CAPITULO VI. INSTRUMENTOS DE CONTROL E INFORMACION. VI.1.- Bitacora de obra. y La bitacors de obra es uno de los elenentos que Forman parte > det stevens de control del desarrollo de las obras, se considers Sea ee ccaeretnte sis aeterninante para ia buen narcho ce) wee Sataive, cance por tu eeracter, leeel como, para. efectos tecnleos, tlone 1a alana iegelidad que el contrato, La bitacora de obra, es el instrumento mas preciado y efectivo pare el control de 1a construceién. Cuando se encuentra una Livreta de bitscore elaboreda con propiedad. reflesa una obra Limpia, ordenada y eJecuteds conforme @ un buen ejercicio del oficio de 1 construceién. Se entiende, por lo tanto, que en case contrerio, el trabajo se ha desarrollado en forma inconsistente, y y sin aprege @ lo previsto. . - 1 Supervisor de obra, se vale de 1a bitacore pare ordener 1s obre, regular su desarrollo y eJercer el control de le nisme. Le ~ bitacofa, como instrument de control, fué concebida pensando en el Supervisor pera el residente de obra, la bitacora debe servir pare protegerse de ordenes verbales que con frecuencia se desconscen la nora de presentar su costo al cobro. También le es util para ‘exigir los elenentos que le sean indispensables pera reeiizar le construceién y que el Contratante tiene obligecién de proporcionar; y users Ja bitacora para inconfornarse cusndo no este de acuerdo con 10 que ge le ordena, siempre y cugndo tenga notivos debidamente fundanentados. En resumen, 18 bitdcore es un instrumento de carecter juridico, ideada para esteblecer un orden y un equilibrio entre Guien crdena y paca por una obra, y quien 1a ejecute » cambio de tna reeribueten econsaics >En construccién, 1a bitdcora de obra es una libreta que forms parte del contrato. Se utiliza para anoter en elle cualguier (_ situacién que se presente durante el desarrollo de los trabesos de construceién que sea diferente a los establecido en los anexos tecnicos de contratacion, Diciéndolo en otras palabras, (se nota en ella todo lo que resulte distinto a lo previsto @ le firma del (| contrato, jpor esenpl habria que enctarlo en bitacora, ya que afecte al programa de obra ‘al no poderse avanzar en colados; en caso de ocurrir, deberé ‘en caso de existir una escasez de cemento, snoterse también un alze imprevista en el precio del acero, ya que ello tendré repercusiones #1 increnentar los costes originales: se anotaria también un cambio en las especificaciones de un mueble de patio, puesto que quedarta afectada la calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los resultados 41 modificar las condiciones sobre las que se establecié el pacto entre quien encarge le-cbra-y quien le ejecuts. pnotaciones cone les descrites en el pirrafe anterior pueden provenir de cualquiera de las partes que firmen el contrto, ye que ambas tienen tanto legitino derecho cono 1a obligecién de hacerlas. La funcién mas importante de la bitacora pare el Supervisor, ec le de construir una herramienta de control. De hecho, es $58 1s principal rezsn por 1a que fue creada. Permite mantener las riendas gue controlan el avance de le obra y obtener los resultados preconcebldes 72.Teor!a sobre el uso de 1a bittcora de obra Henos dicho que 1s bidcora es el instrumento por exelencia para ejercer el control de la obra a nuestro cargo. Esta gran virtud leva implicita también una gran responsabilidad sobre le cual el Supervisor debe tener plena conciencia. Cada una de les anotaciones en la bitacora es importante. Es posible que muchas de jes notas no presenten consecuencias postericres, pero nunca podrenos saber en ese monento cuales de ellas van a convertirse en slenificatives. For lo tanto, debenos cuidar le elaboracien y el contenido de todas las anotaciones sin excepeién. yeéricasente, 1a bitacora de obra es un medio oficial y legal de comunicacien. Esta vigente durante el deserrollo de 1s obra ¥ su Ultimo objetivo es el de ofictalizar todos los elementos que inteeran e1 finiquito del contrato, un instrumento que, @ su vez, trate de la relacién de costes reales eutorizados que determinan el valor final de la obra misma, pada 1a seriedad que debe tener 1a bitacors, su uso debe Limitarse e@ usos importantes relacionados. con le obra pesgraciodenente ocurre con denasiads frecuencie que se utilize cone una especie de “buzén de quejas" anotendo en elle, no sole asuntos intrasendentes, sino de caracter personal 73Formatos de 1a bitécora de obra Los podenos clasificar en tres tipos a) En el primer tipo encontramos el formato disefado ¢ impreso ‘conforme a las necesidades de una institucién que contrete obra regularnente. Estas 1ibretas ya tienen el numero de copias que son neceserias de acuerdo a las necesidades © inclusive esta indicado el destino de cada una de dichas copias, ejemplo: “Departamento de Construceier “constructora", ete b) El segundo tipo son los formatos que sv encuentren e la vents en papelerias especializadas c) El tercer tipo serten los formatos improvisados. En cualquiera de los tres casos se deben cumplir las condiciones descritas @ continuacién 1) Las hoJas oréginales deben estar foliadas 2) Se debe contar con un original y al menos dos copias, una pare €1 Contretieta y otra para el Contratante 3) Las hojes copia deben ser desprendibles, no ast 18 original 4) Debers existir una coluana para anotar el némero de 1a nota ¥ la fecha EL tanafio de les Libretas de bitdcors constituye un problema. En ocosionee gon insuficientes vy en otras quedan muchas hoJas sobrantes, En el primer caso seré necesario abrir otra v otras libretas € indicar en cada una de les hojes, justo antes del nonero, le leyenda correspondiente: “Librete Segunda", "Librete Tercera”, ete Las pastes deben ser duras y resistenves el mal trate, y de preferencie de algun materiel capaz de resistir @ le humedad 7%Reglas para el uso correcto de 1a biticora Bajo éste titulo harenos una lists de una serie de regles indispensables para €1 uso adecuado de la bithcora de obra, La intencién es faciiitar al supervisor el usu correcto y el plone aprovechaniento de 1a misma Reglas generales 1) Aperture y cierre. Es mprescindible que le bitacore sea abierta con una nota especial al caso, El cierre de la bitscors también es importante 2) Seriado de notas. Todas las notas deben serierse consecutivanente, respetando el orden sin excepeién. Esta regie ‘iene por objeto 1a identificacién inequivocs al momento que se requiere. Ne debe evietir nota sin ninero, 2) Fechado, Todas las notes de bitacore deben estar fechadas en el die en que se efectua diche note 4) Becritura. Las notes deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a maquina o con tinta que pueda borrarse, mucno menos con lapiz. Es importante ademas, tener cuidado en escribir con letre de molde que sea facilnente legible y sin abrevieturas 5) Errores. Cuando se conete un error de redaceién, de intencion © de ortografia, 1a nota debe anularse acompstiade de une leyenda que Gige: "Esta nota se anula por tener error”. De inmediato se abre la siguiente nota repitiendo lo asentado, ésta vez sin errores 6) Tachaduras 0 enmendedures. Una nota con tachaduras 0 ensendaduras autonaticanente es legalmente nula, con todas las consecuencias que pueda acarreer et hecho 757) Sobreposiciones 0 adiciones. No esta permitido sobreponer ni afiadir nada a les notas de bitdcora, ni entre renglones, ni en los margenes, ni en ningon otro sitio. Si hubiere Ie necesidad de eerezer alge, 9¢ abre otra nota haciends referencia a la da origen. @) Firmes. Firmaran la bitacora aquellos que son responsables superiores de la obra. Por una parte nos referinos 21 coordinador © Jefe de Supervisien, por otra al superintendente o gerente de construceién, que son quienes firmen la bitacors para abrirla. cerrarla, para eutorizar a los Supervisores y Residgntes responeables de cade contrato y para dessutorizarlos cuando dejen de prestar sus servicios, nombrando a los sustitutos asignados. Se reconienda que su participacién en la bitdcora se restrinia exclusivarente éstas funciones, con el objeto de evitar contradicciones. Si desean asentar algo, basta’ con que se lo ordenen @ sus subordinados autorizados por ellos mismos. El Supervisor y el Residente responsables del contrate son ellos quienes usaran cotidianamente la bitscors de obra y quienes se valdrén de ésta para controlar 1a obra en todos los sentidos. Serén los guardianes del orden en la misma, y todos sus superiores deben de procurar de abstenerse de intervenir directamente en 1a Libreta, pues si lo hacen atentan contra el orden establecide El Supervisor y el Residente son los unicos que deben manejer la bit&cora, teniendo toda la libertad y la responsabiliced. cuando exiten varios Supervisores y/o Residentes en una obra a cargo de un miso contrato, no es reconendable que todos firmen, ye que se preste a confusiones, repeticiones y contradicciones. Luegando éste caso, reconendanos que se nombre un responsable de cade parte. y unicanente éste asiente notas en bitécors 79) Ueilizacion de espacios sobrantes. Al completarse el lenado de cade una de las hojes de le bitscora, es indispensable canceler todos los espacios sobrantes. Esto se logra cruzindolos con raves diagonales para inutilizarios. 10) Retiro de copias. Inmediatanente despues que se ha llenado ‘cada una de las hojas de la bitécora, se retiraran les copies. se entregarsn a 1a empresa 8 que corresponden; esta practica evite que por un extravio, por descuide o intencional de 1a 1ébrete. de bitacora, se pierda el control de la obra, en cuyo caso Se devers transcribir todo el docuennto ti) Vaiidactones, Como sabenos. existen diversos medics de ‘comunteacien y de transnisién de érdenes y de informacion. Los més Comunes son: 108 oficios, las minutas de trabsJo (Juntes), 10s tenorsndune y lae cireulares. Ahora bien, ninguno de estos medics tiene 1a validez oficial y legal respecto al contrato de obra y. 2 poser de su inportancia, sélo tienen una velidez relative respecte bla bitdcora de obrag Por este motive es importante valicar Gualguiers de los medios mencionados cuando asi se requiers por nedio de una nota de bitacore en la cusl citamos el nedic veilizado y lo convertimos en parte integral de 1s bithcors 42) Notas apreniantes. Cuando sea necesario escribir una note 4¢ porticuler importancia y gue por sus caractertsticas es precise ser conecimiente de elle a les ‘autoridades correspondientes, £¢ proceders a anuler el resto de 1a hoja pare retirer de innediete eh resto de las copias y poder renitir con caracter de ursonte- 43) Seriedad, Todos los puntos anterieres hacen comprender 12 seridad que se requiere pare mancjar le bitdcora de obra. For consiguiente reconendanes que, antes de hacer una anotacién. S¢ 718) Custodia de la libreta de bitacora, por su cerécter de instrunento de control y por las razones por las que fué creada, le Libreta de bitacora de obra, debe quedar bajo la custodia del Supervisor, lo importante es que este disponible para anbas partes, y por esta razén es necesario comunicar cémo, cusndo y en dénde se encuentra la bitacora, para tener libre acceso a ella en horas de trabajo; desde luego que en e mismo luger en el que se deserrolla la obra, Es.incorrecto sacar 1a libreta de 1a obra, salvo en casos excepcionales, cuando no hay lugar para guerdarie Se debe tener en cuents que custodia no significa propiedad, y que es un asunto muy grave e1 oculterie 19) Bitscora unitaria por contrate. sélo esta permitida una bitacora por cada uno de los contratos, aunque se trate de le misma Constructora o del mismo lugar de trabajo Las reglas que contindan ya no son generales, sino perticulares, en primer lugar para el Supervisor, y en segundo para el Residente. 7Reglas de 1a Supervis A) Ordenes. £1 uso mas frecuente que el Supervisor hace de le bitacora de obra es para ordenar al Contratiste lo que debe realizar, sobre todo cuando, por cualquier motivo, es necesario efectuar procedimientos distintos o utilizar materiales diferentes 2 los seNalados en el proyecto ejecutivo. También es frecuente ordenar la aceleracién de un proceso que se retrasa en cuanto a su tiempo 0 secuencia de eJecueién, cabe aclerer que el supervisor nunca solicita, pide o mucho menos suplice por medio de la bitdcora. cualquier palabra diferente a “ordenar” no debe userse. B) Certificaciones. En le libreta de bitacora, el Supervisor debe certificer o der fe de situaciones © del cumplimiento de srdenes por iniciativa propia o a solicitud del Contratista. Siempre que se certifique algo es por que se tiene seguridad de que es exacta y precisanente como se escribe en 1a libreta. No este permitide equivocerse cuando se esté actuendo practicanente en calidad de notario ¢) Autorfzeciones. Es frecuente que el Supervisor d# autorizsciones por conducto de la bitacora. De hecho debe hacerse Tutinariamente sobre aspectos critices, como son autorizaciones de colados de concreto, compactaciones de rellenos. bancos de nivel Este tipo de autorizaciones regulares en el desarrollo de les trabejos, requiere de una cuidadosa revisién previa pare asegorarse de que todo esta correcto. b) Informacién. Eventualenente, el Supervisor utiliza le pitacora para informer el Contratista sobre alguna situecion, evento, cambio de pergonal, visita oficial, revision especiel, ete. Cuando sea necesario asentar una note de este tipo debemos ebservar como nice regia el que se anotarén en le bitacora las informaciones que representen afectacién al programs, al presupuesto o @ 18 calidad de obra e0E) Prevenciones. Es muy saludable, en asuntos de construccién, el prevenir situaciones o anticiparse a posibles problemas. F) Control por bitacora de obra. Este tema es el central desde el enfoque de 1a Supervisién, en realidad comprende un poco de todos los temas que ya se han tratado anteriormente, més un tanto de lo ‘suyo propio. El control entonces se eJercera valiéndose de todos los temas segun las necesidades de cada momento de desarrollo. Cada Supervisor tendré un estilo y criterio particulares para aprovechar lo expueste. Le tinice que restarta por tratar es el Procedimiento que debe seguirse cuando nos encontramos con un Contratista que se niega a obedecer las srdenes 0 hace caso miso de las misnas Los pasos a seguir son los siguientes: I.- Toda parte de una orden rutinaria 0 extraordineria que se. ie da al Contratista por medio de la bitacora, precisa para que le orden proceda, que el Supervisor mencione en 1a nota un plazo razonable para su cumplimiento. II.- Una vez vencido el plazo concedido y habiendo comprobado que no se atendié 1a orden emitida, procederenos a asentar una segunda nota de bitdcora, haciendo referencia a la primera y concediendo un nuevo plazo, igual o menor que el anterior. Simultaneamente debers informarse del asunto al Coordinador encargado. Por Ultimo se le-solicitaré al Contratista nos exprese el motivo por el cual se resiste a cumplir. Si en su explicacién existen argumentos sélides y convincentes, debera ser el Supervisor razonable y reconsiderar 1a orden, ye sea para ampliarle el plazo o para buscar alguna sclucién al problema en su conjunto a1TIT) Si Legase @ vencerce el segundo plazo concedido, se procederé a asentar una altima nota, haciendo referencia en les notes anteriores, ordenando 1a atencién innediata del problema y sefialendo una sancién en caso de no actuar conforme a lo ordensdo fen un nuevo plezo que debera ser, de preferenci: menor al segundo concedido. Las sanciones s&s apropiadas y efectives seran las de el no conceder prérrogas, ¥ le mis dréstica puede ser la rescicién del contrato por incumpliniento. Puede haber muchas otras, y 1a que se use dopenders de lae circunstancias, del alcance del Supervisor para aplicerlas, del tipo de obra y del eriterio del Supervisor. no autorizar 1a estimacién inmediat pespués se procederé a informar a los superiores y, de .comin acuerdo, se optaré por alguna de las siguientes alternativas: 8) Citar a une reunién urgente a1 personal tecnico directive de le Constructora pare tratar el asunto. Se convocaré en la fecha mas proxima posible por escrito con copias a les reas que correspondan. En esta reunién se trataré de resolver el problema b) La segunda alternativa consiste en el misno procediniento, pero por medio de oficios. Esta tiene efectos mas limitados y mas lentos, pero es también muy Gtil y tiene la ventaja de dejer huella por escrito. ezReglas de la Residencia. A) Solicitudes. La residencia de 1a obra utiliza 1a librete para solicitar a la Supervisién elementos necesarios pare ejecutar le obra. Tombién sc comprende on eate tipo de uso, las solicitudes de autorizacién, de cerificacion, de constancia, de informacién y de revisién, por medio de les cuales el Contratista hace peticiones de Visto Bueno de los trabajos que realize B) Aceptaciones. En la bitdcora, el Contratista acepta érdenes © instruceiones giradas por 1a Supervisien, e implicitenente se obliga 2 cumplir 1o requerido. Ahora bien, sino esta totelmente de acuerdo con 1o ordenado, tiene derecho a ceptar bajo protest, pero es necesario que en la nota siguiente exponga los motivos por los que no esta totalmente de acuerdo y podré, si lo desea, solicitar una recensideracién de lo ordenado, © bien una explicecién de los motives que impiden que se etiends © su solicitud. ©) Inconformidades. En caso de que el Contratists esté en total desacuerdo con Ja orden que recibe, podra recurrir e asentar una inconformidad. Desde luego que tendré que explicar los motives E1 Supervisor est& obligado a contestas ya sea anulendo, modificendo o reiternade 1a orden. En el dltimo caso se dara une explicacién de las razones que obligan a la reiteracién. En el caso en que 1a Supervisién no conteste a le inconformidad, el Contratista podré solicitar respuesta repetidamente, y en caso de no ser escuchado podré recurrir, en ultima instancia, alContratante ye 1a demanda legal si el caso lo anerita y si ast Jo considera necesario el Contratista en defensa legitima de sus intereses. En una situacién de esta naturaleza el Supervisor se vera en graves dificultades sino tiene elementos suficientes y amplios para apoyar su postura, y peor ain si actus con negligencia © rresponsabilidad al no contester a lo inconformidad D) Exigencias. En algunas ocasiones el Contratiste puede exigir por medic de 1a bitdcora. Estas ocasiones se presentan cuando le Supefvisién, por algun motivo injustificedo, no le entrega soluctones a problemas concretos de 1a obrs. y debido a estd 86 retrasan los trabaJos lesionando intereses del Contratista: como retrasos del programa o la provocacién de tiempos muertos que mantengan a los trabajadores inactivos, sin el reconocimiento econémico.. correspondiente, Lo: es epliceble cuando le Supervision ha ofrecido oficialmente una solucién y no ha cumplido. F) Advertencias. Existe la posibilidad de que el Contratists asiente en 1a bitdcora advertencias cuando se le ordene algo ue, 2 su juicio, pude acarrear determinadas consecuencias 84‘Apertura de 1a libreta de Bittcora de obr: La apertura de le libreta se realize por un primer asiento en 21 cual se menciona @l principio de la relacién entre las partes (esto no significa que no coincida con el inicio de 1a obra, ya que 1a apertura se efectéa dias antes del arranque de los trabajos). En otras palabras, 12 apertura de 1a bitacora indica el inicio de le relacién entre los representantes de 1a empresa Supervisora y el personal de la empresa Constructors. En cuanto al contenido, debers llevar los siguientes detos: 1) Primeramente los datos de las partes: nombres de las empresas. direcciones y teléfones. Despuss los datos indicativos del contrato y de su alcance, en le forma descritiva mas precisa posible. A continuacién una descripcicn detallada del terreno o lugar en donde se llevarén a cabo.los trabajos... incluyendo . todas las caracteristicas principales y las particulares que se observen. Esta parte es fundamental pues proteje le primera intervencién de 1a Supervisién en le obra. En caso en que la Supervisisn se designe cuando la obra ya ha sido iniciada, en este lugar se debe anctar un corte completo de los trabajos ya realizados, haciendo las observaciones pertinentes sobre irregularidades detectadas durante 1a primera revisién, quedando asi deslindada 1 responsabilidad del Supervisor e partir de ese momento. La siguiente parte de 1a nota de aperturs debe ser le declaracién del inicio de bithcore. Tor ultime 2c hers el registro de firmas autorizadas, el cual debe comprender un minino de dos por cada una de las partes. Como ya henos mencionado, las mAs convenientes son por le Supervision, el Supervisor responsable y su Coordinador, y por el Contratista, el Residente 2 cargo del contrato y el Gerente técnico o de construccién. esCierre de 1a bittcora Cuando se ha terminado la obra, incluyendo las actividades correspondientes a la entrege de la misma, y cuando ya no queda nungun pendiente, es decir, que todas las notas sin excepcién han sido cerradas, se procede a efectuar el asiento final o cierre de Ja bitdcora. Esta dltima nota debe expresar que por medio de ella se da por finiquitada la relacion técnica de campo, habiéndose cumplido en todo lo que en ella se consigns. Después se procede @ firmar y anular todas las hojas sobrantes, inutiliztndoles sin arrancarlas de 1a libreta Tipos de Notas. Se har& un anélisis del contenido que debe tener cada una de Jas notas segun Bu'tipo: Realizarenos este endlisis por, le note: mas compleja. Se trata del orden de correcién de un elemento que ha sido eJecutado con defectos. Primero se presenters un desglose de las parte que debe contener un asiento: 1) Certificacién de la nota Las primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de 1a nota. En este caso se trataré de una orden. Entonces debe iniciarse diciendo: se crdena; en otros casos: se informa, 0 bien: se certifica IT) Deseipeisn dei asunto A continuacién se ancta el asunto que motive 1a nota. La redaccién tipo seria, por ejemplo: la reparacién de le arista de le losa, © la sustitucién del aplanado, etc. 66IIT) ubicacton. Consiste en mencionar la ubicacién del elemento al que nos referimos. Lo delicado de esto aparece cuando se trata de un elemento repetido muchas veces, por ejemplo: trabes y muros. For 1o relative de mencien de estos elementos, es preciso mencionar eu ubicacién con datos suficientes para que puedan localizarse sin ‘equi vocos: IV) Causas de problemas. ‘A continvacion de la ubicacién se mencionarén las causas del problema, en forma breve, pero abarcando con precisién cuales fueron las causas y refiriéndo éstas a le o las especificaciones 0 Planos que no fueron observados, por lo cual se motivs el error La deficiencia Ei Supervisor hobré inveetigade todo lo neceeario para emitir este dictamen, hasta tener le plena seguridad de escribir lo que es cierto. V) Solucién exigida El siguiente paso consiste en anctar la solucisn que debe efectuarse para subsanar el problema. Es preciso enotar en 1a bitacora, todos los datos necesarios para su correcién. VI) Plazo pars le correccién Inmediatamente después de la solucion descriptiva, se establece un plazo mixina para au eJecucsén. £1 plazo otorgado debe de ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implice el proceso. Es reconendable anoctar una fecha fija, en esa forne sabrenos que pra esa fecha el problema debers estar resuelto. e7VII) Prevencisn. Se trate de 1a parte mis importante de 1a bitacora. Por desgracia es le parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podenos afirmar que por medio de elle la Supervisién erece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con cardcter preventive es como se presta un servicio eficiente y profesional. VIII) Responsabilidad de 1a nota y consecuencias econsmices La altima parte del texto de la nota de bitdcora corresponde 3 sefalar quién cubriré el costo de las modificaciones. reparaciones, sustituciones © lo que represente econénicamente 1a Por 10 general y salvo contadas excepciones, se genera con las érdenes emitidas un costo extra, sobre todo si son nota mis reparaciones o sustituciones. £1 cargo podria hecerse al Contratista si ocurre que, por no-haberse observado el plenv v 10 haber seguido el procediniento indicado en las especificaciones, o por no haber utilizado los materiales indicados en el presupuesto 1 fus quien generé el problema, y ser& con cargo al Contratente cuando se trata de modificaciones 8 los planes, especificaciones o materiales (inclusive cambios de proyecto), 0 cuando habiéndose seguido debidamente las instrucciones de la especificacion y ccupade los materiales aprobados, el resultado fue distinto IX) Sanciones Cada una de las sanciones sera meditada anslizendo sus posibles efectos wecundarios, sus consecuencias y eu procedencia legal a8X) Seguinientos. Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitacora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos # los que se debe vigiler que se cumplan en la fecha estipulade. Los seguimientos no competen directamente a1 Residente y 10 me conventente ee llevarlos en el diario de obra destinandoles una seccién del mismo, El seguimiento se logra cuando adquirimos el pabito de leer todas las maNanas qué notas se vencen ese die pare verificar su cumpliniento. Los otros tipos de notas de bitacora quedan comprendidos percialnente en lo descrito, debido a que se trata de asientos menos conplicados. Una recomendacién importante: Debido @ que no se permiten legeimente hecer tachaduras, ~ennendaduras, —borrenes.. 0 superposiciones en la 1ibreta de bitdcora, y con el fin de eviter hacer composturas, nunca hay que escribir directamente en la bitacora. Es preferible asentar lo siguiente: esta note se anula por tener error, y después transcribir correctamente le nota para firmarla pues, es obvio, el asiento ernéneo no se firma 29X) Seguimientos. Los seguimientos se manejan fuera de la libreta de bitacora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos # los que se debe vigiler que se cumplan en 1a fecha estipulece. Los seguinientos no competen directamente al Residente y lo mis convensente es llevarlos en el diario de obra destinsndoles una seccién del mieno. El seguimiente se logra cuando adquirimos el pabito de leer todas las mafianas qué notas se vencen ese dia pare verificar su cumplimiento. Los otros tipoe de notas de bitacora quedan comprendides parcialmente en lo descrito, debido a que se trata de asientos menos complicados una recomendacién importante: Debido a que no se permiten legelmente hacer tachaduras, ~enmendaduras, —_borrenes.. © superposiciones en la libreta de bitscora, y con el fin de eviter hacer compesturas, nunca hay que escribir directamente en la bitacora. Es preferible asentar lo siguiente: esta nota se anule por tener error, y después transcribir correctamente 1a nota pare firmarla pues, es obvio, el asiento erréneo no se firms 29VIT.2.~ Diario de obra. (EI diario de obra es un instrunento de trabajo de 18 Supefvieisn que sirve para concentrar toda informacién relevante respecto al deearroile de wn proceso constructive, significa un principio de orden y una ayuda de mesoria de enorme utilidad pare fel Supervisor: en 61 habrén de quedar plasmados todos aquellos datos que son atiles para acleraciones posteriores! ‘antes de continuar con los detalles de forma de operer el diario de obra, es conventente hecer une diferenciacion entre pitscora de obra y diario de obra dado que es frecuente que exists confusin respecto a las funciones de cade uno de ¢stos: como ya dijinos le bitdcora se utiliza para anotar en forme oficisl ¥ legal todas aquellas situaciones que modifiquen 0 afecten les condiciones originales del proyecto eJecutivo que estan contenides ‘en el contrate y sus anexos técnicos| y el diario se utilize pare anoter todos los datos y eventos acontecidos en 1a obra y que sean relevantes, iguales o distintos de los previstos en el proyecto el, no esecutivo, lo escrito en el diario carece de caracter of: ‘es perte del contrato ni eirve directanente para reclemacin egal por las caracteristicas del contenido del diario de obra, ste se puede considerar como una relacién cronolégica de lo acontecido, una auténtica historia del frente de obre 90operacién del diario de obra. Pere orientar al Supervisor sobre el aprovechaniento del diario de obra, @ continuacién se mencionan algunos de los datos que son importantes: 1) Acontecimientos relevantes. ‘Todo aquel hecho que se considere de singular importencia que signifique haber alcanzado un logro respecto al avance de 10s trabajos. Podenos ejenplificar mencionando €1 colado de le lesa, tapa de la cisterna, que represents el inicio de 1s etoro de acabado en obras exteriores 0 el colado de le Gltine losa de ljzotea con 10 cual se termine con el uso de cimbras, en fin, muchos otros sucesos. También podenos enlistar como —hechos releventes los fenémenos naturales: Iluvias extraordinaries. heladae, ventarrones v otros de caracter eventual, como escasez de cenento, falta de agua-para le obra, disminucién del personal por ‘efecto de époce de cosechas y otros similares. Asimismo, podenos _referirnos a modificaciones importantes aque efecten el deserrolle de la obra, suspensiones totales © parcieles de los trabajos. pruebas de laboratorio extracrdinarias 0 de materisles que Megeron y muchas otres situacionce que @= conveniente tener @ ano en cualquier momento. De todos estos acontecinientos, © propio tener su ubicacién en el tiempo, 10 que se logre [utositicamente al quedar asentados por fecha, también debemos contar con una muy breve descripeién del hecho cast en forms de telegrena y por Gltino: los datos, medidas, cantidades, nonbres 0 todo aquello que sea importantes de saberse al respectu; se trate de ocupar el minizo espacio sin dejar de anctar cuanto dato pueda servir en el futuro. onII} Actividades del Supervisor. Consiste en dejar constancia de actividades no regulares, por eJemplo, del inicio de revisiones encaninadas al establecimiento de los precios de venta os partir de qué momento se inicia una revisién especial de los concretos debido a que los reportes del laboratorio nos muestran resultados con tendencias a la baja, 0 se procede a realizar un inventario del material. Todas estas actividades debemos concentrarlas en el tiempo y en sus alcances, ocasionalmente ser necesario mencionar quién lo ordens, quiénes 1a eJecutaron y qué tiempo tardaron _TI1) Visitas a la obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia diversos tipos de visitas oficiales que’ deben quedar registradas, es conveniente anotar quiénes visitaron el frente de trabajo, de qué entidad o dependencia, el motivo de le visita, las instruceiones giradas, en fin, tedes los incidentes y pormencres acontecides de mgnera que nor cea posible reconstruir los hechos posteriorsente cuando se requiers IV) Llegada de materiales, equipos o maquinaria importantes .- En el diario de obra se deben anotar les fechas y cantiaades de materiales y equipo significatives, particularmente cuando éstos Llegen postericrmente 2 lo programado, @stos datos nos evitarsn discusiones respecto al otorgemiento de prérrogas 0 al realizar los finiquitos, logréndose @ le vez un efective control sobre el proceso constructive. V) Recepcion de ducumentos.- Otro tema a controlar por medio del diaric de obra es el que ge refiere a documentacion que regularmente llega al frente de trabajo, entendenos por docuentacion desde las licencias ¥ permisos de construccién, circulares institucionales, boletines ce proyectos, haste oficios, memorandums, planos con modificaciones y toda clase de eecritos que se recihen que, de no ronarse estas precausiones, después no se sabe cuando 1legaron 92Por principio de orden, cada documento que ingresa a le oficina de Supervisién debe registrarse indicando le fecha, 1a -procedencta y en forma muy concentrada, el asunto de que trata o las caracteristicas del plano que se recibe. VI) Comunicaciones entre Supervisores y Coordinador. El diario de obra servir& también para oficializer ‘1a comunicacién entre los integrantes del equipo de Supervisién, por do que se requiere de un medio de comunicacién donde deJar instrucesones por escrite. Esta practica de snotar les érdenes tiene la ventasa de contribuir al control eficiente que debe tene) el Coordinador con las obras y el personal de Supervision a cargo de ellas y por lo que se refiere @ los Supervisores les sirve de guia de trabajo, asi como de un fective deslinde de responsabilidides respecto a las instrucciones recibidas y les fechas en que les fueron ordenadas Los temas que reconendanos que se manejen son todos aquellos que revisten importancia para el buen desempetto de la Supervisi¢n en sus funciones, operando como un equipo tecnico de trabajo se pueden referir a politicas de trabajo de 1a empresa, a érdenes giradas por la gerencia de Supervision o por la direccién de 1a expresa, formas de proceder ante un evento préximo, seMalanientos respecte 2 atrasos en el cumpliniento de las obligaciones contractuales, tanto del contrate de obra cono el propio de le Supervisin, etc., todo aquel asunto que en el futuro pueda representar un tema de digcucidn o que su olvido pueda acerrear consecuencias para cualquiere de las partes o para el buen desenpetio de la empresa 2 la que se pertenece 0 los intereses de quien nos contrata, o mis genéricemente, pare 1a buena marcha del deserrollo constructive a nuestro cargoVII) Vaciado de la libreta de campo. La libreta de campo es un cuaderno manuable que llevanos siempre con nosotros durante los recorridos de le obra, en 1 anotanos todos los datos importantes, observaciones, mediciones. nomeros de fotografias, en fin, todo aquello que recabamos en 10 obra y que no podenos ni debenos tratar de retener en le memoria, por ejemplo, de los datos anctados en 1a libreta obtenezos 12 informacion necesarie para calcular el avance de 1a obra y con esa base autorizar les estimaciones o reviser sus generadores desde nuestra oficins de campo: taiibien podenos anoter los diferentes niveles de una cepa de drenaje . La libreta de campo, por su necesidad de ser manuable, no podenos esperar que tenga un gran nomero de péginas, mis bien tendré un némero reducide, por lo que motive quizss, el uso de ms de una libreta por obra womplete, aunto que nes puede representar ificultades por extravio de una de las 1ibretas; este problema se resuelve, si. tenemos como habito el vaciar los datos mAs importantes al diario de obra, logrando con sta aceién el mantener al dia el diario y tener los detos importantes por duplicado previniendonos en caso de pérdida de alguno'de estos dos Anstrumentoe del trabajo del Supervisor Directorio de obra En tode oficina de Supervieién debe existir un directorio de obra, se trata de tener 8 mano una lista de nombres, direcciones ¥ telefonos de todas aquellas personas, entidades e instituciones ¥ ‘enpresss que de alguna manera estan relacionadas con 1a obra. Este directorio nos sera de gran utilidad pare legrar comunicacion telefénica, en el caso de enviar oficios o correspondencis sabrenos de insediato el nombre completo de 1a institucien 0 persona encargada asi como el cargo que reprecenta, ete 934Archivo de obra gn las offcinas de Supervision de cada frente debenos integrar un archivo que contenga tode 1a informacién respecto @ 1a obra, tanto la recibius 41 inicio de loc trabajos como 1a que se va rectbiendo; el objetivo de este archivo es tener siempre 3 18 mano lo que nos hace falta, evitar extravios y ester en condiciones de entregar, toda 1a documentacién al término de nuestra gestion os pianos tambien formen perte del archive, aun cuando éstos deben estar guardados en un planero que es necesario ue habilitenos en 1a oficine de cempo, junto al planero debemos tener una liste completa de los plenos, agrupados segin se trate arquitecténicos, estructureles, instalaciones, redes, acabsdos. ete; gate prictica nos faciiiters 1e loceldzacien e ‘A continuacién una relacién que se considera apropiada como indice del archivo de 1a obra: A) Contratos.- Se debe tener copie de todos los contratos vigentes en 1a obre b) Progranas y docusentacién relacionada con su prérrogas. c) Fepecificaciones.- Generales y psrticulares, se pueden incluir los beletines recibidos D) Presupuestes.- Aqui podenos centoner también toda la informacién y documentacién relacionada con catalagos de precios unitarios auterizados, asimisno tode lo referente @ rendimientos. 5) Laboratorio. Reportes de contre) de materiales y estudios cone de necinica de suelos 0 de composicion quimice de los agregados de para conereto en 1a zone F) Circulares y offcios.- En érden cronolégico de todos aquellos que se reciben en la zona 95 eeG) Minutes de juntas de obra.- Borradores y actas definitivas numeradas. H) Admintetrecién Interna.- Ofieios y circulares de la empresa de supervision, comprobaciones de caja chica, solicitudes, resibos y toda clase de comunicacion con nuestra empresa 1) Oficios y Menoranduns enviados.- En orden cronolégico, toda 1a docurentacién generada en la oficina de Supervisién y enviada, a las entidades relacionadas con le obra. J) Verios.- Todo 10 que no se pueda clasificar en los subcept tulos enlistedos Es importante organizer los erchives desde 01 inicio ae los trabajos, atin cuando todavia no se genere ni se haya recibido ningén documento, esto nos permitir’ iniciar con orden nuestra funcién, cuesta mucho més trebajo organizer el achivo cuando ye pass algun tiempo y entonces se requiere reconstruir lo sucedido y localizer documentos Bibiloteca Para el desenpefio profesional de la Supervisisn es requisito contar con la mayor cantidad de informacion posible que nos pereita consultar sobre los temas técnicos que se presenten en diferentes momentos del desarro1lo del proceso constructivo, cualquier profesionista requiere de este apoyo fundamental para un buen trabajo y tener la poeibilidad de resolver los problemas que se ve obligado @ afrontar cotidienanente 96Por biblioteca nos referimos a une modesta coleccién de Libros técnicos fundamentales entre los que incluimos el manual de Supervision de concretos, algo sobre armados y cimbras y también tablas de conversiones, cartilles para la preparacién de nezclas, curados, en fin, tods equella documentacién sobre todo de cardcter practico 7vr.3. INFORMES DE SUPERVISION. Segun el diccionario, utilizamos para fines de obra", significa Dictaminar une persona perite en informar en el sentido que lo unto de su respective competencia, esta definicién concuerde con 1a funcién que el Supervisor debe llevar implicite entre sus responsabilidades mis destacadas; afiadirenos que une de gus obligaciones més primordieles es 1a de enterar al cliente sobre el avance y los incidentes de 1a obra @ su cargo, este rotivo es suficiente para que en 1s capacttacisn del Supervisor se destine un capitulo especial sobre el tema. El vehicule de la informacién es el informe. Los infornes pueden ser de diferente tipo segin los requerimientos, continucacién deseribirenos cade uno de éstos segin sus ceracteristicas: Loe infores periédicos sobre ol avance, ies informes especializados sobre. algin tena especifico, como tramitacion de licencias y permisos, sobre el arribo 2 le obra ce algunos insumos importantes, sobre los rendimientos estandar Jogrados por los trabajaderes en algunos de les procesos constructivos obtenides para apoyar le labor de integracion ae precios unitarios particularmente sobre obra extra interna que nos sitve de base para controlar la obra y disponer de le informacion elenentos para 1a elaboracién de toda le informacién manejada regularmente y otros casos menos frecuentes que no viene al caso nencionar.ya que por ser tan variados y exclusivos de cade constricetén es casi imposible agruparlos. 98Por 1o que se refiere @ tipos de informacién o temas, resulta ‘también extenso relacionarlos, como Superviscres habrenos de manejar datos sobre el avance general de le obra, por cap{tulos de 1a misma, as{ como por especialidades, requerimos informacién sobre consunos de algunos materiales de los mis usuales, también por lo que se refiere el personal de campo, 1a herremienta disponible, el equipo mecanico, las aconetides y descargas de servicios municipales, en fin, una multitud de detos para elaborar Giversos informes, algunos que se riden regularmente y otros que son impredectbies Es importante seMaler le presencia del factor tiempo, lo cual significa que casi la totelidad de los datos son variables, por lo tanto, tendrenos constantemente cantidades distintas conforme pasa el tiempo: por lo anterior se deberé de contar con un registro capaz de contener todos los datos durante todo el desarrollo. Para le integracién del banco de datos recomendamos que contenga minino, todos les datos que aparecen en los infornes regulares, ya sean del tipo de formato estander 0 de acuerdo @ une costunbre establecida, pare lo cual es preciso elaborar une Liste de dichos datos a la que aNadirenos todos aquellos que requerinos en lo personal para llevar el control de le obra: como eJemplo de lo dicho pedencs mencionar datos basicos que uUilizenos pere eleborer catimacionee, tambicn los ms significativos de 1a explocién de meteriales, lista de recursos humanos y de herranienta y equipo: referente a las unidades util: obras y todo aguel elezento que le experiencie y el criterio nos eehals cone neceserios es importante incluir 10 \das para medir el avence ce les =— 99La periodicidad con que actualizenos el banco de datos habré de ser establecida esencialmente de acuerdo a los plezes con que debenos cumplir con 1a informacion regular, el minimo reconendable es mensuainente, 10 razonable es dos veces el mes y trotindoss de una obra de desarrollo complejo y acelerado, adonde contamos con suficiente personal de Supervisién y por tanto podenos tener destinado a alguien a mahedar 1a infornacisn, podriamos actualizar senanalmente nuestro banco de datos. 1. INFORMACION INTERNA. L.i.Informes de campo.- BaJo este denominacién agruparenos todos los informes que manejamos en a obra cuya funcién es la de servirnos en forma interna para efectos de control de la obra misma, este tipo de inforne se utiliza sobre todo cuando la magnitud de los trabajos @ realizar requiere de un equipo ds Supervisores compuesto por varios elenentos organizadores Serarquicanente y existe un coordinador o jefe de Supervision que necesita que le informen sus subordinades sobre los avances en las areas 0 especialidades bajo su responsabilicad. Los infermes de campo deber4n ser elaborados conforme @ las necesidedes particulares de cada obra y tendran contenidos 10s datos que sean necesarios para efectuar 12 concentracién de ellos y asi obtener 1a informacion general de le obra. La infornacton, por lo que se refiere # le que enviance 2 nuestra enpress, es de caracteristicas my diversas, pare su mejor comprensi¢n le dividiresos en informacion administrativa, informacién sobre el avance de cumplimiento del contrato por el servicio de Supervision, el costo de los servicios mismos, 105 envios de docuentacién y las solicitudes, tanto de material de oficina cozo de elementos tecnicos necesarios para el control de 100la obra; informes especiales que se generan cuando 1a obra incluye entre los capitulos de 1a misma, alguno que reviste caracteristicas de tipo extraordinario, por lo tanto, anerita un tratamiento distinto y prioritario (equipos sofisticados 0 instaleciones complejas, por ejemplo); 0 cuando en parte o en toda ja obra se han presentado problesas que 1a hen retrasado notablemente o que es urgente 1a terminacion para determinar 1a fecha muy proxina. Cualquier tipo de informe requiere de una estructura acorde con las caracteristicas particulares y le finalicaa que sé persigue en cada caso Los informes que tienen un formato establecido son ae facil elaboracion ya que de antemano conocemos los datos que se requieren para 1a elaboracién y podenos en forme preventive tener Lista le informacisn, ahora bien, cuando se nos presente le necesidad de enviar informes especiales para los cuales no exite formato debenos, antes de iniciar la recopilacién de datos, hacer una anélisis sobre los objetivos que persiguen quien nos he solicitado el informe, es fundamentel que conozcance plensmente las expectativas que se tienen sobre nuestro trabaso, Una ultima recomendacién sobre el tema se refiere a le redaccien de 1s informacién que enviamos, 1s cual debe de ser clara sencilla y sobre’ todo debe corresponder a lo que tratanos de decir, desafortunadamante es frecnente que se trate de decir algo pero se escribs de tal manera que no se entiende o se presta a ser nal interpretado. 3022. INFORMACION EXTERNA, 2.i.Informe sistenstizado por formato. En les instituciones spublicas o privedas cono Infonavit se acostumbra utilizar formatos tipo para los informes, le intencién es sistenatizar le informacién particularmente 61 se maneja un némero considerable de frentes de trabaso, estos formatos por lo general son usados pare la elaboracién de informacién perisdica y son my faciles de integrar, los datos requeridos sienpre son los misnos y el formato nos lleva de 1a mano para llenerlo; se piden datos concretos ¥ seivo algunas excepoiones, no se necesita redactar g.a.tnfornes Abiertos. Este es el caso de el envio de informacion cuando no existen formates preestablecides, 10 que significa que debenos organizer nosotros la informacién; @ _continuacién describiremos un informe complete. CONTENIDO DE UN INFORME ABIERTO TIPO: 1) Resumen eJecutivo.- Es una sana costumbre ol integrar el informe, considerar en primer término un resumen de uns cusrtille © cuando mucho dos, cuyo objetivo sea el de informar @ los directives sobre cada uno de los aspectos més trascendentes sin pecesidad de leer todo el texto y asi enterarse con prontitud sobre el contenido, con 1a ventaja de que ei algun asunto Llama su ‘atencisn en forma especial podré conocer el detalle leyendo nicazente lo que interese 2) Indice. Be el elemento imprescindible pare le formecién de un trabajo serio, la elaboracién del indice es muy sencilla y su omisisn denerita mucho 1a calidad de nuestra labor de informacién 3) cuerpo de Inforne.- La parte central y ms importante del informe, nos referinos ® le Unica parte imprescindible, 1a cual requiere de todo €1 cuidade y atencién pore su eieboractén enlister aconpafiado de breves comentarios les principales cualidades que es conveniente considerar 102a) Estructura: para conseguir esta finalida debe dividirse el trabajo en partes muy definidas, procurando lograr una secuencis Logica al agrupar las partes relacionadas entre st b) Orden: se trata del aconodo de las partes de acuerdo @ su Amportancia, podenos colocr les partes de 1a ms significativa @ Ja menos, también es propio describirlas en el orden en el que se van efectuando los trabajos, esta ditima manera tiene le ventasa de facilitar 1a basqueda de datos en el informe aunque se pierde la Jerarquizacién; pudiera ver otras formas de ordenacién tanbien validas, ¢) Claridad: cada uno de los temas es preciso que se redacte ae manera comprensible, con lenguaje sencillo y observando que en su contenide exits una intreduccién. 1a descripeién del probleme, el dlagnéstico de 1a situacién actual y las consecuencias que pueden suscitarse de persistir 1a anonalia; todo antecedido por un titulo en que se describe en un minimo de palabras el esunto que nos ccupe, por ejemplo: "Muros de block hueco, desplonades", este encabezado conviene subrayarlo 0 escribirlo con otro tipo de letra pera que destaque en el texto. Recomendanos trepajer en un borrador que nos permite realizar las correcciones necesarias antes de pasar en limpio el texto definitive cuando estenos seguros de que informamos lo que querenos decir4) Objetividad: los informes deben ser muy obetivos, no se trate de Literatura, 10 que pretendenos es informar sobre los acontecimientos de la obra @ nuestro cargo y considerando que en a época actual con 10 complejo de las rutinas que nos abligenos @ ‘efectuar y 10 complicado de los procesos constructivos que desarrollamos se vuelve imperioso el eprovechamiento miximo del ‘tieapo y le aplicacién de le ley del menor esfuerzo. 4) Informe Fotografico.- Es propio incluir un informe fotogréfico en el cual presentencs en forma gréfica los shalanientos mas importantes que mencionamos en el texto, sera de mis facit comprencién 1o que expresanos y quedarén referencias irrefutables sobre nuestros enunciamientos. £8 costumbre que estos informes fotogréficos sean elaborados en forma por dems simple, se tone una 0 dos fotos panoramica, se pegan al papel con un pie de foto que dice: “Panoramica de la obra”, consideramos que se debe hacer algo mis profesional ya que en suchas ocasiones habresos de recurrir a estos documentos graficos pare aclerar situaciones en defensa de nuestra labor: @ continuacién mencionarenos slgunes consideraciones #1 respacto que nos proporcionaran une idea de cono mesorar nuestro trabajo a) Una vez que se recojan las fotografias reveladas, 1a primera reconendacién se refiere a la clasificacién por escrito de los negativos para que sean archivados en forma adecusds y s© puede disponer huevenente de ellos cuando sea necesario. b) Para efectos de armer el informe necesario coll tones en el mismo orden que se uss para elaborar el texto del informe, une vez realizada esta labor, procederenos @ nuserarias das 104para poderlas referenciar tanto del texto al informe fotografico cono viceversa, en el texto harenos la referencia poniendo entre paréntesis (Ver inforne fotografico, pagina 18, foto numero 13) ¥ en el inforne fotografico (Ver capitulo IV, muros de concrete, pégina nanero 7); de esta manera queda referenciado en los dos sentidos. ¢) Es conveniente escribir al pie de cada fotografia el tems del ‘asunto que tratanos, con lo cual quedars explicado el motivo que tuvinos para incluir esa toma, cuando se omite lo que acebames de decir suswds que quien lee el informe no eabe s que se refiere 9 que se quizo decir con esa toma 5) Anexos.- En casi la generalidad de los informes existe le necesidad de incluir documentos 0 copia de ellos que comprueban © conplenentan la informacién que emitinos, por consiguiente es conventente dedicar una secciou para tal efecto, en esta scccién colocarenos dichos documentos en el mismo orden que se sencionan en el texto, los nunerancs y los referenciamos de 1a misme manera que describinoe este método para las fotografias del informe