Administracin de Sistemas de Informacin

PARTE III CONSTRUCCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN: ENFOQUES CONTEMPORNEOS Resumen Captulo 11 Rediseo de la institucin mediante sistemas de informacin Entender por qu el proceso de desarrollar nuevos sistemas es un proceso de cambio organizacional. El desarrollo de nuevos sistemas de informacin es una forma de cambio organizacional planeado que implica a muchas personas diferentes en la institucin. Como los sistemas de informacin son entidades sociotcnicas, un cambio en los sistemas de informacin implica cambios en el trabajo, la administracin y la institucin. Identificar los grupos que estn involucrados en el desarrollo de sistemas. La mayora de las instituciones hoy en da tienen estructuras administrativas bien establecidas para el control del desarrollo de los sistemas. Todos los sistemas medianos y grandes implican administracin de directivos, gerentes y supervisores, as como profesionales en sistemas de informacin. Las instituciones medianas y grandes en general tienen un comit corporativo gua de sistemas de informacin para asignar los recursos a los proyectos de sistemas. El equipo de proyectos es directamente responsable del desarrollo del sistema. Identificar las actividades principales en el proceso de desarrollo de sistemas. Las actividades centrales en el desarrollo de los sistemas son el anlisis de sistemas, diseo, programacin, prueba, conversin y produccin y mantenimiento de sistemas. El anlisis de sistemas es el estudio y anlisis de los problemas de los sistemas existentes y la identificacin de requerimientos para su solucin. El diseo de sistemas proporciona las especificaciones para una solucin de sistemas de informacin, demostrando cmo sus componentes tcnicos y organizacionales embonan. Describir los diversos modelos para determinar el valor de negocios de los sistemas de informacin. Los modelos de presupuestacin de capital, como el mtodo de pago, la tasa contable de recuperacin sobre la inversin (Rol), la relacin costos-beneficios, el valor presente neto, el ndice de rentabilidad y la tasa interna de recuperacin (TIR), son los principales modelos financieros para determinar el valor en negocios de los sistemas de informacin. El anlisis de la cartera y los modelos de puntuacin incluyen consideraciones no financieras y pueden ser usadas para evaluar otros proyectos de sistemas de informacin. Explicar cmo la institucin puede desarrollar sistemas de informacin que se apeguen a su plan de negocios. Las instituciones deben desarrollar un plan de sistemas de informacin que describa cmo la tecnologa de la informacin puede apoyar el alcance de sus metas. El plan indica la direccin del desarrollo de los sistemas, lo conceptual, la estrategia de implantacin y el presupuesto. El anlisis de la empresa y los factores crticos del xito (FCE) pueden ser usados para detectar los requerimientos de informacin a nivel de toda la institucin que deben ser atacados por el plan.

2. BASES PARA LA CONSTRUCCIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN (SI)

2.1 INTRODUCCIN Cualquier producto o servicio que se construye, ya sean autos, puentes, casas, sistemas de informacin, requieren de la definicin los componentes estructurales y de las fuerzas de diseo que afectan a estos componentes y en SI, las

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personas que disean y ensamblan los componentes estructurales de acuerdo con las fuerzas de diseo, son los analistas de sistemas. 2.2 OBJETIVOS - Describir los componentes estructurales que definen cualquier SI, pequeo o grande, simple o complejo. - Describir las fuerzas del diseo que actan e influyen sobre los componentes estructurales. - Describir en general la MDS, que es la gua y el proceso empleado por los analistas de sistemas. 2.3 COMPONENTES ESTRUCTURALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN Sin importar las organizaciones a las que sirven o la forma en que se desarrollan y disean, todos los SI se componen de entrada, modelos, salidas, tecnologas, bases de datos y controles. La comprensin de estos comp. estructurales, sus relaciones y acoplamiento y su contenido lgico y fsico, proporcionan los conocimientos bsicos para describir, desarrollar y disear SI.

2.3.1 Bloque de Entrada: Representa todos los datos, texto, voz e imgenes que entran al SI y los mtodos y los medios por los cuales se capturan e introducen. Generalmente la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido, la identificacin, la autorizacin, el arreglo y el procesamiento sean adecuados. El ingreso de este bloque o una de sus partes puede hacerse mediante escritura manual, formas en papel, reconocimiento de caractersticas fsicas como geometra manual y huellas digitales, teclados, ratones, voz, sensores tctiles, caracteres y cdigos pticos y magnticos. 2.3.2 Bloque de Modelos: Consta de modelos lgico - matemticos que manipulan la entrada y los datos almacenados para producir la salida (Ej.: G=I-E; A=P+P; PL; etc) Este componente tambin incluye tcnicas de modelado como tablas y rboles de decisin, diagramas de flujo, diagramas Nassi-Shneiderman HIPO, diagramas Warnier-Orr y empleo de prototipos. 2.3.3 Bloque de Salida: Es el producto que entrega el SI, est constituido por informacin de calidad y documentos para todos los niveles de la gerencia y usuarios dentro y fuera de la organizacin. Es en gran medida el componente que gua e influye en los otros componentes. La entrada y salida son interactivas (Ej.. Trabajo en terminal) En forma lgica esta compuesta de elementos, tales como estados financieros, facturas, rdenes de compra, cheques, reportes de presupuesto, respuestas a consultas, mensajes, rdenes, resultados de una toma de decisiones programada, escenarios, simulaciones, etc. Algunos medios de salida existentes son: pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm.

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En la actualidad las personas estn eligiendo otras formas de salida, no listados de componentes, es el caso de las graficas, los videos y el audio. 2.3.4 Bloque de Tecnologa: Es el encargado de la captura de entradas, activa los modelos y almacena y accesa los datos a travs de las bases de datos; tambin son los encargados de producir y transmitir las salidas y ayudar a controlar todo el sistema. Consta de 3 componentes principales que son: humanos,sistemas y telecomunicaciones. Su adquisicin no significa adquirir el sistema de informacin. 2.3.5 Bloque de base de datos (BD): Compendia dos puntos de vista: uno fsico y uno lgico. El fsico comprende medios de almacenamiento y el lgico incluye resolver el problema de cmo buscar, asociar y recuperar datos almacenados para satisfacer necesidades especficas de informacin mediante tcnicas lgicas y asociativas de datos como ndices, directorios, listas, llaves, apuntadores, redes, rboles y relaciones. 2.3.6 Bloque de Controles: Los SI estn sujetos a peligros y amenazas como desastres naturales, incendios, fraude, fallas de los sistemas, errores y omisiones, intercepcin secreta, deficiencias, sabotaje y mutilaciones maliciosas. Estos peligros y amenazas son contrarrestados mediante controles tales como planes de contingencia, sistemas de administracin de registros, controles contables tradicionales, procedimientos para el personal (antecedentes, capacitacin, rotacin tareas, vacaciones obligatorias, etc.), documentacin completa y actualizada, monitoreo de software y hardware, sistemas de respaldo-fuera, UPS, sistemas contra incendio, sistemas de programacin y control adecuados, etc.

2.4 FUERZAS DE DISEO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 2.4.1 Introduccin Para tener xito en el diseo de SI, debe determinarse cules son las fuerzas del diseo, cmo afectan a sus proyectos de diseo y guiarse por ellas, incorporando al mismo tiempo creatividad e innovacin en su trabajo. Es a decir verdad, un acto complicado de equilibrio. 2.4.2 Fuerzas de diseo de los SI Los diseadores de SI deben considerar 10 fuerzas de diseo que afectan su trabajo, stas se numeran en la siguiente grfica y se describen seguidamente:

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Integracin Los SI tendrn que disearse con un acoplamiento ms estrecho entre la planta y la administracin. Interfaz Usuario-sistema La comunicacin entre el usuario y el sistema deber ser sin obstruccin, interferencia externa o dependencia de intermediarios para as lograr un mejor flujo de inf. Los esquemas de entrada le permitirn al usuario comunicarse con el sistema a travs de una combinacin de preguntas y respuestas, comandos, teclas de funcin, mens, cajas de dilogo y verificaciones todos ellos introducidos por medio de lenguajes naturales y voz, tableros tctiles, teclados, mouse, plumas etc. La salida, adems de satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios, atraer y servir a los sentidos del odo, la vista y el tacto. La tecnologa reducir el tiempo y el espacio entre el usuario y el sistema Fuerzas Competitivas: Se puede competir y con opciones de ganar y de ser el mejor pero si se tiene informacin de calidad. Calidad y Utilidad de la informacin, implica que el diseo est afectado por los requisitos especficos de informacin de los usuarios y en la medida en que se puedan identificar estos requerimientos, ser posible proporcionar la informacin relevante, igualmente el diseo de salida y controles deben asegurar que la informacin sea exacta. El grado de actualizacin de una BD determina la oportunidad de la informacin. Requerimientos de sistemas y procesamiento de datos Son requerimientos operacionales inherentes al SI los siguientes:

Confiabilidad: es el grado de seguridad con que un recurso cumple su funcin, produciendo los mismos resultados en procesos sucesivos. Disponibilidad: Significa que el sistema es accesible a los usuarios. Un sistema puede ser confiable, pero no disponible, cuando por ejemplo est siendo probado o se le est agregando un componente. Flexibilidad: Habilidad del sistema para cambiar o adaptarse para satisfacer los requerimientos cambiantes de los usuarios. Programa de Instalacin: Espacio de tiempo entre el momento en que una organizacin reconoce una necesidad y el momento en que implementa la solucin. (Sistema perfecto) Expectativa de vida y potencial de crecimiento: Los SI deben disearse para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable (Vgv 5 aos) y ser tambin capaz de crecer si las necesidades cambian de manera significativa. Capacidad para recibir mantenimiento: Disear SI que sean mas capaces de recibir mantenimiento mediante el empleo de nombres de datos estndar, lenguajes de programacin estndar, programacin estructurada y modular y autodocumentada, configuraciones estndares y procedimientos estndares de documentacin (el mantenimiento siempre habr que hacerlo). Restricciones de Tiempo: Cantidad de tiempo permitido o aceptable entre el momento en que los datos estn disponibles y el momento en que la I se requiere (Ej.. de informacin de inventarios para hacer ventas). Demanda Computacional: En algunos SI son considerables si por ejemplo se debe procesar un modelo grande de PL o si se debe dar mantenimiento en lnea a una BD grande. Factores organizacionales: Estos factores son: naturaleza de la organizacin, categora, tamao, estructura y estilo gerencial. La influencia de estos factores en el diseo del SI puede mostrarse en preguntas como: Hasta que grado estar integrado el SI con la organizacin? El SI se extender ms all de los limites de la organizacin para conectarse con ciertos afectados e interesados.? El SI se distribuir a todos los usuarios, o ser mas centralizado.? Los datos sern compartidos o los usuarios estarn aislados entre si.? Requerimientos de costo-eficacia: La informacin y los sistemas de informacin son recursos. Los SI cuestan dinero y nadie desea gastar $1000 por una informacin que valga $100. Es por esto que deben identificarse los costos y beneficios que se van a obtener antes de invertir cantidades significativas en el desarrollo de SI. Factores humanos: Los sistemas de informacin deben ser diseados para que trabajen con la gente y para la gente y no contra ella. Deben ser fciles de utilizar, amables y naturales. Debido a que el diseo del ser humano es fijo, el diseo del SI debe conformarse para adaptarse a l. Es clave considerar el diseo ergonmico de los SI y el ambiente de trabajo fsico, para ello se deben tener en cuenta aspectos como: Acstica y clima del lugar de trabajo, iluminacin no deslumbrante, decoracin y colores de paredes adecuados, descanso para los pies, libertad en el movimiento de las piernas, atura del asiento, apoyo para la espalda etc. Tambin se puede hacer lo siguiente para mejorar tanto aspectos fsicos como sicolgicos de los sistemas: reas Alternas: Dividir en rea de trabajo y rea de descanso

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Grupos de trabajo: El SI debe disearse para unir la gente y motivar la apertura, colaboracin y comparacin del trabajo Especificaciones de los usuarios: El SI debe disearse para atender las diferentes necesidades de los usuarios pues si se disea un solo sistema para satisfacer a todos los usuarios potenciales, se terminar desarrollando un SI que no satisface a nadie en particular. Presentacin y Respuesta: Las personas trabajan mejor con presentaciones mezcladas, por tanto siempre que sea posible, deber emplearse texto, grficos, video y sonido. Para mejorar la presentacin, utilice diversas tcnicas de visualizacin y codificacin de entrada, como abreviaturas, colores para diferentes categoras o localidades, y cdigos variables de parpadeo y brillantez para llamar la atencin, etc. Tiempos de respuesta rpidos Demandas sicolgicas del trabajo Disear SI en el que las personas puedan estar orgullosas de su trabajo. Que no se aburran al utilizar el sistema. Podra tambin existir un centro de recursos de informacin, instalando una sala de herramientas donde puedan acudir los empleados para obtener la ayuda que necesitan para trabajar con el sistema. 2.4.3 Requerimientos de factibilidad Cuando se desea desarrollar SI, es necesario evaluar la factibilidad de llevar a cabo el proyecto en trminos tanto tcnicos, econmicos, legales, operativos como de programa, a continuacin se esbozarn cada uno de estos aspectos: Factibilidad Tcnica: En general la tecnologa est mucho ms adelante de la capacidad de la gente para aplicarla con efectividad, por tanto, la factibilidad tcnica desde el punto de vista de disponibilidad es un aspecto no tan relevante; ms bien el problema es de la habilidad para adquirirla, aplicarla y utilizarla. Factibilidad Econmica: se podran realizar preguntas como, Cuenta la organizacin con los recursos econmicos necesarios para desarrollar e implementar un SI, dados los requerimientos de otros proyectos de K dentro de la organizacin? Si es as, cul es el nivel de compromiso financiero? Factibilidad Legal: Al disear SI deben considerarse las implicaciones legales que surjan de los estatutos aplicables estatales, las reglas de la ley comn, las agencias administrativas publicas, etc. Factibilidad Operacional: Lograr SI basado en el ambiente organizacional, sus procedimientos y personal existente. De no ser as: se pueden adquirir las habilidades suficientes, adiestrar al personal y efectuar otros cambios para que el sistema sea operacional? De no ser as, tendr que modificarse el diseo del SI para que sea operacional dentro de las condiciones existentes. Factibilidad de Programa: Significa que el diseo del SI debe ser capaz de llegar a ser operativo dentro de algn marco de tiempo. Si no es as, el diseo o el marco de tiempo tendrn que cambiar. 2.5 METODOLOGA PARA EL DESARROLLO DE SI Entendiendo sta como el camino que siguen los analistas de sistemas al momento de desarrollar SI, se tienen los siguientes fases principales:

Anlisis de sistemas: Permite definir las necesidades del los usuarios, el alcance de los sistemas, la recopilacin y el anlisis de hechos de estudio. Diseo General de sistemas: se disean los bloques de construccin y se hace la presentacin de alternativas de diseo. Evaluacin de sistemas: como su nombre lo indica permite la seleccin de tecnologas apropiadas, la evaluacin de los proveedores y el anlisis de Costo-eficacia. Diseo detallado de sistemas: se realiza la especificacin detallada de los bloques de construccin. Implementacin de sistemas: tiene que ver con la capacitacin y la educacin de los usuarios. Se realizan las pruebas, la conversin y se hace un seguimiento. Aceptacin de sistemas: es la parte en la que se pone en operacin el SI y luego se contina con la administracin , se realizan auditoras y se realiza el mantenimiento correspondiente.

Independientemente del nmero o nombres de las fases o etapas, la metodologa del desarrollo de SI racionaliza y da un norte al analista.

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