CDIGO DE BARRAS

Si una empresa desea ser exitosa dentro del ambiente actual de los negocios, tiene que ser capaz de comunicarse eficientemente. Para que esto sea posible, los sistemas automatizados de comunicacin estn actualmente disponibles no slo para las grandes corporaciones, sino tambin para pequeas y medianas empresas. La clave para la implementacin de estos sistemas, es el lenguaje del cdigo de barras, utilizado para el intercambio de informacin electrnica. Las nuevas corrientes econmicas definen un nuevo escenario para la empresa guatemalteca, con una permanente innovacin y herramientas que contribuyan a las relaciones entre clientes y proveedores que logren mejorar la rentabilidad y eficiencia de los negocios. Mediante el sistema EAN/UCC utilizado por empresas de todos los sectores econmicos, un cdigo de barras identifica cualquier producto, servicio o empresa de manera nica en Guatemala y en el mundo. El sistema EAN/UCC supera las restricciones de la codificacin interna desarrollada en cada empresa y maximiza las capacidades de la tecnologa actual, capaz de manejar toda la informacin relativa a un producto, mediante un nmero nico en todo su proceso. La representacin de nmeros y letras en cdigos de barras previene errores, disminuye costos y elimina la necesidad de ingresar manualmente informacin a los sistemas de las empresas. Qu es el Cdigo de Barras? Es la representacin, en una serie de barras y espacios paralelos, del nmero que identifica, en forma nica, a cada uno de los productos que se comercializan. Es el lenguaje que ha sido creado para que los lectores pticos o "scanners", puedan "leer" el cdigo de producto. Cmo Funcionan los Sistemas de Codificacin? Los cdigos EAN y UPC estn basados en dos principios: El cdigo debe identificar no clasificar: Este principio provee la flexibilidad que permite que este estndar sea utilizado en cualquier tipo de compaa. El cdigo es asignado a un producto por el proveedor, normalmente el fabricante.

Cul es el Uso de un Cdigo Estndar? El cdigo de barras es el camino para la entrada de informacin a los computadores. En una serie de lneas y espacios es posible almacenar una gran cantidad de informacin que puede ser capturada automticamente con la ayuda de un lector que utiliza un rayo de luz lser. El cdigo de producto es nico y por lo tanto, se convierte en una llave de acceso a los archivos de la computadora para conocer la informacin referente al producto. Este principio garantiza la duracin en los estndares de codificacin e impide la complejidad y restricciones de los cdigos estructurados. Cada compaa requiere diferente informacin, diferente clasificacin y diferente anlisis del mismo producto.

Con un cdigo estndar, cada empresa podr manejar la informacin que requiera de acuerdo a sus necesidades, para su anlisis y sus sistemas, no importando en qu eslabn de la cadena de comercializacin se encuentre. Qu son las Unidades de Consumo? Son los artculos o productos que se comercializan en los supermercados y en el comercio en general, se conocen como Unidades de Consumo y se caracterizan por ser la unidad de compra del consumidor. Se deben codificar usando el cdigo EAN 13 UPC, su principal aplicacin es el registro en el punto de pago y dems operaciones de control de flujo de mercancas dentro de un punto de venta o una bodega que maneje artculos sueltos. Existen dos tipos de unidades de consumo: Unidades de consumo de contenido fijo: Son los productos que conservan sus caractersticas de peso, contenido o volumen durante la venta. Dentro de esta categora se encuentran por ejemplo los abarrotes, la confeccin y productos farmacuticos. Unidades de consumo de contenido variable: Son aquellos productos en los cuales el precio de venta depende de alguna variable como puede ser el peso, la longitud o el nmero de unidades, como por ejemplo, frutas, verduras, productos de carnicera, telas etc. Caractersticas del Cdigo de Barras El cdigo de barras es un smbolo que utiliza barras claras y oscuras de diferente grosor para representar caracteres (nmeros). Un scanner (lector) "lee" estas barras por medio de un rayo que pasa a travs de todas y cada una de ellas; el reflejo de cada barra es interpretado por el scanner como un sistema binario (1,0) para posteriormente traducirlo al caracter correspondiente. Es importante por lo tanto, que el contraste entre barras claras y oscuras sea el correcto y que no exista deformacin en la impresin de las barras (muy anchas o muy delgadas). A las barras oscuras se les conoce como "barras" y a las barras claras como "fondo". Para lograr la funcionalidad ptima del cdigo es indispensable vigilar con minuciosidad diversos aspectos que se pueden englobar en: diseo, impresin y control de calidad. Reglas de Asignacin de la Clave del Producto La clave del producto se modifica: Cuando existe un cambio con respecto a: Sabor Peso Tallas Cantidad Tamao Contenido

Modelos Color Cuando se crea un multiempaque

Cuando en una promocin se modifica: o o o o El precio El volumen El peso de la unidad estndar Aparece un regalo extra

El cdigo de barras es mucho ms que un smbolo informativo, es un sistema de identificacin automtica de productos que permite un control rpido y confiable de las actividades de una empresa. El campo de aplicacin de los cdigos de barras es muy amplio y puede ser utilizado en la industria y el comercio. Aplicaciones:

Recepcin y expedicin de mercancas o productos. Proceso de evaluacin de productos y servicios. Control de stocks y almacenamiento. Control de inventarios y anlisis de ventas. Seguimiento de documentos. Control de produccin. Seguimiento de mercaderas transportadas. Agilidad del paso del consumidor por el punto de venta. Control de personal. Identificacin y manejo de medicamentos Toma de decisiones clnicas Identificacin y registro de pacientes en el hospital.

Cmo se Realiza la Lectura de un Cdigo de Barras? El cdigo numrico es representado a travs de un cdigo de barras el cual es ledo por el scanner, ste interpreta la lectura del cdigo y autoriza el ingreso a determinado archivo de un servicio o producto que se desea consultar. Qu es el Truncamiento del Cdigo de Barras? Es la reduccin en la altura de las barras. Este procedimiento es permitido solamente en los productos donde no existe el espacio suficiente para la impresin de las barras en su tamao nominal, pero se aconseja no disminuir la altura de las barras porque esto tendera a obstaculizar la interpretacin del cdigo por el scanner o evitar su lectura. Siempre que usted disee un producto nuevo, dirjase al Instituto Guatemalteco de Codificacin, para asesorarse sobre la ubicacin y tamao correcto del cdigo a colocar en el producto.

En la tabla siguiente se presentan las dimensiones permitidas en los cdigos de barras: Factor de Aumento Ancho (%) (mm) 80 85 90 95 100 110 120 130 140 150 160 170 180 190 200 29.83 31.70 33.56 35.43 37.29 41.02 44.75 48.48 52.21 55.94 59.66 63.39 67.12 70.85 74.58 Alto (mm) 21.01 22.32 23.63 24.95 26.26 28.89 31.51 34.14 36.76 39.39 42.02 44.64 47.27 49.89 52.52 Truncamiento Permitido --------3.8 4.6 5.3 6.1 6.8 7.6 8.4 9.1 9.9 10.7 11.4

Los sistemas de impresin poseen calidades diferentes de reproduccin de imgenes. A continuacin se muestran los factores de magnificacin recomendados para cada sistema: Sistema de Impresin Off-set Tipografa Off-set seco Rotograbado Flexografa Serigrafa Magnificacin Factor 1.0 Factor 1.0 Factor 1.1 Factor 1.1 Factor 1.2 Factor 1.2

Ubicacin Correcta de los Cdigos en los Productos El cdigo debe ser colocado siempre en la base natural del producto. Algunos productos por su empaque o envoltura no poseen esta base, como por ejemplo fundas plsticas, paquetes o envases flexibles, etc. En estos casos el cdigo deber colocarse en el reverso o en el lateral inferior del envase, evitando la cercana a las reas de soldadura, distorsiones, dobleces o cortes. Lo importante es que el smbolo se coloque prximo a la base del envase.

En envases cilndricos, se recomienda ubicar el cdigo en posicin vertical ( barras paralelas a la base). En el empaque del producto slo debe aparecer un cdigo visible. Ejemplos:

Qu es y Cmo se Calcula el Dgito de Control EAN o UPC? (ahora GTIN) El cdigo de barras es una tecnologa que permite identificar toda clase de productos y servicios a nivel mundial, para que esto sea posible, la calidad en los cdigos ser la clave para el xito de los fabricantes y detallistas. Considerando que el Cdigo de Barras de los productos es una herramienta en la cadena de distribucin, es necesario tener la seguridad que este es correcto. Por lo tanto el dgito verificador es un clculo efectuado para asegurar la exactitud del cdigo de un producto. El dgito verificador es el dgito que aparece en la ltima posicin dentro de la estructura de los estndares de codificacin GTIN. El dgito verificador se calcula por medio de un algoritmo matemtico. Pasos a seguir: Primero: Numerar todos los dgitos del cdigo de derecha a izquierda. Segundo: Sumar todas las posiciones impares del cdigo y multiplicarlas por tres. Tercero: Sumar todas las posiciones pares del cdigo. Cuarto: Sumar resultado final de segundo y tercer paso. Quinto: El resultado se resta a la decena inmediata superior, de donde resulta el dgito verificador. Este puede ser un nmero entre 0 y 9.

Ejemplo prctico para un cdigo EAN-13: Paso # 1 2 3 4 5 7401234500015 Cdigo 7 4 0 1 2 3 4 5 0 0 0 1 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 4+1+3+5+0+1 7+0+2+4+0+0 = 14 X 3 = 42 = 13 42 + 13 = 55 60 - 55 = 5 < < < < Resultado Calculos

El algoritmo a utilizar para cada uno de los sistemas de codificacin es el mismo.

Para Cdigo UPC: 11 dgitos (el dgito 12 es el dgito de control). Para Cdigo EAN-8: 7 dgitos (el dgito 8 es el

dgito

de

control).

Cmo se Codifican los Artculos de Confeccin? Los artculos de confeccin o prendas de vestir se deben codificar por: TALLA, COLOR Y ESTILO. Ejemplo: Producto Blusa para dama Blusa para dama Blusa para dama Blusa para dama Talla S M S M Color Blanco Blanco Negro Negro Estilo 501 501 502 503 Cdigo EAN-13 740123450001 5 740123450002 2 740123450003 9 740123450004 6

Productos Importados Los productos importados deben venir codificados desde el pas de origen por el fabricante. En caso que los productos importados no tengan cdigo de barras del pas de origen, el distribuidor o importador debe asignarle un cdigo al producto para ser distribuido dentro del pas, por lo tanto GS1 Guatemala, le asignar al importador su propio cdigo de creador de producto, para marcar las diferentes unidades de consumo que este genere o comercialice.

Calidad en el Cdigo de Barras

La calidad en el cdigo de barras es de suma importancia para llevar a cabo el intercambio de informacin a travs de la cadena de distribucin. El cdigo de barras es el lenguaje estandarizado, aplicado en el ciclo comercial que facilita cada uno de los procesos que se desarrollan dentro de dicho ciclo, es decir, desde que los bienes son

producidos hasta que finalmente alcanzan las manos del comprador final en los puntos de compra y pago. Por tal razn, imprimir sin error alguno el cdigo de barras, es una exigencia cada vez mayor, por parte de las grandes cadenas de supermercados, tiendas por departamento, almacenes y distribuidores alrededor de todo el mundo. De lo anterior se desprende la gran necesidad de contar con una impresin con calidad, de todos los smbolos de barras que un fabricante o comerciante incorpora a los diferentes empaques y/o envases de sus productos. De esta calidad depende el xito del flujo de la informacin que se maneja en la cadena de distribucin. Es importante que peridicamente se efecte un control de calidad de smbolos, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la oficina internacional de codificacin EAN. El control debe realizarse desde el diseo del empaque y/o envase, hasta que el fabricante o el impresor, obtiene la impresin final de la etiqueta sobre el producto, en cualquiera de las tcnicas de impresin que utilice. Con el fin de garantizar una lectura adecuada del cdigo de barras en el punto de venta a travs de diversos tipos de scanners, es necesario realizar estas pruebas de calidad constantemente. Los errores de impresin pueden darse en dos situaciones: En el momento de incluir el cdigo de barras en el diseo del producto. En el momento de la impresin.

Errores ms Comunes en el Diseo y Elaboracin de Smbolos de Barras Problemas de impresin: Pueden darse cuando se emplean tcnicas de impresin como la flexografa o serigrafa, ya que en estos tipos de impresin la tinta utilizada tiende a expandirse o deformarse, perdiendo as la calidad del smbolo. Sin embargo, en caso de utilizar cualquiera de estas dos tcnicas se recomienda no reducir el smbolo ms alla de su tamao nominal (100%) que es de 37.29 mm de ancho y 26.26 mm de alto. Zonas claras : En el momento de colocar el smbolo de barras se deben respetar las zonas claras del mismo, ya que si se utiliza un menor espacio al indicado por el estndar, los scanners no pueden identificar en dnde empiezan y finalizan las barras. El rea que rodea al smbolo debe mantenerse libre de impresin, para que el lector electrnico no interprete la impresin como una barra o espacio y sta pueda producir un rechazo de la lectura, por error en la interpretacin de la informacin. Truncamiento: Se tiene este problema cuando el fabricante o el impresor reduce la altura del cdigo de barras, lo cual limita el rea de lectura disponible. Los cdigos impresos en magnificaciones de 80% y 90% no deben ser reducidos en su altura; el estndar establece que se pueden realizar truncamientos a los smbolos que presentan magnificaciones superiores al 100% de su tamao nominal. La solucin est en no disminuir el tamao de las barras cuando exista espacio disponible para la impresin completa del smbolo. Materiales inapropiados: Para evitar este problema, es importante conocer previamente el tipo de material sobre el cual se imprimir el cdigo de barras, pues es un factor clave para la eleccin de los colores y el tamao de los smbolos, dependiendo el tipo de impresin que se utilizar.

Dimensiones errneas de las barras: Este problema se presenta cuando no se utiliza una medida de ganancia de impresin adecuada para el tipo de impresin que se emplear. Es por esta razn que las barras sufren deformaciones con respecto a sus dimensiones estndar. Calidad de impresin: Los procesos de impresin estn sometidos a la difusin de tinta o toner, lo que determina el tamao y el espacio del cdigo de barras, el cual puede cambiar en el manipuleo del producto convirtindolo en el fondo del empaque. Asignacin exacta del cdigo: Esta tarea le corresponde al fabricante, quien deber tener un control exacto de los cdigos asignados a las diferentes presentaciones de sus productos, para tener una informacin confiable y segura de los cdigos asignados. Caractersticas del empaque: El cdigo de barras debe de ir alejado de los dobleces del empaque para que no se interrumpa la lectura del smbolo por parte del scanner. Ubicacin: Los cdigos de barras deben ubicarse donde puedan ser ledos por el scanner a la primera lectura, para facilitar su manejo por parte de la cajera. Contraste de Color: Las barras del smbolo deben ir impresas en colores que brinden un contraste entre el smbolo y el empaque. Ejemplo un color claro servir de fondo a un smbolo, debido a que el color claro refleja la luz lser del scanner (color blanco, anaranjado, amarillo y rojo) y un color obscuro que simbolice las barras que absorban la luz lser del scanner (color negro, azul, verde, caf), esto producir un contraste adecuado para capturar la informacin existente en un cdigo de barras. Direccin del cdigo: En empaques redondos, la omisin de caracteres, dgitos de control o correccin de los smbolos numricos, pueden causar errores que se presentan a la hora de imprimir.

Problemas en el Punto de Venta por la Impresin Incorrecta del Cdigo Error en la captura de datos. Ms trabajo por parte del cajero. Frustracin y desconfianza del consumidor. Prdidas en ventas, por cobro inadecuado. La Calidad en el Smbolo Permite:

Sistema de precios actualizado: Debe existir una conciencia clara acerca del nivel de calidad que se requiere en el cdigo de productos, para llevar a cabo negocios de manera exitosa. La calidad en el cdigo de barras, garantiza la buena captura de los cdigos en los productos por medio del lector ptico. Para Lograr la Calidad en el Uso del Cdigo de Barras Los comerciantes deben llevar: Archivos correctos de los cdigos de los productos.

Actualizacin de precios en los archivos del sistema de los puntos de venta. Un control acerca de los productos con cdigos errneos, los cuales deben notificarse a los fabricantes o al IGC, para que se corrija el error. Verificacin de la operacin segura del scanner. Capacitacin constante al personal de cajas. Mantenimiento de equipos del punto de venta. Eliminacin de la impresin de cdigos internos.

Medidas para Asegurar la Calidad del Cdigo de Barras por Parte del Fabricante: Identificar los problemas de los cdigos de barras. Revisar los cdigos de barras con equipos de lectura ptica. Hacer uso del servicio gratuito de verificacin de cdigos que ofrece el I.G.C.

Beneficios de la Calidad del Cdigo Para el Comerciante: Informacin ms confiable por producto y sin errores. Mejor control de inventarios. Disminucin de tiempo por cada producto que pasa por el scanner. Reduccin de gastos administrativos y mejora de comunicacin con los proveedores.

Para el Fabricante: Reduccin de costos por informacin ms confiable. Mejor comunicacin con detallistas. Ms pedidos exactos. Disminucin del tiempo en el desempeo de tareas. Para el Consumidor: Menos demora en su paso por las cajas registradoras. Seguridad en el pago del producto que compra. Surtido completo de productos.

Cdigo de Barras con Calidad En su compromiso con la calidad, el Instituto Guatemalteco de Codificacin IGC - EAN Guatemala, est ofreciendo a sus afiliados y empresas guatemaltecas, todas las herramientas necesarias para una correcta codificacin de productos; para esto pone a su disposicin los siguientes cursos de capacitacin: Codificacin para unidades de consumo. Codificacin para unidades de distribucin y EDI, el Lenguaje Electrnico para el Intercambio de Documentos.