MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
POLICIA NACIONAL,
DIRECCION GENERAL
RESOLUCION NUMERO DEL
7° 11 ocr 2018
“Por Ia cual se expide el Manual de Gestién de 05137 Estratégicas de ta Policia
Nacional”
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
En uso de las facultades legales, en especial la consagrada en articulo 2 numeral 8 del decreto
4222 de 2006
‘CONSIDERANDO:
‘Que el articulo 218 de la Constitucién Politica de Colombia de 1991 establece que “la Policia
Nacional de Golombia es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nacion,
‘evyo fin primordial es ol mantenimiento de las condicianes necesarias para al ejercicia de tos
derechos y libetades piblicas, y para asegutar que las habitantes de Colombia convivan en paz’.
‘Que la Ley 62 de 1993, en su articulo 7°, contempla que "la actividad policial es una profesién. Sus
servidores deberdn recibir una formacién académica integral de tal forma que les permita una
[promocién profesional, cultural y social de acuerdo con su rango, y serén capacitades con base an
las necesidades institucionales’,
‘Que mediante Decreto nimero 0149 det OS de enera de 1967, se roglamenta la Bandera y of
Escudo para uso de las Fuerzas de Policia,
Que mediante et Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006 se modifica parcialmente la estructura
del Ministeria de Defensa Nacional y faculté al Director General de la Policia Nacional de Colombia,
para expedir las resoluciones, manuales, reglamentos y demas actos adminisvativos necesarios
Para administrar la Policia Nacional en todo el territorio nacional.
‘Que mediante resolucién némero 5916 del 12 de octubre de 1984, s@ apruaba y explica el eseudo
‘dea Policia Nacional
‘Que mediante resolucién nimero 03515 del 05 de noviembre de 2009, se expkie ei Regiamenta de
‘Ceremonial y Protocolo,
‘Que la resolucién 03308 de! 15 de octubre del 2010, por madio de Ia cual se expide et Reglamento
de Identidad, imagen y Comunicacién, establece normas y pardmetros de aplicacién que cada uno
{Ge los integrantes de ia institucién debe seguir en cuanto al correcto uso de la imagen e identidad
institucional y la gestién adecuada de tas comunicaciones estratdgicas en relacién a todos los
pdblicos con los que debe relacionarse la Policia Nacional.
Que mediante Resolucién 01188 det 28 de marzo de 2017 “Por la cual se define la estructura
orgénica interna y se determinan las funciones de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas y se
Je asigna como misién asesorar, definir y gesticnar el disefio y formulacxin de politica y
tineamientos que fortalezean la comunicacién publica an la Policia Nacional de Colombia, mediante
el desarrollo de la Estrategia de Comunicacién institucional, para contribuir con et mejoramiento de
la credibilidad, confianza y posicionamiento institucional.
Que en concardancia a los anteriores considerandos, se hace necesario actualizar mediante una
‘norma, los parimetros y lineamientos en comunicaciones para ta entidad a través del Manual de
Gestion de Comunicaciones Estratégieas, con el fin de contar con un instrumento de consulta y
ientaciin que los funcionaros de fa Institucsén, deben seguir en cuanto al manejo de la gestién
adecuada an este aspecto, en rolacién a todos las piblioos can los que debe relacionarse ta
Policia Nacional y manejo de la comunicacién para el fortalecimiento de la percepcién y
‘redibilidad de la Institucién a nivel interne y externo.
'10-AS-0001 ‘Aprabace 09-08-2097
Ven? RESOLUCION NUMERO DEL 2018 DEL
HOJA No. 2 “PORLA CUAL Sea EL MANUAL RE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
RESUELVE:
Articulo 1. Expedir. EI Manual de’ Gestién de Comunicaciones Estratégicas de la Policia Nacional,
en razén a la evolucién daria que se presenta con estas teméticas y que inciden dlrectamente en
la proyeccién institucional, cuyo contenido es el siguiente:
Capitulo |, Disposiciones Generales
Articulo 2, Objeto. El presente manual tiene por objeto establecer ‘as disposiciones generales,
parémetros y formas de ejecucién que ios integrantes de la Oficina de Comunicaciones
Estratégicas en el pats, deben seguir en cuanto a ia gestion de la comunicacién en fa Policia
Nacional, realizando un trabajo articulado y coordinado, siguiendo e! Sistema de Com nes
esiablecido y dando cumplimiento de manera adecuada tanto a las estrategias planteadas desde el
aivel central, como a las necesidades de comunicacién particulares que se puedan presentar en
las unidades poticiales.
Articulo 3. Alcance. Este manual es de uso obligatorio y permanente consuita para todos los
3s asignados a la gestién de Comunicaciones Estratégicas (COEST) en el pais, asf como
a todos los directores, jefes offcinas asesoras, comandantes de regién, metropolitanas,
departamentos, y escuelas de policia
Articulo 4. Destinatarios. £1 cumplimiento del presente manual cocesponde a todo e! personal
que integra la Policia Nacional, su inobservancia acarreara as sanciones de ley.
Articulo 8. Definicién conceptual de Comunicaciones Estratégicas. La _verdadera
nunicacién es interaccién y busca impactar y movilizar, generar o cambiar percepciones y va
mucho mas alia del coneepto basico de emisor — receptor, plies requiere que ese receptor genere
us propios pensamientos frente a los mensajes que recibe, que actie y viva frente a ellos. Para la
Policia Nacional, la comunicacién es el mecanismo que Sustenta la relacién con los diferentes
pablicos que interesan para el actuar institucional y esto incluird tanto pUblicos externos como
internos, toda vez que, de la capacidad de conectarse con estas audiencias, dependerd el éxito de
programas, estrategias y mensajes que se quieran impiomentar.
La comunicacién se convierte en estratégica on la medida en que se hace conciencla de gue la
gestién de este proceso muitidireccional excede la administraciéa de medios y que cada acoidn por
simple que parezea, se convierte en una actividad de comunicacién y en un mensaje a la
comunidad: en la forma de relacionarse al interlor de la organizacién, en cada saludo, en los
momentos de verdad de cara al ciudadano, en ta forma de portar el uniforme, en cada frase que se
imprime 0 se publica en una red social e incluso a través de elementos estructurales como la
presentacién de las construcciones policiales y et parque automotor.
En la medida en que se establezcan estratogias para culdar cada uno de los elementos que
aportan a la generacién de comportamiontos y construccién de fa imagen y reputacién institucional,
la comunicacién se consolidara y se hard mds fluida tanto al interior como at exterior de la
organizacién, se heré coherencia entre lo que se dice y se hace.
Esto requerird una visién trasversal y sistémica de fa misma, es decir, requlere plantear objetivos
de comunicacién cuya génesis serdn los mismmos objetivos institucionales, pero que se desplogarén
a través de una gestién glodal que abarque aspecios internos, externos, de relacionamiento, una
segmentacién efectiva y un establocimiento de mensajes unificados pera representados en
productos de comunicaotin acordes a cada pliblico,
Debemos dejar de pensar que esos productos de comunicacién son la base de la gestién, ya que
ellos son el resultado de los objetivos institucionales que viviran a través de la comunicacién
estratégica y efectiva, Una gufa a la hora de gestionat este proceso comunicativo es preguntarse
si se esté comunicando realmente o solo informando: aesowweon nomena 05137 on {1 0CT 208 oe
HOJA No. 3 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
Esto es informar Esto es comunicar
Enviar mensajes sin buscar nirecibirrespussias. | Enviar monsajos y vaidar lag roacciones,
ppercepsiones y entendimisnte de ia audencia,
Desir alga on terminologia propia sin importar si | Adaptar les mensajes a cada tipo de pubiico.
se entiende 0 no_
Enviar mensajes sin validar el ol momento es of | Llogar alempa. Sabor cuando, obmo y donde Gs oF
adecuads, Sat inoporuns, ‘major momento para comunicat.
No llamar la alvacion, Abr, Lograr que el piblico se interese y entienda el
tema que se transmite.
‘Ser parcial, Wabajar desde la Optica propia, “Tralar de entender las necesidades y realdades do
Jos pobicos.
‘Ser PRED y OpEraING, ‘Seni ol marly prone. Gree aoa 08 rpotanla y
El entendimiento de la comunicacién estratégica implica que los intograntes de ia institueién
@prapien conceplos claves como marca (relacionada a elementos graficos y visuales), imagen
(como fa representacién mental que hacen los cludadanos frente a la instituclon), reputacién (el
feconocimiento que hace la sociedad al cumplimiento de compromises por parte do ia Policia
Nacional), posicionamiento (el lugar que ocupa la institucién en fa mente de fos ciudadanos),
idertidad' (la personalidad que se espera de ta institucién), cultura (cémo se expresa
verdaderamenta ta identidad) y credibilidad (ia capacidad que tiene la Policia para que In
ciudadania confie en ella).
Unificar, entender y diferenciar estos conceptos, permitira enfocar mejor las estrategias de
comunicacién y alcanzar més facilmente los objetivos esperados frente a las mismas. Se enfocarén
‘estuerzos acordes a si se busea por una parte, la impiicacién de tedos los que conforman la Policia
Nacional de Colombia, un trabajo orientado hacia unas fines comunes a la consolidacién de una
‘dentidad positiva. O por otra parte, si se quiere enviar un mensaje unificado y sélido a tas
audiencias extemas, y trabajar por ta consolidacion de una imagen postva.
Capitulo ll Lineamientos generates de comunicacién en la instituclén
Articulo 6. Lineamientos generates de comunicacién en ta Institucién. Para i Policia Nacional
la comunicacién es ! eje estratégico de liderazgo institucional para alcanzar sus objetivos; por tal
razén debe propiciar y estimular bos pracesos de comunicacién y participacién piiblica como
requisites fundamentales desu gestion,
‘+ La comunicaciin debe ser implicante, motvante, fda y efectiva entre sus miembros, y
‘entre la Institueién eon el entero. Debe estar enmarcada por los principios y valores
institucionaies.
‘+ Las comunicaciones deben ser difundidas, socializadas @ intericrizadas de manera
compartda en todas las esferas de la organizacién para que fa potiica, las érdenes,
instrucciones y demas mensajes insttucionales, fluyan y moulicen en aras da mejorar ei
entendimiento entre el personal.
+ Se busca enriquecer el encuentro social y cultural a vaviés de espacios de didloga que
permitan la tolerancia y diversidad de pensamiento, para orear y fortalecer ia doctrina
Policial da manera permanente, para afianzar ol sentido de pertenencia, el conocimiento y
‘el compromise ¢on la Policia Nacional.
* Se debe mantener una comunicacién permanente y participativa donde se respondan
inquietudes y se alimenten los procesos institucionales a través del conocimiento de las
necesidades y expectativas de los miembros de la Policia y de la comunidad.
+ Todos los hiveles de fa organizacién, deben comunicar oportunamente a cada uno de los
Integrantes de la Policia Nacional sobre los eventos importantes y decisiones que afecten a
a Institucién, sus integrantes o alguno de sus procesas,
+ Enel Ambito de las relaciones con la comunidad, ésta se debe mantenor informada sobre
el perfil, Jas roles y logros det servicio de palicia, para que conozean las decisiones y RESOLUCION NUMERO 05 37 on _ 11 cr 2018 DEL
HOJA'Nio, Y #ONLA GUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICAGIONES ESTRATEGICAS”
acluaciones organizacionales y de esta manera hacer posible una cultura de legalidad,
transparencia y convivencia, que permita elevar los niveles de confianza hacia la
Instituctén,
+ La Policia Nacional establece espacios para transmitir y conclenciar a los colomblanos lo
que significa respetar y proteger la vida en el marco de los dorechos fumanos en su
busqueda constante de fortalocer fa convivencla y seguridad ciudadana,
+ La Policia Nacional fomenta espacios para transmitir y concienciar a los colombianos sobre
la implementacién, beneficlos, derechos y deberes frente al nuevo Cédigo Nacional de
Policia y Convivencia.
+ Gestionar fa identidad de ia Instituotén y proyectaria como una entidad trensparente, para
que el ofudadano pueda valorar, evaliar y escrutar las acciones y las decisiones de la
Policia Nacion:
+ Identificar aspectos de comunicacién unificados y de impacto, que puedan ser transmitidos
a toda la Institucién y a su vez a los piblicos extemnos, para generar mensajes sdlidos y
coherentes que fortalezcan la imagen y reputaciin de la Policia Nacional
+ Consolidar en la Institucién una cutura de pertenencia y orgullo, expresada en el uso
responsable de la libertad, autoridad, e! respeto y sentido de compromiso can la vocacién
de ser policia de Colombia,
+ Le gestién de la comunicasién publica es liderada por la Oficina Asesora de
Comunicaciones Estratégicas (COEST), quien formula, disefia, controla e Impuisa acclones
estratégicas enmarcadas en el Sistema de Comunicaciones, que permitan alcanzar una
comunicacién cualificada en ta Policia Nacional. Esta gestiin se coordinara
permanentemente con todas las unidades policiales a través de la Fed COE!
Capitulo II! EI Sistema de Comunicaciones Estratégicas
Articulo 7. Sistema, Es el conjunto de reglas y principios sobre una materia que estan
racionalmente enlazados entre si. El grupo de cosas que relacionadas, ordenadamente
contribuyen @ determinado objetivo, En concordancia, esta es la concepcién del Sistema de
Comunicaciones Estratégioas al constituirse como la forma de trabajo y gestion de esta tematica en
1a Policia Nacional,
EI sistema permite a los miembros de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, tanto det nivel
central como de las unidades desconcentradas, realizar un manejo coordinado, enlazaco,
enfocado y transverse, de las estrategias de comunicaciin que se deberdn generar para aportar a
Ja consecucién de las mnetas insttucionales.
Articulo 8. Principios del sistema. El Sistema de Comunicaciones Estratégicas funciona bajo tres
principios:
+ Esfoque sistémioo
+ Orfentacion a la estrategla
+ Gestién on red
4, Enfoque sistémico: permite tener una visién ampiia de fo que oourre al interior de ia
Institucién y una proyecolén para Identiicar cual es el aporte de cada uno de los
componentes del sistema trente a las necosidades de comuntcacién, Gracias al enfoque
sisiémico se establecen roles y responsabilidades para alcanzar un objetivo comin
». Orientactén a la estrategia: tas comunicaciones antes que crear y gestionar medios, deben
apoyar el cumplimiento de objetivos institucionales. Para ello, se debe pasar de una
gestion mediatica e intormatva a una gestién estratégica muttidireccional, que propicie RESOLUCION NUMERO DEL i - hatte DEL
HOJA TA CUAL SE EXi DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
‘cambios cullureles de convivencia cludadana, el fortalecimiento de la cuRura metiuotonal y
la consolidacién de una imagen deseada.
& Gestidn en red: promueve el trabajo-en equipo, la gestion por procesos y la canstruccién de
vineulos entre los componentes dol sistema. Gracias a la gestién en red no solo se
generan estrategias unificadas desde ol nivel central, sino que estas se despliegan
eleciivamente en todo el terrtorio nacional a través de los miembros de la red en las
\direcoiones, oficinas asesoras y unidadas desconcentradas.
Articulo 9. Objetivos del sistema. Ei Sistema de Comunicaciones Estratégicas funciona baja los
siguientes abjetivos:
* Contar con una metodologia que permita dar respuesta eficiente a las realidades
cambiantes del entorno y que sea vigente frente a los ajustes organizacianales como
nuevas estructuras del area, lineamientos directives, recursos asignados, etc.
© Gestionar no solo fos productos de comunicacién sino fortalecer dente de tas estrategias
generales las relaciones y vinculos para consiruir credibilidad, conlianza e imagen
institucional.
* Establecer procesos de comunicacion que permitan trazar objetivos unificados y trabajo
‘comdn desde eada uno de los companentes del sistema,
+ Posicionar las ventajas y beneticios de la gestidn de la comunicacién y convertcla en un eje
de gestién estratégico para la Institucion.
‘© A.su vez posicionar a las personas encargadas de la gestion de comunieacién como
asesores Inegrales y con visién global, recurso clave para los comandantes y directores de
las diferentes unidades.
‘Articulo 10. Et Sistema de Comunicaciones Estratégicas y su gestién en red. EI sisterna es
tuna metodoiogia de trabajo. Es decir, s@ enfoca y funciona aun cuando se realicen cambios en ta
estructura orgdnica, se basa en fos piblices que Ia institucién debe atender desde la cornunicacién
‘© en los frentes en los que debe desplegar su actuar para generar estrategias integrales de
‘comunicaci6n.
Es ciclice y no jerdrquico pues todos los componentes estén relacionados para “hacer girar ta
rueda’ de! sistema y trabajar conjuntamente en alcanzar los objetivos planteados. En otras
palabras, cada vez que exista una necesidad de comunieaeion al interior de ta Policia Nacional, so
deberd analizar cudl es el aporte, el rol y la responsabilidad de cada una de estos frentes de
trabajo, para bajo una estrategia unificada, generar despliegues acordes a la naturaleza de cada
uno. RESOLUCION NUMERO
DE COMUNICACION
05137 ea 14 QCT 2018,
NOJANo. 6 *BOR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
ESTRATEGICAS”
Comunicacién intema: trabsja por el fortalecimi
mismbros. de ta instituciéa acerca de la misma Policia Nacional (
objativos, normas, coyuntura, cambios organizacionales, bienestar, et
componente responsable por la consolidacién de le pertenencia, identidad y cultura
deseada, basada en principios y valores,
Relaciones con los medios de comunicacién: més alla de una gestién netamente
informativa y de difusién sobre el actuar institucional, el componente de retaciones con los
medios de comunicacién, uabaja por generar relaviones de confianza con los medios
masivos, por instruiros ene manejo de la Poliofa como fuente de informacién y por infu
proactiva y positivamente en la agenda tematica de fos periodistas,
Vinculos y relaciones estratégicas: como su nombre lo indica, este componente vela por
generar vinculos y relaciones de confianza curaderas con los piiblicos de interés para la
Instiucién, esto tncluye tanto a la comunidad en general como a los entes académicos,
gubernamentales 0 interinstitucionales con quienes la Policia Nacional necesita trabajar
Tmancomunadamente para consolidar ia convivencia y seguridad ciudadana,
Modios Digitales: este componente responde a las nuevas plataformas de comunicacién y
relacionamiento que existen en el mundo actual. Administra las rades sociales y
plataformas web cuidando que sean espacios de fortalecimiento de relaciones con la
comunidad.
Emisoras Policta Nacional: este componente va mas alld de 19 meditico pues busca ser
una herramienta de relacionamilento, participacién y escucha de la comunidad, Con su
programacién y espacios de micréfonos abiertos, sirve para acercar a la ciudadania a la
Institucién, transmitir los mensajes claves de convivencia y seguridad cludadana
identificar necesidades y expectativas en las regiones.
Medios Audiovisuates: este componente es un soporte en cuanto a produccién de
productos de comunicacién. Debera velar porque siempre guarden la imagen institucional y
Sean un reflefo de la identidad de la Policia Nacional
Disefio, Publicaciones e Identidad Visual: a través de este componente so inaterializan
productos de comunicacién impresos y plezas oréficas que respondon a las estratogias
planteadas en la oficina. Debe velar por que cada uno do estos productos responda a la
imagen institucional y estén acordes con fos mensajes planteados sistémicamente en las
estrategias de comunicacién integral resowucion nomero _O 5 1 3 7 DEL 11 OCT 2018 DEL
HOJA No. 7 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
Articulo 17. Gestin en red. Para el desamolo y la eowecia ejecucién dal Sistema de
Comunicaciones Estratégicas no solo en ef nivel eenial, sina en su articulacién a nivel nacional, es
Recesario que la toma de decisiones se realice conocienda las realidades del entoma y la
particularidad de cada regién y/o unidad policial, para ello existe un conducio regular que debe
‘Seguirse, es decir, cuando hablamos de estrategias de alcance a todas las oficinas, direcciones y
‘unidades desconcentradas del pals, deberd ser el nivel central quien lidere los planteamiontos
‘estratégicos y asigne responsabilidades y roles dentro de ellos. Cuando hablamos de estrategias
locales, seran los encargades de COEST quienes podrdn ikierar dichos planteamientos
‘estratigicos de acuerdo a las realidades y necesidades de su enterno local, siempre y cuando
estos estén avalados por et nivel central y 0 realicen siguiendo las parémetros de imagen @
Identidad insttuctonal,
Este es el sustento y la raz6n de ser de la Red COEST, Una gestion transversal y de trascendencia
institucional requiere presencia nacional y este tejido organizacional sera el oncargado de
desplegar adecuada y eficazmente las estrategias de comunicacién en todos los rincones del pals.
‘A su vez, deberén identificar y visionar las expectativas y particulandades de cada una de sus
tunidades, para poder asesorar oportunamente a ios comandantes y jefes en las mejoras que
correspondan a la gestion de la comunicacién. RESOLUGION NUMERO { 5 1 3 7 DEL 11 CT mi DEL
______HOJANo. LA GUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE GOMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
Aiticulo 12. Gestionar solicitudes e implomentar estratogias en la red, La jefatura de COEST
racepciona ias solicitudes que estén en relacién con ta misionalidad de la oficina y el proceso de
comunicacién publica. Algunas de estas solictudes pueden provenir directamenta det mando
institucional, de las direcciones u oficinas, y otras vendran proactivamente de las recamendaciones
y alertas que surjan de la gestion del Observatorio de Comunicaciones Estratégicas. Este
Componente de la estructura de Comunicaciones Estratégicas, no del sistema, es el encargado de
\isionar y analizar aspectos que puedan impactar la gestién de comunicaciones de la Policia
Nacional, Mediante el monitoreo de medios, andiisis de encuestas, tendencies sociales,
indicadores internos y exploraciin de las coyunturas, deberd proporcionar alertas tempranas y
rocomendaciones que orienten la gestion de comunicaciones a nivel nacional, por esta razén se
debe convertir en un agente primordial come Impulsor do estrategias de comunicacién,
Una vez se identifica una solicitud de comunicackin, el sistema se convierte an la hoja de ruta de
toda estrategia cormunicacional, ya qué se debe garantizar que se centemplen acciones para cada
uno e fos ejes (algunos como generadores de estrategias y ctros como soporte de las mismas) y
estas se replicardn a nivel nacional a través de la Red COEST. La operacionalizacién de este
sistema requiere también que cada jefe COEST de las unidades desconcentradas monitoree las
necesidades y requerimientos que su realidad demanda y que estas @ su vez, se trabajan bajo
enfogue sistémico y los lineamientos genorales establecidos para la Instituciin, desde el nivel
central hacia las unidades de todo al pais.
Desde las unidades del pais hacia el nivel central se desarrollan los lineamientos del trabajo en
red, tal y como se ariculan a continuacén.
Articulo 13. Lineamientos del trabajo en red
oii ;
f 4
me SISteMma
‘Se dentifican y priosizan las 'Se despliega a nivel nacional
solicitudes ‘con supervision dela
‘5e establacen estrategias. Se ‘Se establece un trabajo subjetature
‘puede apoyar el despliegue ‘nifcado, alineado y tos jefes de cada
‘38 lag misriss a través ks coordinado ‘componente del sistema
‘Subjelature
+Cada eje cumple un rol de ‘taenbién supervisan
‘acuerdo sunaturaleza
—AB ETE) - astcto fal
La Red COEST es la encargada de la implementacién del Sistema de Comunicaciones en cada
luna de las unidades desconcentradas, direcciones, oficinas asesoras y matropolitanas. Cada uno
de sus miembros es el guardién de la correcta implementacién de las estrategias y de que los
‘aspectos de marca, imagen, identidad, conocimiento, cultura y relacionamiento, se implementen
cofrectamente en Sus unidades. Este trabajo colaborativo se caracteriza por estos diez factores
que determinan el actuar de su equipo y el perl de sus integrantes:
Vision global Enfocar todas las estrategias de la Red COEST tenlendo como
maroo
fa glabalidad de la Insttucién y su identidad RESOLUGION NUMERO O5 137 on 11 ocr 2018 DEL
HOJA No. 9 “POR'LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICAGIONES ESTRATEGICAS”
2. Pensamiento ] Detar gestonay lodae as aadones de ranera osvaidoca,
estratégico Cubriendo los niveles de informacién, participacién e integracién.
3. Serintegral | Gostionar de manera integral los ejes del Sistema de
Comunicaciones Estratégicas de la Policia Nacional.
4. Comunicacién | Mantgnapuna comunicacn coordinada y fluida en toda la Red
permanente COEST del pais.
5. Compromiso | Elercer con responsabilidad los roles y tareas definidas para et
| trabajo conjunto de a Red OBST
6, Disciplina | ‘Cumplir con el direccionamiento estratégico goneral planteado para
que toda la red sea uniforme, coherente y eficaz
7. Aporte | ‘Aportar creativa y proactivamente a los proyectos y necesidades
institucionales que presente la Red COEST,
8. Mejara continua | Capacidad de cambiar, ajustar, renovar y mejorar continuamente
para adaptarse al entomo,
‘9. Buenas pricticas | Compartir con todos los miombros de la red las mejores estrategias
«ae pueda replicarse en otros grupos o dependencias de i
Insti
10, Posicionamiento | Trabajar con dedicacién y perseverancia en los proyectos
planteados, para generar credibilidad y eonfianza en la gestion que
ealiza Ia Red COEST para la Institucicn,
Articul 14, Trabajo estratégice. Todas las estratogias que se planteen desde comunicacionos
‘estratégicas deben tener en cuenta que las actividades puntuales de accién incluidas en estas no
pueden ser exclusivamente informativas, sino que deben alcanzar la integracion y apropiacién de
los piblices frente a la misma. Para ella convene tener siempre presente el Ciclo Estratdgico de la
‘Comunicacién, que lo constituyen tres fases: informacién, partcipacién e integracién.
* _Informacién: se genetan mensajes aoordes con los objetives de Ia estrategia y que estén
enmarcados en la idemtidad de la Institucién, Estos mensajes deberén ser transmitidos de
acuerdo eon las caracteristicas de los publioos a quienes van dirigidos, lo que implicara
hacer un andlisis y adecuacién de lenguaje, seleccién de aspectos mas ralevantes y
medios © espacios més adecuadas para su difusién. Se busca que el mensaje liegue
cefectivamente y que sea comprendido por todos tos piblicos abjetiv,
‘+ Patticipacién: seré el procese de socializacién para actarar inquistudes y despejar dudas
sobre el tema, donde los ptiblicas encuentran un significado y un valor frente al mensaje.
‘Se deban eroar espacies de escucha y ratroalimentacién que permiten comprometer a la
comunidad y a los integrantes de la Institucién, para que tomen acciones especiticas
basadas en fo que han aprendido y comprendio.
+ Integracién: una vez entendide y genetado compramisos frente al mensaje, se estabiecen
alianzas y la construccién de redes que impuisen permanentemente los cambios de
comportamientos y los conviertan en habitos. Cuando hablamos de objetives transvarsales.
que implican a toda la Institucién, este aspocto es de vital importancia para su verdadera.
implementacién y vivencia.
Todas las acclones que se hacen a lo largo del ciclo deben evaluarse y controlarse oportunamente
para identificar oportunidades de mejora continua y para entregar indicadores de efectividad en la
gestisn. aesowucion nomero 1654 9'F oe 11 OCT 2018 co
HOJA No.” 40 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION |
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS” =~ cite
INFORMACION | PARTICIPACION
Organizar Aciarar
Comprender
Dar a conocer
INTEGRACION
Redes
Habito
‘Mejoramiento
Articulo 18. Plasmar ta estrategia. Teniendo en cuenta esta claridad de! trabajo de
comunicaciones estratégicas e identiicando la responsablidad de ir més alia de solo cifundir, et
planteamiento de estrategias de comunicacién deberd contar con los sigulentes pasos minimos:
1. Conacer el entorno:
Coote tana)
Identificar y
monitorear
factores de
impecto.o ‘| cotnunicar?
relevantes, | Escrbirlo con
| un verbo rector
| yque sea
mecible
Para qué ed
iste
Conocer a quien
see comunica
entender sus
realidades y
necesidades
Establecer un
mensaje acorde
ala identidad
institucional, | Puntuates
1 ‘Tento de frente a cada
Jconceptos como| componente del
visual sistema de
|comunicaciones | |
re
Definir acciones |
Las grandes estrategias de comunicacién de carécter nacional y que impactan a todos fos
|tuncionarios, deberdn tener en cuenta no solo las coyunturas internacionales 0 de pais, sino |
alinearse con los fines del Estado, estar on coherencia con las pollticas del Ministerio de Defensa
Nacional y con los grandes objetivos y e! plan estratégico de ia Policia Nacional. Una metodologia
ampliamente utlizada en el sector en relacién al andiisis del entomo, es et llamado PEST que
analiza varlables Politicas, Econémicas, Sociales y Tecnolégicas, o sus variaciones (PESTA) qu
incluye otras variables como la Ambiental, (PESTEL) Legales o (PESTIL} de Industria, Puede ser
| consuitada y aplicada para estos analisis previos a ‘a construccién de estrategias.
Através de esta matriz se pueden resumir los aspectos a tener en cuenta en la formulaoién de las
estrategias de comunicaciin y sus actividades de despliegue. Esta puede aplicarse tanto a
estrategias nacionales como de carécter regional o local y permite no dejar ningtin aspecto clave
del sistema sia contemplar: RESOLUCION NUMERO 15 ! 37 oa 11 OCT 2018 pe!
HOJANo. 11 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
——
ewan F
[are
—
Sone | tt pie
chiens | Mer te [raniscty af
stro [eso L
= ee
a. Mapa de piblicos
E| mapa de piiblicos se convierte en una caracterizacién de todas tas entidades y personas con las
‘que la Policia Nacional debe interactuar, al segmentarios se podran realizar acciones estratégicas.
‘especiticas con cada uno de elias, Cada uno tiene una relevancia dentro del accionar de la Policia
¥ por lo tanto, desestimar ono involucrarios puede conducir a gonerar una percepcién negativa de
la tnetitucién,
Paragrafo: El prasente mapa de piblicos hace referencia a las relaciones a nivel general o macro
que tiene la Institucién, para una correcta ejecuciin, cada componente del Sistema de
Comunicaciones Estratégicas tendré que generar su propio mapa de pubticos como parte del
| sjercicio de andlisis de implementacion de estrategias acorde con su actuar especifico. aATST™ ocr eS
RESOLUCION NUMERO 3 :
HOJA No. 12 “PORTA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
[Los cinco Tipos de pllblicos en os cuales se relinen los grupos de interés, son los siguientes:
‘A. Declsores: de su percepeiin y disposici6n depende la sostenibilidad de una estrategia, ya
quo son quienes tienen el encargo de los recursos econémicas, humanos, etc., para el
| desarrollo de los programas y proyectos que se lleven a cabo en la Institucién. Estén en
relacién con los superiores jerarquicos 0 qulén estos deleguen.
B. Aeterentes: de la infiuencia que estos tengan, depende que los programas © proyectos
tengan un espacio de aceptacién en diferentes Ambitos de la sociedad y, por fo tanto, que
puedan ser desarrollados. Son los allados que apalancan una estrategia, Para el caso de
una ambiciosa estrategia de comunicacién seguramente _Involucraréentes
‘gubernamentales, sociales 0 académicos que vatiden los conceptos y mensajes.
©. Entorno: de este depende et apoyo social y [a confianza que se genere tanto en los
programas y proyectas como en la Instituclén. A estos pUblicos tes debemos informar
sobre ej desarrollo de los proyectos o programas, Tiene que ver con la informacién que se
envia masivamente a la sociedad a través de medios o de fos mismos recursos mediaticos
de la instiuoién para comunicar oportunamente los logrs y metas alcanzadas por la
Policfa Nacional.
©. Destinatarios: son los piiblicos a los cvaies esta dirigida puntualmente la estrategla y sobre
fos que se busca un cambio de comportamientos o una acciin especifica, es decir a
quienes debemos persuadir. Esti en relacién con comunidades, sectores, grupos
poblacionales o regiones especiticas hacia quienes estA dirtglda una estrategia,
E. Intemo: son los encargados de sustentar, desarroltar y mantener on el tiempo los
programas y proyectos que se realizan. Encabezan la ejecucién. El nivel de compromiso
do este pdblico comienza con los comandantes quienes ayudarn a consolidar y transmitir
las estrategias y su importancia en el personal a su cargo, también se debera hacer un
gjercioio de analisis de acuerdo a los pardmetros dados para lograr integrar el ciclo de
comunicacién en su totalidad para este publico,
Capitulo !V Comunicacién interna
Articulo 16. La comunicacién interna. Esta contribuye al loaro de los objetivos y lineamientos
estratégicos institucionales, en la medida en que se fortalece todo aquello que implica ef saber
hacer (lo que se debe conocer para hacer el trabajo) y se aporte a ta consolidacién del ser (lo que
‘se debe vivir coma integrantes de la Policia Nacio:
| Los lideres instituctonales juegan un pape! fundamental en el afianzamierto de la comunicacién
interna estratégica, ya que son quienes transmiten y gufan, con su gestién y ejemplo, a quienes
hacen parte de su equipo y a quienes estardn en el dia a dia de cara al ciudadano.
En resumen, la gostion de ia comunicaciés interna trabajaré por fortalecer el conocimiento que los
propios colaboradores tienen sobre la Policia Nacional y los temas de importancia para la
‘tacién del servicio de policfa, por consolidar los comportamientos esperados basados en
principios y valores institucionales y todo esto, soportado en el liderazgo y compromiso de quienes
al tener personal a su cargo, se convierten en pilares de movilizacién de la comunicacién al interior
de la Institucién,
Articulo 17. Lineamientos para la comunicacién interna. Bajo la premisa de lograr fos objetivos
y planteamientos estratégicos de la institucién, la Policia Nacional gestiona la comunicacién interna
a partir de:
+ Velar por la unidad de mensajes estratégioas que se quieren dar a conocer a todas |
personas que conforman la Policla Nacional y que, a su vez, estén en concordancia con
los mensajes institucionales que se envian a la ciudadanta como un fortalecimiento
Conjunto y articulado de la imagen. RESOLUCION NUMERO 05 3 7 pe. _!f OCT 2018 DEL
HOJA No. 43 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
+ Establecer y promover la comunicacién interna como un aporte fundamental para el Togro
de los objetivos tanto de la Institucién como de la propia unidad, para la coordinacién
eficiente de los procesos, para la integracién y el trabajo en equipo, y para la vivencia de.
los principios y valores instituctonaies,
* Todos jos eolaboradores de ta Policia Nacional geben tener acceso a la informacién
relacionada a sus responsabilidades, a las directrices, objetivas, estrategias, planos y
‘programas del acontecer de ia Institucin. Esto de manera oportuna y pertinente, a través
de ios medics y aspacias oficiales de comunicacién,
* Entender la comunicacién interna como un aporte primordial para la consolidacién del
-actuar esperade en el servicia de policia a través de la vivencia de los valores y principios
institucionaies.
‘+ Se deben identificar necesidades especiticas de eomunieacién interna al interior de cada
unidad,
+ Conocer los diferentes pdbtices Intemos, identficar sus caracteristicas y necesidades, y
‘@segurar que se comunica a cada uno de la manera mas efectiva posible.
‘+ Promover las canales de participacién y retroalimentacién para escuchar los comentarios @
inquietudes de los integrantes de la Institucién, consolidar las estrategias de comunicacién
‘en la vivencia del servicio, fortalecer el buen relacionamiento intemo e identificar aspectos
areforzar y dar respuestas efectivas a los mismos.
* _Incentivar la transparencia, claridad y entrega oportuna, coma earacteristieas que se deban
{ortalecer en ta comunicacién interna,
‘© Gestionar a comunicacién interna desde el compromiso y comprensién de su importancia
para todos los integrantes de la Policia Nacional sin importar su ubicacién, grado, cargo 0
tiempo de servicio. Esta es una labor que requiere de ta paricipacién de todos.
© Fortalecer la red de comunicacién interna a nivel nacional, promoviendo y estableciendo
‘metodotogias de trabajo articulado que permitan la etectividad de la comunicacién.
* Implomentar fas tres pilares de! Modelo de Comunicacién Intema: conocer para fortalecer
el saber hacer, vivir para consolidar el ser, y liderar para transmit y guiar a los equipas
hacia las metas propuestas.
Articulo 18. Identidad y cultura. La identidad es la personalidad de la Insttucién, Son los rasges
y caracteristicas que desde o! fiderazgo se quieren establecer en los miembros de la Policia, esta
Vineulada a las valores y come: consecuencia, a los actos diarios. Es estable y duradera en ol
tiempo, y el reto que presenta es la coherencia entre lo que se visiona y lo que se cjecuta
realmente en el servicio do policia. Por su parte, la cultura es ese actuas diavio y repatitivo de la
Identidad. El deseo de los directives y de los gestores de comunicacién, debe ser convert a
identidad en cultura y no tener una cultura préctica desagregada de los valores y principios
institucionales.
EI estilo de administracion, la transmisién de valores y filosofias, |a motivacién al personal, la
cohesion de Ios grupos y e! compromiso con las metas relevantes, son algunos ejemplos de cémo.
se evidencia una cultura organizacional. Desde comunicacién interna se busca en este ee de
gestion
‘a. Transmitir un sentimiento de pertenencia a los miembros de la Organizacién,
b. Faciltar el compromiso con algo mayor que el yo mismo.
6. Consolidar una cultura de humanismo para fortalecer la dignidad del ser policia, que se.
‘expresa en el uso responsable de la libertad, en el respeto y en oi sentide de compromiso
de servir a los colombianas,
, Lograr apropiacion y vivenoia de aspectos transversales como las planes estraiégioos
instituctonales, planes de mejora y los procesos de modernizacién y transtormacion, resouucion womens O5197 oe _110cT 2018 DEL
HOJANo. 14 “PORLA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
‘DE COMUNIGAGIONES ESTRATEGICAS”
e. Visibilizar temAticas de importancia organizacional que aportan a la mejora del clima y el
bienestar laboral como beneficios, reconocimlentos, recreacién, apoyos educativos, etc.
1. Anticiparse a hechos y fenémenos conductuales que se puedan presentar al interior de la
Institucién y generar estrategias de trabajo con las direcciones que correspondan,
9. Ayudar a posicionar un tiderazgo positive que incluya los espacios de participacion y
reconocimiento, el didlogo y la verdadera comunicacién integral, no solo informativa.
h. Siempre gonerar estrategias que inciuyan el Ciclo de la Comunicacién, propendan por fa
mmodificacién y consolidacién de comportamientos esperados en tos uniformados y se
verifiquen y evaien constantemente para consotidar la cutura organizacional ideal
i. En comunicacién interna entendemos identidad y cultura como la consolldacién del ser, 10
que se debe vivir como integrantes de la Policia Nacional.
Articulo 19. Elementos de identidad y cultura. Existen lineamientos centrales que marcarén la
forma de comunicarse internamente, Estos estardn inscriios en ei “ADN institucional” y deberén |
hacer parte del actuar de quienes conforman la organizacién pues establecen la planeacién a largo
plazo, la unién entre la estrategia y la operacién, y la construccién de futuro novedosa, abierta al
cambio y eoherente con las prospectivas de pais.
La Gestién Estratégica, el Plan Estratégico institucional (PEI), sus definiciones Estratégicas que
incluyen Misién, Vision, MEGA, principios, valores, politicas institucionales misionales, grupos
sociales objetivo o clientes, oferta de valor institucional y recursos estratégicos, marcaran el insumo
para {a construccién de narrativas a nivel interno y sus Conceptos siempre deben tenerse en cuenta
a la hora de generar planes y mensajes de comunioacion
a. Misién. La misién os la doclacacién de los propésitos de la Insttucién, lo que la dstingue
do otras en cuanto al cubrimiento de su quehacer, sus productos y’ servicios, el sector
donde se desarrala ye! talento humano que soporta el logro de osos propésitos.
Su objetivo principal es servir como gufa interna para las personas que toman decisiones,
de tal manera que 10s planes que se formulen sean congruentes y compatibles con su
misién, Debe ser un documento visible que permita al personal enfocar sus estuerzas.
b. Visién. La visiéa describe aquello que fa Institucién quiere ser en algiin punto del futuro
Se orienta mas hacia el enfogue genera! que hacia los logros especificos, se plantea para
inspirar y motivar a todos los servidores pdbiicos que hacen parte de ia Policia Nacional.
¢. MEGA ~ Meta Grande y Audaz. La meta grande y audaz, corresponde al gran reto que
stimula et progreso de la Institucién en el mediano plazo y que genera el compromiso de
todos sus integrantes. Coriecta la Misién con la Visién y unifica los estuerzos de todos con
uaa fuerza superior.
La MEGA es una meta con las siguientes caracteristicas:
+ Aporta a la esencia de fo que debe ser la Policia Nacional.
+ Es tan ambiciosa que desaffa todas las capacidades insttucionales
+ Permite la alineacién de todos los integrantes.
+ Define resultados con
tos posibles de alcanzar con un enorme esfuerzo,
* Es clara y convincente.
+ Es.un poderoso instrumento para ostimular t progreso y sive como un punto focal
para unifiear estuerzos y crear un inmonso espiritu de equipo. msoucen now OD1O7 DEL 11 OCT 2018 DEL
HOJANo. 15 "POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
4d. Principios, Los principios son verdades universales que sirven de premisas para
fundamentar y orientar tanto la doctrina policial, como el quehacer en el desarrollo de las
funciones. Se prevé que su detinicion se mantenga por tiempos prolongados dentro de ia
Insttuei6n. Desde comunicacién interna estos concepts tienen una alta importaneia pues
eben ser consolidades y vividos en los miembros de la Policia, por lo qué los mensajes y
Conceptos que se generen an este campo deberdn siempre propender por su integracion
en el vivir institucional
Valores. Los valores s@ entienden como las formas de ser y de actuar de los sorvidores
‘piblioas policiales que se consideran altamente deseables como atributos © cualidadas,
por cuanta posibiltan ta aplicacién de tos: principios y las fundamentos éticos y | cabal
cumplimiota de los mandatos.consttucionales ¥ legales en e! desempefo de fa tuncion
pa
‘Otros aspactos transversales y esenclales del ser policla, de la identidad y la cultura, como las
Politicas Institucionales Misionales, la oferta de valor, el Mapa Estratégico institucional y jas
Iniciativas Estratégieas, deberdn también hacer parte fundamental de la gestién de Comunicacion
Interna.
Articulo 20. Conocimiento Institucienal. Busca que la informacién sea un recurso disponible
para todos y que aporte al desarrolio det quehacer policial, a la consecueién conjunta de las metas
Planteadas, a la vision de futuro, y al fortalecimiento de la identidad y la cultura institucional
‘Asi mismo, procura un incremento progresivo sabre ol nivel de conocimiento qua 6s integrantes de
la Policia Nacional tienen de la Institucién, del entorna que ella impacta, de ta doctrina, tas
politicas, abjetivas, estrategias, planes y programas. con el fin de ser mas productives y acertados
en la toma de decisiones y en la prestacién del servicio de policia. Para lograr esto, se debe
generar una dindmica de caracterizacién de piblicos, mensajes y medios a través de los cuales so
entrega la informacién y se vigilan los factores claves de oportunidad, pertinencia, acceso,
transparencia, calidad y eoberur
La gestién de! conocimiento institucional se activa a nivel nacional a través de los gestares do
‘comunicacién interna de tas unidades desconcentradas, quienes deberdn replicar los medios,
‘espacios y mensajes establecidos a todas os miembros de sus diferentes unidades. De igual
manera la. validacién, soporte y seguimiento por pare de les direciores y comandantes os
fundamental para que dieha gestion s8 realice de manera unificada y acorde a los principios de la
Insttucién,
Articulo 21. Modelo de gestion de la comunicacién interna, E1 Modelo de Comunicacién Interna
‘es una ula simple de trabajo que permite en cualquier unidad policial del pais, entender fa forma
de manejar los objetivos, mensajes y estratogias de la comunicacion intema, bien sea a nivel
insttucional o relacionada con la gestién de su propia unidad. Deberd aplicarse a lo largo de todo
el terrtorio nacional y en cualquier unidad donde haya un gostor.
Articulo 22. Pilares de! Modelo. Los pllares permiten que el trabajo de comunicacion interna
porte a la consecusién de e505 objetivos gerenciales en la medida en que coniribuyen a
consolidar el conocimiente que requieren los miembros de la Policia Nacional para realizar una
mejor y més contundente prestaciin del servicio de policia de cara al ciudadano; fortalecen los
Comportamientos ideales esperados an los policias y mejoran las relaciones entre el parsonal de ta
Institucién permitiendo que existan espacios de participacién, apropiacién y construccién conjunta.
Por estas razones se definieron tres pilares que son las bases sobre las cuales se gestiona el
modelo; Saber hacer
RESOLUCION NUMERO 0513 pe. _11 OCT 2018 DEL
HOJANo. 16 *PORLA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
Te ‘Transmitic- guiar
cg
Para conocer: para desarrollar cualquier tarea, bien sea de la vida diaria como personas 0
en ef Ambito laboral como integrantes de la Institucién, se requtere saber hacer aquello que
se ha encomendado. Para conocer es el pilar a través de! cual se asegura que los
integrantes de la Institucién tienen la informacién completa con respecto a la Policia
Nacional, su entomo y al trabajo que desarrolian,
‘Al gestionarlo adecuadamente, es posible aportar para que las actuaciones de los
integrantes de la Policia cuenten con la efectividad y contundencia que espera la
comunidad, soportadas en el pleno conocimiento y comprensién necesarios para el servicio
de policia.
A través de la gestion de este pilar, los integrantes de fa Institucién tienen fa informacion
completa con respecte a directrices, normativa y lineamientos; a su propio entorno como
acontecimientes, nombramientos, iogros 0 reconocimientos; y al entorno nacional y
coyuntural (legisiacién, manifestaciones criminales, etc.). Aporta para que ias actuaciones
del servicio de policia Sean més efectivas y oportunas.
Para dichas tareas del dia a dia, acemés de saberias hacer requieren de una
caracteristica fundamental: querer hacerias. Que se sientan parte de la persona, del ser y
que, como pollcfas, se apropie la idea de tener la misién de marcar una diferencia en la
construccién constante de pats.
Para vivir es el pilar a través del cual se consolida el orgullo y honorabilidad de ser pollofa y
et sentido de pertenencia por la Institucién, proyectado a través de comportamientos
efemplares que guardan relacién con los lineamientos, valores y principios institucionales.
Su gestién permite la construccién de un compromiso séiido de tos integrantes hacia fa
Policfa Nacional que lleva a respaldario a través de sus acciones, palabras y sentimientos.
Para liderar: ol tamafio de la Insttucién y su cardcter Jerdrquico requlere que las personas
que tienen a cargo equipos de trabajo, comprendan a importancia de su rol para trensmitir
los conocimientos y requerimientos, ast como para guiar con el fin de tograr las metas
personales, grupales e institucionales.
Para tiderar es ol pilar a través del cual, os integrantes de la institucién que tienen personal
a cargo consolidan su rol para aportar al fortalecimiento de sus equipos por medio de una
comunicacién de doble via en la que se construya permanentemento todo aquello para
conocer y para vivir.
La gestién de este pillar aporta al iogro de los objetivos institucionales puesto que se
convierten en guias y transmisores de las estrategias determinadas por el Grupo de
Comunicacién interna. Asi mismo, contribuye en el fortalecimiento de espacios de
parlicipacién y apropiacién de conceptos, y permite que la comunicacién interna 1
efectivamente a lo largo de todos los niveles jerérquicos de la Policia Nacional. resowucion numero 5137 oa 11007 018 og
HOJANo. 17 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICAGIONES ESTRATEGICAS”
Articulo 23. Pasos para la gestién del Modelo de Comunicacion Interna. Las tres pllares -
ara conocer, vivir y liderar- se vuelven realidad cuando se implementan y se gestionan en el
modelo que consia de seis pasos que deben ojecutarse pormanantemente, Cada vez que se
Plantee un tema bien sea porque llega coma requerimiento de una unidad o porque se identifica a
nivel central una necesidad comunicacional, se implementan los pasos del modelo, de la siguiente
manera:
cre
Ey
wy
-
Phan)
eer ari
aS Ok)
4 ~ Objetivos. Una vez se tiene claridad sobre ol toma (e6 detit, $e entiende qué es lo que se
quiere comunicar) se identifican los objetivos de comunicacién. Estos son los resultados que se
esperan lograr a partir de las acciones comunicasicnales determinadas. Se debe plantear por io
Menos un objetivo y en lo posible, no mas de tres (uno por cada pilar),
De esta manera se determina qué 8s lo que Se quiore lograr para el tema escogido. Es importante
tener en cuenta que los objetivos comienzan con un verbo (lomentar, conseguir. medi) porque es
el insumo inicial para que puedan ser medibies.
2.- Puiblicos objetivo. Conocer a quién va dirigida cada estrategia comunicacionat va a permitir ser
‘mas efectivos, asegurar que se llega a las porsonas adocuadas para lograr los objativos
concentrar les esiuerzas en quien realmente necesita conocer y vivir determinados temas. Los
ppiblicos objetivo al interior de la Institucién se pueden segmentar de ia siguiente manera:
Por ubicncion gaogranea
. 3 = ite =
DWracclones « Ragiones — metrepolianas y departarnentos
Por grado
+ Cada uno de los grados institucionales
SPorequipo acargo: ——
* Directares, comandantes de motropoiiianas y departamentos,
igtes de ofcinas asesoras
+ Gomandanies y jofes oparacionates
Porro
+ Administrativo
+ Operative
(SPorsuniudles tema
+ Casados
+ Solteros
= Con hijos
‘Tlnstiucionar—
+ Todos los integrantes. Geta ile OMG tog uci ene pe
i fi HOJANo. 18 “POR LA GUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
3— Temas estratégicos — acciones de comunicacion. Posteriormente se determinan cuales son
jos temas estratégiecs y la forma en la que se va a comunicar cada uno. Esto permite, por un lado,
simplificar el mensaje y hacerio lo mas comprensible posible. Por otro lado, asegura que se tienen
‘en cuenta todos los temas y que se utiliza un mensaje que va a llevar e! hilo conductor de toda la
rategia.
Para determifar Jos temas y la narrativa, en primer lugar, e5 necesario determinar cudles son las
principales ideas a comunicar, Es decir, debe realizarse una lectura detallada de la informacién que
se lene para determiner los principales puntos a comunicar. Para eo puede dividirse en preguntas
como:
~ qué (tema a tratar)
= por qué es importante para la gestién como integrantes de fa Institucién
= dénde ocurre (zona de impacto implementacién)
- _ cémo debe implementarse el tema en el trabajo diario
= qué se espera frente a este tema de los integrantes de la Insttuci6n, entre otros.
A ostas preguntas pueden agrogarse las que sean necesarias para dejar el tema muy claro. Una.
vez resuoltas estas dudas que es el contenido que va a usarse para construir los mensajes, se
determina un hilo conductor clave y debe incluise en todos los medios y espacios determinados
para comunicar el tema,
4 — Medios y espacios. Los medios y espacios son los mecanismos a través de los cuales se
llevan los mensajes para que lleguen a los integrantes de la Institucién. Para cada tema se
determinan cudles son los medios mas adecuados y también a través de qué espacios 0 acolones
so va a implementar la estrategla de coniunicacién para que sea efectiva. Para elegir el medio
adecuado, habré que pensar en las condiciones y caracteristicas de los puiblices y determinar cual
es el canal mas efectivo y la frecuencia de gestiéa que mejor se alusta a cada realidad.
4.1, Medios. Los medios de comuinicacién interna actuales son:
~ Notictero Vocacién polical
~ Correos electrénioos
~ Fondas y protectores de pantalla
= Mensajes de lexio a celuares
+ Paniallas /carteleras
= Rvistainstitucionat
= Intranet
~ Yarnener
jos. Son momentos 0 acciones determinadas dentro de las estrategias y planes de
‘comunicacién, que buscan ir mas alla de la informacién para generar un verdadero compromiso,
verificar la apropiacién del conocimiento y modificar comportamientos en los piiblioos. Tal como se
establecié en el Ciclo de la Comunicacién que se mencioné en los capitulos inicia‘es (informacisn ~
participacién — integracién), Dependerdn de la creatividad de quien tos gestiona y de la dindmica
institucional que permita hacer uso de ellos © inciuir it is integradoras conto concursos,
conversatorios, espacios de preguntas, campafias de reconocimiento, actividades de equipos, etc.
Algunos de los espacios donde se pueden inciuir acciones de partioipacién e integracién son:
- Relacién General,
- Formaciones.
Comités (vigllancia, gestién humana, etc.),
- Reuniones (formales e informales).
Se resalta el rol del comandanle como vocero interno, ya que bajo su responsabilidad esta el
aprovechar estos espacios de comunicacién para enviar efectivamente los mensajes
institucionales y aprovechar su relacionamiento con el personal a cargo, para garantizar que son
entendidos con ciaridad y apropiados para verlos reflejados en la prestacién del servicio. En
muchas ocasiones, esta labor se realizaré a través dol Libreto para Comandantes que se
entregard en las Relaciones Generales y debe traer el direcoionamiento estratégico del Grupo de
Comunieacién Interna det nivel central. TT OCT 2018
RESOLUCION NOMERO AE 4-9 qd DEL DEL
HOJA Né.W191 PORILA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
Para realizar una buena labor de voceria interna tenga en cuenta:
¥ Conozea y entienda perfectamente el tema a trabajar, antes de tratarlo con su equipo de
trabajo.
VY Identifique las posibles dudas u objeciones que se puedan presentar en el personal y
consutte 0 prepare una respuesta para elias.
VY Asegtirese de que su mensaje no deja inquietudes en et equipo. Permita que se generan
espacios para preguntas y aclaraciones.
Y Comunique su mensaje de manera sencilla y eficaz. Use el tenguaje adecuado y entregue
el nivel de informacién necesarlo,
¥ Mantenga una actitud positiva, integradora e implicante en sus comunicactones.
Y Aciare la importancia de los mensajes, del trabajo que realizan en la unidad y del aporte
individual de sus colaboradores en el éxito de las ostrategias.
Y _Explique cudies son los aspectos de revisién para el éxito de implementacién en la unidad.
V Precise las respansabilidades y expectativas.
5 ~ Articulacién nacional. Una vez se han determinado los cuatro pasos anteriores donde se
definid ef objetive de comunicacién, los ptblicos, la narrativa, los mensajes claves y los medios y |
espacios para desarrolarlo, ei siguiente paso es la organizacién para que se replique a nivet|
nacional
EI nivel central debe enviar a las unidades desconcentradas el plan con las plezas de
comunicacién desarrolladas y tineamiontos claros para su implementacién. De esta manera, la|
‘comunicacién en temas priortarios va a desplegarse de manera transversal y va a asegurar que |
todos los integrantes de ia institucién compartan la misma intormacién para estar alineados con los |
objetivos institucionales. |
Sila estructura de la estrategia se desarrolla exclusivamente desde fas unidades desconcentradas
del pais, no se debe implementar este paso de la gestiin del modelo. i
6 - Verificacién. Consiste en verificar la implementacién y efectividad del pian elaborado para el
tema determinado. A partir de la verificaciin se determinan los pasos @ seguir, qué temas deben
reforzarse y qué logros se aleanzaron. La verticacion puede realizarse basados en tres aspectos:
VY 1QUé se hizo? Se refiere a los aspectos operativos de la estrategia. Se mide por las
Dlanilas de asistencia y ta cantidad de piezas desarrolladas,
© Cudntas publicaciones internas se realizaron sobre ei tema
‘© Cuantas personas asistieron a fos espacios 0 acciones realizadas
Y {Qué generd? implica et nivel de apropiacién y recordacién.
© Percepciones positivas y negativas de los integrantes de la Institucién, Se mide por
preguntas oraies o escritas al finalizar as acciones desarroliadas.
© Nivel de conocimiento del tema — Se mide con pruebas o actividades que evalden
idicamente el conosimiento.
Y {Gémo se implement6? Analiza el trabajo realizado.
‘2 Dificultades para implementar la estrategia
‘© Ideas de medios y espacios para usar en su unidad Resowucion Nowero AE 4 a7 DEL 11. 0CT 2018 peL
HOJA'Nd? 20 "POR LA CUAL SE'EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
ELresponsable de la implementacion y desarrots dal plan de comunieacion inlema, deberd evaluar
si tanto el planteamiento inical como la verficaciSn de ‘a ejecucién, efeciivamente estén aportando
a ta consolidacién de los lineamientos institucionales dados por el Mando.
Articulo 24. Organizacién para ta estrategia desde el nivel central. Se gestionard la
comunicacién intema con un enfoque estratégico que implica:
Alinear las directrices y lineamientos del Mando institucional con los planes de
comunigacién interna,
| 2. Generar estrategias que aporten constantemente tanto a la consolidacién del conocimiento
coma al fortalecimiento de la identidad institucional.
8. Traducir los planes de comunicacién interaa en comportamientos esperados que permitan
migrar de una gestién informativa a una verdadera comunicacién organizacional.
4, Identiticar principales aliados intemos para la ejecucién de los planes, como lo son otras
direcciones transversales.
5. Vincuiar constantemente a comandantes y Ifderes instiucionales que permitan ua tujo
constante de ia comunicacién al Interior de la Institucion,
6. Generar indicadores de efectividad y seguimiento que evidencien el aporte a la
consecucién de los objetivos institucionales y de la Direccién General
Articulo 25. El gestor de comunicacién interna, Como ya se mencioné, los planteamfentos
generaies deberdn partir del Grupo de Comunicacién Intema, quienes deben conocer, identificar y
Piantear estos lineamientos con base en la estrategia general de comunicacién én la Policfa
} Nacional, Pero es de vital importancia la gestién en red y el rol que juegan los gestores de
| comunicacién interna en todas las unidades del pais (dicecciones, oficinas asesoras y unidades
| desconcentracas):
+ No solo son responsables por operacionalizar a los planes que se emiten desde
el nivel central, sino que deben avisar oportuna y efectivamente sobre cualquier tema que
se produzoa en su unidad y deba ser dado a conocer a toda la Policia Nacional de una
manera oficial y eficienta.
} + Elgestor de comunicacién es responsable por monitorear y dar alortas de comunicacién en
su propio entorno, para que sean incluidas dentro de os planes corporativos.
+ Deben fortalecer una verdadera gostién en doble via entre el Grupo de Comunicacién
Interna y la red de gestores en ei pais, para garantizar que todos los planes, mensajes y
productos, permanecen en linea con la estrategia general de comunicacisn y se emiten a
! través de [os canales institucionales adecuados.
+l gestor de comunicacién interna es el responsable de que todos y cada uno de los
Uniformados de su unidad, estén informados oportunamente y entiendan verdaderamente
| los mensajes institucionaies.
+ Deben establecer planes y acciones puntuales para fortalecer la comusicactén interna en
Su unidad (fortalecer ef conocimiento y la identidad),
Articulo 26. Guia para a identificacién de necesidades de comunicacién interna en cada
unidad. Las necesidades puntuales en este eje del Sistema de Comunicacién Estraté:
atendidas por cada uno de los gestores de comunicacién asignavos. Estos estan en libertad de
‘rear planes a la mecida siguiendo siempre el Modelo de Comunicacién Interna, pero deberan ser
previamente validados y aprobados por el grupo encargado de la oficina de comunicaciones
cas Como herramienta préctica, estas son las preguntas que debe hacerse un gestor para
identifcar los aspectos propios a trabajar en su unidad: RESOLUION HOMER eit ci oc ca Oe aes
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
‘Mapa mental
enema ps
aneurin de bere bear reece bos aajocome gon?
‘ane pars pol com pals
era csp erendentos
‘onperanincs se egeramoc ees
‘aad ee oni?
Capitulo V Relaciones con los medios de comunicacién
‘Articulo 27. Medios masivos de comunicacién. Los medios son entidades cuya responsabilidad
8s tomar hachos, datos y acontecimientos de ia realidad, nacional e intemacional, construir
mensajes a partir de esta insume y difunditlos a todas sus audiencias. Juegan un papel primordial
‘en la construccién de la opinién pica y ta conciencia social.
Frente a esto se entiende que la importancia de gestionar las ralaciones con tos medios, busca
‘como fin titimo ir mas al del relacionamiento on si con estos actores de eomunicaciin masiva. Es
decir, tener una poltica clara en este frente, persigue el objetivo de comunicarse directamente con )
la ciudadania y aportar a la consolidacién de una imagen y reputacion deceada do la Policia
Nacion
Los medios de comunicacién serdn el camino para llegar proactivamente a la sociedad y los
conceptos que se formen frente a la Instituesén dependen en buena parte de los mensajes que se
transmiten aqui, por fo que depende de una gestién dinémica que construya la imagen que se
uiere y no permitir que los medios la construyan por si solos.
Pardgrafo: Las palabras claves en la gestién de relaciones con los medios de comunieacién,
sserdn: retacionamiento, imagen, reputaci6n, visiblidad, erediblidad, oportunidad y veracidad.
Articulo 28.
Jineamientos en el manejo de retaciones con los medios.
+ La informacién que se suministre a los medios de comunicacién se debe caracterizar por
‘su oportunidad, pertinencia, coherencia, veracidad, claridad y transparencia,
+ Los mensajes que se construyan para fos medios de comunicacién deben basarse en los:
‘conceptos de la Gestion Estratégica, el Pian Estratégico institucional (PEI) y sus
Definicionas Estratégicas que incluyen Misién, Visién, MEGA, principios, valores y potticas
institucionaies misionaies.
+ Se debe buscar coherencia entre los mensajes quo se publican al exterior de la
‘Organizacion con los que se comunican al interior dala misma. : 18
Jresoucien nowero O5137 on 11001 2 pet
| _ HOJANO. 22 “PORLA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
«Las personas asignadas a esta responsabilidad deben propender por mantener y aclalizar
#1 conocimiento que los medias tienen de ia Institucién y que entiendan la naturaleza del
servicio de policia, con el abjeto de que Ia informecién emitida este contextualizada y
alineada con los objetivos institucionales.
‘+ Se debon gerenciar relaciones duraderas y a largo piazo con los medios de comunicacién,
con un marco moral de respeto y amabilidad, basadas en la disponibilidad y capacidad de
respuesta oportuna y trasparente.
+ Las personas encargadas de las relaciones con las medios junto con los comandantes de
cada unidad, deben establecer tematicas priortarias alineadas con las realidades del
entorno, con el fin de construir e instaurar una agenda publica de los temas estratégicos y
migrar de una comunicacién de hechos a una comunicacién proactiva que permita
anticiparse, preparar y/o prevenir a la ciudadania para posibies eventualidades.
+ La offcina de Comunicaciones Estratéaicas (COEST), debe Identificar y designar a los
voeeros oficiales de la institucién. De igual manera realizaré las acclones necesarias para |
entrenar en estas hablidades a dichos voceros y otorgar la asesoria, acompafiamiento y |
direccionamiento en la. construcctin de mensajes estratégicos. También hard seguimiento
de sus intervenciones mediante el insurmo de monitoreo entregado por el Observatorio de
Comunicaciones Estratégicas o de quien tenga asignada esta funcién, y entregard
retroalimentacin periddica dentro de tas actividades o acciones de entrenamiente.
» Etrelacionamiento con los medios debe propender por dar a conocer los logros y retos en
la gestion de ta seguridad y convivencia cludadana, que aseguren una divulgacién ciara,
oportuna y eficiente del actuar de fa Institucién,
+ En lo posible, se debe suministrar insumo de apoyo a los comunicados de prensa como
material audiovisual, fotografico, material de audio, registros gréficos e infogratias, entre
otros.
+ Cualquier material entregado deberd acatar |a sentencia 7-453 del 2003 sobre ‘Libertad de
Prensa como derecho de rango constitucional” y el articulo 28 de la Constitucién Politica
de Colombia sobre presuncién de inocencia. Se recomienda alterar el rostro, de quienes
aparecen en calidad de imputados, y de los nilfos, nifias y adolescentes.
Articulo 28. Objetivos y campo de accién, en el mancjo de las relaciones con los medios de
comunicacién. El Grupo de Relaciones con fos Medios de Comunicacién trabaja por consolidar
una imagen postiva de la Policla Nacional frente a la ciudadanta, por mejorar el posicionamiento y
por apuntalar una reputacién que rospalde ol trabajo eficlente en materia de paz, convivencia y
seguridad, Este objetivo se cumple a través de la relacién de confianza y credibtidad generada con
Jos medios de comunicacién, de la gestién de una agenda temética positiva y proactiva para el
manejo mediético de la Insttucién, y cumpliendo con la politica de transparencia, disponiblidad,
veracidad y oportunidad en los mensajes.
Debe replicarse a nivel nacional a través de los gestores encargados de esta temética en cada una
de las unidades desconcentradas, direcciones y oficinas asesoras, regiones, departamentos,
metropoltanas, escuelas de policia y POLFA. Se deben generar lineamientos claros de manejo de
relaciones con tos mecios y culdado de la imagen institucional desde e! Nivel Central y estos se
hardn efectivos en todas las unidades de! pals que por su parte deban también hacer una gestién
‘con medios locales o regionales.
Es muy importante realizar este trabsjo ariculadamente y on corresponsabiidad con los
comandantes de unidad, pues son quienes aportan a la constnucciéa de la agenda temdtica desda
el actuar estratégico, operative ytActico.
Articulo 30. Para tener en cuenta en la gestién articulada nacional
a. Siempre construir mensajes unificados a Io largo de todo ol territorio nacional, alineados
con las estrategias generales de comunicacién, con la identidad y el direccionamiento
estratégico de la Policia Nacional, con el fin de incrementar los niveles de credibilidad y
confianza de la ciudadania, RESOLUCION NUMERO 0 5 1 a 7 DEL MT 2018 DEL
HOJANo. 23 “POR LA CUAL SE EXPIDE EL MANUAL DE GESTION
DE COMUNICACIONES ESTRATEGICAS”
b. Délerminar frente a los andlisis y reportes que entrega el Observaloria da Comunicaciones
Estratégicas, cuales pueden ser las mejores estrategias de comunicacién exioma a
También podría gustarte
- Ejemplo de Una Entrevista Semiestructurada Con Niños en Edad Escolar.Documento6 páginasEjemplo de Una Entrevista Semiestructurada Con Niños en Edad Escolar.jorge fonsecaAún no hay calificaciones
- DECRETO 762 DE 2018Documento14 páginasDECRETO 762 DE 2018jorge fonsecaAún no hay calificaciones
- 1CP-PR-0002 Manejo de La Información Difundida en Medios de ComunicaciónDocumento2 páginas1CP-PR-0002 Manejo de La Información Difundida en Medios de Comunicaciónjorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Infografia Comunicacion EscritaDocumento1 páginaInfografia Comunicacion Escritajorge fonsecaAún no hay calificaciones
- 1CP-CP-0001 Comunicación PublicaDocumento3 páginas1CP-CP-0001 Comunicación Publicajorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Discurso de Las Tres TrasformacionesDocumento5 páginasDiscurso de Las Tres Trasformacionesjorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Diagnóstico de Actitudes Comunicativas - Revisión Del IntentoDocumento10 páginasDiagnóstico de Actitudes Comunicativas - Revisión Del Intentojorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Comunicación Y LenguajeDocumento4 páginasComunicación Y Lenguajejorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Prueba DiagnósticaDocumento2 páginasPrueba Diagnósticajorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Capitulo 2. Psicología de La Salud, AntecedentesDocumento1 páginaCapitulo 2. Psicología de La Salud, Antecedentesjorge fonsecaAún no hay calificaciones
- La Incertidumbre Como Espacio de Intervención en Comunicación Corporativa SDocumento14 páginasLa Incertidumbre Como Espacio de Intervención en Comunicación Corporativa Sjorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Cuestionario VigotskyDocumento1 páginaCuestionario Vigotskyjorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Decreto 1417 de 2021-1-1Documento23 páginasDecreto 1417 de 2021-1-1jorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Teoria CognscitivaDocumento21 páginasTeoria Cognscitivajorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Analisis de Entrevista ClinicaDocumento1 páginaAnalisis de Entrevista Clinicajorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Qué Es La Inteligencia EmocionalDocumento6 páginasQué Es La Inteligencia Emocionaljorge fonsecaAún no hay calificaciones
- Trabajo de Cognición y LenguajeDocumento1 páginaTrabajo de Cognición y Lenguajejorge fonsecaAún no hay calificaciones
