1. EL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. En funcionamiendo de la empresa est encomendado a las personas que la integran.

Estas personas, el empresario y los colaboradores o trabajadores contratados por l, deben desarrollar una serie de tareas, denominadas funciones, para cumplir la misin de la empresa. La organizacin adecuada de las tareas que debe realizar cada persona, la asignacin de responsabilidades a cada una y el ordenamiento de las relaciones de comunica cion y dependencia de unas de otras, son factores clave para el buen funcionamie nto de la empresa y para conseguir de manera eficiente los objetivos empresarial es. Cuando mayor es el nmero de personas que desarrollan su actividad dentro de la em presa, ms necesidad hay de definir adecuadamente las funcionas, las responsabilid ades y las relaciones entre ellas. Aunque las funciones que se realizan en la empresa som muy diversas, stas se pued en clasificar en dos grupos: *Funciones segn el tipo de actividad. Se refieren a la formacin y a la experiencia profesional necesarias para llevarlas a cabo. *Funciones segn el tipo de gestin empresarial. Se refieren a la organizacin de resp onsabilidades dentro de la empresa. 2. FUNCIONES SEGN EL TIPO DE ACTIVIDAD. Las funciones segn el tipo de actividad son las que estn directamente relacionadas con la produccin y la comercializacin de los bienes o servicios objeto de activid ad de la empresa, aquellas otras necesarias para que stas se puedan realizar efic ientemente, como son: contabilizar los resultados, formar y motivar a las person as de la empresa, mantener a punto los sistemas informticos,etc. Entre las primer as estn: 2.1 LA FUNCION COMERCIAL. La funcin comercial tiene como objeto establecer y poner en prctica los mecanismos necesarios para que los productos o servicios de la empresa accedan el mercado y sean adquiridos por los consumidores. Normalmente, la funcin tiene dos especialidades diferentes: el marketing y las ve ntas. *El marketing o mercadorecnia se encarga de: -La investigacin del mercado, es decir, de averiguar las necesidades de l os consumidores y de conocer la aceptacin de los productos de la empresa. -La definicin de los productos que debe ofrecer la empresa, que incluye e l producto en s mismo y su forma de presentacin. -Los precios a los que deben comercializarse esos productos. -Las formas de distribucin de los productos para hacerlos llegar desde lo s centros de fabricacin o de prestacin del servicio hasta los compradores. -La promocin y la publicidad para dar a conocer en el mercado los product os o servicios de la empresa e inducir a los consumidores a la compra de los mis mos. La funcin de marketing est muy relacionada con la funcin de innovacin y desarrollo ( I+D) que, en las empresas en que existe, se encarga de buscar e inventar nuevos

productos o servicios que sean de inters para los consumidores. *Las ventas se encargan de desarrollar todo el proceso de la compraventa entre l a empresa y cliente, o comprador. Son tareas propias de las ventas: -La presentacin de las caractersticas y beneficios del producto o servicio . -La negociacin del precio final de compraventa. -La venta en s misma, mediante la aceptacin del pedido del cliente o la en trega de la mercanca en cada caso. 2.2 LA FUNCIN DE PRODUCCIN O DE OPERACIONES O DE SERVICIOS. Esta funcin se encarga de la elaboracin del producto o de la prestacin del servicio que ofrece la empresa. En el caso de una empresa industrial, se habla de funcin de produccin, pues se fabrica o produce un producto. Si es una empresa de servici os, en la que no ahy un producto fsico, esta funcin se denomina funcin de operacion es de la empresa. *La produccin en la empresa industrial tiene encomendada las siguientes f unciones: -Las compras de las materias primas y auxiliares para el proceso de fabr icain del producto. Esta funcin incluye la bsqueda y seleccin de proveedores, la neg ociacin de los precios de compra y realizacin de los pedidos a los proveedores. -El aprovisionamiento de materias primas y auxiliares y su almacenamient o, que consiste en el acopio de los materiales comprados en los lugares y en el tiempo adecuados para poder llevar acabo el proceso de fabricacin. -La ingeniera del proceso de fabricacin, es decir, el diseo del proceso de fabricacin industrial de los productos de la empresa, lo que incluye: los medios de produccin y auxiliares y su disposicin y las operaciones y mtodos de fabricacin. -La planificacin y programacin de la fabricacin, es decir, la realizacin de las operaciones necesarias para lograr el producto final. -El almacenamiento, expedicin y transporte de los productos fabricados ha sta los lugares de distribucin a los clientes. -El mantenimiento de los equipos e instalaciones de produccin para asegur ar su correcto funcionamiento. El control de calidad para garantizar que los productos fabricados cumpl en con los requisitos con los que fueron diseados. *Las operaciones en la empresa de servicios son similares a las funciones de pro duccin, aunque presentan caractersticas diferentes. Sus cometidos son: -Las compras y el aprovisionamiento de materias primas. Normalmente, est a funcin tiene poca importancia, pues en las empresas de servicios no existen mat erias primas que transformar. -El diseo del proceso de prestacin del servicio. -La planificacin y programacin de la prestacin del servicio. -La prestacin del servicio. -El mantenimiento de las instalaciones para la prestacin del servicio. -El control de la calidad del servicio prestado. 2.3 LA FUNCIN ECONMICO-FINANCIERA La funcin econmico-financiera tiene como objetivo registrar los hechos econmicos de la empresa y gestionar los recursos financieros. Las principales tareas de esta funcin son: *La contabilidad. Se encarga del registro, en los libros contables, de l os hechos econmicos de la empresa, con el fin de obtener las cuentas de resultado s y el valor patrimonial de la empresa y suministrar informacin sobre el funciona

miento econmico de la misma. *La tesorera. Se encarga de los cobros y los pagos, de las previsiones de las necesidades de fondos lquidos de la empresa y de las relaciones co nlas enti dades de crdito. *La fiscal y legal. Se encarga de atender las obligaciones fiscales y le gales, de la empresa. *La planificacin econmica y financiera y el control de gestin. Se encarga d e la elaboracin de los presupuestos econmicos y financieros de la empresa y del se guimiento de su cumplimiento. 2.4 LA FUNCIN DE RECURSOS HUMANOS LA funcin de recursos humanos se ocupa de aquellos aspectos que tienen que ver co n las personas que trabajan en una empresa. Las actividades que se desarrollan p ara una adecuada gestin de los recursos humanos se clasifican en tres grandes reas : desarrollo de recursos humanos, relaciones laborales y administracin de persona l. 2.4.1 Desarrollo de recursos humanos Su principal objetivo es lograr que las personas que trabajan en una empresa sea n las idneas para los cometidos que se esperan en ellas, que puedan progresar pro fesionalmente y estn motivadas en su trabajo. Son tareas de esta funcin: *El reclutamiento y seleccin de las personas de la empresa. *La formacin de los trabajadores. *Determinacin de las categoras profesionales, la evaluacin, la promocin y la recontribucin de las personas. *La comunicacin interna y la motivacin. 2.4.2 Las relaciones laborales Se encarga de las relaciones contractuales de los trabajadores con la empresa. L os principales cometidos de esta funcin son: *La fijacin del calendario laboral,horarios, turnos, vacaciones, etc. *La atencin y tratamiento de las reclamaciones de los trabajadores. *Las relaciones y negociaciones con los representantes de los trabajador es. 2.4.3 La administracin de personal Se ocupa de la gestin administrativa y documental de las relaciones de la empresa con los trabajadores. Las tareas que realiza son: *La elaboracin y archivo de los contratos de trabajo. *La elaboracin de las nminas del pago de los salarios. *La elaboracin de la documentacin para la liquidacin de Seguridad Social y otras obligaciones de la empresa. *La elaboracin y custodia de los libros laborales oficiales. 2.5 LA FUNCIN ADMINISTRATIVA La funcin administrativa se refiere a las tareas relacionadas con la elab oracin, tramitacin y el archivo de los documentos generados por la actividad empre sarial, como son: pedidos, albaranes, facturas, correspondencia, etc. Otras tare as que suelen estar relacionadas con esta funcin son: la atencin de la centralita telefnica, el suministro de material de oficina, la seguridad interna o la limpie za. La funcin administrativa es una funcin auxiliar del resto de funciones, por ello,

podemos hablar de: administracin de ventas, administracin de personal o administra cin de la produccin. 3. FUNCIONES SEGN EL TIPO DE GESTIN EMPRESARIAL Ordenar las responsabilidades que tienen las distintas personas que componen la empresa y asegurar su coordinacin, existe otro tipo de funciones denominadas de g estin. Estas funciones, que no se dan de forma aislada y exclusiva, sino que en cada pu esto de trabajo se mezclan en mayor o menor grado, se pueden clasificar en cinco grupos: direccin, coordinacin, supervisin, asesoramiento y ejecucin. 3.1 FUNCIN DE DIRECCIN La funcin de direccin tiene como objetivo marcar los logros y las pautas de funcio namiento del conjunto de la organizacin, por ejemplo: *Establecer los objetivos empresariales para el conjunto de la empresa y para los diferentes mbitos de trabajo. *Definir la estrategia empresarial, es decir, qu es lo que hay que hacer para lograr los objetivos de la empresa. *Determinar y poner a disposicin de las personas de la organizacin los rec ursos y medios necesarios para lograr los objetivos. *Planificar, para un periodo de tiempo concreto, las actividades que tie nen que desarrollar los trabajadores para conseguir los objetivos definidos. Esta funcin la ejercen los mximos responsables de la empresa: genente o director g eneral y directores funcionales (de produccin, comercial, de recursos humanos,etc .). En muchas ocasiones, dependiendo generalmente del tamao de la empresa, es el prop io empresario quien asume esta funcin, en otras, la direccin la ejercen personas c ualificadas especialmente contratadas para llevar a cabo estas tareas. 3.2 FUNCIN DE COORDINACIN La funcin de coordinacin tiene como objeto ordenar y organizar la actividad de dif erentes personas para alcanzar un objetivo comn, de manera que el resultado del t rabajo de todas ellas sea lo ms eficaz posible. La importancia de esta funcin es mayor cuanto mayor es el nmero de personas que tr abajan en una empresa, ya que si la empresa tiene muchos trabajadores, stos tiene n que estar perfectamente organizados para poder cumplir con los objetivos de la misma. La coordinacin la puede asumir la direccin de la empresa, especialmente cuando se trata de centros de trabajo con pocos empleados o donde no se tengan que realiza r tareas complejas. 3.3 FUNCIN DE SUPERVISIN La funcin de supervisin, tambin llamada de control, tiene como objeto vigilar que l as tareas establecidas y los objetivos marcados se cumplem segn se han planificad o y, en el caso de que no sea as, definir y poner en marcha las medidas corrector as para asegurar se adecuada realizacin. Esta funcin la ejercen personas a las que se les llama mandos, que son los encarg ados de garantizar la correcta ejecucin de las directrices establecidas por la fu ncin de direccin. En muchas ocasiones, estas personas son tambin responsables de la funcin de coordinacin.

3.4 FUNCIN DE ASESORAMIENTO La funcin de asesoramiento tiene como objeto dar consejo o dictamen a las persona s con responsabilidad en la toma de decisiones en la empresa para ayudar a travs del conocimiento o el anlisis a elegir la mejor alternativa posible. Es una funcin que aparece como tal en las grandes empresas o en los momentos de l a toma de decisiones complejas. En las pequeas empresas se suele acudir a asesore s externos a la propia empresa cuando se requieren conocimientos especializados de los que carece organizacin.. 3.5 FUNCIN DE EJECUCIN Esta funcin, que ocupa al mayor nmero de personas de la empresa, tiene como misin g arantizar la ejecucin de las tareas establecidas en la empresa. Puede consistir en la realizacin de actividades complejas que exigen grandes cono cimientos y destrezas y gran creatividad o en la realizacin de tareas bien especi ficadas que no requieren conocimientos ni formacin especiales. 4. LOS PUESTOS DE TRABAJO. Las funciones que hemos estudiado las ejecutan las personas que integran la empr esa. Por razones de especializacin, de facilidad de coordinacin o de economa de medios, las tareas se agrupan segn contenidos homogneos y se asignan a personas determinad as. El conjunto de tareas que realiza una persona en el mbito de la empresa se denomina puesto de trabajo. Los puestos de trabajo se caracterizan por: *Las funciones y/o tareas encomendadas. Se refieren a lo que tiene que h acer la persona que ocupa el puesto de trabajo, es decir, la parte de las funcio nes de la empresa (especializadas y de gestin) asignadas a ese puesto de trabajo. *Las atribuciones. Se refieren a las decisiones o iniciativas que se pue den tomar en el puesto segn el propio criterio de la persona que lo ocupa. Este c oncepto es ms bien terico y no se suele formalizar al describir los puestos de tra bajo, excepto en los casos de responsabilidad ante terceros, como puede ser el a poderamiento (dar poder) para firmar cheques, contratos de trabajo o contratos c on la Administracin. *Las responsabilidades. Se trata del conjunto de resultados que se tiene n que obtener y de los objetivos que se tienen que cumplir en el desenpeo de un d eterminado puesto de trabajo. Las responsabilidades estn relacionadas con las funciones del puesto y te corresponden, normalmente, con los objetivos de esas funciones. *Las relaciones con otros puestos de trabajo de la empresa. Se trata de la posicin de dependencia o ascendencia de un puesto de trabajo respecto a otros puestos en la misma empresa. Esta relacin viene determinada por la definicin del as tareas y los objeti vos y la supervisin de su cumplimiento. En la empresa pueden existir varios puestos de trabajo iguales que estn desenpeado s por distintas personas, por ejemplo: cajero de hipermercado, administrativo, mozo de almacn, etc.., por lo que el nmero de puestos de trabajo puede ser menor que el nmero de personas que trabajan en l

a empresa. 5. LAS RELACIONES ENTRE LOS PUESTOS DE TRABAJO Una empresa, desde el punto de vista de su funcionamiento, es un conjunto de pue stos de trabajo que se relacionan entre s para cumplir con los objetivos definido s por la direccin. El tipo de relaciones que se establecen entre los puestos de t rabajo puede ser de dos clases: *Relaciones verticales o de dependencia. *Relaciones horizontales o de coordinacin. 5.1 Las relaciones verticales Las relaciones verticales dentro de una empresa se establecen en funcin de un ord en jerrquico definido por el grado de responsabilidad. En esta ordenacin, cada pue sto de trabajo queda supeditado o es dependiente de otro segn una relacin mando-su bordinado o relacin jerrquica. En la relacin jerrquica, el puesto superior o mando establece las formas de actuac in del puesto subordinado, marca los objetivos de su trabajo, coordina y organiza su actividad, delega en l las actuaciones que considera oportunas, le transmite la informacin procedente de otros mandos superiores y evala y supervisa su activid ad y sus resultados. La empresa se organiza, por lo tanto, en una cadena de relaciones mando-subordin ado o lnea jerrquica, segn un orden decreciente de responsabilidad en la gestin y en el funcionamiento de la empresa. Las empresas, a medida que van creciendo, desarrollan organizaciones ms complejas en las que la relacin jerrquica es insuficiente. Algunos puestos, adems de la depe ndencia jerrquica natural, tienen una dependencia de carcter funcional. La dependencia funcional es la que se establece entre un determinado puesto de u na funcin especializada y otro o varios puestos subordinados. Esta dependencia se establece para la realizacin de actividades relativas a norma s generales dictadas por la funcin especializada. 5.2 LAS RELACIONES HORIZONTALES Las relaciones horizontales dentro de una empresa son las que se establecen para coordinar las actividades de departamentos con funciones distintas, pero que se necesitan entre si para alcanzar sus objetivos. Para ello, se organizan grupos de trabajo que se renen peridicamente para garantizar la coordinacin de tareas y co mpartir la informacin. 6. LA ESTRUCTURA BSICA PARA ORGANIZAR LA EMPRESA. La empresa, desde el punto de vista organizativo, es una red de puestos de traba jo, que se diferencian entre s por las funciones que realizan y atribuciones y re sponsabilidades que tienen encomendadas. La organizacin bsica de una empresa se estructura de forma piramidal, segn una esca la con diferentes niveles jerrquicos. *El vrtice de la pirmide est ocupado por el puesto de mayor responsabilidad en la organizacin, que es el de director general o gerente, el encargado de esta blecer y planificar los objetivos de la empresa. Por debajo de l, se sitan los sig uientes niveles jerrquicos hasta llegar a las unidades operativas, que son las en

cargadas de realizar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos. *La escala de niveles jerrquicos constituye la lnea de mando. La lnea de ma ndo tiene la misin de conectar las funciones de direccin, es decir, los objetivos empresariales, con las unidades operativas, transmitiendo la informacin en sentid o descendente. Asimismo, la lnea de mando tiene la funcin de supervisar la correct a ejecucin de las acciones y la consecucin de objetivos, transmitiendo, en ese cas o, la informacin en sentido ascendente, desde las unidades operativas hasta las u nidades de direccin, que, una vez que han revisado los resultados, planifican y p roponen nuevos objetivos. *En la base de pirmide, se encuentran las unidades operativas, responsabl es de la ejecucin. Desde el punto de vista de las funciones, segn el tipo de actividad, podemos dist inguir: *Las funciones esenciales para el logro de los objetivos empresariales y que definen la actividad propia de la empresa, como son: las funciones comercia les y de produccin o operaciones. *Las funciones que sirven de soporte a las anteriores, como son: funcion es de servicio o estandarizacin (las relativas a los recursos humanos, la contabi lidad, la informtica o la administracin) y funciones de asesoramiento (como la ase sora jurdica o los gabinetes de estudios adjuntos a la direccin general, si bien es tas funciones slo aparecen en las grandes empresas). La estructura formada por la direccin, la lnea jerrquica y las unidades operativas, soportada por las funciones de servicio o estandarizacin y de asesoramiento, con forman el esquema bsico para construir la estructura de organizacin de la empresa. Adems, es necesario definir las caractersticas propias de cada puesto de trabajo y las relaciones entre ellos (verticales u horizontales). 7. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIN DE LA EMPRESA Los criterioes para la organizacin de una empresa son muy diversos y obedecen a d istintos criterios. Entre los ms frecuentes estn: *Segn las funciones especializadas bsicas o por tipo de actividad. A este criterio responde la organizacin de la empresa industrial que vimos en el ejemplo anterior. *Segn el tipo de producto que ofrece la empresa. Por ejemplo, un hipermer cado que vende productos de alimentacin, textil y bazar se organiza en funcin de s as secciones. *Segn el tipo de clientes o mercado. Cuando una empresa se dirige con un mismo producto a mercados diferentes, su red comercial se puede organizar en fun cin de esos mercados. Por ejemplo, una empresa proveedora de la industria del aut omvil puede tener dos mercados diferentes. El primero de ellos estara formado por los fabricantes de automviles, pocos y grandes clientes, como Renault, Volkswagen , Ford o General Motors. El segundo mercado estara formado por las tiendas de rec ambios y repuestos o los talleres de reparacin de coches. Los recursos comerciale s que ha de poner en juego esta empresa son muy diferentes en uno y otro mercado , por lo que la organizacin del rea comercial podra ser como la que aparece en el ---DOCUMENTO 5. Como podemos observar, en el caso de esta empresa proveedora de la industria del automvil, existe una organizacin por funciones especializadas y, a la vez, la fun cin comercial se organiza por tipos de clientes o mercados. *Segn las zonas geogrficas donde acta la empresa. Una multinacional que tie ne oficinas en varios pases se organiza en funcin de direcciones territoriales o n acionales: la direccin de Espaa, Francia, etc.

Elegir una y otra forma de organizacin es una labor que complete la mximo responsa ble de la empresa. 7.1 PRINCIPIOS PARA UN EFICAZ FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA. Aunque no existen reglas que determinen cul es la mejor forma de organizar una em presa, podemos lograr un funcionamiento correcto siguiendo estos principios: *La unidad de responsabilidad. La asignacin de las responsabilidades a lo s puestos, segn la graduacin y especialidad que corresponda, debe hacerse de maner a que recaiga es un solo puesto de trabajo o en una sola persona. *La unidad de mando. Cada subordinado debe tener un solo jefe jerrquico. Este requisito puede verse comprometido en las ocasiones de doble dependencia, j errquica y funcional, por lo que es necesario definir con suficiente detalle las competencias del jefe funcional, para que no se superpongan con las del jefe jerr quico, y establecer la autoridad que debe prevalecer en caso de conflicto. *La especializacin. Los puestos de trabajo deben tender a contener nicamen te los conocimientos o destrezas particulares que requiere cada funcin o activida d de la empresa. *La homogeneidad de las tareas. Las tareas correspondientes a cada puest o deben tener un contenido lo ms homogneo posible o tender a un mismo objetivo. *La economa de medios. Las funciones y tareas correspondientes a cada pue sto deben ser las suficientes para ocupar toda la jornada laboral del trabajador . *La polivalencia. La posibilidad de que una persona pueda realizar difer entes funciones debe utilizarse para armonizar los principios de especializacin y homogeneidad de tareas con el de economa de medios. *El grado de encuadramiento. Hace referencia al nmero de personas que sup ervisa un mando. Este nmero depende del tipo de actividad y de las propias necesi dades de supervisin. Lo ms recomendable es supervisar a seis u ocho personas, aunq ue, en ocasiones especiales, se pueden alcanzar nmeros mayores. 7.2 PASOS PARA DEFINIR LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN DE LA EMPRESA. Para efectuar el diseo de la estructura de organizacin de la empresa, se debe come nzar por elegir el criterio de organizacin que, como hemos visto, puede ser por f unciones, por mercados, por productos, por tecnologas, por clientes, por zonas ge ogrficas, etc. Posteriormente, se determinan las funciones esenciales de la empresa de arriba h acia abajo, es decir, comenzando por los puestos de direccin y coordinacin, luego los de supervisin y finalmente los de ejecucin. Por ltimo, se establece la organizacin de las funciones de soporte de servicio, de estandarizacin y de asesora de la misma manera que hemos hecho anteriormente, es decir, de arriba hacia abajo, desde los puestos de direccin hasta los de ejecucin. Un aspecto clave de la estructura de organizacin de la empresa es la escala de ma ndo o lnea jerrquica ya que desempea dos tareas fundamentales para el buen funciona miento de la empresa: la transmisin de informacin de arriba hacia abajo, y vicever sa, y la supervisin. Estas dos funciones de la linea jerrquica son las que garanti zan la correcta ligazn entre la funcin de direccin y la de su ejecucin. Por ello, es necesario dotar a los mandos de la necesaria autoridad y vigilar y cuidar el ma ntenimiento de la misma. 8. LA REPRESENTACIN DE LA ESTRUCTURA DE ORGANIZACIN DE LA EMPRESA La formalizacin de la estructura de organizacin de la empresa debe definir al meno

s cuatro elementos: *La denominacin de los puestos de trabajo. Esta denominacin debe definir e l nivel de responsabilidad del puesto de trabajo y su contenido funcional. Por e jemplo, un puesto denominado jefe de contabilidad hace referencia a dos concepto s: la palabra jefe indica mando sobre otros puestos y, por tanto, realiza funcio nes de supervisin y, posiblemente, coordinacin, y la palabra contabilidad hace ref erencia al contenido funcional del puesto. *La descripcin de las funciones del puesto. Se tienen que definir tanto l as funciones de actividad como las de gestin y, adems, se deben establecer las res ponsabilidades asociadas a esas funciones y, en caso necesario, las atribuciones de la persona que ocupa el puesto. *Las relaciones verticales. Es decir, las relaciones de dependencia jerrq uica y funcional entre los diferentes puestos de trabajo, especificando los come tidos para los que se establece la dependencia funcional. *Las relaciones horizontales. Se definen los grupos de trabajo de coordi nacin, identificando al responsable del grupo, a sus componentes, la periodicidad de las reuniones y los cometidos del grupo. La representacin grfica de la estructura de organizacin de la empresa se denomina o rganigrama. En el organigrama, cada puesto de trabajo se representa en un cuadro en el que s e recoge su denominacin. Los puestos de trabajo aparecen ordenados segn grados sim ilares de responsabilidad, importancia o categora y se relacionan entre s mediante lneas que representan las dependencias jerrquicas y funcionales.