RESOLUCION DE GERENCIA MUNICIPAL, N° 255-2022-MDI/GM Tlabaya, 25 de Mayo del 2022 visto: El Informe N° 188-2022-OSGRCAC-AC, de fecha 17 de mayo de 2022, por e! cual la encargada de la Oficina de Archivo Central, presenta la Directiva deromineda: “PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYA"; y: CONSTDERANDO: Que, las Municipalidades conforme al Articulo 194° de la Constitucién Politica del Peri, concordante con el Articulo Ty IT del Titulo Preliminar de le Ley N°27972 Ley Orgénica de Municipalidades, son érganos de gobierno con utonomia politica, econémica y administrative en les asuntos de su competencia: concordante con la dispuesto en el ‘Articulo II del Titulo preliminar de la Ley 27972- Ley Orgénica de Municipalidedes; Que, de acuerdo a lo estipuledo en el Articulo 26° de la Ley N° 27972 - Ley Orgénica de Municipalidades, La JJadministracién municipal adopta una estructura gerencial sustentndose en principios de programacién, direccién, ejecucién, supervisiGn, control concurrente y posterior. Se rige por los principios de legalidad, economia, transparencia, simplicidad, eficacia, eficiencia, perticipacién y seguridad ciudadana, y por los contenidos en la ley N° 27444", concordante con el Art. 39° tercer pérrafo de la norma muricipel en mencién que establece que “Las gerencias resuelven los aspectos administrativos a su cargo a través de resoluciones y directivas* Que, mediante Ley N° 25323, se crea el Sistema Nacional de Archivos, con la firalidad de integrar estructural, vmativa y funcionalmente los archivos de las entidades piblicas existentes en el émbito nacional: ‘Que el numeral 164.4 del articulo 164 del Texte Unico Ordenado de le Ley del Procedimiento Administretive Generel, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, establece que, si un expediente se extraviara, la administracién tiene la obligacién, bajo responsabilidad de reconstruir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicardn, en lo que fuera plicable, las reglas contenides en el articulo 140 del Cédigo Procesal Civil: itn, Que el inciso h) del articulo 3 del Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Piblica, aprobado “ por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM y modificado por Decreto Supremo N° 070-2013-PCM, establece que la *=-méxima autoridad de la Entidad, bajo responsabilidad, disponga la irmediata recuperacién o reconstruccién de la informacién afectada por el extravio, destruccién, extraccién, alteracién o modificacién, indebidas de la informacién fen poder de la entided: | Que, la Directiva N® 001-2017-MDI/GPP sobre "NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELEABORACION Y ACTUALIZACTON DE DIRECTIVAS DE LA MUICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYA" aprobada con RGM NP 5) 134-2017-MDI/EM, sefale en su numeral VIT) que pare el procedimiento de aprobacién de una Directiva se requiere Que, mediante el Informe N° 188-2022-OSERCAC-AC, la encargada de la Oficina de Archivo Central, remite a la icina de Secretaria General, Registro Civil y Archivo Central, con copia a esta dependencia, la propuesta del Phoyecto de Directiva denominada "PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES KINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYA", a fin de continuar con el trémite istrative correspondiente a su eprobacién; = Que, a Gerencia de Planificacién y Presupuesto a través del Informe N” 1219-2022-MDI/GPP de fecha 18.05.2022, concluye que es procedente la aprabacién del proyecto de directiva denomincda: "PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TLABAYA": ya que se encuentra enmarcado dentro de lo establecide en la Directiva N° 0O1-2017-MDI/GM,, la misma {que permitiré regular y normar el proceso de reconstruccién de expedientes administrativos de la Municipalidad Distrital de Tlabaya, la misma que deberé registrarse como DIRECTIVA N° 002-2022-MDI/OSGRCAC-AC: Que, mediante Informe N° 198-2022-MDI/GAJ de fecha 19 de mayo del 2022, la Gerencia de Asesoria Juridica considere procedente, aprobar el proyecto de directiva denominada “PROCEDIMIENTO PARA LARESOLUCION DE GERENCIA MUNICIPAL N° 255-2022-MDI/GM Tlabaya, 25 de Mayo del 2022 RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TLABAYA", por la cual se regula el proceso de reconstruccién de expedientes administratives de la Municipalidad Distrital de Tlabaya: ‘Que, el Proyecto de Directiva denominada: “PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE TLABAYA", cuenta con el informe técnico emitido por la Oficina de Archive Central, por el cual sustente su oprobacién e implementacién, y el Informe Favorable de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, Directiva cuya finalidad es uniformizar y regular el procedimiento de reconstruccién de expedientes adminisirativos y de los documentos que lo contiene, en caso de que preduzca su extravié, perdido, siiestro, deteriora, robo o hurto en forma total o percial, encontrédndose su elaboracién dentro de! marco normativo vigente, siendo procedente su aprobacién; Que, por Resolucién de Alcaldia N°044-2020-MDI/A de fecha 16 de marzo de 2020, se delegé facultades al Gerente Que, por las consideraciones expuestas y en uso de las atribuciones conferidas por el segundo pérrafo del articulo Se py_ 39° de la Ley 27972- Ley Orgénica de Municipolidades, y de las Facultedes delegadas por el despacho de Alealdfa a GER wvés de la Resolucién de Alcaldia N° 044-2021-MDI/A y contando los vistos buenos de la Gerencia de “Administracin y Finanzas, Gerencia de Planificacién, Presupuesto y la Gerencia de Asesorfa Juridica el RESUELVE: © Lo“ ARTECULO PRIMERO: APROBAR, la DIRECTIVA N° 002-2022-MDI/OSGRCAC-AC, denominada “PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYA", que en ocho (08) folios debidamente visados forman parte integrante de la presente Resolucin de Gerencia Municipal QARTECULO SEGUNDO: DETAR sin efecto todo acto resolutivo que contravenga lo dispuesto en lo presente \eFesolcié, ‘SSARTECULO TERCERO: La DIRECTIVA N° 002-2022-MDI/OSGRCAC-AC, es de aplicacién desde el dia siguiente 7 de su publicacién en el Portal Institucionel de la Municipalidad Distrital de Tlabaya, por los érganos y unidodes A orgénicas de la Municipalidad. ARTECULO QUARTO: REMITIR lo presente Resoluciin a la Oficina de Secretaria Generel, Registro Civil y Archivo fe "SCentral, la Oficina de Archivo Central, y a todos los demés érganos y unidades orgénicas de la Municipalidad, para $99) ye se cdopten las acclones necesarins para la iplementacin dele Drectiva, 2 Es ivo 2 aed RTECULO QUINTO: DISPONER la publicacién de la presente Resolucién y su Anexo en el Portal Institucional de Lebo) la Muricipalidad Distrital de Tlabaya (ht tpsi//www muniilabaya gob pe). EGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE. - Machaca| (GERENTE MUNICPALMunicipalidad Distrital de ILABAYA (Oficina de Secretaria General, Registro Chil Archivo Centra Archivo Central DIRECTIVA 002-2022- Wile fexie] (er -Cerr-\ a PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYAig} ILABAYA |ssemennancexizascenn eS DIRECTIVA N°002-2022-MDIIOSGRCAC-AC PROCEDIMIENTO PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE ILABAYA OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para la reconstruccién de documentos y/o expedientes administrativos en todas las gerencias, sub gerencias y demas Unidades Organicas 0 dependencias de la Municipalidad Distrital de llabaya, en caso de extravio, pérdida, siniestro, deterioro, robo o hurto. FINALIDAD Uniformizar el procedimiento regulado por la presente Directiva que tiene la finalidad de establecer las normas que regularan en la Municipalidad Distrital de llabaya la reconstruccién de los expedientes administrativos y de los documentos que lo contiene, en caso,de que se produzca su extravid, perdida, siniestro, deterioro, robo o hurto, en forma total o parcial. BASE LEGAL ? ‘© Constitucién Politica de! Pert * Ley N’27972, Ley Organica de Municipalidades © Ley N°27658, Ley Marco de Modernizacién de la Gestién del Estado © Decreto Ley N° 9414, Ley de Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacién y su Reglamento. * Decreto Supremo N°004-2019-JUS, que aprueba el Texto Unico Ordenando de la Ley N°27444, Ley del Procedimiento Administrativo General * Ley N° 25323, Crean el Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. © Resolucién Jefatural N°159-97-AGN/J. que aprueba el Plan de Prevencién y Recuperacién de Siniestros por Inundacién en Archivos. ‘+ Resolucién Jefatural N°040-96-AGN/J, Manual de Informacién Basica sobre prevencién y recuperacién de siniestros en archivo. ‘* Resolucién Jefatural N°304-2019-AGN/J aprueba la Directiva N°001-2019- AGNIDC “Norma para la Conservacién de Documentos Archivisticos en la Entidad Publica” ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio por todos los servidores y funcionarios de las Unidades Organicas y dependencias de la Municipalidad Distrital de tlabaya. Pagina 1/8ig ILABAYA | |ssensenaases: Se V. GLOSARIO DE TERMINOS Unidades de Organizacion.- Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de una entidad Procedimiento administrativo.- Al conjunto de actos y diligencias tramitados en esta Municipalidad Distrital, conducentes a la emisién de un acto administrativo que produzca efectos juridicos individuales 0 individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Expediente.- Al conjunto de documentos, actuaciones, solicitudes, recursos 0 escritos, vinculados a un procedimiento administrative a cargo de las dependencias de la Municipalidad Distrital de llabaya, en ejercicio de sus facultades, conforme a lo previsto en las normas procedimentales respectivas Este término comprende ademés a aquellos documentos y actuaciones que son objeto de custodia 0 archivo. Pérdida.- Es quedarse sin la posesién del expediente administrativo que le fue encargado de su custodia Extravié.- A la pérdida total o parcial del Expediente Administrativo, sin que se haya determinado alguna persona responsable de su custodia. p petee Siniestro.- Al dafio o destruccién del Expediente Administrative por caso fortuito 0 fuerza mayor. Robo.- Es el apoderamiento 0 sustraccién que hace una persona de un Expediente Administrative empleando la violencia fisica y/o material de un bien, con la finalidad de comercializarlo 0 de quedarselo. Hurto.- Es el apoderamiento 0 sustraccién que hace una persona de un Expediente Administrativo con la finalidad de disponer de él Deterioro.- Ai menoscabo parcial o tot al desgaste u otras circunstancias. lel contenido del expediente, debido Administrado.- Personas natural o juridica que promueva u origina el inicio de un procedimiento administrative ante la Municipalidad Distrital, buscando un pronunciamiento de ella, sea como titulares de derechos o intereses legitimos individuales 0 colectivos, 0 a aquellos que, sin haber iniciado el procedimiento, posean derechos o intereses legitimos que pueden resultar afectados por la decision a adoptarse. Trabajador a cargo del expediente.- Es el trabajador de la Municipalidad Distrital de ilabaya, en cuya responsabilidad estaba el expediente cuando se Pagina2|8we ILABAYA | [:xenvouaneensiacat Funcionario 0 Servidor.- Persona que tiene la atribucién para tramitar y/o resolver el expediente administrativo, o quién es responsable de la custodia del mismo, 0 a quien se le haya delegado la firma para efectos de la resolucién que deciara el extravio, pérdida, siniestro, robo o hurto de los expedientes, asi como para su reconstruccién Encargado.- Funcionario 0 servidor asignado para la realizacién de las acciones administrativas con Ia finalidad a proceder con la busqueda y/o reconstruccién de expedientes. Encargado de la Investigacién.- Es el servidor y/o trabajador de la Municipalidad Distrital de labaya, designado por el Superior Inmediato para investigar el extravi6 o deterioré de un expediente. DISPOSICIONES GENERALES 6.1. Obligacién de informar siniestros, robos y hechos que originan pérdida o deterioros de expedientes En caso ocurtiera un hecho como siniestros, robos u otros cuya consecuencia sea la pérdida 0 deterioro de expedientes, el trabajador que tiene bajo su responsabilidad el o los expedientes, deberd informarlo por escrito a su superior inmediato en un plazo no mayor de dos (02) dias habiles. De no hacerlo, asume la responsabilidad de la pérdida 0 deteriora de los expedientes. Cuando ocurra un siniestro que afecte a uno o mas expedientes, el trabajador deberd informar las razones y causas que lo han originado y el grado de deterioro ocasionado. Cuando se detecte el robo total o parcial del expediente, el trabajador responsable del mismo, debe informar a su superior inmediato. Después de haberse realizado la correspondiente investigacién de los hechos, este informara a la Gerencia Municipal y a la Procuraduria Publica Municipal para que haga la denuncia correspondiente. 6.2. Obligacién de registrar el ingreso y salida de documentos y expedientes Todo documento y expediente desde que ingresa al sistema administrative de ia Municipalidad Distrital de liabaya debe registrarse, asi como su salida, registrando a quien o a que dependencia se entrega. Este registro es de responsabilidad de quien asume las funciones de secretaria de la Unidad Organica. Si no Io hiciera, la persona responsable del registro a3/8y ILA BAYA | Stine eB tacoma Secs = asume responsabilidad por el extravio parcial o total de un documento 0 expediente. Vil. MECANICA OPERATIVA 7.4, Del inicio del procedimiento de reconstruccién del expediente El inicio de! procedimiento para la reconstruccién de un expediente puede realizarse a requerimiento del administrado 0 de oficio: a) Inicio del procedimiento por requerimiento o denuncia del administrado. EI Administrado, mediante solicitud presentada en mesa de partes, puede requerir la reconstruccién del expediente o denunciar su extravié 0 pérdida del expediente administrativo. Esa solicitud, ademas de sus datos generales, incluidos el domicilio, debe contener todos los datos que posea el administrado, que sirvan para ubicar el expediente o los responsables del extravio, adjuntando las copias que ayuden a resolver el caso. Recibida la solicitud de requerimiento de reconstruccién o de denuncia del extravio 0 deterioro del expediente, mesa de partes tiene un plazo no mayor de un (01) dia habil para derivario a la Gerencia de ‘Administracién y Finanzas para que previo andlisis dentro de un plazo no mayor de tres (03) dias habiles lo derive al érgano o unidad organica correspondiente donde se presume ocurrié el hecho, Recepcionada la solicitud derivada de la Gerencia de Administracin y Finanzas, y ésta a su vez a la Gerencia Municipal, quien designaré un Eneargado de las investigaciones, otorgandole un plazo de cinco (05) dias habiles contados a partir del dia siguiente de notificado, para presentar el informe final de las investigaciones a Gerencia Municipal. b) inicio del procedimiento por oficio. Constatado la ocurrencia del extravio total o parcial, 0 del deterioro de un expediente, el trabajador a cargo del expediente deberd poner el hecho en conocimiento de su Superior Inmediato mediante un Informe. De no hacerlo, asume la responsabilidad de esa pérdida o deteriora. EI Superior receptor gerente o subgerente a través de memorandum designaré a un Encargado de las investigaciones, quien tendré un plazo no mayor de cinco (05) dias habiles contados a partir del dia siguiente de notificado, para presentar el informe final de las 24/8urinal de is ILABAYA | sama cms eee b= investigaciones, el cual tiene que hacerse de conocimiento a la Gerencia Municipal. 7.2, De a obligaci6n de informar a la gerencia municipal del hecho y de la medida tomada. EI Superior que designé al Encargado de las Investigaciones, gerente 0 subgerente, tiene la obligaci6n de informar por escrito del hecho y las medidas tomadas a la Gerencia Municipal, dentro de un plazo de dos (02) dias habiles de haber realizado la designacién. 7.3. DE LAS INVESTIGACIONES a) Facultades del Encargado de las Investigaciones. EI Encargado de las Investigaciones tiene las siguientes facultades: | * Solicitar informacién requerida para las investigaciones, a los } servidores puiblicos y al administrado en forma verbal y/o escrita. * Solicitar acceso a los archivos, registros y documentos de la Municipalidad Distrital de llabaya, relacionados con las investigaciones que realiza. * Denunciar por escrito ante su superior la falta de cooperacién, la demora, el obstruccionismo de parte de cualquier servidor civil, en Perjuicio de las investigaciones. Solicitar una prérroga hasta de cinco (05) dias habiles para presentar el informe final de las investigaciones. b) Obligaciones del Encargado de las Investigaciones. Ei Encargado de las investigaciones tiene las siguientes obligaciones: * Realizar las investigaciones encomendadas. © Cumpiir con entregar el informe final de las investigaciones, dentro del piazo otorgado. (2 ako FI ee c) Obligaciones de los servidores civiles en las investigaciones. ase Son obligaciones de los servidores civiles de la Municipalidad Distrital de llabaya, en las Investigaciones, lo siguiente’ * Colaborar y apoyar diligentemente las acciones que haga el Encargado de las investigaciones. * Entregar copias de documentos solicitados referidos a las investigaciones y registrar el cargo de las entregas. + Facilitar a revision fisica de los archivos.units Dn oe \ ILABAYA | ssomsermaxctssmacesn = 2 # Entregar informacion relevante + Dar apoyo logistico del que dispone ) Proceso de las Investigaciones. El Encargado de las investigaciones haré una revision fisica del ambiente y documentaria de archivos, de los registros de cargo y otras, adjuntando copias de los mismos, documentando las investigaciones. Para ello, recurriré a los érganos y a las Unidades Organicas de la Murnicipalidad que considere necesario, solicitando en cada uno de ellos el apoyo correspondiente de los servidores civiles, siguiendo la ruta que siguié el documento, determinando donde y cuando pudo ccurrir el hecho del extravio, o si ha sido remitido a otras unidades organicas o si ha sido anexado a otro expediente o simplemente se hubiera ubicado el expediente. Asimismo, podré solicitar al administrado, proporcione informacién pertinente. En caso de haberse ubicado el expediente, el Encargado hara su informe final de las investigaciones, detallando donde se encuentra el expediente haciendo de conocimiento por qué no se ubicaba. 7 De no encontrarse el expediente o parte del mismo, el Encargado hara su informe final de las investigaciones, detallando donde se extravié el expediente 0 la parte del mismo. Si el extravio es de una parte del expedient, detallara en lo posible la parte extraviada Cuando se trata de la ocurrencia de un siniestro que deterioro o destruyé un expediente, el informe final de las investigaciones debe incluir las causas del siniestro y el dafio ocasionado al expediente. En el caso de robo del expediente o parte de! mismo, el informe expondra las razones por las que se presume haberse cometido el robo. e) De la entrega del informe final de las investigaciones y emision de la resolucion que declara el extravio total o parcial, 0 el deterioro de un expediente, y ordena su reconstruccion. EI Encargado de las investigaciones deberé compaginar los documentos que acomparian el informe final de las investigaciones, lo que entregard al jefe inmediato, dentro del plazo que le fuera otorgado La Autoridad receptora gerencia municipal emitira la resolucién en la que declara el extravio total 0 parcial o el deterioro del expediente. Pagina 618ILABAYA | ssisatsecetscencssawacarane La Resolucién debera indicar ia materia del expediente objeto de reconstruccién, nombre 0 razén social del administrado, la declaratoria de extravio 0 deterioro del expediente, la orden de reconstruirlo, la disposicién de que el administrado dentro de un plazo de diez (10) dias habiles a partir de la notificacion, presente las copias de los escritos, recursos, solicitudes, actas y demas componentes que obren en su poder y que deben formar parte del expediente. La Autoridad que emitio la resolucién, notifica al administrado y al Encargado de las Investigaciones. f) De la Reconstruccion del Expediente. La autoridad que emitié la resolucién, que para el caso es la Gerencia Municipal, ordena la reconstruccién del expediente y mediante memorandum, designa quien estard a cargo de la reconstruccién de! expediente y el plazo para reconstruirlo, entregandole el expediente con todos los actuados. El servidor designado para reconstruir el expediente realizar las acciones que sean pertinentes para el caso, recaba copias de toda la documentacion que sirva para la reconstruccién de! expediente. El administrado entregaré las copias de los documentos que tenga en su poder por medio de la mesa de partes, indicando el propésito de la entrega, el expediente a reconstruirse y la Resolucién que ordena su reconstruccién. Trémite documentario, deriva los documentos a la autoridad que emitié la resolucién de reconstruccién y este al servidor Encargado de la reconstruccién del expediente EI servidor Encargado de la reconstruccién del expediente, debe organizar fas copias de la documentacién encontrada, compaginando estas copias siguiendo el orden cronolégico. A base a ello elabora un informe sobre los resultados de la reconstruccién hasta ese momento. EI servidor Encargado de la reconstruccién del expediente notifica al administrado y entrega copia del informe y de la documentacién recabada para la reconstruccién del expediente, dandole un plazo de cinco (05) dias habiles para que haga sus sugerencias, observaciones y/o solicite la adicién de documentos Cumplido dentro del plazo de cinco (05) dias habiles, el servidor Encargado de la reconstruccién del expediente organiza y compagina ta documentacién recabada, reconstruyendo el expediente y elabora su informe final de las investigaciones, detallando las acciones que se tomaron durante este procedimiento, remitiéndolo a la Autoridad que lo PSgina 7/8e ILABAYA isnnuatnns vil. designé; que habiendo recibido el informe y el expediente reconstruido emite la Resolucion que da por reconstruido el expediente. Notificando al administrado, e informando al érgano 0 unidad orgénica correspondiente, acompafiada de una copia del expediente. 9) Sino fuera posible la reconstruccién del expediente. Si el informe sobre la reconstruccién del expediente concluyera que es imposible reconstruirlo, ia autoridad emitira una resolucion ordenando el archivo de ese expediente y, por otro lado, oficiar al administrado para que presente una nueva solicitud para iniciar un nuevo procedimiento, el que en compensacién deberd ser atendido con la mayor celeridad posible, procurando de este modo no perjudicar su derecho. 7.4, Obligacién de comunicar a la Procuraduria Publica Municipal Si el informe sobre la reconstruccién del expediente, establece que el expediente fuera hurtado, deber comunicarse a la Procuraduria Publica ‘Municipal para que haga la denuncia correspondiente. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 8.1. Los expedientes que a la fecha de aprobacién de la presente directiva hayan sido objeto de extravio, deterioro, siniestro, robo o hurto, y respecto de los cuales no hayan culminado el procedimiento de reconstruccién, deberan ser reconstruidos aplicando las disposiciones de la presente directiva, 8.2. La presente Directiva entrard en vigencia a partir del dia siguiente de su aprobacion mediante Acto resolutivo. RESPONSABILIDAD Todos los érganos y unidades organicas de la Municipalidad Distrital de llabaya, seran responsables de la aplicacién y cumplimiento de la presente Directiva. Pagina 818