UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO

Facu ltad de Cien cias Econmicas Escu ela Profesional de Ad mini st racin

PLAN DE AUDITORIA

INTEGRANTES:

Alva Melndez, Bernardo. Lujn Hoyle, Kenny. Rojas Olivos, Pool. Siccha Rubio , Oscar.

CICLO: IX ciclo

DOCENTE: Llontop Leon, Jorge

TRUJILLO-PERU 2010

Empresa auditada:

CLNICA SANCHEZ FERRER S.A.

Alcance y perodo de la auditora 1 Tipo de Auditora Auditora Administrativa Domicilio Legal CL. LOS LAURELES N 436, URB. CALIFORNIA - VICTOR LARCO HERRERA - TRUJILLO LA LIBERTAD 2 Perodo de la Auditora Ejercicio Econmico 2010

AREA A AUDITAR:

REA DE HISTORIAS CLNICAS

Resea de la empresa

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA:
La Clnica Snchez Ferrer S.A. es una empresa que brinda servicios de salud con

ms de 40 aos en el mercado trujillano. Entre los servicios de salud ms destacados se encuentran la atencin de hospitalizacin, sala de operaciones, farmacia, ambulancia, laboratorio, rayos X, ecografas, etc.

La Clnica Snchez Ferrer inicia sus operaciones en el ao 1972 con un pblico objetivo reducido (segmento A), en el cual slo figuraban personas naturales.

Posteriormente se orient tambin a la atencin de necesidades mdicas institucionales, teniendo entre sus clientes a importantes empresas del medio.

Despus de una etapa de prosperidad, confiados en las utilidades brindadas por la clnica, los Snchez Ferrer empiezan a malgastar el dinero y ocasionan poco a poco la ruina de la empresa debido al mal uso de fondos y mala gestin en general. As poco a poco la clnica se va hundiendo y deja de ser rentable. Llega un momento en que el tamao de la deuda con los bancos era impagable, entonces justo antes de ser apropiada por stos, el Sr. Adriano Marcuzzo, ciudadano italiano esposo de una de las hijas de los Snchez Ferrer, decide pagar las deudas de la clnica convirtindose as en el accionista mayoritario y virtual dueo de la empresa.

Luego de sucedido el cambio de directiva, sin haber hecho una auditora, se notaba el caos administrativo dejado por la gestin anterior. Los empleados se encontraban totalmente desorganizados, delegndose funciones unos a otros, no se cumplan las labores adecuadamente, la atencin al cliente era psima, etc.

Es as como surge la necesidad de sta auditora a una de las reas ms afectadas e importantes de la clnica: el rea de historias clnicas. El rea de historias clnicas es el rea encargada de almacenar, ordenar, recibir y entregar las historias clnicas a los pacientes, mdicos y enfermeras.

 Datos Generales de la Empresa Razn Social RUC Direccin Representante Legal Ao de Inicio : : : : :
Clnica Snchez Ferrer S.A.
20136096592 CL. LOS LAURELES N 436, URB. CALIFORNIA

Adriano Marcuzzo
15 / Julio / 1972

Telfono / Fax E Mail Giro del Negocio

HUMANA

: : :

(044) 482900 / 283338 admisioncsf@clinicasanchezferrer.com

OTRAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON SALUD

MISIN:

Mantener capacitacin constante y adquirir la mejor tecnologa para satisfacer las necesidades de nuestros pacientes particulares y asegurados. VISIN:

Seguir liderando nuestra regin en atencin de salud, con dedicacin, esmero y con el cuidado ms personalizado al paciente, contando con implantaciones y staff mdico de excelencia para garantizar la medicina ms segura y confiable.

PROYECTO DE AUDITORIA 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORA:  Objetivo General: Evaluar la gestin administrativa del rea de historias clnicas de la Clnica Snchez Ferrer.

 Factores a revisar: y Verificar si el personal cumple con los objetivos y sigue eficazmente las polticas establecidas por la empresa. y Evaluar la suficiencia de los recursos y espacio para el funcionamiento del rea. y Verificar que la documentacin se encuentre debidamente archivada y completa. Fuentes de estudio *Internas: La empresa me proveer: - Reglamento Interno de Trabajo - Manual de Organizacin y Funciones (MOF) - File del personal - Modelo de Historia Clnica debidamente archivada

*Externas Para este caso de Auditoria no va a ser necesario fuentes de estudio externas.

Cronograma de actividades:

ACTIVIDAD / TIEMPO I.-ETAPA DE PLANEAMIENTO 1. Identificar el objetivo de acuerdo a los requerimientos de la empresa. 2. Identificar los factores a revisar. 3. Identificar fuentes de estudio y tcnicas a utilizar. II. IMPLEMENTACIN 1. Elaboracin de las actividades a realizar. 2. Investigacin documental del perfil del personal y procedimientos del rea de historias clnicas as como las dems regulaciones de la empresa. 3. Tomar muestra de historias clnicas III. ETAPA DEL EXAMEN 1. Verificacin del espacio y suficiencia de recursos mediante informe. 2. Verificacin del cumplimiento del personal mediante informe. 3. Examinar la muestra de historias clnicas, su estado, orden y archivamiento. IV.ETAPA DEL INFORME 1. Elaborar el informe. 2. Elaboracin de observaciones, conclusiones y recomendaciones. 3. Realizar opinin final. 4. Presentacin del informe. 1era sem.

NOVIEMBRE 2da sem. 3era sem. 4ta sem.

II. ETAPA DE IMPLEMENTACIN:

A) Recoleccin de la Informacin:

1) Investigacin Documental:
- El perfil del personal del rea. - El Manual de Organizacin y Funciones - Reglamento Interno de Trabajo Documentos a Revisar: y File Laboral de los trabajadores del rea de Historias Clnicas. Con esto no slo sabremos los datos generales de los trabajadores sino tambin su tiempo en la empresa y desempeo del total de aos. El Manual de Organizacin y Funciones ser de gran utilidad ya que gracias a l podremos saber cmo funciona el rea de historias clnicas, sus procesos y correcto procedimiento del personal para poder as, evaluar correctamente si el personal est laborando adecuadamente y cumpliendo con los procesos y objetivos de la empresa. El Reglamento Interno de Trabajo Este documento nos permitir verificar las normas generales de la empresa para poder verificar su cumplimiento del personal de rea.

2) Cdulas de Evaluacin:
Esto se realizar a las dos nicas personas encargadas del rea con el fin de saber si realmente cuentan con los conocimientos de sus funciones y objetivos de su trabajo. En las cdulas constarn los siguientes aspectos:
y y y y y y Conocimiento del puesto y objetivos Calidad del trabajo Tcnica y organizacin del trabajo Necesidad de supervisin Trabajo en equipo y relaciones interpersonales Responsabilidad y disciplina

B)

Papeles de trabajo: La sustentacin del trabajo de Auditora se har con. - Mediante las cdulas confeccionadas para la evaluacin del desempeo del personal. - Un esquema del proceso de atencin al cliente y dems personal con sus respectivas anotaciones respecto a las posibles dificultades en el proceso y suficiencia del material de trabajo. - Fotos donde observaremos el estado de las historias clnicas.

III ETAPA DE EXAMEN:

1. Verificacin del espacio y herramientas de trabajo:

Para esta actividad se reviso el rea en su totalidad, primero revisando los archivadores de historias clnicas y su ordenamiento. Adems se observ todas las herramientas disponibles de trabajo como folders, clips, lapiceros, plumones, hojas en blanco, hardware y software, muebles y dems equipos. Se concluy que el rea no cuenta con el espacio suficiente para almacenar el nmero historias clnicas con el que cuenta. Todo se encuentra amontonado y los archivadores estn totalmente colmados. El rea cuenta con un escritorio grande, pero poco prctico ya que ocupa demasiado espacio. Los tiles de archivo para las historias como los clips, grapas, etc, se encuentran en desorden dispersados por el escritorio. No hay insuficiencia del material, pero s falta orden. El espacio del rea es muy pequeo y ya queda muy poco espacio para almacenar las historias clnicas y como para tener un trabajo organizado.
2. Evaluacin del personal y sus funciones

El personal instalado en el rea de historias clnicas son dos: La encargada de rea y su asistente. Ambas cuentan con mucha experiencia anterior en la empresa, pero no tanta en el rea de HC en la cual llevan un ao. Cdulas de Evaluacin: Jefa encargada del rea 1) Conocimiento del puesto y objetivos del rea:

Posee total conocimiento del puesto que tiene asignado, sabe desempear todas las funciones requeridas, pero tiene un concepto muy bsico del objetivo del rea, relativizando nicamente a la principal tarea del rea que es la entrega y disposicin de historias clnicas a los clientes y el dems personal de la clnica.
2) Calidad del trabajo: Realiza trabajos regulares debido a la aglomeracin de trabajo y papeleo. Su atencin al cliente es muy buena hasta que llega a un punto donde se exaspera. Igualmente para su labor de archivamiento y procesamiento de facturas y dems files para las historias clnicas, su labor es buena hasta llegar a un punto donde el trabajo sobrepasa su capacidad. 3) Tcnica y organizacin del trabajo: Aplica de manera eficiente las tcnicas y procedimientos establecidos para el desarrollo de su trabajo. No cuenta con una debida organizacin de sus tareas y deberes, incluso hace horas de ms para poder terminar con sus deberes. 4) Necesidad de supervisin: Ocasionalmente requiere de supervisin para optimizar su rendimiento y verificar si termina a tiempo y efectivamente sus deberes. 5) Trabajo en equipo y relaciones interpersonales: Manifiesta poco inters en el trabajo en equipo, se queja constantemente del personal con el que interacta alegando que dificultan y aumentan su trabajo, pero no ocasiona problemas con los dems. 6) Responsabilidad y disciplina: Cumple de modo sobresaliente sus horas de entrada, ms no de salida. Cumple de forma regular las instrucciones que se le asignan y sus deberes como jefa de rea.

3. Reconocimiento de las historias clnicas, su estado, orden y proceso de entrega.

4. Evaluacin del servicio al cliente y dems personal 5. Examinar la relacin con las dems reas afines

IV ETAPA DEL INFORME: 1) Introduccin: La Clnica Snchez Ferrer es una empresa dedicada a la prestacin de servicios mdicos y de hospitalizacin. Inicia sus operaciones en el ao 1972 y actualmente es la clnica lder del mercado A de la ciudad de Trujillo.

2) Antecedentes: La empresa al parecer no haba sido auditada administrativamente anteriormente ya que se encontraba en un mal estado organizacional. Esto debido a los antiguos dueos que no supieron manejar correctamente la empresa. Ahora con la nueva administracin la empresa se encuentra en una nueva etapa de remodelacin y nace as sta auditora presente con el fin primero de evaluar una de las reas ms afectadas de la clnica que es el rea de historias clnicas. ste rea no contaba con ningn tipo de control y organizacin previos. 3) Objetivo: Evaluar la gestin administrativa del rea de historias clnicas de la Clnica Snchez Ferrer S.A.C. 4) Alcance: Periodo: 01 de Noviembre al 20 de Noviembre del 2010 5) Metodologa utilizada: Investigacin Documental: Cdulas de evaluacin: Observacin directa:

6) Observaciones y recomendaciones: a) Observaciones: 1) 2)

b) Recomendaciones: 1) 2) 7) Opinin del Auditor: