GESTIN DE PROYECTOS

Una disciplina de gestin clave para la empresa Prof. Juan Antonio Ramos-Yzquierdo

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GESTIN DE PROYECTOS Una disciplina de gestin clave para la empresa Agenda

10:00 h Presentacin 10:15 h Qu es un proyecto? 11:00 h Cmo gestionar proyectos crticos para la empresa con xito? 11:45 h Descanso. 12:00 h Caso prctico: Errores y causas comunes de fracaso de los proyectos. 12:30 h Fin de la sesin

Qu habilidades requiere la gestin de proyectos?

gestionar proyectos

liderar

Gestionar vs. Liderar?

QU ES UN PROYECTO?

En que consiste la GESTIN DE PROYECTOS?

En la creacin de un ambiente y unas condiciones en las cuales un OBJETIVO DEFINIDO pueda ser alcanzado de forma controlada por un EQUIPO DE PERSONAS

La Gestin de Proyectos proporciona una solucin/ayuda y plantea cuestiones

Qu buscamos? Que hay que hacer para conseguir los objetivos? Cules son las prioridades? Cul es el impacto de cada proyecto en otros? Qu habilidades se requieren para poder completar el trabajo? Qu dificultades podemos encontrar? Es factible lo que hemos decidido?

Definicin

Un proyecto es una secuencia nica de actividades interconectadas con un objetivo a alcanzar en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones.

Un proyecto tiene un inicio y un fin Cada proyecto produce un producto nico

Parmetros
Tiempo

Coste Tiempo Especificaciones (mbito y calidad)

Especificaciones

Coste

La diana es mvil porque el cliente aprende

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Los Proyectos deben ...

... entregarse a

tiempo presupuesto

estar dentro de

cubrir unos requerimientos

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Clasificacin de proyectos: Complejidad

Bsqueda
del Santo Grial

Sabe Cmo? S

No

2
Perdidos en la

Pintura
por nmeros

1
S

4 3
Juego de

Niebla

Sabe Qu?

No

Quinielas

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CMO GESTIONAR PROYECTOS CRTICOS PARA LA EMPRESA CON XITO?

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Modelo Genrico de Ciclo de Vida de un Proyecto

Seguimiento y control

Planificacin Finalizacin

Organizacin Seleccin Definicin

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Seleccin

1) Es preciso tener una estrategia

2) La estrategia se vuelve operativa al empezar a gastar recursos antes es tan slo un deseo

3) La estrategia debe ser suficientemente clara para permitirnos tomar decisiones en trminos de proyectos

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Definicin: Delimitacin del AMBITO del proyecto

Comprende Misin: Problema a resolver /Oportunidad
lmites de la misin) (Debe poder ser descrita en una frase corta)

Objetivos del proyecto (Corresponden a los detalles de la misin a conseguir. Clarifican los Lista de entregables (finales e intermedios) del proyecto

Entregable: elemento medible, tangible y verificable que debe ser realizado para completar el proyecto

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Definicin: Criterios de xito Hay que conseguir que el xito sea compartido y medible Concentrarse en los resultados preferentemente

ACTIVIDADES

RESULTADOS RESULTADOS

Estudio de necesidades de los clientes Desarrollo de un sistema para mejorar el plazo de atencin a los pedidos de clientes

Mejora de satisfaccin de los clientes Plazo de atencin a los pedidos de clientes inferior a 24h

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Definicin: Objetivos del proyecto

Caractersticas de un objetivo:
S M A R T

Specific - Especfico Measurable - Medible Achievable - Alcanzable Relevant - Relevante Time Bound - Duracin Especificada Agreed Upon - Consensuado

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Definicin: Identificacin de prioridades

DEBE CUMPLIRSE DEBE CUMPLIRSE

DEBERA DEBERA CUMPLIRSE CUMPLIRSE AL MXIMO AL MXIMO

SE ACEPTARN SE ACEPTARN ALGUNAS ALGUNAS DESVIACIONES DESVIACIONES

Plazo

Coste

Especificaciones

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Organizacin

Roles a completar Normas de funcionamiento Estructura organizativa Entorno amigable Caractersticas personales

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Organizacin: Roles

El Esponsor del proyecto El Cliente del proyecto El Comit de Seguimiento del proyecto El Director del proyecto El Equipo de proyecto Subcontratistas Implicados

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Organizacin: Normas de Funcionamiento

Aseguran que todos los involucrados en el proyecto lo entiendan, estn de acuerdo en lo que significa xito conozcan las reglas del juego.

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Planificacin: El Plan del Proyecto

Tres dimensiones de planificacin (y de control):

Temporal
(Agendas, Diagramas de Gantt, Programacin en red )

Monetaria
(Anlisis de costes, Presupuestos, )

Personas y equipos
(Gantt de recursos, Matrices de Asignacin, Diagramas, ) 24

Planificacin: Diagrama de Gantt

A B C D E 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
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Planificacin: Estimacin de duraciones

Ejercicio: Estimar el tiempo preciso para salir de la sala, conseguir una copia de la pelcula:

El Seor de los Anillos: El Retorno del Rey

y regresar.

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Planificacin: Estimacin de duraciones

Cmo habis realizado las estimaciones?

Por qu hay diferencias notables entre las estimaciones?

Nivel de conocimiento / Mtodo aplicado / Hiptesis sobre recursos

Actitud hacia la incertidumbre / Aceptacin de un nivel de riesgo

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Seguimiento del proyecto

Asegurar que se analizan los progresos y se toman decisiones Determinar la existencia de incidencias (no haber cumplido los hitos a tiempo, entregables demorados, ) y tomar decisiones Detectar y Analizar las desviaciones

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Finalizacin

Verificacin de cumplimiento de requerimientos y entregables Cierre administrativo Cierre de contrato Plan de seguimiento posterior Nota de las lecciones aprendidas

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ERRORES Y CAUSAS COMUNES DE FRACASO DE LOS PROYECTOS

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ERRORES Y CAUSAS COMUNES DE FRACASO DE PROYECTOS

Falta de estrategia Insuficientes recursos El proyecto ha perdido prioridad No hay responsable Planificacin demasiado optimista El plan no se ha usado en la gestin Falta de seguimiento Falta de comunicacin Perdida de vista de los objetivos Condiciones de satisfaccin no negociadas Falta de cultura del cambio
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Siete reglas para garantizar el fracaso del proyecto

Entregar, entregar, entregar Planificar es para dbiles Azota al equipo hasta un mayor desempeo Comunicar es para perdedores Efecto Big-Bang Reglas de sentido comn! Restriega a los clientes el camino correcto
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Por qu fracasan algunos proyectos de transformacin empresarial?

1) Falta de Liderazgo en el proyecto 2) Falta de Compromiso de la direccin 3) Resistencia al Cambio 4) Falta de Motivacin de las personas

 y cmo liderar proyectos crticos con xito?

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1. Tener un lder de nivel 5

Humildad personal + voluntad profesional + competencias

Ambicin y determinacin en vez de ego personal (hacen lo que tienen que hacer pensando en el proyecto)

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Liderar un proyecto es estar al servicio de la organizacin, no servirse de ella

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2. Tener la gente adecuada

Primero quin y luego qu Una visin magnfica sin una gente magnfica no sirve para nada El activo ms importante son las personas adecuadas El acelerador de los proyectos excelentes no es el mercado, la tecnologa, las capacidades o los productos, es la habilidad para conseguir y conservar a la gente adecuada Disfrutar de lo que haces y con quien lo haces

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Se necesitan hombres para viaje peligroso. Salarios bajos, fro extremo, meses de completa oscuridad, peligro constante, retorno ileso dudoso. Honores y reconocimiento en caso de xito

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3. Hacer frente a las adversidades y no perder nunca la fe

Tener una actitud bipolar positiva Generar y mantener la confianza en que lo conseguirs a pesar de las dificultades Afrontar los hechos adversos de la realidad, por poco que te gusten, y usarlos de palanca

Liderar con preguntas:

Escuchar la realidad No evitar los datos incmodos Interpretar los datos clave

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Los errores son oportunidades de aprendizaje en grandes dosis Sir Ernest Shackleton
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4. Permanecer en la interseccin de los tres crculos, dedicndonos a lo que somos o podemos ser los mejores

a lo que nos apasiona

a lo que es rentable

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5. Tener una cultura de disciplina

Cuanta ms disciplina tenga una empresa, mayores sern las probabilidades de xito de sus proyectos

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nuestra debilidad radica en tirar la toalla. La manera mas certera de alcanzar el xito es intentndolo siempre una vez ms
Thomas A. Edison

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gracias
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