TALLER No.

1. Elabore un listado completo y detallado de los equipos, muebles,

implementos y herramientas de trabajo, contemplados para las
actividades de recibo y despacho de documento.

EQUIPOS.

 Scanner
 Computador
 Fax
 Teléfono
 Celular
 Internet
 Intranet
 E- mail
 Web
 Software
 Onbase
 VIP
 Fotocopiadora
 Base de Datos
 Impresora

ELEMENTOS

 Sello radicador
 Tinta
 Esferos
 Lápices
 Hojas
 Formatos establecidos
 Cosedora
 Perforadora
 Carpetas
 Tarjetero
 Sello fechador, recibo y despacho
 Huyas de afuera, controlar correspondencia
 Gancho legajador, plástico
 Borrador
 Sello numerador
 Pegante
 Cinta
  Clips
 Corrector
 Marcadores
 Resaltadotes
 Gabetas
 Acetas
 Tajalápiz
 Corta papel
 Tijeras
 Guillotina
 Regla
 Sello seco
 Sello de copia
 Sello reloj
 Pesa
 Tula en lana
 Tapete acrílico
 Cauchos

MUEBLES

 Sillas giratorias
 Escritorio
 Estantes verticales, rodantes
 Casillero
 Archivadores horizontales y verticales
 Saca ganchos
 Cajas de cantón
 Almohadilla
 Huellero
 Rótulos
 Maquina pica papel
 Sobres
 Marbete

2. Estructura orgánico funcional de la empresa.

Toda empresa cuenta en forma implícita o explicita con cierto juego de

jerarquías y atribuciones asignadas a los miembros o componentes de la
misma. En consecuencia se puede establecer que la estructura
organizativa de una empresa es el esquema de jerarquización y división
de las funciones componentes de ella. Jerarquizar es establecer líneas de
autoridad (de arriba hacia abajo) a través de los diversos niveles y
delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solo un superviso
inmediato. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en relación
con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor de
una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a
quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen,
agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos.
Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o
informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por
la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la
conducción y el poder relativo de los individuos que componen a
organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino
en función de influencia sobre otros miembros.
Las empresas necesitan una estructura organizativa que significa la
jerarquización y división de las funciones y componentes de ella. Al
jerarquizar se establecen las líneas de autoridad a través de los diversos
niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado ante solamente
una supervisión inmediata. Esto permite ubicar a las unidades
administrativas en relación con las que le son subordinadas en el proceso
de la autoridad.

Toda empresa organizada cuenta con estructura, la cual puede ser formal
o informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida
por la empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la
conducción y el poder relativo de los individuos que componen la
organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino
en función de influencia sobre otros miembros.

3. MANUALES DE OPERACIÓN.

EQUIPOS
 RECURSOS INFORMATICOS.

Todos aquellos componentes de Hardware y programas (Software) que

son necesarios para el buen funcionamiento y la Optimización del trabajo
con Ordenadores y Periféricos, tanto a nivel Individual, como Colectivo u
Organizativo, sin dejar de lado el buen funcionamiento de los mismos.

Por defecto, en un hogar no se tendrán las mismas necesidades que en

una Empresa. Un hogar medio tendría suficiente con un PC, una
impresora, un Scanner, Conexión a Internet, Windows, Word, Excel y un
acceso único a todos estos Recursos.
Pero cuando hablamos de Recursos Informáticos en una empresa, entran
en juego muchos más factores a tener en cuenta a la hora de adaptar los
Recursos Informáticos y acotar la inversión económica que se hace en
éstos.

 SOFTWARE.
Es el conjunto de los programas de cómputo, procedimientos, reglas,
documentación y datos asociados que forman parte de las operaciones de
un sistema de computación.

Bajo esta definición, el concepto de software va más allá de los

programas de cómputo en sus distintos estados código de fuente binario
ejecutable; también su documentación, datos a procesar e información de
usuario es parte del software: es decir, abarca todo lo intangible, todo lo
"no físico" relacionado.

 IMPRESORA

Una impresora es un periférico de computadora que permite producir una

copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en
formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en
papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser .
Muchas impresoras son usadas como periféricos, y están
permanentemente unidas a la computadora por un cable. Otras
impresoras, llamadas impresoras de red, tienen un interfaz de red interno
(típicamente wireless o Ethernet), y que puede servir como un dispositivo
para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.

Las impresoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco

volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de configuración para
conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las
impresoras son generalmente dispositivos lentos (10 páginas por minuto
es considerado rápido), y el coste por página es relativamente alto.

 ESCANER.

Un escáner es un dispositivo para obtener o "leer" imágenes (escáner de

ordenador o de barras) o encontrar un objeto o señal (escáner de un
aeropuerto, o de radio).

El escáner es un dispositivo de entrada que permite digitalizar imágenes y

documentos. Hay diversos tipos de aparatos que reciben la denominación
de escáner:

Entre los que obtienen o leen imágenes, hay:

 • Escáner de computadora u ordenador: se utiliza para introducir
imágenes de papel, libros, negativos o diapositivas. El escáner 3D
es una variación de éste para modelos tridimensionales.
• Escáner de código de barras: al pasarlo por el código de barras
manda el número del código de barras al ordenador; no una
imagen del código de barras. Avisa, con un «bip», que la lectura ha
sido correcta. Son típicos en los comercios y almacenes.

 CORREO ELECTRONICO.

Correo electrónico, o en ingles e-mail (electronic mail), es un servicio

de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes
rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas
electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos
Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que
provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMPT, aunque
por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que
usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico
se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos
digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo costo están logrando que
el correo electrónico desplace al correo ordinario para muchos usos
habituales.

 INTERNET.

Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación

interconectadas, que utilizan la familia de protocolos, garantizando que las
redes físicas heterogéneas que la componen funcionen como una red
lógica única, de alcance mundial. La WWW es un conjunto de protocolos
que permite, de forma sencilla, la consulta remota de archivos de
hipertexto.

 INTRANET.

Una Intranet es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien

definido dentro de una organización. Se trata de un concepto relativo al
acceso del contenido, por ello sería lo opuesto al término Web (World
Wide Web) formado por contenidos libremente accesibles por cualquier
público. No tiene que ver con la red física que se utiliza para definir
conceptos como Internet o las redes locales (LAN).

Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones

de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de
dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de
información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas
corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información
de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos
estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de
la organización.

Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un

factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles.
Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización
adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de
los empleados.

Las intranets también deberían cumplir unos requisititos de accesibilidad

Web permitiendo su uso a la mayor parte de las personas,
independientemente de sus limitaciones físicas o las derivadas de su
entorno.

 COMPUTADORES.

Es un sistema digital con tecnología capaz de procesar datos a partir

de un grupo de instrucciones de funciones denominadas programas
incluye micro procesadora (CPU), memoria y dispositivos de
entrada/salida, junto a los buses que permiten la comunicación entre
ellos. En resumen la computadora es una dualidad entre hardware
(parte física) y software (parte lógica).

 FAX: Es un sistema de comunicación que permite enviar

información atreves del teléfono también es el documento enviado
y despachado.

 TELÉFONO: Es un dispositivo de telecomunicaciones diseñado

para transmitir señales vocales por medio de señales eléctricas.

 ESTANTE: Mueble con anaqueles y entrepaños para colocar

documentos en sus respectivas unidades de conservación.

 CASILLERO: Mueble con varios senos o divisiones, para tener

clasificados los papeles, documentos y otros objetos, casilleros
metálicos cuya principal cualidad es su pequeño tamaño, lo que lo
diferencia de los buzones tradicionales.
  ESCRITORIOS: Muebles comúnmente de madera pero ya se
encuentran en otros materiales, tienen un área de trabajo amplia,
se usa para el lugar de los equipos de la oficina de
correspondencia PC, teléfono, fax, maquina de escribir con
divisiones en su parte inferior para guardar papeles y a veces con
un tablero.

 SILLAS Y ASIENTOS: Asiento con respaldo por lo general de

cuatro patas y en que solo cabe una persona.

 CLIPS: Elaborados generalmente en materiales metálicos en

varias formas y diseños. Estos elementos, bajo condiciones
inestables de humedad relativa, generan con el tiempo
oxidaciones.
 GANCHOS DE COSEDORA: Es el medio más utilizado en las
oficinas. Su uso implica la perforación de los documentos.

 CAJAS: Es la unidad que ofrece las mejores garantías para la

protección documental las hay de polipropileno o cartón.
 COSEDORA: Sirve para coser documentos de pequeña cantidad.
 GUILLOTINA: Lamina de trabándola, su uso es muy seguro,
incluso en metal de acción resorte con base metálica robusta y
topes.

4. TECNICAS DE REDACCION.

CLARIDAD: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo de

sencillez para que el código no haga de filtro, sino que permita el paso del
mensaje.

BREVEDAD: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima

información en un mínimo de palabras.

PRECISIÓN: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que

interesa sin rodeos ni añadidos.
CORRECCIÓN: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente,
cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto
formalmente digno.

TOTALIDAD: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de

que transmite un mensaje incompleto.
ORIGINALIDAD: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las
formas

ESTILO: El estilo de un escritor no es exclusivamente su sensibilidad

literaria, su capacidad creativa para escribir novelas o hacer poesías.
Todos nosotros, en cualquier redacción que realicemos, tenemos un estilo
propio. Se podría definir como un equilibrio entre el orden y el movimiento.
Por una parte el estilo depende de la organización y jerarquía de las ideas
en el texto, de la coherencia que se desprende del mismo; pero también
de la capacidad de interesar, agradar y dar vida a las ideas, dar un ritmo
adecuado al tipo de mensaje.

LA COHERENCIA: Imaginemos que llega a nuestras manos este texto

El ritmo: Los cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la
creación de expectativas y reducen el interés por la lectura.

DEFINICIÓN: Es un medio gramatical de relación interna entre palabras.

En español existen dos clases de concordancia:
Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la igualdad
del género y el número de estas dos categorías gramaticales.

Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo del

sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número y
persona.
Regla

NORMAS DE ORTOGRAFIA

La Ortografía es la tarea de realizar una correcta escritura, y de sacar las

dudas, requiere del uso cotidiano del diccionario, el cuidado y la atención
en la lectura y en la escritura, el conocimiento de las normas y el
plantearnos las dudas que nos surgen

ORTOGRAFÍA DE LAS LETRAS.

USO DE LAS MAYÚSCULAS.

Se escribe con letra mayúscula inicial:

La primera palabra de un escrito y la que va detrás de punto.
Los nombres propios.
Los atributos divinos: Altísimo, Creador.
Los títulos y nombres de dignidades: Sumo Pontífice, Duque de Olivares.
Los sobrenombres y apodos: Isabel la Católica...
Los tratamientos si van en abreviatura, pero si van completos es preferible
escribirlos con minúscula.
Los nombres y adjetivos que integran el nombre de una institución o
corporación.
Se escribe con mayúscula sólo la primera letra de los títulos de obras
literarias, películas...

USO DE LA B.

Se escribe con b toda palabra en que el sonido b preceda a otra

consonante.
Se escriben con b los verbos acabados en –bir, excepto hervir, servir y
vivir.
Se escriben con b las terminaciones –ba, -bas, -bais, .-ban.
Se escriben con b las palabras que empiezan por los sonidos bibl-, y por
las sílabas bu-, bur- y bus-.
Se escriben con b las palabras que empiezan con los prefijos: bi, bis (dos
veces); bene (bien) y bio (vida).
Se escriben con b todos los compuestos y derivados de las palabras que
llevan esta letra.

ACENTUACIÓN.

Reglas generales de acentuación: agudas, llanas.

Acentuación de los diptongos, triptongos e hiatos.
Acentuación de palabras compuestas.
Los adverbios terminados en –mente llevan tilde cuando debiera llevarla
el adjetivo sobre el que están formados siguiendo la regla general:
buenamente, tímidamente...
Compuestos formados por un verbo más un pronombre átono (me, te,
se...). Si el verbo lleva tilde, sigue llevando tilde (propón-propónle) y si no
sigue la regla general como si se tratara de una sola palabra: dile, díselo...

LA TILDE DIACRÍTICA.

ACENTUACIÓN DE MONOSÍLABOS: Los monosílabos en general no

llevan nunca tilde. Pero las palabras él, mí, tú, sí, dé, sé, té, más y aún se
escriben con tilde cuando son tónicas, es decir, llevan acento.

ACENTUACIÓN DE PALABRAS INTERROGATIVAS Y

EXCLAMATIVAS: Llevan tilde las palabras qué, quién, quiénes, cuál-
cuáles, cómo, dónde, cuándo y cuánto, cuánta, cuántas-cuántos, cuando
se emplean en interrogativas y exclamativas.

ACENTUACIÓN DE LOS DEMOSTRATIVOS: Los demostrativos este,

ese, aquel... llevan tilde cuando funcionan como pronombre, es decir, no
acompañan a un nombre.
EL ADVERBIO SOLO: Lleva tilde cuando es adverbio y equivale a
solamente, pero no cuando es determinante o pronombre.
Se ha de escribir siempre con tilde sobre las letras mayúsculas cuando
deben llevarla.

LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y OTROS SIGNOS.

EL USO DEL PUNTO.

Se emplea el punto: para señalar el final de una oración; y detrás de

abreviaturas: Sr. (señor)...

USO DE LOS DOS PUNTOS.

En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica,

declara... de los escritos oficiales.
Antes de una enumeración.
Antes de una cita en la que se reproducen palabras textuales.
Se escriben también dos puntos en los diálogos, detrás de las palabras
dijo, preguntó, explicó, contestó y sus sinónimos.

USO DE LA COMA.

Se emplea la coma para separar palabras o frases que forman una

enumeración o serie cuando no van unidas con las conjunciones y, o, ni.
El vocativo se escribe seguido de coma si va al principio de la frase,
precedido de coma si va al final y entre comas si va en medio.
Se emplea la coma para limitar una aclaración o ampliación que se inserta
en la oración.
Se escriben entre comas las expresiones esto es, es decir, en fin, por
último, por consiguiente, sin embargo, no obstante y otras parecidas.
Se usa coma cuando se invierte el orden habitual de una oración y se
antepone la expresión que expresa circunstancias de lugar, tiempo,
causa, finalidad, condición...
No es necesario el uso de la coma cuando al invertir el orden habitual de
una oración la expresión que se antepone es breve.

EL USO DEL PUNTO Y COMA.

Se utiliza el punto y coma para separar los distintos miembros de una
oración cuando alguno de ellos lleva ya una coma.
Se emplea el punto y coma delante de las conjunciones o locuciones
conjuntivas pero, aunque, sin embargo, no obstante... cuando las
oraciones son extensas.
EL USO DE LA INTERROGACIÓN Y LA ADMIRACIÓN.

Se escriben signos de interrogación al principio y al final de oraciones o

frases en las que se formula de modo directo una pregunta.
Se escriben signos de admiración al principio y al final de oraciones o
frases exclamativas.
Nunca se escribe punto después de los signos de interrogación y
exclamación.
Cuando se formula la pregunta indirectamente no se escriben signos de
interrogación.

EL USO DE LA RAYA.

Se emplea la raya para señalar cada una de las intervenciones de los

personajes en un diálogo.
Se emplea la raya para limitar las aclaraciones que el narrador intercala
en los diálogos.

EL USO DEL PARÉNTESIS.

Se emplea para encerrar oraciones o frases aclaratorias y éstas están

desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.
Para encerrar datos aclaratorios como fechas, lugares, explicaciones de
abreviaturas.

LAS COMILLAS.

Se emplean al principio y final en las frases que reproducen exactamente

lo que ha dicho un personaje.
Se usan cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos palabras
extranjeras.

EL GUIÓN.

Se emplea para separar los miembros de una palabra compuesta en la

que cada uno de los miembros conserva su acento: teórico-práctico.
Para dividir una palabra al final del renglón.

SINTAXIS.

La sintaxis, una subdisciplina de la lingüística y parte importante del

análisis gramatical, se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la
combinatoria de constituyentes y la formación de unidades superiores a
éstos, como los sintagmas y oraciones.
La sintaxis, por tanto, estudia las formas en que se combinan las
palabras, así como las relaciones sintagmáticas y paradigmáticas
existentes entre ellas.

5. REDACCION DE LA CARTA COMERCIAL.

LA CARTA COMERCIAL

OBJETIVOS

•Comprender la enorme importancia de la carta para el

desarrollo del comercio.
•Conocer la estructura de la carta comercial.
•Distinguir las clases fundamentales de cartas.
•Iniciarse en el arte de redactar cartas comerciales.

•Conocer la comunicación a nivel comercial.

•Valorar la importancia de la buena redacción
en el ámbito comercial.
•Conocer los aspectos generales de la carta mercantil.
•Analizar y redactar cartas comerciales.

CONTENIDOS:

•La redacción comercial (importancia y características de

estilo)
•La carta (elementos)
•Formular abreviaturas y siglas.
•Modelos de cartas comerciales en general.

IMPORTANCIA DE LA REDACCIÓN COMERCIAL

La comunicación escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede

afirmarse que sin este elemento no existirían ni los negocios ni las
empresas. La cantidad de operaciones que se resuelven exclusivamente
por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las empresas
que mantienen relaciones comerciales, conociéndose sólo a través de
ella.

La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso

económico, lo que hace necesario preparar secretarias (os) expertos,
capaces de redactar en cualquier momento, cualquier comunicación
escrita.
La redacción comercial tiene formas y modalidades completamente
diferentes de las que se emplean en la correspondencia familiar o en la
literaria.

Las cartas con términos rebuscados ya no se usan, hoy en día la

redacción es directa, los términos que se usan son conocidos, aplicando
el respeto, cortesía, sentido común y tacto.

ESTILO DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve,

sencilla y de acuerdo con las normas gramaticales.

A continuación señalaremos las cualidades fundamentales que se deben

tener en cuenta al redactar una carta.

1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la característica que presenta un

contenido, por medio del cual éste se presta sólo para una interpretación,
permitiendo así al lector su comprensión inmediata.

2. - PRECISIÓN: se refiere a la exactitud en la expresión, dejando de lado

las palabras innecesarias.

3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible,
pues las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al
que las escribe y al que deberá leerla.

4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontánea, utilizando

palabras de uso normal y de fácil comprensión, evitando el empleo de
términos vulgares o muy rebuscados.

5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras más adecuadas, de acuerdo

con su real significado.
Ejemplo: inadvertido - desapercibido

6. - CORRECCIÓN: es el empleo adecuado de los signos y normas

gramaticales que le permiten el uso correcto de nuestro idioma.

Ejemplos:
•Se venden calcetines para niños de nylon.
•Se vende ropa de señora usada.
•Se arrienda traje para novia de segunda mano
•La niña subió para arriba.
•Ayer pedí la cotización de precios
•Todos los jóvenes del colegio se fueron de camping.