ASIGNACIONDE RECURSOS A TAREAS Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea especfica para la realizacin del trabajo.

Si asigna los recursos a las tareas, puede encontrar respuestas a preguntas como las siguientes. Qu persona se encarga de trabajar en las tareas y cundo? Cuenta con los recursos necesarios para lograr el trabajo que requiere el proyecto? Ha asignado a tantas tareas que ha sobrepasado su capacidad de trabajo? Espera que un recurso trabaje en una tarea cuando este no se encuentra disponible? Si asigna recursos a una tarea, podr realizar seguimiento del progreso del trabajo en dicha tarea. Si adems introduce informacin de los costos, Project calcular el costo de la tarea y del recurso de manera automtica. La capacidad de trabajo de un recurso se expresa en unidades y queda almacenada en el campo capacidad mxima. Si el recurso dispone de menos del 100% de la capacidad, mxima. Project asigna el valor de la capacidad mxima del recurso. Al asignar un recurso puede observar en el asistente los valores de la programacin para esta tarea: duracin, trabajo y unidades (Expresado como un porcentaje de tiempo respecto a la tarea) Frmula de Programacin.- Cuando crea una tarea, y antes de asignarle un recurso a sta, la tarea posee una duracin pero no trabajo. El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplear para completar dicha tarea. Por ejemplo: si existe una persona trabajando a tiempo completo, la cantidad expresada como trabajo ser la misma que la cantidad de tiempo expresada como duracin. La cantidad de trabajo slo ser diferente de la duracin si asigna ms de 1 recurso a la tarea o si asigna un nico recurso que no trabaja a tiempo completo. El trabajo se calcula con la frmula: Trabajo = Duracin x Unidades Ejemplo: La tarea 2 se asigno a Garret el cual aplico el 100% de trabajo a esta tarea, como resultado Trabajo (Tarea 2) = 5 x 100% (8horas) = 40 horas de trabajo Ejemplo 2: En la tarea 5 se asignaron 2 recursos cada una al 100%, la frmula sera la siguiente: 2 X 200% (16 horas) =32 horas de Trabajo ASIGNACION DE RECURSOS ADICIONALES A UNA TAREA Por omisin Project utiliza un mtodo de programacin denominado Programacin Condicionada por el Esfuerzo, esto significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del nmero de recursos que sean asignados al inicio. El efecto ms visible de la Programacin Condicionada por el Esfuerzo, es que cuando, asigna recursos adicionales a una tarea, la duracin de esa tarea disminuye. Project

solamente aplica la Programacin Condicionada por el Esfuerzo cuando asigna o elimina recursos a tareas que ya les asigno recursos con anterioridad. Si no quiere aplicar esta frmula deber desactivarla desmarcndola en el Men Herramientas/Opciones/Programacin. Desactive la casilla si desea que Project no aplique lo anterior a partir de tareas nuevas. Project ajustar la fecha de comienzo de todas las tareas sucesoras que no estn delimitadas. CUANDO DEBEMOS APLICAR LA PROGRAMACIN CONDICIONADA POR EL ESFUERZO Es el usuario el que decide en qu medida la Programacin Condicionada por el Esfuerzo debe ser aplicada a las tareas de los proyectos. Por ejemplo, si un recurso emplea 10 horas en completar una tarea Podran 10 recursos completar la tarea en una hora?, y si fueran 20 recursos podran disminuir 30 min? Probablemente no. Los recursos se apoyan de alguna forma entre s y necesitaran una coordinacin extraordinaria para completar la tarea. Si la tarea fuese compleja se requerira un cierto aprendizaje antes de que el recurso pudiera llevar a cabo la tarea de manera eficiente. En definitiva, la productividad incluso podra verse reducida si asigna ms recursos a una tarea. ASIGNACIN DE RECURSOS MATERIALES A LAS TAREAS Creamos un recurso material denominado cinta de video. En nuestro proyecto de comercial de televisin deseamos realizar un seguimiento del uso de este recurso material. Existen 2 formas de tratar el costo cuando asignamos un recurso material: 1.- Asignar una cantidad de unidades fijas del recurso para la tarea. En este caso Project multiplicar el costo de unidad por el nmero de unidades consumidas para determinar el costo total. 2.- Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea. Project ajustar la cantidad y el costo del recurso segn cambie la duracin de la tarea Por ejemplo: Puede destinar una cantidad de material que se consume en un tiempo determinado, en la medida que avanza el proyecto, Project Calcular automticamente el consumo y el costo de dicho material

ALMACENAMIENTO DE UNA LINEA BASE (SEGUIMIENTO) El administrador del proyecto debe registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento del proyecto necesitaremos compararlo con su plan original. Este plan original es el que se denomina Lnea de Base del Plan. Los valores especficos en la lnea de base incluyen los campos de tarea, Recurso y Asignaciones, y los campos de fase temporal, comienzo, fin, duracin y costo. Seguimiento de un Proyecto Ha creado la planificacin del proyecto. Una vez que comience dicho proyecto se estar efectuando trabajo. Es recomendable llevar el seguimiento. Este consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto como qu trabajo hizo alguien?, Cundo

se realiz dicho trabajo?, Cul fue el costo? Estos detalles se denominan valores reales.

La actualizacin de los valores reales le permite al administrador conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario.

Calendario Estndar Project utiliza el calendario estndar para efectuar todos sus clculos. Este deber estar empatado con la configuracin existente en el men Herramientas/Opciones/Calendario.

Estimacin de la Duracin La duracin de una tarea es la cantidad de tiempo que emplear la tarea. Project trabaja con duraciones de minutos, das, semanas meses, pero por omisin Project utiliza la duracin en horas. Para introduccin de la duracin: Abreviatura M H D S Ms Min Hr Da Sem Mes Aparece Minuto Hora Da Semana Mes Significa

Puede introducir tareas que transcurran en periodo laborable como en periodo no laborable. Para hacer que una tarea transcurra en periodo no laboralbe se utiliza una duracin no transcurrida agragando una t al final de la abreviatura. Tiempo No LABORABLE Abreviatura Mt Ht Dt St Mst Min Hr Da Sem Mes Aparece Minuto Hora Da Semana Mes Significa

Por Ejemplo: Poda tener la tarea que el ormign solidifique, puesto que no desea retirar la cimbra hasta que el ormign solidifique, la tarea Esperar que el ormign solidifique debe tener una duracin transcurrida. Introduccin de un Hito. Si desea realizar el seguimiento de un evento importante puede introducir un hito. Por ejemplo, cuando finaliza la fase de Preproduccin de nuestro proyecto. Los hitos no tienen duracin son slo eventos importantes que ocurren durante el transcurso del proyecto. Organizar las tareas en fases Si posee un conjunto complejo de tareas se debe considerar la posibilidad de organizar las tareas en fases. La creacin de las fases se lleva acabo aplicando un sangrado a las tareas. En Project las fases estn representadas por tareas de resumen Vincular Tareas Las tareas de los proyectos deben ser llevados a cabo en un determinado orden. Por ejemplo, antes de editar una escena se debe completar la filmacin. La primer tarea (Filmar escena) se denomina predecesora. La segunda tarea (Editar Escena) se denomina sucesora. Cualquier tarea puede ser sucesora o predecesora de un conjunto de tareas. Existen cuatro tipos de relacin que se abrevian de la siguiente manera: Relacin (FC) Fin a Comienzo Significa La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de comienzo de la tarea sucesora La fecha de fin de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora La fecha de comienzo de la tarea predecesora determina la fecha de fin de la tarea sucesora

(CC) Comienzo a Comienzo

(FF) Fin a Fin

(CF) Comienzo a fin

Documentar Tareas Puede registrar informacin adicional sobre una tarea en una nota. Existen tres tipos de notas: Las Notas de Tarea Las Notas de Recurso Notas de Asignacin

Para acceder a una nota dele doble click a la tarea y seleccione la pestaa notas

Vincular Adjuntar informacin Puede asociar un hipervnculo a una tarea para poder agregar informacin dando click al icono de hipervnculo y relacionar el archivo asociado a esa tarea o la direccin de internet de la pgina que desee vincular. Comprobacin de la duracin del Plan En este momento puede desear conocer el tiempo que emplear en el proyecto. Slo ha trabajado en el proyecto parcialmente y la duracin individual de cada tarea. Para checar la duracin utilice el men Proyecto/Informacin del Proyecto en el botn estadsticas. Visualizacin del Proyecto Para visualizar el proyecto en una proporcin determinada, desactive la gua de proyectos en el men Ver y ejecute la opcin Zoom en el men Ver seleccionando algunas de las opciones. Configuracin de los Recursos Los Recursos son las personas, El equipamiento y Material necesario para completar las tareas de un proyecto. Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos: Su Disponibilidad y su Costo. La Disponibilidad determina el momento en el que un recurso especfico influye sobre la ejecucin de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer, y los costos hacen referencia al importe que ser necesario pagar a estos recursos. La programacin de los recursos le permitir visualizar bsicamente reduccin de tiempo y costo. Project trabaja con 2 tipos de recursos: Los recursos de Trabajo y los Recursos Materiales. Los recursos de Trabajo son las personas y el equipo que se utilizan para realizar el trabajo del proyecto. Los Recursos Materiales regularmente corresponden a consumibles.

Recursos de Trabajo Los recursos de trabajo puede ser una persona individual identificada por su nombre (Juan Prez), o una persona individual identificada por su funcin o ttulo de trabajo (Arquitecto, Ingeniero, Electricista) grupos de personas con un objetivo comn que puede ser (Electricistas, Carpinteros, Albailes), o equipamiento (Cmara de Video, Computadora, Revolvedora, etc.) Los recursos de equipamiento no son necesariamente transportables, se puede considerar equipamiento una bodega, una pza. De maquinaria, un laboratorio de edicin de vdeo. DATOS DE LOS CAMPOS DE LA TABLA DE RECURSOS Nombre del Recurso.- Se anota el nombre del recurso. Este puede ser una persona, un grupo de personas, un equipo la descripcin del trabajo que desarrolla una persona (Electricista, Carpintero, etc.). Tipo.- Se usa esta columna para especificar si es un recurso humano (trabajo, material o de costo) Etiqueta de Material.- En este campo se ingresa la unidad de medida del recurso material. Ejemplo m2, litros de gasolina, etc.

Iniciales.- Puede especificar de manera opcional las iniciales para identificar de manera corta o abreviada un recurso. Grupo.- Este campo se caractersticas comunes utiliza para clasificar recursos que comparten algunas

Capacidad Mxima.- Esta columna se utiliza para definir la capacidad mxima del recurso. En el caso de recursos genricos de trabajo (Electricista) se utiliza 100% representa el esfuerzo de tiempo completo de una persona y 200% representa 2 recursos de tiempo completo. La capacidad est asociada al trabajo. Por omisin Project asigna el 100% del recurso a una tarea. Tasa Estndar.- Este campo se utiliza para introducir el precio por unidad basado regularmente en horas, pero puede especificarlo en das, semanas y meses Tasa Hora Extra.- La tasa de hora extra es el costo adicional ocasionado por utilizar el recurso fuera de las horas regulares de trabajo. Costo de Uso.- Este campo se utiliza para introducir una cuota fija que proviene de utilizar un recurso. Por ejemplo: Rentar una bodega puede requerir de un depsito de $500 y una renta de $500 mensuales. Project utiliza la frmula: Costo de uso + (Precio estndar x Nmero de Unidades) = $500 + ($500x 3 meses) Acumular.- Este campo se utiliza para indicarle a Project cmo y cundo debe cargar el costo de dicho recurso a la tarea. Project acumular el costo del recurso con una base prorrateada si por ejemplo, especifica una tarea de 5 das con un costo de $10000, acumular $2000 por cada da de avance de proyecto En el caso de la opcin Comienzo, cargara el costo del recurso cuando la tarea inicie, si selecciona la opcin fin, Project cargara el costo del recurso cuando la tarea este completada. Calendario Base.- este campo identifica el calendario que Project utilizar cuando se programe el recurso. Cdigo.- Esta campo se utiliza para asignar cualquier tipo de informacin, regularmente se utiliza para localizar algn departamento de la compaa o algn empleado, etc.

FORMATO E IMPRESIN DE UN PLAN Un plan de Project es en realidad una base de datos de informacin similar a un archivo de base de datos de Access. Normalmente los datos de un plan de proyecto no se visualizan todos de manera simultnea, en general, el plan se centra en las vistas y los informes en los que est interesado. Creacin de una vista del Diagrama de Gantt Personalizada En Project, la vista predeterminada es la vista diagrama de Gantt. El diagrama de Gantt consta de 2 partes 1 tabla de la parte izquierda y un diagrama de barras en la escala temporal en la parte derecha. El diagrama de Gantt es una representacin de la

informacin del proyecto de fcil comprensin y ampliamente extendida en el mundo de la gestin de Proyectos. Es posible cambiar el formato de cualquiera de los elementos del diagrama de Gantt. Existen 2 formas principales de dar formato a la barras de Gantt. a),. Dando formato a todas las categoras de la barras de Gantt utilizando el men Formato/Estilos de Barra b).- Dar doble click a la barra para dar formato slo a esa barra Tarea de Resumen de Proyecto Project utiliza esta tarea para mostrar valores de resumen de todo el proyecto como son la fecha de inicio y la fecha de finalizacin y otros datos como la duracin e incluso el costo total del Proyecto, por omisin Project la mantiene oculta y para mostrarla deber marcar el cuadro Mostrar tarea de Resumen del Proyecto del men Herramientas/Opciones/Vista. Vistas Personalizadas Project nos permite crear un sin nmero de vistas de cualquier diagrama para poder comparar diferentes esquemas del proyecto. Asistente de Diagrama de Gantt. Si desea hacer cambios rpidos a su diagrama puede utilizar un asistente para modificar su diagrama de Gantt usando el men Formato/Asistente para diagramas de Gantt. Representacin de Objetos en un Diagrama de Gantt Project incluye una barra de herramientas llamada Dibujo con la que puede trazar objetos directamente en el rea de grfico de un diagrama de Gantt. Por ejemplo: si desea anotar un determinado evento o destacar grficamente algn elemento, dispone de cuadros, flechas, lneas y otros elementos que puede colocar directamente en el diagrama. Un objeto puede ser unida a una barra del diagrama. Para mostrar la barra de dibujo ejecute el men Ver/Barra de Herramientas/Dibujo Ejercicio: Queremos agregar un cuadro de texto para denotar que el da 13 y 14 de Enero vamos a participar en el festival de videos. Formato de Texto en una Vista Puede aplicar formato al texto de las tablas, por ejemplo, al nombre de las tareas en alguna vista del diagrama. Existen dos formas de hacerlo: a).- Dar formato a todas las categoras utilizando el Men Formato/Estilos de Texto b).- Dar formato directamente seleccionando el texto. SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DE LAS TAREAS Hasta ahora nos hemos centrado en la planificacin del proyecto. Una vez comenzado el trabajo pasaremos a la siguiente fase de gestin del proyecto: El Seguimiento del Progreso. El seguimiento consiste en la actualizacin de los detalles del proyecto tales como: Qu trabajo hizo alguien?, Cundo se realiz el trabajo? Y Cul fue su Costo? Estos detalles suelen denominarse Valores Reales. El seguimiento de los valores reales es esencial a la

hora de gestionar un proyecto de manera apropiada frente a la planificacin. El administrador del proyecto debe conocer el desarrollo del trabajo del equipo del proyecto y aplicar acciones correctivas cuando sea necesario. El seguimiento del funcionamiento del proyecto y la comparacin con el plan original permitir responder a preguntas como: Planificacin Gestionar Manejo 1.- Las tareas comienzan y finalizan segn lo planeado? Y si no fuese as, Cul ser la repercusin sobre la fecha de finalizacin del proyecto? 2.- Los recursos estn empleando ms o menos tiempo del que se planific para completar las tareas? 3.- Se estn superando los costos de las tareas previstos? Project soporta 4 formas de hacer el seguimiento del progreso, dependiendo del nivel de detalle control requerido por el usuario. De manera que antes de comenzar el seguimiento del progreso, deber determinar el nivel de detalle que necesita Actualizacin del Trabajo del Proyecto segn lo Previsto.- Esto funcionar de manera adecuada cuando todo en el proyecto sucede exactamente como se planifico. Actualizacin del Porcentaje Completado de Cada Tarea.- En valores precisos en incrementos de porcentaje como el 25%, 50%, 75% el 100% Actualizacin de Las Fechas Reales de Comienzo y Fin.- El trabajo Real y la Duracin Real y restante de cada tarea o asignacin. Actualizacin de Trabajo por Periodo de Tiempo.- Este es el nivel de seguimiento ms detallado. Aqu actualiza los valores de trabajo real por da, por semana e incluso por hora. Es probable que requiera aplicar una combinacin de estas 4 posibilidades en un mismo proyecto, ya que las diferentes partes de un proyecto podran necesitar diferentes formas de seguimiento. Almacenamiento de una lnea Base Una de las actividades ms importantes de un administrador de Proyecto despus de desarrollar un plan es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto. Para poder analizar el funcionamiento necesitamos compararlo con su plan original, este se denomina Lnea Base. Una lnea base almacena los valores importantes de un plan de proyecto como son: las fechas de comienzo y finalizacin, los costos de las tareas, recursos y asignaciones.

Mostrar Tabla de Comparacin antes de Guardar Lnea Base.- Hay que seguir este orden: 1.- Men Ver/Mas Vistas/Hoja de Tarea/Aplicar 2.- Men Ver/Tabla Entrada/Variacin

Para guardar la lnea base se puede guardar desde al asistente en el botn Seguimiento en la opcin Guardar un plan previsto para compararlo con versiones posteriores En la tabla Variacin cuando no ha tenido lugar ningn trabajo y no se han realizado cambios en el trabajo programado, los valores de los campos Comienzo y Comienzo Previsto son idnticos al igual que los campo Fin y Fin Previsto. Cuando se comience a registrar el trabajo real, los valores de Comienzo y comienzo Previsto podrn ser diferentes. Nota: La vista Variacin mostrar casi todas las formas de comparacin que el usuario requiere. Caso 1.- Seguimiento del Proyecto segn lo Previsto.- La manera ms sencilla de realizar un seguimiento del progreso es informar que el trabajo real procede segn lo previsto. Por ejemplo, ha transcurrido una semana y todas las tareas programadas han comenzado y finalizado segn lo previsto. Puede registrar lo acontecido en el cuadro de Dilogo actualizar proyecto (Ver/Diagrama de Gantt, Men Herramientas/Seguimiento/Actualizar Proyecto). Para este caso Project actualizar el porcentaje de trabajo completado para las tareas que fueron programadas para comenzar antes del 12/01/04. Caso 2.-Introduccin del Porcentaje Completado de Cada Tarea.- Cuando introduzca un porcentaje distinto de cero, Project cambiar la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con su fecha de comienzo programada. Por ejemplo, si especifica que una tarea de 4 das de duracin se ha completado 50%, Project calcular que ha utilizado 2 das de duracin real y que la duracin restante es de 2 das. Caso 3.- Actualizacin de Las Fechas Reales de Comienzo y Fin.- Una forma de mantener actualizada la informacin de la programacin es registrarlo que realmente ocurre con cada tarea del proyecto. Puede actualizar los valores reales de Comienzo, Fin y Duracin de cada Tarea. Cuando introduce estos Valores, Project calcula el porcentaje completado de cada tarea utilizando las siguientes reglas: a).- Cuando introduce una fecha real de comienzo de una tarea, Project traslada la fecha de comienzo programada para que coincida con la fecha de progreso real. b).- Cuando introduce la fecha real de fin de una tarea, Project traslada la fecha de fin programada para que coincida con la fecha real y configura la tarea como 100% completada. c).- Cuando introduce el valor del trabajo real de una tarea, Project vuelve a calcular los valores de trabajo restante. d).- Cuando introduce la duracin real de una tarea, si es menor que la duracin programada, Project substrae la duracin real de la duracin programada para determinar la duracin restante. e).- Cuando introduce la duracin real de una tarea, si es igual a la duracin programada, Project configura la tarea como 100% completada f).- Cuando introduce la duracin real de una tarea, y es mayor que la duracin programada. Project ajusta la duracin programada para que coincida con la duracin real y configura la tarea como 100% completada.

Ejercicio para el 3er caso: Modificaremos la tarea 5 solo que dicha tarea que est programada para 64 hrs se efectu en 80 hrs de trabajo. Para este caso Project actualizara el trabajo realizado de la tarea 5 introduciendo 80 hrs de trabajo, se extender la barra de Gantt para indicar una duracin mas extensa, y reprogramara las tareas subsiguientes. La tarea Ensayos comenz despus de lo previsto y se completara en un total de 3 das. Actualizaremos esta informacin en los campos que no se encuentran en la vista Gua de Proyectos. Utilizaremos el comando Herramientas / Seguimiento / Actualizar tareas. Tambin supondremos en el apartado comienzo del apartado real que la tarea comenzar el lunes 17 de enero de 2005. Para la tarea 9 Proyeccin de video supondremos que esta comenz a tiempo, pero que llevar ms tiempo del previsto, supondremos que tardara 3 das en total.

REFINAMIENTO DE LOS DETALLES DE UNA TAREA En este tema se aprender a: 1. Establecer vnculos entre las tareas para tener ms control sobre las tareas que estn relacionadas. 2. Aplicar una delimitacin a una tarea. 3. Identificar las tareas en la ruta critica. 4. Dividir una tarea para registrar una interrupcin en el trabajo. 5. Crear un calendario de tarea diferente al calendario base. 6. Cambiar un tipo de tarea para controlar el modo en que Project programa las tareas. 7. Actualizar el tiempo lmite de las tareas. 8. Introducir un costo fijo y especificar el modo en el que este se incrementar. 9. Configurar una tarea repetitiva en el calendario del proyecto. Ajuste de las Relaciones de Tarea Como vimos anteriormente las tareas se pueden relacionar de Fin a Comienzo (FC), de Comienzo a Comienzo (CC), de Fin a Fin (FF), y de Comienzo a Fin (CF). Por omisin, la vinculacin entre tareas es de Fin a Comienzo (FC), sin embargo, en muchas ocasiones el manejar las otras relaciones nos puede permitir reducir el tiempo de la duracin de un proyecto. Ejemplo 1.- Para nuestro comercial se puede instalar las luces de las escenas cinematogrficas, y al mismo tiempo se pueden montar los decorados. Esto reduce el tiempo total necesario para completar las dos tareas ya que son realizadas en paralelo Ejemplo 2: La planificacin de la secuencia de filmacin de la escena puede comenzar antes de que el guion este completo aunque no se podr finalizar hasta despus de que haya sido terminado el guin. Podr programar esto para que las dos tareas finalicen al mismo tiempo. Las relaciones de tarea como en este caso deben de reflejar la secuencia en la que se realizar el trabajo.

Tiempo de Adelanto y de Posposicin.- Puede refinar la planificacin especificando la superposicin (Denominado Tiempo de Adelanto), retraso (denominado Tiempo de Posposicin) entre las fechas de fin comienzo de las tareas predecesoras y sucesoras. Imagine que dos tareas tienen una relacin de fin a comienzo: el tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que concluya su tarea predecesora. El tiempo de posposicin hace que la tarea sucesora comience algn tiempo despus de que la tarea predecesora haya concluido. Ejercicio3: Las siguientes tareas: Pintar escenario de fondo Instalar Luces Pintar los decorados 4 das 3 das 3 das

Tienen una relacin de fin a comienzo. Antes de que la tarea 3 pueda comenzar necesitar que durante un da pueda secarse la pintura aplicada en la tarea 1, sin embargo, no desea aadir 1 da a la duracin de la tarea 1 ya que no se trata de un trabajo en realidad. En su lugar se puede introducir un tiempo de posposicin de 1 da entre las tareas 1 y 2. Sin embargo, analizando nuestras tareas Instalar Luces y Montar Decorados, podemos suponer que se puede comenzar a montar el decorado en cuanto se hayan puesto las primeras luces, en porcentajes cuando la tarea instalar luces este al 50%. Puede producir el tiempo de superposicin (Adelanto) y de Posposicin (Retraso) como unidades de tiempo (2 das) como un porcentaje de la duracin de la tarea predecesora (50 %). El tiempo de posposicin retraso se introduce como unidades positivas, el tiempo de adelanto se introduce en unidades negativas, (por ejemplo -50 %). Puede aplicar tiempo de adelanto o de posposicin a cualquier tipo de relacin de tareas Fin a Comienzo, Comienzo a Comienzo, etc. En resumen la introduccin de un tiempo de posposicin como un valor negativo ser in terpretado como un tiempo de adelanto. El tiempo de adelanto hace que la tarea sucesora comience antes de que la tarea predecesora haya finalizado, aunque las dos tareas dispongan de una relacin Fin a Comienzo. La relacin de tareas comienzo a comienzo hace que dos tareas comiencen de manera simultnea, si el inicio de la tarea predecesora cambia, el inicio de la tarea sucesora tambin cambia. La asignacin de tareas comienzo a comienzo o la introduccin de tiempo de adelanto supone tcnicas excelentes para reducir la duracin total del proyecto. Como administrador de proyecto debe de analizar la secuencia de tarea y las relaciones para realizar estos ajustes cuando considere oportuno. Configuracin de Delimitaciones de Tarea. Cada tarea introducida en Project posee algn tiempo de delimitacin aplicada a ella. Una Delimitacin controla la fecha de comienzo y fin de 1 tarea y el grado en que puede ser modificada la programacin de 1 tarea. Existen 3 categoras de delimitaciones:

a).- Delimitaciones Flexibles: Project puede cambiar la fecha de comienzo y fin de una tarea pero no podr cambiar su duracin. Este tipo de delimitacin se denomina Lo Antes Posible. b).- Delimitaciones Inflexibles Fuertes.- Una tarea debe comenzar o finalizar en una determinada fecha, por ejemplo, la Tarea Instalar Luces debe finalizar el 8 de Abril porque el 9 de Abril comienza la filmacin. c).- Delimitaciones Semiflexibles dbiles.- Una tarea tiene un lmite de fecha de comienzo o fin, sin embargo, dentro de ese lmite Project es flexible a la hora de cambiar las fechas de comienzo o de fin, (Pero no la duracin de 1 tarea). Por ejemplo, la tarea Montar Decorados no debe finalizar despus del 25 de Marzo del 2005, sin embargo, puede finalizar antes de esa fecha.

Importante: Con frecuencia los usuarios principiantes estarn tentados a introducir las fechas de comienzo o fin de las tareas. Sin embargo, al hacer esto se aplican delimitaciones semiflexibles tales como: No comenzar Antes del No finalizar Antes del, esto evita que los usuarios puedan aprovechar el motor de programacin de Project, Aunque este es uno de los problemas de programacin ms comunes normalmente se puede evitar. Existen tres categoras de delimitaciones las cuales tienen un efecto diferente en la programacin de las tareas: a).- Las delimitaciones Flexibles, permiten que las tareas sean programadas sin ninguna limitacin que no sea la de su relacin con las tareas predecesoras o sucesoras. No existe una fecha de comienzo o fin fija impuesta por estos tipos delimitacin. Recomendacin: Utilice estas delimitaciones siempre que sea posible. b).- Las delimitaciones Semiflexibles, como por ejemplo No Comenzar Antes Del No Comenzar Despus del limitan los posibles cambios en la programacin de la tarea dentro del intervalo de fecha especificado. c).- Las Delimitaciones Inflexibles, como por ejemplo Debe Comenzar el evitan totalmente la posibilidad de programar de nuevo una tarea. Utilice este tipo de delimitacin slo cuando sea absolutamente necesario. Project aplica por default delimitaciones flexibles. Utilice las delimitaciones inflexibles si la fecha de comienzo o de fin de una tarea ha sido fijada por factores que escapan al control del equipo de proyecto. Si se puede cambie una delimitacin inflexible por una delimitacin semiflexible con el objeto de permitir a Project trabajar su programacin de manera automtica. Ejercicio: La tarea 20 Escena 3 Montaje debe ser rodada en un lugar que no se encuentra disponible para la pelcula hasta el 30 de mayo por lo que no puede comenzar antes de esta fecha. Project aplicar a la tarea una delimitacin NCAD y colocara un icono de calendario en la columna de indicadores. Cuando decida aplicar delimitaciones a las tareas, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a). La introduccin de una fecha de fin para una tarea aplicar una delimitacin No Finalizar Antes del (NFAD) b) La introduccin de una fecha de comienzo para una tarea aplicar una delimitacin No Comenzar Antes del (NCAD) VISUALIZACION DE LA RUTA CRTICA DE UN PROYECTO Una ruta crtica es la serie de tareas que se deben completar a tiempo antes de la fecha de fin de proyecto. La palabra crtica no viene asociada a la importancia de estas tareas para la complementacin del proyecto, tan solo hace referencia al modo en que su programacin afectar a la fecha de fin de proyecto. Sin embargo, la fecha de fin de proyecto es de vital importancia en la mayora de los proyectos. Si desea reducir la duracin de un proyecto para que repercuta en la fecha de fin, deber comenzar por acortar la ruta crtica. Durante el transcurso de un proyecto, es probable que cambie la ruta crtica del proyecto conforme vayan siendo completadas las tareas antes o despus de lo previsto. Cuando la programacin cambia porque por ejemplo, asign ms recursos a una tarea, tambien puede cambiar la ruta crtica. Despus de que una tarea sea completada, ya no se considerara crtica, ya que no puede afectar a la fecha de fin de proyecto. Un aspecto clave que ayuda a comprender la ruta crtica es manejar el concepto de demora que comprende a dos conceptos Margen de demora y demora total. El Margen de demora es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin demorar otra tarea. La demora total es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de que se posponga la fecha de fin de proyecto. Para ver la ruta crtica se utiliza la vista Gantt Detallada en el Men Ver/Mas Vistas/Gant Detallado.

Para que una tarea sea incluida en la ruta crtica, su demora total deber ser inferior a una determinada cantidad (normalmente 0), por el contrario las tareas no crticas disponen de

una demora lo que significa que pueden comenzar o finalizar ms pronto ms tarde dentro de su tiempo de demora sin llegar a afectar la fecha de fin de proyecto. En nuestro ejercicio la barra de Gantt de la tarea 18 Escena 7-procedimientos diarios, la barra de color azul representa la duracin de la tarea. La lnea fina y el nmero situado junto a esta, representa el margen de demora de sta tarea

La forma ms importante de gestionar la duracin total de un proyecto es trabajando con la ruta crtica. Un objetivo del administrador del proyecto consiste en la comprobacin de la ruta crtica del proyecto, cuando sea necesario, para intentar reducir la duracin final del proyecto. Aspectos que debe recordar cuando trabaje con la ruta crtica: 1. Por default Project defina una tarea como crtica si tiene una demora Cero. Sn embargo, puede cambiar la demora requerida para que una tarea sea crtica. En el men Herramientas/Opciones/Calculo e introduzca el nmero de das que desee en el cuadro Las tareas son crticas si la demora es menor o igual a

2. Project recalcula constantemente la ruta crtica, incluso aunque nunca sea visualizada INTERRUPCION DEL TRABAJO EN UNA TAREA Cuando en un principio planifique las tareas del proyecto, es posible que pueda predecir que el trabajo de una tarea ser interrumpido. Puede dividir la tarea para indicar el tiempo en que el trabajo ser interrumpido y cuando ser reanudado. A continuacin se enlistan algunas razones por las que podra desear dividir una tarea a).- Existe una interrupcin prevista en una tarea. Por ejemplo un recurso que haya sido asignado a una tarea con una duracin de una semana, podra necesitar asistir dos das a un evento que no est relacionado con la tarea b).- Existe una interrupcin imprevista en una tarea. Se comenz una tarea a tiempo pero el recurso asignado no asisti al trabajo porque tuvo una tarea de mayor prioridad y slo podr regresar a esta tarea cuando haya terminado la tarea de mayor prioridad . Ejercicio: En la tarea 4 Reunir personal de produccin, se sabe que el trabajo de esta tarea ser interrumpido durante 2 das a partir del 01 de marzo. Para hacerlo se pulsa el botn dividir tarea, se coloca el botn del cursor sobre la tarea que desea dividir

y se arrastra el cursor hasta dividir la tarea por el tiempo que requiera.(Fjese que si se retrasa 2 das, automticamente pasa el margen demora de 1.6 das y por lo tanto la mete en ruta crtica a todas las tareas)

Puede dividir las tareas con el mouse tantas veces como quiera, puede unir las divisiones arrastrando un borde hacia el otro, tenga en cuenta que cuando divide una tarea, se afecta de manera inmediata a otras tareas que dependan de esta. Si no desea visualizar las divisiones las puede ocultar con el comando del Men Formato/Diseo/Mostrar Divisin AJUSTE DEL PERIODO LABORABLE PARA TAREAS INDIVIDUALES En ocasiones, desear que ciertas tareas se realicen fuera del horario de trabajo del calendario del proyecto ( del calendario del recurso para los recursos asignados). Para llevar a cabo esto, se aplica un calendario de tarea a estas tareas. Al igual que ocurre con el calendario del proyecto, puede especificar el calendario base a utilizar como calendario de tarea. A continuacin, se enlistan algunos ejemplos sobre cundo podr necesitar un calendario de tarea: A). Cuando utilice el calendario base estndar como calendario de proyecto y disponga de una tarea que debe realizarse en otro turno que no sea el calendario del proyecto. B).- Cuando una tarea se realiza en un determinado da de la semana C).- Cuando una tarea debe realizarse durante un determinado fin de semana. A diferencia de los recursos y los calendarios de los recursos, Project no crea calendarios de tareas de forma automtica cuando crea las tareas. Cuando necesite un calendario de tareas personalizado deber asignar uno de los calendarios base ofrecidos por Project ( un nuevo calendario base que haya creado para dicha tarea). Ejercicio: En el proyecto cinematogrfico algunas de las escenas deben ser filmadas de noche, sin embargo, el calendario del proyecto no incluye un horario de trabajo que cubran la filmacin de estas escenas, dado que esas tareas en realidad son excepciones al tiempo de trabajo normal del proyecto. Con seguridad no desear cambiar el calendario del proyecto solo por esta tarea. Para crear un nuevo calendario para una tarea se sigue el siguiente comando: Herramientas/Cambiar Calendario Laboral/Botn Crear Calendario Se asignar el calendario rodaje nocturno a la tarea 34 Escena 2 Rodaje

Al seleccionar rodaje nocturno en la lista, se debe seleccionar tambin La Programacin omite los calendarios de recursos, esto es necesario si desea que el calendario de los recursos asignados no afecte el nuevo calendario asignado a la tarea.

CAMBIO DE TIPO DE TAREA Como se vio anteriormente Project utiliza la frmula denominada Frmula de Programacin para calcular el valor de trabajo de una tarea. Tambin vimos que una tarea dispone de trabajo cuando se ha asignado al menos un recurso. Cada valor de la frmula corresponde a un tipo de tarea. Tipo de Tarea es manejado como una clasificacin a partir de la cual se hacen clculos. Un tipo de tarea determina el valor que permanece fijo en la frmula de programacin si los otros dos valores cambian. Trabajo= Duracin x Unidades El tipo de tarea predeterminado en Project es Unidades fijas; cuando cambia la duracin de una tarea, Project vuelve a calcular el trabajo. Del mismo modo si cambia el trabajo de una tarea, Project volver calcular la duracin de la tarea. En cualquiera de los dos casos no cambia el valor de las unidades. Para una tarea de duracin fija es posible cambiar el valor del trabajo o las unidades de tarea y Project volver a calcular el otro valor. Para una tarea de trabajo fijo, podr cambiar

el valor de la duracin y las unidades de la tarea y Project volver a calcular el otro valor. Para una tarea de trabajo fijo no es posible desactivar la programacin condicionada por el esfuerzo. Cul es el tipo de tarea apropiado a aplicar para cada una de las tareas?

duracin fija tipo de tarea unidades fijas trabajo fijo

DURACIO N trabajo trabajo unidades

UNIDADE S trabajo duracin duracin

TRABAJO unidades duracin duracin a cualquier tipo de tarea.

La tabla anterior resume el modo en que afecta el cambio Entonces cambia o vuelve a calcular.

Ejercicio: se cambiara la formula de programacin y el tipo de tareas En este momento aparece la vista llamada, vista de uso que sustituye al diagrama de Gantt Esta vista agrupa los recursos asignados debajo de cada tarea y muestra entre otras cosas los valores unidades de asignacin, trabajo (las tres variables de la formula de programacion)

En la tarea 2 revizar guion, se puede observar un valor total de 40 horas (es decir 20 horas cada uno de los dos recursos), unidades del recurso 100% cada uno, y una duracin de media semana.

A continuacin, cambiaremos la duracin de la tarea. Ejercicio despus de una discusin entre todos los recursos que revizaran el guion de la tarea 2, todos coinciden en que la duracin debe ser del doble, aunque el trabajo requerido para completar la tarea deber ser el mismo. Project cambia la duracion de la tarea 2 a una semana e incrementa el trabajo de cada recurso a 40 hrs. Sin embargo lo que usted desea es que la duracin se vaya al doble, pero que el trabajo siga siendo el mismo ( lo cual no ha ocurrido asi) de modo que utilizaremos la etiquete inteligente para ajustar el resultado de la nueva duracin. Se observa las dos opciones puesto que el tipo de tarea 2 es unidades fijas , la seleccin predeterminada es incrementar el trabajo a medida que aumenta la duracin. Sin embargo, desea mantener el mismo valor de trabajo y reducir las unidades de asignacin para la nueva duracin de la tarea. En cualquier momento puede cambiar el tipo de tarea observe en la tabla que el ajuste de un tipo de tarea como fijo no significa que el valor de la duracin, unidades o trabajo no sean cambiables. Es posible cambiar cualquier valor en cualquier tipo de tarea. Ejercicio 2: en la tarea 67 se describe la proyeccin formal de la pelcula para los patrocinadores financieros del proyecto. Como se puede observar el tipo de tarea es, unidades fijas. La tares esta programada para que finalice en un dia completo, aunque algunos de los recursos asignados trabajaran el equivalente a medio dia. Para reflejar esto y adecuar los costos de los recursos para la tarea de forma apropiada, estableceremos la duracin de la tarea fija y ajustaremos los valores del trabajo para algunos de los recursos asignados. Puede observar que los valores del trabajo han sido actualizados en la vista de gua de proyectos, y puede observar que el valor de la duracin permanece sin cambios. Las tareas de resumen siempre tienen un tipo de tarea de duracin fija y no puede ser cambiada, puesto que una tarea de resumen se basa en la fecha de comienzo y en la fecha final de sus subtareas.