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Modelo
KX-TVP50
Lea esta gua antes de utilizar el sistema y gurdela para utilizarla en el futuro.
Introduccin
Gracias por adquirir el sistema de mensajera vocal modelo KX-TVP50 de Panasonic.
El sistema de mensajera vocal (SMV) de Panasonic es una potente herramienta utilizada para gestionar sus comunicaciones por voz e incrementar su productividad mediante la utilizacin de su buzn de voz. Como abonado (el propietario de un buzn SMV), usted podr: Enviar un mensaje a una o ms personas de dentro o fuera de su ocina. Transferir mensajes (con su anotacin) a otros abonados SMV. Recibir mensajes procedentes de cualquier telfono de marcacin por tonos. Ser llamado en un telfono exterior o ser informado por su beeper (busca) cuando haya mensajes guardados en su buzn. Ser informado por la lmpara de mensaje en espera de su extensin de que hay mensajes guardados en su buzn. Controlar sus llamadas. Automatizar el manejo de las personas que llaman. Y mucho ms...
Para empezar
Nmeros que debe conocer Antes de empezar debe tener la informacin siguiente: El nmero o nmeros de extensin del SMV. Su nmero de buzn y extensin. El nmero del telfono del gestor del sistema. Pasos bsicos Cuando utilice su buzn por primera vez, deber leer la Seccin 1: Preparacin del buzn y realizar los procedimientos de preparacin principales descritos. Antes de enviar o recibir mensajes tendr que personalizar su buzn. Identifquese usted mismo como el propietario de su buzn estableciendo lo siguiente: Grabacin de saludos personales Grabacin de su nombre Introduccin de su contrasea
!!
2
Este smbolo identica las notas importantes relacionadas con la operacin que est siendo descrita. La indicacin de voz le guiar por cada paso de la programacin.
Introduccin
ndice
Seccin 1 Preparacin del buzn . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Entrada en su buzn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grabacin de saludos personales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Puesta, cambio y borrado de su contrasea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grabacin de su nombre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comandos de acceso de servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
5 6 7 8 8
Recepcin de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Contestacin de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Transferencia de mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Acceso a su buzn desde un telfono exterior . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Entrega de mensajes a otros abonados.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vericacin de la distribucin de buzones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Preparacin de una lista de entrega de mensajes externos . . . . . . . . Envo de mensajes de entrega externa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recepcin de mensajes de entrega externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contestacin a mensajes de entrega externa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vericacin y ajuste del estado de la entrega de mensajes externos . . . 13 15 16 17 18 18 19
Apndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Referencia rpida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
4 ndice
Entrada en su buzn
1.1
Antes de acceder a los servicios del abonado, usted tendr que abrir primero su buzn.
N. de extensin del SMV Descuelgue. Ingrese el nmero de extensin del SMV. DESDE SU EXTENSIN o DESDE OTRA EXTENSIN
Para recibir un mensaje Para entregar un mensaje 3 Para verificar la distribucin de buzones 4 Para el estado de asistencia automtica 5 Para la gestin de buzones ( 6 Para otras funciones) Para finalizar esta llamada Siga las indicaciones segn sus necesidades.
1 2
+ 6
Contrasea
Pulse # y 6.
Para recibir un mensaje Para entregar un mensaje 3 Para verificar la distribucin de buzones 4 Para el estado de atencin automtica 5 Para la gestin de buzones ( 6 Para otras funciones) Para finalizar esta llamada Siga las indicaciones segn sus necesidades.
1 2
!!
6 Para otras funciones slo puede orse cuando el administrador o el gestor del sistema asigna un buzn de entrevista a su buzn, o le autoriza a utilizar la funcin de aviso de mensaje en espera o la funcin de entrega de mensaje externo. Si no conoce el nmero de extensin del SMV, pregunte al gestor del sistema.
Seccin 1 Preparacin del buzn 5
1.2
Despus de llegar a su buzn, las personas que llamen oirn su(s) mensaje(s) de saludo(s) personal(es). Usted podr grabar 3 clases de saludos personales: Saludo sin contestacin, saludo de ocupado y saludo de fuera de hora. El SMV reproducir el mensaje apropiado a cada llamada. Los mensajes de saludo personales van siempre seguidos de un pitido y una oportunidad de dejar un mensaje. Su mensaje de saludo personal deber decir a las personas que llamen que dejen por favor un mensaje tras escuchar el pitido; de lo contrario, stas podrn confundirse.
Men principal del abonado
Entre en su buzn.
Pulse 5.
Pulse 1.
PARA GRABAR POR PRIMERA VEZ o 3 PARA CAMBIAR O ( 4 Identificacin del interlocutor llamante) BORRAR Siga las indicaciones segn sus necesidades.
2
Para revisar Para borrar y grabar de nuevo Para agregar Para borrar y salir
Para cambiar sin contestacin Para cambiar la seal de ocupado Para cambiar fuera de hora Siga las indicaciones segn sus necesidades. Cuelgue.
1.2
!!
La grabacin de un saludo de identicacin del interlocutor llamante slo se encuentra disponible si su parmetro CDS est activado. Para grabar un saludo de identicacin del interlocutor llamante, consulte 4.10 Grabacin de saludos personales para la identicacin del interlocutor llamante. Asegrese de salir del men DESPUS de ser aceptado el saludo. De lo contrario, el saludo no se guardar. Mediante el ajuste predeterminado del sistema, la duracin mxima de un saludo personal es de 16 s. Si necesita ms tiempo, pida al administrador del sistema o al gestor del sistema que aumente el tiempo de grabacin. Si va a cambiar el saludo, siga los pasos de PARA GRABAR POR PRIMERA VEZ para volver a grabar. Le recomendamos que mencione su nombre en cada saludo personal, porque el anuncio normal del nombre (consulte 1.4 Grabacin de su nombre) se suprimir.
1.3
El SMV proporciona la opcin de asignar una contrasea a su buzn para proteger los mensajes almacenados en l de forma que nadie pueda acceder a ellos sin autorizacin. Una contrasea no deber tener ms de 8 dgitos (utilizando las teclas 0 9). Usted podr cambiar su contrasea en cualquier momento. Cuando ponga su contrasea, evite utilizar combinaciones de nmeros obvios. Si olvida su contrasea, pida a su administrador del sistema o gestor del sistema que la borre. Y luego podr poner una nueva.
Men principal del abonado
5 2
Entre en su buzn.
PARA LA PRIMERA VEZ
Contrasea
Pulse 5.
Pulse2.
+ #
Nueva contrasea
Pulse1.
Pulse2.
Cuelgue.
1.4
Grabacin de su nombre
Esta grabacin informa a las personas que llaman de que han alcanzado el buzn correcto (por ejemplo, cuando se transera un mensaje a un abonado, ellos oirn el nombre del abonado). Adems, si una persona que llama no conoce el nmero del buzn, y especica el buzn introduciendo las primeras 3 4 letras del nombre del propietario, el SMV anunciar una serie de nombres grabados de entre los cuales la persona que llama podr seleccionar.
PARA LA PRIMERA VEZ
Men principal del abonado
5 3 2
Entre en su buzn.
PARA CAMBIAR
3 1
Pulse 5.
Pulse 3.
Pulse 3.
Pulse 1.
Pulse 3.
Pulse 3.
Cuelgue.
1.5
Antes de utilizar rutinariamente el SMV, usted deber familiarizarse con los comandos de acceso de servicio mostrados en el apndice. Los ms importantes son los siguientes: #6 al presionar esto durante las indicaciones del sistema se activa el servicio de mensajera vocal. Esto le indica que presione un nmero de buzn y luego usted podr grabar un mensaje. Tambin podr presionar y luego su propio nmero de buzn. En este caso, usted podr entrar en su buzn. #8 al presionar esto durante las indicaciones del sistema se activa el servicio de atencin automtica. Esto le indica que presione un nmero de extensin y luego intente llamar a la persona con quien desea hablar. Si sta no contesta la llamada, el SMV tomar alguna medida apropiada. Nota: Si usted llama directamente a la extensin, el SMV no podr ayudarle. al presionar esto durante las indicaciones del sistema usted volver al men anterior del SMV. Si se ha desorientado dentro del servicio del abonado, utilice este comando para salir de l. 0 presionar esto le permite escuchar el men completo (para obtener ayuda).
8 Seccin 1 Preparacin del buzn
Recepcin de mensajes
2.1
El SMV reproduce los mensajes nuevos y guardados que se encuentran en su buzn, junto con la informacin de la fecha, la hora y el remitente perteneciente a cada mensaje.
Men principal del abonado
1 0 1 1 2 3 4 5 6 7 8
+ 1
Pulse 1.
Pulse 0.
Entre en su buzn.
Para repetir el mensaje Para reproducir el mensaje anterior Para reproducir el mensaje siguiente Para borrar los mensajes uno a uno Para contestar el mensaje Vaya a 2.2 Para retroceder Para avanzar rpidamente Para transferir Vaya a 2.3 Para explorar mensajes
!!
Cuando todos los mensajes hayan sido explorados, usted tendr 3 opciones 1 Reproducir el mensaje anterior Reproducir el mensaje siguiente 2 Reproducir el mensaje completo 3 Opcin 3 :Para reproducir el mensaje completo slo se encuentra disponible una vez. Al seleccionar esta opcin por segunda vez se borrar el mensaje. El SMV borrar automticamente los mensajes despus de transcurrido un nmero especicado de das. Su administrador del sistema o gestor del sistema controla el nmero de das que van a ser mantenidos los mensajes.
2.2
Contestacin de mensajes
Esta funcin le permite contestar los mensajes que han sido enviados por otros abonados a travs de sus buzones.
!!
Usted podr contestar solamente los mensajes que le fueron transferidos a usted, o que tuvieron su origen como Entrega de mensajes a otros abonados.
Pulse 1.
Pulse 4.
Entre en su buzn.
1 2
Grabe el mensaje.
PARA PONER UNA HORA DE ENTREGA Y/O EL ESTADO DE PRIVADO o PARA ENTREGA INMEDIATA
Hora de entrega
Pulse 1.
Pulse 1.
Por ejemplo: 5:00 se entra como [5] y [#]. 5:15 se entra como [515] [#].
PARA ENTREGA INMEDIATA
2
Da del mes
Pulse 2.
Para hacer que el mensaje sea privado Para volver a un men anterior
Cuelgue.
Cuelgue.
!!
10
Si est en el modo de pausa, la grabacin deber reiniciarse antes de que pasen 20 s o el SMV detendr la grabacin automticamente. 1 para AM, 2 para PM no se oir cuando el administrador del sistema haya puesto el sello de la hora de las indicaciones del usuario como 24-h.
Seccin 2 Recepcin de mensajes
Transferencia de mensajes
Esta funcin le permite transferir mensajes a otros buzones.
2.3
!!
Si el mensaje est asignado como privado, ste no podr ser transferido a otros buzones.
Entre en su buzn.
Pulse 1.
Pulse 7.
!!
Usted tambin podr especicar una lista personal de distribucin de grupos o del sistema en lugar de un buzn individual ingresando el nmero de la lista. Si utiliza una lista personal de distribucin de grupos, presione [#] despus del nmero de la lista. La lista personal de distribucin de grupo deber crearse antes de poder utilizarse. (Consulte 4.5 Listas personales de distribucin de grupos.) Para utilizar una lista de distribucin de grupos del sistema, verique con el administrador del sistema para asegurarse de que exista una lista dentro del SMV.
Entre las primeras 3 4 Pulse 1 para aceptar letras del apellido de la persona. el buzn establecido.
PARA TRANSFERIR
1
Cuelgue.
!!
2.4
N. de buzn
Pulse # y 6.
Revise su mensaje.
+ + +
8 8 9
Para acceder a otra extensin Para llegar a la operadora Para salir del SMV
Cuelgue.
12
3.1
Entre en su buzn.
!!
Usted tambin podr especicar una lista personal de distribucin de grupos o una lista de distribucin de grupos del sistema en lugar de un buzn individual ingresando el nmero de la lista. Si utiliza una lista personal de distribucin de grupos, presione [#] despus del nmero de la lista. La lista personal de distribucin de grupos deber crearse antes de poder utilizarse. (Consulte 4.5 Listas personales de distribucin de grupos.) Para utilizar una lista de distribucin de grupos del sistema, verique con el administrador del sistema para asegurarse de que exista una lista dentro del SMV.
Pulse # y 1.
1 2
Para agregar un nmero de buzn nuevo 3 Para revisar la lista de correo. Siga las indicaciones segn sus necesidades.
CUANDO PULSE 1
CUANDO PULSE 2
CUANDO PULSE 3
Opcin 1 u Opcin 2
Revisin
!!
3.1
Grabe un mensaje.
PARA PONER UNA HORA DE ENTREGA Y/O EL ESTADO DE PRIVADO o PARA ENTREGA INMEDIATA
Hora de entrega
Pulse 1.
Pulse 1.
Por ejemplo: 5:00 se entra como [5] y [#]. 5:15 se entra como [515] [#].
1 2
para AM para PM
Da del mes
1 2
Para hacer que el mensaje sea privado Para volver a un men anterior Cuelgue.
Pulse 2.
Cuelgue.
!!
Si est en el modo de pausa, la grabacin deber reiniciarse antes de que pasen 20 s o el SMV detendr la grabacin automticamente. 1 para AM, 2 para PM no se oir cuando el administrador del sistema haya puesto el sello de la hora de las indicaciones del usuario como 24-h.
14
Seccin 3
Envo de mensajes
3.2
!!
Entre en su buzn.
Cuelgue.
15
3.3
La preparacin de una lista de entrega de mensajes externos le permite enviar el mismo mensaje a varios usuarios y/o extensiones externos mediante una sola operacin. Se puede mantener un mximo de 2 listas al mismo tiempo, y cada lista puede contener un mximo de 8 miembros.
!!
El administrador del sistema o el gestor del sistema debern autorizar esta funcin antes de poder utilizarla.
Entre en su buzn.
Pulse 6.
Pulse 3.
Pulse 3.
PARA BORRAR
1
1 2
Pulse 2.
Cuelgue.
N. de telfono
Entre un cdigo de acceso a lnea para capturar una lnea exterior (LN).
Para entrar una pausa o un comando especial, introduzca el nmero parcial y espere al men de opciones. Pulse [5] para entrar una pausa. Pulse [4] para continuar entrando el nmero de telfono.
2
A UNA EXTENSIN
N. de extensin
Pulse 2.
PARA FINALIZAR
2
o Pulse 1 para agregar y repita los pasos. Pulse 2 para finalizar. Cuelgue.
16
Seccin 3
Envo de mensajes
3.4
!!
El administrador del sistema o el gestor del sistema debern autorizar esta funcin antes de poder utilizarla.
AL DESTINATARIO 1
A UN USUARIO EXTERNO
6 3 1 1
Entre en su buzn.
SI ES NECESARIO
Pulse 6.
Pulse 3.
Pulse 1.
Pulse 1.
Entre un cdigo de acceso a lnea para capturar una lnea exterior (LN).
Cdigo de rea
N. de telfono
A UNA EXTENSIN Para entrar una pausa o un comando especial, N. de entre el nmero parcial y 2 o extensin espere al men de opciones. Entre el Pulse Pulse [5] para ingresar nmero de 2 para una pausa. Pulse [4] extensin. aceptar. para continuar entrando el nmero de telfono. MEDIANTE LISTA DE ENTREGA DE MENSAJES EXTERNOS
2 1
Contrasea o de 4 dgitos
Contrasea de 4 dgitos o
Pulse 2.
Por ejemplo: 5:00 se entra como [5] y [#]. 5:15 se entra como [515] [#].
para AM
!!
La contrasea de 4 dgitos no es su contrasea para entrar en su buzn. Podr decidir libremente la contrasea cada vez que enve un mensaje de entrega externa. Asegrese de compartir la contrasea de 4 dgitos con el destinatario del mensaje. 1 para AM, 2 para PM no se oir cuando el administrador del sistema haya puesto el sello de la hora de las indicaciones del usuario como 24-h.
Seccin 3 Envo de mensajes 17
3.5
Contrasea de 4 digitos
Pulse #.
!!
3.6
La recepcin de mensajes se desactivar si se ingresa 3 veces una contrasea incorrecta. Si embargo, si estn registrados en el SMV, el nmero de telfono de retrollamada y el nmero de extensin del remitente se reproducirn.
Contrasea de 4 digitos
Pulse #.
Grabe un mensaje.
Pulse 1 2.
18
Seccin 3
Envo de mensajes
3.7
Despus de grabar mensajes de entrega externa, usted podr vericar el programa de entrega o revisar los destinatarios especicados. Tambin podr escuchar este informe si los mensajes no han sido entregados todava. Despus de escucharlos, usted tendr la opcin de borrar los mensajes o cambiar los programas de entrega.
!!
El administrador del sistema o el gestor del sistema debern autorizar esta funcin antes de poder utilizarla.
Entre en su buzn.
Pulse 6.
Pulse 3.
Pulse 2 para Pulse 1 para verificar el estado. cambiar el programa de entrega o borrar el mensaje.
1 2
Para cancelar la entrega de mensajes externos Para cambiar la hora y la fecha Cuelgue.
Pulse 1 2.
19
4.1
Esta funcin se utiliza para especicar cmo deber manejar el SMV una llamada cuando una persona que llame llegue a su extensin. Se encuentran disponibles las opciones siguientes: bloqueo de llamada, seleccin de llamada, bsqueda por intercomunicador, llamada a megafona o desactivacin de todos los servicios de transferencia.
Para activar el bloqueo de llamada Para activar la seleccin de llamada 3 Para activar la bsqueda por intercomunicador 4 Para activar el acceso a megafona 5 Para desactivar todos los servicios de transferencia Cuelgue. Siga las indicaciones segn sus necesidades.
1 2
Entre en su buzn.
Pulse 4.
Pulse 1.
!!
4.2
La funcin de bsqueda por intercomunicador slo se encontrar disponible si usted est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD.
Extensin de cobertura
La persona que llama va a la extensin de cobertura de 2 formas. Una forma es a travs del servicio de atencin automtica cuando el estado de manejo de llamada incompleta ha activado el estado de transferencia a extensin de cobertura (consulte 4.3 Estado de manejo de llamada incompleta). La segunda forma es durante un anuncio de saludo personal si la persona que llama pulsa [0] mientras se reproduce un saludo personal, sta es enviada a la extensin de cobertura o a una operadora (si no se especica la extensin de cobertura).
Men principal del abonado
4 2
N. de extensin
Entre en su buzn.
Pulse 4.
Pulse 2.
N. de extensin
!!
La persona que llame no sabr que tiene que pulsar [0] para hacer la transferencia a su extensin de cobertura. Por lo tanto, la persona que llame deber ser informada al respecto. Por ejemplo, usted podr grabar el saludo de ocupado de esta forma: Hola, soy Mara. Lo siento, pero ahora estoy ocupada con otra llamada. Si usted pulsa [0] ahora, su llamada ser transferida a mi secretaria. De lo contrario, deje un mensaje despus de or el pitido.
Seccin 4 Funciones especiales
20
4.3
Las llamadas son consideradas como incompletas si no son contestadas o la lnea se encuentra ocupada. El estado de manejo de llamada incompleta tiene 6 opciones: (1) grabar un mensaje de la persona que llama, (2) transferir la llamada de la persona que llama a una extensin de cobertura, (3) buscar al propietario del buzn mediante intercomunicador (bsqueda por intercomunicador), (4) noticar al propietario del buzn mediante un busca, (5) transferir la llamada de la persona que llama a la operadora o (6) dejar que la persona que llama pruebe con otra extensin.
Men principal del abonado
4 4
Entre en su buzn.
1 2 3 4 5 6
Pulse 4.
Pulse 4.
Para establecer el estado de dejar un mensaje Para establecer el estado de transferencia a extensin de cobertura Para establecer el estado de bsqueda por intercomunicador 1 Para cambiar Para establecer el estado de acceso a busca 2 Para aceptar Para establecer el estado de transferencia a operadora Para establecer el retorno al men superior del estado de servicio de atencin automtica. Haga su seleccin. Cuelgue.
!!
La funcin de bsqueda por intercomunicador slo se encontrar disponible si usted est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD.
4.4
Esta funcin se utiliza para dirigir a las personas que llaman a su buzn convencional o a su buzn de entrevista. Este modo slo es efectivo para el servicio de manejo de llamada incompleta (cuando la lnea del abonado est ocupada, o ste no puede contestar la llamada, o cuando ste ha activado el bloqueo de llamada).
Men principal del abonado
4 3 1
Entre en su buzn.
Pulse 4.
Pulse 3.
!!
No todos los abonados tienen un buzn de entrevista. El administrador del sistema o el gestor del sistema debern asignar un buzn de entrevista.
Seccin 4 Funciones especiales 21
4.5
Una lista personal de distribucin de grupos se utiliza para enviar el mismo mensaje a varios buzones mediante una sola operacin. Se puede mantener un mximo de cuatro listas, y cada lista puede tener un mximo de veinte miembros de buzn.
Men principal del abonado
5 4
N. de grupo
Entre en su buzn
Pulse 5.
Pulse 4.
Pulse 2 Entre el nmero para agregar. del buzn del primer miembro.
2 1 2
N. del buzn
Para finalizar Entre el nmero Pulse 1 Pulse 2 para para agregar del buzn del Haga su seleccin. agregar el ms miembros. siguiente miembro. miembro a la lista.
4.6
Esta funcin se utiliza para borrar miembros de grupos de una lista de distribucin de grupos. Los miembros pueden ser borrados individualmente o pueden ser borrados todos al mismo tiempo.
Men principal del abonado
N. de grupo
Pulse 5.
Pulse 4.
Entre en su buzn.
1 2
Haga su seleccin.
22
Seccin 4
Funciones especiales
4.7
N. de grupos
Entre en su buzn.
Pulse 5.
Pulse 4.
Cuelgue.
4.8
El SMV puede noticarle cuando un mensaje nuevo ha sido grabado en su buzn. Usted puede recibir la noticacin (1) mediante el indicador luminoso de mensaje en espera de su telfono especco, (2) mediante una llamada a otro telfono (por ejemplo su telfono mvil) o (3) mediante su busca. Usted puede asignar intervalos de tiempo para cada uno de estos dispositivos. El SMV tambin puede noticar a su busca con el nmero de retrollamada del usuario que ha dejado el mensaje. El nmero de telfono guardado en el SMV para su busca deber incluir el comando de visualizacin del busca. Para la noticacin de mensaje en espera pueden establecerse tres funciones: Estado del indicador luminoso de mensaje en espera, cambio del estado del dispositivo y asignacin de nmero de telfono. Estas funciones pueden ser establecidas por el administrador del sistema o en un telfono de abonado. Cada dispositivo tiene su propio nmero de telfono que deber ser ingresado.
!!
El administrador del sistema o el gestor del sistema debern autorizar esta funcin antes de poder utilizarla. Ajuste de la noticacin mediante indicador luminoso de mensaje en espera El SMV enciende el indicador luminoso de mensaje en espera de su extensin cuando se ha grabado un mensaje nuevo en su buzn. Ajuste del estado del dispositivo Para cada dispositivo, la noticacin puede ser continua, y puede desactivarse o activarse segn un programa preestablecido. El ajuste de la noticacin a un programa preestablecido slo puede llevarlo a cabo el administrador del sistema. Asignacin del nmero de noticacin Usted podr preparar hasta 3 nmeros de telfono o buscas para que suenen cuando desee recibir llamadas de noticacin.
Seccin 4 Funciones especiales 23
4.8
Entre en su buzn.
Pulse 6.
Pulse 2.
CUANDO PULSE 1
1 2
Haga su seleccin.
CUANDO PULSE 2
1
N. de dispositivo
2 3
Para utilizar para la programacin Para utilizar continuamente Para no utilizar en absoluto Seleccione el estado. Cuelgue.
CUANDO PULSE 3
PARA CAMBIAR
1 2 3 1
SI ES NECESARIO
Cdigo de rea
Pulse 1, 2 o 3.
Entre un cdigo de lnea de acceso para capturar una lnea exterior (LN).
N. de telfono
Para introducir una pausa o comando especial, entre el nmero parcial y espere al men de opciones. Pulse [5] para entrar una pausa. Pulse [4] para continuar entrando el nmero de telfono.
N. de extensin
PARA BORRAR
2 1
Cuelgue.
!!
24
Buzn de entrevista
4.9
Un buzn de entrevista reproduce preguntas pregrabadas para las personas que llaman y graba sus respuestas. Usted podr grabar hasta 10 preguntas y ajustar la duracin de las respuestas de 4 a 32 segundos. Las respuestas se graban y almacenan, por orden, en su buzn. La duracin de las respuestas deber ajustarse y las preguntas grabarse.
!!
Para activar esta funcin, el gestor del sistema o administrador del sistema deber asignar un buzn de entrevista a su buzn.
6 1
Entre en su buzn.
Pulse 6.
Pulse 1.
Para grabar una pregunta Para ajustar la duracin de la respuesta 3 Para borrar la pregunta Pulse el botn deseado.
1 2
CUANDO PULSE 1
SI ES NECESARIO
1 2 1 1 3 4
Para revisar Para aceptar Para borrar Para agregar Para borrar y salir Cuelgue.
Pulse 1.
CUANDO PULSE 2
SI ES NECESARIO
1 2 1 3 4
1 2 3 4
Para cambiar la duracin Para saltar a la siguiente pregunta Para volver a la pregunta anterior Para ir directamente a la pregunta Cuelgue.
Pulse 1.
CUANDO PULSE 3
1
Pulse 1 para borrar y repetir este paso para todas las preguntas que vayan a ser borradas.
Cuelgue.
25
!!
La funcin de bsqueda por intercomunicador slo se encontrar disponible si usted est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD. Si no puede utilizar esta funcin, pregunte al administrador del sistema o gestor del sistema. Es posible que ste la haya desactivado.
Men principal del abonado
5 1 4
Entre en su buzn.
Pulse 4.
Entre un nmero de Grabe un saludo para la saludo al identificacin del or el pitido. interlocutor llamante (1-4).
Cuelgue.
!!
Usted no podr seguir asignando nmeros de identicacin de los interlocutores llamantes despus de aceptar el saludo grabado.
Haga su seleccin.
!!
26
Cuando cambie el saludo, siga los pasos de PARA GRABAR POR PRIMERA VEZ para volver a grabar.
Seccin 4 Funciones especiales
Asignacin de nmeros de identicacin del interlocutor llamante a saludos personales para la identicacin del interlocutor llamante 4.11
Esta funcin se utiliza para asignar nmeros de identicacin de los interlocutores llamantes a saludos personales pregrabados. Cada saludo es compatible con un mximo de 8 nmeros de identicacin del interlocutor llamante.
!!
Para asignar nmeros de identicacin del interlocutor llamante, grabe primero un saludo personal. (Consulte 4.10 Grabacin de saludos personales para la identicacin del interlocutor llamante.)
5 1 4
Entre en su buzn.
Pulse 5.
Pulse 1.
Pulse 4.
!!
Para el nmero de identicacin del interlocutor llamante, usted podr utilizar como comodn. Por ejemplo, si asigna 021 (cdigo de rea) , las llamadas procedentes del cdigo de rea 021 oirn el mismo saludo. Si ingresa un nmero que ya ha sido asignado, la indicacin le avisar. Siga la indicacin e ingrese otro nmero.
27
4.11 Asignacin de nmeros de identicacin del interlocutor llamante a saludos personales para la identicacin del interlocutor llamante (continuacin)
PARA AGREGAR O BORRAR
N. de saludo para la identificacin del interlocutor llamante
PARA BORRAR
1 2 2
Haga su seleccin.
!!
Cuando agregue un nmero de identicacin del interlocutor llamante, siga los pasos de PARA ASIGNAR POR PRIMERA VEZ para asignar.
!!
Esta funcin slo estar disponible para usted si est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD. El administrador del sistema o el gestor del sistema pueden cambiar el nmero mximo de identicaciones de interlocutores llamantes para el anuncio del nombre de interlocutor llamante para cada clase de servicio. Si la seleccin de identicacin de interlocutor llamante no funciona, consulte a su administrador del sistema o gestor del sistema. Es posible que ste la haya desactivado.
28
Seccin 4
Funciones especiales
Entre en su buzn.
Pulse 5.
Pulse 5.
!!
Para cambiar un nmero de identicacin de interlocutor llamante asignado y/o un nombre de persona que llama, brrelos primero y luego agregue otros nuevos.
Entre un nmero de identificacin Pulse 1 de interlocutor llamante que tenga para asignar. un mximo de 20 dgitos.
SI ES NECESARIO
2 1
Pulse 2.
Cuelgue.
!!
1 2 3
Si ingresa un nmero que ya ha sido asignado, la indicacin le avisar. Siga la indicacin e ingrese otro nmero.
PARA BORRAR
Haga su seleccin.
Pulse 1 para agregar un nmero y nombre nuevos. y repita los pasos de arriba.
1 2
+ 1
Pulse 2.
Haga su seleccin.
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Esta funcin slo se encuentra disponible para usted si est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD, y si el administrador del sistema ha proporcionado a su extensin esta funcin. Para obtener una informacin detallada acerca de esta funcin, consulte el manual de instalacin del sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD.
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Esta funcin slo se encuentra disponible para usted si est utilizando un sistema telefnico Panasonic de la serie KX-TA o KX-TD.
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Seccin 4
Funciones especiales
Para entrar en un buzn desde una ubicacin remota, marque: #6 + nmero de buzn
1
Contrasea #
Recepcin de mensaje: 1 Repeticin de mensaje 1.1 Mensaje anterior 2 Mensaje siguiente 3 Borrado de mensaje 4 Envo de contestacin 5 Retroceso 6 Avance rpido 7 Transferencia de mensaje 8 Exploracin de mensajes 0 Ayuda Ajuste del estado de transferencia de llamadas 1 Bloqueo de llamada 2 Seleccin de llamada 3 Bsqueda de personas por intercomunicador 4 Acceso a busca 5 Todo desactivado
1
#1 Marcacin por nombre
Marque los comandos siguientes en cualquier momento durante las indicaciones del sistema para obtener un buzn, extensin o men diferente.
2 3
#3 (#D) Marcacin departamental
Referencia rpida
Entrega de mensaje: Ingrese el nmero del buzn. 1 Grabacin de mensaje 2 Agregacin de otro buzn 3 Revisin de la lista de correo
4
Verificacin de la distribucin de buzones 1 Reproduccin de mensaje 1.1 Verificacin de mensaje anterior 2 Verificacin del mensaje siguiente 3 Cancelacin
1
Estado de manejo de llamada incompleta 1 Dejar de un mensaje 2 Extensin de cobertura 3 Bsqueda de persona por intercomunicador 4 Acceso a busca 5 Operadora 6 Retorno al men superior de servicio AA
4
6
#5 (#L) #6 (#M) Entrada en Mensajera comunicacin vocal
Ajuste del estado AA: 1 Ajuste del estado de transferencia de llamada 2 Ajuste de la extensin de cobertura 3 Ajuste del modo de recepcin de mensajes 4 Ajuste del manejo de llamada incompleta
1
Grabacin de saludo personal 1 Sin contestacin 2 Ocupado 3 Fuera de hora 4 ID de interlocutor llamante
9
#8 (#T) #9 (#X) #7 (#R) Reinicio Transferencia a Salida una extensin (Men principal)
Gestin del buzn de entrevista 1 Grabacin de preguntas 2 Ajuste de la duracin de la contestacin 3 Borrado de preguntas
0
Retorno al men anterior 0 Ayuda
1 Reciba el mensaje. 2 Entregue el mensaje. 3 Verifique la distribucin de buzones. 4 Ajuste el estado de operadora automtica (AA). 5 Prepare la gestin de los buzones. 6 Ajuste otras funciones. Cuelgue.
2 3
Preparacin de la gestin de los buzones: 1 Grabacin de saludos personales 2 Ajuste de contrasea 3 Ingreso del nombre del propietario 4 Ajuste de la lista de distribucin de grupos 5 Grabacin del nombre de la persona que llama
Apndice
Notificacin de mensaje 1 Indicador luminoso de mensaje en espera 2 Estado del dispositivo 3 Asignacin de nmeros de telfono Entrega de mensaje externo 1 Grabacin de mensaje 2 Verificacin del estado de la entrega 3 Ajuste de una lista de correo
Ajuste de otras funciones: 1 Ajuste del buzn de entrevista 2 Ajuste de notificacin de mensajes en espera 3 Ajuste de mensaje de entrega externa
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Glosario
Abonado Una persona que tiene asignado un buzn. Acceso directo a buzn (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) Un abonado puede entrar directamente en su buzn cuando llama al SMV desde su extensin. No tiene que ingresar ningn cdigo especial. Pero su contrasea, si est establecida, si deber ser entrada. Administracin del sistema Programacin del sistema desde un ordenador personal. Administrador del sistema A diferencia del gestor de mensajes y del gestor del sistema, el administrador del sistema tiene plena capacidad para programar el sistema. Utiliza una computadora conectada al puerto RS-232C del SMV. Ajuste del servicio al cliente Permite acceder con un toque a las extensiones, otros mens de servicio al cliente, faxes, buzones, etc. Se puede grabar un saludo para cada uno de los 100 mens, para dar indicaciones a los no abonados. Ajuste predeterminado Un parmetro que fue establecido en fbrica para el sistema y que puede ser cambiado mediante la programacin del sistema. Por ejemplo, puede cambiarlo el administrador del sistema. Anuncio de nombre del interlocutor llamante (sistema/personal) (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) El nmero del interlocutor se anuncia cuando: (1) los usuarios de la extensin escuchan los mensajes prcedentes de los nmeros preasignados dejados en su buzn, (2) el VPS transere llamadas desde los nmeros preasignados a los usuarios de la extensin (visualizacin de identicacin del interlocutor llamante), y (3) el SMV busca los usuarios de la extensin mediante el intercom (bsqueda por intercomunicador). Atencin automtica Una operadora electrnica capaz de transferir la llamada de una persona que llama a una extensin. Avance rpido Hace que el usuario avance 4 segundos en el mensaje actual. Bloqueo de llamadas Conecta la llamada de la persona que llama al servicio de manejo de llamada incompleta sin que suene la extensin del abonado.
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Glosario
Bsqueda por intercomunicador (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) Permite hasta 8 grupos diferentes de bsqueda por intercomunicador. Un usuario externo puede comunicarse con un abonado que est alejado de su telfono utilizando los grupos de bsqueda interna o externa. Para una persona que llama y que tiene identicacin del interlocutor llamante, si su nombre ha sido grabado para la funcin de anuncio del nombre de la persona que llama, el nombre ser anunciado al nal de la bsqueda. Buzn de entrega general Cuando la persona que llama no marque nada (bien porque no lo desea o porque est utilizando un telfono de disco), sta podr ser enviada al buzn de entrega general. Peridicamente (aunque lo mejor es diariamente), el gestor de mensajes deber transferir el contenido del buzn de entrega general a los destinos apropiados. Timbre retardado Hay 2 clases de aplicaciones de timbre retardado: (1) El SMV se utiliza como el destino sin respuesta para la funcin de la ruta de interceptacin de su centralita privada (PBX). (2) DIL 1: N [lnea exterior (LN) a varias extensiones] termina en telfonos y en puertos del SMV. Para dar a los usuarios del telfono una oportunidad para contestar llamadas, las lneas del SMV debern programarse para el timbre retardado. De lo contrario, el SMV contestar inmediatamente las llamadas. Capacidad de buzn (mensajes) El nmero de mensajes que puede grabarse en un buzn de abonado. ste deber ser ajustado entre 5 y 100 mensajes por el administrador del sistema o el gestor del sistema. Capacidad de buzn (tiempo de grabacin) El tiempo total para los mensajes de un buzn de abonado. ste deber ser ajustado entre 5 y 100 minutos por el administrador del sistema o el gestor del sistema. Conguracin automtica (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) El SMV puede retirar automticamente informacin del sistema telefnico de la serie KX-TA y KX-TD. Esto ahorra tiempo en la preparacin inicial. Contrasea Un nmero elegido por un abonado o un gestor para proteger el acceso al buzn. DTMF (Multifrecuencia de tono dual) Llamado normalmente marcacin por tonos.
Glosario
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Duracin de la entrega de mensajes externos del sistema El tiempo mximo permitido para un mensaje externo que vaya a ser entregado por el SMV, especicado por el administrador del sistema. Envo automtico Permite que los mensajes no recuperados sean copiados o enviados a otros buzones. Envo de llamada externa (Disponible en los sistemas telefnicos de la serie KX-TA y KX-TD.) Enva llamadas a una extensin que tiene activado el envo de llamadas a un telfono exterior. Exploracin de mensajes Permite al abonado escuchar solamente los 4 primeros segundos de cada mensaje. Otro mtodo consiste en utilizar el dgito [2] mientras escucha un mensaje, lo que avisa al SMV que salte al siguiente mensaje. Extensin de buzn Normalmente el mismo nmero que el nmero de extensin del telfono. Extensin de cobertura sta puede ser un destino para el servicio de manejo de llamada incompleta. Adems, tambin se puede acceder a ella presionando [0] durante la reproduccin de un saludo personal. Extensin lgica (Transferencia de todas las llamadas al buzn) Una extensin que siempre recibe llamadas directamente en su buzn. Esta funcin la utilizan los abonados que a menudo no pueden atender las llamadas o que no tienen telfono. Gestin de buzones Permite que un abonado altere los ajustes para los buzones personales. Gestor de mensajes (Buzn 998) La persona que se encarga de los mensajes de entrega general, graba los mens de servicio al cliente, los nombres de los interlocutores llamantes, y los nombres del Usuario 1/ Usuario 2 al or la seal de voz. Dispone de capacidad limitada para programar el sistema. Gestor del sistema (Buzn 999) La persona que puede realizar una programacin muy bsica y limitada del sistema utilizando un telfono. Puede crear/borrar buzones, borrar contraseas de abonados cuando stos las hayan olvidado, establecer los parmetros de la clase de servicio, poner en hora el reloj del sistema y generar informes del sistema. Grabacin de conversaciones (Disponible con la integracin TEA/TED solamente.) Permite a un abonado grabar una conversacin en su buzn.
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Glosario
Grabacin de conversaciones en buzn ajeno (Disponible con la integracin TEA/TED solamente.) Permite a un abonado grabar una conversacin en el buzn de otra persona. Grupo de extensiones alternativas Transere la llamada entrante a las extensiones de este grupo siguiendo la secuencia especicada por Secuencia de transferencia a extensiones alternativas. HELP Uno de los comandos de utilidad. Lista todos los comandos de utilidad con una breve descripcin de cada uno. ID de llamada sucesiva Consulte Identicacin del interlocutor llamado. Identicacin del interlocutor llamado (Algunas veces llamado ID de llamada sucesiva) Permite al SMV marcar dgitos extra para dirigir directamente a la persona que llama a un buzn especco, en lugar de al buzn de entrega general. Indicacin Las indicaciones son frases SMV pregrabadas que guan a los abonados y a los no abonados a travs de operaciones SMV especcas. El KX-TVP50 es compatible con 3 indicaciones: (1) indicaciones del sistema (pregrabadas en fbrica en ingls), (2) indicaciones del usuario 1 (grabadas libremente por el gestor de mensajes) y (3) indicaciones del usuario 2 (grabadas libremente por el gestor de mensajes). Indicacin de voz Instrucciones de SMV grabadas para las personas que llaman. stas son indicaciones del sistema o indicaciones del usuario. Indicador luminoso de mensaje en espera Luz de los telfonos especcos que se enciende cuando se encuentran mensajes en el buzn. Informe del sistema Solicitndoselos al administrador del sistema o al gestor del sistema se pueden obtener ocho informes del sistema. Integracin Requerida entre el SMV y el cuadro de conmutacin telefnica. Consulte Sealizacin en banda, Integracin TEA e Integracin TED. Integracin TEA Integracin digital entre el sistema telefnico de la serie KX-TA y el SMV. Integracin TED Integracin digital entre el sistema telefnico de la serie KX-TD y el SMV. Se requiere software mejorado en el cuadro de conmutacin telefnica. LCD Pantalla de cristal lquido
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Lista de distribucin de grupos del sistema El sistema puede mantener una lista interna de veinte grupos de buzones. Cada grupo puede tener hasta veinte buzones. Cada grupo tiene un nmero en la lista de distribucin de grupos del sistema, y se asigna mediante la administracin del sistema. Una grabacin que entre en un nmero de la lista de distribucin de grupos del sistema entrar en los buzones de todos los miembros de ese grupo. Lista de entrega de mensajes externos Permite al abonado crear 2 listas para entregar mensajes a usuarios externos. Cada lista puede tener 8 destinos. Lista personal de distribucin de grupos Cada abonado puede tener 4 listas de distribucin con un mximo de 20 buzones en cada lista. Se utilizan para enviar el mismo mensaje a una variedad de personas. LOAD Uno de los comandos de utilidad. Se utiliza para cargar datos nuevos y guardados en el SMV desde un ordenador personal. Marcacin de departamentos Un nmero (1 9) asignado para transferir la llamada de una persona que llama desde el exterior a una extensin especca. Mensaje de entrega externa Un mensaje pensado para la entrega automtica a usuarios externos y/o extensiones. Mensaje privado Un mensaje que se entrega a un buzn especco y que no puede enviarse a ningn otro sitio. Mensajera vocal Un trmino general para los mensajes de una persona a otra grabados en el telfono. Men Una lista de opciones de entre las cuales el usuario puede seleccionar utilizando el teclado del telfono o las teclas de una computadora personal. Men de seleccin multilinge Este men, lo graba el gestor de mensajes y permite que las personas que llaman elijan el idioma que desean (indicaciones del sistema, usuario 1 y usuario 2) cuando stas llamen al SMV. Mtodo de noticacin (Consulte Noticacin de mensaje en espera.) No abonado Una persona que llama al SMV y que no tiene un buzn.
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Nombre del propietario Despus de que un abonado grabe su nombre, ste ser anunciado durante las transferencias, la bsqueda por intercomunicador y la conrmacin de la marcacin por nombre. Independientemente de esta grabacin est el registro del nombre por el administrador del sistema. Esto permite a las personas que llaman marcar mediante nombre (marcacin mediante nombre) en lugar de marcar mediante nmeros. Por ejemplo, una persona que llama puede marcar S-M-I-T (Smith) en lugar del nmero del buzn de Smith, el cual puede ser difcil de memorizar. Noticacin de mensaje en espera El SMV puede noticar a los abonados y al gestor de mensajes cuando se han recibido mensajes (si as ha sido autorizado por el administrador del sistema o el gestor del sistema). Los mtodos de noticacin son: (1) mediante indicador luminoso de mensaje en espera, (2) mediante telfono o (3) mediante busca. Operadora Se pueden designar como operadoras hasta 3 destinos. sta es la extensin que recibe llamadas cuando la persona que llama lo hace desde un telfono de disco o marca [0]. Orden de recuperacin de mensajes El orden en el cual el abonado recupera mensajes: El ltimo en entrar el primero en salir (LIFO) o el primero en entrar el primero en salir (FIFO). Programacin de estaciones Programacin mediante un telfono especco. Puerto El punto de conexin entre el cuadro de conmutacin telefnica y el SMV. Repeticin de marcacin para la entrega de mensajes externos Permite al abonado, cuando hace una entrega externa, dar indicaciones al SMV para que haga un nmero asigndo de repeticiones de llamada cuando la lnea est ocupada o cuando no haya respuesta. Respuesta inmediata Permite al destinatario del mensaje responder a un mensaje sin especicar el nmero de extensin del remitente. Retroceso Reproduce los ltimos 4 segundos de un mensaje. Revisin Reproduce un mensaje. Ruta de interceptacin sin respuesta Cuando no se contesta una llamada, sta puede ser transferida a otra extensin, o al SMV. (sta es una funcin de la centralita privada PBX.)
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Ruta de la llamada de identicacin del interlocutor llamante (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) El SMV enva automticamente llamadas procedentes de nmeros de identicacin del interlocutor llamante asignados a la extensin deseada, al buzn (lista de distribucin de grupos del sistema incluida) o al servicio al cliente. Saludo personal para identicacin del interlocutor llamante (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) Cada abonado puede grabar hasta 4 mensajes de saludo personales para llamadas con nmeros de identicacin del interlocutor llamante preasignados. Cada saludo es compatible con un mximo de 8 nmeros de identicacin de interlocutores llamantes. Saludos personales Un abonado puede personalizar su buzn para saludar a las personas que llaman. Hay 3 clases de saludos personales: (1) Saludo sin contestacin (2) Saludo con seal de ocupado (3) Saludo de fuera de hora SAVE Uno de los comandos de utilidad. Se utiliza para guardar datos SMV en un ordenador personal. Seleccin de llamadas Permite a los abonados seleccionar las llamadas; la persona que llama oye un mensaje: Grabe su nombre al or el pitido. El SMV graba el nombre de la persona que llama, luego la pone en espera para reproducir el nombre y el abonado decide si va a contestar o no la llamada. Seleccin de llamadas en vivo (Disponible slo con la integracin TEA/TED.) El telfono especco funciona como un contestador automtico. El abonado puede or a la persona que llama a travs del micrfono-altavoz mientras est grabndose el mensaje. Sealizacin en banda La ID de llamada sucesiva (o identicacin del interlocutor llamado) que integra el SMV y el cuadro de conmutacin telefnica. Utiliza trayectorias de intercomunicador para encender la luz de mensajes en espera. No ofrece funciones de vanguardia tales como: bsqueda por intercomunicador, acceso directo a buzn, seleccin de llamada en vivo, etc. Servicio de entrevista Un tipo especial de buzn de abonado que permite al abonado grabar hasta 10 preguntas. Despus de grabar las contestaciones, el indicador luminoso de mensaje en espera se enciende en el telfono del abonado. (Una funcin muy apropiada para departamentos de reclamaciones, escritorios de pedidos, solicitudes de trabajo, etc.)
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Servicio de manejo de llamada incompleta Las llamadas son consideradas como incompletas si no son contestadas o la lnea se encuentra ocupada. El servicio de manejo de llamada incompleta tiene 6 opciones: (1) grabar un mensaje de la persona que llama, (2) transferir la llamada de la persona que llama a una extensin de cobertura, (3) buscar al propietario del buzn mediante la centralita privada (PBX), (4) noticar al propietario del buzn mediante un busca, (5) transferir la llamada a la operadora o (6) dejar que la persona que llama pruebe con otra extensin. Signo de sostenido (#) La tecla [#] del teclado del telfono. Signo hash Lo mismo que el signo de sostenido (#). SMV Sistema de mensajera vocal (por ejemplo el KX-TVP50 de Panasonic). Teclado Todas las teclas de marcacin por tonos del telfono. Telfono de disco Un telfono capaz de marcar por pulsos solamente. Las personas que llamen con un telfono de disco sern enviadas automticamente a la operadora o al buzn de entrega general. Tiempo de retardo El tiempo especicado por el abonado para que el SMV entregue un mensaje pregrabado. Tiempo de retencin de mensajes El tiempo que el sistema guardar un mensaje antes de borrarlo. TIME Uno de los comandos de utilidad. ste se utiliza para conrmar o poner la hora y la fecha de los SMV. Transferencia de llamada Transere la llamada al destino requerido o a una extensin alternativa. Transferencia de mensaje Permite a un abonado reencaminar un mensaje a otro buzn a menos que el mensaje est marcado como privado. A este mensaje se pueden aadir comentarios adicionales.
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