Capacitacin en Microsoft Office Project

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CONCEPTOS BSICOS DE PROYECTOS

PROYECTO:
Es una secuencia bien definida de actividades con un principio y un final, dirigidas a alcanzar un objetivo claro, y realizado por personas dentro de parmetros establecidos de tiempo, costos, recursos y calidad. Un ejemplo de proyecto sera por ejemplo la construccin de una casa, un avin, abrir un negocio, implementar un sistema de control, hacer modificaciones en una planta industrial, elaborar un sistema, etc.

TAREA:
Es una actividad requerida para completar un proyecto y que tiene una duracin expresada en unidades de tiempo. Tiempo tiene interrelaciones con otras tareas, sea en secuencia, paralela y traslapadas (al travs de en secuencia), y restricciones como que se ha de realizar lo antes posibles.Puede ser que una tarea tenga componentes o sub-tareas, lo mismo que una tarea puede formar parte de otra ms grande e importante, depende del punto de vista.

RECURSOS:
Son las personas, equipos materiales o insumos de los que se dispone y siempre de manera limitada para poder llevar a cabo una tarea, debiendo utilizarlos eficientemente. Ejemplos seran peones, albailes, ingenieros, abogados, planchas de acero, ladrillos, sierras elctricas, computadoras, gasolina, lubricantes, autos, etc.

COSTO:
Es el valor que tienen los recursos de cualquier ndole que se utilizan en un proyecto o tarea. Se clasifican de muchos maneras, pero las relevantes en este caso son los Costos Variables y los Costos Fijos respecto a los recursos. Costos Fijos son aquellos en que se incurren no importan si se use no el recurso o en que medida el sueldo de in Gerente, el pago por alquiler de un local, etc. Su costo en MS Project se expresa en unidades monetarias como Costo de Uso. Costos Variables, son aquellos que crecen con el nmero de horas laboradas y su costo se expresa en MS Project en costo por hora o una unidad de tiempo respectiva. Los costos en MS Project se pueden expresar respecto al proyecto o a una tarea en particular o varias tareas seleccionadas.

CONCEPTOS BSICOS DE PROYECTOS

Vistas de Gantt:
Tabla de Gantt: Lista en la que figura la descripcin de cada una de las tareas que conforman el proyecto con su respectiva duracin. Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt es una representacin grfica de las tareas o actividades de las que est compuesto un proceso o proyecto, para ello la programacin de actividades se representa por medio de barras.

TABLA DE GANTT

DIAGRAMA DE GANTT

CONCEPTOS BSICOS DE PROYECTOS

Escala Temporal del Diagrama de Gantt:
Para poder visualizar adecuadamente el Diagrama de Gantt, podemos alterar la Escala del diagrama donde se muestra la cargas de trabajo de las tareas en el tiempo. Para realizar esa adecuacin, ingrese al Men Formato, seleccione la opcin Escala Temporal y aparece la siguiente ventana:

Escala temporal

Zoom

Otra alternativa es escoger el Zoom en el Men Ver, donde si queremos podremos escoger la escala que nos permita visualizar el proyecto ntegro. Tip: Tambin se puede ajustar el nivel de acercamiento o alejamiento del diagrama de Gantt, con los botones de la barra de herramientas Estndar.

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CREACIN DE PROYECTOS
El primer paso para crear una programacin es conocer el objetivo de lo que deseamos alcanzar, luego evaluaremos la secuencia de tareas que se deben completar para finalizar dicho objetivo. Cabe mencionar que Microsoft Project es un administrador de proyectos y que cada proyecto puede contener varios objetivos que podran o no tener alguna relacin; cada objetivo estar compuesto por una serie de tareas necesarias para completar dicho objetivo y cada tarea tiene limitaciones como lo son los recursos y el tiempo. Para iniciar el aplicativo Microsoft Project, ingrese a la Barra de Inicio con el botn , despliegue la lista de la opcin de Programas y ubique la opcin

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Por defecto, el programa abre un proyecto nuevo que se llama Proyect1. Por defecto, el programa presenta este proyecto en la Vista Diagrama de Gantt. Para crear un archivo Nuevo, presione el botn el Men Archivo y la opcin Nuevo, y defina la configuracin inicial del proyecto.

Tip: Otra manera de ingresar al programa es utilizando el comando Ejecutar e ingresando WINPROJ, de esta manera:

CREACIN DE PROYECTOS
La configuracin inicial del proyecto, se define en el Men Proyecto, la opcin Informacin del proyecto... La configuracin considera los siguientes campos: Fecha de comienzo: Esta opcin se habilita cuando se programa a partir de la fecha de comienzo del proyecto. Fecha de fin: Se habilita cuando se programa a partir de la fecha de fin del proyecto. Programar a partir de: Fecha de inicio/fin de proyecto. Si programa desde la fecha de comienzo, todas las tareas nuevas tendrn un tipo de delimitacin Lo antes posible, en cambio si se define fecha de fin, las tareas nuevas tendrn un tipo de delimitacin Lo ms tarde posible. Fecha de hoy: Fecha de estado: Fecha de corte de avance del proyecto Calendario: Se define el tipo de calendario para los recursos asociados a este proyecto. Prioridad: Se considera para la redistribucin de recursos. Tip: Se recomienda definir nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar que Microsoft Project calcule la fecha de fin despus de que el usuario haya definido y programado las tareas (secuencia de las tareas y sus respectivas duraciones).

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Una vez realizada la configuracin inicial de proyecto, (al menos ingresada la fecha de inicio del proyecto), podremos ingresar las tareas que sern necesarias para completar los objetivos del proyecto. El ingreso de las tareas se realiza preferentemente en el Diagrama de Gantt. La duracin de cada una de las tareas puede expresarse en minutos, horas, das o semanas.

Ingresando la siguiente informacin, considerando una fecha de inicio de proyecto 28 de Julio 03, nombre las tareas y sus respectivas duraciones, tenemos lo siguiente:

Tip: La columna de duracin permite el ingreso de minutos, horas, das y/o semanas. Estas pueden ser definidas por la letra que se ingresa despus del valor de la duracin y luego la tecla Enter, por ejemplo: 20 m (20 minutos), 5 h (5 horas), 3 d (3 das) y 7 s (7 semanas). Por defecto se considera las unidades de das para la duracin.

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Dentro de una programacin se suelen separar las tareas por caractersticas comunes, para esto se utiliza Hitos los cuales son tareas con duracin 0 (cero), estos nos permiten llevar el seguimiento de las tareas de una manera ms adecuada y ordenada. Los hitos ( ) no son tareas propiamente dichas, pero son distinguidos fcilmente por que tienen duracin cero y tienen forma de rombo.

Los Hitos son puntos de referencia que marcan acontecimientos importantes en un proyecto, y ayudan a controlar el avance del proyecto. Tip: Las tareas se pueden editar situando el cursor encima de la tarea y presionando la tecla F2. Otra forma es visualizando la informacin de la tarea, haciendo doble clic encima de la tarea. En caso de querer eliminar una tarea basta con situar el cursor sobre el nombre de la misma en la tabla y presionar la tecla Suprimir o Delete. La tabla de Gantt mantiene una estructura de filas y columnas, en ese sentido, cuando se presiona la tecla Suprimir, se elimina la fila.

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Tareas y Sub-Tareas Si organiza las tareas del proyecto segn un esquema, podr observar la estructura de dicho proyecto y facilitar su administracin. Mediante los niveles de esquema puede: Organizar las tareas en una estructura jerrquica para ver como las subtareas se incluyen en grupos ms amplios denominados tareas de resumen. Identificar las fases principales del proyecto mediante tareas de resumen. Crear informes que incluyen las subtareas, las tareas de resumen o ambas.
Tareas de resumen

Subtareas

Las tareas se resumen aparecern en negrita y las sub-tareas con sangra debajo de ellas

Sub-Tarea: Tarea que forma parte de una tarea de resumen. La informacin de las sub-tareas est incluida en la tarea de resumen. Puede designar sub-tareas utilizando la caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project. Tarea de Resumen: Tarea que se compone de sub-tareas y que tambin resume dichas sub-tareas. La caracterstica de niveles de esquema de Microsoft Project se utiliza para crear las tareas de resumen. Microsoft Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (duracin, costo, etc.) utilizando la informacin de las sub-tareas. Para definir la Jerarqua de las tareas (hacer distincin entre las tareas y sus sub-tareas) se utiliza las herramientas de degradar y promover tareas.

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Degradar o Promover una tarea Se utiliza la barra de herramientas Formato Para promover una tarea (es decir convertirla en una tarea de un nivel superior), seleccione la tarea o tareas y presione el botn . Para degradar una tarea (es decir convertirla en una tarea de un nivel inferior), seleccione la tarea o tareas y presione el botn . Para desplegar una tarea con sub-tareas, se utiliza el botn y y para contraer la lista de sub-tareas se utiliza el botn . Si deseamos observar las tareas hasta cierto nivel de jerarqua, entonces utilizamos la barra:

Barra de herramientas Formato

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Una vez ingresadas las tareas es necesario relacionarlas y vincularlas entre s. De esta manera la programacin reflejar la secuencia de las tareas de proyecto. Para ello se generan vnculos entre las tareas. Es muy comn en la elaboracin de un proyecto que el desarrollo de una tarea determine el desarrollo de otra. Por ejemplo, la tarea Pintar paredes, debe comenzar una vez que se haya concluido la tarea Construir paredes, es imposible que comience antes. Es por eso que Pintar paredes debe estar vinculado con Construir paredes. Antes es necesario definir los siguientes conceptos. Predecesora Sucesora Tarea Predecesora: Es aquella actividad que deber anteceder o condicionar de alguna manera la siguiente tarea a ejecutar. Tarea Sucesora: Es la actividad que le sigue en tiempo a otra. Tipos de vnculos Final Comienzo (FC): La tarea comienza cuando su predecesora finaliza. Final Final (FF): La tarea finaliza cuando su predecesora termina. Comienzo Comienzo (CC): La tarea comienza cuando su predecesora comienza. Comienzo Final (CF): La tarea finaliza cuando su predecesora comienza.

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Crear vnculos entre tareas Los vnculos entre tareas sirven para definir la secuencia de la programacin de las tareas. Para definir vnculos relaciones entre las tareas, ubquese en la tabla de Gantt y seleccione las tareas que desee vincular, en el men Edicin elija Vincular tareas o en la barra de herramientas Estndar y presione el botn . El vinculo entre las tareas son del tipo Final Comienzo (FC). Otra alternativa es en la tabla de entrada indicar con sus nmeros (Id) cual o cuales son las predecesoras de una tarea en la columna respectiva, separadas por una coma (,) o punto y coma (;) en caso de ser ms de una. En el diagrama de Gantt las dos tareas estarn unidas por una flecha. Eliminar el vnculo entre tareas Para desvincular tareas debe ubicarse en la fila de la tarea sucesora de dicho vnculo y borrar el valor de dicha relacin de la columna predecesora en la tabla de entrada. Otra forma de hacer lo mismo es ubicndose en la tabla de Gantt, seleccione dichas tareas y elija en el men Edicin la opcin Desvincular tareas o presionar el botn de la barra de herramientas Estndar:

Cambiar el vnculo entre tareas

cambiar, Haga doble clic en la lnea de vnculo de las tareas que desee aparecer la siguiente caja de dilogo: Seleccione el tipo de relacin entre dichas tareas: (FC, FF, CC, CF) y presione Aceptar.

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Adelanto o Retraso de las Tareas A menudo una tarea puede comenzar despus que su tarea predecesora pero antes que sta termine. Tambin es frecuente retrasar el comienzo de una tarea sucesora luego del fin de su predecesora. Grficamente se vara del siguiente modo: Seleccione el nombre de la tarea que desee adelantar o posponer y en el men Insertar elija la opcin Informacin de la tarea, o seleccione la tarea y haga clic en el botn de la barra de herramientas Estndar. Ubquese en la etiqueta Predecesoras. En la columna denominada Pos, se ingresa la posposicin retraso de la tarea (valor positivo) el adelanto (valor negativo). El valor puede ser unidades de tiempo porcentaje de la duracin original de las tareas. 2d, especifica una posposicin de dos das -2d, especifica un adelanto de dos das 2s, especifica una posposicin de dos semanas -50%, especifica comenzar la tarea cuando la tarea predecesora est a medio terminar.

comience,
Adelanto de la 2 tarea en 2 das Posposicin o retraso de la 2 tarea en un da

Agregar un adelanto o un retraso de las Tareas

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Registro de Recursos Es el proceso de ingresar los recursos (personas, equipos, suministros) conque cuenta el proyecto. Adems, especificar qu recursos son necesarios para cada tarea del proyecto. Ingresar Recursos al Proyecto. Ubquese en la vista Hoja de recursos (Tabla: Entrada) e ingrese el recurso recursos que van a realizar las tareas.

Nombre del recurso: Independiente del tipo de recursos se ingresa su nombre. Si es un recurso material, se recomienda agregar en el nombre las unidades de medida (kg., m, bolsa, etc.). Iniciales: Es opcional. Grupo: Es recomendable designar a cada recurso el grupo de trabajo al que pertenece. Capacidad mxima: Indica el nmero de unidades de recurso disponibles a la vez. Tasa estndar: En esta columna se ingresa el pago por horas normales, si es recurso humano o alquiler horario si es maquinaria. Tasa horas extras: En ella se ingresar el pago nico por sobretiempo. Costo/Uso: En esta columna se fijar el pago nico por concepto de uso de recurso, independientemente de las horas trabajadas por l o su costo. Se aplica a recursos materiales o insumos.

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Mediante la asignacin de los recursos a las tareas, se asegura que se han destinado suficientes recursos para realizar las tareas del proyecto. Existen varias posibilidades de asignacin de recursos. Un recurso puede estar asignado a una tarea a tiempo completo, a tiempo parcial, a varias tareas. Adems, pueden estar asignados a una tarea, varios recursos o varias unidades del mismo recurso.

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Asignacin de Recursos Para comenzar a asignar recursos a las tareas, ubquese en el Diagrama de Gantt, en la tabla de Gantt seleccione la tarea a la que desee asignar un recurso, en el men Insertar elija la opcin Asignacin de recursos, o haga clic en el botn de la barra de herramientas Estndar. En el campo Nombre, seleccione el nombre del recurso que desee asignar a la tarea seleccionada. Para asignar un recurso a tiempo parcial, escriba una funcin decimal en el campo "Unidades" para representar el porcentaje de trabajo que desea que el recurso dedique a esa tarea. Para asignar ms de una unidad del mismo recurso, por ejemplo, 6 peones, escriba el numero de unidades en el campo "Unidades". Elija el botn "Asignar". Aparecer un check a la izquierda de la columna "Nombre" indicando que el recurso ha sido asignado a la tarea seleccionada. Elija el botn "Cerrar".

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Ya ha creado y perfeccionado el plan del proyecto y contiene toda la informacin que precisa para administrarlo de forma eficaz. Ha llegado el momento de comunicar esta informacin a otras personas. Quizs desee mostrar informacin general del plan a su director, una programacin detallada a cada uno de los integrantes de su equipo o los costos del proyecto a los clientes. Microsoft Project permite presentar informacin especfica del proyecto de acuerdo con las necesidades de una persona o un grupo en particular, incluyendo informacin general de las tareas, los recursos, los costos y el seguimiento. Para comunicar informacin del proyecto de forma eficaz, elija la vista o el informe que mejor se adapte a las necesidades de comunicacin de las personas de su entorno profesional. A continuacin, perfeccione el diseo ajustando los diferentes elementos de la pgina. Para visualizar la lista de informes disponibles en Microsoft Project, ubquese en el men Ver y seleccione la opcin Informes..., y le aparecer el conjunto de opciones que se muestran en la figura de izquierda. Tip: Personalizados sirve para modificar algn informe existente crear un nuevo informe.

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Los informes est clasificados por cinco categoras:

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GENERALES La informacin general del proyecto es el resumen del proyecto completo junto con sus fases principales. Por ejemplo, la informacin general del proyecto puede incluir costo total del mismo, pero no el costo de las tareas individuales, no entra en detalle. A continuacin se explica brevemente cada uno de los informes generales: Resumen del proyecto: Un cmputo de tareas, recursos de trabajo y recursos, materiales, el costo del proyecto, el volumen total de trabajo, y las fechas de comienzo y de fin del proyecto. Tareas de nivel superior: Una lista de tareas de resumen de alto nivel, con las fechas de comienzo y de fin programadas, el porcentaje completado, el costo y las horas de trabajo requeridas. Tareas crticas: Una lista de las tareas crticas con las fechas programadas de comienzo y de fin, as como las predecesoreas y sucesoras. Hitos: Se listan los hitos que hubieran en la tabla de Gantt. Das laborables: Muestra los horarios de trabajo de la semana. ACTIVIDADES ACTUALES La informacin de las actividades es til para los integrantes del equipo que necesiten informacin detallada de todas las tareas del proyecto o de un subconjunto especfico de ellas, como las tareas crticas. Los supervisores normalmente solicitan informacin detallada de las tareas para poder administrarlas. Tareas sin comenzar: Muestra una relacin de tareas que no se han iniciado, con un detalle de la informacin de carga de trabajo de los recursos asignados a las tareas. Tareas que comienzan pronto: Mantiene la misma presentacin que el informe anterior, pero solicita un rango de fechas que servir para filtrar las tareas por fechas de inicio. Tareas en curso: Mantiene la misma presentacin que el informe de Tareas sin comenzar pero muestra las Tareas en curso. Tareas completadas: Muestra las tareas completadas y las horas registradas para su realizacin. Tareas que deberan haber comenzado: Muestra el detalle de la tarea que empieza en una fecha solicitada. Tareas pospuestas: Mantiene la misma presentacin que el informe anterior pero de las tareas que no han empezado en la fecha esperada.

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COSTOS Poner la informacin de los costos en buenas manos puede garantizar la aprobacin del proyecto y mantener los costos en un valor mnimo. Presente la informacin de los costos para los integrantes del equipo que tengan que aprobar o realizar un seguimiento de los costos del proyecto; por ejemplo, su director o el personal del departamento de contabilidad.
Flujo de caja: Muestra la relacin de tareas del proyecto y los costos incurridos en el tiempo (semanas). Presupuesto: Muestra la variacin en los costos de las tareas y como afecta al presupuesto planeado. Tareas con presupuesto sobrepasado: Mantiene la misma presentacin del informe anterior pero tan solo para las tareas que han sobrepasado en costo a lo que se haba presupuestado segn plan. Recursos con presupuesto sobrepasado: Mantiene la misma presentacin del informe anterior pero tan solo para las recursos que han sobrepasado en costo a lo que se haba presupuestado segn plan. Valor acumulado: Se muestran los valores de las mtricas de valor ganado para las tareas.

ASIGNACIONES La informacin del uso de los recursos es de gran utilidad para los integrantes del equipo que necesiten conocer detalles sobre las asignaciones de tareas, el volumen de trabajo que cada recurso tiene programado realizar durante un periodo de tiempo determinado, los recursos materiales y el costo de cada recurso distribuido a lo largo del tiempo. Los supervisores suelen necesitar informacin detallada del uso de recursos para controlar y administrar la carga de trabajo de cada recurso.
Tareas y recursos humanos: Tareas, recursos humanos y fechas: Lista de tareas pendientes: Recursos sobreasignados

CARGA DE TRABAJO Es importante mantener un control del nivel de horas de trabajo por recurso y por tareas de proyecto, para poder ser capaces de identificar posibles problemas de sobre-asignacin u otros. Uso de tareas: Muestra como est distribuida la carga de trabajo de los recursos por tarea del proyecto. Uso de recursos: Muestra como est distribuida la carga de trabajo de los recursos agrupada por recurso.