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PROCEDIMIENTO

GESTIN DE PROYECTOS
GLOBAL LYNX PROCESO:

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

GESTIN DE PROYECTOS

Modific

Revis

Autoriz

Mnica Rodrguez Navarro Administrador de Proyecto

Erik Miguel Bautista Administrador de Proyecto / Responsable de Oficina de Proyectos

Alfredo Zayas Saucedo Alta Direccin

Nombre y firma

Nombre y firma

Nombre y firma

Este documento es propiedad de Global Lynx de Mxico, S.A. de C.V. Queda prohibido cualquier uso o reproduccin total o parcial para fines no autorizados

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SECCIN DE CONTROL DE CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO


No. de cambio 1 Fecha del cambio 29-09-09 Tipo y descripcin del cambio Se cambi la fecha de revisin por la direccin al mes de octubre, ya que se solicit como requisito para la certificacin. As como la emisin al mes de Septiembre. Se incluy poltica # 12 donde se hace el cumplimiento a la clusula 7.5.4 propiedad del Cliente cuando ste los proporciona como apoyo a la entrega del producto. Se incluy como formato controlado al FT-GP-01-08 Actividades de Proyecto < Consultor> en las definiciones, en la poltica 2, actividades 10 y 11 y en los registros de calidad. Se agregaron los registros de calidad OU-GP-01, CPGP-01, FD-GP-01 y APP6 (Outlook) Se agregaron los registros de calidad Control de Cambios, Cartas de Cierre y Minutas de seguimiento en ARC_DF-00045-N2. Se actualizaron los registros de calidad debido al cambio del servidor DF-00056 por el DF-00054, as como se agregaron referencias a los cdigos de resguardo (por carpeta electrnica y/o acceso directo). Se agreg un objetivo en la seccin Objetivo, se agreg un punto en la seccin Alcance, se agrega un apartado a la poltica 2, se agregaron actividades y responsabilidades en la seccin 4, para el Consultor , personal del proyecto, Administrador de Proyecto, Responsable de Oficina de Proyectos y Lder de Proyecto. En la poltica 3 se aade al Lder de Proyecto Se aade la poltica 12. Se agregaron actividades en la seccin 6, actividad 12. Se actualiz el concepto Responsable de Oficina de Proyectos Se reemplaz el concepto Informe de actividades de Proyectos por el de Registro de actividades/tiempo por Proyecto en la herramienta de Registro de actividades basada en Web. Se reemplaz el concepto Informe de avances de Proyecto por el de Reporte semanal de avances de Proyectos. Se agreg la columna No. de actividad en la Matriz de Roles y Responsabilidades. En la Matriz de Roles y Responsabilidades: Se insert la actividad 6; se actualizaron las
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No. de pgina todas

28-09-09

06-10-09

6,8,12,13 y 18

4 5

15-10-09 17-10-09

19 18 y 19

30-10-09

17,18 y 19

01-07-10

7, 8, 9, 13 y 14

08-03-11

7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20,21,24

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GESTIN DE PROYECTOS actividades 8, 9 y 11. En las polticas: Se actualizaron las polticas nmero 2, 4, 7, 8, 10 y 11. Se insertaron las polticas 5 y 6. En el procedimiento: Se insertaron las actividades: 10, 11 y 22. Se actualizaron las actividades: 6, 7, 10, 12, 13, 14, 15 y 17. Se actualiz la numeracin del procedimiento en consecuencia de las tareas insertadas. En Registros de Calidad Se agrega el Registro de actividades basada en Web En Registros de Calidad Se Elimin FT-GP-01-08, Actividades de Proyectos <Nombre del Consultor> Se agrego Registro de actividades basada en Web, Acceso por WEB en la ruta; https://globallynx.apps.journyx.com.

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1. Objetivo Establecer los lineamientos para la planeacin, ejecucin, control y cierre de los proyectos, definir las actividades relacionadas de los consultores y personal para con la oficina de proyectos, cumpliendo con los compromisos adquiridos en tiempo y forma y contando con la informacin clara y oportuna, del estado que guardan los proyectos que realiza Global Lynx de Mxico, S.A. de C.V. (en adelante Global Lynx). A lLa Oficina de Proyectos puede debe delegrsele la autoridad necesaria para actuar como un interesado integral y tomar decisiones clave en el comienzo y ejecucin de cada proyecto, para hacer sugerencias o para terminar proyectos o tomar otras medidas, segn se requiera, a fin de mantener la coherencia con los objetivos de negocio. Asimismo, la oficina de proyectos puede participar en la seleccin, gestin e implementacin de recursos de proyectos compartidos o dedicados. 2. Alcance Desde la planeacin en la etapa preliminar del proyecto, la elaboracin del plan de proyecto, el inicio, la ejecucin, el control y el cierre del proyecto hasta la generacin de los reportes de avance por etapas y estado de los proyectos, el control, supervisin y seguimiento de las actividades de los consultores, as como la entrega final e integracin de la informacin correspondiente y la evaluacin de los resultados del proyecto. Vigilar el cumplimiento de las polticas, de normas, procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos a travs de los mecanismos que la Oficina de proyectos considere necesarios.

3. Definiciones Concepto Proyecto Actividad Administracin del Proyecto Definicin Esfuerzo de naturaleza temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Elemento componente o pasos del trabajo que se realizan en el transcurso del proyecto. Conocimientos, habilidades, tcnicas y herramientas que se aplican o sirven de apoyo para administrar y supervisar las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer, cumplir y superar las necesidades y expectativas de los involucrados. Caractersticas y funciones que deben incluirse en el producto o servicio requerido como resultado del proyecto. Es el trabajo por realizar para entregar un producto o servicio con las caractersticas y funciones especificadas.
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Alcance del Producto o Servicio Alcance del Proyecto

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Concepto CBS

Ciclo de Vida Contrato

Control Presupuestal Criterios de Aceptacin

Desviacin

Diagrama de Gantt Duracin

Entregable Estimados de Costos

Estructura Organizacional Gerente de Proyecto

Involucrados Lder de proyecto

Mapa de Riesgos

Definicin Cost Breakdown Structure o Desglose Estructurado de Costos. Estructura de entregables, cuentas y subcuentas necesarias para establecer y controlar los costos del proyecto. Los entregables principales son los mismos que en el WBS y se agrega una partida para imprevistos. Ciclo por el que pasan los proyectos: inician, se desarrollan en varias etapas o fases definidas por los involucrados y terminan. Documento legal en el cual se establece el objetivo del proyecto, el alcance, los productos o servicios a realizar y las condiciones tcnicas y comerciales en las que se llevar a cabo el proyecto. Herramienta til para la monitorear el desempeo del presupuesto del proyecto. Condiciones indispensables para que un entregable, producto o servicio cumpla con las expectativas de los involucrados y sea considerado como aceptable. Una desviacin, cambio o divergencia cuantificable de una referencia conocida o valor previsto. Es una representacin grfica del cronograma de las actividades en el tiempo. Nmero de periodos requeridos (horas, das, semanas, etctera) para completar una actividad (sin contar das festivos ni das no laborables). Descripcin especfica y medible de los productos o servicios que el proyecto debe entregar y que ser aprobado por el cliente. Clculo del costo del proyecto que sirve como soporte para desarrollar el presupuesto base. Es lo que se considera que puede llegar a costar el proyecto en un momento dado. Estructura mediante la cual se puede organizar el proyecto que puede ser funcional o por proyectos. Es el responsable del proyecto. Sus funciones son: liderar al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos, asegurar la comunicacin efectiva entre la administracin y otras organizaciones y asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos oportunamente y con la calidad requerida. Trmino con el que se designa a las personas u organizaciones que sern afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto. Responsable del seguimiento, control, supervisin de las actividades del proyecto, tambin llamado dentro de ste procedimiento como Responsable de Proyecto. Herramienta que sirve para identificar y cuantificar los riesgos. Definiendo las amenazas que se deben controlar y las oportunidades
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Concepto Mapas Mentales Patrocinador (Sponsor)

Plan del Proyecto

PMBOK Guide PMI PMP Presupuesto

Programa de Proyecto

Reporte final

Ruta Crtica

SBS

Definicin que se deben aprovechar. Tcnica til en la administracin de proyectos. Sirve para bosquejar ideas, facilitar la planeacin del proyecto y el trabajo en equipo. Es la persona que est a cargo de la direccin del proyecto en la organizacin del cliente y que asegura la toma de decisiones oportunas, apoya la gestin de los recursos, ayuda a la solucin de conflictos y barreras organizacionales para mejorar la realizacin del proyecto. Normalmente es quien designa y apoya al gerente de proyecto. Documento formalmente aprobado que define cmo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto. Tambin conocido como: Plan de Administracin del Proyecto; Plan de Gerencia del Proyecto; Plan de Gerenciamiento de Proyectos; o Plan de la Direccin del Proyecto. Project Management Body of Knowdledge. Cuerpo de conocimientos para la administracin de proyectos. Project Management Institute (PMI) es una asociacin sin fines de lucro que lidera mundialmente en el tema de gestin de proyectos. Project Management Professional. Programa para la certificacin profesional en Administracin de Proyectos. Monto mximo autorizado para el proyecto, contra el cual mediremos el desempeo de los costos incluidos en la realizacin del proyecto. Es el monto con el que se cuenta disponible para gastar o invertir. Es un conjunto o grupo de proyectos relacionados cuya gestin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden incluir elementos de trabajo relacionados que estn fuera del alcance de los proyectos diferenciados del programa. Documento que se entrega al concluir el proyecto en la fase de cierre del proyecto y que integra la informacin ms relevante del desempeo del proyecto para que sirva como referencia rpida o consulta. Mtodo para elaborar el programa del proyecto y que considera las interrelaciones entre las actividades y programacin de costos y recursos. Se denomina ruta crtica a la serie de actividades que determinan la ruta ms larga para terminar el proyecto. Schedule Breakdown Structure o Desgloce Estructurado del Programa. Es una estructura de entregables, actividades y tareas para establecer y controlar el programa del proyecto. Los entregables principales son los mismos que el WBS y se le agrega una partida de imprevistos.
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Concepto Solicitud de Cambio SOW

Definicin Documento que sirve para solicitar y autorizar los detalles del cambio que se requiera en el proyecto. Statement of Work (Declaracin de trabajo), enunciado del trabajo es una descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto, las secciones de este enunciado pueden ser: Objetivos del Proyecto Necesidades del negocio Justificacin del proyecto Supuestos Fuera de Alcance Restricciones Alcance del producto o servicio Descripcin del Proyecto Entregables Responsabilidades del proyecto Earned Value Technique (EVT) Tcnica para medir el rendimiento del trabajo para un componente de la estructura de desglose del trabajo, una cuenta de control o un proyecto. Tambin conocido como: Mtodo de Acreditacin; Normas de Devengo; o Tcnica del Valor del Trabajo Realizado. Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose del Trabajo. Estructura de entregables de lo general a lo particular para definir el avance total del proyecto. Sirve como una columna vertebral para establecer a nivel general las estructuras del programa y el costo. Es el responsable de mantener la aplicacin de estndares de procesos en la gestin de proyectos, estandarizar y economizar recursos mediante la repeticin de aspectos en la ejecucin de diferentes proyectos; es quien gestiona la fuente de la documentacin, direccin y mtrica en la prctica de la gestin y de la ejecucin de proyectos; es quien proporciona la estrategia como rea de soporte dentro de una organizacin para dar seguimiento a las actividades registradas en la herramienta de Registro de actividades basada en Web relacionadas con la Gestin de Proyectos. Documento que plasma la vista de la oficina desde la perspectiva area, mostrando las diferentes reas de trabajo y especificando la ubicacin de los documentos y activo fijo relacionados al negocio en sus respectivos medios de resguardo a travs de Cdigos de Resguardo. Claves definidas en el documento Plano de la oficina que hace
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Valor Ganado

WBS

Responsable de Oficina de Proyectos

Plano de la Oficina

Cdigo de Resguardo
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Definicin referencia a la ubicacin, medio de resguardo, tipo de objeto resguardado y ruta de acceso del mismo. Ejemplo: SC_DF00066_DF_00054 (Ubicacin Sala de Capacitacin (SC), en el Rack (DF-00066)_DF-00054 (Servidor de Respaldos). Registro de A travs de una cuenta de usuario y contrasea, el personal de actividades/tiempo por Global Lynx, registra en la herramienta de Registro de actividades, Proyecto en la herramienta basada en Web, las actividades y tiempo invertido en cada proyecto de Registro de actividades de manera diaria para que el responsable de la Oficina de basada en Web. Proyectos lo pueda consultar. Reporte semanal de Reporte que el responsable de la Oficina de Proyectos obtiene el avances de Proyectos ltimo da hbil de cada semana de la herramienta de Registro de actividades basada en Web, para conocer el avance por Proyecto.

Concepto

4. Responsabilidades
NO. NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
RESPONSABLE APOYA INFORMADO

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

CARGO Director Comercial

Recibir notificacin del Vendedor para apoyar a la elaboracin de FT-VE-01-02 Propuesta de Servicio

Vendedor Responsable de Oficina de Proyectos / Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos / Administrador de proyectos Consultor Director Comercial Administrador de Proyecto

Recibir notificacin del Procedimiento PTVE-01 Prospectacin, Cotizacin y Contrato cuando el contrato haya sido firmado

Iniciar proyecto

Elaborar Plan del proyecto

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NO.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

CARGO Equipo Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto

NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD


RESPONSABLE APOYA INFORMADO

5 Elaborar o Actualizar el Plan de trabajo

Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Consultor / personal del proyecto Administrador de Proyecto Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto Equipo Consultor / Lder de Proyecto Responsable de Oficina de Proyectos Vendedor

Configurar informacin del proyecto en la herramienta de Registro de actividades basada en Web y mantener la informacin actualizada.

Ejecutar y aceptar entregables del proyecto

Todos los consultores deben registrar actividades diariamente en la herramienta de Registro de actividades basada en Web.

Controlar Proyecto, validar que los consultores registren diariamente sus actividades en la herramienta de Registro de actividades basada en Web y aprobarlas de manera semanal; revisar avances y administracin de cambios. Notificar al Vendedor en caso de necesitar volver a cotizar con los cambios de proyecto a travs de un FT-VE-01-03 Propuesta Econmica

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

CARGO

NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD


RESPONSABLE APOYA INFORMADO

10

Consultor / Respaldar semanalmente los productos de personal del trabajo en el repositorio de entregables y proyecto / los materiales de capacitacin en el Administrador del repositorio de capacitacin. Proyecto Administrador de Proyecto Lder de Proyecto / Consultor Responsable de Oficina de Proyectos Director Comercial Administrador de proyectos Director Comercial Lder de Proyecto / Consultor Responsable de Oficina de Proyectos / Alta Direccin / Coordinador del SGC Director Comercial Alta Direccin Administrador de proyecto Responsable de Oficina de Proyectos Coordinador del SGC Alta Direccin Informar a la Oficina de proyectos Lder de Proyecto / Administrador de proyecto

11 Realizar cierre tcnico y administrativo del proyecto e integracin de la informacin del proyecto y actualizar el estado del proyecto en la herramienta de Registro de actividades basada en Web.

12

Evaluar la Satisfaccin del Cliente relacionado al proyecto

13

Evaluar los resultados econmicos del proyecto

14

Evaluar las acciones correctivas, preventivas y oportunidades de mejora notificndolo al PT-MJ-01 Control de Producto No conforme

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NO.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

CARGO Responsable de Oficina de Proyectos Alta Direccin Administrador de proyecto / Lder de Proyecto / Consultor Administrador de proyecto / Lder de Proyecto Responsable de Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos

NIVEL DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD


RESPONSABLE APOYA INFORMADO

15

16 Informar actividades y realizar actividades solicitadas por la Oficina de proyectos

17

Entrevistar al personal que se va a contratar consultores y vendedores Encontrar proveedores que puedan realizar actividades que no se puedan realizar por compromisos obtenidos

Formatted Table Formatted: Spanish (International Sort)

18

Formatted: Spanish (International Sort)

5. Polticas 1. La Oficina de Proyectos deber evaluar y gestionar los recursos necesarios para que los proyectos y otras actividades de recursos relacionados con proyectos, que son aprobados para su ejecucin puedan realizarse en forma adecuada. 2. El personal que participa en los proyectos deber observar y acatar las siguientes reglas: La informacin generada o proporcionada por el cliente en un proyecto donde participe el personal de Global Lynx, deber ser estrictamente confidencial. Queda prohibido dar informacin, referenciar, divulgar hacer comparativos de otros clientes sin previa autorizacin del administrador de proyectos. En caso de que alguna persona externa a Global Lynx desee entrevistar o aplicar alguna encuesta referente a informacin de los proyectos al personal de Global Lynx, el personal no debe contestar esas encuestas o entrevistas y deber informarlo inmediatamente al responsable del proyecto, al Responsable de la Oficina de Proyectos o a la Alta Direccin de Global Lynx. El comportamiento del personal de Global Lynx, durante el desarrollo de un proyecto en las instalaciones del cliente y la empresa misma, deber demostrar

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honestidad, respeto, responsabilidad, cumplimiento de horarios y competencia laboral de las actividades a desarrollar. La imagen que deber de demostrar el personal de Global Lynx, ser acorde a las polticas establecidas por el cliente y la empresa misma, cuando se est asignado a proyectos, cuidando limpieza, presentacin y vocabulario. Llenar solicitud de permiso de ausencia o de vacaciones segn sea el caso e informar va correo electrnico al personal de Global Lynx y personal del cliente involucrado con sus actividades, indicando las fechas de su ausencia y que persona atender sus pendientes en su ausencia. El personal de los proyectos deber comunicar al administrador del proyecto correspondiente y realizar toda orden o actividad encargada de parte de la oficina de proyectos.

3. El Lder o responsable de Proyecto (si no estuviera el Lder de Proyecto, sera el Administrador de Proyectos) deber asegurar la correcta ejecucin del FT-GP-01-01 Plan de proyecto, notificando los avances del mismo al cliente (al menos de forma quincenal) y a la Oficina de Proyectos (al menos de forma quincenal), de acuerdo a lo establecido en el Plan de Trabajo, as como los aspectos crticos por resolver para que puedan tomarse las acciones correspondientes de manera oportuna. 4. Es obligacin del responsable de cada proyecto presentar planes de trabajo desglosados en actividades particulares de cada consultor, se deben actualizar sus avances semanalmente (o al menos de forma quincenal) por el responsable del proyecto y se deben enviar al responsable de la oficina de proyectos. Es obligacin de cada responsable de proyecto al menos de manera semanal (o al menos de forma quincenal) enviar un informe del estado de los proyectos para asegurar el cumplimiento en tiempo y forma de los compromisos establecidos, el responsable de proyecto deber informar sobre las desviaciones en tiempo y alcance con sus justificaciones, presentar un plan de remediacin para gestionar dichas desviaciones cuidando que el impacto al proyecto sea mnimo; el plan de remediacin incluye ajustes al plan de trabajo en caso necesario. 1. El Administrador de Proyecto deber aprobar las actividades registradas por los consultores asignados al proyecto o proyectos que tiene bajo su responsabilidad en la herramienta de Registro de actividades basada en WEB de manera semanal. 2. El Responsable de la Oficina de Proyectos deber revisar el estado de avance de los proyectos por lo menos una vez a la semana. 3. El Administrador de Proyecto notificar al Responsable de la Oficina de Proyectos los requerimientos de recursos humanos, materiales, tecnolgicos y financieros establecidos en el FT-GP-01-01 Plan de Proyecto.

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4. El Responsable de la Oficina de Proyectos deber dar de alta, configurar y solicitar al Administrador de Proyecto modificar y mantener actualizada en la herramienta de Registro de actividades basada en Web la informacin de los Proyectos, tal como: Nombre del Proyecto, Nmero de Proyecto, Plan de trabajo y recursos asignados. 5. El Administrador de Proyecto deber coordinarse con el Responsable de la Oficina de Proyectos, para entregar la informacin necesaria (como son las cartas de aceptacin firmadas por el cliente) para la elaboracin de las facturas correspondientes y los soportes o anexos acordados para dar cumplimiento al procedimiento PT-RF-01 Facturacin y Cobranza de los servicios correspondientes. 6. Cuando Global Lynx sea subcontratado o el cliente solicite gestionar el proyecto con formatos de origen interno de su organizacin, se debern considerar como evidencias vlidas para el seguimiento del proyecto, aun cuando estos estn sustituyendo a los establecidos por Global Lynx. El Administrador de Proyecto deber definir si se requiere algn formato adicional para cumplir con los requisitos de Global Lynx. Se considerar como evidencias opcionales al Plan de Proyecto, el Plan de Proyecto elaborado por el Contratante, el Caso de negocio, Plan de Calidad o Planes de contingencia y dichos documentos tomaran el lugar del Plan de Proyecto en las actividades mencionadas, dentro del presente documento. 7. El Responsable de Oficina de Proyectos deber mensualmente resguardar la informacin generada de los proyectos en la carpeta Proyectos Global Lynx de Mxico (Vase INRT-02-01 Respaldos de Informacin). As como respaldar en archivos de Excel la informacin de proyectos que se genera en la herramienta de Registro de actividades basada en Web de manera semanal. 8. Se debern considerar como vlidas las evidencias del avance de proyecto tanto en el formato FT-GP-01-03 Avance de Proyecto, como aquellas que son enviadas por correo electrnico o en formatos definidos por el cliente.

9. El Responsable de Oficina de Proyectos deber asegurar que los resguardos de

evidencias sean sobre las carpetas OU-GP-01 (evidencias de correo electrnico), CPGP-01 (Evidencias magnticas) y DF-00045, N2(Evidencias en medio impreso, Vase Plano de la Oficina).

10.Global Lynx deber cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estn bajo
su control o estn siendo utilizados, adems de identificar, verificar y definir los medios de resguardo para su proteccin a travs del FT-GP-01-07 Bienes Propiedad del Cliente suministrados para su utilizacin o incorporacin dentro del producto. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algn otro modo se considera inadecuado para su uso, Global Lynx deber informar de ello al cliente y mantener registros.
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11.Todo el personal deber incluir firma electrnica con sus datos de contacto en todos sus
correos enviados, vase IN-RT-03-07_Firma_Correo_ectrnico_Rev.02_v.1.0.0 en la intranet del SGC. 12. Es obligacin de todo el personal respaldar la informacin de trabajo en el repositorio del SGC y es obligacin de los responsables de proyecto respaldar informacin del proyecto, de forma semanal.

El procedimiento actual debe ser revisado y en su caso actualizado cada 6 meses; o en periodos ms cortos si ocurre alguna modificacin a nivel organizacional que as lo requiera.

6. Descripcin del procedimiento N. de Act. Responsable Descripcin


Recibir la notificacin del PT-VE-01 Prospectacin, Cotizacin y Contrato por parte del Vendedor solicitando el apoyo de un Consultor para la elaboracin del FT-VE-01-02 Propuesta de Servicio. Determinar si se requiere el apoyo de un Consultor especializado en el tema para asegurar que los requisitos y condiciones del proyecto son adecuadamente identificados y conocidos. En tal caso solicitar va telefnica y confirmando por correo electrnico al Responsable de Oficina de Proyectos la solicitud de un Consultor de apoyo, de acuerdo a su disponibilidad. De manera conjunta, realizar el anlisis de los requerimientos del cliente y apoyar al vendedor a elaborar el FT-VE-01-02 Propuesta de Servicio, previa a la elaboracin del contrato. Esta propuesta involucra: el objetivo, el alcance, los entregables, los recursos necesarios, as como la estimacin del tiempo y costo aproximado del proyecto, en los cuales se utilizan los formatos FT-GP-01-01 Plan de Proyecto y FT-GP-

ANLISIS PRELIMINAR DE LOS REQUISITOS DEL PROYECTO

01

Director Comercial

02

Responsable de Oficina de Proyectos / Administrador de Proyectos / Consultor

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N. de Act.

Responsable
01-02 Plan de Trabajo.

Descripcin

El Director Comercial determina con el Responsable de Oficina de Proyectos al Administrador de Proyecto que rena las competencias requeridas para la conduccin del proyecto y al equipo consultor. En caso de que la Alta Direccin tome la decisin de asignar recursos a un proyecto deber informarlo a la Oficina de proyectos Determinar si se requiere hacer una validacin del FT-VE-0102 Propuesta de Servicio ofrecida al cliente, en la cual pudiera requerir el apoyo del Consultor (Especialista) para apoyar cualquier pregunta tcnica o especfica que pudiera haber por parte del cliente. 03 Director Comercial / Consultor (Especialista) Realizar la reunin con el cliente para revisar la Propuesta de Servicio. Si se acepta la Propuesta de Servicio: Contina con la actividad No. 04 Si se realizan cambios o modificaciones: Contina con la actividad No. 02 Recibir la notificacin del procedimiento PT-VE-01 Prospectacin, Cotizacin y Contrato de que se ha firmado el contrato u orden de compra del proyecto prospectado. Una vez aceptada la FT-VE-01-02 Propuesta de Servicio y establecidas las condiciones del contrato determinar la fecha de inicio del proyecto.

04

Responsable de Oficina de Proyectos

INICIO DE PROYECTO
05 Administrador de Proyecto Llenar y entregar el formato de Alta de Proyecto FT-RF-04-01 En caso necesario, notificar y convocar a reunin al equipo de proyecto para esbozar el FT-GP-01-01 Plan de Proyecto y el FT-GP-01-02 Plan de trabajo. Revisar los supuestos, el caso de negocio, la estructura organizacional del proyecto, el plan de comunicaciones, el plan de calidad, el plan de proyecto inicial, los controles, los riesgos, los planes de contingencia y la forma de archivar la informacin del proyecto. Validar los roles y responsabilidades de los integrantes del proyecto.
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06

Administrador de Proyecto / Consultor

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
Atender las dudas y comentarios que surjan al respecto. Revisar y actualizar el Plan Proyecto y Plan de trabajo, para programar la fecha de inicio del proyecto con el cliente. Solicitar y coordinar con el responsable del proyecto por parte del cliente, la gestin de los recursos necesarios: humanos, materiales, tecnolgicos y financieros. Elaborar el documento Plan final: FT-GP-01-01 Plan de Proyecto, en donde se establece entre otros: 1. Antecedentes, 2. Objetivo (propsito) del proyecto, 3. Alcance del proyecto, 4. Involucrados clave, 5. Descripcin del proyecto, 6. Entregables del proyecto, 7. Resultados esperados del proyecto, 8. Presupuesto y recursos del proyecto, 9. Supuestos, 10. Restricciones.

07

Administrador de Proyecto / Lder de Proyecto / Equipo Consultor

PLANEACIN DEL PROYECTO

08

Administrador de Proyecto / Lder de Proyecto

El FT-GP-01-01 Plan de proyecto es revisado por el Responsable de oficina de proyectos o por el Director Comercial para asegurarse que se cumplen con los requisitos del proyecto y se cuenten con los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto. Para lo anterior deber entregarse el FT-GP-01-01 Plan de Proyecto en archivo electrnico o impreso y se realizarn sobre ste las anotaciones, comentarios y ajustes para realizar la versin final y firmas de dicho plan. Revisar con el responsable del proyecto por parte del cliente los detalles del FT-GP-01-01 Plan de Proyecto para coordinarse en cuanto a tareas, responsabilidades y recursos necesarios, para asegurar que se cumplan con los objetivos del proyecto en tiempo y forma.

09

Administrador de Proyecto / Lder de Proyecto

En caso de requerir ajustes se actualizan dentro del FT-GP01-01 Plan de Proyecto siempre que no afecten los aspectos clave de Alcance, Tiempo y Costo. En caso de que hubiera un cambio que tuviera impacto en estos rubros ir al FT-GP-01-04 Control de Cambios y notificarlo al Vendedor del PT-VE-01 Prospectacin, Cotizacin y Contrato para volver a cotizar alcance del proyecto a travs del FT-VE-01-03 Propuesta Econmica. Solicitar la aprobacin del FT-GP-01-01 Plan de Proyecto por parte del cliente; proceder a ejecutar el proyecto y asignar las

10

Lder de Proyecto / Administrador de proyecto

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

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PROCEDIMIENTO

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
responsabilidades a los miembros del equipo de proyecto. Una vez autorizado el Plan de Proyecto se enva al responsable de la Oficina de Proyectos, por parte del Lder de Proyecto o de un encargado designado del equipo consultor de enviar las evidencias. Dar de alta el Proyecto en la herramienta de Registro de actividades basada en Web, especificando Nombre del Proyecto, integrar el Plan de trabajo autorizado y recursos asignados. Solicitar al rea de Ventas el nmero de Proyecto asignado y configurarlo en la herramienta de Registro de actividades basada en Web para el Proyecto correspondiente. Coordinar la ejecucin de las actividades en tiempo y forma a travs de la herramienta de Registro de actividades basada en Web, asegurndose el Lder de Proyecto o Administrador de Proyecto en su defecto el Responsable de la Oficina de Proyectos, del cumplimiento por parte del equipo consultor. Realizar las reuniones de revisin de avances con el cliente de acuerdo a las fechas y condiciones establecidas en el FT-GP01-01 Plan de Proyecto. Gestionar los recursos necesarios con el Responsable del Proyecto por parte del cliente durante la ejecucin. Revisar la calidad y cumplimiento de los criterios de aceptacin de los entregables generados por el equipo de proyecto. Revisar el cumplimiento de los entregables y realizar las acciones necesarias para el control del proyecto en tiempo y forma. Con la entrega y aceptacin de productos de trabajo, se deber entregar al rea comercial toda la documentacin necesaria para realizar la facturacin correspondiente al cliente. Revisar los avances correspondientes, aprobar las actividades registradas por los recursos asignados al proyecto en la herramienta de Registro de actividades basada en Web, as como revisar las actividades programadas para las siguientes semanas.

11

Responsable de la Oficina de Proyectos Responsable de la Oficina de Proyectos

12

EJECUCIN DEL PROYECTO

13

Lder de Proyecto (responsable de proyecto) / Administrador de Proyecto

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

Prxima Revisin: Septiembre 2011

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
Actualizar la informacin del proyecto que as lo requiera en la herramienta de Registro de actividades basada en Web. Solicitar las acciones necesarias en los temas relevantes o aspectos crticos por resolver, en los cuales pudiera haber riesgo de atraso o afectacin al FT-GP-01-01 Plan de Proyecto. Elaborar y aprobar el FT-GP-01-03 Avance de Proyecto con el responsable por parte del cliente. El Responsable de proyecto deber reportar el avance del proyecto a la Oficina de Proyectos a travs del FT-GP-01-03 Avance de Proyecto, Plan de trabajo actualizado y plantilla de avance de proyectos de forma semanal (o al menos de forma quincenal). Si el avance es correcto: Contina actividad No. 13. Si existen desviaciones al proyecto: Contina Actividad No. 17. Ejecutar las actividades programadas en tiempo y forma, revisando el cumplimiento de los requisitos del cliente y los especificados como criterios de aceptacin de los entregables. Notificar y consultar al Administrador de Proyecto para cualquier duda o situacin que consideren necesaria para el avance adecuado del proyecto. Participar en las reuniones de avance indicando las actividades que realizan, las actividades programadas y los aspectos relevantes en los que requieran apoyo. Consultar a travs de la herramienta de Registro de actividades basada en Web.

14

Consultor (Especialista) / Equipo de Trabajo

CONTROL DEL PROYECTO


Registrar avance diario de actividades/tiempo en la herramienta de Registro de actividades basada en Web. 15 Consultor (Especialista) / Administrador de Proyecto / Actualizar el avance del FT-GP-01-02 Plan de Trabajo y actualizar dicha informacin en la herramienta de Registro de actividades basada en Web.

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
Obtener el reporte de avance del Proyecto a travs de la herramienta de Registro de actividades basada en Web.

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Responsable de la Oficina de Proyectos / Administrador de Proyecto

Si el avance es correcto: Contina actividad No. 16. Si existen desviaciones al proyecto: Contina Actividad No. 17. En caso de existir productos pendientes de entregar al cliente, realizar la entrega y firma de aceptacin de los entregables del proyecto y de acuerdo a las fechas y condiciones establecidas en el FT-GP-01-01 Plan de Proyecto. Si los entregables son aceptados: Firmar el FT-GP-01-05 Aceptacin de Entregables / Cierre Tcnico y continuar en ejecucin del proyecto de acuerdo a los entregables, hasta la conclusin del proyecto, notificar al PT-RF-01 Facturacin y cobranza para la elaboracin de facturas y resguardar los entregables en el servidor DF-00054 en la estructura de carpetas REP-GLYNX, clasificndolos por cliente y tipo de proyecto o capacitacin (Vase Estructura de carpetas). Contina en la actividad 19. Si los entregables no son aceptados: Revisar las razones de la no aceptacin y determinar las acciones necesarias para su cumplimiento. Contina en la actividad 17. Evaluar la necesidad de realizar cambios al proyecto en caso de que existan situaciones por las cuales se pueda generar un impacto al FT-GP-01-01 Plan de Proyecto en relacin a alcance, tiempo y costo. En caso de existir la necesidad de un cambio al proyecto, el responsable de proyecto informar al responsable de la oficina de proyectos y ser necesario evaluarlo en conjunto, en caso necesario con el Director de Comercial o la Alta Direccin para determinar la forma ms adecuada de plantearlo con el cliente. Negociar con el cliente y determinar las acciones procedentes para el control del proyecto, definir si el proyecto se va a extender por ms tiempo y comunicarlo al Responsable de la Oficina de Proyectos. Realizar plan, ejecutar acciones para solucionar las

17

Lder de Proyecto / Administrador de Proyecto

18

Lder de Proyecto / Administrador de Proyecto / Director Comercial / Alta Direccin

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
desviaciones, presentar plan de remediacin y actualizar plan de trabajo. Almacenar el plan de trabajo original (como base line) para compararlo con el plan de trabajo actualizado. Contina en la actividad 12.

Determinar que habr cambios al FT-GP-01-01 Plan de Proyecto: Contina en la actividad 18. Revisar la necesidad del cambio en el FT-GP-01-01 Plan de Proyecto. Determinar la justificacin de los cambios solicitados y asentarlos en el formato FT-GP-01-04 Control de Cambios para ser firmado por el cliente y asignando el nmero de control correspondiente. Evaluar el impacto del cambio. Establecer las acciones necesarias y la asignacin al personal del proyecto. Notificar a los involucrados del proyecto sobre el cambio. Contina en la actividad 12. Si el proyecto ha concluido pasar a actividad 20. Si el proyecto slo se ha cumplido parcialmente pasar a actividad 10.

19

Administrador de Proyecto / Responsable de Oficina de Proyectos

20

Lder de Proyecto / Administrador de Proyecto / Responsable de Oficina de Proyectos

CIERRE DEL PROYECTO


Presentar los resultados y entregables que complementan los requisitos establecidos por el cliente y definidos en el FT-GP01-01 Plan de Proyecto o en el FT-VE-01-02 Propuesta de Servicio en caso de que no exista el Plan de Proyecto. Administrador de Proyecto / Responsable de Oficina de Proyectos/Consultor Realizar el cierre de todos los aspectos tcnicos comprometidos en la propuesta e integrados en el FT-GP-0101 Plan de Proyecto y en el formato FT-GP-01-05 Aceptacin de Entregables / Cierre tcnico. Integrar la relacin de aceptacin de entregables a manera de lista de verificacin para revisar el cumplimiento de todos y cada uno.
Rev.01 Oct-09 Rev.02 Oct-10 Rev. 03 Mar-11

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Prxima Revisin: Septiembre 2011

Documento Controlado

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PROCEDIMIENTO

GESTIN DE PROYECTOS
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PT-GP-01 Versin 1.43.0

GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
En caso que hiciera falta o se tuvieran temas pendientes, el Administrador de Proyecto se coordinar con el responsable correspondiente de su equipo de trabajo o del cliente para complementar los aspectos tcnicos pendientes, as como la fecha de resolucin de los mismos asentndolo en el FT-GP01-03 Avance del Proyecto. Realizar el cierre administrativo mediante el formato FT-GP01-06 Carta de Cierre administrativo consistente en: La integracin, revisin y entrega de los documentos firmados necesarios para la finalizacin del proyecto y la recepcin de los documentos oficiales por parte del cliente de que el proyecto ha concluido y quedan liberados todos los compromisos establecidos en los formatos FT-GP-01-01 Plan de proyecto, Contrato y normatividades legales. La conclusin de todos los contratos y compromisos que Global Lynx haya contrado para efecto de realizar el proyecto tales como: Contratacin de terceros Arrendamiento o renta de equipos Contratos de servicios Fianzas Entregar documentacin necesaria para la emisin de facturas Etctera

22

Lder de Proyecto / Administrador de Proyectos Responsable de la Oficina de Proyectos / Director Comercial

El Administrador de Proyecto deber integrar la carpeta fsica de los documentos de aceptacin de entregables (FD-GP-01) y el respaldo en medio magntico (aplicar polticas 9 y 10 de este procedimiento), mismo que deber ser verificado por el Responsable de la Oficina de Proyectos para integrarlo en la carpeta RP-GLYNX (Proyectos de Global Lynx, Vase Estructura de Carpetas). 23 Responsable de la Oficina de Proyectos Actualizar estado de cierre del Proyecto en la herramienta De Registro de actividades basada en Web.

EVALUACIN FINAL DEL PROYECTO


24 Administrador de proyectos / Coordinador del SGC Realizar la evaluacin del proyecto al cliente aplicando el formato FT-MJ-04-01 Encuesta para medir la satisfaccin del cliente, para obtener los resultados de la satisfaccin del

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

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PROCEDIMIENTO

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GESTIN DE PROYECTOS

Emisin: Jul 2010May 2011

N. de Act.

Responsable

Descripcin
cliente respecto al producto o servicio entregado, (Vase PTMJ-04 Satisfaccin del Cliente). Evaluar los aspectos satisfactorios e identificar en caso que existan quejas, sugerencias o no conformidades la necesidad de aplicar acciones correctivas, acciones preventivas o acciones de mejora. Vase procedimientos de mejora continua como PT-MJ-01 Control de Producto No Conforme y PT-MJ02 Acciones Correctivas y Preventivas. Integrar la informacin como parte de la documentacin del proyecto. La encuesta se aplicar al trmino del proyecto, en caso de que el proyecto dure ms de 6 meses, esta se aplicar cada 6 meses. Notificar y entregar al Coordinador del SGC el FT-MJ-04-01 Encuesta para medir la satisfaccin del cliente para su resguardo. Realizar la evaluacin de los resultados del proyecto en las diferentes etapas, as como los resultados obtenidos de la evaluacin con el cliente, desarrollar una lista de resultados, analizarlos para clasificarlos como Fortalezas, Debilidades y Desaciertos, para realizar el Anlisis de Fortalezas, Debilidades y Oportunidades de Mejora. Evaluar los aspectos que se consideran fortalezas, e identificar las debilidades o deficiencias presentadas en el proyecto.

25

Administrador de Proyecto / Coordinador del SGC / Responsable de Oficina de Proyectos

Identificar la necesidad de aplicar acciones correctivas, acciones preventivas o acciones de mejora. Vase procedimientos de mejora continua como PT-MJ-01 Control de Producto No Conforme y PT-MJ-02 Acciones Correctivas y Preventivas. En caso que hubiera algn aspecto relacionado a la metodologa o caractersticas del producto o servicio ofrecido que requiriera ser modificado, cambiado o mejorado se remitir a los procedimientos PT-MJ-05 Desarrollo y Mejora de Productos y Servicios y PT-MJ-01 Control de Producto No Conforme. Integrar la informacin como parte de la documentacin del proyecto.

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

Prxima Revisin: Septiembre 2011

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N. de Act.

Responsable Fin del procedimiento

Descripcin

7. Documentos relacionados Ref.


MC-01 PT-VE-01 PT-MJ-01 PT-MJ-02 PT-MJ-03 PT-MJ-04 PT-MJ-05 PT-RF-01 N/A N/A

Ttulo
Manual de Calidad Prospectacin, Cotizacin y Contrato Control de Producto No Conforme Acciones Correctivas y Preventivas Revisin por la Direccin Satisfaccin del Cliente Desarrollo y Mejora de Productos y Servicios Facturacin y Cobranza Estructura de Carpetas Plano de la Oficina

Responsable
Coordinador del SGC Director de Comercial Coordinador del SGC Coordinador del SGC Alta Direccin Coordinador del SGC Director Comercial Responsable de Finanzas Coordinador del SGC Responsable de Sistemas

8. Registros de calidad Ref. Ttulo


FT-GP-01-01 A Plan de Proyecto (Simple)

Retencin
5 aos

Cdigos de Resguardo
SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF00054_REP_Proyectos_Global_Lynx SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_

Responsable
Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto / Oficina de

FT-GP-01-01 B

Plan de Proyecto (Completo) Plan de Trabajo

5 aos

FT-GP-01-02

5 aos

FT-GP-01-03

Avance de Proyecto

5 aos

FT-GP-01-04

Control de Cambios

5 aos

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

Prxima Revisin: Septiembre 2011

Documento Controlado

Pgina 23 de 25

PROCEDIMIENTO

GESTIN DE PROYECTOS
GLOBAL LYNX PROCESO:

PT-GP-01 Versin 1.43.0

GESTIN DE PROYECTOS REP_Proyectos_Global_Lynx ARC-DF-00045-N2 SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx ARC-DF-00045-N2 SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx (Vase Estructura de carpetas) ARC-DF-00045-N2 SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx (acceso directo y carpeta electrnica)

Emisin: Jul 2010May 2011

Proyectos Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos

FT-GP-01-05

FT-GP-01-06

Aceptacin de entregables / Cierre Tcnico Carta de Cierre Administrati vo

5 aos

5-1 aos

FT-GP-01-07

Bienes Propiedad del Cliente Actividades de Proyectos <Nombre del Consultor> Propuesta de Servicio

1 ao

Responsable de Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos

FT-GP-01-08

Por proyecto

FT-VE-01-02

5 aos

FT-VE-01-03

Propuesta Econmica

5 aos

SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx (Vase Estructura de carpetas), (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx (Vase Estructura de carpetas) (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-00066_DF-00054_CP-MJ-02 (acceso directo y carpeta electrnica)

Responsable de Oficina de Proyectos / Vendedor Responsable de Oficina de Proyectos /

FT-MJ-02-01

FT-MJ-04-01

N/A

N/A

Acciones Correctivas y Acciones Preventivas Encuesta para medir la satisfaccin del Cliente Minutas en formatos, firmadas por el cliente REP_Proye

1 ao

Coordinador del SGC

5 aos

SC_DF-00066_DF-00054_CP-MJ-04 (acceso directo y carpeta electrnica) OF5-DF-00041_C4_CP-MJ-04

Coordinador del SGC

5 aos

5 aos

SC_DF-00066_DF-00054_CP-GP-01 (acceso directo) SC_DF-00066_DF-00054_ REP_Proyectos_Global_Lynx ARC-DF-00045-N2 SC_DF-00066_DF-00054 (acceso

Administrador de Proyecto / Oficina de Proyectos Responsable de

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

Prxima Revisin: Septiembre 2011

Documento Controlado

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PROCEDIMIENTO

GESTIN DE PROYECTOS
GLOBAL LYNX PROCESO:

PT-GP-01 Versin 1.43.0

GESTIN DE PROYECTOS ctos_Global _Lynx OU-GP-01 directo) 1 ao EXT_DF-0009_APP-06

Emisin: Jul 2010May 2011

N/A

N/A

N/A N/A

CP-GP-01 (carpeta electrnica / acceso directo a evidencias) FD-GP-01 APP-06 (Outlook) DF-00045N2 (Librero nivel 2) Informe de avance de proyecto de una sola pgina Registro de actividades basada en Web

requerida

SC_DF-00066_DF-00054

Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto

requerida requerida

OF5_DF-00041_C4 EXT_DF-0009

N/A

requerida

ARC

FT

Requerida

SC_DF-000xx_DF-000xx_CP-GP-01 (acceso directo y carpeta electrnica) SC_DF-000xx_DF-000xx_ REP_Proyectos_Global_Lynx Acceso por WEB en la ruta;

Administrador de Proyecto Responsable de Oficina de Proyectos Responsable de Oficina de Proyectos Administrador de Proyecto/ Lder de proyecto Consultor

N/A

Requerida

https://globallynx.apps.journyx. com.

Rev.01 Oct-09

Rev.02 Oct-10

Rev. 03 Mar-11

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