poco confiable Informes de gestin que no se ajustan a la realidad y no permiten una adecuada toma de decisiones Comits Primarios de los Centros de Formacin Catastrfico 20 Medio 2 Importante 40 Visitas de seguimiento a los Centros por Directores Regionales con informe a la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Subcomits de Control Interno Regionales Correctivo Preventivo Reducir Transferir

SEGUIMIENTO A LA PLANEACIN

No se utiliza el Sistema de informacin adecuadamente. MEDICIN Y CONTROL Definir indicadores sin fuentes de informacin confiables para su clculo Se manejan registros manualmente Curva de aprendizaje lenta en el manejo de los aplicativos destinados para los fines del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Se realiza la definicin de un indicador pero no se utiliza adecuadamente el Sistema de informacin. Alguna informacin se lleva manual y depende de la experticia del responsable de su seguimiento y control. Aplicativo SOFIA PLUS an no genera reportes confiables que aseguren 100% la calidad de la informacin

Mediciones subjetivas Evaluaciones con informacin incompleta Informes de gestin distorsionados (resultados no confiables) Catastrfico 20 Medio 2 Importante 40 Revisin y verificacin de la veracidad de la informacin en forma aleatoria Correctivo Preventivo Reducir Transferir

Informacin insuficiente para tomar los correctivos necesarios y pertinentes ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Definir acciones correctivas, preventivas y de mejora no pertinentes, ni oportunas El anlisis de causas no genera las alertas tempranas correctas Definicin de un proceso incompleto

Generacin de situaciones que afectan la calidad del servicio Seguimiento mediante: Se realiza el anlisis de los problemas, se elabora el plan de mejora sin formalizar, pero al realizar el seguimiento no se evidencian la eficiencia, eficacia y efectividad de la accin desarrollada Aumento en las quejas y reclamos Derechos de peticin o tutelas de los usuarios de los servicios No cumplimiento de la gestin institucional Moderado 10 Medio 2 Moderado 20 Correctivo Auditorias de calidad, Control Interno y, Seguimiento permanente. Preventivo Reducir Transferir

Aprendiz sin las competencias requeridas por el Programa MEJORA CONTINUA CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
(ASPECTOS QUE AFECTAN LA CALIDAD)

Que no se identifiquen, traten y controlen los Productos NO Conformes

No seguimiento oportuno a la Formacin y al desarrollo de las Unidades Productivas

Que no se detecten durante el proceso de Formacin o el desarrollo de las Unidades Productivas, los Aspectos que Afectan la Calidad.

Deterioro de la calidad de la Formacin Unidades Productivas condenadas al fracaso Afectacin de la Imagen Institucional

Seguimiento a la Formacin y desarrollo de las Unidades Productivas Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20 Retroalimentacin con Lderes del Programa Jvenes Rurales Emprendedores y las Coordinaciones Acadmicas

Correctivo Evitar Preventivo

No contar con el Lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores MEDICIN DE LA SATISFACCIN DEL CLIENTE No disponibilidad de recursos (Humanos, Fsicos y Tecnolgicos) para garantizar la satisfaccin del cliente del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Carencia o Insuficiencia de Materiales de Formacin adecuados Asesora y Seguimiento no permanentes o no adecuadas a las unidades productivas en desarrollo

El servicio a los jvenes rurales emprendedores se presta con el acompaamiento permanente de un lder que permita el flujo adecuado de los requerimientos del programa que, al no tener disponible hace que se atrasen muchos procesos o definitivamente se malogren unidades iniciadas. Adicional, no se tiene en algunos casos medios de comunicacin apropiados. Deficiente prestacin del servicio Al no tener los materiales de formacin a tiempo, se atrasan los procesos de desarrollo y consolidacin de las unidades productivas y, muchas veces lleva al incremento de los niveles de desercin de los aprendices. Si no hace el seguimiento y acompaamiento adecuados a las unidades productivas en desarrollo, ellas pueden diluirse y perderse completamente, malogrando una oportunidad con la prdida de materiales y recursos. Falta de oportunidad del servicio Catastrfico 20 Alta 3 Inaceptable 60

Induccin al Programa Jvenes Rurales Emprendedores. Presupuesto para contratacin de lderes para el Programa Jvenes Rurales Emprendedores Presupuesto para compra de materiales de formacin Evitar Correctivo Transferir

No tener oportunidades de mejora No medicin oportuna de la gestin del Programa Jvenes Rurales Emprendedores. Incumplimiento de las normas, lineamientos y directrices referente. Desarrollar el proceso sin optimizar el uso de los recursos y la mejora permanente

REVISIN POR LA DIRECCIN

No contar con las evidencias para analizar el estado actual del Modelo Integrado de Mejora Continua Institucional ni la situacin del MECI

No se provee oportunamente la informacin de entrada para la revisin por la Direccin por parte de los responsables.

Revisin incompleta, que no permite la toma de decisiones y acciones con enfoque de mejora.

Catastrfico 20

Medio 2

Importante 40

Reducir Planeacin del Sistema Correctivo Transferir

EMPERATRIZ TALERO TALERO

Coordinadora Nacional del Programa de Generacin de Ingresos de Poblacin Rural y Vulnerable Direccin de Empleo y Trabajo Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA - Direccin General

Innovacin

OPCIONES DE MANEJO

ACCIONES

RESPONSABLES

PERIODICIDAD

CONCEPTO / DOCUMENTOS / EVIDENCIAS

UNIDAD / META PARA EL PERODO PACTADO

Reducir Transferir

Pertinencia en la identificacin de necesidades Anlisis de las ofertas educativas para garantizar la calidad, pertinencia y oportunidad de la misma

Subdirector de Centro Trimestral Director Regional

Registro de identificacin de necesidades Acta de Reuniones Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Oferta con demanda asegurada por los beneficiarios del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Reducir

Reuniones peridicas entre Subdirectores, Coordinadores Acadmicos y Lderes. Contacto con Egresados

Coordinador Misional del Centro de Formacin Subdirector de Centro

Actas de Reunin Bimensual Aplicativo vigente para la Gestin de Egresados Una evaluacin anual por cursos

Reducir Evitar

Verificacin mensual a los Convenios vigentes suscritos por las Direcciones Regionales o por la Direccin General

Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Asesor Jurdico de las Regionales

Base de Datos Mensual Actas

Utilizacin, seguimiento y control del 100% Convenios vigentes para el Programa de Jvenes Rurales Emprendedores

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

Compartir Transferir

Seguimiento a los soportes de formulacin del Plan Operativo. (Prospectiva - Referenciacin del medio)

Subdirector de Centro Coordinador del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Anual Aplicativo Plan Operativo Anual. Seguimiento, Control y Evaluacin del 100% del Plan Operativo

Registros en el aplicativo SOFIA PLUS Reducir Seguimiento individual a los lderes e instructores rurales Seguimiento a metas y disponibilidad de recursos Coordinadores Acadmicos del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente Aplicativo SOFIA PLUS

Seguimiento, Control y Evaluacin al 100% de los Programas implementados en el Programa Jvenes Rurales Emprendedores en cada Centro de Formacin

Reducir Transferir

Implementacin en la Direccin General, Direcciones Regionales y Centros de Formacin de los Planes de Mejora necesarios para asegurar la plena conformidad del proceso Seguimiento a la Planeacin. Anlisis, seguimiento, control y evaluacin de las acciones preventivas, correctivas y de mejora frente a su eficacia

Actas de Revisin Subdirector de Centro Actas de Comit Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Mensual Cuadro de indicadores Resultados de las Acciones tomadas Seguimiento, Control y Evaluacin del 100% del cumplimiento de las Metas establecidas para el Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Direccion de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Reducir Transferir Definir las fuentes de informacin confiables para cada Indicador Director Regional Subdirector de Centro Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Lderes del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Coordinador Acadmico PJRE Acciones correctivas Reducir Transferir Oportunidad en el seguimiento a las acciones vigentes para una adecuada toma de decisiones. Lderes PJRE Responsable MECI Auditores Internos. Segn Planeacin de Revisin por la Direccin Acciones preventivas y, Acciones de mejora Anlisis, Seguimiento, Control y Evaluacin del 100% de las Acciones implementadas Segn periodicidad de medicin

Matriz de indicadores BSC Cuadro de Indicadores - Direccin General Tableros de Control - Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Seguimiento, control y evaluacin del cumplimiento del 100% de los indicadores estratgicos y de los propuestos por la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Evitar

Comit de Coordinacin del Programa Jvenes Rurales Emprendedores: Coordinadores Acadmicos y Lderes del Programa

Coordinadores Acadmicos del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Mensual

Actas de Comit de Coordinacin

Anlisis, Seguimiento, Control y Evaluacin del 100% de la aplicacin del tratamiento del Producto NO Conforme tanto en la Formacin como en el desarrollo de las Unidades Productivas.

Realizar adecuada Planeacin de las acciones a desarrollar en el Programa de Jvenes Rurales Emprendedores para cada vigencia. Evitar Transferir Solicitudes de materiales de formacin en forma oportuna. Requerimientos de recursos humanos con los perfiles exigidos y el lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Lider del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Coordinacin Nacional Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Actas de seguimiento a la Planeacin Informes de Gestin de las Coordinaciones Acadmicas del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Seguimiento y Control a la gestin de instructores y lderes del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Cumplimiento del 100% de Servicio a los beneficiarios del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Permanente

Coordinadores Acadmicos del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Reducir Transferir Seguimiento a compromisos Seguimiento a planificacin Lderes del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Apoyo Equipo SIMCI Representante de la Direccin Segn Planeacin de Revisin por la Direccin

Informe de Revisin por la Direccin Mejoras resultantes de la Revisin Seguimiento a los compromisos de la Revisin por la Direccin Anlisis, seguimiento, control y medicin del 100% de la Informacin y los resultados obtenidos

MAPA DE RIESGOS DEL PROGRAMA JVENES RURALES EMPRENDEDORES - PROCESOS DE VALOR F003085054 / Versin 1.0 Mejora Continua Medicin y Control
PROCESO PROCEDIMIENTO RIESGO CAUSAS Factores internos y externos. Agentes generadores DESCRIPCIN EFECTOS Posibles Consecuencias IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIN DEL RIESGO CONTROLES EXISTENTES TIPOS DE CONTROL VALORACIN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO

NORMALIZACIN DE COMPETENCIAS LABORALES

NORMALIZACIN DE COMPETENCIAS LABORALES

Que los productos de Normalizacin no sean utilizados en los diseos curriculares (a la medida), realizados por el Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Las solicitudes generadas por las pretensiones de las comunidades beneficiarias del Programa Jvenes Rurales Emprendedores, exigen de procesos de anlisis exhaustivos que no se realizan adecuadamente.

Las Normas de Competencia Laboral que se seleccionan para los diseos a realizar, no responden a los requerimientos de las comunidades beneficiarias del Programa Jvenes Rurales Emprendedores y puede llegarse al extremo de realizar un diseo sin el referente exigido de la norma de competencia existente y validada.

Ofertas del Programa Jvenes Rurales Emprendedores sin el cumplimiento del referente normatizado

Catastrfico 20

Alto 3

Inaceptable 60

Estudios sectoriales de caracterizacin ocupacional Correctivo Divulgacion del Modelo Colombiano de Certificacin de Competencias Laborales Evitar

La no operatividad de los equipos de diseo curricular a nivel de Centro y Regional. Las personas que se seleccionan para realizar diseo, no cumplen con el perfil y la experiencia requerida. La no asignacin de tiempos y responsabilidades para el desarrollo de esta actividad. La ausencia de Mediciones en el cuadro de Indicadores DISEO CURRICULAR DISEO CURRICULAR El diseo es realizado por la persona que requiere hacerlo, sin importar si cumple con el perfil y la competencia y, la mayora de las veces, sin la asesoria del Equipo de Diseo Curricular No estandarizacion de la Formacin Moderado 10 Alto 3 Importante 30 Conformacin y consolidacin del Equipo de Diseo Curricular del Centro de Formacin Profesional Correctivo Reducir

La dinmica de los sectores rurales frente a la dinmica laboral y la Que el Diseo Curricular no sea pertinente como respuesta necesidad de complementar los desempeos ocupacionales, a la necesidad de Formacin del Programa Jvenes sobrepasa la velocidad de respuesta en el diseo y actualizacin de Rurales Emprendedores las Normas de Competencia Laboral con base en los respectivos estudios de caracterizacin actualizados.

Los referentes productivos para la identificacin de competencias laborales a partir de las cuales se disean los programas son cada vez ms dinmicos, por lo que se requiere una vigilancia constante de la evolucin de las necesidades y expectativas de formacin que nos permitan garantizar tambin en el mediano y largo plazo la pertinencia de los programas

El mayor impacto est dado en la carencia de elementos de empleabilidad y proyeccin ocupacional de los aprendices y egresados que les permita su desempeo eficiente en el sector rural.

Moderado 10

Medio 2

Moderado 20

Revisin permanente de la vigencia y pertinencia de las Normas, insumo para el Diseo Curricular

Reducir Preventivo Transferir

PROMOCIN Y PUBLICACIN DE LA OFERTA

Que la difusin, divulgacin y publicidad sea insuficiente e inoportuna

Disponibilidad de Recursos Presupuestales, Fsicos y Humanos

Este riesgo se puede presentar si no se utilizan todos los medios de informacin con los que cuenta le Entidad para divulgar la oferta educativa

Baja Demanda en aspirantes inscritos al Programa de Jvenes Rurales Emprendedores

Catastrfico 20

Bajo 1

Moderado 20

Disponibilidad oportuna del presupuesto

Preventivo

Evitar

INSCRIPCIN ADMINISTRACIN EDUCATIVA

Falta de calidad de la informacin que genera error en registros, inconsistencias y duplicidad de datos

Problemas de Conectividad en la Regin, que obliga a la realizacin de la inscripcin en forma manual. Muchas veces el instructor (o responsable) no digita, a tiempo, los registros en el aplicativo

Por fallas de conectividad se almacenan datos parciales que son anulados por el sistema o que al ser registrados de forma errnea causan inconsistencias en las bases de datos

Duplicidad de datos que podra afectar la capacidad de la base de datos para almacenamiento de la informacin y que genera errores de cargue de datos para los usuarios que presentan el inconveniente

Moderado 10

Bajo 1

Tolerable 10

Analisis del sector Inscripciones fisicas Preventivo

Evitar Transferir

MATRCULA

Fraudes en la documentacin del aspirante que no posee los requisitos establecidos por el programa y por el SENA.

Los aspirantes presentan documentacin falsa con el fin de cumplir requisitos de ingreso

En el momento de la matrcula el aspirante acredita ante el Centro de Formacin documentacin falsa o alterada que avala el cumplimiento de requisitos de ingreso al programa de formacin al que se inscribi

Revisin de la documentacin El proceso de aprendizaje puede verse afectado en la medida que no se cumplen los requisitos mnimos de ingreso al programa de formacin. Catastrfico 20 Alto 3 Inaceptable 60 Verificacion de la documentacin que presente inconsistencias Preventivo Evitar

Problemas de tipo legal (Tutelas, Derechos de Peticin) CERTIFICACIN DE APRENDICES Certificacin inoportuna de aprendices que acrediten la culminacin del proceso de formacin en el SENA Que no se registren novedades en el aplicativo SOFIA PLUS Este riesgo se presenta cuando en el Sistema de informacin, aparecen aprendices en estado de haber terminado la formacin y an sin certificar. Represamiento de certificaciones Insatisfaccin del cliente Moderado 10 Medio 2 Moderado 20 Correctivo Reporte SOFIA PLUS Preventivo Evitar Reducir

La falta de planeacin o inexistencia de la induccin, no permiten al Que la induccin no brinde las herramientas y criterios aprendiz apropiarse de su proceso para optimizar y personalizar su INDUCCIN A LA FORMACIN PROFESIONAL necesarios para que al aprendiz pueda proyectar su plan de ruta de aprendizaje y la motivacin suficiente para optar por la formacin y la creacin de la unidad productiva buscada generacin de una unidad productiva en su propio entorno

La induccin como fase inicial de la formacin, se constituye en el primer escenario en el cual se da la interaccin del aprendiz con las cuatro fuentes de conocimiento y el acercamiento al programa de formacin; con el apoyo y concertacin del instructor, el aprendiz configura su propio plan de formacin, por lo que es indispensable contar con las herramientas necesarias para identificar su idea principal de negocio y as construir la ruta de aprendizaje respectiva.

Se pierde la flexibilidad del proceso de formacin y se desacelera el aprendizaje. Por lo tanto, el desarrollo y seguimiento a la ejecucin de la formacin se complejiza al no poder ubicar al aprendiz frente a su plan de formacin

Moderado 10

Medio 2

Moderado 20

Seguimiento al cumplimiento de actividades en el proceso de induccin

Preventivo

Reducir

DESARROLLO CURRICULAR

Que las actividades de aprendizaje y estrategias de formacin acordes a cada proyecto, junto con los logros y dificultades en su realizacin, no se socialicen sistemticamente con la comunidad acadmica

Desconocimiento de la estructura curricular Falta de seguimiento al desarrollo de la estructura curricular

Este riesgo puede aparecer cuando al momento de certificar acciones de formacin, se detecta que el aprendiz carece de evaluacin en uno o varios resultados de aprendizaje

Que no se certifiquen las acciones de formacin Insatisfaccin del usuario

Catastrfico 20

Medio 2

Importante 40

Conformar, mantener y dinamizar el Equipo de Desarrollo Curricular Preventivo Reuniones peridicas del Coordinador con el Equipo de Instructores Reducir

Incumplimiento en el total del Programa de Formacin EJECUCIN DE LA FORMACIN PROFESIONAL Que el aprendiz no adquiera la competencia. Falta de la infraestructura asociada (Materiales y/o equipos) Deficiente orientacin a la Formacin Profesional Este riesgo se presenta cuando el egresado no evidencia las competencias requeridas en la etapa de consolidacin de la unidad prouductiva y/o en el desempeo del oficio

Insatisfaccin del Cliente Incumplimiento de la Misin Institucional Detrimento de la Imagen Institucional Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20

Seguimiento al Aprendiz Seguimiento al proceso de desarrollo de las unidades productivas

Correctivo Evitar Preventivo

GESTIN DE PROYECTOS FORMATIVOS Falta de planeacin Incumplimiento de los compromisos acadmicos por parte de los instructores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Falta de compromiso Falta de claridad en las instrucciones Eventualidades administrativas. Dejar de cumplir compromisos acadmicos y/o de seguimiento y asesoramiento a Unidades Productivas, por parte de los Instructores

Planes de mejoramiento a instructores Cancelacin de contrato (instructor contratista) Sanciones disciplinarias Reprogramaciones. Seguimiento al Instructor Evaluacin de la Formacin Correctivo Evitar Preventivo

Catastrfico 20

Bajo 1

Moderado 20

CONTRATO DE APRENDIZAJE

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

Diferencias internas de la organizacin Desconocimiento de la responsabilidad administrativa del rol de empresario EJECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS Falta de motivacin del emprendedor EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO Desercin del emprendedor de las actividades de emprendimiento. Malas relaciones asesor - emprendedor asociadas a la falta de motivacin Falta de espritu emprendedor Falta se asesora y seguimiento para fortalecimiento de la unidad productiva EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES Este riesgo se puede presentar cuando los emprendedores abandonan el proyecto porque no tienen conocimiento de la responsabilidad que implica ser empresario Incumplimiento de metas y uso ineficiente de recursos Incumplimiento de la misin institucional Insatisfaccin de usuarios potenciales Moderado 10 Medio 2 Moderado 20 Motivacin al Emprendedor Preventivo Importancia de ser Empresario Correctivo Asesora y acompaamiento Reducir Evitar

EVALUACIN Y CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

EMPERATRIZ TALERO TALERO

Coordinadora Nacional del Programa de Generacin de Ingresos de Poblacin Rural y Vulnerable Direccin de Empleo y Trabajo Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA - Direccin General

Valor

OPCIONES DE MANEJO

ACCIONES

RESPONSABLES

PERIODICIDAD

CONCEPTO

UNIDAD / META PARA EL PERODO PACTADO

Mesas Sectoriales Actualizacion de estudios de caracterizacin Equipos de Diseo Curricular Evitar Actualizacin de Mapas Funcionales Revisin y ajuste de la normatividad existente Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente

Base de datos de las Mesas Sectoriales Aplicativo del Observatorio Laboral Normas y Titulaciones Manual de Diseo Curricular SENA El 100% de los programas utilizados sean tomados de los existentes o, los nuevos que se desarrollen tengan como referente normas de competencia validadas.

Reducir

Todo Diseo de Formacin complementaria, debe ser revisado por el Equipo de Diseo Curricular, buscando la estandarizacin dentro del Programa de Jvenes Rurales Emprendedores. Consolidar un Banco Nacional de Diseos para el Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Equipo de Diseo Curricular del Centro de Formacin

Permanente

Actas de revisin del Comit de Diseo Curricular del Centro de Formacin Profesional Control de los Diseos

100% de los Diseos realizados cumplan con todos los requerimientos y sean llevados al Banco Nacional de Diseos del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Reducir Transferir

Realizar evaluacin y seguimiento a la pertinencia de los Diseos

Equipo de Diseo Curricular del Centro de Formacin

Permanente

Actas de revisin de los Diseos por parte del Comit de Diseo Curricular del Centro de Formacin Profesional

100% de los Diseos Curriculares revisados, evaluados y aprobados

Evitar

Publicar la oferta a travs de carteleras en Alcaldas, Parroquias, Casas Comunales, etc., con los que se pueda contar en la Regin. Preparar y publicar un Boletin de prensa

Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Trimestral (Cronograma Direccin General)

Formato oferta educativa Perfil egresado Plan de estudios

Cumplimiento del 100% de los municipios del departamento con cobertura de oferta en el Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Evitar Transferir

Convocatoria en Municipios Asesora y acompaamientos del Lder junto con los instructores

Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Trimestral (Cronograma Direccin General)

Solicitud Centro por medio fsico Listado inscritos

Cumplimiento de inscripcin de beneficiarios del Programa Jvenes Rurales Emprendedores en el 100% de la Oferta educativa propuesta en la regin

Evitar

Retirar del proceso al aspirante

Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Trimestral

Anexos para matricula de Aprendices

Cumplimiento del 100% de los requisitos de los aspirantes del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Subdirector de Centro Reducir Evitar Seguimiento al reporte oportuno de novedades Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente Generacin de Certificados Cumplimiento con el 100% de los Cursos Objeto de Certificacin

Lista de chequeo proceso de induccin Verificar la participacin de los aprendices en el proceso de induccin Reducir Verificar la presentacin de ideas de negocio o de justificaciones de opcin dentro del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Coordinador Acadmico Instructores Lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Trimestral Formato Proyecto SOFIA PLUS Ruta de Aprendizaje Formacin Profesional Evaluacin y Seguimiento Unidades Productiva Anlisis del resultado de aprendizaje de acuerdo al Programa de Formacin Reducir Seguimiento Peridico por parte del Coordinador y el Equipo de Instructores Llamado de atencin Plan de Mejora Evitar Toma de decisin frente a las Unidades Productivas o desarrollo de otras alternativas que no cumplen Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Equipo de Desarrollo Curricular Coordinador Acadmico Lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Aprendiz Instructor Coordinador Acadmico Lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Supervisor de Contratos y Contratistas Instructor Aprendiz Durante el Proceso Formativo Acta de Supervisin Planes de Mejora Formato de Evaluacin del Desempeo Consolidado de la Evaluacin de la Formacin 100% de los Instructores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores con adecuado seguimiento y control 100% de los Aprendices del Programa Jvenes Rurales Emprendedores con seguimiento adecuado en su proceso de formacin y en sus unidades productivas en desarrollo Proyecto de formacin y Portafolio de Evidencias Trimestral Evaluacin y Seguimiento Unidades Productivas Actas de seguimiento 100% de los Instructores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores con desarrollo curricular completo, implementado y evaluado 100% de los Aprendices beneficiarios del Programa Jvenes Rurales Emprendedores que inician con induccin completa e idea de negocio planteada

Durante el Proceso Formativo

Actas de Evaluacin y Seguimiento a los procesos formativos y al desarrollo de las unidades productivas

Plan de Mejora Evitar Supervisin de Contratos y Contratistas Evaluacin del Desempeo

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

Coordinador y Asesores de la Unidad de Emprendimiento Lder del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Evitar Asesoras y Capacitacin Reducir Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente

Actas de Asesora y Seguimiento Actas de reunin Coordinacin Nacional con el Equipo de Coordinadores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Cumplimiento del 100% de los Proyectos presentados y el desarrollo adecuado de las Unidades Productivas

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

No Aplica

MAPA DE RIESGOS DEL PROGRAMA JVENES RURALES EMPRENDEDORES - PROCESOS DE APOYO F003085054 / Versin 1.0 Mejora Continua Medicin y Control
PROCESO PROCEDIMIENTO RIESGO CAUSAS Factores internos y externos. Agentes generadores Anquilosamiento tecnolgico del instructor por pasividad PERFILAMIENTO, ACTUALIZACIN Y DESARROLLO DE INSTRUCTORES Subjetividad en la determinacin de los requerimientos de actualizacin y desarrollo de los instructores Falta exigencia de la administracin para aplicar la normatividad de la capacitacin DESCRIPCIN EFECTOS Posibles Consecuencias IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIN DEL RIESGO CONTROLES EXISTENTES Las necesidades de capacitacin con base a las lineas tecnologicas establecidas para cada instructor y los requerimientos actuales del Programa Jvenes Rurales Emprendedores TIPOS DE CONTROL VALORACIN DEL RIESGO OPCIONES DE MANEJO

El instructor no se preocupa por actualizarse tecnolgicamente en algunos casos y en otros, es la administracin del Centro o Regional la que no evala la situacin actual de los funcionarios para determinar las necesidades de capacitacin que se tengan.

Retraso tecnolgico, disminucin de la calidad y pertinencia de la formacin

Catastrfico 20

Bajo 1

Moderado 20

Correctivo Reducir Preventivo

ADMINISTRACIN LABORAL

Vinculacin inapropiada

No tener en cuenta el Manual de Funciones vigente

Funcionarios vinculados sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Entidad

Sanciones disciplinarias

Catastrfico 20

Bajo 1

Moderado 20

Verificacin de la documentacin presentada para la vinculacin

Correctivo Reducir Preventivo

Ineficiencia en el uso de los de recursos GESTIN DEL TALENTO HUMANO Que la capacitacin y Formacin de los Servidores Pblicos no contribuya a la aplicacin de conocimientos en los puestos de trabajo BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO Falta de seguimiento al cumplimiento del acta compromiso Falta de seguimiento a la aplicacin de la normatividad para la capacitacin del personal Ocurre cuando los funcionarios que reciben capacitacin, no divulgan o aplican los conocimientos obtenidos en su puesto de trabajo, segn el compromiso que firman antes del inicio del proceso de formacin Desactualizacin tecnolgica Bajo rendimiento laboral Imposibilidad de cumplir con las labores Degradacin de la competencia laboral Mala calificacin en su evaluacin de desempeo Personas Heridas Accidente (Salud Ocupacional) Convivencia con actos y condiciones de inseguridad Suceso previsible y prevenible que puede ocasionar lesiones a funcionarios pblicos y dao en equipos de la empresa Personas muertas Perdida de materiales y equipos Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20 Diagnstico de la vigilancia epidemiolgica ocupacional Correctivo Preventivo Reducir Compartir Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20 Correctivo Verificacin de la eficacia de la capacitacin Preventivo Reducir

CONTRATACIN DE INSTRUCTORES

No cumplimiento del objeto del contrato

Se contrata con un objeto especfico y se ejecutan obligaciones diferentes

No existe coherencia entre el desarrollo de las obligaciones y el objeto del contrato.

Incumplimiento del objeto del contrato Desviacin de recursos.

Catastrfico 20

Medio 2

Importante 40

Supervisin de Contratos y Contratistas

Preventivo

Evitar

Control Presupuesto CONTRATACIN ADMINISTRATIVA No tener claros los bienes o servicios a contratar Generar detrimento patrimonial Evaluacin sesgada del mercado Adquirir bienes o servicios que no prestan la funcin necesaria Realizar la contratacin de los bienes o servicios sin tener claras las especificaciones y los requerimientos Tener que realizar nuevas contrataciones para subsanar las deficiencias Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20 Control contable Preventivo Control Inventarios Visitas de Control Interno Transferir Evitar

GESTIN ADMINISTRATIVA

Falta de controles y custodia de bienes Olvido y/o descuido SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SERVICIOS Hurto o Prdida de Bienes de la Entidad Zonas de desarrollo de los Programas para Jvenes Rurales Emprendedores de alto riesgo Poco sentido de pertenencia y falta de compromiso Revisin diaria de las publicaciones de actualizacin normativa y jurisprudencia Preventivo Difusin normativa a los diferentes Centros de Formacin y Regionales Transferir Apropiacin de los bienes del Centro de Formacin: Muebles y Enseres Equipos de cmputo Materiales de Formacin Retraso en la actividades de formacin Fallas en la prestacin del servicio Afectacin de los activos Catastrfico 20 Medio 2 Importante 40 Autorizacin de salida de elementos Evitar Control de prstamos Revisin fsica de inventarios Preventivo Transferir

GESTIN JURDICA

ASESORA JURDICA

Aplicacin de normas obsoletas o interpretacin equivocada de las vigentes

Desconocimiento de la normatividad externa e interna vigente.

La insuficiente actualizacin o capacitacin y divulgacin de la normatividad externa e interna ocasiona la aplicacin de normas obsoletas o interpretacin equivocada de las vigentes.

Desgaste administrativo y detrimento patrimonial por demandas y fallos en contra de la Entidad.

Catastrfico 20

Medio 2

Importante 40

Reducir

GESTIN DOCUMENTAL

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Incumplir las polticas archivsticas del Estado en el manejo de la documentacin Institucional

Falta de los elementos o insumos necesarios para la conservacin de los documentos Falta de seguimiento a la gestin documental

La documentacin del SENA, en especial la del Programa Jvenes Rurales Emprendedores, tiene incalculable valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural, independiente del tipo de soporte en que est registrada, por lo cual debe cumplir con unos criterios definidos para su manejo y conservacin

Deficiente conservacin y preservacin de la memoria institucional de la Reserva Histrica del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Falta de oportunidad al responder requerimientos de los ciudadanos tales como derechos de peticin, tutelas, demandas, etc. Dificultad en la consulta y trazabilidad de los documentos. Toda comunicacin que se emita de carcter masivo, debe pasar por los responsables de comunicaciones. Catastrfico 20 Alto 3 Inaceptable 60 Asesora y acompaamiento en el manejo del archivo de gestin Correctivo Preventivo Reducir Asumir

Rumores que pueden producir daos y lesiones a la imagen personal e institucional dentro del Programa Jvenes Rurales Emprendedores GESTIN DE LAS COMUNICACIONES PREPARACIN Y DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN

Informacion errnea Mala interpretacin

Noticia imprecisa y no confirmada que corre entre las personas sin ningn tipo de control y verificacin.

Detrimento de la imagen corporativa del SENA y del Programa de Jvenes Rurales Emprendedores

Catastrfico 20

Medio 2

Importante 40

Correctivo La informacion debe ser suministrada por los voceros oficiales, definidos por la Coordinacin Nacional de Programa Jvenes Rurales Emprendedores y a travs de los medios establecidos Debe proceder la verificacion de la informacin antes de la difusin.La informacin debe ser suministrada por los voceros oficiales asignados por la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores, a travs de los medios establecidos Preventivo

Reducir Evitar

Inexactitud de la informacin gestionada por el Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Informacin incompleta y no verdica

Presentar datos o estimaciones equivocadas, incompletas o desfiguradas.

Falta de credibilidad en los datos e informes generados por el Programa de Jvenes Rurales Emprendedores Deterioro de la Imagen Institucional

Moderado 10

Alto 3

Importante 40

Correctivo Preventivo

Evitar Compartir

PLANEACIN Y ENTREGA DE SERVICIOS

Que no haya adecuada conectividad

Fallas en la red WAN

Se presenta cuando hay fallas de comunicacin con la Direccin General. Tambin por fallas en las redes propias del proveedor del servicio.

Parlisis en las actividades relativas a los aplicativos que funcionan por la red.

Catastrfico 20

Bajo 1

Moderado 20

Correctivo Seguimiento sobre el Proveedor Preventivo Evitar

GESTIN INFORMTICA SOPORTE Y MANTENIMIENTO DE SERVICIOS Fallas de Hardware y/o Software

Virus informtico Mala calidad del servicio prestado Fallas fisicas del equipo Interrupcin parcial o total en el funcionamiento de SW y HW Fallas de conectividad Lucro cesante de los funcionarios Fallas en la instalacin elctrica Atraso en los procesos Catastrfico 20 Bajo 1 Moderado 20 Mantenimiento Preventivo Verificacin de Instalaciones Correctivo Evitar Preventivo

EMPERATRIZ TALERO TALERO

Coordinadora Nacional del Programa de Generacin de Ingresos de Poblacin Rural y Vulnerable Direccin de Empleo y Trabajo Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA - Direccin General

Apoyo

OPCIONES DE MANEJO

ACCIONES

RESPONSABLES Direccin Regional

PERIODICIDAD

CONCEPTO

UNIDAD / META PARA EL PERODO PACTADO Cumplimiento del 100% de las Capacitaciones requeridas por los instructores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores y de acuerdo con las exigencias actuales

Reducir

Revisin previa por Gestin Humana frente a la lnea tecnolgica

Direccin General Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Direccin Regional

Tabla de lneas tecnolgicas Permanente Base de datos

Reducir

Segn recomendacin establecida en la normatividad vigente

Direccin General Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Hoja de Registro Permanente Historia Laboral

Verificacin y cumplimiento del 100% de los instructores vinculados de acuerdo con las exigencias

Subdirector de Centro Reducir Control sobre el seguimiento y eficacia de la capacitacin Coordinador Acadmico del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente Consolidado de Capacitacin

100% de Capacitaciones validadas y verificadas con cumplimiento dentro de los programas de Jvenes Rurales Emprendedores desarrollados en las diferentes Regionales y Centros de Formacin

Reducir Perfiles Epidemiolgicos Compartir

COPASO Coordinador de Salud Ocupacional

Permanente

Informe del Perfil Epidemiolgico de cada Regin objeto del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Segn se defina por el COPASO

Visitas de Control lnterno Evitar Auditorias Internas de Calidad Supervisin de Contratos y Contratistas

Coordinadores Acadmicos Supervisores Responsable de MECI Definicin de Perfiles

Actas de Visitas Actas de Supervisin de Contratos y Contratistas Informes de Auditora

100% de los instructores contratistas del Programa Jvenes Rurales Emprendedores con evaluacin a Proveedores realizada

Coordinador Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Evitar Transferir Apoyos administrativos Devolucin por no cumplimiento de especificaciones Coordinadores Acadmicos Interventores y Supervisores Instructores del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Subalmacn del Centro Subdirector de Centro Apoyos Administrativos Cuentadantes y Emprendedores de Unidades Productivas Asesor Jurdico Reducir Transferir Actualizacin Difusin Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores Permanente Correos Electrnicos Informes Jurdicos Cumplimiento de la divulgacin del 100% de la Normatividad aplicable al Programa de Jvenes Rurales Emprendedores Permanente Inventarios Traspaso entre cuentadantes Actas de Entrega de Materiales de Formacin a las Unidades Productivas en desarrollo en los Municipios Transacciones de inventarios 100% de los inventarios y materiales de formacin protegidos adecuadamente Formatos para Solicitud de Materiales o Lista Maestra de Materiales de Formacin 100% de los materiales comprados de acuerdo con las especificaciones dadas en las listas maestras de materiales del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Etapa precontractual de adquisicin de bienes

Actualizacin de inventarios Evitar Transferir Plaqueteo Inventarios mltiples Plizas de Seguro adecuadas

Capacitacin funcionarios Reducir Asumir Revisin tabla de retencin documental Aplicacin de la tabla de retencin documental y la normatividad del archivo de Gestin Todos los funcionarios o quien ejerza funciones publicas en la Entidad. Permanente

Actas Circulares Correos electrnicos Planes de mejora Verificado, controlado y asegurado el 100% del Archivo del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Reducir Evitar

Establecer canales de comunicacin oficial entre la Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores y las Direcciones Regionales y Centros de Formacin Mecanismos de informacin, confiable, oportuna y veraz

Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Permanente

Comunicaciones emitidas por diferentes medios

100% de las Comunicaciones Oficiales de Programa Jvenes Rurales Emprendedores al medio interno y externo asegurada y verz

Evitar Compartir

Suministrar informacin soportada en fuentes y aplicativos institucionales

Coordinacin Nacional del Programa Jvenes Rurales Emprendedores

Permanente

Comunicaciones emitidas por diferentes medios

100% de las Comunicaciones Oficiales de Programa Jvenes Rurales Emprendedores al medio interno y externo asegurada y verz

Evitar

Reporte de Fallas

Proveedor de Servicio

Permanente

Software de Gestin de soporte

Cumplimiento del 100% de los Servicios Solicitados

Evitar

Culturizacin del usuario para el uso del software que funciona bajo la red y de medios extraibles.

Soporte Tcnico Permanente Usuarios Software de Gestin de soporte

Cumplimiento del 100% de los Servicios Solicitados