ELABORACIN Y ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Cdigo: DO-I-01 Versin: 01 Proyecto: Interventora SOFA Fecha de aprobacin: 13/10/2009 I P E M C

Actualizar Usar Usar Usar

1. OBJETIVO Normalizar la elaboracin y almacenamiento de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de los proyectos desarrollados por la Interventora de la Universidad Nacional de Colombia sede Medelln. 2. ALCANCE Lo establecido en este instructivo cubre los documentos que se generen de y para la ejecucin del Proyecto de Interventora SOFA. 3. TRMINOS Y DEFINICIONES
y y y

Manual de calidad: documento que expone la estructura del sistema de gestin de calidad. Procedimientos: forma especfica para desarrollar una actividad o proceso. Instructivos: en estos se describen de forma detallada las actividades que surgen de los documentos, y que por su grado de complejidad o para facilitar su comprensin requieren aclararse. Especificaciones: documento que establece las caractersticas de un producto o servicio, incluyendo criterios de aceptacin. Formatos: documentos diseados y preestablecidos con espacios en blanco, que permiten al responsable de diligenciarlo, recolectar informacin. Registro: todo formato diligenciado que sirve como evidencia de actividades realizadas resultados conseguidos, no necesariamente tiene un diseo preestablecido, y puede ser almacenado en medio fsico electrnico. Caracterizacin: descripcin detallada de las etapas de un proceso. Diagramas: representacin grfica de un modelo. Servidor: Computador que realiza algunas tareas en beneficio de otras aplicaciones computadores llamados clientes.

y y y

4. DESARROLLO 4.1. ASPECTOS DE FORMA

y

Los documentos internos, se elaboran en papel tamao carta; con margen superior de 3cm y margen derecha, izquierda e inferior de 2 cm. La numeracin de los ttulos en la elaboracin de documentos se establece como se describe en la tabla 1. NIVEL 1. TTULO 1 1.1. TTULO 2 1.1.1. Ttulo 3 1.1.1.1. Ttulo 4 Texto FORMATO Negrita, mayscula sostenida, alineacin justificada Negrita, mayscula sostenida, alineacin justificada Negrita, mayscula inicial, alineacin justificada Normal, mayscula inicial, alineacin justificada Normal, Mayscula inicial, alineacin justificada

Tabla 1: Formato para ttulos en la elaboracin de documentos

y

Los documentos que por el volumen de informacin forma especfica deban salirse del esquema planteado, pueden modificarse con previa autorizacin del responsable del control de documentos. Los formatos pueden salirse de este esquema sin previa autorizacin.
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4.1.1.

Encabezado

Los documentos en la primera pgina tienen el siguiente encabezado:

Cdigo: DO-I-01 Versin: 01 Proyecto: Interventora SOFA Fecha de aprobacin: 13/10/2009 I P E M C
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NOMBRE DEL DOCUMENTO

Nombre del documento

Se escribe centrado, en negrilla, y en mayscula sostenida

Cdigo, versin del documento, proyecto para el cual se dedica, fecha de aprobacin del documento, y las iniciales de Inicio, Planeacin, Ejecucin, Monitoreo, y Cierre (pertenecientes a las etapas de PMBok); etapas en las cuales se dan las actividades de Creacin, Uso, u actualizacin del presente documento.

Figura 1: Encabezado para documentos y formatos y La versin indica el nmero de cambios aprobados, que se han sido efectuados al documento. La primera edicin de un documento se identifica con la versin 01 y a las posteriores se les asigna el nmero de manera consecutiva. Para ms detalle acerca de los cdigos vase el numeral 4.2 de este documento. La fecha de aprobacin se ingresa de la siguiente manera: dd/mm/aa Pie de pgina

y y

4.1.2.
y

Los documentos (excluyendo formatos y diagramas) tienen en el pie de pgina de todas las hojas una identificacin que permite saber si son controlados no controlados (ver hojas de este documento). Todos los Formatos en todas sus hojas deben tener el espacio para que cuando sean diligenciados se escriba all la fecha que corresponde al da, mes y ao en el cual se modific por ltima vez la informacin del registro. Todos los documentos tienen todas las hojas paginadas con formato Pgina x de x en la parte derecha, inmediatamente despus en el rengln siguiente de la paginacin se encuentra el cdigo del documento. Para ms detalle acerca de los cdigos vase el numeral 4.2 de este documento. CODIFICACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

4.2.

El cdigo es una identificacin nica (irrepetible) para el documento, es alfanumrico, y est compuesto por tres (3) letras y tres (2) dgitos; los cuales se asignan de la siguiente manera:
y

Las dos primeras letras hacen referencia al proceso responsable de revisar, emitir e implementar el documento, y se asigna como se muestra en la tabla 2:
PROCESOS CADENA VALOR ESTRATGICOS MISIONALES PROCESO Gestin Estratgica Integracin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo LETRAS EQUIVALENTES GE IN AL TI
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PROCESOS CADENA VALOR

PROCESO Gestin de Costos Gestin de Calidad Gestin de Recursos Humanos Gestin de Comunicaciones Gestin de Riesgos Gestin de Adquisiciones Gestin Documental Gestin de Sistemas e Informtica

APOYO

LETRAS EQUIVALENTES CO CA RH CM RI AD DO SI

Tabla 2: Codificacin por proceso Nota:

y

Cuando se modifique el nombre de un proceso se genere un nuevo proceso, se asigna el cdigo usando las dos primeras letras de la palabra ms significativa del proceso (sin contar los conectores: de, la e, al, etc, ni las palabras comunes como gestin, administracin, entre otras). Si el cdigo a asignar ya existe, se seleccionan la primera letra y la tercera letra de la palabra elegida. Con respecto a los servicios objeto que se pueden prestar en cada proyecto de Interventora: Interventora Administrativa, Tcnica, Jurdica, Financiera y Contable (vase el documento DO-D-01-Mapa de procesos), no se tiene codificacin especfica que haga referencia a cada uno de ellos, debido a que los procesos especificados son transversales a los servicios, y pueden ejecutarse a favor de uno o varios servicios a la vez. La siguiente letra hace referencia al tipo de documento y se asigna como se muestra en la tabla 3: Tipo de Documento Manual Procedimiento Instructivo Formato Caracterizacin Diagrama Letras a usar M P I F C D

y y

Tabla 3: Codificacin por tipo de documento

y

Los dos dgitos son consecutivos, que identifican de manera nica un documento de los otros de su mismo tipo, dentro de cada proceso. Para asignar el consecutivo se revisa el Listado maestro de Documentos y Registros (DO-F-03) para evitar la repeticin de cdigos. Por ejemplo, si ya existen dos formatos para el proceso de Gestin Humana, y se genera otro, el consecutivo a asignar sera el 03. Cuando de un documento se generan varias versiones preliminares, sin que sea necesario que una de ellas se convierta en un documento obsoleto, en la versin puede ponerse vp1, vp2, etc (para indicar por ejemplo que se trata de las versiones preliminares 1 y 2).

Ejemplo:

DO-F-03
Proceso: Gestin Documental Tipo de documento: Formato Consecutivo: 03

Figura 2: Codificacin por tipo de documento

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4.3.

CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

En la tabla 4 se describe el contenido bsico de los documentos generados en los proyectos de Colombia GREAT.
Caracterizacin Procedimiento Instructivo Diagrama N O O O N P N N N N N N P P N REGISTRO GENERADO
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Elemento

Portada O P P Encabezado O O O Pie de pgina O O O Consecutivo N N N ndice O N P Numeracin de ttulos O O O Marca de copia controlada O O O Objetivo O O O Alcance O O O Trminos y definiciones P N P Generalidades O N O Desarrollo N N O Documentos relacionados P N P Anexos O N P Tabla de actividades N N P O: obligatorio, P: opcional, N: no aplica

P O O N P O O O O P P O P P P

Tabla 4: Contenido bsico de los documentos del SGC A continuacin se describen algunos de los elementos mencionados en la tabla 3:
y y

Objetivo: establece la finalidad razn por la cual existe el documento, Alcance: delimita la aplicabilidad del documento, teniendo en cuenta procesos, personas, documentos, organizaciones, sistemas, entre otros. Consecutivo: consta de tres (3) dgitos y todos los formatos tienen un espacio en blanco para ste, en este espacio se asigna un nmero al registro (formato diligenciado), para lo cual se miran los consecutivos que han sido asignados en la carpeta de su almacenamiento con el fin de evitar repeticiones. Trminos y definiciones: expone con claridad el significado algunos trminos que se consideran importantes para el correcto entendimiento de lo expresado en el documento. El trmino de inters aparece en negrilla y con mayscula inicial seguida de dos puntos y de su significado que aparece sin negrita y en minscula. Generalidades: asigna responsabilidades y expresa aspectos importantes a considerar para algo que implique ejecucin en el documento. Desarrollo: describe las actividades pasos que se siguen para la aplicacin del documento. El desarrollo de los procedimientos puede tener diagramas de flujo cuando se considere necesario. Documentos relacionados: se citan los documentos requeridos para la aplicacin del documento. Anexos: se relacionan documentos informacin que complementan lo expuesto en el documento. Tabla de actividades: permite describir las actividades a desarrollar en un procedimiento instructivo; y tiene la siguiente forma:
N0 ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE

y y y

Figura 3: Tabla de actividades

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Formato N O O O N P N N N N N N N N N

Manual

Notas:
y

El Manual de Calidad No est sujeto a un estilo en particular, est dividido por captulos, donde mnimamente se incluyen referencian los procedimientos, los procesos y sus interacciones. Contiene la descripcin de la organizacin (resea histrica, misin, visin, organigrama), y opcionalmente su portafolio de productos. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS Almacenamiento electrnico

4.4. 4.4.1.

Los documentos que se almacenan en medio electrnico se encuentran en el Sistema de Gestin Documental, al cual se tiene acceso mediante la direccin http://www.grupogita.com/gesdoc, y donde se han establecido las siguientes carpetas generales con el nombre INTERVENTORIA-SOFIA-ADMIN y INTERVENTORIA-SOFIA-TECNICO; en las cuales, cada responsable de almacenamiento de informacin, debe procurar por almacenar la informacin en la carpeta con la cual tenga una mayor relacin. Cuando se requiere el ingreso de carpetas adicionales se hace teniendo en cuenta lo establecido en el PMBok para las reas del conocimiento. 4.4.1.1. Ubicacin: y Dentro de la carpeta INTERVENTORIA-SOFIA-ADMIN, que est definida para un uso restringido del rea Gerencial y que tiene control de usuarios, se tiene documentacin confidencial y especficamente documentacin base de calidad y la OPA, que es til en la continua generacin y ejecucin de diversos proyectos, existen entre otras, las siguientes carpetas de gran importancia, agrupadas segn las reas del conocimiento establecidas por el PMBok v4. que aplican (vase Grfico 1. Estructuracin de carpetas para informacin interna administrativa): Las siguientes carpetas son de gran importancia para la Gestin de la Calidad.


Documentos Activos: almacena los documentos internos y externos que pueden ser usados en la ejecucin de los diversos proyectos. Esta carpeta tambin se pone disponible para la carpeta INTERVENTORIA-SOFIA-TECNICO-Interno Documentos en Revisin: almacena los documentos internos que se encuentran en proceso de de revisin para su posterior aprobacin y uso. Documentos Obsoletos: almacena los documentos internos que han sido reemplazado por nuevas versiones que ya no son usados en la Gestin Documental de Colombia GREAT.

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Grfico 1. Estructuracin de carpetas para informacin interna administrativa Dentro de la carpeta INTERVENTORIA-SOFIA-TECNICO (vase Grfico 2. Estructuracin de carpetas para informacin interna tcnica y Grfico 3. Estructuracin de carpetas para informacin externa) se tiene:  La carpeta EXTERNO que contiene toda la informacin que surge del y para el seguimiento que hace la Interventora al Contratante en cada una de las reas del PMBok v4 y de acuerdo al alcance de sta (informacin especfica del dominio). La carpeta INTERNO que contiene toda la informacin que surge de las actividades de Gestin del proyecto en cada una de las reas de conocimiento especificadas en el PMBok v4, y que pueden ser consultadas por el personal tcnico sin restricciones (las dems reas se encuentran en la carpeta administrativa ya mencionada). Aqu se incluye la carpeta Calidad que contiene los nicos documentos de calidad (formatos, procedimientos, planes, entre otros) que estn autorizados para ser usados por el personal (no estn obsoletos ni en revisin), y son los mismos documentos activos que se encuentran en la carpeta del rea Administrativa.

La carpeta SOFA-Entregables Interventora (vase Grfico 4. Estructuracin de carpetas para informacin disponible para vista externa) es la nica que mantiene disponible para vista externa, los entregables de la Interventora organizados dentro de carpetas por cada uno de los procesos que la Interventora desarrolla en la supervisin del Contrato objeto. Los documentos que all se ponen estn
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siempre dentro de las carpetas de los Grficos 1,2 y 3, de las cuales se pone como disponible el documento para que sea mostrado en tal carpeta de vista externa; por tal motivo, los entregables de la Interventora se guardarn en las siguientes rutas, y a partir de ah se pondrn disponibles en la carpeta de entregables mencionada: N Entregable Ruta Externo/Alcance/Lista de Chequeo/Lista de Chequeo Externo/Integracin/Informes de Interventora
Por representar cierre de etapa, y en general integracin de todas las reas.

1 Baseline de la lista de chequeo 2 Informe de Etapa de Diagnstico 3 Acta mensual de avance de aprovisionamiento

Externo/Alcance/Actas de avance Externo/Integracin/Informes de Interventora

Por representar cierre de etapa, y en general integracin de todas las reas.

4 Informe de Balance Final

Observaciones, concepto de aprobacin Externo/Calidad/Seguimiento Documentacin (ITIL, 5 Plan de Calidad, procedimientos, PMBok) entregables ITIL, Pmbok y estrategias Observaciones a la otra informacin y/o Externo/Comunicaciones/Consolidado de Informacin 6 documentacin entregada y recibida Informar de comunicaciones que no se 7 estn efectuando de acuerdo al plan de Externo/Comunicaciones/Seguimiento-Alertas comunicaciones 8 Alerta a los riesgos de gran impacto Externo/Riesgos/Seguimiento-Alertas Acta de aprobacin de la prestacin 9 Externo/Costo/Facturacin/Actas y Cartas mensual de servicios o aprovisionamiento Carta de aprobacin de pago por 10 prestacin mensual de servicios o Externo/Costo/Facturacin/Actas y Cartas aprovisionamiento 11 Informe de las encuestas Externo/Calidad/Encuestas de satisfaccin Aprobacin del proceso de simulacro y Externo/Calidad/Seguimiento Documentacin (ITIL, 12 jackeo PMBok) Informe de seguimiento del proceso de Externo/Calidad/Seguimiento Documentacin (ITIL, 13 jackeo y simulacro PMBok)/Seguimiento implementacin Documentacin Informe de las verificaciones de 14 disponibilidad y servicio de Mesa de Externo/Calidad/ANS no penalizables Ayuda 15 Informe por cada visita realizada Externo/Calidad/Informes de Visitas Concepto del Cambio por parte de la Externo/Alcance/Informacin Contractual/Control de 16 Interventora Cambios/Concepto Interventora Externo/Integracin/Informes de Interventora 17 Informe Mensual de la Interventora Por representar cierre mensual, y en general integracin de todas las
reas.

Tabla 5: Rutas de almacenamiento originales entregables Interventora

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Grfico 2. Estructuracin de carpetas para informacin interna tcnica

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Grfico 3. Estructuracin de carpetas para informacin externa

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Grfico 4. Estructuracin de carpetas para informacin disponible para vista externa NOTAS: y De los comunicados generados durante el proyecto, se guarda un historial de comunicados en la carpeta Comunicados, (vase Grfico 2. Estructuracin de carpetas para informacin externa), pues los comunicados son administrados slo por el aplicativo Sistema de Radicados, al cual se puede acceder mediante la siguiente direccin: www.grupogita.com/radicado/ La correspondencia electrnica es uno de los canales de comunicacin con mayor importancia para la Interventora (por las evidencias que reviste), por tal razn, de los correos de intercambio de informacin con entes exteriores se almacena tambin un historial en la carpeta Otros soportes de Entrega de Informacin, (vase Grfico 3. Estructuracin de carpetas para informacin externa); y son administrador solamente por el aplicativo Sistema de Gestin Integral, al cual se puede acceder mediante la siguiente direccin: www.grupogita.com/integral/ 4.4.1.2. Almacenamiento: y Los documentos con origen interno, tales como: procedimientos, manuales, instructivos, diagramas, caracterizaciones y formatos se guardan as: cdigo del documento-Nombre corto del documento. Para el almacenamiento de registros, se realiza con los siguientes campos: aaaa/mm/dd-SOFIA-Cdigo del formato-consecutivo-nombre corto del archivo. Si el registro no proviene de un formato establecido con anterioridad; se almacena con el nombre omitiendo tanto el cdigo del formato como el consecutivo. Los
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NICOS REGISTROS que se almacenan son los siguientes: registros de actas de entrega de informacin por parte del contratista, registros internos que provengan de formatos predeterminados, registros internos que apunten a cumplir requerimientos de la lista de chequeo del contrato Contratante-Interventora. y Los documentos con origen externo, deben ser almacenados tal y como se almacenan los registros internos, cambiando el consecutivo por la letra E que significa Externo; quedando as: aaaa/mm/ddSOFA-E-nombre corto del archivo. Cuando en el Listado Maestro de Documentos y Registros (DO-F-01) se encuentra en las hojas de Registros la letra E, se est indicando que el registro tiene que ver directamente con documentos con los cuales la Interventora controla el cumplimiento del contrato por parte del Contratista. Almacenamiento fsico

4.4.2. y

Cuando se identifique la necesidad de mantener copias fsicas de los documentos activos internos, debe asegurarse de que los documentos se encuentren archivados adecuadamente e identificados como Copia Controlada y ubicados cerca al lugar de uso. Por ningn motivo se archivan en estos medios documentos internos obsoletos. Los documentos en revisin pueden ser impresos para lectura y aprobacin, pero se identifican con una marca que indique que se encuentran En revisin. Los nicos documentos de los cuales debe tenerse mnimamente una copia impresa sin excepcin son todos aquellos que posean firmas de las partes y se consideren oficiales (se consideran por ejemplo comunicados, actas, facturas; entre otros). En el Listado Maestro de Documentos y Registros (DO-F-03) se encuentra la ubicacin de las copias que se han dispuesto para cada uno de los documentos activos internos y externos. Este libro contiene: una hoja de Documentos Internos con sus respectivos cdigos, una hoja de Registros con formato predeterminado, en la que se actualiza el nmero de registros de cada formato interno que han sido generados, y otra hoja de Registros SIN formato predeterminado que salen de las labores propias de Interventora (registros tanto internos como externos) y que apuntan a cumplir con obligaciones contractuales pero que no son entregadas oficialmente a ninguna de las partes, por ejemplo, la Lista de Chequeo del contrato SENA-Interventora (es un registro que nace de las labores de supervisin, pero que no se entrega oficialmente a las partes). Finalmente en el Listado maestro de Documentacin recibida y entregada (DO-F-05) se consigna toda la informacin que ha sido entregada oficialmente a la Interventora (mediante acta de entrega u soporte, que apunta a la Lista de Chequeo y la dems que el Responsable de Archivo considere pertinente) y la informacin que la Interventora ha entregado oficialmente a las partes. Archivos de respaldo

4.4.3.

Todos los documentos y registros, que se encuentran almacenados en medio electrnico, estn soportados por un archivo de seguridad, para lo cual se ha dispuesto lo siguiente:
y

Backup interno: se realiza un backup semanal de la informacin contenida en todas las carpetas manejadas por el Sistema de Gestin Documental. El sitio de almacenamiento del back up, es un disco duro diferente al que almacena la informacin del proyecto. Backup externo: quincenalmente se extrae la informacin del Backup interno en un CD/RW, el cual es guardado por el Lder del proyecto fuera de las instalaciones de Colombia GREAT.

Los backups internos son eliminados cada vez que se extrae un CD con la informacin de respaldo. Con respecto a los backups externos, se mantienen dos, y los ms viejos se van reemplazando quincena a quincena por los nuevos.

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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS (DO-F-03) Listado Maestro de Documentos y Registros

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