10 pasos para organizar la vida personal y la empresa

Gabriela Ensinck Firmar cheques, pelear el precio con los proveedores, visitar a los clientes, hacer treinta llamados por da, recibir otros cuarenta, limpiar la casilla de mails... Tener una empresa pyme obliga a muchos empresarios a cargar sobre sus espaldas todo tipo de funciones: desde cadete a director. La falta de organizacin, el escaso establecimiento de prioridades y el temor a delegar, slo suman estrs. El tiempo es uno de los bienes ms preciados que tienen las personas. Sin embargo, la mayora no lo administra de manera eficiente, dice Alejo Cantn, presidente de la consultora Vistage Argentina. No hay nada que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparrsele, porque ste va y vuelve y aqul no. Como deca Jos Ingenieros, En una vida, se pueden rehacer 10 fortunas, pero con 10 fortunas no se puede recomenzar una vida. La buena noticia es que no hay nada en el mundo repartido ms democrtica y parejamente por la naturaleza que el tiempo. Pobres y ricos, hombre y mujeres, todos disponemos por igual de 24 horas al da, dice la psicloga empresarial Nelly Hoijman, directora del Centro de Desarrollo Personal y Empresarial. Ocurre que no hemos sido enseados en el arte de manejar el tiempo,

que parece algo intuitivo, pero en realidad requiere una verdadera reeducacin, y un entrenamiento adecuado. Parte importante de una gestin exitosa lo constituye la capacidad de administrar el tiempo y el trabajo. Y esta es una habilidad que excede las competencias tcnicas de una persona. La capacidad de estar siempre un paso ms adelante en el negocio, requiere tiempo para pensar. Tenemos un ambiente que nos obliga a tomar medidas en la coyuntura, sin clarificar primero cules son nuestros objetivos, dice Jorge Hambra, director del Club Argentino de Negocios de Familia y de la consultora Joh Psicotecnia. Saber cundo ocuparnos de qu, es la esencia del fino arte del dominio del tiempo, subraya Hoijman. Si lo llenamos demasiado, perderemos la energa por emergencias imprevistas y las interrupciones. Si queda medio vaco, estamos desperdicindonos, como una locomotora a toda mquina, que no lleva vagones. Pero cmo organizar el caos y encontrar tiempo para pensar? Aqu, los especialistas brindan sus consejos y proponen diez pasos para atrapar el tiempo antes de que se escurra de las manos. 1. Hacer una lista proyectos desatendidos de

Todos tenemos temas pendientes en la vida. Aquellas cosas que deberamos hacer y que nos ocupan lugar en la

cabeza mientras no las llevamos a la accin. Los proyectos desatendidos son frustrantes y nos estresan. El estrs no es el resultado de hacer muchas cosas, sino el resultado de la friccin entre lo que tenemos que hacer y lo que realmente hacemos, dice Nelly Hoijman. Volcar los temas pendientes al papel, implica un cambio de actitud. Es pasar de la preocupacin a la accin. Nos ayuda a clarificarnos y a trazar un plan, asegura Jorge Hambra. 2. Ocuparse de los temas pendientes Para esto, el consultor Hambra desarroll junto a su equipo la tcnica de administracin de monos. Un mono es todo lo que queda pendiente cuando una conversacin termina, define el consultor. El primer paso es entonces identificar los monos, luego identificar a los colaboradores que se pueden encargar de ellos, y finalmente desarrollar capacidades y fomentar actitudes en esas personas para que puedan resolver satisfactoriamente los temas que se les delegan. 3. Delinear objetivos en la agenda y en las reuniones Un elemento clave a la hora de establecer una estrategia para administrar mejor el tiempo es programar la agenda sobre resultados y no sobre actividades. Si necesito abrir una filial en Rosario, en mi agenda debe decir abrir filial en Rosario y no viaje a Rosario, porque si viajo a Rosario y la filial no se abre, ese tem quedar

pendiente, dice Cantn, de la consultora Vistage. Para las reuniones, Cantn recomienda usar la regla 80/20: una reunin altamente enfocada alcanza el 80% de su valor en la primera hora. Todo lo que sigue puede ser canalizado en forma no presencial. Otra regla de oro para las reuniones es programarlas segn una torta de tiempos. 4. Diferenciar lo urgente de lo importante Entre todas las cuestiones pendientes que tienen las personas, hay que separar aquellas que son urgentes de las que son importantes. En la primera categora se encuadra todo aquello que requiere nuestra inmediata atencin. Un llamado telefnico, un suceso imprevisto, un mail que requiere pronta respuesta. Normalmente nuestro comportamiento ante lo urgente es reactivo. Lo importante, en cambio, es aquello que est relacionado con los resultados que buscamos, ya sea en lo personal o en el mbito profesional o de los negocios. Por esto requiere mayor iniciativa y proactividad de nuestra parte, destaca Hambra. Seguramente, entre los temas pendientes hay cuestiones que son urgentes e importantes, otras que son urgentes pero no importantes, otras que son importantes pero no urgentes, y otras que no son ni urgentes ni importantes. Entonces deberamos ocuparnos de aquello que

es urgente e importante, slo urgente o slo importante. El resto se puede delegar tranquilamente, recomienda el director de Joh Psicotecnia. 5. Hacer la lista de objetivos de corto, medio y largo plazo La clave fundamental del xito, en la vida como en los negocios, es tener claro hacia dnde nos dirigimos. Quien no sabe a dnde va, pierde tiempo en un montn de empresas. No slo hay que definir hacia dnde vamos, sino por dnde vamos y cmo vamos. Pensar esto requiere muchas veces hacer un alto en el camino, y no seguir en una carrera alocada que probablemente nos aleje del objetivo en lugar de acercarnos, dice Hambra. Por su parte, Hoijman recomienda hacer dos listas de objetivos para los prximos cinco aos de vida. Una para los objetivos personales y otra para los de trabajo o profesionales. Deben ser dos listas ambiciosas -propone-, sin la represin de los mandatos recibidos desde la infancia sobre lo que debemos o no debemos desear. Hay que animarse, sin miedo. Tambin conviene agregar a esta lista nueva aquellos proyectos de la lista N1 (de los proyectos desatendidos) cuyos beneficios siguen interesndonos hoy intensamente. Probablemente, aparecern ideas que nunca nos habamos atrevido a encarar, aunque eran muy deseadas. Esos son objetivos autnticamente propios, los

que nos traen sensaciones de satisfaccin y autoestima. Estn cargados de tanta energa que nos estimulan a desarrollar sin esfuerzo toda nuestra capacidad. Luego de haber delineado estos objetivosgua, se puede proceder a establecer metas anuales, mensuales y semanales de tareas concretas. 6. Aprender a delegar Dejmelo a m que yo lo resuelvo es el latiguillo preferido de aquellas personas que no delegan, acaparan todo el trabajo y no dejan crecer a sus colaboradores ni a la empresa. La excusa general es que nadie hace las cosas como uno, lo cual es cierto. Pero por qu los dems deberan hacer las cosas como nosotros? Por qu no ser ms tolerantes y humildes, para admitir que otros pueden llegar a los mismos resultados, utilizando diferentes caminos? Para Alejo Cantn, de Vistage, la delegacin comienza con un profundo anlisis de nosotros mismos y de las funciones que tenemos a cargo. Por ejemplo, cuando se dirige una empresa, hay tres funciones indelegables: ser el principal estratega, armar el equipo gerencial y ser el principal vendedor. Todas las dems funciones pueden ser delegadas. Delegar es una de las formas ms eficientes de obtener ms tiempo para tareas importantes. Pero hay que saber qu significa y qu implica delegar. No se trata slo de asignar tareas a un tercero, sino de entregarle la

autoridad para realizarla, que tenga capacidad de decisin y de retener la responsabilidad. Para delegar de manera correcta, hay que seguir una serie de reglas, como conocer a las personas en las que se delegar y sus capacidades, brindarles capacitacin y entrenamiento, ir probndolas con pequeas actividades y luego otorgarles desafos crecientes, aprobar sus aciertos y analizar sus errores, pero no criticndolas, sino dando un feedback positivo, apostando a la mejora y al crecimiento. Otorgar facultades a la hora de delegar implica brindar al equipo autoridad para decidir y brindarle las herramientas para que pueda ejecutar esa capacidad de decisin. Tambin alinear los objetivos del equipo con las metas de la organizacin y asignar roles y responsabilidades. Por el lado de quien recibe las facultades, es igualmente clave que sepa que puede tomar decisiones segn su puesto y la calidad de su trabajo y, fundamentalmente, que entienda cmo se ensambla su desempeo con el propsito y la misin de la empresa. 7. Identificar a los ladrones de tiempo Todos tenemos cosas que nos roban el tiempo. Las ms comunes son: materiales extraviados, visitantes inesperados, interrupciones por telfono o e-mail, una

infraestructura tecnolgica pobre que nos obliga a estar varios minutos conectados a Internet por un dato, reuniones largas, procedimientos burocrticos y un largo etctera. El primer paso es organizar el material de trabajo, dejando sobre el escritorio slo aquello que se va a utilizar. Deshacerse de lo que no se usa y archivar lo que se consultar despus. El paso siguiente es poner lmite a los requerimientos que no se pueden atender. 8. Aprender a decir NO Por razones de cortesa o culpabilidad, la mayora somos reacios a decir no y frecuentemente aceptamos hacer cosas a pesar de no tener inters ni tiempo. Nelly Hoijman enumera algunas tcnicas para defenderse utilizando esta simple palabra de dos letras: decir No con una razn para ello, decir No por mutuo beneficio. Por ejemplo, no aceptar una tarea porque no tendra tiempo de realizarla con la calidad que esta requiere. De todos modos, en los casos en que resulta imposible negarse, la especialista recomienda asegurarnos que entendemos la totalidad de la tarea antes de aceptarla. Dado que algo que pensamos que slo podra llevarnos una maana, termina complicndonos una semana. 9. Ir ms despacio Hay una diferencia entre hacer las cosas con rapidez y hacerlas con apuro. Vivimos en la era de la velocidad, y es inevitable que una vida apresurada se convierta en superficial,

advierte Karl Honor, uno de los iniciadores del Movimiento Slow. Esta corriente de pensamiento surgi en Europa a mediados de 2005, para desafiar el culto a rapidez. Apoyado en investigaciones y estadsticas, el autor denuncia el sinsentido de una vida regida por la compulsin a hacer cada vez ms cosas en menos tiempo. Las largas horas en el trabajo nos vuelven improductivos, tendemos a cometer ms errores, somos ms infelices y estamos ms enfermos, dice Honor. Vivir en el carril rpido tambin tiene consecuencias en el mbito social y familiar: los horarios febriles de trabajo nos hacen perder contacto con los amigos, y dedicamos ms tiempo a revisar el email que a jugar con nuestros hijos. 10. Hacer el seguimiento Revisar la agenda, pero tambin los listados de aquello que nos propusimos hacer, es la nica forma de establecer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados. Asimismo, muchos objetivos requieren ser revisados o cambiados a lo largo del tiempo. La idea no es llevar una loca carrera contra el tiempo ni torturarse por lo que queda pendiente. Tachar las tareas concluidas resulta gratificante, y permite hacer lugar para nuevos objetivos. Fuente: El Cronista