LA GACETA N 9 DEL 12 DE ENERO DEL 2012

DIRECCIN GENERAL DE TRIBUTACIN N DGT-R-041-2011.San Jos, a las nueve y diez horas del doce de diciembre del dos mil once Considerando: I.Que el artculo 99 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios faculta a la Administracin Tributaria, para dictar normas generales para la correcta aplicacin de las leyes tributarias dentro de los lmites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. II.Que de conformidad con lo que disponen los artculos 5, 251 y siguientes y 303 del Cdigo de Comercio, 51 y 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Annimas Laborales y los artculos 6 y 21 de la Ley para garantizar al pas mayor seguridad y orden, 128 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolucin DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta N 116 del 16 de junio del 2010, se desprende la obligatoriedad de que los comerciantes y los corredores de jurados deben llevar libros legales y contables debidamente legalizados por la Direccin General de Tributacin. III.Que la Ley N 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos, dispone en su artculo 1 que esta ley es aplicable a toda clase de transacciones y actos jurdicos, pblicos o privados, salvo disposicin legal en contrario, o que la naturaleza o los requisitos particulares del acto o negocio concretos resulten incompatibles. Asimismo, aade que el Estado queda expresamente facultado para utilizar los documentos electrnicos, dentro de sus respectivos mbitos de competencia. IV.Que esa misma ley establece en su artculo 3, que cualquier manifestacin con carcter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrnico o informtico, es jurdicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios fsicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurdico en la que se haga referencia a un documento o comunicacin, se entendern de igual manera tanto los electrnicos como los fsicos. V.Que el artculo 5 de la Ley N 8454 establece los casos de excepcin de los actos que no se podrn consignar en documentos electrnicos. Dichos supuestos no son aplicables a las disposiciones establecidas en los artculos 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Annimas Laborales ni a los artculos 6 y 21 de la Ley para garantizar al pas mayor seguridad y orden, as

como tampoco a la resolucin DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta N 116 del 16 de junio del 2010. VI.Que en ese mismo sentido, segn Pronunciamiento N C-077-2011, de fecha 5 de abril del 2011, emitido por la Procuradura General de la Repblica, a partir del artculo 3 de la Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento fsico o en papel y los documentos electrnicos o digitales. VII.Que de igual manera, el rgano procurador, considera que dicho artculo obliga a interpretar cualquier norma jurdica en que se haga referencia a un documento, como comprensiva tanto al documento electrnico como al fsico. VIII.Que de conformidad con la resolucin N DGT-R-034-2011 de las doce horas del dieciocho de octubre del dos mil once de las nueve se estableci que respecto a los libros que regula el Cdigo de Comercio en su artculo 252, cuando se dispusiera de las tecnologas que garanticen la inalterabilidad y fiabilidad de los soportes electrnicos, la aplicacin de los principios que conforman la Ley N 8454, el reconocimiento de la equivalencia funcional, la calificacin jurdica y fuerza probatoria de los documentos electrnicos, establecidos en los artculos 2, 3, 4 y 6 de esta misma ley, la Administracin Tributaria establecera un sistema de registro de estos libros legales electrnicos, que garantice el registro y validacin de tales libros y que luego de mltiples consultas tcnicas tanto con el Registro Nacional como con el Programa de Gobierno Digital, que ha desarrollado las plataformas tecnolgicas mediante las cuales se pueda constituir por medios electrnicos una persona jurdica en Costa Rica, se ha llegado a la conclusin de que se cuenta con los medios tecnolgicos y con el respaldo legal para autorizar la legalizacin de libros legales llevados por medios electrnicos y establecer un sistema de registro confiable de las personas jurdicas que deseen acogerse a este sistema, logrando con ello igualmente que toda sociedad mercantil que nazca a la vida jurdica, cuente con la legalizacin de libros desde que se encuentre debidamente inscrita, por parte de esta dependencia. IX.Que mediante resolucin DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011, publicada en La Gaceta N 209 del 1 de noviembre del 2011, se estableci que podrn ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta direccin debe legalizar, establecidos por el artculo 53 del reglamento de la ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artculo 51 de dicha ley, as como los artculos 251 y siguientes y 303 del Cdigo de Comercio, a saber: diario, mayor, inventarios y balances, actas de asamblea de socios, actas del consejo de administracin, registro de obligaciones, registro de socios y el libro de registro de los corredores jurados. X.Con fundamento en los considerandos anteriores, se hace necesario modificar la resolucin DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011, publicada en La Gaceta N 209 del 1 de noviembre del 2011, as como la DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta N 116 del 16 de junio del 2010, para que los libros adicionales que deben legalizar los contribuyentes

puedan ser llevados en forma electrnica, de conformidad con las polticas que promueven la conservacin y la proteccin del ambiente; as como la simplificacin de los trmites administrativos, a fin de racionalizar las gestiones que realizan los particulares ante la Administracin Pblica y lograr mayor celeridad y funcionalidad en la tramitacin, reduciendo los gastos operativos, de conformidad con la Ley de Proteccin al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trmites Administrativos, Ley N 8220 del 4 de marzo del 2002. Por tanto, RESUELVE: Artculo 1Refrmense los artculos 1, 3, incisos a), b) y c) y 4 de la resolucin DGT-R-09-2010 y sustityase el nombre del Captulo IV, para que se lean de la siguiente manera: Artculo 1Formulario autorizado y asignacin de nmero de registro: El trmite de legalizacin de libros debe efectuarse mediante el formulario D-406 Solicitud de legalizacin de libros. En caso de que por falta de espacio en el formulario indicado no se pudieren consignar todos los representantes legales de una persona jurdica (representacin conjunta), la Administracin Tributaria correspondiente deber suministrarle al interesado el formulario D-406 Anexo de Representantes Legales. Sern igualmente vlidos los trmites que se realicen mediante el formulario D406 Solicitud de legalizacin o transformacin de libros, disponible en el sitio de creacin de empresa de Gobierno Digital. El interesado deber presentar la solicitud de legalizacin de libros por una sola vez, en la cual deber indicar la modalidad mediante la que desea llevar sus libros, a saber, digitales, empastados y foliados o en hojas sueltas para el caso de las actas. La Administracin otorgar un nico nmero de autorizacin, que el interesado deber consignar en todos los libros que requiera, ya sea en forma electrnica, empastados y foliados o en hojas sueltas-caso de libro de actas. Por lo anterior, la Administracin no tramitar solicitudes de renovacin, reposicin, ni aquellas que correspondan a sociedades que transformen su nombre o razn social. En aquellos casos en los que el interesado decida cambiarla forma de llevar los libros de empastados y foliados a electrnicos, igualmente deber presentar una solicitud ante la administracin o por el sitio de Gobierno Digital, en cuyo caso se le otorgar el nmero de autorizacin respectivo. La Administracin Tributaria podr modificar el formato e instrucciones de este formulario y sus anexos conforme a sus necesidades, por la simple puesta en circulacin de un nuevo formato, sin requerir al efecto una resolucin que lo implemente.

Artculo 3.Aspectos que debe considerar el interesado para los libros empastados y foliados: a. Renovacin de libros: En aquellos casos en que el libro legalizado por el interesado llegue a su fin, el responsable deber proceder con el cierre del libro anterior, para lo cual deber trazar una lnea diagonal con tinta de un extremo al otro en el ltimo folio. En el nuevo libro, se anotar en la razn de legalizacin, el nmero de autorizacin que la Administracin le otorg para efectos de legalizacin, el cual se debe estampar en el espacio de nmero de asiento, adems de todos los datos correspondientes al contribuyente. El interesado deber conservar el libro que se cerr a efectos de demostrar en caso necesario el cierre del mismo. b. Cambio de nombre o razn social: Aquellas personas jurdicas que efecten cambio de su nombre o razn social, debern cerrar el libro que se llevaba con el nombre o razn social anterior, trazando en cada uno de los folios que queden en blanco una lnea diagonal con tinta de un extremo al otro y deber abrir un nuevo libro, en el que debe constar en la razn de legalizacin el nuevo nombre o razn social, as como los datos correspondientes a la sociedad, el tipo de libro, el nmero de libro, que en este caso deber ser 1. En estos libros deber ir consignado el nmero de autorizacin que la Administracin otorg para el nombre o razn social anterior, en el espacio correspondiente a nmero de asiento. c. Cierre de libros: Para efectos del cierre de libros, el interesado nicamente deber proceder con el cierre de los folios trazando una lnea diagonal con tinta de un extremo al otro en el ltimo folio. Artculo 4De la reposicin de libros. En aquellos casos en que por circunstancias fortuitas, se extraven, roben o daen los libros, la reposicin de los mismos ser responsabilidad del interesado; en este caso el responsable mediante declaracin jurada proceder a reponer los libros legales o contables por las causas o motivos justificados que este pruebe o demuestre y que deben constar en esta declaracin, indicando las razones por las cuales se hace necesario abrir y legalizar nuevos libros; dicha declaracin debe adherirse al folio N 1 de los nuevos libros sustitutos. Captulo IV, sustityase su nombre por Razn de legalizacin Artculo 2Refrmense los artculos 1 y 4 de la resolucin DGT-R-034-2011 de la siguiente manera: Artculo 1Libros en formato digital legalizados por la Direccin General de Tributacin. Podrn ser llevados en formato digital todos los libros sociales y comerciales que esta Direccin debe legalizar, establecidos por el artculo 53 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en concordancia con el artculo 51 de dicha Ley, as como los artculos 251 y siguientes, y 303 del Cdigo de Comercio, 77 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, 35 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, 35 de la Ley de Sociedades Annimas Laborales y los artculos 6 y 21 de la Ley para garantizar al pas mayor

seguridad y orden, 128 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios y la resolucin DGT-09-2010 del 13 de mayo del 2010, publicada en La Gaceta N 116 del 16 de junio del 2010, a saber: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, Actas de asambleas de socios, Actas del consejo de administracin, Registro de obligaciones, Registro de socios y el libro de Registro de los corredores jurados, libros de Registro de compra-venta que deben llevar las Casas de empeo y compra-venta de artculos usados, Registro de desarme de vehculos que deben llevar los Establecimientos de desarme de vehculos y el Libro de registro de compras, que debern llevar quienes se inscriban bajo el Rgimen de Tributacin Simplificada. Artculo 4Almacenamiento y conservacin del soporte electrnico de informacin legal y contable. De conformidad con el artculo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrnicos N 8454, los libros electrnicos se conservarn por el plazo establecido por ley, en soporte electrnico, con la aplicacin de las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad y para posibilitar su acceso o consulta posterior. El interesado deber mantener dos respaldos actualizados de la informacin contenida en soporte, en un lugar diferente de aquel en el que conserva la base de datos. Asimismo, se debe garantizar la inalterabilidad, privacidad, legibilidad, accesibilidad o consulta posterior, preservacin, confidencialidad, autenticidad e integridad de la informacin electrnica. Adems, las reas fsicas donde se almacene la informacin de los documentos electrnicos deben contar con los controles para evitar riesgos, daos, prdida, destruccin, alteracin, sustraccin o divulgacin. Tambin se debe contar con planes de evaluacin, de ejecucin peridica, para valorar la eficiencia de los controles asociados al almacenamiento de la informacin. Artculo 3Divulgacin. El registro de legalizacin de libros contables y legales, estar disponible y se podr consultar en el sitio de creacin de empresa (crearempresa) de Gobierno Digital. Artculo 4Vigencia: Rige a partir de su publicacin. Transitorio 1El Formulario D-406 Solicitud de legalizacin o transformacin de libros, del sitio creacin de empresa de Gobierno Digital, estar disponible en el momento en que dicho sitio sea habilitado al pblico. Publquese.Francisco Villalobos Brenes, Director General.1 vez.O. C. N 11138.Solicitud N 2383.C-106505.(IN2011099411).