Afore XXI

Afore XXI S.A. es una compaa Administradora de Fondos para el Retiro, creada en 1997 a partir de la unin del Instituto Mexicano del Seguro Social con el IXE Banco. El Instituto Mexicano del Seguro Social es una institucin al servicio de los trabajadores mexicanos. IXE Banco es una Institucin de Banca Mltiple 100% mexicana que cuenta con los ms avanzados sistemas financieros. Ambas instituciones decidieron asociarse para participar en el nuevo sistema de pensiones. Su misin es ayudarle a los trabajadores y sus familias a tomar decisiones de ahorro e inversin que prevean y preparen sus necesidades cuando pasen a disfrutar del retiro. Afore XXI cuenta con 200 empleados y dos mil promotores que atienden a ms de 1.2 millones de clientes. La situacin

La actividad de Afore XXI de configurar portafolios de retiro y pensin implicaba que tuvieran acceso a cientos de diferentes opciones de inversin, la mayora de las cuales estaba impresa en papel. Adems de esto, Afore XXI mantena un archivo de carpetas con un promedio de ocho documentos por cada uno de los 1.2 millones de clientes. Los departamentos Legal, Contabilidad y Quejas y Reclamos trabajaban entre estas montaas de papel. El departamento Legal deba revisar no slo el portafolio de informacin, sino tambin la informacin pertinente a cada cliente para asegurar que todos los aspectos legales se manejaran correctamente. Por su parte, el departamento de Contabilidad necesitaba la informacin disponible para sus funciones de colocar las rdenes para fondos y administrar los activos de los clientes. El departamento de Quejas y Reclamos necesitaba tener acceso en general para la atencin de servicio al cliente. A esta situacin, se le suma la posibilidad de que todos los departamentos necesitaran la informacin de un cliente al mismo tiempo. Adems de la falta de efectividad del sistema de papel de Afore XXI, el archivo estaba fsicamente mal localizado, lejos del centro de operacin de los otros departamentos. Aunque se encontraba a tan solo cinco minutos de caminada, la ineficiencia del almacenamiento de los documentos se haca obvia para la actividad de la compaa y para mejorar el ndice de servicio al cliente. La localizacin y transporte de un documento se demoraba en promedio cuatro horas y obtener la respuesta que necesitaba el cliente se poda tardar en promedio dos das. La solucin

Afore XXI con el apoyo y servicios de consultora de la firma Simmpapel, se dio a la tarea de evaluar los procesos y operaciones e idealizar el procedimiento de recuperacin y almacenamiento de documentos necesarios para alcanzar la mxima eficiencia en la administracin de documentos. Evaluaron diez sistemas de manejo de documentos y seleccionaron a OnBase como la mejor solucin para alcanzar los objetivos propuestos. Simmpapel es proveedor autorizado en Mxico de OnBase, producto desarrollado por Hyland Software, Inc. El primer paso de Afore XXI fue implementar los mdulos Cliente OnBase y Digitalizacin de Documentos OnBase. Una vez implementados los mdulos, la compaa conform un equipo de 45 empleados que utilizaron escneres de alta velocidad y ms de una docena de equipos para importar el sistema e indexar los archivos para en el sistema OnBase los 1.2 millones de clientes. Los archivos fueron almacenados en discos utilizando Windows NT en una base de datos Microsoft SQL. Este proceso se llev a cabo en un periodo de seis meses. En los dos meses siguientes, Afore XXI de dio a la tarea de escanear e indexar todos los documentos especficos para los departamentos Legal, de Contabilidad y de Quejas y Reclamos y los incluy tambin en el sistema OnBase. Una vez incluidos todos documentos, Afore XXI incorpor los siguientes mdulos de OnBase: Administracin de Documentos, Emulador de Terminal, Reportes de Excepcin y OCR.

Los Servicios de Administracin de Documentos son utilizados por la alta y media gerencia para el manejo de reportes de comits y movimientos internos de la compaa. El Emulador de Terminal OnBase se utiliza para hacer referencias cruzadas de reportes y transacciones entre aplicaciones del escritorio y del equipo central del mainframe. Para asegurar que toda la informacin de los clientes cumple con los requerimientos legales, se utiliza Reportes de Excepcin OnBase para realizar auditorias y completar, en caso que sea necesario, la informacin de los clientes. El mdulo OCR OnBase es utilizado por el departamento Legal para mantener toda la informacin de casos al da. El resultado

Lo que anteriormente le tomaba a Afore XXI cuatro horas se logra ahora inmediatamente a medida que los representantes de servicio al cliente reciben solicitudes de informacin y tienen acceso en lnea a todos los archivos y directamente en sus equipos de trabajo, en lugar de tener que devolver la llamada al cliente despus de caminar por la informacin. Gracias a su fcil uso, OnBase se ha convertido en uno los sistemas ms importantes en Afore XXI. Las mismas tareas que se llevaban a cabo con el anterior sistema de papel se realizan ahora utilizando tecnologa, pero la principal diferencia es la velocidad, que ha incrementado la efectividad general. Las inquietudes de los clientes son resueltas ahora en cuestin de minutos, no das. Las auditoras y certificados de fondos son resueltos rpidamente. Todas las cuentas nuevas son importadas inmediatamente en el sistema de manera que estn disponibles en lnea. A pesar de que ha pasado de manual a electrnico, la esencia el sistema de manejo de documentos es la misma: resolver la necesidad de acceso y la habilidad de recuperar documentos en los diferentes departamentos de Afore XXI.