administrativo de personal

administrativo, va (Del lat. administrativus) 1. adj. Perteneciente o relativo a la administracin. 2. m. y f. Persona empleada en la administracin de alguna entidad.
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ndice

Definicin :: Funciones :: Equipos de trabajo empleados :: Productos qumicos utilizados habitualmente Riesgos genricos: Causas, Consecuencias, Medidas Preventivas :: Cadas al mismo nivel :: Cadas a distinto nivel :: Cada de objetos por desplome o derrumbamiento :: Cada de objetos en manipulacin :: Choques contra objetos mviles e inmviles :: Golpes y cortes por objetos o herramientas :: Contactos elctricos :: Incendios

:: Riesgos derivados de la exposicin a agentes fsicos :: Derivados de la carga fsica de trabajo :: Por contacto con agentes biolgicos presentes :: Otros. Factores psicosociales Formacin General :: A nivel profesional :: A nivel de prevencin de riesgos laborales Medicina del trabajo. Protocolos mdicos especficos Referencias Bibliogrficas 10

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Realiza la gestin administrativa de personal mediante el mantenimiento actualizado del conjunto de documentos e informaciones administrativolaborales de la plantilla, la realizacin de los procesos de elaboracin de nminas y documentaciones derivadas, as como el apoyo, control y seguimiento administrativo de las actuaciones en el mbito de la seguridad e higiene. Igualmente apoya administrativa y operativamente la gestin de los recursos humanos a travs del correcto tratamiento, transmisin y archivo de informaciones relativas a la seleccin y reclutamiento de personal, la evaluacin y seguimiento de su desempeo profesional, y la gestin de la formacin.

definicin
Funciones
Efectuar la gestion administrativa de personal realizaciones profesionales criterios de ejecucin 1. Cumplimentar, registrar y actualizar toda la informacin relativa al personal de la empresa: 1.1. Control de ausencias, vacaciones, horas extras, partes de altas y bajas, informacin para clculo de nminas, documentos de pago delegado. 1.2. Informacin a los trabajadores que lo soliciten sobre nminas, adelantos, reembolso de gastos, etc. 1.3. Planificacin de reconocimientos mdicos, campaas de vacunacin.

Apoyo administrativo a la gestin de recursos humanos 1. En el proceso de seleccin e incorporacin de personal a la empresa 1.1. Colocacin de anuncios y ofertas de empleo e informar de las condiciones y caractersticas del puesto a los interesados. 1.2. Clasificar y archivar solicitudes cursadas y currculums.

1.3. Informar de las nuevas incorporaciones a todos los departamentos de la empresa y a los trabajadores seleccionados sobre el funcionamiento de la empresa.

2. En los procesos de promocin profesional en la empresa 2.1. Informar mediante circulares y otros medios sobre los planes forma tivos. 2.1. Efectuar el seguimiento y recopilacin de la documentacin relativa a la asistencia, evaluacin y aprovechamiento del curso.

Equipos de trabajo empleados

Mobiliario: Silla de trabajo, Mesa de trabajo, Equipo informtico, Pantalla del ordenador, Teclado y ratn, Programas informticos. Mquinas: Impresora, fax, fotocopiadora. Herramientas y tiles de oficina: Telfono, calculadora, grapadora, taladradora, bandejas de documentacin, fechador-numerador, sellos, tampones, tijeras, reglas, quita-grapas, sacapuntas, ficheros y archivos, agenda.

riesgos genricos

Cadas al mismo nivel

Causas principales: Principalmen te por falta de orden y limpieza en pasillos y zonas de acceso, suelos irregulares, mojados o res baladizos, objetos en zonas de paso, cableado por el suelo. Consecuencias: Suelen ser de ca rcter leve como golpes, esguin ces, torceduras, heridas, etc., aunque tambin pueden llegar a producirse fractura de huesos. Medidas preventivas: El suelo ha de estar limpio y seco, debe ser resistente, estable y antideslizan te. Debe limpiarse de inmediato cualquier sustancia o liquido que se derrame sobre el mismo. El es pacio de trabajo debe encon trarse ordenado, libre de obs tculos, dotado de buena iluminacin y el cableado elctri co recogido en canaletas aco pladas a la pared.

Cadas a distinto nivel

Causas principales: por la existen cia de escaleras fijas, la utilizacin de escaleras manuales preferen temente en las labores de archivo algunas veces sustituidas por ta buretes, cajones, sillas, mesas, etc., altillos o zonas de trabajo elevadas y por la existencia de huecos o aberturas en el piso (ac cesos a stanos, huecos de esca lera, etc.). Consecuencias: pueden ser mltiples las lesiones por cadas y en cuanto a la gravedad, depen de de la parte del cuerpo afecta da pudiendo ser desde leve hasta muy grave o mortal. Medidas preventivas: No utilizar elementos inestables (sillas, tabu retes, etc), para acceder a luga res elevados. Las escaleras ma nuales empleadas han de cumplir con todos los requerimientos de seguridad. No colocar la escalera delante de una puerta, a no ser que su bloqueo est totalmente garantizado. No colocar la esca lera sobre elementos inestables o mviles (cajas, bidones, planchas, etc.). No transportar cargas pesa das al utilizar las escaleras de ma no. Las escaleras fijas de cuatro o ms peldaos con espacios abiertos a sus lados, han de disponer de barandillas, stas a una altura de 90 cms., con rodapi a 15 cent metros a partir de la base del escaln y barras intermedias. Si la anchura de una escalera encua drada entre dos muros supera el metro, tendr un pasamanos.

Cada de objetos por desplome o derrumba miento

Causas principales: rotura de es tanteras al estar sobrecargadas, incorrecta sujecin de las mismas, cada de la carga por estar mal apilada, no existir una rutina de revisin peridica de la estabili dad de las estructuras estantes. Consecuencias: Desde leves (gol pes) hasta ms graves (fracturas de huesos), etc. Medidas preventivas: Revisar peridicamente el estado de las estanteras, sustituyendo el perso nal de mantenimiento de inme diato aquellas baldas o estructu ras que estn en mal estado. Respetar los lmites de la carga mxima admisible, colocar el ma terial correctamente sin sobresalir de los estantes, asegurar un co rrecto arriostramiento de la estruc turas estantes, apilar los materiales ms ligeros abajo y ms pesados arriba, extremar las precauciones al recoger o dejar materiales des de las zonas de ms altura de las estanteras. Evitar colocar sobre los armarios objetos susceptibles de caerse.

Cada de objetos en manipulacin

Causas principales: objetos resba ladizos, con incorrecto sistema de agarre, con base de apoyo ines table, objetos que por su forma y

dimensin sea complicada su manipulacin. Consecuencias: Generalmente leves (golpes), etc. Medidas preventivas: los objetos han de tener una forma y dimen siones adecuadas y no tener es quinas con aristas vivas, han de ser de fcil agarre y con base de apoyo estable y han de estar lim pios y exentos de sustancias res baladizas. Verificar que los ele mentos de agarre y las asas se encuentran en buen estado.

chonado el dintel con materiales blandos, sealizacin de las puer tas de cristal a la altura de la vista. Los espacios de trabajo tie nen que tener dimensiones ade cuadas y estar dotados de bue na iluminacin.

Golpes y cortes por obje tos o herramientas

Causas principales: superficies peligrosas con aristas puntiagu das o cortantes, utilizacin de tijeras, chinchetas, cutter, abre cartas, paquetes de folios, etc. Consecuencias: generalmente leves como rasguos, pinchazos, heridas, etc. Medidas preventivas: Utilizar mue bles con aristas redondeadas, no utilizar tiles puntiagudos o cor tantes para usos distintos a los que estn destinados. Precaucin al utilizar herramientas de corte como tijeras o guillotinas u otro til de oficina cortante. No transportar tijeras en los bolsillos o con las hojas/filo al descubierto. Al utilizar la guillotina, no anular las protecciones que impiden in troducir la mano por debajo de la hoja de corte. Precaucin al utilizar destructoras de papel pa ra evitar atrapamientos de ma nos, corbatas, partes salientes de la ropa, cabellos largos. Utilizarlas tambin con las protecciones puestas. Nunca se debe tirar a la papelera vidrios rotos o materia les cortantes. Solicitar tijeras con puntas redondeadas y guardar

Choques contra objetos mviles e inmviles

Causas principales: situaciones de falta de orden, cajones o puertas de armarios o archivado res abiertas, ventanas, puertas de vaivn, insuficiente espacio entre las piernas, puertas acrista ladas sin sealizar, etc. Consecuencias: golpes, pequeas contusiones etc... Medidas preventivas: disponer de cajones con dispositivos de bloqueo que impidan salirse de sus guas, cerrar los cajones des pus de utilizarlos, si hay puertas de vaivn tienen que estar insta ladas de tal forma que permitan la visibilidad de la zona a la que se accede con una zona acrista lada, puertas correderas provistas de sistema de seguridad que im pida salirse de sus carriles, las puertas bajas deben tener acol

los cutters protegiendo la hoja cortante. Guarde los objetos cor tantes (chinchetas, tijeras, abre cartas) tan pronto como termine de utilizarlos.

Incendios
Causas principales: Para que un fuego se inicie es necesario que coincidan en tiempo y lugar una serie de factores, a los que deno minamos factores del fuego: com bustible, comburente y calor. Por tanto, para evitar el inicio bastar con eliminar alguno de los factores del fuego. Consecuencias: Quemaduras, as fixia e incluso muerte. Medidas preventivas: Realizar el almacenamiento provisional de todo tipo de residuos (papel, cartn, cartuchos vacos de tner, etc ) en contenedores no inflama bles. No vaciar los ceniceros en las papeleras y revisar stas al finalizar la jornada laboral aunque se re cuerda la prohibicin de fumar en centros de trabajo. Revisin peridica de las instalaciones elc tricas por personal especializado. Desconectar los aparatos elctri cos al finalizar la jornada. Nunca acercar fuentes de calor, como p.e. estufas, a elementos combus tibles como moquetas, cortinas, papeles, etc. Al finalizar la jornada comprobar que todos los aparatos elctricos queden desconectados de la red. Disponer de medios de deteccin, extincin y alarma en perfecto estado de funcionamien to y correctamente distribuidos. Elaborar un Plan de Emergencia y Evacuacin y formar a los trabaja dores en el uso de equipos de alarma, extincin y modo de rea lizar la evacuacin. Realizar peridicamente simulacros de evacuacin.

Contactos elctricos
Causas principales: utilizacin de mltiples equipos conectados a la red elctrica como ordenado res, fax, impresoras, fotocopiado ras, etc. Presencia de cableado, alargadores, enchufes, ladrones. Consecuencias: la gravedad de un accidente elctrico depende de la intensidad de la corriente, el tiempo de descarga, la resisten cia del propio cuerpo y, sobre todo, de las partes del cuerpo afectadas durante el recorrido de la descarga. Quemaduras, tetanizacin, fibrilacin ventricu lar, asfixia, muerte. Medidas preventivas: alejar todas las partes activas en tensin, com probar visualmente el buen esta do del cableado elctrico, no so brecargar enchufes, ladrones y alargadores y evitar que sean aplastados o daados. Tener ins talada toma a tierra e interruptor diferencial. Nunca desconecte los aparatos tirando del cable. Nunca manipule o intente reparar objetos o instalaciones elctricas. Slo deben hacerlo personal es pecializado. Siempre avisar ante cualquier anomala elctrica (ca bles pelados, enchufes rotos, etc. ). Nunca manipular aparatos elc tricos con manos hmedas o mo jadas.

Riesgos derivados de la exposicin a agentes fsi cos

Causas: Por exposicin a condi ciones ambientales de iluminacin inadecuadas (falta o ex ceso de luz, deslumbramientos, reflejos). Por ausencia o mala climatizacin del lugar de trabajo (bajas o elevadas temperaturas, niveles de humedad bajos, falta de renovacin de aire, etc). Por exposicin a un excesivo nivel de ruido que puede provocar una situacin de disconfort. Consecuencias: La exposicin a niveles de iluminacin inadecua das puede provocar molestias y problemas visuales, fatiga visual, cefaleas, etc. Condiciones de temperatura, humedad inade cuadas, falta de ventilacin, pro voca situaciones de disconfort trmico, cefaleas, picor en la gar ganta, estrs, somnolencia, etc. Niveles de ruido no adecuados provocan situaciones de falta de confort acstico, pudiendo favo recer situaciones de estrs, nervio sismo, falta de concentracin, etc. Medidas preventivas: Van enca minadas principalmente a: :: Adecuar la intensidad de la iluminacin a las exigencias visua les de las tareas ( en trabajos con PVD se requieren como mnimo 500 luxes ). Iluminar correctamente el rea de trabajo ni mucha luz, ni poca luz. Evitar superficies de trabajo brillantes etc...

:: Disponer de sistema de climatizacin, con un manteni miento peridico. Se aconseja pa ra los locales de oficina y similares las siguientes temperaturas: en verano de 23 a 27 grados cen tgrados y, en invierno, de 20 a 24 grados. La humedad relativa de be estar comprendida entre el 30 y el 70% en cualquier poca del ao y entre el 50 y el 70 en pre sencia de electricidad esttica. Evitar las corrientes de aire. Se recomienda que el nivel sonoro sea lo mas bajo posible. Se acon seja que el nivel sonoro no supere los 65 dB(A), sino precisa concentracin y los 55 dB(A) cuando se requiere gran concentracin. Aislar las fuentes de ruido. Reubicar de zona las mquinas ruidosas. La disposicin de materiales absorbentes del rui do en el techo, suelos o mampa ras de separacin entre puestos de trabajo es una solucin muy efectiva.

Derivados de la carga f sica de trabajo

Causas principales: Adopcin de posturas inadecuadas de trabajo asociadas tanto a la forma de sentarse (falta de apoyo en la espalda, posturas con la espalda muy flexionada), como a la posicin de la cabeza-cuello (flexin o torsin del cuello al es cribir o mirar la pantalla, respecti vamente) y a la posicin de los brazos y muecas mientras se te clea (brazos sin apoyo, falta de

sitio para apoyar las muecas, desviacin cubital de las manos al teclear). Movilidad restringida, asociada al trabajo sedentario. Realizacin de movimientos repe titivos por la utilizacin constante del teclado del ordenador. Consecuencias: Dolores en el cue llo y nuca, dolores de espalda y hombros. Lumbalgias, contractu ras, hormigueos, SINDROME DEL TUNEL CARPIANO. Medidas preventivas: El puesto de trabajo sentado debe reunir las condiciones ergonmicas sobre: entorno de trabajo, silla de traba jo, mesa de trabajo y ubicacin del ordenador, tal como se espe cifica en la gua del INSHT sobre el Real Decreto 488/97.

Otros. Factores psicoso ciales:

Causas principales: Sobrecarga de trabajo, ritmo de trabajo, ambigedad de rol, responsabili dad, falta de promocin, proble mas de organizacin, etc. Consecuencias: Ansiedad, depresin, apata, fatiga, baja autoestima, absentismo, estrs, insatisfaccin laboral. En casos extremos, pueden producirse pro blemas de tipo fsico (problemas cardacos). Medidas preventivas: Posibilidad de organizar el trabajo de forma que el usuario se marque su propio ritmo de trabajo y pueda realizar pequeas pausas para evitar la fatiga. Si esto no es posible, de bern establecerse pausas peridicas reglamentadas o cam bios de actividad que reduzcan la carga de trabajo frente a la pantalla del ordenador. Distribuir claramente las tareas y compe tencias. Planificar en tiempo los diferentes trabajos de la jornada teniendo en cuenta una parte para imprevistos. Tender a la poli valencia de actividades, ya que reduce la monotona. Establecer trabajos en los que el trabajador no est aislado del resto de los compaeros. Establecer mejores canales de comunicacin entre los mandos. Dotar de equipos y medios necesarios y adecuados para el trabajo a desarrollar. No prolongar en exceso la jornada laboral habitual y compensarla con descansos adicionales.

Por contacto con agen tes biolgicos presentes

Causas principales: Exposicin a hongos , bacterias, principalmen te provenientes de los sistemas de climatizacin y ventilacin. Consecuencias: Malestar general, cefaleas, picor en la garganta, problemas respiratorios, etc.. Medidas preventivas: Proceder al mantenimiento y limpieza peridicos de los sistemas de ventilacin y climatizacin presen tes en las oficinas.

A nivel profesional:
:: Curso sobre Ubicacin profesional y orientacin en el mercado de trabajo: Su objetivo es utilizar tcnicas de bsqueda activas, orientando la actuacin en el mercado de trabajo de acuerdo a las propias capacidades e intereses en un itinerario profesional coherente. :: Curso sobre Tcnicas administra tivas de personal: el objetivo ge neral es proporcionar la formacin necesaria para desa rrollar los procesos y trmites pro pios de la gestin administrativa del personal, respetando el mar co jurdico laboral vigente. :: Curso sobre Tcnicas administra tivas de gestin de Recursos Hu manos: el objetivo general es proporcionar la formacin nece saria para apoyar la gestin del Departamento de Recursos Hu manos de la empresa , colabo rando en las acciones de evaluacin, promocin, seleccin y formacin del perso nal en la misma. :: Curso sobre Mecanografa au diovisual bsica: el objetivo ge neral es proporcionar la formacin necesaria para adquirir el adiestramiento necesario para el correcto uso del teclado de una mquina de escribir, en los niveles establecidos de velocidad y calidad de la escritura.

:: Curso sobre Tcnicas administra tivas de oficina: el objetivo ge neral es proporcionar la formacin necesaria para efec tuar el tratamiento documental relativo a los procedimientos ad ministrativos propios de la activi dad empresarial. :: Curso sobre Tcnicas bsicas de comunicacin y archivo el objetivo general del mdulo es proporcionar la formacin nece saria para desarrollar los procesos de comunicacin y archivo do cumental generados por la acti vidad empresarial.

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:: Curso sobre Informtica bsica: el objetivo general es proporcio nar la formacin necesaria para desarrollar, a nivel de usuario, el funcionamiento general de un ordenador y las funciones de sus distintos componentes y perifri cos, ejecutando sobre el sistema operativo las instrucciones bsi cas. :: Curso sobre Ofimtica bsica: el objetivo general es proporcio nar la formacin necesaria para utilizar la totalidad de los equipos de comunicacin y reproduccin, as como las aplicacio nes ofimticas a nivel bsico. :: Curso sobre Gestin avanzada de base de datos: el objetivo general es proporcionar la formacin necesaria para orga nizar la utilizacin de las bases de datos disponibles en la aplicacin y de las generadas por el usuario. :: Curso sobre Aplicaciones infor mticas de gestin empresarial: el objetivo general es proporcio nar la formacin necesaria para desarrollar el proceso de entrada y utilizacin bsica de aplicacio nes de gestin empresarial. :: Curso sobre Seguridad e Higiene en el Trabajo: el objetivo general es proporcionar la formacin ne cesaria para desarrollar la activi dad laboral de acuerdo a com portamiento respetuosos con la seguridad, proteccin de la salud y el mantenimiento de la calidad ambiental y ergonmica.

A nivel de prevencin de riesgos laborales:

:: Los administrativos de personal deben conocer los riesgos deri vados de su propia actividad y generales de lugares de oficinasdespachos: :: Curso sobre Riesgos de Trabajos en Oficinas. :: Curso sobre Utilizacin de Panta llas de Visualizacin de Datos. :: Curso sobre Prevencin y Proteccin contra incendios: me didas de actuacin en situacio nes de emergencia. :: Curso sobre carga fsica y mental: medidas preventivas.

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protocolos mdicos especficos

Sobre la base que se consideran riesgos genricos de exposicin a: :: Riesgos Qumicos, como tintas de impresoras, fotocopiadoras, cartu chos de tner, etc. as como pega mentos, adhesivos, ozono, y pro ductos de limpieza e insecticidas. :: Riesgos biolgicos, que se derivan de seres vivos en los sistemas de aire acondicionado, por humedad ambiental excesiva, bandejas de drenaje y humidificadores, hume dades en paredes o suelos. :: Riesgos Fsicos, dependientes de las condiciones ambientales y utilizacin de maquinaria, como ruido (impresoras, ventiladores, aire acondicionado, etc), radiaciones no ionizantes (pantallas de visualizacin, impresoras lser, mi croondas) humedad y temperatura ambientales, corrientes de aire, electricidad esttica. Iluminacin (insuficiente, excesiva, inadecuada, deslumbrante, parpadeantes, con trastes, etc). :: Riesgos por carga fsica de trabajo,

entre los que se incluyen manipulacin de pequeas car gas, posturas forzadas y movimien tos repetitivos. Trabajos en espacios reducidos. Trabajos de pie. Esfuer zos visuales. :: Riesgos por carga mental de tra bajo, como son ritmos de trabajo, horarios de trabajo y factores de organizacin, resolucin de conflic tos, coordinacin de tareas, reparto de actividades, as como los deri vados de atencin al cliente.

Se considera necesario para poder aplicar Protocolos de Vigilancia Sanitaria Especfica la valoracin individualizada de la Evaluacin de Riesgos en cada caso, quien definir con ms exactitud el des glose de riesgos especficos inclui dos en cada bloque genrico, sien do necesario complementar los datos obtenidos de las evaluacio nes con una Historia Clnico-laboral detallada de cada trabajador para poder establecer exploraciones y pruebas complementarias acordes a su realidad laboral, si bien en todos los casos se aplicarn como mnimo los siguientes Protocolos Mdicos genricos:

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PROTOCOLO DE PANTALLAS DE VISUALIZACIN DE DATOS, en que se incluir exploracin visual espe cfica, postural y osteomuscular, as como carga mental. Se aconseja complementar con: :: Exploracin General Bsica, ha ciendo especial incidencia en pro blemas drmicos y trficos, conjun tivales y respiratorios de vas superiores. :: Exploraciones complementarias de rutina : Espirometra basal y audio metra.

CUESTIONARIOS ESPECFICOS A CARGA MENTAL y Test de Salud General .

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS R.D. 310/1996 de 23 de febrero sobre certificado de profesionalidad de administrativo de personal. R.D. 486/1997, de 14 de abril, por el que se esta blecen las disposiciones mnimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo. Ley 31/1995 de 8 de noviembre de Prevencin de Riesgos Laborales. Real Decreto 488/97 de 14 de abril, sobre disposi ciones mnimas de seguridad y salud relativas al trabajo con equipos que incluyen pantallas de visualizacin de datos. Recomendaciones establecidas en la Gua sobre aplicacin de dicho reglamento elaborada por el INSHT. Borradores de normas europeas sobre mobiliario de oficina (PrEN 1355). Diferentes estudios sobre ergonoma en el trabajo de oficina realizados por el Instituto de Biomec nica de Valencia. ISO 10075: Principios ergonmicos relacionados con la carga mental del trabajo.

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autor isabel_tellechea colaboracinmdica Dr. alfred_barredo publicado2007 prohibida la reproduccin total o parcial sin previa autorizacin de ACTIVA MUTUA 2008