1.1.

EL ORIGEN DE LA ESCUELA DE
SISTEMAS.

Figura 3.¿Sabías qué? Concepto Hombre-máquina.

UDEMÉX (2018)

La teoría estructuralista considera a la empresa como un sistema social, reconociendo

que existe un sistema formal como otro informal dentro de un sistema integrado. La teoría
del comportamiento conlleva a la teoría de la decisión, donde la empresa se ve como un
sistema de decisiones, ya que todos los trabajadores de la empresa toman sus decisiones
e interactúan dando lugar a la trama del comportamiento organizacional.

Luego de la segunda guerra mundial y mediando la matemática se aplicó la investigación

operacional, para resolver la complejidad de problemas utilizando diversas variables.

Con respecto a la relación clientes-vendedor, la teoría de las colas (filas) se programó

para que ésta sea óptima respecto a una esperada afluencia de clientes.

En tiempos muy lejanos, los sistemas eran cerrados, no se tenían en cuenta el ambiente,
provocando poco desarrollo y comprensión de la retroalimentación -feedback-, básico
para sobrevivir. Este enfoque antiguo fue débil, ya que se utilizó pocas variables
significativas de la realidad de entonces y otras veces se ha sustentado con variables
impropias. La concepción de sistemas no es una tecnología en sí misma pero es la
resultante de ella. Así podemos ver que analizando las organizaciones vivar revela: lo
general en lo particular mostrando las propiedades generales de las especies que se
adaptan y sobreviven en ambientes típicos. Los sistemas vivos son analizados como
sistemas abiertos, que mantienen un continuo intercambio de materia, energía e
información con el medio ambiente.

La teoría de sistemas permite considerar los fenómenos dentro de un enfoque global,

para integrar temáticas a veces distintas.

Origen de la Teoría de Sistemas

Figura 4.¿Sabías qué? Origen de la Teoría de Sistemas

 UDEMéx (2018)

1.1.1. Surgimiento de la Teoría General de Sistemas

La Teoría General de Sistemas, idea desarrollada por L. Von Bertalanffy en 1930, fue un
tema nuevo que causó impacto en la comunidad científica, lo que motivó el interés de
muchos para su investigación, motivo por el cual un grupo conformado sólo por personas
que tenían inquietudes similares formaron la Sociedad para la Investigación de Sistemas
Generales conjuntamente con Anatol Rapoport, Kennet Boulding, Ralph Gerard y otros en
1954.

No pasó mucho tiempo, para que el investigador y estudioso Kennet Boulding realice una
clasificación sobre cinco prioridades básicas de la Teoría General de Sistemas. Según la
investigación realizada, podemos llamar a estas prioridades: postulados, presuposiciones
o juicios de valor

Figura 5.Postulados de la Teoría General de Sistemas..

UDEMéx (2018)

Pero el nombre que conocemos de esta Sociedad no es el que dio origen a su

constitución, pues primero fue conocida como Society for General Systems Research
(SGSR), luego fue convertida en la International Society for General Systems Research
(ISGSR), para finalmente lo que hoy se conoce como la International Society for the
Systems Sciences (ISSS), cuyos objetivos fueron:

Figura 6.Objetivos de la ISSS

UDEMéx (2018)

Los Estudiosos de la Teoría General de Sistemas no han sido sólo investigadores del
orden en el orden y de las leyes en las leyes, sino que están en la búsqueda de casos
esenciales y particulares de un orden abstracto. La constante búsqueda de encontrar
relaciones prácticas para idealizar un orden y una ley formal, puede iniciarse de
cualquiera de los dos puntos originales, el teórico y el práctico.

La Teoría General de Sistemas está basada en la búsqueda de la ley y el orden en el

universo, ampliando su búsqueda y convirtiéndola en la búsqueda de un orden de
órdenes y una ley de leyes. Por esto se le llamó Teoría General de Sistemas.
Schoderbek y otros estudiosos atribuyeron a la Teoría General de Sistemas ciertas
características

Figura 7.Características de la Teoría General de Sistemas

UDEMéx (2018)

Figura 8.Surgimiento de la perspectiva de la TGS

UDEMéx (2018)

Entonces se puede determinar que la Teoría General de Sistemas se basa en un principio

clave el cual es la noción de totalidad orgánica, mientras que el paradigma anterior estaba
basado en una imagen inorgánica del mundo. Sin necesidad de ir muy lejos, la TGS ha
originado gran interés generando un veloz desarrollo de diversas tendencias, destacando
entre éstas la cibernética, la dinámica de sistemas y la teoría de la información.

Si bien el campo de aplicaciones de la TGS es ilimitado, al usarla en fenómenos

humanos, sociales y culturales, se advierte que sus raíces tienen bases sólidas en el área
de los sistemas naturales (organismos) y en el de los sistemas artificiales (máquinas).
Mientras más equivalencias encontremos o reconozcamos entre organismos, máquinas,
hombres y formas de organización social, existirá mayor posibilidad para aplicar el
enfoque de la TGS de manera correcta, pero mientras más experimentemos los atributos
que caracterizan lo humano, lo social, lo cultural y sus correspondientes sistemas,
quedarán a la vista sus obsolescencias y deficiencias.

Figura 9.Etimología de sistema

UDEMéx (2018)

En las definiciones más simples se identifican los sistemas como:

Figura 10.Definición de los sistemas

UDEMéx (2018)
Esas definiciones que nos concentran fuertemente en procesos sistémicos internos,
deben, necesariamente, ser completadas con una concepción de sistemas abiertos, en
donde queda establecida como condición para la continuidad sistémica, el establecimiento
de un flujo de relaciones con el ambiente.

A partir de estas consideraciones la TGS puede ser desagregada, dando lugar a dos
grandes grupos de estrategias para la investigación en sistemas generales:

Figura 11.Grupos de estrategias para la investigación en sistemas

UDEMéx, 2018.

En el primer caso, la característica principal de un sistema está dada por la dependencia

mutua entre las partes que lo forman y el orden que se encuentra bajo tal
interdependencia. En el segundo, lo central son las corrientes de entradas y de salidas
mediante las cuales se establece una relación entre el sistema y su ambiente. Ambos
enfoques son ciertamente complementarios.

En general, podemos definir a un Sistema de la siguiente forma:

Figura 12.Concepto de sistema

Por lo tanto, sistema es cualquier conjunto de dispositivos que colaboran en la realización

de un fin específico. En informática, la palabra sistema se utiliza en varios contextos. Así,
una computadora es considerada como el sistema formado por su hardware y su sistema
operativo. Sistema, se considera también a cualquier colección o combinación de
programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el procesamiento de
información: un sistema de contabilidad, un sistema de facturación, un sistema de gestión
de base de datos, etc.

 Los sistemas se pueden dividir en cerrados y abiertos:

Figura 13.Tipos de sistemas

UDEMéx (2018)
Es oportuno aclarar que no obstante el rol renovador para la ciencia clásica, la TGS no se
despega - en lo fundamental - del modo cartesiano (separación sujeto/objeto). Así forman
parte de sus problemas tanto la definición del status de realidad de sus objetos, como el
desarrollo de un instrumental analítico adecuado para el tratamiento lineal de los
comportamientos sistémicos (esquema de casualidad). Bajo ese marco de referencia los
sistemas pueden clasificarse de la siguiente manera:

Figura 14.Clasificación de los sistemas

UDEMéx (2018)

Con relación al ambiente o grado de aislamiento los sistemas pueden ser cerrados o
abiertos, según el tipo de intercambio que establecen con sus ambientes. Como se sabe,
en este punto se han producido importantes innovaciones en la TGS (observación de
segundo orden), tales como las nociones que se refieren a procesos que aluden a
estructuras disipativas, auto referencialidad, auto observación, auto descripción, auto
organización, reflexión y auto poíesis [la capacidad de los sistemas de producirse a sí
mismos]. (Rodríguez, D. y M. Arnold., 1990)

Checkland, Peter (1993),también realizó una clasificación, en la que considera a los

sistemas de la siguiente forma

Figura 15.Clasificación de los sistemas de acuerdo con Checkland

Al hablar de sistemas, es necesario hablar de modelos. Como se ha dicho, el enfoque de

sistemas implica la conceptualización de lo que es la realidad en términos de totalidades.

Para poder conceptualizar estas totalidades, se necesita hacer elaboraciones mentales

complejas, por ello se necesita tener los instrumentos intelectuales para que esas
representaciones mentales puedan ser claramente expresadas. Aquí juegan un papel
preponderante los modelos, y de allí su gran utilidad y la estrechez de su relación con el
enfoque de sistemas.

En consecuencia, nos preguntamos ¿qué es un modelo?, un modelo no es otra cosa que

la representación de la realidad; es una abstracción, una simplificación de la misma.

Los modelos pueden ser de dos tipos:

Figura 16. Tipos de Modelos

Los modelos nos sirven para conocer el sistema que tenemos bajo estudio. También, para
aprender acerca de lo que acontece en el sistema o para intentar predecir su probable
comportamiento y así poder actuar sobre una posible acción futura del mismo.

Los modelos se usan cuando existe interés en el estudio de un sistema, no sin haber
tomado en cuenta que éste resultó válido para su ejecución, ejerciendo un proceso de
aprendizaje sobre el comportamiento del mismo y para anticiparse a su posible
comportamiento futuro.

Así se logra tomar medidas cautelares evitando consecuencias que no queremos, y todo
esto a un menor costo del que podría acarrear si se hiciese en la realidad.

Los cambios que han sido realizados a lo largo de los años en el país, hubiesen sido
menos costosos si en vez de experimentarlos en la propia realidad se hubiera podido
analizar sus posibles consecuencias mediante el desarrollo de modelos sistémicos que
considera diversas variables de dicha realidad. Así, ahora no existirían tantos lamentos
por lo que se hizo y lo que no se hizo.

1.1.2 Objetivos de la Teoría General de Sistemas

Figura 17.Sabías qué?... La TGS...

UDEMéx (2018)

En tanto paradigma científico, la TGS se caracteriza por su perspectiva holística e

integradora, en donde lo importante son las relaciones y los conjuntos que a partir de ellas
emergen. En tanto práctica, la TGS ofrece un ambiente adecuado para la interrelación y
comunicación fecunda entre especialistas y especialidades.

Bajo las consideraciones anteriores, la TGS es un ejemplo de perspectiva

científica (Rodríguez, D. y M. Arnold., 1990). En sus distinciones conceptuales no hay
explicaciones o relaciones con contenidos preestablecidos, pero sí con arreglo a ellas
podemos dirigir nuestra observación, haciéndola operar en contextos reconocibles.

Los objetivos originales de la Teoría General de Sistemas son los siguientes:

Figura 18. Objetivos originales dela TGS

UDEMéx (2018)
La primera formulación es atribuible al biólogo Ludwig Von Bertalanffy, quien acuñó la
denominación "Teoría General de Sistemas". Para él, la TGS debería constituirse en un
mecanismo de integración entre las ciencias naturales y sociales y ser al mismo tiempo un
instrumento básico para la formación y preparación de científicos

Todos los sistemas de información implican tres actividades principales: reciben datos
como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los
datos, actualizan cuentas, etc., y proporcionan información como salida.

Por tanto, un sistema de información recibe y procesa datos y los transforma en

información. Un sistema de procesamiento de datos podría llamarse “generador de
información”.

La Teoría General de Sistemas pretende capitalizar la existencia de paralelismo entre

diferentes campos científicos y suministrar las bases para una teoría integrada de
organización y de la complejidad

Figura 19. Surgimiento de la TGS

UDEMéx (2018)

1.1.3 Principios de la Teoría General de Sistemas

Es necesario reconocer las interacciones entre los sistemas abiertos y las totalidades
relacionales, que plantea la TGS como sus funciones básicas. Además enunciar las
analogías entre los conceptos de Isomorfismo y sistema general.

La búsqueda de interacciones

Sistemas abiertos.

Un sistema es un conjunto de partes interrelacionadas. Ahora bien, si examinamos esta

definición por un momento, llegaremos a la conclusión de que es tan general, que casi no
existe objeto en toda la creación que no se encuentre comprendido en ella (excepto lo
definido como conglomerado).

Las relaciones a que nos referimos son aquellas que “amarran” al sistema, son los lazos
de interacción a través de los cuales las partes modifican a otras y son modificadas a su
vez, dando como resultado la conducta del sistema. Por esta razón, estas relaciones
constituyen la verdadera esencia del sistema y su ruptura trae consigo la ruptura del
sistema como tal.

Figura 20. Recuerda... Interrelación de objetos

 UDEMéx (2018)

Sin embargo, para los efectos del análisis es conveniente hacer una subdivisión entre los
sistemas. Esta subdivisión ha dado origen a dos tipos de sistemas: los sistemas cerrados
y los sistemas abiertos. Si bien es cierto que todos los estudiosos de sistemas están de
acuerdo con esta división e, incluso, con estos nombres, no todos concuerdan en la
definición de ellos.

Figura 21. Definición de Sistema Cerrado

UDEMéx (2018)

Figura 22.Definición de Sistema Abierto

UDEMéx (2018)

Sin embargo, la mayoría de los autores y estudiosos de la Teoría General de Sistemas

aceptan características enunciadas por Ludwig Von Bertalanffy (quien fue el creador de la
Teoría del Sistema abierto) que señalan que un sistema cerrado es aquel que no
intercambia energía con su medio (ya sea de importación o de exportación) y el sistema
abierto es el que transa con su medio.

Finalmente, (Parsegian, V., 1970), define un sistema abierto como aquel que:

Figura 23.Definición de Sistema abierto. Parsegian.

UDEMéx (2018)

Otro ejemplo típico de sistema abierto es el hombre, ya que para mantener sus funciones
y su crecimiento, su adaptabilidad debe ser energizada por corrientes del medio (oxígeno,
alimento, bebida, etc.), que son externas al sistema mismo.

De acuerdo con estas definiciones, los sistemas abiertos serían, en general, todos los
sistemas vivos (plantas, insectos, células, animales, hombres, grupos sociales, etc.)
mientras que los sistemas cerrados estarían representados por todos los sistemas físicos
(máquinas, minerales, y en general, objetos que no contienen materias vivas).
La búsqueda de analogías

Isomorfismos

Figura 24. Sabías que... Isomorfo

UDEMéx (2018)

Es frecuente ver aparecer leyes similares de sistemas en varias ciencias. Lo mismo pasa
con los fenómenos cuyos principios generales son describibles en lenguaje ordinario
aunque no sean formulables en términos matemáticos. Por ejemplo, procesos como la
formación de un animal completo a partir de un germen dividido de erizo de mar a
salamandra, el restablecimiento de la función normal en el sistema nervioso central
después de quitar o lesionar algunas de sus partes, y la percepción de Gestalt en
psicología, son gobernados por principios diferentes pero que exhiben sorprendentes
similitudes.

Si investigamos la evolución de las lenguas germánicas observamos que, a partir de un

lenguaje primitivo, se dieron mutaciones fonéticas paralelas en varias tribus, aunque muy
separadas geográficamente: Islandia, las Islas Británicas, la Península Ibérica. Queda con
ella excluida la influencia mutua; las lenguas se desarrollaron independientemente
después de la separación de las tribus, pero aun así exhiben un paralelismo definido.

En casos sencillos es fácil dar con la razón del isomorfismo.

Figura 25. Sabías que... la ley exponencial.

UDEMéx (2018)

El isomorfismo hallado entre diferentes terrenos se funda en la existencia de principios

generales de sistemas, de una “teoría general de sistemas” más o menos bien
desarrollada.

Las limitaciones de esta concepción, por otra parte, salen a relucir distinguiendo tres
clases o niveles en la descripción de los fenómenos.

Figura 26. Fenómenos del Isomorfismo

 UDEMéx (2018)

Las analogías son científicamente inválidas. En cambio, las homologías a menudo

proporcionan modelos valiosos; de ahí su amplia aplicación en física. De modo similar, la
teoría general de los sistemas puede servir de dispositivo regulador para discernir
analogías y homologías, parecidos sin sentido y traslados significativos de modelos.

Figura 27. Sabías qué... teoría de las categorías.

UDEMéx (2018)

Las formas más sencillas de crecimiento, son la exponencial y la logística, las cuales se
prestan mejor a exhibir el isomorfismo entre leyes en diferentes campos.

Entre otros muchos, son ejemplos el incremento del conocimiento del número de especies
animales, las publicaciones sobre la domesticación, etc.

Sistemas generales

Figura 28. Recuerda... el análisis de los principios generales de los sistemas.

UDEMéx (2018)

Semejante investigación es un útil requisito previo con respecto a problemas concretos de

la ciencia. En particular, conduce a la aclaración de cuestiones que no son tenidas en
cuenta en los campos especializados. O sea que la teoría de los sistemas debiera ser un
recurso importante en el proceso de desarrollo de nuevas ramas del conocimiento a la
categoría de ciencias exactas, de sistemas de leyes matemáticas.

Esta investigación es igualmente importante para la filosofía de la ciencia, algunos de

cuyos principales problemas adquieren aspectos nuevos y a menudo sorprendentes.

1.1.4 La Teoría General de Sistemas desde el punto de vista epistemológico.

Figura 29. Teoría es...

 UDEMéx (2018)

En la filosofía de sistemas se distingue una ontología de sistemas, una epistemología de

sistemas y una filosofía de valores de sistemas. La ontología se refiere a la definición de
un sistema y a la comprensión de cómo se muestran los sistemas en los diferentes
niveles del mundo de lo observable, es decir, la ontología trata de definir mejor las
diferencias que existen entre Sistema Real y Sistema Conceptual.

Figura 30. Ejemplos de sistemas real y conceptual

UDEMéx (2018)

Figura 31. Definición de sistema abstraído

UDEMéx (2018)

La epistemología de sistemas se refiere a la distancia de la TGS con respecto al

positivismo o empirismo lógico. Ludwig Von Bertalanffy, refiriéndose a sí mismo, dice: “En
filosofía, la información del autor siguió la tradición del neopositivismo del grupo de Moritz
Schlik (filósofo alemán fundador del circulo de Viena), a quien llamaron posteriormente
Círculo de Viena. Pero, como tenía que ser, su interés en el misticismo alemán, el
relativismo histórico de Spengler y la historia del arte, aunado a otras actitudes no
ortodoxas, evitaron que llegara a ser un buen positivista. Tenía una relación con el grupo
berlinés de la Sociedad de Filosofía Empírica mucho más fuerte en la década de 1920 �
30. Allí descollaban el filósofo-físico Hans Reinchenbach, el psicólogo A. Herzberg y el
ingeniero Parseval (inventor del dirigible). Ludwig Von Bertalanffy señala que la
epistemología del positivismo lógico es fisicalista y atomista.

Figura 32. La epistemología del positivismo lógico se divide en:

UDEMéx (2018)

Por otro lado, la TGS no comparte la causalidad lineal o unidireccional, la tesis que la
percepción es una reflexión de cosas reales o el conocimiento de una aproximación a la
verdad o la realidad. Bertalanffy señala “[La realidad] es una interacción entre el
conocedor y conocido, dependiente de múltiples factores de naturaleza biológica,
psicológica, cultural, lingüística, etc. La propia física nos enseña que no hay entidades
últimas tales como corpúsculos y ondas, que existan independientemente del observador.
Esto conduce a una filosofía “perspectivista” para la cual la física, sin dejar de
reconocerle logros en su campo y en otros, no representa el monopolio del conocimiento.
Frente al reduccionismo y las teorías que declaran que la realidad no es “nada sino” (un
montón de partículas físicas, genes, reflejos, pulsiones o lo que sea), vemos la ciencia
como una de las “perspectivas” que el hombre, con su dotación y servidumbre biológica,
cultural y ling�ística, ha creado para vérselas con el universo al cual
está “arrojado”, omás bien, al que está adaptado merced a la evolución y la historia”. La
filosofía de valores de sistemas se preocupa de la relación entre los seres humanos y el
mundo, pues Bertalanffy señala que la imagen de ser humano diferirá si se entiende en el
mundo como partículas físicas gobernadas por el azar o como un orden jerárquico
simbólico.

Figura 33. Recuerda... La TGS

UDEMéx (2018)

Finalmente, Bertalanffy reconoce que la teoría de sistemas comprende un conjunto de

enfoques que difieren en estilo y propósito, entre los cuales se encuentra la teoría de
conjuntos (Mesarovic), teoría de las redes (Rapoport), cibernética (Wiener), teoría de la
información (Shannon y Weaver), teoría de los autómatas (Turin), teoría de los juegos
(Von Newman), entre otras.

Figura 34. Recuerda...

UDEMéx (2018)

¿Qué es el Pensamiento de Sistemas?

Figura 35. ¿Qué es el pensamiento de sistemas?

UDEMéx (2018)

Esta definición llevó a Bertalanffy a precisar un conjunto de conceptos que se mencionan

a continuación:

Figura 36. Conceptos de Bertalanffy

 UDEMéx (2018)

A partir del trabajo de Ludwig Von Bertalanffysurgen un conjunto de estudios y

contribuciones de sus discípulos, como Anatol Rapoport en matemática y Kenneth
Boulding en economía.

Lo que Ludwig Von Bertalanffyy sus seguidores cuestionaban era la no adecuación e

incompetencia de las ciencias clásicas para la explicación de los fenómenos biológicos,
psicológicos y sociales, surgiendo de aquí, teorías interdisciplinarias que iban más allá de
las ciencias clásicas. La idea central era el intercambio de conocimientos entre las
diversas disciplinas, en la búsqueda de una ciencia única la que es expresada a través de
la Teoría General de Sistemas (TGS).

1.2 CARACTERÍSTICAS GENERALES

DE UN SISTEMA

Es reelevante reconocer que cuando nos referimos a un sistema general, estamos

pensando en sistemas dinámicos abiertos, en cambio, cuando nos referimos a un sistema
cerrado se agregara su “apellido”.

En genera las características principales de un sistema abierto son: su corriente de

entrada, su procesop de conversión, su corriente de salida, y como elemento de control, la
comunicación de retroalimentación.

La Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos y
aportes metodológicos:

1.2.1 Aportes semánticos

En el siguiente esquema se pueden apreciar las características del aporte semántico de la

teoría general de sistemas.

Figura 37. Aporte semántico de la teoría general de sistemas

 Fuente: UDEMEX 2018

Las sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas palabras,

estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a formar casi un
verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas. De esta forma surgen
problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que los participantes del proyecto
son especialistas de diferentes ramas de la ciencia y cada uno de ellos maneja una
semántica diferente a los demás.

La Teoría General de Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende introducir

una semántica científica de utilización universal. En nuestro caso necesitamos
apropiarnos de dichos conceptos no sólo para establecer la fundamentación de la teoría
general de sistemas, objetivo fundamental de esta unidad; sino para comprender sus
alcances, aplicaciones y tendencias en los campos que de ahora en adelante nos pueden
ocupar o interesar.

Figura 38. Concepto de Sistema

Fuente: UDEMEX 2018

Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo
físico (objetos), sino más bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser
funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas,
procesos y salidas.

Figura 39. Partes de las funciones básicas de un sistema

Fuente: UDEMEX 2018

Entradas

Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos
humanos o información.

Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus

necesidades operativas.

Las entradas pueden ser:

Figura 40. Tipos de entradas

 Fuente: UDEMEX 2018

Proceso

El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina,
un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro
de la organización, etc.

En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre cómo se efectúa esa

transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador.
En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de
las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se
transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes
combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden
originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina
una "caja negra".

Caja Negra

Ilustración 1. Esquema de la caja negra

La caja negra se utiliza para representar a lo

sabemos qué elementos o sistemas cosas c
sistema o proceso, pero sabemos que a d
entradas corresponden determinadas salidas
poder inducir, presumiendo que a determinad
las variables funcionaran en cierto sentido.

Salidas

Figura 41. Sabías que? las salidas...

Fuente: UDEMEX 2018

Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el

propósito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en
entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo
indefinidamente.

Relaciones

Las relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas que
componen a un sistema complejo.

Podemos clasificarlas en:

Figura 42. Clasificación de las relaciones de un sistema

Fuente: UDEMEX 2018

Atributos

Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos.

Los atributos pueden ser:

Figura 43. Tipos de atributos

Fuente: UDEMEX 2018

Contexto

Un sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de
objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste, y a su vez el
sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el contexto; se trata de
una relación mutua de contexto-sistema.

Tanto en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto que
es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para estudiar.

El contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije.

Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.

Para determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:

Figura 44. Etapas para determinar el límite de interés

 Fuente: UDEMEX 2018

Determinar el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto que
sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite. Entre el sistema y el contexto,
determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se
toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente
presentan las mejores características de predicción científica.

Figura 45. Concepto de Rango

Fuente: UDEMEX 2018

Esta concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y que, en
consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos a riesgo de
cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.

Para aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma alternativa:
se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al sistema y su nivel de
rango.

Refiriéndonos a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema
puede ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de un
método lógico de detección. El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos
subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.

Subsistemas

En la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo

componen, cuando se indica que el mismo está formado por partes o cosas que forman el
todo.

Figura 46. Subsistemas

Fuente: UDEMEX 2018

Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los
primeros se denomina macro sistema.

Variables
Cada sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base
de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben necesariamente
conocerse.

Dado que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento
que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas. Pero no todo es tan fácil
como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo
comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características del
mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al
momento y las circunstancias que las rodean.

Parámetro

Figura 47. Concepto de Parámetro

Fuente: UDEMEX 2018

Operadores

Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y
logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede
decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son
privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes
variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son
influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los
operadores.

Realimentación (Retroalimentación)

A lo largo de esta unidad de aprendizaje desarrollaremos el término Realimentación, lo

que en textos y bibliografía consultados denominan retroalimentación.

Esto por una aclaración que me hicieran llegar muy a tiempo: La idea general heredada
de la cibernética propone el feedback como la estructura que permite que una salida del
sistema vuelva a este como una entrada y en consecuencia dicho vocablo no debería
traducirse de esa manera (retroalimentación) sino como realimentación, pues a diferencia
del prefijo “retro”, que indica volver hacia atrás, el prefijo “re” quiere decir que hay una
reiteración y no una vuelta atrás, en el tiempo.

Figura 48. Concepto de Retroacción

 Fuente: UDEMEX 2018

Hecha esta aclaración, continuamos con el concepto.

La realimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas
del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.

Figura 49. Salidas de Retroalimentación

Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 2. Esquema de Homeostasis

Fuente: https://enfermaca.blogspot.com

Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia

dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales
en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como
condicionantes del nivel de evolución.

La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso del

tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden a
desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tener
rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambio
permanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.

Ilustración 3. Esquema de Entropía

Fuente: https://sites.google.com/site/mendozamaritzaportsist/2-1-propiedades-de-los-
istemas/2-1-7-entropia

En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas
abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aún transformarse
en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completa y de capacidad
para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los
recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo.
Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el
incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización
creciente.
Permeabilidad

Figura 50. Concepto de Permeabilidad

Fuente: UDEMEX 2018

Los sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cual se desarrollan son
sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los llamados
sistemas abiertos. Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan
sistemas cerrados.

Integración e independencia

Figura 51. Concepto de Sistema Integrado

Fuente: UDEMEX 2018

Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros

sistemas.

Centralización y descentralización

Figura 52. Centralización y descentralización

Fuente: UDEMEX 2018

Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son
más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al
contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de
respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de
coordinación y de control más elaborados y complejos.

Adaptabilidad

Figura 53. Concepto de Adaptabilidad

 Fuente: UDEMEX 2018

Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a los

cambios internos y externos a través del tiempo.

Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio
en el que se desarrolla.

Mantenibilidad

Figura 54. Concepto de Mantenibilidad

Fuente: UDEMEX 2018

Estabilidad

Un sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del flujo
continuo de materiales, energía e información.

Figura 55. Concepto de Estabilidad

Armonía

Es la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o

contexto.

Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura,

proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el
medio también lo es.

Optimización y sub-optimización

Optimización modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.

Sub optimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no

alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios
objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de
los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más
importantes.

éxito

Figura 56.El éxito

1.2.2 Clasificación del sistema

La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un

proceso subjetivo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de
las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. En este punto se dan
lineamientos generales sobre las diferentes clases de sistemas y algunos ejemplos que
corresponden a su definición.

De acuerdo con el planteamiento (De Alba, A., 1995), los sistemas se clasifican así:

Figura 57.Clasificación del sistema

Fuente: UDEMEX 2018

Otras clasificaciones:

Figura 58.Otras clasificaciones

1.2.3 Componentes de un sistema

El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción,

que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o información
sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como
salida información o energía u organismos.

Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados.

Un sistema es un agregado de personas, cosas, información etc. agrupados en conjunto

de acuerdo con un objetivo.

Entonces podemos definir qué sistema es un conjunto de cosas, objetos, conceptos y

elementos conectados unos con otros que interactúan para lograr un objetivo en común.
 En un sistema sobresalen funcionalmente tres elementos básicos:

Figura 59.Elementos básicos

Por otro lado se encuentran los cinco componentes del sistema:

Figura 60.Componentes del sistema

1.2.4 Aportes metodológicos

Jerarquía de los sistemas

Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo (Boulding, Kennet, 1956)
(economista estadounidense de origen británico) proporciona una clasificación útil de los
sistemas donde establece los siguientes niveles jerárquicos:

Figura 61.Componentes del sistema

Fuente: UDEMEX 2018

Jerarquía de los sistemas (Boulding, Kennet., 1956)

Ilustración 4. Jerarquía de los sistemas

átomos, moléculas, cristales,

Fórmulas estructurales de
Estructuras Se le puede llamar nivel de los estructuras biológicas, del
química, cristalograf
táticas marcos de referencia. nivel microscópico electrónico
descripciones anatómicas.
al macroscopico.

Sistema dinámico simple.

Física ordinaria tal como
Considera movimientos
Relojes máquinas ordinarias leyes de la mecáni
Relojería necesarios y predeterminados. Se
en general; sistemas solares. (newtoniana y einsteniana)
puede denominar reloj de
otras.
trabajo.
 Termostato,
O sistema cibernético. El sistema
Mecanismos servomecanismos, Cibernética: realimentación
se autorregula para mantener su
control mecanismo homeostático en teoría de la información.
equilibrio.
los organismos.

Expansión de la teoría física

O estructurado. En este nivel se
Sistemas comienza a diferenciar la vida.
iertos Puede de considerarse nivel de
célula.
sistemas que sostienen paso
Llamas, células y organismos
materia (metabolismo
en general.
Almacenamiento de informaci
en el código genético (ADN)

Organismos vegetaloides:
diferenciación creciente del
Organismos Genético-social. Esta
sistema, distinción entre Casi no hay teorías ni modelos
feriores caracterizado por las plantas.
reproducción e individuo
funcional.

Sistema animal. Se caracteriza Importancia creciente del

Comienzos en la teoría de l
por su creciente movilidad, tráfico de la información.
Animales autómatas, realimentació
comportamiento teleológico y su aprendizaje; comienzos de
comportamiento autónomo.
autoconciencia. consciencia.

Sistema humano. Es el nivel del Simbolismo: pasado y

ser individual, considerado como porvenir, yo y mundo,
Incipiente teoría d
Hombre un sistema con conciencia y consciencia de sí.
simbolismo.
habilidad para utilizar el lenguaje Consecuencia: comunicación
y símbolos. por lenguaje.

Sistema social o sistema de

Leyes estadísticas
organizaciones humanas. Poblaciones de organismos
posiblemente dinámicas
Sistemas Considera el contenido y (incluyendo los humanos);
sociología, economía, histor
cio culturales significado de mensajes, la comunidades determinadas
Comienzos de una teoría de l
naturaleza y dimensiones de por símbolos (culturas).
sistemas culturales.
sistema de valores

Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 5. Jerarquía de los sistemas

 DESCRIPCIóN Y
NIVEL EXPLICACIóN TEORíA Y MODELOS
EJEMPLOS

Imágenes en registros históricos, sutiles

simbolizaciones artísticas, música, poesía y la
compleja gama de emociones humanas.

Sistemas trascendentales. Son los últimos y Algoritmos de símbolo

Lenguaje, lógica,
Sistemas absolutos, los ineludibles y desconocidos, los reglas del juego como
matemáticas, ciencias,
mbólicos cuales también presentan estructuras artes visuales, músic
artes, moral, etc.
sistemáticas e interrelacionales. etc.

Fuente: UDEMEX 2018

Teoría analógica o modelo de isomorfismo sistémico

Aquí retomamos el tema de isomorfismos, vistos recientemente, y lo estudiamos como

una teoría y/o modelo establecido.

Este modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias. La
detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación para distintas
áreas de las ciencias.

Esto, que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a la
idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus contenidos.

Se pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez que

facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y permitir una
correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias. Como evidencia de que existen
propiedades generales entre distintos sistemas, se identifican y extraen sus similitudes
estructurales.

Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la

correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien
intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden
necesitar un mismo procedimiento.

Modelo procesal o del sistema adaptativo complejo

Este modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango.
Dado que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la demolición
de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro de la administración.

(Buckley, W., 1973) categoriza a los modelos existentes en dos tipos:

Figura 62.Modelos existentes

Fuente: UDEMEX 2018

Y dice:

Figura 63.Modelo de equilibrio

Fuente: UDEMEX 2018

Mientras que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas del
nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfo génicas, es decir que en lugar de
buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformación estructural. Este
proceso de transformación estructural permanente, constituye el pre-requisito para que los
sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y eficiente, en suma es su razón de
supervivencia.

Metodología de aplicación de la TGS, para el análisis y diseño de sistemas

Compuesta de las siguientes etapas:

Figura 64.Metodología

1.3 DIFERENTES ENFOQUES DE

SISTEMAS Y SU APLICACIÓN

El problema metodológico de la teoría de los sistemas es enfrentar cuestiones de

naturaleza más general. Hay varios enfoques para enfrentarse a tales problemas.

Figura 65. Teorías de sistemas

Fuente: UDEMEX 2018

1.3.1 Ciencia de los sistemas

El sistema, en los casos de sistemas biológicos, está rodeado por un límite o membrana
que lo aísla relativamente, separando el endomundo del exomundo. Las membranas de
este tipo son siempre selectivamente permeables y juegan un papel capital en la
organización de los intercambios entre el sistema y su entorno (o, eventualmente, en los
que se operan entre los subsistemas, por lo general ellos mismos, limitados por
membranas). Los sistemas meta vivientes también desarrollan membranas, aunque, en
este caso el concepto en sí debe ser ampliado un poco. Es evidente que las fronteras
políticas, los recintos de las empresas y organizaciones, en el caso de las sociedades
humanas, o los límites de las termiteras en las sociedades animales, son membranas en
el sentido antes definido: son funcionalmente homólogas a las membranas biológicas.

Aunque los sistemas sociales son mucho más complejos que los sistemas de ingeniería,
el diseño de sistemas sociales ha empleado métodos mucho menos consistentes que los
usados para los sistemas técnicos. Al diseñar corporaciones y países, los administradores
y políticos se han limitado a intuir y debatir. Las corporaciones y los gobiernos cambian de
diseño sin llegar a usar las significativas metodologías de diseño que han estado
evolucionando durante los últimos 50 años

Puede que la idea de "diseñar" sistemas sociales no resulte atractiva y que tal diseño
parezca mecanicista o autoritario. Sin embargo, todos los sistemas sociales han sido
diseñados.

Figura 66. Recuerda

Fuente: UDEMEX 2018

Por ejemplo, la reciente tendencia de formar conglomerados corporativos y la reducción

de las barreras comerciales constituyen un remodelado gigantesco de la economía
mundial sin que se haya prestado una atención apropiada a los resultados. La gente ha
diseñado los sistemas en que viven. Las desventajas de tales sistemas derivan de
diseños defectuosos, de igual manera que los problemas de una central de energía se
originan en su diseño erróneo.

La característica esencial de los sistemas sociales, bajo la óptica que aquí interesa, reside
en la consideración de que en el interior del mismo se genera la fuerza que determina su
evolución en el tiempo. Es decir, en el interior de un sistema ser realizan una serie e
interacciones entre sus elementos constituyentes que generan el comportamiento
dinámico del mismo

Figura 67. ¿Sabías qué?

Fuente: UDEMEX 2018

1.3.2 Tecnología de los sistemas

Sistemas de información computarizados

Conjunto de elementos que interactúan entre sí para manipular, crear y consultar

información, que ayuda a la toma de decisiones.

Un sistema de información computarizado está constituido por los siguientes

componentes:

Figura 68. Componentes de un sistema computarizado

Fuente: UDEMEX 2018

Clasificación de los sistemas de información

Los Sistemas de Información se clasifican de la siguiente manera:

Figura 69. Sistemas de información

 Fuente: UDEMEX 2018

1.3.3 Filosofía de los sistemas

La Teoría General de Sistemas (TGS) y la Cibernética han ido emergiendo como

metodologías de estudio y resolución, dando respuesta a interrogantes acerca de los
sistemas complejos.

La TGS estudia la organización interna de los sistemas, sus interrelaciones recíprocas,

sus niveles jerárquicos, su capacidad de variación y adaptación, la conservación de su
identidad, su autonomía, las relaciones entre sus elementos, las reglas de su organización
y crecimiento, las condiciones de su conservación, de sus posibles o probables estados
futuros, de su desorganización y destrucción, etc.

La Cibernética se ocupa de las retroalimentaciones, de las regulaciones, de los controles,

de las condiciones de estabilidad de los sistemas complejos, y por otra parte, de la
naturaleza de la información y de su transmisión.

Todos estos temas tienen en común el tratamiento de relaciones internas y/ o externas,

simultáneas y/o secuenciales, entre numerosos elementos y/o grupos de elementos, que
no pueden ser desconectado sin destruir la esencia del sistema, es decir, su unidad e
identidad.

De estas nociones abstractas, pueden extraerse modelos de sistemas reales. El valor

transdisciplinario de la TGS y la Cibernética, reside en la posibilidad de obtener modelos
que exhiben características comunes, aunque referidas a sistemas diferentes.

1.4 APLICACIONES ACTUALES EN

LAS ORGANIZACIONES
Figura 70. Recuerda

Fuente: UDEMEX 2018

También puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de
trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que
controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos
valores comunes.

A la organización se le percibe como un sistema abierto que intercambia información,

energía y materia con el medio ambiente.
1.4.1 La organización como un sistema socio-técnico

Este enfoque conceptual parte de la consideración de la empresa como sistema abierto y

con una naturaleza mixta entre lo técnico y lo social, es decir, compuesta por un conjunto
de relaciones de transformación de valor, unas basadas en la tecnología y otras en el
comportamiento y comunicación de las personas que integran la organización. En
concreto y en principio:

La empresa como organización es un sistema socio-técnico abierto.

La gradual aplicación de la Teoría de Sistemas, nacida en y para las ciencias de la

naturaleza, a una clase de los mismos, como son los sistemas sociales, ha puesto de
manifiesto una revisión del concepto dado antes de subsistema. Propuesta que se apoya
en la denominación del “sistema de aspectos” de un sistema o “conjunto de elementos de
este con solo un subconjunto de los atributos originales de los mismos”. Es decir, un
sistema puede descomponerse en cinco elementos o partes principales (subsistemas),
pero si cada elemento o la mayoría de ellos posee cinco atributos (no es necesario que
coincidan el número de elementos con estos) el sistema se podría también descomponer
en cinco atributos o “aspectos”.

Figura 71. Recuerda

Fuente: UDEMEX 2018

En este sentido la empresa en cuanto que es una organización está constituida por
elementos que se estudian por distintos aspectos, unas veces es el aspecto técnico, otros
el humano o social lo que interesa observar. Es decir que el citado sistema socio-técnico
abierto, se puede estudiar por la interrelación o por cada uno de los siguientes “sistemas
de aspectos”, también definido como el “pentagrama organizativo” (Bueno, E. y Valero, F.,
1985), tal y como se recoge en el cuadro siguiente:

Figura 72. Pentagrama organizativo

Fuente: UDEMEX 2018

En el siguiente esquema se recogen estos sistemas empresariales, primero integrados

en un bloque en interacción con el entorno (sistema técnico, sistema de dirección y
sistema humano), que represente el sistema básico o aspectos aprehensibles de la
organización (por ejemplo, el ingeniero jefe de la fábrica, es un elemento que, según su
aspecto, es componente del sistema técnico, en cuanto a su función operativa en la
explotación, de otra parte es miembro del sistema de dirección ya que forma parte del
equipo directivo, pero es también integrante del sistema humano en la medida en que
está contratado y pertenece a la plantilla de la empresa)

Ilustración 6. Sistema empresarial

El segundo bloque de “sistemas de aspectos” aparentemente separados de los

“fundamentales”, pero muy interdependientes con el entorno, dadas sus vinculaciones,
orígenes y efectos, se compone del sistema cultural y del sistema político o de poder;
aspectos que subyacen y que sirven para explicar la estructura y el comportamiento de
los anteriores. (Así, por ejemplo, entender el comportamiento y los resultados del
ingeniero-jefe requerirá conocer si sus valores concuerdan o no con los de los restantes
miembros y si está vinculado a cierta fuente de poder.

Estos cinco aspectos o sistemas organizativos permiten definir, en consecuencia, a la

empresa como organización de esta forma:

Un sistema socio-técnico abierto compuesto por cinco elementos principales o aspectos

organizativos: sistema técnico, sistema humano, sistema de dirección, sistema cultural y
sistema político (poder) y en el que se persiguen unos objetivos básicos.

Figura 73. Recuerda

Fuente: UDEMEX 2018

1.4.2 Subsistemas de una organización

Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: de

interacción con el medio ambiente, producción, mantenimiento, adaptación y
administración.

Los subsistemas de interacción con el medio se encargan de manejar las entradas y las
salidas. Por el lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y
materiales, y lo hacen a través del departamento de compras; y por el lado de las salidas
ellos generan demanda y satisfacen el mercado a través del departamento de Marketing.
 Figura 74. ¿Sabías que?

Fuente: UDEMEX 2018

El Subsistema de mantenimiento se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la

organización y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar
del personal en general.

El subsistema de adaptación es responsable del cambio organizacional, se encarga de

analizar e investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnológico. Este
subsistema es encargado de generar innovaciones y ayuda a la organización al cambio y
adaptación. Los departamentos de investigación de mercado son responsables de la
función de adaptación.

Figura 75. Modelos existentes

Fuente: UDEMEX 2018

Un subsistema puede estar compuesto por diversos subsistemas, es decir, por partes que
forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema
más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas

Dado que consideran los sistemas como una estructura de eventos o actividades, la
clasificación que Katz, David y Robert Kahn., hacen de los subsistemas organizacionales
está basada en el tipo de actividades. Así identifican cinco subsistemas dentro de la
organización, que corresponden a la clasificación más general de los sistemas sociales de
Talcott Parsons.

Son los siguientes:

Figura 76. Modelos existentes

Fuente: UDEMEX 2018

Subsistemas técnicos de producción.

Tienen que ver con el proceso de transformación o procesamiento de energía. Han
constituido el centro de atención de las teorías de la racionalización del trabajo y de los
principios administrativos o fayolismo. Su función es satisfacer los requerimientos de la
tarea central de la organización mediante la división del trabajo; se deciden las
especificaciones y estándares del mismo.

Figura 77. Subsistemas de producción

Fuente: UDEMEX 2018

Subsistema de mantenimiento.

Estos “aseguran la presencia de energía humana que permite ejecutar los papeles” (Katz,
David y Robert Kahn., 1977) organizacionales. Están dirigidos a “mantener la estabilidad y
la capacidad de producción en la organización” (Katz, David y Robert Kahn., 1977),
mediando entre las demandas de la tarea y las necesidades humanas para mantener la
estructura en funcionamiento. Para realizar estas funciones, los subsistemas de
mantenimiento elaboran mecanismos de selección del personal, socialización e
indoctrinación (instruir a alguien en el conocimiento o enseñanzas de una doctrina),
recompensas e incentivos y sanciones, buscando formalizar o institucionalizar todos los
aspectos de la conducta organizacional, para disminuir la variabilidad y el cambio.

Figura 78. Estructura de mantenimiento

Fuente: UDEMEX 2018

Este conservadurismo es fuente de frustración para la gente en otros subsistemas, “las

proposiciones ocasionales de cambio organizacional que emanan de las estructuras de
mantenimiento serán superficiales por naturaleza, antes planeadas para aumentar la
satisfacción con lo que se tiene que para crear alternativas más satisfactorias...” (Katz,
David y Robert Kahn., 1977).

Subsistemas de apoyo. Proporcionan una fuente continua de insumos de producción,

ampliando el sistema de producción y llevándolo al entorno para obtener materias primas
y entregar producto, así como desarrollando un ambiente favorable con otros sistemas de
la sociedad.
 Figura 79. Subsistemas de apoyo

Fuente: UDEMEX 2018

Subsistemas de adaptación. Estos se relacionan con la generación de respuestas

adecuadas a las cambiantes condiciones externas. Son los subsistemas que tienen que
ver con el cambio organizacional, con los problemas de ajuste. La función adaptativa al
igual que la de mantenimiento está dirigida a la supervivencia de la organización, aunque
a diferencia de aquella está dirigida hacia fuera. Busca tener bajo control al entorno, lograr
una “constancia ambiental Katz, David y Robert Kahn., aclaran que:

Figura 80. Función adaptativa

Fuente: UDEMEX 2018

La función del subsistema adaptativo es una de inteligencia, investigación, desarrollo y

planeamiento, generalmente localizada en unidades de asesoría, y su mecanismo son las
recomendaciones que como resultado de esa inteligencia hace a la gerencia. Su dinámica
distintiva es la de hacer presiones para los cambios organizacionales. Su importancia se
deriva del hecho de que

Figura 81. Modelos existentes Subsistema adaptativo

Fuente: UDEMEX 2018

Subsistemas gerenciales o directivos. En términos generales, estos buscan dirigir,

distribuir y controlar los diferentes subsistemas y actividades de la organización. Es el
subsistema de toma de decisiones para la organización en conjunto. Sus funciones son
tres: resolver conflictos entre niveles jerárquicos, coordinar y dirigir los subsistemas
funcionales y coordinar los requerimientos externos y los recursos y necesidades
organizacionales.

Su dinámica, en consecuencia, es también múltiple: de control, de compromiso (entre

niveles jerárquicos así como entre subsistemas) de supervivencia a largo plazo y de
optimización. Sus mecanismos son el uso de sanciones de autoridad, el arbitraje, el
aumento del volumen de negocios, la agregación de funciones, el control del ambiente
absorbiéndose o cambiándolo y la reestructuración de la organización. (Katz, David y
Robert Kahn., 1977). En la aplicación de estos mecanismos, dicen estos autores hay que
entender que: En un momento dado, una subestructura puede influir más que otra sobre
la gerencia...

Figura 82. Subsistemas de producción

Fuente: UDEMEX 2018

Además del subsistema gerencial, existe el subsistema que Talcott Parsons llama
“institucional” y que tiene que ver con los problemas de las relaciones externas. Está
localizado no en la gerencia sino en la junta directiva. Su función apunta a las relaciones
con el gobierno, la comunidad y diversos sectores sociales y económicos.
(Kast, E. y J.Rosenzweig., 1979) proponen una clasificación diferente de los subsistemas
organizacionales, cinco según ellos: estructural, administración, técnico, de metas y
valores y psico-social.

El modelo sistémico permite captar las interrelaciones al interior de la organización y de

ésta con el medio ambiente. En ese sentido, la organización se vuelve un sistema que
estimula transformaciones, donde los recursos se combinan con actividades para
producir los servicios comprometidos en la misión que ella tiene. A su vez, el medio
ambiente circunda toda la organización y la influye de diversas maneras, especialmente
inspirándole su misión, proporcionándole su objeto de trabajo (los recursos humanos,
materiales, financieros, energéticos e informativos necesarios) para la ejecución de sus
servicios.

Figura 83. Modelo sistémico

Fuente: UDEMEX 2018

Una insuficiencia o un cambio en uno u otro de los cinco subsistemas (Razón de Ser,
Gerencial, Estructural, Psicosocial y Tecnológico) influyen en todos los demás. Por
ejemplo, objetivos imprecisos, métodos de trabajo inadaptados, tareas mal repartidas van
a tener un impacto sobre el clima y el rendimiento organizacional

Para llevar a cabo la misión institucional, sea cual fuere el tamaño de la organización, se
requiere de un conjunto de actividades que deben ser organizadas, a fin de dirigir a la
institución de manera eficiente.
De ahí la idea que una Organización sea un sistema complejo donde se requiere el
estudio de diversos subsistemas que en ella se encuentran, como son:

Ilustración 7. Organización gerencial

Fuente:http://www.actaf.co.cu/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=403&cf_id=24

Los subsistemas de una organización son:

Figura 84. Subsistemas de una organización

Fuente: UDEMEX 2018

Existe diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuación se dará tres de ellos:

1.4.3 Psicosocial

Está constituido por fenómenos individuales y colectivos que afectan los

comportamientos de las personas pertenecientes a la organización. Entre otros, la
motivación y el rendimiento, los status y roles, el clima, los fenómenos de grupo, el
liderazgo y la influencia, los conflictos y las comunicaciones informales.

Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones
del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de influencia.

Figura 85. Psicosocial

Fuente: UDEMEX 2018

El subsistema psicosocial asegura la captación y la motivación de recursos humanos

para efectuar el trabajo
1.4.4 Técnico

Se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyéndolas

técnicas usadas para la transformación de insumos en productos. El subsistema técnico
está determinado por los propósitos de la organización y varia conforme los
requerimientos de la tarea. Con frecuencia la tecnología prescribe el tipo de estructura
organizacional.

Incluye el conjunto de los medios técnicos utilizados para la transformación de los

recursos en servicios.

Figura 86. Técnico

Fuente: UDEMEX 2018

El subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la especialización de

conocimiento y habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo implicados, y la
disposición de las instalaciones. La tecnología afecta la estructura de la organización, así
como su subsistema psicosocial.

1.4.5 Administrativo

Este subsistema cubre toda la organización y la relaciona con el medio, estableciendo

metas, formulando planes, determinando estructuras y procesos de control, es decir, es el
proceso de dirigir las tareas y organizar los recursos para llegar a las metas de la
organización.

Existe diferentes enfoques sobre este subsistema, a continuación se dará tres de ellos:

Figura 87. Administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

Integración de los subsistemas: psico-social, estructural, tecnológico y razón de

ser

Figura 88. Subsistema psicosocial

 Fuente: UDEMEX 2018

Existen instituciones donde la organización del trabajo ha perjudicado la motivación del

personal. Cuando esto se produce es difícil mantener un personal calificado estable.

Por otra parte, para cumplir con su tarea el personal necesita una tecnología adaptada; el
rol del subsistema de gerencia es el de asegurar la adecuación entre las tareas a efectuar
y la tecnología necesaria para llevarlas a cabo.

Finalmente, el subsistema razón de ser dará un sentido al trabajo que hay que realizar y
los objetivos darán al personal una idea del nivel de rendimiento que se espera de él. Está
claro que todos estos elementos son componentes esenciales de una organización, y la
realización de estas funciones se llama “gerencia”.

2.1 DEFINICIóN Y APLICACIóN

 Definición de procedimiento administrativo:

Figura 3. Procedimiento administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

Definición de acto administrativo:

Figura 4. Acto administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 1. Procedimiento administrativo

 Fuente: UDEMEX 2018

Figura 5. Procedimiento administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

En consecuencia, estudia la participación y defensa del interesado (que puede ser un

particular, un funcionario o una autoridad pública, según veremos) en todas las etapas de
la preparación de la voluntad administrativa, y desde luego, cómo debe ser la tramitación
administrativa en todo lo que se refiere a la participación e intervención de dichos
interesados estudia en particular la defensa de los interesados, y como lógica secuencia
de ello la impugnación de los actos y procedimientos administrativos por parte de éstos;
se ocupa pues de los recursos, reclamaciones y denuncias administrativas: sus
condiciones formales de procedencia, el trámite que debe dárseles, los problemas que su
tramitación puede originar y cómo y por quién deben ser resueltos; pero no estudia cómo
deben ser resueltos los problemas de fondo que dichos recursos, etc., puedan plantear,
salvo que estén íntimamente ligados a un problema procedimental.

Definición:

Figura 6. Procedimiento administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

El procedimiento administrativo es entonces, el conjunto de actos y formalidades

destinados a producir el dictado o la ejecución de un acto administrativo.

Procedimiento administrativo, la serie de trámites que realizan las dependencias y

organismos descentralizados de la administración pública estatal o municipal, con la
finalidad de producir y, en su caso, ejecutar un acto administrativo.

Ilustración 2. Procedimiento administrativo

Fuente: UDEMEX 2018

 Los principios generales del procedimiento administrativo son:

Ilustración 3. Principios generales

Fuente: UDEMEX 2018

Figura 7. Principios generales

¤ Se garantiza la igualdad de las partes ante el procedimiento (plazos, medios de prueba,

Carácter
Contradictorio: etc.), existiendo una adecuada confrontación de los distintos intereses en juego, siempre en
presencia de sus titulares, antes de dictarse una resolución definitiva.

¤ Se le impone a la Administración economía de medios en su actuación, obligándosele a

Principio de
economía procesal: acordar en un solo acto todos los trámites que, por su naturaleza, admitan una impulsión
simultánea y no sea obligado su cumplimiento sucesivo.

¤ Se garantiza que cuando una decisión sobre el fondo de la cuestión objeto del
Principio “indubio
pro actione” procedimiento se debe interpretar y aplicar, en caso de duda, las normas más favorables que
ayuden a la continuación del procedimiento hasta su total conclusión.

¤ El procedimiento está sometido al criterio de celeridad, se impulsará de oficio por la

Principio de
oficialidad: Administración en todos sus trámites, sin necesidad de que sean las partes las que den
impulso alguno a la progresión del procedimiento.

¤ Para iniciar un procedimiento o participar en cualquier otro que esté en marcha se requiere
Exigencia de
legitimación: que las partes sean titulares de un interés legítimo del que puedan resultar afectado por la
posible resolución que se dicte.

Imparcialidad:
¤ La Constitución establece que la Ley regulará garantías para la imparcialidad en el ejercicio
de las funciones de los funcionarios públicos.

¤ Los criterios de decisión de la Administración son accesibles a todos los ciudadanos, a los
Principio de
transparencia: que alcanza la posibilidad de consultar y manejar todos los informes, documentos o
resoluciones que haya dictado la Administración en situaciones semejantes.

Fuente: UDEMEX 2018

Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y

sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una
organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la
organización.

Además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de

actuación que fija límites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio
de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor
servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que
permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se
concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del
desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada
procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora.

Para facilitar la comprensión y el uso de esta unidad a continuación se precisa una

terminología común que se considera importante.

2.1.1 Procedimiento

Figura 8. Recuerda

Figura 9. Procedimiento

Un procedimiento, en este sentido, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para

desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el
mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos
eficiencia.

Figura 10. Ejemplo

Fuente: UDEMEX 2018

El procedimiento es la aplicación secuenciada de tareas con sus respetivas relaciones y

que es especifica en su ejecución (estática) el cual debe contar con un nivel de detalle
que permita analizar sus posibles mejoras.

Procedimiento sucesión cronológica y secuencial de operaciones, relacionadas entre sí y

ejecutadas en base a un determinado método. Esta sucesión de operaciones está
orientada a lograr el objetivo del procedimiento.
 Conjunto de operaciones secuencialmente vinculadas entre sí y su método o forma de
ejecución.

Figura 11. Transformación

Fuente: UDEMEX 2018

¿Cómo se Representa un Procedimiento?

 Un procedimiento se representa gráficamente, por medio de un diagrama de flujo

y acompañado de una descripción narrativa de las actividades

2.1.2 Método

Figura 12. ¿Sabías que?

Fuente: UDEMEX 2018

Las distintas etapas del método científico son la observación (que permite analizar un
fenómeno según se aparece ante la realidad); la inducción (permite distinguir los
principios particulares de cada una de las situaciones observadas); la hipótesis (la
planteada a partir de la observación y de acuerdo a ciertos criterios); la prueba de la
hipótesis mediante la experimentación; la demostración o refutación de la hipótesis;
y el establecimiento de la tesis o teoría científica (las conclusiones).

Ilustración 4. Vocablos griegos

Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 5. Métodos

Método Técnica de Ficheo. (Habilidad para el registro de información en fichas).

documental

Técnicas de observación y encuesta (Habilidades para identificar y analizar

Método de campo
cualquier fenómeno).

Método científico Técnicas de observación, ficheo y encuesta.

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.3 Actividad

Figura 13. Actividad

Fuente: UDEMEX 2018

Es una categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición

de uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de mínimo
nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de
operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como
parte de una función asignada

2.1.4 Operación

Figura 14. Operaciones

Fuente: UDEMEX 2018

Las operaciones deben ejecutarse en el momento en que se las necesita. Todos los actos
tienen que llevarse a cabo dentro del plazo planeado o considerado óptimo para su
concreción. Por ejemplo una empresa necesita aprovisionarse de los elementos
necesarios para producir, es eficiente el sistema administrativo si consigue que los
elementos comprados estén disponibles en la fecha en que se los necesita. Si llegan
anticipadamente, implica un costo innecesario de inmovilización de esos activos; no
tenerlos en el momento adecuado implica paros en la línea de producción. Lo mismo pasa
cuando se producen informes contables, Un balance, por ejemplo, con mucha demora la
información no oportuna se transforma en letra muerta.
2.1.5 Función

Figura 15. Función

Fuente: UDEMEX 2018

Función: Conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el
ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede ejecutarlas
un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de una manera transitoria
o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se
requiere que se ejecuten de modo repetido.

2.1.6 Simplificación del trabajo

Figura 16. Simplificación del trabajo

Fuente: UDEMEX 2018

De esta manera, la forma de realizar el trabajo puede ser cuestionada y mejorada,

utilizando el conocimiento de las personas. El mejoramiento puede conllevar a eliminar
procesos completos o sólo las partes necesarias, combinar tareas, cambiar la secuencia
en que son realizadas las tareas, cambiar el lugar donde se realizan, cambiar a las
personas que las realizan y cambiar la forma en que se realizan (de estos cambios, los
beneficios más grandes y a menor costo, se obtienen al eliminar lo que no es necesario.
Por otro lado, los costos más grandes y la pérdida de beneficios más frecuente son el
resultado de cambiar la forma en que las tareas se realizan.)

Existen muchas formas de mejorar el trabajo, pero el potencial más grande para el
mejoramiento se alcanza cuando nos enfocamos en el proceso. Enfocamos el proceso
cuando registramos la forma en que se realiza el trabajo, paso a paso, en secuencia. La
clave está en considerar lo siguiente:

Figura 17. Mejorar el trabajo

¿QUé ES LO QUE REALMENTE ESTAMOS REGISTRANDO?

¿CUáN DETALLADO SE REGISTRA?

Fuente: UDEMEX 2018

Registramos los pasos para realizar el trabajo al poner nuestra atención en el elemento
físico que se está trabajando. La mayoría de las veces estos elementos son documentos
(en diferentes etapas de edición) o materiales (en diferentes etapas de conversión como
convertirse en un producto terminado).

Ocasionalmente, podemos diagramar a las personas (un paciente en un proceso de

hospital o un prisionero en un proceso legal, etc.). Al diagramar el trabajo en sí mismo,
nos enfocamos en la misión de la organización y evitamos distraernos con otros
elementos que están por alcanzar.

El nivel de detalle de nuestros diagramas debe llegar hasta las tareas del trabajo, sin
entrar en cómo las tareas son ejecutadas.

Figura 18. Ejemplo

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.7 Actividad

En general son acciones humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr
un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser repetitivas.

Figura 19. Actividad

Fuente: UDEMEX 2018

Es una categoría programática cuya producción es intermedia, y por tanto, es condición

de uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de mínimo
nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de
operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como
parte de una función asignada.

2.1.8 Diagrama

Figura 20. Diagrama

 Fuente: UDEMEX 2018

Dichos diagramas serán utilizados como herramientas de apoyo al entendimiento del

procedimiento en su totalidad ya que el mismo establece el tipo de relaciones entre
componentes de la organización y los flujos de información generados producto de la
interacción de los mismos.

Ilustración 6. Símbolos del diagrama de flujo

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.9 Fluxograma

Figura 21. Ejemplo

Fuente: UDEMEX 2018

Al igual que el primero, se aplica al diseño de procesos y procedimientos.

Ejemplo:

Ilustración 7. Ejemplo

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.10 Control

Es el acto de registrar la medición de resultados de las actividades ejecutadas por

personas y equipos en un tiempo y espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y

Ex-post respecto a la ejecución de las actividades.

Figura 22. Control

 Fuente: UDEMEX 2018

Todos los gerentes deben participar en la función de control, aun cuando sus unidades
estén desempeñándose como se proyectó. Los gerentes no pueden saber en realidad si
sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qué actividades se han
realizado y haber comparado el desempeño real con la norma deseada.

Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que
conduzcan a la consecución de las metas de la organización. El criterio que determina la
efectividad de un sistema de control es qué tan bien facilita el logro de las metas. Mientras
más ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organización, mejor será el sistema
de control.

2.1.11 Objetivo

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos
y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión, tratándose de una organización, o a los
propósitos institucionales, si se trata de las categorías programáticas. Expresión
cualitativa de un propósito en un periodo determinado; el objetivo debe responder a la
pregunta "qué" y "para qué"

Figura 23. Objetivo

Fuente: UDEMEX 2018

Representa, un despliegue, una parte específica de un propósito fundamental (en nuestro

caso la visión) y define de forma concreta a éste o una parte del mismo. Los objetivos son
expresados en términos cualitativos. Los objetivos deben ser claros, realistas,
desafiantes, mensurables y congruentes entre sí.

Clasificación de objetivos según el tiempo

Figura 24. Clasificación de los objetivos

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.12 Política

Conjunto de estrategia, normas y parámetros de una organización, que orientan la

actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo
dados. Es un marco general de actuación.

En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:

Figura 25. En cuanto a su origen

Fuente: UDEMEX 2018

Importancia de las políticas:

Figura 26. Importancia de las políticas

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.13 Puesto

Conjunto de deberes y responsabilidades a ejecutar por una persona que pose

determinados requisitos y a cambio de remuneración.

Los puestos son posiciones de trabajo ocupadas por personas que realizan las tareas
propias del cargo:

Figura 27. Posiciones

Fuente: UDEMEX 2018

La noción de puesto de trabajo comienza quizás en la historia moderna, con los

resultados de la revolución industrial y la creación de fábricas o industrias que requieren
mano de obra no familiar o conocida a diferencia de lo que sucedía hasta el momento con
los grandes talleres o incluso con el trabajo rural. El puesto de trabajo es, entonces, un
concepto abstracto que implica la actividad por la cual uno es contratado y a partir de la
cual recibirá un sueldo que ha sido específicamente designado de acuerdo al esfuerzo, la
cantidad de horas, la necesidad de conocimientos, el peligro que el trabajo suponga, etc.

El puesto de trabajo es la unidad básica de trabajo de los Recursos Humanos. Un puesto

de trabajo no es sólo un casillero en el organigrama; es un conjunto de entradas o inputs
que se procesan de una determinada manera para generar unas salidas o productos, en
el marco de la cadena de valor de cada organización. Persona y puesto están
íntimamente vinculados, pero no son la misma cosa. La organización da sentido al puesto
de trabajo, que, a su vez, es la razón de la presencia de un titular del puesto.

Un cargo o puesto de trabajo involucra los siguientes conceptos:

Figura 28. Cargo o puesto de trabajo

Fuente: UDEMEX 2018

2.1.14 Plaza

Figura 29. Plaza

Fuente: UDEMEX 2018

También la podemos conceptualizar como la posición individual de trabajo que no puede

ser ocupada por más de un empleado a la vez y que tiene una adscripción determinada.
Integra un conjunto de labores y responsabilidades asignadas en forma permanente a un
solo empleado. Clave de un puesto de trabajo que implica un conjunto de labores,
responsabilidades y condiciones de trabajo asignados de manera permanente a un
trabajador en particular, en determinada adscripción que debe presupuestarse
anualmente.

Se diferencian plaza de puesto porque un puesto puede tener varias plazas, por ejemplo
en una planta de producción de una fábrica, puede haber un puesto de operario de
maquinaria con 4 plazas (es decir hay 4 plazas pero un puesto para 4 personas), las
plazas pueden estar ocupadas (tiene a la persona) o estar vacantes (nadie lo ocupa).
 2.2 LA ORGANIZACIÓN Y SUS
PROCESOS

La razón de que existan las organizaciones es que ciertas metas sólo pueden
alcanzarse mediante la acción concertada o la coordinación de esfuerzos de
algunos grupos. De esta manera, metas y objetivos pueden lograrse con mayor
eficacia

Se conoce bajo el nombre de organización a aquellos sistemas que son diseñados para
lograr determinadas metas u objetivos de forma satisfactoria. Las conforman personas,
tareas y una administración que interactúan constantemente en función de los objetivos a
cumplir.

2.2.1 Concepto y tipos de organización

Figura 30. ORGANIZACIóN

Pero a nosotros nos interesa el significado de esta palabra en términos administrativos.

Así, organización, según la mayoría de los estudiosos de la Administración, es una
estructura formalizada de funciones y puestos diseñados de antemano

Figura 31. Organización

Y para (Münch, L. 1997) es el establecimiento de la estructura necesaria para la

sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.

Ilustración 8. Organizaciones
Conceptos de (Gibson, 1992) sobre la organización

Los términos de organización en la administración se le pueden dar varios significados.

Uno de ellos es la Organización como entidad social orientada hacia objetivos específicos
y estructurada de manera deliberada. La organización es una entidad social porque está
diseñada para alcanzar resultados; por ejemplo, obtener ganancias (empresas en
general), proporcionar satisfacción social (clubes), etc. Está estructurada deliberadamente
porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. En
este sentido, la palabra organización significa cualquier empresa humana conformada
intencionalmente para conseguir determinados objetivos. Está definición se aplica a todos
los tipos de organizaciones, aunque tengan o no ánimo de lucro, como empresas fabriles,
bancos, empresas financieras, hospitales, clubes, iglesias, etc.

Otro término que se le puede aplicar al concepto de organización es el de una

organización u empresa típica es una colección de proyectos de manufactura o servicios.
En la cual cada proyecto es viable e intervienen gerentes, empleados, proveedores, etc.
Los recursos económicos para administrar esos proyectos son provistos por acreedores
de la empresa (deuda) o por los accionistas (capital). Por el uso de los recursos los
proveedores de los mismos esperan tener un rendimiento en función del riesgo. Además
existen factores adicionales que se deben considerar como el gobierno, la competencia, el
futuro incierto, etc.

Figura 32. Recuerda

Mediante la organización, las personas se agrupan para realizar mejor las tareas
interrelacionadas y trabajar mejor en grupo. La organización existe porque el trabajo que
debe realizarse es demasiado para una sola persona. De ahí la necesidad de contar con
muchos auxiliares, lo cual conduce a un nuevo problema: lograr la coordinación entre las
personas.

La organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo.

En este sentido organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los
recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relación entre ello y
asignar las retribuciones de cada uno.

La organización como segunda función, es administrativa, junto con la planeación, la

dirección y el control forma parte del proceso administrativo. Dentro de los moldes
clásicos y neoclásicos después de la planeación sigue la función de la organización. Para
conseguir los objetivos cuando los planes se ejecutan y las personas trabajan con
eficiencia, las actividades deben agruparse con lógica y deben retribuirse en autoridad
para evitar los conflictos y la confusión. La organización consiste en:
 Figura 33. La organización

Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 9. Diseño de una estructura formal

Las organizaciones se pueden clasificar tomando en cuenta diversos criterios, algunos de

ellos son los siguientes:

Figura 34. Clasificación

Fuente: UDEMEX 2018

2.2.2 Agrupación de las organizaciones por su naturaleza

Según la naturaleza de la actividad económica que desarrollan las empresas se dividen

en:

Figura 35. Clasificación de las empresas

Fuente: UDEMEX 2018

2.2.3 Clasificación de las operaciones (algoritmos)

Podemos conceptualizar al algoritmo como una secuencia de operaciones detalladas y

no ambiguas, que al ejecutarse paso a paso, conducen a la solución de un problema. En
otras palabras es un conjunto de reglas para resolver una cierta clase de problema.
También podemos señalar que el algoritmo es un conjunto de instrucciones que
especifican la secuencia de operaciones a realizar, en orden, para resolver un sistema
específico o clase de problema.

En otras palabras un algoritmo es una fórmula para resolver problemas.

Características De Los Algoritmos.

Las propiedades de un algoritmo son las siguientes:

Figura 36. Propiedades de un algoritmo

Fuente: UDEMEX 2018

El algoritmo debe ser planteado como un sistema de información.

Ilustración 10. Algoritmo

Clasificación de los Algoritmos

Se puede clasificar tomando en cuenta tres aspectos.

Figura 37. Clasificación de los algoritmos

Fuente: UDEMEX 2018

Tipos De Algoritmos

Figura 38. Tipos de algoritmos

 Fuente: UDEMEX 2018

Lenguajes algorítmicos

Es una serie de símbolos y reglas que se utilizan para describir de manera explícita un
proceso.

Tipos de lenguajes algorítmicos

Figura 39. Tipos de lenguajes algorítmicos

Fuente: UDEMEX 2018

Un algoritmo puede ser expresado de las siguientes formas.

Figura 40. Algoritmo

2.2.4 Los procesos y procedimientos

Proceso

Un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico.

Los procesos deben ser relevados en una organización con la finalidad de alcanzar la
(Eficiencia, efectividad y economía) en una entidad.

El proceso está vinculado a la misión, producto y servicios que ofrece la empresa. Es un

conjunto de actividades agrupadas en etapas secuenciales.

Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad., podemos definir de

manera global que el manual es una recopilación de procesos.

Procedimiento
 Figura 41. Gestión del proceso

Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma,

con una serie común de pasos claramente definidos en un tiempo (sucesión
cronológica), que permiten realizar una actividad o un trabajo correctamente. También se
entiende como procedimiento al conjunto determinado de etapas a seguir con un principio
y un fin previamente establecidos.

Figura 42. Procedimiento

Fuente: UDEMEX 2018

Clasificación de los procedimientos

Los procedimientos se pueden clasificar como sigue:

Ilustración 11. Procedimientos

Figura 43. Clasificación de los procedimientos

Fuente: UDEMEX 2018

2.2.5 Diseño de los procesos y procedimientos

La finalidad de un procedimiento consiste, en actuar de modo que las operaciones se

realicen siempre del mismo modo. La necesidad de garantizar una regla rígida para la
uniformidad de tratamiento de las operaciones periódicas tiene su razón de ser en
algunos motivos fundamentales.

Figura 44. Diseño de los procesos y los procedimientos

 Fuente: UDEMEX 2018

Inventario de procedimientos

Designamos por inventario de procedimientos a la relación sistemática de los procesos

cuya tramitación es competencia de una determinada unidad. El inventario de
procedimientos implica detectar dentro de todo el conjunto de tareas que lleva a cabo
determinada organización o departamento, cuáles forman parte de un proceso en
particular, si éste se tramita desde su inicio hasta el final en la unidad o, si por el contrario,
es parte integrante de una tramitación más compleja que implica a otras áreas de
responsabilidad o ámbitos de competencia.

Una vez que se ha elaborado el inventario de procedimientos, es necesario llevar a cabo

una descripción de los mismos, mediante un sistema que debe reunir una serie de
requisitos mínimos

Figura 45. Inventario de procedimientos

Fuente: UDEMEX 2018

 Selección de los procedimientos

El objetivo general de todo estudio y análisis de procedimientos es simplificar los métodos

de trabajo, eliminar las operaciones y la papelería innecesaria, con el fin de reducir los
costos y dar fluidez y eficacia a las actividades. Este lleva a mejorar la calidad del
procedimiento.

Existen objetivos secundarios que se refieren a:

Figura 46. Selección de los procedimientos

Fuente: UDEMEX 2018

Los procesos
éstos se definen como una serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes,
orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se
contribuye a la satisfacción de una necesidad

En cada trabajo realizado se utilizan materias primas o insumos, se desarrollan

actividades que agregan valor y, como consecuencia, se produce un resultado; por ello,
no hay producto o servicio que no sea el fruto de un proceso de trabajo.

Ilustración 12. Insumos

Todo proceso tiene razón de ser en la medida que les agregue valor a los ojos de quien
demanda el bien o servicio que éste genera; es decir, que cumpla el objetivo para el cual
fue creado. Si un proceso no tiene usuarios, consumidores, ni clientes que utilicen las
salidas que éste entrega, es un proceso que no agrega valor ni es necesario. Por tanto,
sus actividades y resultados son muy costosos para cualquier tipo de organización

Los procesos en la organización se clasifican en:

Figura 47. Procesos de la Organización

Fuente: UDEMEX 2018

2.3 ELABORACIÓN DE
DIAGRAMAS DE
PROCEDIMIENTOS
El diagrama de procedimientos, denominado también diagrama de flujo o flujograma, es la
representación gráfica que muestra la secuencia de actividades y operaciones de un
determinado procedimiento; de manera simultánea indica claramente él o los órganos
administrativos que intervienen en cada actividad descrita en el procedimiento.

El diagrama de procedimientos muestra el flujo de las actividades, de manera tan general

o tan específica como se requiera; esto facilita estudiar y analizar todo un sistema, para
identificar los puntos sujetos a medición, para detectar si hay problemas, para identificar
áreas de oportunidad y precisar qué tipo de mejoras se pueden realizar, buscando
permanentemente la modernización y la simplificación en los trámites para los servicios
que se prestan.

El diagrama de flujo dentro del manual de procedimientos deberá colocarse antes de la

descripción del procedimiento, con el fin de facilitar la interpretación de los mismos.

2.3.1 Importancia de estudiar los procedimientos

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una

organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los
niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la
acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de
un solo modo.

Según (Biegler, J. 1980) " Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada
de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las
actividades dentro de la organización".

Características de los procedimientos

(Mellinkoff, 1990), describe las siguientes características de procedimientos:

Figura 48. Características de procedimientos

Fuente: UDEMEX 2018

Beneficios de los procedimientos

Figura 49. Rendimiento laboral

Fuente: UDEMEX 2018

Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:

 Identificación; Este título contiene la siguiente información, logotipo de la

organización, denominación y extensión (general o específico) de corresponder a
una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
  Lugar y fecha de elaboración.
 Numero de revisión.
 Unidades responsables de su revisión y/o autorización
 índice o contenido; Relación de los capítulos que forman parte del documento.
 Introducción; Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, área de
aplicación e importancia de su revisión y actualización.
 Objetivos de los procedimientos; Explicación del propósito que se pretende
cumplir con los procedimientos.
 áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
 Responsables; Unidades administrativas y/o puesto que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases.
 Políticas o normas de operación; En esta sección se incluyen los criterios o
lineamientos generales de acción que se determinan para facilitar la cobertura de
responsabilidades que participan en los procedimientos.

2.3.2 Simbología básica

Un diagrama de flujo es la representación gráfica de un proceso.

Un diagrama de flujo tiene como objetivo facilitarnos la comprensión de un algoritmo o

simplificar el análisis de un proceso. El diagrama de flujo consta de símbolos como
cuadros, rombos, óvalos, etc. que representan a cada uno de los pasos a seguir durante
un proceso. Estos símbolos están conectados por flechas de un solo sentido y nos indican
la secuencia en que se van desarrollando las distintas tareas.

Los diagramas de flujo se desarrollaron con la idea de representar procesos en áreas

como la administración de empresas, la planeación de proyectos, la manufactura de
productos, la planificación de estrategias de ventas y muchas áreas más, no obstante,
han cobrado un interés muy especial en el análisis y planeación de procesos para el
desarrollo de sistemas computacionales. Y al mismo tiempo han demostrado tener una
gran utilidad en el proceso de aprendizaje y formación de futuros desarrolladores de
software.

Los diagramas facilitan la comprensión de métodos de solución para problemas

matemáticos y lógicos, permitiendo a los estudiantes abstraerse de un lenguaje
determinado y enfocarse en el procedimiento de solución. De este modo, la posterior
etapa de codificación se simplifica enormemente al tener ya resuelta la metodología a
través de un diagrama de flujo.

Existen diferentes símbolos utilizados en la diagramación, de los cuales podemos

destacar cinco símbolos básicos con los cuales se puede representar prácticamente
cualquier algoritmo informático por muy complejo que éste sea.

Estos símbolos son los siguientes:

Ilustración 13. Simbología básica

 Fuente: UDEMEX 2018

Ilustración 14. Recomendaciones

Recomendaciones para el uso y aplicaciones de símbolos

En cuanto a dibujo

Es conveniente no mezclar varias líneas de entrada y salida en un mismo lado del símbolo

Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida

Las líneas de unión deben representarse mediante líneas rectas: en caso necesario se pueden
utilizar ángulos rectos

Para efectos de presentación es recomendable que el tamaño de los sómbolos sea uniforme, salvo
en caso de que se requiera hacer alguna situación especial

Fuente: UDEMEX 2018

2.3.3 Clasificación de los diagramas

Debido al extenso uso de los diagramas de flujo y a toda clase de adaptaciones a que son
sometidos con el propósito de satisfacer las necesidades particulares de cada trabajo, los
diagramas de flujo han tomado muchas variaciones que aparecen en diversas formas y
bajo muchos títulos; sin embargo, existe una clasificación de la cual se pueden elegir el
tipo de diagrama que más se ajuste a nuestros requerimientos.

Según (Gómez, G., 1997), los diagramas de flujo se clasifican por su forma por:

Su forma:

 Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
información que se considere necesaria, según su propósito.

Ilustración 15. Diagrama de flujo

  Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.

Ilustración 16. Diagrama de flujo

 Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y

puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápidamente que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra
no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y
la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no
registra.
 Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son
fundamentalmente representativos.
Su propósito:

 De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna

descripción de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que
se archiva. Retrata la distribución de múltiples copias deformas a un número de
individuos diferentes o a unidades de la organización. Las formas pueden
representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras
descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el
lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso al proceso de progresión horizontal,
cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización o a
los individuos.
 De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las
operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El
término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental.

Se usa el formato vertical.

 De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan

además la manera de realizar cada operación de procedimiento, por la persona
que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el formato
vertical.
  Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino
que analiza para qué sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.
Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida
o alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.
 De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza.

Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el

formato arquitectónico.

 Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases

anteriores. Se usa el flujograma de formato vertical para combinar labores,
métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace).

Se usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o
departamentos.

2.3.4 Elaboración de diagramas de procedimientos

Los diagramas de flujo son una manera de representar visualmente el flujo de datos a
través de sistemas de tratamiento de información. Los diagramas de flujo describen qué
operaciones y en qué secuencia se requieren para solucionar un problema dado.

Un diagrama de flujo u organigrama es una representación diagramática que ilustra la

secuencia de las operaciones que se realizarán para conseguir la solución de un
problema. Los diagramas de flujo se dibujan generalmente antes de comenzar a
programar. Los diagramas de flujo facilitan la comunicación entre el programador y el
resto de las personas. Estos diagramas de flujo desempeñan un papel vital en la
programación de un problema y facilitan la comprensión de problemas complicados y
sobre todo muy largos.

Una vez que se dibuja el diagrama de flujo, llega a ser fácil escribir el programa en
cualquier lenguaje de programación. Vemos a menudo cómo los diagramas de flujo nos
dan ventaja al momento de explicar el programa a otros. Por lo tanto, está correcto decir
que un diagrama de flujo es una necesidad para la documentación mejor de un programa
complejo.

Para indagar más en el tema te invitamos a descarga el siguiente archivo el cual te

ayudara a conocer los Pasos necesarios para la construcción de un Diagrama de

Flujo para un Procedimiento.

 2.4 EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones

como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológico y
financiero, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

2.4.1 Concepto y objetivo

Los manuales de procedimientos son un compendio de acciones documentadas que

contienen en esencia, la descripción de las actividades que se realizan producto de las
funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen en lo que
denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio específico.

Dichos manuales incluyen además los puestos o unidades administrativas que intervienen
además incluyen objetos y sistemas, precisando su nivel de participación.

También Suelen contener en algunos casos ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios como normativas y políticas particulares de cómo se aplican
dichos limites o lineamientos de actuación, máquinas o equipo de oficina a utilizar y
cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al

funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la
evaluación y control interno y su vigilancia.

Objetivos
  Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema
en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la
identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.
 Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de
herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera
facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la
gestión departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión
institucional).
 Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la
consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en
lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los
servicios prestados en el municipio de Valparaíso.
 Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación
del personal nuevo e incentivar la polifuncionalidad al interior de cada área,
Departamento, Sección, Oficina, etc.

¿Cuáles son las Ventajas del Manual de Procedimientos?

Figura 50. Ventajas

2.4.2 Clasificación según el área de aplicación

Ilustración 17. Manual de procedimientos

Se pueden clasificar en:

Por su naturaleza

Ilustración 18. Por su naturaleza

 Por su área de aplicación

Ilustración 19. Por su área de aplicación

POR SU áREA DE APLICACIóN

El origen de este tipo de manuales

Debido al crecimiento y expansión de las
administrativos parte de que las pequeñas y
empresas, el número de puestos y áreas va en
medianas empresas cuentan, por lo general, con
aumento, la especialización de ambos hace más
una estructura organizacional pequeña, es decir,
compleja la utilización de un solo manual; por lo
no tienen gran cantidad de niveles jerárquicos ni
tanto, en vez de contar con un sólo manual para
de áreas y el número de puestos con que cuentan
toda la empresa, se elaboran por áreas y cada
son poco especializados, por lo que el manual de
uno de éstos contiene información de un área en
organización de estas empresas no es de gran
específico de la empresa.
magnitud.

Por su contenido

Ilustración 20. Por su contenido

POR SU CONTENIDO

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo
tenemos los siguientes:

Manual de Historia

Manual de Organización

Manual de Políticas

Manual de Procedimientos

Manual de Contenido Múltiple

Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le
da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien
elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir
que pertenece y forma parte de la organización.

Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura

organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a

seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

 Agilizar el proceso de toma de decisiones

 Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:

 Producción
 Ventas
 Finanzas
 Personal
 Compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos

administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa
para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o

simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en
la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

Por su ámbito

Figura 51. Por su ámbito

 Fuente: UDEMEX 2018

2.4.3 Contenido del manual

Las partes que componen el manual de procedimientos son las siguientes:

 Portada.
 Hoja de Identificación y Autorización.
 índice General o Contenido.
 Introducción
 Marco Jurídico.
 Objetivo.
 Lineamientos.
 Procedimientos:
o Diagramas de Procedimientos o Flujogramas.
o Descripción de los Procedimientos.
 Formatos e Instructivos de Utilización.
 Hoja de Visto Bueno.
 Anexos: (en su caso)

Para conocer específicamente cada parte del manual te invitamos a leer el siguiente
descargable

DesContLIABC21PAEOP_1_4_1

2.4.4 Procedimiento para su elaboración

Actividades previas a la elaboración del manual:

Como fase previa para elaborar los manuales de procedimientos, se requiere ubicar y
analizar los procedimientos de que constará el manual, identificando y precisando los
problemas y sus efectos, así como sus posibilidades de modernización, para mantenerlos
dentro de los límites de eficiencia y eficacia demandada.

 Determinar el ordenamiento legal que da origen o razón de ser a las actividades.

 Obtener la información que permita contestar, ¿por qué hacemos las cosas, cómo
las hacemos y con qué frecuencia?
 Compilar la información con el personal responsable de su ejecución.
 Diagramar el panorama general de un procedimiento.
 Efectuar el análisis y diagnóstico del comportamiento y resultados operativos.
 Determinar alternativas para corregir o prevenir fallas y desviaciones, o bien
mejorar la ejecución de las operaciones.
 Elegir la mejor alternativa de solución o diseño conceptual, para la regularización,
optimización o rediseño del procedimiento.
Los trabajos deberán iniciarse con una cuidadosa preparación y determinación del curso
a seguir, por lo que es necesario elaborar un plan de trabajo donde se estimen las
actividades que se van a realizar, el tiempo que durarán y quiénes serán los
responsables de su ejecución

Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

1. Definir el contenido:


o Introducción.
o Objetivos.
o áreas de aplicación.
o Responsables.
o Políticas.
o Descripción de las operaciones.
o Formatos.
o Diagramas de flujo.
o Terminología.

Las fuentes de información más comunes son:

 Archivos de la empresa.
 Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:

 Encuestas.
 Investigación documental.
 Observación directa.

2.4.5 Implantación

Autorización e implementación
Una vez que se ha integrado el manual, es necesario realizar los trabajos que se
describen a continuación para que lo autoricen los servidores públicos correspondientes y
así poder implementarlo.

 Revisión y validación

Una vez que el centro de trabajo tenga integrados los procedimientos de un órgano
administrativo, es conveniente enviarlos para su validación por el titular del órgano
administrativo ejecutor; posteriormente deberán enviarse al Departamento de
Organización y Sistemas de la Unidad de Planeación para su análisis correspondiente.

Actividades:
  Presente los procedimientos al titular del órgano administrativo en el que se
recabó la información, para su revisión y de ser necesario haga las modificaciones
y observaciones convenientes.
 Envíe al Departamento de Organización y Sistemas de la Unidad de Planeación el
proyecto de manual de procedimientos para su revisión y validación
correspondiente.
 En caso de que se acuerden modificaciones, realícelas y obtenga la firma de
autorización.
 Elabore el programa de implementación.

Autorización

 Una vez concluida la validación se recabarán las firmas de los titulares de las
áreas que participaron en la formulación y revisión del manual en la Hoja de Visto
Bueno.
 Posteriormente la Unidad de Planeación someterá a las autorizaciones del titular
de la Subdirección de área o Unidad de Apoyo que corresponda; del Subdirector
General y por último del Director General en la hoja de identificación y
autorización.

Distribución e implementación

Una vez autorizado el manual de procedimientos, la Unidad de Planeación enviará una

fotocopia del mismo a la Subdirección de área o Unidad que corresponda, para que
realice su distribución, difusión e implementación correspondiente. El documento original
y el archivo magnético, quedarán bajo resguardo del Departamento de Organización y
Sistemas de la Unidad de Planeación, quien gestionará su publicación en la página Web
de la empresa
Actividades:

 Promueva la aplicación del manual de procedimientos en todos los órganos

administrativos ejecutores.
 Dé a conocer el programa de implementación a todo el personal que va a
intervenir.
 Verifique que cada participante en el proceso de trabajo, cuente con su manual de
procedimientos y que reciba la capacitación necesaria.
 Comunique a todas las áreas involucradas y al Departamento de Organización y
Sistemas de la Unidad de Planeación, la fecha de inicio y término de las
actividades comprendidas en la implementación.
 Establezca y mantenga canales adecuados de comunicación entre el responsable
del proceso de trabajo y el personal operativo.
 Establezca los mecanismos de control y retroalimentación necesarios para obtener
información sobre los resultados que vaya generando el proceso.

Como material de ayuda se incluye una Guía para Diagramar y Formular la Descripción
de Procedimientos Administrativos.

DesContLIABC21PAEOP_1_4_2
2.4.6 Evaluación y actualización
Una vez iniciada la implementación del manual, es necesario que los titulares de los
órganos administrativos den seguimiento a la efectividad de los procedimientos, a fin de
detectar desviaciones en los mismos, haciendo oportunamente los ajustes necesarios.

Los manuales de procedimientos se actualizarán con base a los cambios en los procesos
de trabajo autorizados por la Dirección General, así como por las reformas al marco
jurídico y normativo, y tomando en consideración las aportaciones de los servidores
públicos que lo ejecutan, con la revisión por parte del Departamento de Organización y
Sistemas.

3.1 GENERALIDADES

Algunos nombres para formas serían: formularios o pre-impresos.

Los formularios pueden enviarse a confeccionar a una imprenta o industria gráfica o

sencillamente pueden ser diseñados por la empresa y generarse a manera de fotocopias
o vía impresora.

La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas

contribuyeron a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión
de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda
se hizo necesaria con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El
modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma
impresa

3.1.1 Concepto

Figura 3. Forma

Fuente: UDEMEX 2019

Figura 4. Conceptos de formas

 Fuente: UDEMEX 2019

Los Formularios: “Son documentos previamente impresos que requieren respuestas

estandarizadas por parte de los usuarios. Sirven como documento de origen para el
personal que captura datos”. (Kendall, K. y Kendall, J. 2005)

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y
el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella información
variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o
sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.

Las formas de oficina (papel impreso que tienen espacios para colocar información que
debe ser transmitida a individuos, departamentos o empresas) y los registros (cualquier
dato escrito que se elabore para su uso futuro pueden incluir varios documentos) son
herramientas administrativas que orientan los esfuerzos de la administración y apoyan la
coordinación del trabajo total ejecutado. Necesarios para asentar o transmitir la
información, son imprescindibles para la existencia y utilización de todo sistema y
procedimiento de oficina, ninguna organización puede existir mucho tiempo sin formas y
registros.

Los formularios o formas constituyen los medios materiales utilizados para lograr
uniformidad y sencillez al registrar, transmitir, informar y analizar los datos
correspondientes a cualquier problema u operación de las empresas.

Los formularios al registrar los hechos contables o administrativos se transforman en

comprobantes sustentantes de dichos hechos. Existen comprobantes que cierran un ciclo
de las respectivas operaciones, (como por ejemplo: Facturas del Proveedor en una
compra), sirviendo como base de los asientos que se formulan, pero no historia las
operaciones desde su origen. Esta necesidad determina la utilización de otros múltiples
comprobantes, (por ejemplo, en una compra, la cotización, la orden de compra, la nota de
recepción, la guía de despacho, etc.).

3.1.2 Importancia de las formas

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institución,

requieren de documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando dichas
operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas
para simplificar la elaboración de los documentos respectivos.

Figura 5. ¿Sabías que?

 Fuente: UDEMEX 2019

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra

cuando ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no tan solo en la
normalización que a través de ella se obtiene.

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente

a:

Ilustración 1. Importancia del uso de las formas

Fuente: UDEMEX 2019

Situación actual en el uso de Formas

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta graves

dificultades para su control, y su diseño no siempre es el adecuado.

Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalías, entre las que se
destacan las siguientes:

Figura6. Anomalías del uso de las formas

Fuente: UDEMEX 2019

Estas anomalías han producido desviaciones en la información que las Formas deben
transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y fluidez de los procesos
en que intervienen.

Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un lógico

descuido en su control, de tal manera que el número requerido es excesivo, lo cual
implica erogaciones considerables en impresión y almacenaje.

Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseño de las formas, utilizando solo las
necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su producción, existencia y
consumo.
3.1.3 Objetos de su utilización

Figura 7. Objeto de utilización

Fuente: UDEMEX 2019

En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación

estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el
equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste
en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento que ocurren. Si
los datos no se anotan en ese momento, su recaptura costará mucho más y aumentara de
manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otro objeto es facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante

Figura 8. Facilitar el flujo

Fuente: UDEMEX 2019

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y

su verificación, El uso de información constante posiciona los datos, identifica la
información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante
técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de
la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o
enviándoselas a una persona para que las compare. (Desde luego, la computadora puede
ser el "controlador" en algunos procedimientos)

3.1.4 Propósito del análisis y control de forma

Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.

Conocer el número exacto requerido.

Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas
de trabajo.

Establecer una clasificación en todas las unidades administrativas.

Normalizar las que se encuentran en uso, con diseños elaborados técnicamente.

 Contar con un catálogo que contenga todas las formas utilizadas en la institución
y en el cual se visualicen sus características.

Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.

Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas

a futuro.

Economizar a través de la racionalización del uso y diseño.

Mantener un control de calidad constante en la producción o compra

3.1.5 Fuentes de información

Las fuentes de información son aquellos elementos de los cuales se puede obtener
información necesaria para la toma de decisiones en la empresa.

En cada nivel de la empresa, se suele requerir diferentes tipos de información, por

ejemplo:

Figura 9. Niveles de la empresa

Fuente: UDEMEX 2019

Y para obtener la información requerida se recurre a las fuentes de información, las

cuales se pueden dividir en fuentes internas y externas.

3.1.6 Requerimientos para su uso: interno y externo

Fuentes internas

Son las fuentes que se encuentran dentro de la empresa.

Ejemplos de fuentes internas:

Las bases de datos internas (por ejemplo, permiten obtener información referente
a los clientes)

Los estados financieros (por ejemplo, permiten obtener información referente a la

situación financiera de la empresa).

Los registros de inventarios

 Registros de ventas

Registros de costos

El personal de la empresa, etc.

Fuentes externas

Son las fuentes que se encuentran fuera de la empresa.

Ejemplos de fuentes externas:

Internet (páginas web de organismos gubernamentales, páginas web de la

competencia, etc.)

Oficinas de gobierno

Locales de la competencia

Proveedores

Distribuidores

Clientes

Diarios

Revista

Publicaciones, etc

Asimismo, las fuentes de información también se pueden clasificar en fuentes primarias y

fuentes secundarias:

Fuentes primarias

Son las fuentes que brindan información o datos de “primera mano”, es decir, información
que se obtiene directamente por parte de la empresa.

Las fuentes primarias, por lo general, son más costosas que las fuentes secundarias, se
deben utilizar cuando no existen fuentes secundarias, o cuando la información que
brindan estas últimas es insuficiente o inadecuada.

Ejemplos de fuentes primarias pueden ser:

Las personas encuestadas

Entrevistadas o sondeadas para una investigación de mercado

 El personal de la empresa

Los registros de ventas

El personal de ventas, etc.

Fuentes secundarias

Son las fuentes que brindan información o datos que ya han sido publicados o
recolectados para propósitos diferentes al actual.

Las fuentes secundarias, por lo general, son poco costosas y se obtienen con rapidez,
por lo que se deben buscar primero antes que las fuentes primarias.

Ejemplos de fuentes secundarias pueden ser:

Las bases de datos de la empresa

Base de datos comerciales

Entidades gubernamentales

Asociaciones

Cámaras de comercio

Institutos de estadística

Universidades

Centros de investigación

Ferias comerciales

Bibliotecas, libros, diarios, revistas, publicaciones, etc.

3.1.7 Diseño

Figura 10. Recuerda

Fuente: UDEMEX 2019

El analista de sistemas debe contar con la capacidad para:

  Diseñar formularios o formas completas y útiles.
 Eliminar formularios y formas innecesarios que desperdicien los recursos de
la organización.

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados.

Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes principios:

 Facilidad para su relleno

 Reducción de las posibilidades de error
 Estética
 Reducción de costos

Reglas para el Diseño de Formularios:

 Los formularios deben tener títulos que los identifiquen

 Los formularios que salen de la empresa deben tener membrete completo.
Para los de uso interno basta con el nombre de la compañía
 El espacio entre líneas recomendable debe ser: A mano (escritura manual)
1/3 pulgadas aproximadamente Para computadora o máquina de escribir de
1/6 a 1/8 de pulgada aproximadamente. Aunque hoy en día existe tanto para
las máquinas de escribir como computadoras diversos tamaños y tipos de
letra, lo que permite alternativas del tamaño del espacio
 Se debe considerar la escritura horizontal. A mano: 1/6 pulgadas por cada
letra o número. En computadora o máquina de escribir (en escritura normal
1/10 pulgada)
 Al pie de página y al lado izquierdo debe tener el código, fecha de impresión
y cantidad impresa.
 Al pie de página y en el centro debe indicarse su destino final.
 El espacio disponible para el diseño debe usarse óptimamente: Se deben
evitar espacios abiertos y áreas innecesarias.
 Deben despertar una actitud favorable en el usuario de los mismos.

Características de los Formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener
presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad
que preste en el procedimiento en que sea utilizado.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

Figura 11. Características de los formularios

 Fuente: UDEMEX 2019

Siete secciones de un formulario. (Kendall,K. y Kendall, J. 2005)

Ilustración 2. Secciones de un formulario

Fuente: Kendall,K. y Kendall, J. 2005

Encabezado.

Identificación y acceso

Instrucciones.

Cuerpo.

Firma y verificación.

Totales.

Comentarios.

3.2 METODOLOGÍA PARA EL

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE
FORMAS
“Los sistemas de información son sistemas que procesan datos para producir información
y los procesos que transforman esos datos pueden ser manuales o computarizados.

Las entradas de los datos al sistema pueden presentarse en distintos soportes siendo los
formularios o formas la modalidad más común. Los formularios son uno de los
componentes de los sistemas de información. Ellos pueden ser convencionales o
inteligentes.”

El análisis de un formulario tiene como finalidad determinar por un lado su influjo dentro
del proceso y por otro lado la información necesaria que debe contener. Para llevar a
cabo el análisis es recomendable preparar un cuestionario o entrevista para captar
información sobre la funcionalidad del formulario
 3.2.1 Determinación de la factibilidad del estudio
Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigación previa de las
formas que operan en una dependencia, tomando en consideración:

Figura 12. Determinación de la factibilidad de estudio

Procedimiento que En donde es necesario determinar sus características relevantes, tales como la cantidad de unidad
ta administrativas que involucra, el número de operaciones y las formas que se emplean

ursos Humanos
Personal técnico necesario del área de Sistemas y Procedimientos para la investigación y, en su caso, pa
el análisis, diseño y control

ursos Materiales para En este punto el equipo de diseño depende del volumen de formas manejadas en la institución y s
Diseño y posibilidades económicas. Es recomendable utilizar los servicios de diseño del área de Sistemas
roducción
Procedimientos

Una vez determinado el tipo de procedimiento en que intervienen las formas, su importancia, su volumen
uisitos Mínimos los recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos indispensables en cantidad
calidad. En este aspecto es también importante calcular el tiempo con que se contará para realizar el estud

orización
El principal obstáculo para realizarlo, es el acceso a las unidades que usan formas, por lo que resu
indispensable contar con el apoyo total de la Dirección del organismo

Fuente: UDEMEX 2019

Se recomienda remitirle una solicitud de intervención o un cuestionario para recabar

información sobre su situación en el manejo de Formas, haciendo mención del objetivo
que se pretende alcanzar.

3.2.2 Investigación

Recopilación de Formas
En principio se recopilarán muestras de las formas que utiliza cada una de las unidades
administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en cuenta aquéllas que tienen
un uso notorio o las eventuales que, por características especiales, requieren de un
diseño técnico y presentación aceptable. Existen formas cuyo control resulta
superfluo, por el uso interno y eventual que tienen en alguna unidad.

Es conveniente que se impriman con el nombre de la dirección, departamento, sección,

etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una. De esta manera se
integrará un archivo de formas de cada unidad administrativa.
Con ayuda del archivo, se clasificarán provisionalmente conforme a las necesidades de la
institución o la conveniencia de la unidad de Sistemas y Procedimientos que realiza el
estudio.

3.2.3 Análisis y Diseño de las formas

Fijación de Prioridades

Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes aspectos:

 Dependencias con problemas en las formas y sistemas.

 Dependencias que proporcionan un servicio directo al público.
 Dependencias con un elevado consumo de formas.
 Dependencias que disponen de un mayor número de empleados.
 Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que emplean.

Análisis:

En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de
las que están en uso, por lo que se recomienda elaborar un cuestionario que sirva como
instrumento de recopilación y análisis.

Dicho cuestionario captará información de la Forma, referente a su estructura,

características, flujo y observaciones del especialista que conducirá el análisis.

Consideraciones de tipo funcional:

Los factores que deben considerarse para el análisis funcional son:

 Identificación de la forma
 Objetivo
 Información que contiene
 Estructura
 Secuencia de datos
 Copias que integran el juego
 Tipo de Forma.

Consideraciones de tipo material:

Pueden ser analizadas las referentes a:

 Tamaño
 Tipo de papel
 Color de papel y tinta
 Tipo de impresión
 Carbonizado
 Volúmenes y frecuencia de manejo.
Diseño de formas
Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:

 La información recabada
 Su objeto
 Fuente de información
 Necesidades que la originan
 Método de llenado
 Número de copias
 Procedimientos en que intervendrá
 Resultados finales que se han de obtener.

Consideraciones de tipo funcional

 Información Básica

Para determinar la información básica que deberá contener la forma, ha de responderse a

las siguientes preguntas:

 ¿Qué información se va incluir?

 ¿Es importante dicha información?
 ¿Cómo se va a utilizar?
 ¿Por quién será utilizada?
 ¿Cuándo será utilizada?

Título

Deberá ser descriptivo de su función, es decir, que señale el objetivo que se

pretende alcanzar.

 Secuencia de Datos

Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:

 Atender a la secuencia de la información procedente del documento fuente.

 La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
 Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
 Identificación. Comprende el título, nombre de la dependencia y código de la forma.
 Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.
 Aprobación. Es la firma que da validez al documento.
 Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.

Espacios

Para facilitar las anotaciones en la Forma, ésta debe contar con espacios suficientes para
la inclusión de la información variable. Hay que tomar en cuenta si ha de ser llenada a
mano o en computadora. Es conveniente trazar líneas horizontales para facilitar el llenado
cuando se haga a mano.
 Número de Copias

El especialista tendrá que asegurarse que las copias solicitadas sean realmente
necesarias.

El uso de copias debe estar sujeto a:

 ¿Quién requiere copia?

 ¿Cuándo se necesitan copias?

3.2.4 Preguntas de apoyo para el análisis y diseño de las formas

Para el análisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas uniformes, que nos
ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse aspectos que puedan ser de
trascendencia.

A continuación se tiene un listado de preguntas, algunas de las cuales convergen en los

mismos aspectos.

Figura 13. Análisis y diseño de formas

 ¿El título es indicativo del uso de la forma?

Encabezado de la Forma:  ¿El título es claro, conciso y está bien ubicado?

 ¿Se han impreso los datos fijos para información?

 ¿La información más importante se localiza fácilmente?
Datos Fijos:  ¿Los datos fijos son fácilmente identificables?
 ¿Los datos fijos corresponden al título de forma?

 ¿Es visible la codificación o número de identificación?

Codificación:  ¿La identificación es obsoleta?

 ¿Se deben foliar las copias?

 ¿Deben identificarse las copias con el nombre de la unidad o dependencia a la que
Identificación de las
Copias: destinan?
 ¿Es conveniente identificar las copias en la codificación de la forma?

Datos Variables:  ¿Son fácilmente identificables?

 ¿Hay suficiente espacio para transcribirlos?
 ¿Responden concretamente a la información que se requiere?
  ¿Son necesarios todos los datos que se piden?
 ¿Corresponden al título de la forma?

 ¿La secuencia de espaciamiento (mínimo viraje de la mano y facilidad de movimientos)

lógica?
 ¿La secuencia de los datos es la misma que se presenta en los documentos de los cuales
va a transcribir?
 ¿La secuencia de los datos es la correcta para el procesamiento o interpretación?
 ¿Toda la información requerida para archivar y clasificar está convenientemente localizada
 ¿Deben utilizarse ambos lados de la forma?
 ¿Tiene el orden de información conforme se llena?
 ¿Se han dejado espacios para fechas y datos de verificación?
 ¿Se ha dejado espacio para la información de procedencia y destino?
 ¿Se ha dejado espacio para firmas y aprobaciones?
Estructura de la forma:  ¿Existen normas de espacio y márgenes?
 ¿Los espacios verticales pudieran ser horizontales o viceversa?
 ¿Los márgenes son los adecuados para la encuadernación?
 ¿Es necesario disponer de bloques para diferenciar los datos que proporcionan las person
que utilizan las formas?
 ¿Tienen bloques los espacios destinados para contestación de preguntas selectivas?
 ¿Los bloques que tiene la forma son excesivos?
 ¿El grosor de las líneas enmarca correctamente los renglones y columnas que lleva
forma?
 ¿El grosor de las líneas no varía excesivamente dentro de la forma?
 ¿El grosor de las líneas resulta innecesario si cambia el color de la tinta o viceversa?

 ¿El tamaño se adecua al tipo de archivo que se va a utilizar?

Tamaño:  ¿El tamaño excede o resulta menor al necesario para contener la información?

 ¿El peso del papel es el adecuado para el tipo de manejo de la forma?

 ¿El peso del papel soporta la intensidad de manejo?
 ¿El peso del papel para las copias es recomendable?
 ¿El peso del papel es lo suficientemente funcional si la forma se utiliza por ambos lados?
 ¿El grosor del papel es recomendable para su manejo y archivo?
Tipo de papel:
 ¿El grosor del papel es el adecuado para la duración que se pretende?
 ¿El grosor del papel es recomendable para la apariencia y calidad deseada?
 ¿El grano de la rigidez deseada para las formas?
 ¿El sentido de las fibras o grano no afecta a los dobleces requeridos?

Color (papel y tinta):  ¿Se ha considerado la utilización del color para el papel?
 ¿Es necesario el color del papel en la forma y sus copias?
 ¿Es deseable fijar colores distintos para cada copia según su destino?
 ¿El color del papel se confunde con el color de la tinta?
 ¿Es deseable imprimir la forma con más de un color de tinta para una mejor presentación
 manejo?
 ¿El color de tinta empleado varía el costo de las formas en comparación con otro color?

 ¿El tipo de impresión es el adecuado?

 ¿El tipo de impresión facilita la lectura de la forma?
Tipografía:  ¿Es necesaria otra tipografía para diferenciar los datos importantes?
 ¿La tipografía utilizada es de un solo tamaño o debe variar?

 ¿El papel carbón proporciona la nitidez deseable a las copias?

 ¿El carbonizado del papel está preparado para que aparezcan solamente ciertos datos
Carbonizado: las copias?
 ¿El tipo de papel carbón utilizado es el más adecuado y de menos costo?

 ¿Es necesaria la encuadernación?

Tipo de Encuadernación:
 ¿El tipo de encuadernación es el adecuado para su funcionamiento?
 ¿El tipo de encuadernación es adecuado para su almacenamiento o archivo?
 ¿El tipo de encuadernación dificulta el llenado de la forma?
 ¿El tipo de encuadernación requiere de perforaciones para desprender las formas?
 ¿El tipo de encuadernación puede determinar los juegos de hojas que requiere la forma?
 ¿El tipo de encuadernación es factible de elaborar con el equipo con que cuenta
dependencia?

Fuente: UDEMEX 2019

3.2.5 Implantación

Fase

 Planear la estrategia de implementación

Consideraciones: Tener en cuenta los siguientes puntos al planear una estrategia de

implementación:

 Identificar a los participantes Es importante identificar a los participantes para

que sepa con quién puede ponerse en contacto si surge un problema. La lista de
participantes debe incluir los nombres, cargos e información de contacto de todas
las personas que se vean implicadas en la creación, la implementación y el
mantenimiento de una plantilla de formulario. Entre estas personas se incluyen los
diseñadores de plantillas, los patrocinadores de las plantillas de formulario
(si son personas distintas a los diseñadores), los administradores de
conjuntos de servidores y los administradores de colecciones de sitios.
  Identificar las dependencias Muchas plantillas de formulario tienen
dependencias de recursos externos. Por ejemplo, una plantilla de formulario puede
usar un servicio Web como origen de datos. Si se es consciente de tales
dependencias, puede que esté mejor preparado para enfrentarse a posibles
problemas. Por ejemplo, si el servicio Web que usa una plantilla de formulario no
está disponible inesperadamente, el problema puede ser más fácil de resolver si
ya sabe el servicio Web que utiliza la plantilla de formulario. Además de las
dependencias de recursos externos, algunas plantillas de formulario tienen
dependencias de otras plantillas de formulario. Por ejemplo, para evitar problemas
de rendimiento, es normal que una plantilla de formulario se divida en varias
plantillas más pequeñas. En este caso, debe asegurarse de que todas las
plantillas de formulario relacionadas se implementan simultáneamente.
 Comprender el ámbito de la implementación Debe identificar las plantillas de
formulario que sean adecuadas para cada colección de sitios. Por ejemplo, si
administra una colección de sitios para los clientes de seguros y otra para los
asesores de seguros, debe planear la activación sólo de las plantillas de formulario
relacionadas con los clientes en la colección de sitios de clientes, así como las
relacionadas con los asesores en la colección de sitios de asesores.
 Planear la infraestructura Los usuarios que visiten la colección de sitios deben
tener muy claro dónde ir para rellenar los formularios. Debe planear bibliotecas de
documentos, sitios (o en muchos casos, colecciones completas de sitios) que, una
vez creados, contendrán la información y las plantillas de formulario que necesiten
los usuarios.
 Crear la infraestructura

Después de inactivar una plantilla de formulario, se puede asignar como tipo de contenido
de una biblioteca de documentos. Si ha planeado una estructura lógica para las
colecciones de sitios, sitios y bibliotecas, puede crear fácilmente los elementos y activar
las plantillas de formulario en consecuencia.

 Crear los sitios y las bibliotecas Si se da cuenta de que son necesarias

colecciones de sitios adicionales, póngase en contacto con el administrador del
conjunto de servidores para crearlas. Puede crear sitios adicionales, así como
bibliotecas de documentos en esos sitios.
 Conceder permisos Debe asegurarse de que las personas que necesiten
rellenar los formularios tienen acceso a las colecciones de sitios que contiene las
plantillas de formulario. En la mayoría de los casos, podrá crear grupos de
usuarios que le permitan conceder acceso a muchas personas.
 Vigilar los problemas de seguridad

Es una buena idea preguntarle al administrador del conjunto de servidores los detalles de
los problemas o errores detectados durante la parte de la implementación de las plantillas
de formulario que se produce en Administración central. Por ejemplo, puede pedir ver los
detalles del informe de comprobación de formularios para determinar si hay problemas o
advertencias que debería conocer.

3.3 CONTROL DE LAS FORMAS

 La historia de la humanidad cambió con la invención de la imprenta. Desde los inicios de
la historia el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en
forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón
surgen los formularios.

Figura 14. Formularios o formas

Fuente: UDEMEX 2019

La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo,

cuando se efectúa un depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de
formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le
es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad. (Prácticas
Contables, 2012).

3.3.1 Clasificación de las formas

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentación pueden ser:

Simples

Compuestos

Figura 15. De acuerdo a su presentación

Formularios Simples Formularios Compuestos

Poseen más de una hoja y son elaborados

Son aquellos documentos que están representados por una sola
forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales
como los depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una
sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta
correspondiente. Las cartas con membretes de la Empresa, son
otro ejemplo de este tipo de formularios
con base en un formato predefinido y bajo
un esquema de almacenamiento o archivo
especial. Dentro de este renglón, podemos
distinguir los siguientes tipos:
¤De bloques
¤Talonarios

Formas continua

Fuente: UDEMEX 2019

De acuerdo a su uso pueden ser:

 Para originar una acción

Para registrar una acción

Para informar resultados

Figura16. Por su uso

Para informar
Para organizar una acción Para registrar una acción
resultados

enen el objetivo de iniciar el proceso o Están orientados a guardar información que

ocedimiento de algún grupo de tareas puede ser consultada posteriormente. Por Son aquellos que s
n un cierto objetivo. Por ejemplo, la esta razón, se llenado correcto es usados para mostrar cifr
misión de una requisición de materiales importante desde el principio, dado que de procesos que
ede dar origen a la emisión de una cualquier información omitida puede ser encuentran estandarizad
den de compra requerida después

Fuente: UDEMEX 2019

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

Manuales

Semi - mecanizados

Mecanizados

Figura 17. De acuerdo a su elaboración

Formularios Manuales Formularios Semi-mecanizados Formularios Mecanizados

n formatos que son llenados en Se llevan en parte manualmente y en Son aquellos que son elaborad
rma totalmente manual, es decir, no parte, a través de un elemento máquina por una computadora, tanto l
erviene el elemento máquina para como una computadora o una máquina datos del mismo como los camp
confección de escribir por rellenar

Fuente: UDEMEX 2019

3.3.2 Formulación del catálogo de formas

Siendo éste un conjunto de documentos, deberá mostrar todo lo que se pueda saber
acerca de una forma, para lo cual será necesario que contenga la siguiente información:

Figura 18. Formulación de catálogo de formas

 Fuente: UDEMEX 2019

3.3.3 Control sobre la creación de la forma

Las áreas de Sistemas y Procedimientos, deben velar por que las dependencias usuarias
no puedan crear formas en sus unidades administrativas ni dupliquen esfuerzos y
recursos.

Se procurará que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos en que

intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio

Para el control sobre la creación de formas debe existir un plan o método usado por la
gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina mediante la normalización del
flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los
formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario
implantado.

En la etapa de control sobre la creación de formas se incluye el establecimiento de un

programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que
componen el problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que
efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario. (Prácticas Contables,
2012).

3.3.4 Control sobre reimpresión de la forma

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina,
mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar
ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a
cada formulario implantado.

Consideraciones generales de los sistemas de control

Figura19. Consideraciones generales

Fuente: UDEMEX 2019

Nivel de organización

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la

organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y
mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del
analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos
los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

Control de formularios

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de

control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los
componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el
tema principal de la forma y el tema secundario (Prácticas Contables, 2012).

3.3.5 Control de las formas en la organización

Los principios a considerar para el manejo de formas en la organización son:

 Dar pronta atención a las requisiciones.

 Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
 Establecer máximos y mínimos de existencia en el uso de las formas.
 Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difíciles de conseguir.
 Asegurarse de que cada formulario en uso cumple su propósito
específico.
 El propósito es integral para el funcionamiento de la organización.
 Evita la duplicación de la información recopilada y de los formularios que
recolectan.
 Diseñar formularios eficaces.
 Decidir cómo reproducir los formularios de la manera más económica.
 Establecer procedimientos que hagan disponibles los formularios al
costo más bajo posible. (Prácticas Contables, 2012).

3.4 REINGENIERÍA

Figura 20. Reingeniería

Fuente: UDEMEX 2019

Reingeniería:Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar

mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento como
costos, calidad, servicio y rapidez

Fueron dos norteamericanos, Michael Hammmer y James Champy, quienes a comienzos

de la década de los noventa presentaron al mundo de la administración el novedoso
concepto de la reingeniería. La definieron como «la revisión fundamental y el rediseño
radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y
contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez». En otras
palabras, la reingeniería es una propuesta administrativa que hace referencia a los
cambios radicales en las estructuras y en los procedimientos de una empresa u
organización para producir mejoramientos significativos.

La Reingeniería administrativa es el rediseño rápido y radical de los procesos estratégicos

de valor agregado y de los sistemas, las políticas, y las estructuras organizacionales que
los sustentan para optimizar los flujos del trabajo y su productividad de una institución. La
Reingeniería espera producir la optimización del flujo de trabajo y de la productividad en
una organización, la cual se mide en función de los resultados de la institución.

El objetivo primario de la Reingeniería de proceso lo constituyen aquellos procesos que

son a la vez estratégicos y de valor agregado, se dice que para obtener un máximo
rendimiento sobre la inversión en reingeniería es prudente empezar por concentrarnos en
los procesos más importantes de las instituciones.

En la Reingeniería de procesos no solo se nomina a los procesos estratégicos,sino que

también todos los sistemas, políticas y las estructuras organizacionales que sostienen
dichos procesos:

Figura 21. Procesos

3.4.1 Referencia histórica

La reseña histórica indica que la Reingeniería Administrativa se ha aplicado desde hace

noventa y ocho años, sus componentes no son nuevos o innovadores, todos ellos han
estado ahí durante muchos años, lo que sí es nuevo es su concepción. El concepto de
Reingeniería surgió hace unos diez años, debido a la necesidad de innovar los sistemas,
procesos y las estructuras administrativas lo cual ha permitido aumentar en gran medida
la calidad y competitividad para enfrentar los cambios en la administración.

Figura22. ¿Sabías que?

Fuente: UDEMEX 2019

A Michael Hammer se le atribuye la creación del término reingeniería y la define como el

cambio fundamental para llegar a la base de los problemas de la organización; un cambio
radical que debe ocurrir para poder obtener los resultados espectaculares que la
reingeniería promueve por medio del estudio de los nuevos procesos productivos que
harán de la organización más productiva, se pasa de una etapa de especialización a una
de generalización, en la cual el servicio puede ser realizado por una sola persona.
(Hammer, M. y Champy, J. 1995)

Al revisar la historia de la reingeniería, ésta tiene sus orígenes en los principios de la

administración, en los primeros años del siglo XIX, no se llamaba reingeniería. El objetivo
de la reingeniería es hacer de “todos nuestros procesos los mejores de su clase”.
Frederick Taylor sugirió, en 1880, que los directivos usaran los métodos a su alcance para
optimizar la productividad (se refería a la reingeniería de procesos). (Peppard, J. y
Rowland P. 1998).

Figura 23. Conceptos

Fuente: UDEMEX 2019

A mediados de los años 80´s del siglo pasado las empresas occidentales iniciaron la
restructuración de sus procesos, conocieron a detalle la forma de trabajar de los
japoneses y decidieron que era el momento de volverse competitivos o sucumbir ante la
creciente incursión en los mercados internacionales por parte de ese país occidental, hoy
en día hay sectores del comercio mundial que siguen siendo dominados por empresas
niponas debido a la calidad de sus productos. (Alarcón, J., 1998)

En nuestros días la mayoría de las empresas occidentales siguen orientadas hacia los
procesos en un sentido táctico, mejorando sus propias operaciones. Por su lado, los
japoneses han aplicado su experiencia en el mercado por muchos años, mejorando y
evaluando sus procesos continuamente, fijando sus metas y el cumplimiento de éstas
está en manos de todo el personal de la empresa desde el nivel más alto hasta el más
sencillo de los puestos de trabajo.

Sin importar el área de operación de una compañía, toda organización líder alrededor del
mundo se ha visto obligada a replantear sus negocios y orientarlos hacia los procesos, el
mercado se volvió demandante y competitivo, empresas que no se han ajustado a
una nueva forma de organización han atravesado por crisis complejas.

Ante la globalización comercial ha surgido la necesidad del desarrollo y el uso de nuevas

maneras de pensar de las mejoras de la cadena de valor en empresas industriales y de
servicio para lograr avances rápidos y radicales en el mercado, lo anterior no es una
opción se ha convertido en una necesidad que se ha traducido en ganancias o pérdidas,
en permanecer o cerrar. En otras palabras las empresas han reestructurado su
administración para el logro de objetivos.

3.4.2 Modelos de reingeniería

Desde la aparición del concepto de reingeniería, ha surgido distintos modelos cada uno
con sus fortalezas y sus limitaciones, a continuación se mencionan algunos de ellos y se
describen brevemente sus ventajas y limitaciones
 Modelo de Reingeniería de Michael Hammer y James Champy

El modelo se basa en el concepto de cambio de paradigmas y necesidades de los

negocios ante una era más competitiva y de mayor avance tecnológico, no
proporcionan una metodología definida para emprender o hacer proyectos. Hammer y
Champy hacen mención de la obsolescencia de los modelos organizacionales y proponen
una nueva dirección de cambio radical, en vez de mejoras no sustanciales. (Hammer, M. y
Champy, J. 1995)

Este modelo se caracteriza por enfatizar la necesidad de hacer los cambios radicales en
la empresa pensando siempre en el Cliente, buscando la reducción de los costos, no
ofrece una metodología específica, sin embargo, define cuatro aspectos fundamentales
para llevar a cabo la reingeniería:

1. La revisión fundamental, determina primero que debe hacer una compañía y luego
como lo debe hacer
2. Rediseño radical, lo cual significa desechar todas las estructuras y los
procedimientos existentes e innovar formas de realizar el trabajo
3. Mejoras espectaculares, se refiere a saltos gigantescos en el rendimiento y no a
mejoras marginales
4. Proceso, se define, como un conjunto de actividades que recibe una o más
entradas y crea un producto de valor para el cliente.

Ventajas del modelo

 Las comparaciones de estilos de trabajo de la antigua administración de Smith y

Taylor contra los conceptos de integración y sinergia del mundo actual
 Los conceptos primarios sobre la utilización de la tecnología y lo que ahora
conocemos como benchmarking
 El enfoque hacía procesos, aunque no menciona las técnicas para llevarlo a cabo
y utiliza términos rudimentarios para la definición
 Define los roles de los miembros del equipo de REINGENIERíA, aunque no
contempla la consultoría externa

Limitaciones del modelo

 No proveen una metodología para emprender un proyecto de reingeniería, sólo

sugieren
 No proporcionan una lista de herramientas tecnológicas para llevar a cabo la
reingeniería
 No mencionan a la consultoría externa dentro de los proyectos de reingeniería
 No existe una descripción detallada de los procesos y de sus tipos. Utiliza los
términos "procesos estratégicos" y "de valor agregado", como iguales.

Modelo de Reingeniería de Daniel Morris y Joel Brandon

En este modelo se aprecia la evolución de la reingeniería, que tipo de cambios de

pensamiento se requiere, que conceptos incorpora, el proceso lo encamina en dos
vertientes una es el posicionamiento y la otra a la de aplicación del proyecto. (Morris, D. y
Brandon, J. (1995).
En este modelo encontramos al posicionamiento, el cual se refiere al dimensionamiento y
preparación del proyecto: Se definen objetivos, estrategias formación de equipos de
trabajo, recopilación de datos, y se establece la acción para cambiar de un paradigma
actual a uno que pueda ser continuo.

Ventajas del modelo

 La utilización de técnicas modernas para el mapeo de procesos, abandonando el

enfoque tradicional de flujogramas
 La visualización del desafío del negocio en una integración de toda la empresa, no
solamente en ciertas áreas
 La incorporación del elemento humano como parte clave del éxito en el proyecto
 El uso de la tecnología como facilitadora del proyecto, no como automatización de
la misma forma tradicional de trabajo

Limitaciones del modelo

 No habla de cambios radicales, sino de cambios continuos

 Los proceso son mejorados en vez de rediseñarlos

 No desglosa los roles y responsabilidades de los miembros del equipo de
reingeniería
 No incluye soluciones integrales como ERP'S (Enterprice Resource Planing) e
Internet dentro de las herramientas de apoyo para los proyectos de reingeniería

Los modelos de representación gráfica son modernos, pero no los más actuales para
diseñar a la compañía

Ilustración 3. Proceso de reingeniería dinámica

Modelo de reingeniería de Raymond Manganelli y Mark Klein

Este modelo proporciona una guía metodológica completa sobre reingeniería. Explica
paso a paso los detalles del modelo, resumiéndolo en 5 etapas y 54 tareas a seguir. Estos
autores se enfocan hacia una reingeniería rápida llamada “Rápida RE”, que consiste en
obtener resultados rápidos y sustantivos efectuando cambios radicales en los procesos
estratégicos de valor agregado. La duración que persiguen los proyectos va de 6 meses a
un año, considerando que los altos ejecutivos esperan resultados a corto plazo.
(Manganelli, R.y Klein, M., 1995)

Ventajas del modelo

 Provee una guía detallada de la metodología a seguir

 Proporciona una guía descriptiva de las herramientas tecnológicas en el mercado
  Provee recomendaciones del uso de la tecnología, de acuerdo con los roles que
desempeñan los involucrados en el proyecto
 Realiza una comparación de su metodología con respecto a las demás en el
mercado, enfatizando el enfoque de rápida RE hacia el tiempo, y la descripción
detallada de tareas

Limitaciones del modelo

 Utiliza flujogramas como representaciones de los procesos, siendo éstos un

técnica obsoleta e incompatible con las soluciones tecnológicas en el mercado
actual
 No menciona soluciones integrales de negocio como ERP's y Workflow para el
desarrollo del proyecto
 No menciona a la administración del cambiocomo soporte dentro de todo el
proyecto, sino como parte de la penúltima etapa en el diseño social
 No existe etapa de retroalimentación sino de mejora continua en la última fase,
que no específica las mediciones de los resultados

Ilustración 4. Modelo

Modelo de August W. Scheer

Este modelo es de enfoque práctico y directo de la reingeniería, a través del uso de la

tecnología. Presenta el concepto de ARIS siglas en inglés que significa Architecture of
integrated Systems español Arquitectura de Sistemas de Información Integrados, que
desarrolla los proyectos de mejora empresarial a través del Uso de modelos de negocios
y de datos en materia de sistemas (Sheer, A., 1999)

Ventajas del enfoque

 Es compatible con las herramientas tecnológicas en el mercado

 Utiliza un concepto total de integración que no deja desfragmentados los procesos
dentro de la organización
 Agrupa las vistas de información en un todo congruente y en parcelas individuales,
donde se da respuesta al qué, cómo, cuándo, quién y con qué
 La metodología es enfocada a sistemas pero con una formulación sencilla que
permite ser entendida por personas sin una formación técnica, como son la mayor
parte de los altos ejecutivos y los usuarios finales
 A través del uso de objetos y no de representaciones gráficas en los procesos, se
puede tener un mantenimiento rápido de los cambios que vayan surgiendo en el
proyecto y posteriores a éste
 La difusión de los modelos a través de medios modernos como Intemet/lntranet,
permite una mayor personalización de los procesos y una rápida comunicación e
identificación por parte del personal de la empresa
Limitaciones del enfoque

 La mayor parte de los beneficios de la metodología no se obtienen si no se cuenta

con la herramienta ARIS.
 El costo del proyecto es alto, debido a que debe efectuarse una fuerte inversión en
adquisición de tecnología, consultoría externa y capacitación y entrenamiento
 La duración del proyecto es mayor debido al tiempo que consume la curva de
aprendizaje sobre el uso de la nueva herramienta
 No contempla los aspectos de administración del cambio y enfoque hacia los
recursos humanos a través del uso de la herramienta.

3.4.3 Fases de aplicación

Cuando hablamos de fase de aplicación nos referimos a los pasos que se llevan a cabo
para la aplicación de loa reingeniería.

Específicamente supone un cambio respecto a la forma organizativa actual y a la

aceptación de supuestos básicos.

Todo cambio se produce desde una situación actual a otra deseada en un determinado
periodo de tiempo, los elementos de la reingeniería aplicada al cambio son los siguientes:

 Preparación del cambio

 Planeación del cambio
 Diseño del cambio.
 Evaluación del cambio.

El modelo de reingeniería se divide en cuatro fases: que constan de 13 pasos.

Ilustración 5. Fases del modelo de reingeniería

Fuente: UDEMEX 2019

Todo cambio tiene que producirse en sus dos dimensiones y no será eficaz si se produce
solo en una de ellas:

a. Una tangible, física, racional y predecible: Cambios externos fácilmente

visibles en la empresa (normas, organización, estrategia, sistemas, procesos,
oficinas, etc.)
b. Otra intangible, intelectual, emocional y menos predecible: interiorización del
cambio en las personas como condición para que el cambio sea efectivo. (clima,
conocimientos, motivación, actitud, estilo de dirección).

La primera fase de la reingeniería organizacional, la preparación para el cambio,

establece las bases para la actividad futura.

Preparación del cambio

Es el primer paso para llevar a cabo la reingeniería organizacional, establece los objetivos
y el camino a seguir durante el proceso. En esta fase es necesaria la crítica para realizar
cualquier proceso de cambio, ya que desarrolla la conciencia sobre el proceso de cambio,
revelando así los errores que se han cometido y estableciendo un plan inicial para llevar
a cabo la reingeniería.

Se requieren tres factores correlacionados para que una organización cambie de manera
eficaz: coordinación, compromiso y competencias

Ilustración 6. Cambio eficaz

Fuente: UDEMEX 2019

Planeación del cambio

La segunda fase, planeación del cambio, opera bajo el supuesto de que las
organizaciones necesitan planear su futuro a causa de las constantes variaciones del
mercado. Así, la fase de planeación proporciona a la dirección un proceso para prever el
futuro y desarrollar las acciones necesarias que operen con eficacia en él.

La planeación del cambio proporciona asimismo dirección y lineamientos para la siguiente

fase: el diseño del cambio.

Ilustración7. Proce

Un PROCESO es en esencia un método de hacer las cosas

Fuente: UDEMX 2019

Diseño del cambio

La tercera fase, el diseño del cambio, proporciona un método para identificar, evaluar,
combinar y, por último, rediseñar los procesos de la empresa

Evaluación del cambio

La fase final, la evaluación del cambio, proporciona los medios para evaluar la mejora
durante un lapso predeterminado, por lo general de un año, y para desarrollar prioridades
para los años siguientes. De manera específica, esta fase ayuda a determinar si el
esfuerzo de reingeniería tuvo éxito y dónde deberían concentrarse los esfuerzos futuros.

El método de reingeniería: un resumen

Fase I: Preparación del cambio

1. La alta dirección explora el proceso de reingeniería.

¤ Educar a la dirección sobre el proceso de reingeniería y la necesidad

de cambiar.

¤ Crear un comité de dirección de reingeniería.

¤ Desarrollar un plan inicial de acción.

2. Preparar a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio.

Fase II: Planeación del cambio

3. Crear una visión, una misión y principios rectores.

¤ Identificar las competencias esenciales

¤ Desarrollar una declaración de visión

¤ Desarrollar una declaración de misión

¤ Determinar los principios rectores

4. Desarrolle un plan estratégico de tres a cinco años.

¤ Llevar a cabo una revisión de la empresa en la actualidad

¤ Determinar los factores externos del entorno

¤ Llevar a cabo una revisión de la salud interna

¤ Desarrollar pronósticos sobre la empresa tal como está

¤ Llevar a cabo un análisis de vacíos

¤ Desarrollar un plan estratégico de tres a cinco años

5. Desarrollar planes anuales de operación o trascendentales.

¤ Desarrollar objetivos de operación

¤ Organizar recursos

¤ Asignar prioridades a los cambios potenciales

¤ Desarrollar presupuestos y planes operacionales de un año

 ¤ Aplicar y evaluar los planes operacionales

Fase III: Diseño del cambio

6. Identificar los procesos actuales de la empresa.

¤ Determinar los procesos organizacionales críticos

¤ Medir los procesos críticos

¤ Clasificar el desempeño de los procesos

¤ Identificar oportunidades y el proceso al que se aplicará la

reingeniería.

7. Establecer el alcance del proceso y el proyecto de diagramación.

¤ Identificar a los responsables del proceso.

¤ Crear la misión y metas del proyecto.

¤ Estructurar y seleccionar a los miembros del equipo.

¤ Desarrollar un plan de trabajo.

8. Combinar y analizar el proceso.

¤ Describir el proceso en un flujograma.

¤ Describir el proceso en un diagrama integrado de flujo.

¤ Completar la hoja de trabajo de diagramación del proceso.

¤ Completar el análisis de limitantes del proceso.

¤ Complete el análisis de factores culturales.

9. Crear el proceso ideal.

¤ Describir el proceso ideal en papel.

¤ Comparar el proceso actual contra el ideal.

¤ Evaluar las diferencias.

10. Probar el nuevo proceso.

¤ Desarrollar objetivos piloto.

 ¤ Desarrollar mediciones piloto.

¤ Lograr la aprobación y consenso de los responsables.

¤ Llevar a cabo una prueba piloto del nuevo proceso.

¤ Evaluar el impacto de la prueba piloto.

11. Implantar el nuevo proceso.

¤ Desarrollar un plan de acción para la implantación.

¤ Ejecutar el plan.

Fase IV: Evaluación del cambio

12. Revisión y evaluación del avance.

¤ Evaluación de las mediciones organizacionales.

¤ Hacer que el comité de dirección evalúe los resultados.

¤ Revisar el plan estratégico de tres a cinco años, de ser necesario.

13. repetir el ciclo anual de planeación operacional y trascendental.

4.1 DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Figura 3. Distribución del espacio

Fuente: UDEMEX 2019

Con la llegada de la revolución industrial, se transformó el pensamiento referente que se

tenía hacia ésta buscando entonces los propietarios un objetivo económico al estudiar las
transformaciones de sus fábricas.

Hace unos 200 años se volvió redituable para los propietarios estudiar el arreglo de
sus fábricas. Los primeros pasos fueron mecanizar el equipamiento. Descubrieron las
ventajas del orden y la limpieza.

Cerca del cambio de siglo la especialización del trabajo enfocó la atención hacia el
manipuleo del material entre operaciones. Por aquellos tiempos los propietarios o sus
gerentes estaban armando grupos de especialistas para estudiar los problemas de
la DP (distribución de planta); y así se llegaron a establecer los principios y técnicas que
hoy conocemos.

Estas primeras teoría postulaban el agrupamiento de máquinas y procesos similares, el

proporcionar suficiente espacio alrededor de cada máquina el alinear áreas de trabajo en
columnas ordenadas, especificando pasillos y manteniéndolos limpios y el llevar el
material a un extremo y desde allí moverlo hacia el otro extremo de la planta.

Estos principios no están completos y en algunos casos contradicen el

mejor layout (reordenamiento físico de planta), son en realidad postulados, no
fundamentos. Y dado que las condiciones cambiaron, también cambiaron las
distribuciones.

4.1.1 Definición

Figura 4.Definición

Fuente: UDEMEX 2019

La finalidad fundamental de la distribución en planta consiste en organizar estos

elementos de manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo, materiales, personas
e información a través del sistema productivo.

Figura 5. Conceptos

Fuente: UDEMEX 2019

“Es una herramienta propia de la ingeniería Industrial, donde el ingeniero tiene que poner
a trabajar toda su inventiva, creatividad y sobre todo muchas técnicas propias para
plasmar en una maqueta o dibujo, lo que se considera que es la solución óptima de
diseño del centro de trabajo e incluye los espacios necesarios para el movimiento
del material, almacenamiento, trabajadores indirectos y todas las otras actividades o
servicios como la maquinaria y equipo de trabajo, para lograr de esta manera que los
procesos se ejecuten de manera más racional.” (Chase, R., Jacobs, R. y Aquilano, N.,
2009).

4.1.2 Objetivos
Se procurará encontrar aquella ordenación de los equipos y de las áreas de trabajo que
sea más económica y eficiente, al mismo tiempo que segura y satisfactoria para el
personal que ha de realizar el trabajo. De forma más detallada, se podría decir que este
objetivo general se alcanza a través de la consecución de hechos como:

Figura 6. Objetivo

Fuente: UDEMEX 2019

Es evidente que, aunque los factores enumerados puedan ser ventajas concretas
a conseguir, no todas podrán ser alcanzadas al mismo tiempo y, en la mayoría de
los casos, la mejor solución será un equilibrio en la consecución de los mismos.

En cualquier caso, los objetivos básicos que ha de conseguir una buena distribución en
planta son:

 Unidad. Al perseguir el objetivo de unidad se pretende que no haya sensación de

pertenecer a unidades distintas ligada exclusivamente a la distribución en planta.
 Circulación Mínima. El movimiento de productos, personas o información se
debe minimizar.
 Seguridad. En el movimiento y el trabajo de personas y materiales es una
exigencia en cualquier diseño de distribución en planta.
 Flexibilidad. Se alude a la flexibilidad en el diseño de la distribución en
planta como la necesidad de diseñar atendiendo a los cambios que ocurrirán
en el corto y medio plazo en volumen y en proceso de producción.

La misión del diseñador es encontrar la mejor ordenación de las áreas de trabajo y

del equipo en aras a conseguir la máxima economía en el trabajo al mismo tiempo que la
mayor seguridad y satisfacción de los trabajadores.

La distribución en planta implica la ordenación de espacios necesarios para movimiento

de material, almacenamiento, equipos o líneas de producción, equipos industriales,
administración, servicios para el personal, etc.

4.1.3 Consideraciones fundamentales

El estudio de la distribución de espacio se realiza cuando se establecen nuevos objetivos

y programas, cuando existen cambios en la estructura de la organización, cuando se ha
llevado a cabo una modificación de los sistemas o procedimientos del trabajo, cuando se
presenta un incremento en el volumen del trabajo, o una disminución u aumento del
personal, cuando se ha realizado una reubicación, remodelación o renovación de las
instalaciones de trabajo o del mobiliario y equipo o para mejorar la atención a las
necesidades de los clientes.
Si hablamos de la estructura de la organización, se deben tener en cuenta, al momento de
realizar el estudio de la distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre las
unidades que la componen, los sistemas de información y procesos de comunicación
establecidos; la naturaleza, el volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones
asignadas a cada una de las unidades procurando mantener una secuencia operacional
lógica. Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su
realización, así como también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que
puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para así, distribuir el espacio de
manera tal que permita introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo
ubicar las áreas de atención al cliente en lugares accesibles.

Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o remodelaciones en el

espacio de trabajo, los programas de asignación de espacio deben estar relacionados con
la planeación urbana y ecológica y con las actividades que se desarrollarán en el ámbito
donde se desea ubicar la oficina. Prever zonas de estacionamiento para los vehículos
tanto del personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la posibilidad de
crecimiento y las disposiciones normativas que regulan su funcionamiento.

Para obtener una disposición efectiva de las instalaciones y aprovechar de forma racional
los recursos de una organización debemos contar con unidades de mejoramiento
administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores externos y un grupo de trabajo
integrado con ese propósito.

4.2 FACTORES QUE DEBEN

CONSIDERARSE PARA LAS áREAS
DE TRABAJO

Una gran parte de la vida de la mayoría de muchísimas personas transcurre en medios

ambientes y espacios físicos creados por la mano del hombre, y que van de las
situaciones �locales" en las que nos encontramos (los lugares de trabajo, la cocina, un
coche), pasando por tipos de situaciones intermedias (los edificios para oficinas, las
casas, los teatros) y llegan hasta los entornos generales (como por ejemplo las
urbanizaciones).

Nuestras experiencias más corrientes nos señalan los efectos que diseños de tales
espacios y entornos pueden ejercer sobre las personas, incluyendo sus trabajos, su
comodidad e incluso su bienestar físico. Puesto que no podemos tratar de una forma
intensiva los muchísimos aspectos de los factores humanos de la distribución del espacio
y el entorno en los que se encuentran las personas, tocaremos tan sólo unos cuantos,
prestando una particular atención a los lugares de trabajo.
 Ilustración 1. Espacios de trabajo

Fuente: UDEMEX 2019

Para realizar una buena distribución es necesario conocer:

Y debemos asegurarnos de:

 Cubrir todos los aspectos

 Descubrir los más importantes
 Realizar un análisis coordinado de todo esto.

4.2.1 �Cuándo procede la distribución?

Síntomas de necesidad de redistribución (ajustes):

 Congestión y deficiente utilización del espacio

 Acumulación excesiva de materiales en proceso (MEP)
 Distancias excesivas en el flujo de trabajo
 Simultaneidad de cuellos de botella y ociosidad de puestos de trabajo
 Trabajadores cualificados realizando demasiadas tareas poco complejas
 Ansiedad y malestar de trabajadores
 Accidentes laborales Dificultad de control

Posibles casos:

1. Planta completamente nueva:podemos empezar de cero. El layout determinará

el diseño del nuevo edificio y la ubicación de todas las entradas y salidas de todos
los servicio. pero se ha de considerar el valor de reventa. Generalmente incluye a
muchos especialistas además del grupo de ingenieros en distribución. Solo ocurre
cuando una compañía comienza a fabricar un nuevo producto o se expande o
traslada a un área nueva. Probablemente el menos frecuente de los cuatro casos.
2. Expansión o traslado a planta existente:Nuevamente un trabajo importante,
pero el edificio y los servicios ya están definidos, con sus limitaciones. El problema
es adaptar el producto, las instalaciones y el personal de una organización
existente a una planta diferente pero real.
3. Redistribuir una planta:una buena oportunidad para adoptar equipamientos y
métodos nuevos y más eficientes. Se debe tratar de aprovechar el existente solo
en tanto sea consistente con los nuevos métodos y planes. Ocurre frecuentemente
 con los cambios de modelo o estilo d los productos o por la modernización del
equipo productivo.
4. Ajustes menores:Generalmente cuando cambian las condiciones operativas:
ingeniería cambia el diseño de determinadas partes, ventas excede las cantidades
indicadas por testeos de mercado, etc., todos ellos significan ajustes en el arreglo
de áreas de trabajo, personal, ubicación del material. Son los problemas de layout
más comunes. Aquí el ingeniero en distribución debe realizar sobre, o dentro de un
arreglo existente varias mejoras sin cambiar la distribución general, y con un
mínimo de interrupciones y ajustes a la instalación existente.

4.2.2 Factores que influyen en la selección de la distribución de planta

De lo citado hasta ahora puede deducirse fácilmente que al realizar una buena
distribución, es necesario conocer la totalidad de los factores implicados en la misma, así
como sus interrelaciones.

La influencia e importancia relativa de los mismos puede variar con cada organización y
situación concreta; en cualquier caso, la solución adoptada para la distribución en planta
debe conseguir un equilibrio entre las características y consideraciones de todos los
factores, de forma que se obtengan las máximas ventajas. De manera agregada, los
factores que tienen influencia sobre cualquier distribución pueden encuadrarse en ocho
grupos que comentamos a continuación:

Los materiales

Dado que el objetivo fundamental del Subsistema de Operaciones es la obtención de los

bienes y servicios que requiere el mercado, la distribución de los factores productivos
dependerá necesariamente de las características de aquéllos y de los materiales sobre
los que haya que trabajar. A este respecto, son factores fundamentales a considerar el
tamaño, forma, volumen, peso y características físicas y químicas de los mismos, que
influyen decisivamente en los métodos de producción y en las formas de manipulación y
almacenamiento. La bondad de una distribución en planta dependerá en gran medida de
la facilidad que aporta en el manejo de los distintos productos y materiales con los que se
trabaja. Por último, habrán de tenerse en cuenta la secuencia y orden en el que se han de
efectuar las operaciones, puesto que esto dictará la ordenación de las áreas de trabajo y
de los equipos, así como la disposición relativa de unos departamentos con otros,
debiéndose prestar también especial atención, como ya se ha apuntado, a la variedad y
cantidad de los ítems a producir.

La maquinaria

Para lograr una distribución adecuada es indispensable tener información de los procesos
a emplear, de la maquinaria, utillaje y equipos necesarios, así como de la utilización y
requerimientos de los mismos. La importancia de los procesos radica en que éstos
determinan directamente los equipos y máquinas a utilizar y ordenar. El estudio y mejora
de métodos queda tan estrechamente ligado a la distribución en planta que, en ocasiones,
es difícil discernir cuáles de las mejoras conseguidas en una redistribución se deben a
ésta y cuáles a la mejora del método de trabajo ligada a la misma (incluso hay veces en
que la mejora en el método se limitará a una reordenación o redistribución de los
elementos implicados).
En lo que se refiere a la maquinaria, se habrá de considerar su tipología y el número
existente de cada clase, así como el tipo y cantidad de equipos y utillaje. El conocimiento
de factores relativos a la maquinaria en general, tales como espacio requerido, forma,
altura y peso, cantidad y clase de operarios requeridos, riesgos para el personal,
necesidad de servicios auxiliares, etc., se muestra indispensable para poder afrontar un
correcto y completo estudio de distribución en planta.

La mano de obra

También la mano de obra ha de ser ordenada en el proceso de distribución, englobando

tanto la directa como la de supervisión y demás servicios auxiliares. Al hacerlo, debe
considerarse la seguridad de los empleados, junto con otros factores, tales como
luminosidad, ventilación, temperatura, ruidos, etc. De igual forma habrá de estudiarse la
cualificación y flexibilidad del personal requerido, así como el número de trabajadores
necesarios en cada momento y el trabajo que habrán de realizar. De nuevo surge aquí la
estrecha relación del tema que nos ocupa con el diseño del trabajo, pues es clara la
importancia del estudio de movimientos para una buena distribución de los puestos de
trabajo.

El movimiento

En relación con este factor, hay que tener presente que las manutenciones no son
operaciones productivas, pues no añaden ningún valor al producto. Debido a ello, hay que
intentar que sean mínimas y que su realización se combine en lo posible con otras
operaciones, sin perder de vista que se persigue la eliminación de manejos innecesarios y
antieconómicos

Las esperas

Uno de los objetivos que se persiguen al estudiar la distribución en planta es conseguir

que la circulación de los materiales sea fluida a lo largo de la misma, evitando así el coste
que suponen las esperas y demoras que tienen lugar cuando dicha circulación se detiene.
Ahora bien, el material en espera no siempre supone un coste a evitar, pues, en
ocasiones, puede proveer una economía superior (por ejemplo: protegiendo la producción
frente a demoras de entregas programadas, mejorando el servicio a clientes, permitiendo
lotes de producción de tamaño más económico, etc.), lo cual hace necesario que sean
considerados los espacios necesarios para los materiales en espera.

Los servicios auxiliares

Los servicios auxiliares permiten y facilitan la actividad principal que se desarrolla en una
planta. Entre ellos, podemos citar los relativos al personal (por ejemplo: vías de acceso,
protección contra incendios, primeros auxilios, supervisión, seguridad, etc.), los relativos
al material (por ejemplo: inspección y control de calidad) y los relativos a la maquinaria
(por ejemplo: mantenimiento y distribución de líneas de servicios auxiliares). Estos
servicios aparecen ligados a todos los factores que toman parte en la distribución
estimándose que aproximadamente un tercio de cada planta o departamento suele estar
dedicado a los mismos.
Con gran frecuencia, el espacio dedicado a labores no productivas es considerado un
gasto innecesario, aunque los servicios de apoyo sean esenciales para la buena
ejecución de la actividad principal. Por ello, es especialmente importante que el espacio
ocupado por dichos servicios asegure su eficiencia y que los costes indirectos que
suponen queden minimizados

El edificio

La consideración del edificio es siempre un factor fundamental en el diseño de la

distribución, pero la influencia del mismo será determinante si éste ya existe en el
momento de proyectarla. En este caso, su disposición espacial y demás características
(por ejemplo: número de pisos, forma de la planta, localización de ventanas y puertas,
resistencia de suelos, altura de techos, emplazamiento de columnas, escaleras,
montacargas, desag�es, tomas de corriente, etc.) se presenta como una limitación a la
propia distribución del resto de los factores, lo que no ocurre cuando el edificio es de
nueva construcción

Los cambios

Como ya comentamos anteriormente, uno de los objetivos que se persiguen con la

distribución en planta es su flexibilidad. Es por tanto, ineludible la necesidad de prever las
variaciones futuras para evitar que los posibles cambios en los restantes factores que
hemos enumerado lleguen a transformar una distribución en planta eficiente en otra
anticuada que merme beneficios potenciales. Para ello, habrá que comenzar por la
identificación de los posibles cambios y su magnitud, buscando una distribución capaz de
adaptarse dentro de unos límites razonables y realistas.

La flexibilidad se alcanzará, en general, manteniendo la distribución original tan libre como

sea posible de características fijas, permanentes o especiales, permitiendo la adaptación
a las emergencias y variaciones inesperadas de las actividades normales del proceso.
Asimismo, es fundamental tener en cuenta las posibles ampliaciones futuras de la
distribución y sus distintos elementos, considerando, además, los cambios externos que
pudieran afectarla y la necesidad de conseguir que durante la redistribución, sea posible
seguir realizando el proceso productivo.

Se ha expuesto hasta aquí un resumen de las principales consideraciones a tener en

cuenta respecto de los factores que entran en juego en un estudio de distribución en
planta. Son notorias las conexiones que existen entre materiales, almacenamiento,
movimiento y esperas, servicios y material, mano de obra maquinaria y edificio, existiendo
otros muchos ejemplos que muestran que en muchas ocasiones, deberán tenerse
presentes a la vez más de uno de los estudiados. Lo importante es que no se obvie
ninguno, dándole a cada uno su importancia relativa dentro del conjunto y buscando que
en la solución final se consigan las máximas ventajas del conjunto.

4.2.3 Fundamentos o principios guía

Estos principios deben guiar el trabajo de planeamiento de distribuciones, provienen de la

práctica reiterada y comprobada en multitud de plantas industriales.
Planear el todo y después los detalles.

Es mejor comenzar por la distribución del lugar o planta en forma global, y después
elaborar sus detalles:Primero, determinar las necesidades generales en relación con el
volumen de producción previsto. Después, establecer la relación de cada una de las áreas
con las demás, considerando solamente el movimiento de material para un patrón básico
de flujo o circulación. A partir de aquí, desarrollar una distribución general de conjunto.
Solo después de la aprobación de ésta última, procederemos al ordenamiento detallado
de cada área, es decir, de la posición real de los hombres, materiales, maquinaria y
actividades auxiliares que integran el plan detallado de distribución.

Planear primero la disposición ideal y luego la disposición práctica.

El concepto inicial de la distribución deberá representar un plan teórico ideal, sin tener en
cuenta las condiciones existentes ni el costo. Más tarde se irán realizando ajustes de
adaptación a las limitaciones representadas por los edificios y otros factores, intentando
que se combinen entre sí de modo que proporcionen los mayores beneficios globales y
con lo cual se llegará, finalmente, a una distribución simple y práctica.

Seguir los ciclos del desarrollo de una distribución y hacer que las fases se
superpongan.

Los dos fundamentos anteriores se relacionan estrechamente con los ciclos del
desarrollo de toda distribución. Estos se desenvuelven con una secuencia de cuatro fases
(seleccionar una localización integrada, realizar una distribución en conjunto, establecer
un plan de distribución detallado, planear e instalar la distribución), dispuestas de forma
que ofrecen una fuerte seguridad de avance hacia la consecución final del objetivo
perseguido.

Planear el proceso y la maquinaria a partir de las necesidades de material.

El diseño del producto y las especificaciones de fabricación, determinan en gran manera

el tipo de proceso a emplear. Se han de determinar las cantidades o ritmos de producción,
de los diversos productos o piezas antes de calcular los procesos que se requieren.
Solamente cuando se conozca la cantidad de cada artículo que se espera producir, se
podrá tener una base real para seleccionar la clase y cantidad de maquinaria.

Planear la distribución basándose en el proceso y la maquinaria

Los parámetros básicos que se manejan en la distribución son:

� Selección previa de los procesos de producción idóneos para el caso.

� Considerar todos los requisitos del equipo en sí mismo.

 � El movimiento planeado de material entre los diversos procesos y de una a otra
operación da el flujo o circulación.

Proyectar el Edificio a partir de la Distribución.

Al planearse la distribución es indispensable tener en cuenta el edificio en el cual se va a

constituir la factoría, al tenerse la opción de construirse en un nuevo edificio se puede
proyectar la distribución prevista, incluso programando riesgos y futuras fallas.

Los nuevos edificios permiten en su planeación hacer énfasis en la distribución más

eficiente, para lo cual se debe constituir una planta de utilización general y se planea en
diversas distribuciones supuestas

Planear con la ayuda de una clara visualización

La visualización es la clave para la tarea de asignación de distribución corporativa. Al

planear una distribución se hace necesario hacer claras especificaciones a todos aquellos
que tengan que ver con la empresa puesto que ellos no entienden a fondo con la
capacidad de captación que tiene el especialista en visualización. Además es necesario
no descuidar el análisis completo de los hechos reales.

Planear con la ayuda de otros

La distribución es un trabajo de cooperación: No se obtendrá la mejor distribución, a

menos que se consiga la colaboración de todas las personas a las que afecte.

Comprobar la distribución.

Cuando se haya desarrollado la distribución general de conjunto, ha de ser aprobada

antes de iniciar el planteamiento de los detalles.

La aprobación en sí ya es una comprobación. No obstante el ingeniero de distribución

deberá comprobar por sí mismo antes de pedir aprobación.

Vender el plan de distribución

El ingeniero de distribución está contratado para obtener un producto: un plan de

distribución. Pero, al igual que con cualquier otro producto o idea, un plan de distribución
no tiene ningún valor hasta que alguien lo compre. Por lo tanto deberá ser también un
buen vendedor.