REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD POLITCNICA DE PORTUGUESA UNIDAD DE PROYECTO

FORMATIVO PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN.

Capacitacin y Adiestramiento Sobre el manejo Financiero del Consejo Comunal Simn Bolvar III R.L
INTEGRANTES GUTIERREZ DARIANA, C.I. 21.393.749 PEROZO, ODILES, RIERA DAIMARYS, C.I.16.414.265 C.I 20.391.637

RODRIGUEZ YESSICA, C.I. 20.644.098 RODRIGUEZ, CARMEN, C.I.9.842.953 AZUAJE ZOILA, C.I. 7.327.730

TUTOR: PROFESOR JORGE QUINTANA

ACARIGUA, NOVIEMBRE 2011

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA UNIVERSIDAD POLITCNICA DE PORTUGUESA UNIDAD DE PROYECTO FORMATIVO PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN.

Capacitacin y Adiestramiento Sobre el Manejo Financiero del Consejo Comunal Simn Bolvar III R.L

ACARIGUA, NOVIEMBRE 2011

INTRODUCCIN

Socialmente las organizaciones o empresas son la base econmica esencial para un pas ya que a travs de stas se logra la produccin de diversos bienes de consumo o de satisfaccin de necesidades as como la presentacin de diferentes servicios que son requeridos por la sociedad en general como esencia de su evolucin y desarrollo. Es importante sealar que toda empresa percibe como objetivo primordial ofrecer varios servicios a sus clientes que requieren de stos para la satisfaccin de una necesidad especifica, motivo que obliga a stas a mejorar sus actividades a travs de diferentes funciones. En funcin de estos sealamientos, es necesaria la prctica de una administracin organizada, eficaz y eficiente, dado que es un proceso que permite lograr los objetivos mediante el uso de los seres humanos y de otros recursos. As mismo los grandes filsofos han contribuido de una manera significativa al desarrollo de la administracin convirtindola en la actualidad en una herramienta fundamental para el desarrollo de las organizaciones. Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin se destaca lo relativo a los manuales de procedimientos, por cuanto facilitan el aprendizaje al personal, adems proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado. Los manuales de procedimientos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organizacin, por cuanto les permite cumplir con sus funciones, adems de procesos de una manera clara y sencilla. Dentro de cada organizacin deben plantearse ciertos programas o manuales administrativos donde los mismos encierran un proceso multifactico que por lo general tienen implicaciones individuales,

administrativas y organizacionales que permiten que el individuo acte y se comporte de una determinada manera, dado que cada persona constituye una realidad diferente El proyecto presentado es una investigacin cientfica de campo porque la informacin se obtiene directamente de la realidad, fuente del problema a travs de la tcnica aplicada que es la entrevista. Y la finalidad de este proyecto es reformar los conocimientos y plantear la importancia de una buena administracin financiera a los voceros del concejo comunal y disear una base de datos contables computarizado, de manera que facilite el manejo y registro de los recursos o fondos que obtienen para tener un mejor control.

DENOMINACIN DEL PROYECTO Capacitacin y Adiestramiento sobre el manejo financiero del Concejo Comunal Simn Bolvar III R.L. MARCO GEOGRAFICO Concejo Comunal Simn Bolvar III R.L., del Municipio Pez del Estado Portuguesa se inicio en el ao 2005, pero fue en el 2006, que se incorpora por decisin presidencial como Asociacin cooperativa Comunitaria, un ao

despus en el 2010, como unidad integral ya que toman parte un vocero de cada unidad elegido por la comunidad para manejar los recursos fondo Nacional con el propsito de sufragar las necesidades de la comunidad como infraestructura, vivienda, modulo policial, modulo asistencial, entre otros. La Unidad de Gestin Financiera cumple las siguientes funciones: Administrar los recursos asignados o captados tantos financieros como no financieros. Promover la elaboracin del proyecto para el fortalecimiento de la comunidad. Impulsar el diagnostico y presupuesto participativos sensibles al genero y las necesidades de la comunidad. Promover el desarrollo local y cualquier otra iniciativa. Rendir cuentas pblicar anualmente o cuando le sea requerida por la asamblea de ciudadanos y ciudadanas. Rendir cuenta ante el Fondo Nacional de los concejos comunales anualmente o cuando este as lo requiera.

Estructura Organizativa A los fines de su funcionamiento, el consejo comunal esta integrado por: 1. Asamblea de ciudadanos y ciudadanas.

2. La Unidad Ejecutiva (Comits). 3. La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria. 4. La Unidad de Contralora Social. El Consejo Comunal tiene como finalidad generar la participacin, el protagonismo popular y la gestin comunitaria para transformar integralmente las comunidades y lograr la plana satisfaccin de los derechos consagrados en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Unidad Ejecutiva: a) Diagnostico: Se identifica las necesidades las aspiraciones los recursos, las potencialidades y la relacin social propia de la localidad. b) Plan: Determina las acciones, programas y proyectos propuestos por el diagnostico segn la prioridad de la comunidad. c) Presupuesto: Comprende la determinacin de los fondos, costos y recursos financieros y no financieros con los que cuenta o requiere la comunidad, destinados a la ejecucin de las polticas, programas y proyectos establecidos en el Plan Comunitario de Desarrollo Integral. Unidad Administrativa Financiera Comunitaria: Esta fase se trata de la ejecucin del proyecto que garantiza la concertacin de las polticas, programas y en espacio, tiempo establecido, para garantizar la participacin activa consciente y solidaria de la comunidad. Unidad de Contralora Social: Esta etapa es la accin permanente de prevencin, vigilancia, supervisin, seguimiento, control y evaluacin de las fases del ciclo comunal para la concrecin del plan comunitario de desarrollo integral.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas

Consejo Comunal

Unidad Ejecutiva

Unidad de Gestin Financiera

Unidad de Contralora Social

Comit: Cultura, Agua, Tierra, Vivienda, Deporte.

Ejecucin del Proyecto

Localizacin Fsica. Direccin Av. Circunvalacin Sur entrada principal Barrio Simn Bolvar frente a la entrada de la Urbanizacin Valle Arriba III y IV del Municipio Pez Estado Portuguesa. rea Geogrfica: Norte: Av. Circunvalacin. Sur: Barrio Francisco de Miranda. Este: Barrio Antonio Jos de Sucre. Oeste: Barrio Simn Bolvar de Araure.

PARTE I EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la elaboracin de un buen diagnostico se deben cumplir ciertos procedimientos o tcnicas de informacin para poder establecer los objetivos y planes a seguir y coordinar las tareas y actividades de manera jerrquicas segn la informacin obtenida y de esta manera establecer mtodos o acciones que sean necesarias para solucionar el problema o la debilidad a tratar. Entre los distintos mtodos o procedimientos que se utilizan para obtener informacin necesaria para realizar el diagnostico del proyecto los utilizados son: La entrevista a los distintos voceros del Concejo Comunal, a quien se le participa de la intencin y seguidamente se le aborda una serie de preguntas las cuales se consideran claras para la ejecucin del Proyecto y de esta forma segn la respuesta obtenida o informacin recaudada se buscara la solucin mas viable para solventar el problema o debilidad detectada. La entrevista a ejecutarse no es estructurada, es decir, se le realiza una serie de preguntas sencillas sobre las cuales tendr una mayor libertad de respuestas. A continuacin se presenta la serie de preguntas a realizar a los distintos voceros del concejo comunal. 1- Qu conocimientos tienen de los distintos procedimientos

Administrativos? 2- De qu manera le ayudan sus conocimientos y experiencias en la funcin que desempean? 3- Cules son sus debilidades y como pueden compensarlas? 4- Quines conforman el equipo administrativo financiero?. 5- Cules son sus puntos fuertes y sus puntos dbiles?.

6- Qu obligacin tiene cada uno? 7- Estn claramente definidos sus obligaciones y responsabilidades?. 8- Qu tipo de adiestramiento o de ayuda reciben en la labor que desempean como vocero del concejo comunal?. 9- Cules son sus necesidades actuales?. 10- En qu les gustara que los asesoran?. A partir de las respuestas obtenidas de las preguntas formuladas anteriormente descritas se puede analizar la problemtica del concejo comunal en el mbito administrativo financiero. La organizacin de Gestin Financiera Comunal maneja recursos otorgado por el gobierno nacional mediante la elaboracin de proyectos bajo el diagnostico de necesidades en dicha comunidad segn la prioridad o importancia, estos son aprobados en la asamblea de ciudadanos y ciudadanas. Estos proyectos son considerados a Fundacomunal que es el rgano encargado o autorizado para dar el ejecute de tales proyectos. En lo que respecta la parte financiera o el otorgamiento de los recursos requeridos para la ejecucin de los proyectos, el gobierno nacional a travs de los organismo competentes depositan el dinero en la entidad bancaria determinada la cual funge como un intermediario solamente donde los miembros del Consejo Comunal deben cumplir una serie de requisitos o recaudos exigidos por la entidad financiera para poder aperturar la cuenta bancaria y hacer el uso del dinero o crdito otorgado por el Gobierno Nacional. Una vez bajado los recursos necesarios para el inicio del proyecto, la gestin financiera da el ejectese del mismo. Se observo una supuesta irregularidad en el manejo de los recursos financieros obtenidos a travs del fondo gubernamental ya que no hay control de las entradas y salidas de los fondos financieros dando origen a los saldos datos presuntamente inexactos.

Objetivos Objetivo General. Capacitar y Adiestrar sobre el Manejo Financiero de los recursos otorgados por el fondo nacional a la Concejo Comunal Simn Bolvar III R.L. Objetivo Especifico. 1. Capacitar y adiestrar sobre el buen uso de las finanzas y conocimiento de los procedimiento a seguir en el control de los recursos; articulo 33 de la Ley de Concejo Comunal. 2. Factibilidad que el diseo de una base de datos contables computarizado permita el desenvolvimiento y buen uso de los recursos asignados a la gestin financiera del concejo comunal Simn Bolvar III R.L. 3. Inclusin de un mecanismo de control efectivo, a travs de la capacitacin de la gestin financiera del concejo comunal Simn Bolvar III R.L. Metas. Concienciar y Capacitar a los voceros de la gestin financiera en cuanto a la importancia de la tarea de administrador financiero para la toma de decisiones relacionadas con el buen uso de los fondos en un lapso no mayor de 90 das. Aportar toda la ayuda posible en cuanto a la asesora a travs de charlas o talleres dictados en dicha comunidad logrando de esta manera la asistencia del setenta por ciento de los integrantes del concejo comunal para de esta forma cubrir las necesidades existentes y la satisfaccin de que los miembros de la gestin financiera estn altamente capacitado para realizar la labor en la que desempean y lograr un bien control de los recursos a travs de la base de datos contable computarizado y as dar el ejectese de un mnimo de cinco proyectos tales como: brocales, aceras, y asfaltado. Mejoramiento de

electrificacin, carnicera comunitaria, sustitucin de rancho por vivienda y modulo asistencial.

JUSTIFICACIN Deben ser capacitados los voceros de la gestin financiera para que tengan un mejor control de las entradas y salidas de los recursos financieros obtenidos de los fondos nacionales y as solventar la debilidad observada que presentan como entidad financiera en la administracin del Concejo Comunal Simn Bolvar III R.L del Municipio Pez del Estado Portuguesa. La buena administracin de los recursos financiero es muy importante para tener xito en lo planteado, ya que muchos negocios y organizaciones fracasan debido a una mala administracin de los recursos financieros. Los miembros del concejo comunal carecen de una buena planificacin y buen control de sus recursos financieros, que obtienen para la ejecucin de los distintos proyectos aprobados. Los cuales son considerados inversiones que hace el gobierno nacional con el objetivo de dar una mejor calidad de vida a la comunidad en general. La importancia de una administracin adecuada, ayuda a que los administradores financieros generen a travs de la decisiones acodada para la ejecucin de los distintos proyectos, rendimientos mayores y darle un mayor uso a los recursos que otorga el fondo nacional, quien es el que aporta los recursos necesarios para dichos proyectos. El uso de la tecnologa electrnica para la administracin financiera, es de vital importancia, ya que a medida que avanzamos en el tiempo van surgiendo nuevos avances tecnolgicos. Con la implantacin de la base de datos contables de manera organizada toda la informacin detallada de las entradas y salidas de los fondos financieros de forma establecida y confiable de los registros contables.

METODOLOGIA

Toda investigacin cuenta con una metodologa donde se desglosa el tipo y diseo que se va a estudiar, por ello el presente estudio se orienta bajo el enfoque de la investigacin cualitativa; esto la hace bajo un estudio interpretativo referido a lo particular. Se considera segn Murcia (2008) es la produccin de conocimiento para guiar la prctica que conlleva a la modificacin de una realidad dada como parte del mismo proceso investigativo (p.15) de manera que persigue describir sucesos complejos en su medio natural, con informacin preferentemente cualitativa. De igual forma, el presente estudio corresponde al tipo de investigacin accin participativa, definida por Murcia como el primer paso para la transformacin social e involucra los grupos sociales en la generacin de su propio conocimiento y la sistematizacin de sus propias experiencias. (p.16). Se preocupa por estudiar fenmenos tal como suceden, empleando variedad de mtodos que ayuden a la toma de decisiones. Igualmente esta investigacin constituye un estudio de campo en su modalidad de proyecto factible la informacin se obtiene directamente de la realidad, fuente del problema a travs de la tcnica aplicada que es la entrevista. Y la finalidad de este proyecto es reformar los conocimientos y plantear la importancia de una buena administracin financiera a los voceros del concejo comunal y disear una base de datos contables computarizado, de manera que facilite el manejo y registro de los recursos o fondos que obtienen para tener un mejor control.

PARTE II MARCO TEORICO

En este captulo se incluyeron los aspectos ms relevantes sobre la informacin consultada en las fuentes bibliogrficas y electrnicas sobre conceptos relacionados con la investigacin, cuya informacin comprende los conceptos bsicos y trabajos de investigacin ya realizados tomados en cuenta para la realizacin de este estudio, con la finalidad de familiarizar al lector con los trminos y herramientas bsicas utilizadas.

Antecedentes de la Investigacin

Dentro de toda empresa, por pequea o grande que sea, se requiere de un Manual de Procedimientos para facilitar la obtencin de informacin en los diversos departamentos, a la hora de pretender conocer la manera en que se realiza un determinado procedimiento. Basndose en la elaboracin de otro tipo de trabajo cientfico se pudo obtener de un modo claro y preciso, determinados conocimientos que sirven de antecedentes a la siguiente investigacin. Bases Tericas

Administracin El significado de Administracin ha sido objeto de mltiples controversias y se ha expresado de diversas formas. Cuando se trata de definir o conceptualizar la Administracin se ha incurrido en los riesgos de toda definicin lo que conlleva a fallar por exceso o por defecto. La Administracin es un proceso muy particular que consiste en: la planificacin, organizacin, ejecucin y control, desarrollados para determinar y alcanzar los objetivos sealados, con el uso de recursos humanos, financieros y materiales.

Acorde a ello, administrar implica el logro de objetivos por parte de personas que aportan sus mejores esfuerzos de acuerdo con acciones preestablecidas. Ello implica saber qu deben hacer, cmo lo deben hacer, comprender cmo lograr qu lo hagan y verificar la efectividad de sus esfuerzos. La Administracin tiene propsitos determinados y es algo intangible. Es posible calificar a la administracin como intangible puesto que no se puede ver, sino que se evidencia slo por los resultados que produce: adecuado rendimiento del trabajo, satisfacciones humanas y mejores productos y servicios. La administracin dentro de cualquier organizacin es de gran relevancia ya que estos permiten o facilitan el rendimiento, la eficiencia de las actividades que se llevan a cabo en la organizacin, aplicando la capacidad, el esfuerzo y la direccin dada y demostrada por la fuerza de trabajo de cada uno de estos recursos. No se debe olvidar que las empresas u organizaciones dependen para su funcionamiento, evolucin y logros de objetivos, primordialmente del elemento humano con que cuentan. Al respecto Stoner (2000) seala que la administracin: es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los miembros de una organizacin y de utilizar los dems recursos de ella para alcanzar los objetivos (p. 184). Las empresas requieren tener unas clasificaciones especficas de las tareas y actividades a realizar, para esto deben establecerse normas, mtodos y procedimientos apoyados en el proceso administrativo. En este orden de ideas, Chiavenato (2004), seala: La administracin es el acto de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar, por esta razn es que ella se visualiza el futuro y se traza un programa de accin se constituye tanto la forma material como social de la organizacin, se gua y orienta al personal, se enlaza, unen y amortiza todos los actos y los esfuerzos colectivos, se verifica que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las rdenes dadas. (p. 104).

Como lo aclara el autor, se puede decir que la organizacin comprende un objetivo principal coordinado a travs de la planificacin de tareas estructuradas, las cuales son ejecutadas por un grupo estable de personas quienes unen sus esfuerzos para operar en un ambiente dinmico, y de esta manera alcanzar sus metas. En tal sentido, el tema en estudio implica el dominio de conceptos y terminologas como basamento terico que proporcione orientacin y coherencia al problema planteado. As como se proveen los fundamentos sobre los cuales se establece la comprensin del estudio vinculando la situacin con investigaciones semejantes que sustenten el problema en cuestin. A continuacin se presentan los fundamentos tericos que sostienen el presente estudio.

Control de Gestin

Constituye el conjunto de polticas adoptadas por un ente, para salvaguardar sus recursos contra desperdicios, fraudes e insuficiencias, verificar la exactitud y confiabilidad del sistema de informacin financiera, alentar y medir el cumplimiento de las polticas de la organizacin y promover la eficiencia de sus operaciones. Garca (2000) expresa que su funcin es combinar en forma optima un conjunto de personas y recursos, tanto material como tcnico, para que a travs de relaciones preestablecidas logren realizar las actividades, administrativas y operativas que se hayan planificado. (s/p). En sntesis, la organizacin, se refiere a la coordinacin, articulacin y correlacin del trabajo que se debe efectuar, en forma individual o por equipo, especificando las actividades y las relaciones de trabajo de los diferentes grupos que se conformen, con el propsito de lograr una efectiva integracin de esfuerzos para que la ocasin pedaggica sea productiva y exitosa. En cuanto a la eficiencia, se parte del marco terico de la administracin de empresas, aplicada a las administraciones pblicas, desarrollando para el efecto los indicadores de eficiencia. En este sentido, se verifican los recursos, el proceso al cual se aplican y los resultados obtenidos. Los resultados

confrontados con los recursos aplicados, nos arroja el coeficiente de productividad. De modo que ahora, la administracin har su propio previo, debiendo implementar todo un sistema orgnico tendiente al logro de su

perfeccionamiento. A tal efecto y dentro del seno de la Administracin Activa, segn Moya (2006) se crearn unidades de auditoria interna que en el mbito de sus competencias podrn realizar auditorias, inspecciones, fiscalizaciones, exmenes, estudios, anlisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza en el ente sujeto a su control (p.98); para verificar la legalidad, exactitud, sinceridad y correccin de sus operaciones, as como para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin. Todo a tenor de lo contemplado en el Artculo 41, sin perjuicio de las facultades de los rganos de Control Externo. En este sentido, es lgico suponer que esta tarea de control puede simplificarse llevando un registro tanto de los aspectos positivos como de los inconvenientes que se presenten durante la puesta en practica de una determinada accin, es decir se requiere del levantamiento de informe de avances de las actividades en desarrollo, a fin de poderlas utilizar en nuevas planificaciones y servir como fuente de motivacin del grupo de actores intervinientes. En este mismo orden de ideas Blanco (1984) plantea que:

La moderna filosofa del control de gestin presenta la funcin de control como el proceso mediante el cual los directivos se aseguran de la obtencin de recursos y del empleo eficaz y eficiente de los mismos en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. (s/p).

Por tal motivo se considera necesario emplear de manera adecuada los recursos asignados para tal fin, y as lograr los objetivos trazados. Jordn (1995) define el control de gestin como:

Un instrumento de gestin que aporta una ayuda a la decisin y sus tiles de direccin van a permitir a los directores alcanzar los objetivos; es una funcin descentralizada y coordinada para planificacin de objetivos, acompaada de un plan de accin y la verificacin de que los objetivos han sido alcanzados. (s/p).

As mismo este instrumento facilita la toma de decisiones, acciones a seguir, en cada unidad administrativa, lo que permite examinar constantemente los pasos a seguir para el logro de los objetivos.

Planificacin Es la primera y ms importante de las funciones administrativas. Consiste en determinar el curso concreto de acciones que se habrn de seguir, fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, la fijacin de tiempos, etc., necesarias para su realizacin. (Steiner, 1983) seala acerca de ello que: Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin, (Goodstein, 1998). Sustentado en tal aspecto, es el proceso sistemtico e integral dentro de la gestin gerencial, que permite cuantificar metas sobre la base de objetivos claramente expresados, partiendo de la visin y de la misin de la organizacin, (Bastidas, 2003). Segn el Banco Interamericano de Desarrollo: Planificar significa anticipar el curso de accin que ha de tomarse con la finalidad de alcanzar una situacin deseada, tanto la definicin de la situacin deseada como la seleccin y el curso de accin forman parte de una secuencia de decisiones y actos que realizados de manera sistemtica y ordenada constituyen lo que se denomina Planificacin. La Planificacin comprende tres (3) etapas:

1) Polticas: Principios para orientar la accin. 2) Procedimientos: Secuencia de operaciones y mtodos. 3) Programas: Fijacin de tiempos requeridos. Comprende tambin

presupuestos que son programas en que se precisan unidades, costos, etc., y diversos tipos de pronsticos Los objetivos, dentro del proceso de planificacin, deben estar en armona y ser cooperativos, compatibles y complementarios entre s y con los objetivos de las personas y grupos que integran y externamente tienen relacin con la empresa. Entre los grupos internos deben destacarse los dueos, directivos, empleados y trabajadores; y entre los grupos externos el gobierno, los proveedores y en especial los clientes o usuarios. La Planificacin como proceso comprende: Definicin de objetivos y metas. Diagnstico. Identificacin de alternativas para el logro de los objetivos. Seleccin de alternativas. Expresin numrica mediante el presupuesto. Ejecucin y evaluacin. Tipos de Planificacin: Planificacin Estratgica: es la determinacin de los objetivos bsicos a largo plazo de una organizacin y la adopcin de cursos de accin y asignacin de los recursos necesarios para su cumplimiento. Planificacin Tctica: consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de la organizacin, a fin de ayudar que se logren los objetivos a largo plazo, determinados en la planificacin estratgica. Planificacin Operativa: son un conjunto de metas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos

necesarios para llevar a cabo un curso de accin dado, habitualmente se apoya en los presupuestos. Importancia de la Planificacin: La Planificacin juega un papel muy importante ya que a travs de ella se logra: Disminuir la incertidumbre y el azar, as como los riesgos inherentes a ellos. Otorga direccin a la organizacin. Facilita la coordinacin. Minimiza costos.

Organizacin Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. La estructura de la organizacin no es un fin en s misma sino una herramienta para el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. La estructura debe ajustarse a la tarea no viceversa- y debe asumir los compromisos y limitaciones impuestas al administrador de las personas, puesto que las funciones organizacionales deben ser conducidas para el bien comn, de forma coherente con los derechos de las personas particulares. En esta etapa se subdivide el trabajo en unidades operativas, se agrupan las operaciones operativas en los puestos determinados, se renen los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas entre s, se aclaran los requisitos del puesto, proporciona facilidades personales y otros recursos, se ajusta la organizacin a la luz de los resultados del control.

Ejecucin En este proceso se pone en prctica la filosofa de participacin de todos los afectados por la decisin o acto tomado en determinada oportunidad, conduce y reta a otros para que hagan su mejor esfuerzo, motiva a los miembros de la organizacin, comunica con efectividad, recompensa con reconocimiento y buena paga un trabajo bien hecho, satisface las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo, revisa los esfuerzos de la ejecucin a la luz de los resultados del control. La palabra ejecutar significa literalmente poner en accin y es apropiada para esta funcin administrativa, que trata de proporcionar poder estimulante o de mantener un ambiente de trabajo en el cual los miembros quieran desempearse lo mejor posible. Las medidas que se elijan dependen de los miembros particulares del grupo, de la actividad por hacer y del criterio del gerente. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en accin estn: instruir, dirigir, informar, ayudar a los miembros a mejorarse ellos y sus trabajadores mediante su propia creatividad y la compensacin. Control El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un

plan estratgico. Dependiendo del rea en que se aplique; se puede entender de las siguientes maneras: Como la funcin administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeacin, organizacin y direccin, y lo que la precede. Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar las decisiones. Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvo.

El cual consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Este cuarto proceso administrativo tiene el propsito de detectar eventuales desviaciones, a fin de afectar los ajustes pertinentes a tiempo, para tomar las medidas apropiadas y evitar que se repitan. . Entonces se puede definir el Control como la funcin administrativa a travs de la cual se puede verificar, comprobar, palpar, medir si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados esperados. El Proceso de control implica tres pasos: Establecimiento de normas: En este punto se verifica el logro de los objetivos. Mencin y medicin del desempeo: Es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Establecer medidas correctivas: En este punto es donde el control puede concebirse como parte del sistema.

Tipos de control: Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: Control preliminar: Los procedimientos de este control incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los resultados actuales concuerden favorablemente con resultados planificados. Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los

medios y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente. Control de retroalimentacin: La caracterstica de estos controles, consiste en que se destacan los resultados histricos como base para corregir acciones futuras; un ejemplo de estos es el de los estados financieros de una empresa que se utilizan para evaluar la aceptabilidad de los resultados histricos y determinan cuales son los cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o actividades operativas. Proyecto, Problema, Mtodo Altadr de Planificacin Popular (MAPP) Cuando se abordan proyectos, la consecucin del resultado final depende de la realizacin armnica del conjunto de las etapas pertinentes con ayuda de los medios materiales y humanos requeridos en cada momento. La concepcin de las fases que han de ejecutarse, el orden de encadenamiento lgico de las mismas y la estimacin de la naturaleza y cantidad de recursos a emplear en cada momento, precisan de un conocimiento profundo de las tecnologas que concurren en el proyecto y de una experiencia que permita prever y superar las dificultades que en la prctica suelen aparecer. Proyecto Un proyecto es un conjunto de actividades y recursos dirigidos a alcanzar un objetivo concreto y determinado en el tiempo. La elaboracin de proyectos tiene mucha importancia como instrumento tcnico-administrativo y de evaluacin econmica-social, ambiental tanto desde el punto de vista privado, como desde el punto de vista pblico. Representa un mtodo lgico y racional que sustituye el procedimiento intuitivo o emprico que generalmente se utiliza en las decisiones de inversin o de otra ndole. Se ha definido proyecto como un conjunto de antecedentes que permiten estimar las ventajas y desventajas econmicas que se derivan al

asignar ciertos recursos de un pas para la produccin de determinados bienes o servicios. Mtodos para la ejecucin de proyectos: Formulacin del proyecto: consiste en establecer el plan de todas las actividades futuras que se efectuaran en la unidad de produccin con el fin de optimizar el uso de los factores de la produccin (tierra, trabajo, capital). La formulacin puede planificar la combinacin ms adecuada de los medios de produccin a travs de mejores mtodos de trabajo, uso racional de insumos, utilizacin optima de maquinarias y equipos. Optimizacin del proyecto: es la combinacin ms adecuada de los medios de produccin (tierra, mano de obra, insumos, capital) para reducir costos. La Planificacin dentro de la elaboracin de un proyecto juega un papel muy importante, ya que es el proceso mediante el cual se ordena lo que se tiene, se organiza y luego se sistematiza para decidir como enfrentar, resolver situaciones o fortalecer las cosas en funcin de esa realidad conocida. Segn el artculo 2 de la Ley de Orgnica de Planificacin: Se entiende por planificacin, la tecnologa permanente, ininterrumpida y reiterada del Estado y la sociedad, destinada a lograr su cambio estructural de conformidad con la Constitucin de la Repblica. . Los proyectos cuando se disean colectivamente, dan cuenta de una comunidad organizada que desea el bien comn. Los proyectos

comunitarios son las ideas creativas del colectivo comunitario que involucra las posibles alternativas para alcanzar un objetivo comn.

Problema Un problema es una situacin negativa, no es la falta de solucin. Todo se expresa as: Una situacin negativa + sitio donde ocurre + la poblacin afectada + el tiempo que tiene ese problema= elaboracin de proyecto = propuesta = SOLUCIN Proyecto, Problema, Mtodo Altadir de Planificacin Popular (MAPP) Una de las fortalezas que adquieren las comunidades en los procesos autogestionarios, se enmarca en el dominio de metodologas que permitan priorizar problemticas que afectan la convivencia colectiva y as, viabilizar alternativas de solucin. El Mtodo Altadir de Planificacin Popular: es una alternativa que permite fortalecer los procesos autogestionarios. Esta metodologa es una forma sencilla para plantear posibles soluciones a diversos problemas que nos afectan. Caractersticas generales del MAPP: Es un mtodo creativo, diseado para guiar la discusin de los problemas de las comunidades. Propone que las organizaciones comunitarias identifiquen y seleccionen los problemas que consideren ms relevantes, los jerarquicen y definan maneras de enfrentarlos con los medios a su alcance. Contribuye con la construccin sistemtica y disciplinada de las discusiones en grupo para identificar soluciones creativas a los problemas de la comunidad. No requiere de conocimientos acadmicos, sino de la voluntad y potencializacin de las capacidades creativas de la gente en el marco de la reivindicacin de los conocimientos y vivencias de sus protagonistas.

Supervisin La supervisin es una actividad tcnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realizacin de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecucin de bienes, servicios y productos destinados a la satisfaccin de un mercado de consumidores cada da ms exigentes, y que mediante su gestin puede contribuir al xito de la empresa. Hoy ms que nunca, se requiere en las empresas hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus colaboradores. Supervisar efectivamente requiere: planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente. Exige constancia, dedicacin, perseverancia, siendo necesario poseer caractersticas especiales individuales en la persona que cumple esta misin. Objetivos de la supervisin: 1. Mejorar la productividad de los empleados. 2. Desarrollar un uso ptimo de los recursos. 3. Obtener una adecuada rentabilidad de cada actividad realizada. 4. Desarrollar constantemente a los empleados de manera integral. 5. Monitorear las actitudes de los subordinados. 6. Contribuir a mejorar las condiciones laborales. Supervisin y control dentro de la organizacin: Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto de que estos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han sido asignadas.

Los supervisores actan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organizacin. Los supervisores cumplen dos funciones: en el primer rol actan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el segundo rol actan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no sali bien algo y luego decidir qu hacer al respecto. En su rol de juez, los supervisores observan lo que sucede a travs del proceso de conversin y luego compara estas observaciones con los estndares de lo esperado. Estos estndares se derivan de las metas que se establecieron durante el proceso de planeacin y puede ser las mismas metas. En el rol de solucionadores de problemas y tomadores de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque las condiciones o resultados estn por debajo de los estndares, si no tambin corregir esas condiciones y lograr los resultados esperados. Distincin entre Plan, Programa y Proyecto La palabra Plan puede recibir distintas denominaciones, como por ejemplo: objetivos, Polticas, Estrategias, Presupuestos, Programas o Proyectos. Para los fines de desarrollo del siguiente material socio-educativo conviene establecer una clara distincin entre Plan, Programa y Proyecto. El Plan representa el resultado de la planificacin en su nivel jerrquico ms alto y los pensamientos y decisiones de agentes situados en los rganos administrativos de mayor poder de decisin. Por lo general el Plan consiste en un conjunto muy complejo de objetivos y acciones, de donde surge la necesidad para hacerlo operativo de desmembrarlo en conjuntos de menor complejidad. Cada uno de estos conjuntos se denomina Programa.

El proceso de Programar se da tambin en la etapa de planificacin donde se procura asociar a cada actividad una escala de tiempo y de utilizacin de recursos. Donde cada uno de estos Programas puede subdividirse en un determinado nmeros de proyectos. Estos proyectos en determinadas ocasiones pueden surgir por iniciativa de agentes pblicos o privados y deben asociarse a determinados Programas ya existentes.

Situacin Tributaria Cultura Tributaria: Es un medio a travs del cual los ciudadanos y ciudadanas cumplen voluntariamente su deber constitucional, siendo participe en el aporte de recursos necesarios para que el estado pueda cubrir toda la demanda de servicios pblicos existentes en el pas, logrando alcanzar as el bienestar comn. El cdigo orgnico tributario, establece en su artculo 73, que la exencin consiste en la dispensa total o parcial del cumplimiento de la obligacin tributaria, otorgada por la ley, en cuyo caso sus beneficiarios estn obligados a informar a la administracin tributaria para su debida fiscalizacin y control. No sujecin de Impuesto al Valor Agregado a las Asociaciones Cooperativa no cobra IVA. en las facturas emitidas. Paga IVA. en la compra de bienes y adquisicin de servicios articulo 16 numeral 4 ley del IVA., Punto N 05 gaceta oficial 38.347 del 30/12/2005. Articulo 27 de la Ley del Concejo Comunal Quienes administren recursos a los que se refiere a la presente lay, estn obligados a llevar un Registro de Administracin, con los soportes que demuestren los ingresos y desembolsos efectuados y tenerlo a disposicin de la Unidad de Contralora Social y dems miembros de la comunidad Sus integrantes respondern civil, penal o administrativamente por los hechos, actos y

omisiones contrarios a las disposiciones legales. Las organizaciones comunitarias son figuras comunales sin fines de lucro, destinadas a manejar fondos financieros para cubrir las necesidades sociales y colectivas.

PARTE III PLAN DE ACCIN

Es lgico suponer que esta tarea de control puede simplificarse llevando un registro tanto de los aspectos positivos como de los inconvenientes que se presenten durante la puesta en prctica de una determinada accin, es decir se requiere del levantamiento de informe de avances de las actividades en desarrollo, a fin de poderlas utilizar en nuevas planificaciones y servir como fuente de motivacin del grupo de actores intervinientes. Gmez (2009) expresa que los manuales de procedimientos:

Son la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se analizan las actividades operativas de la empresa, as como tambin la enumeracin de normas del funcionamiento bsico a los cuales debern ajustarse los miembros de la misma. (p. 34).

Asimismo, se indica que los manuales son fundamentales para instruir al personal y mantenerlos debidamente informados acerca de los pasos que deben seguir para desarrollar las actividades.

JUSTIFICACION

El estudio de las teoras administrativas permitir a travs de diferentes enfoques sustentar el presente estudio. En este sentido la teora Clsica de la Administracin (Fayol) explica la necesidad de encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas y va dirigida a las actividades de todos los gerentes. Describe la prctica de la administracin como algo distinto a la contabilidad, las finanzas, produccin y otras funciones caractersticas de los negocios. De igual manera, seala que la administracin es una actividad comn a todos los esfuerzos humanos en todo tipo de organizacin. Segn esta teora, Chiavenato (2006) define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (s/p) Estas funciones

constituyen el proceso administrativo y estn presentes en toda organizacin. Por lo tanto, el gerente desempea la actividad de planeacin como actividad administrativa fundamental e implica la evaluacin y previsin en funcin de futuro, mediante un programa de accin o planificacin, que debe reunir ciertas condiciones: Unidad, porque dos programas provocan confusin y todos los programas tcnicos, educativos, comerciales deben estar unificados por objetivos compatibles y convergentes. Continuidad: Las previsiones a largo plazo deben derivar de previsiones a corto plazo. Flexibilidad: Debe ser

suficientemente verstil como para adaptarse a las circunstancias. Y por ltimo precisin, ya que la planificacin depende de las condiciones especificas de la organizacin, de all la precisin, por su carcter individual, adaptable a cada situacin particular. Cabe considerar adems para este estudio, por estar inmerso en el sistema educativo, el Enfoque de Sistemas, referido por Chiavenato, (2006), el cual representa una perspectiva de la teora de la administracin. (s/p). Este

enfoque concibe la organizacin como un sistema unido y dirigido de partes interrelacionadas. Mantiene que la actividad de un segmento de la organizacin afecta en diferentes grados la actividad de todos sus otros segmentos. Las organizaciones educativas poseen las caractersticas de los sistemas abiertos su comportamiento es probabilstica y se formulan objetivos. Una Organizacin, basada en este enfoque, segn Chiavenato (ob cit):

Es un sistema creado por el hombre que mantiene una interaccin dinmica con su ambiente, ya sea con los clientes, proveedores, entidades sindicales, rganos gubernamentales y otros agentes externos. Adems es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre s, que trabajan, con el propsito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organizacin como de sus participantes (p.127).

Basado en este enfoque la planificacin forma parte de la organizacin como sistema con objetivos claramente definidos. Es por ello que como proceso administrativo, representa el punto de partida para alcanzar una serie

de metas y objetivos. De all la importancia de la planificacin a nivel director, porque la parte gerencial puede afectar el todo; la organizacin.

de

Objetivos del Plan de Accin

Objetivo General:

Desarrollar induccin en como computarizado para el control

disear una base de datos contables de los recursos

de los ingresos y egresos

financieros (Balance de Comprobacin) para el Consejo Comunal Simn Bolvar del Municipio Pez Estado Portuguesa.

Objetivos Especficos Crear un registro contable registrando entradas y salidas de los

recursos financieros. Elaborar un archivo tipo acorden para llevar la relacin de facturas de entradas y salidas. Llevar la contabilidad en una libreta corriente de las entradas y salidas del recurso financiero. Capacitar y adiestrar a los integrantes de la gestin financiera en cuanto al buen uso de los recursos financieros y la crear un formato de base de datos contable computarizado.

Estructura del Plan de Accin

El plan de accin se considera relevante porque representa una forma de satisfacer motivaciones bsicas. En este sentido, uno de los objetivos de este plan es presentar ante el Consejo Comunal Simn Bolvar la propuesta de un formato contable para la realizacin de un Balance de Comprobacin. Segn Arellano (2003) afirma que En toda investigacin debe haber una planificacin que conlleve al diseo de un plan de trabajo que facilite la accin evitando que sta se disgregue (p. 45). Es decir, que para organizar, planificar y ejecutar la accin pedaggica de un inters, necesidad, problema o desarrollo de un contenido u cualquier otra accin para cubrir un momento en el aula, es fundamental disear o seleccionar un plan que sea adaptable a las acciones a referir. En tal sentido, se escogi el modelo de Arellano por ser el ms amplio para trabajar la informacin, en cuanto al objetivo general, especficos, estrategias de accin, recursos, lapso de ejecucin y evaluacin; este diseo explica por s sola la adaptabilidad a las acciones a ejecutar.

PARTE IV PRESENTACIN DE LA PROPUESTA: Este marco cobra importancia el uso oportuno y suficiente de datos e informaciones que lleven a los sujetos a expandir sus conocimientos, habilidades y destrezas; es decir, que se les proporcionen el instrumental terico-metodolgico necesario para desempaarse ptimamente en el contexto al que pertenecen. Es aqu donde cobra vida la importancia del desarrollo de dicho proyecto ya que por medio de la ejecucin del mismo se propone la planificacin de actividades de proyectos factibles a travs de la tcnica aplicada que es la entrevista. Y la finalidad de este proyecto es reformar los conocimientos y plantear la importancia de una buena administracin financiera a los voceros del concejo comunal y disear una base de datos contables computarizado, de manera que facilite el manejo y registro de los recursos o fondos que obtienen para tener un mejor control y registro de los distintos soportes que demuestren los ingresos y desembolsos efectuados, y de esta forma tenerlos a la disposicin de la unidad de contralora social y dems miembros de la comunidad proceso contenido en la Ley del Concejo Comunal articulo 33. Con la aplicacin de una base de datos contables quienes administren los recursos financieros podrn llevar un control, de todo lo que respecta al sistema financiero de la organizacin, al momento de rendir cualquier informacin ante la Comisin Presidencial del Poder Popular o quien est autorizado de recibir esta informacin. La importancia de una administracin adecuada, ayuda a que los administradores financieros generen a travs de la decisiones acodada para la ejecucin de los distintos proyectos, rendimientos mayores y darle un mayor uso a los recursos que otorga el fondo nacional, quien es el que aporta los recursos necesarios para dichos proyectos. El uso de la tecnologa electrnica para la administracin financiera, es de vital importancia, ya que a medida que avanzamos en el tiempo van surgiendo nuevos avances tecnolgicos. Con la implantacin de la base de

datos contables de manera organizada toda la informacin detallada de las entradas y salidas de los fondos financieros de forma establecida y confiable de los registros contables.

Sugerencias al Consejo Comunal Simn Bolvar III R.L

Mantener un constante control del estado financiero: libro diario, mayor e inventario.

Considerar las sugerencias formuladas por ellos. Planificar de manera conjunta planes estratgicos. Solicitar capacitacin sobre el manejo de los recursos financieros para el personal.

Emplear la propuesta planteada y darle continuidad a la misma, es decir ajustarse constantemente para de esta manera garantizar el xito y por ende el buen funcionamiento de la organizacin.

CONCLUSION Finalizando este material se puede concluir que los proyectos comunitarios se definen como un plan de accin participativo construido entre un colectivo social y los estudiantes para dar respuestas a los problemas de la comunidad, originando all procesos de cambio y satisfaccin tanto personal como profesional. En este sentido se deja en evidencia que la educacin superior del siglo XXI se caracteriza por centrarse en el aprendizaje, donde los estudiantes de manera autnoma, crtica y reflexiva, deben ser capaces de aprender a aprender, a ser y a hacer, donde los docentes son los facilitadores de ese aprendizaje significativo, y que los fundamentos y principios de los seres humanos, se basan en conocimientos adquiridos por sus propias experiencias, siendo la educacin el reflejo de estos conocimientos, los

cuales son los valores primordiales que componen el desarrollo social de todos los individuos, para de esta manera preparar a las personas para el manejo de las situaciones practicas que se presentan a lo largo de su vida diaria. Por lo tanto, el desarrollo de la presente investigacin se considera una herramienta adecuada para logar una sociedad bien organizada, donde, para ello es de suma importancia el poder contar con fuentes de informacin y cultura que permitan promover de manera satisfactoria el aumento de la sabidura y de los conocimientos de todos los eslabones sociales que componen dicha sociedad.

Formato Contable para la Realizacin de un Balance de Comprobacin.

Unidad Administrativa Concejo Comunal Simn Bolvar III R.L. Balance de Comprobacin Fecha Descripcin Ingreso Egreso Saldo

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