Esg Ssi I002 - V3

MACROPROCESO ESTRATÉGICO CÓDIGO: ESG-SSI-I002
PROCESO GESTIÓN SISTEMAS INTEGRADOS VERSIÓN: 3

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA VIGENCIA: 2022-08-31
AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES PAGINA: 1 de 17
Realizar una descripción de los pasos a seguir para el correcto

diligenciamiento y envío de la respectiva autorización para el
OBJETIVO:
tratamiento de datos personales de estudiantes, funcionarios
administrativos y docentes.
Aplica para la sede, seccionales, extensiones, oficina de Bogotá
ALCANCE:
y demás áreas de la Universidad de Cundinamarca.
Oficina de Admisiones y Registro, Sistema de Gestión de
RESPONSABLE:
Seguridad de la Información - SGSI
DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar
a cabo el Tratamiento de datos personales.1
REPRESENTANTE LEGAL: Persona a quien la ley faculta para actuar en nombre

de otra, recayendo en esta última los efectos de los actos que realice dicho
representante, como en el caso de los padres respecto de los hijos. 2
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 3
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.4
REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

INSTRUCTIVO
LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales
para la protección de datos personales.”
DECRETO 1377 DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de

2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
1
Resolución 000050 de 07 de mayo 2018
2
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
3
4
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Asegúrese que corresponde a la última versión consultando el Portal Institucional
REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA EL DESARROLLO DEL

INSTRUCTIVO
RESOLUCIÓN 00050 “Por la cual se establece la política de tratamiento de datos
de los titulares de la Universidad de Cundinamarca del 7 de mayo de 2018, en sus
artículos 2° y 13°”
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1. ESTUDIANTES NUEVOS Y ANTIGUOS
Los estudiantes nuevos y antiguos que no hayan aún autorizado el tratamiento de

sus datos personales, deberán hacerlo ingresando a su plataforma institucional
con usuario y contraseña
Seleccionar el rol “Académico – Estudiante”

Al ingresar solicitará que genere el formato de autorización correspondiente.
1.1 ESTUDIANTES MENORES DE EDAD
Para los estudiantes menores de edad, el aplicativo solicitará que diligencie los
datos personales de padre, madre o representante legal. Recuerde que los
campos marcados con * son obligatorios

Generar el formato ESG-SSI-F003 (Autorización para el Tratamiento de Datos

Personales de Padre, Madre o Representante Legal) y el formato ESG-SSI-F004
(Autorización para el Tratamiento de Datos Personales de Estudiantes Menores de
Edad) que contendrá los datos personales del estudiante almacenados en la base de
datos de la Universidad.
El aplicativo generará dos archivos PDF que deben ser impresos, firmados a mano
por padre, madre o representante legal, exactamente igual a como aparece en la
cédula, escaneados en un mismo archivo PDF junto con la fotocopia de la cédula
(ambas caras). En total debe enviar un archivo PDF con 5 páginas (2 páginas del
ESG-SSI-F003, 2 páginas del ESG-SSI-F004 y la fotocopia de la cédula).




Una vez se tenga el archivo PDF de 5 páginas, este se debe cargar en el link
correspondiente en plataforma.

Dar clic en enviar es necesario que el estudiante espere a que aparezca el mensaje
que le indicará que los archivos han sido enviados correctamente.
Cuando los archivos hayan sido cargados y enviados, quedarán en revisión y los
gestores de la oficina de Admisiones y Registro en la Sede, Seccionales y
Extensiones; tendrán de uno (1) a tres (3) días hábiles para revisar, aprobar y/o
rechazar las autorizaciones.

Si los documentos son aprobados, el estudiante podrá ingresar al rol Académico –

Estudiante con Normalidad.
Por el contrario, si son rechazados se le informará en un recuadro rojo en la parte

superior, el porqué del rechazo y qué debe modificar en el archivo. Y deberá
adjuntarlo nuevamente.
1.2 ESTUDIANTES MAYORES DE EDAD
Para los estudiantes mayores de edad el aplicativo solicita que se seleccione

“SI” o “NO” a las dos finalidades que se dan a conocer (autorización de toma
fotografía y uso de imagen y contacto vía telefónica y mensaje de texto).

Posteriormente, debe generar el formato ESG-SSI-F001 que contendrá los datos

personales del estudiante almacenados en la base de datos de la Universidad.
El aplicativo generará un archivo PDF que deberá ser impreso y firmado a mano por
el estudiante, exactamente igual a como firmó en la cédula, escaneando ambas
páginas en un mismo archivo PDF que no supere los 200KB.


Igualmente se deberá escanear ambas caras de la cédula en un archivo PDF que no

supere los 200 KB. El archivo que contiene la cédula deberá adjuntarse en el primer
link dispuesto en la plataforma.

Y el archivo que contiene el formato ESG-SSI-r001 deberá adjuntarse en el segundo

link dispuesto en la plataforma.
Dar clic en enviar es necesario que el estudiante espere a que aparezca el mensaje
que le indicará que los archivos han sido enviados correctamente.

Cuando los archivos hayan sido cargados y enviados, quedarán en revisión y los
gestores del Oficina de Admisiones y Registro para la Sede, Seccionales y
Extensiones; tendrán de uno (1) a tres (3) días hábiles para revisar, aprobar y/o
rechazar las autorizaciones.
Si los documentos han sido aprobados, el estudiante podrá ingresar al rol Académico
– Estudiante con Normalidad.

Por el contrario, si son rechazados se le informará en un recuadro rojo en la parte

superior, el porqué del rechazo y qué debe modificar en el archivo. Y deberá
adjuntarlo nuevamente.

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE APROBACIÓN
VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA MM DD
Emisión del documento. Transición del
1 2021 02 23
ASII016
Actualización de las imágenes de
2 2021 08 06 referencia del aplicativo indicando la nueva
codificación de los formatos.
Actualización de responsables para el
3 2022 08 31 procedimiento de validación de
documentos.
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
Martín Alberto Garzón Guasca Técnico
Lesly Daniela Reyes Pérez Auxiliar de Oficina
REVISÓ
María del Pilar Delgado Rodríguez Profesional Universitario I
APROBÓ (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
FECHA
AAAA MM DD
Director Sistemas y
Daniel Andrés Rocha Ramírez 2022 08 31
Tecnología


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TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 3

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

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DECRETO 1377 DE 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de

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1. ESTUDIANTES NUEVOS Y ANTIGUOS

Los estudiantes nuevos y antiguos que no hayan aún autorizado el tratamiento de

Seleccionar el rol “Académico – Estudiante”

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Al ingresar solicitará que genere el formato de autorización correspondiente.

1.1 ESTUDIANTES MENORES DE EDAD

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Generar el formato ESG-SSI-F003 (Autorización para el Tratamiento de Datos

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

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Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

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Si los documentos son aprobados, el estudiante podrá ingresar al rol Académico –

Por el contrario, si son rechazados se le informará en un recuadro rojo en la parte

1.2 ESTUDIANTES MAYORES DE EDAD

Para los estudiantes mayores de edad el aplicativo solicita que se seleccione

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Posteriormente, debe generar el formato ESG-SSI-F001 que contendrá los datos

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Igualmente se deberá escanear ambas caras de la cédula en un archivo PDF que no

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Y el archivo que contiene el formato ESG-SSI-r001 deberá adjuntarse en el segundo

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Por el contrario, si son rechazados se le informará en un recuadro rojo en la parte

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