Curso Administración General

Clase 4: Funciones de la Administración

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Distinguir las funciones administrativas y aplicarla a las áreas de una

organización.
I. Proceso Administrativos y sus Funciones
La Proceso Administrativo implica un conjunto de Funciones que
se desarrollan de manera sistémica, en todos los niveles, divisiones
o áreas y, en la organización como un todo. Dicho conjunto de
funciones o actividades, por su esencia o naturaleza están
interrelacionadas y se condicionan entre sí.
Es decir, una función para poder implementarse apropiadamente,
depende o requiere de la ejecución o realización de otra u otras
funciones, además en función de su interrelación, puede ser que al
implementar y/o diseñar una determinada función, se establezca la
necesidad de modificar o adecuar una o más funciones antes
concebidas.
I. Proceso Administrativos y sus Funciones
En este sentido, las funciones administrativas, al ser un proceso
sistémico, constituye una unidad indisoluble, debido a que
durante su aplicación y desarrollo, cada función, actividad o etapa
en la que se distribuye este proceso, se ejecutar o realizar casi
simultáneamente, ya que una con la otra, están relacionadas
mutuamente.
De esta forma, el proceso administrativo, debe ser entendido y
aplicado como un todo, que para efectos de estudiarlo,
comprenderlo y aplicarlo de manera más eficiente, es necesario
separar entre las distintas funciones que supone; aunque en la
práctica, no siempre es posible desarrollar en forma particular o
separadamente una función de otra.
I. Proceso Administrativos y sus Funciones
Las funciones que configuran el proceso administrativo moderno,
provienen o surgen del Modelo del Proceso Administrativo
desarrollado y propuesto por Henri Fayol, quien definió cinco (5)
actividades fundamentales que necesariamente, debía desarrollar
todo “administrador” eficiente, en la organización y en cada una de
las áreas en que esta se dividía:
1. Prever
2. Organizar
3. Dirigir
4. Coordinar
5. Controlar
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
Constituye por su naturaleza y acción un proceso de Toma de
Decisiones, que encierra la elección de una o más alternativas,
entre varias posibles y a veces contradictorias entre sí.
Planificar implica tratar de prever el futuro, decidiendo por
anticipado qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuándo se va a
hacer y quién lo va a hacer. Involucra la idea de trazar un mapa,
desde dónde se encuentra la organización y hacia donde queremos
esta llegue.
Consiste en términos simples, en definir los objetivos, los recursos
necesarios y las actividades que se van a realizar con el fin de
poder alcanzar los fines propuestos.
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
La planificación buscar crear las condiciones necesarias para el
desenvolvimiento eficiente y coordinado futuro de la organización,
aprovechando las condiciones positivas de su entorno o medio
ambiente y, reduciendo o intentando controlar provechosamente
los aspectos negativos que se prevén.
La planificación es, en síntesis, un proceso de proyección al futuro.
Es un proceso de selección de alternativas, objetivos, medios y
recursos para alcanzar mayores niveles de desarrollo institucional.
Comprendiendo en la práctica distintos niveles de definición de
alternativas de acción, partiendo desde las ideas más generales,
hasta concluir con los procedimientos necesarios de implementar.
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
Los diferentes ámbitos o niveles de definiciones de planificación en
una organización son:
✓ Visión: Qué queremos ser o dónde queremos llegar. Implica el
futuro deseable para la institución.
✓ Misión: Razones que justifican la existencia, propósitos o
funciones que la organización desea satisfacer y los métodos
fundamentales para su cumplimiento.
✓ Objetivos: Es una situación deseada específica, que se intenta
alcanzar en el futuro. Al lograr el objetivo, la situación deja de
ser ideal y se convierte en algo real y actual, por lo cual, deja de
ser deseado y se busca otro objetivo para ser alcanzado.
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
✓ Metas: Es una condición futura determinada que la organización
debiese alcanzar, supone un objetivo intermedio que permitirá
alcanzar un objetivo mayor. Se distinguen específicamente
procedimientos actuales de operación de la organización para
alcanzar los fines o metas programadas.
✓ Estrategias: Es la creación, implementación y evaluación de las
decisiones de acción específica que se desarrollarán en una
organización, en base a la cual se buscará alcanzar los objetivos
trazados. Implica aplicar y reconocer las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas [FODA] que enfrenta
una organización.
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
✓ Políticas: Comprenden las orientaciones o directrices que debe
ser difundidas, entendidas y aceptadas por todos los integrantes
de la organización. Son guías para orientar la acción;
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones,
criterios generales de acción que complementan el logro de los
objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
✓ Programas: Supone la implementación de actividades precisas y
sistémicas, es decir un conjunto de actividades lógicas, que se
encuentran enmarcadas en las políticas y estrategias definidas
por la organización para la consecución de sus objetivos.
II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN
✓ Procedimientos: Implica el establecimiento y desarrollo de
acciones concretas y específicas, que deben implementar cada
una de la áreas y los integrantes de la organización para alcanzar
los estadios futuros deseados.
Debido a la amplitud que supone el proceso de planificación, esta
requiere de la participación activa de toda la organización,
estableciendo los diferentes niveles a cumplir en orden lógico.
En cuanto al tiempo e implementación, esta debe ser a corto,
mediano y largo plazo, tomando en cuenta, además, los recursos
disponibles de la organización y la flexibilidad de sus recursos
humanos.
II. Funciones Administrativas
2. ORGANIZACIÓN
Implica identificar las responsabilidades involucradas en los
procesos que se deben realizar al interior de la institución, como
también los recursos materiales y económicos requeridos para la
ejecución de dichos procesos o actividades.
Esta función tiene por finalidad, lograr el esfuerzo coordinado
entre todos los integrantes y elementos con los que cuenta una
institución, como también definir los requerimientos humanos y
materiales necesarios, con el propósito de conseguir los objetivos y
metas propuestos, como también cumplir con su visión y misión
organizacional.
II. Funciones Administrativas
2. ORGANIZACIÓN
En forma práctica, debe conjugar los medios que tiene a
disposición (humanos – técnicos - capital y otros), como también
definir, los requerimientos futuros necesarios en estos ámbitos,
para alcanzar la planificación propuesta.
Supone determinar una estructura de funciones y actividades
necesarias para alcanzar las metas; de delegación de autoridad
para ejecutarlas; de provisión de medios requeridos para la función
y, de los mecanismos de la coordinación e información horizontal y
vertical necesarios para los procesos internos de interrelaciones.
➢ Una organización funciona bien sólo si está bien organizada.
II. Funciones Administrativas
2. ORGANIZACIÓN
En el diseño de la estructura funcional que se implementará, se
debe contar con el capital suficiente; como también con insumos y
descripción de funciones para el recurso humano, adecuadas para
que la organización se desarrolle y contribuya eficientemente a la
consecución de los objetivos definidos.
Un aspecto que se debe considerar en este proceso, es que cuando
la cantidad de funciones aumenta, la organización se expande
tanto horizontal como verticalmente, requiriendo además un tipo
distinto de dirección, por ello en la organización, debe tomar en
cuenta la delegación de autoridad y responsabilidades, así como la
extensión del control entre las unidades dirigidas.
II. Funciones Administrativas
3. INTEGRACIÓN
Gran parte de la literatura y/o teorías se concentran o centralizan
en la integración de personal. Considerando este proceso, como la
actividad que tiene por objeto ocupar o completar los puestos de
trabajo definidos en la organización, con la gente idónea para cada
puesto y en el momento necesario.
Requiere, por tanto, determinar las necesidades de personal
existentes, la descripciones específicas de los cargos existentes y,
los procesos de reclutamiento y selección de dicho personal.
Fundamentando que, el desempeño de las personas se verá
optimizado, en la medida que se le entreguen instrucciones
concretas respecto a las actividades que deben realizar.
II. Funciones Administrativas
3. INTEGRACIÓN o COORDINACIÓN
En su aspecto más extensivo, la integración supone disponer para
cada actividad o puesto de trabajo con la gente más competente y
con los recursos materiales y tecnológicos necesarios para ello.
En este sentido, la función de integración no sólo debe contemplar
la actividad de instalar a los mejores trabajadores en determinados
puestos de trabajo, sino que también debe, evaluar y establecer la
mejor combinación o coordinación entre una persona y los
medios materiales y tecnológicos otorgados para el desarrollo de
sus labores y/o responsabilidades; definiendo además, una acción
sistémica entre cada persona y sus medios, tanto al interior de la
organización como en su interrelación con el entorno.
II. Funciones Administrativas
4. DIRECCIÓN
Considera la acción, de un tercero, de subordinación (en ningún
caso de sometimiento).
En este sentido, la actividad o función de dirección implica que los
subordinados o subalternos deben ser debidamente orientados,
teniendo el superior, la responsabilidad de conciliar las diferencias
que emergen en la interrelación cotidiana entre personas, como
también entre los objetivos individuales y organizacionales,
guiándolos para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus
tareas o funciones al interior de la organización, como a la vez
incentivándolos a trabajar con diligencia y confianza.
II. Funciones Administrativas
4. DIRECCIÓN
En este sentido la dirección es una actividad eminentemente
ejecutiva o de ejecución, ya que implica impulsar a que los
integrantes de una organización, para que contribuyan a alcanzar
los objetivos definidos; supone la ejecución de las actividades
establecidas en la planificación y organización, bajo la dirección de
una autoridad superior.
Consiste en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de
los objetivos, debidamente integrados con los demás recursos con
que cuenta la organización. Significa poner en acción o actuar
(dirigir) el recurso humano.
II. Funciones Administrativas
5. CONTROL
Consiste en la evaluación y corrección de las actividades que se
efectúan en la organización, ya sea en su interior o bien, en su
interrelación con el entorno, para asegurarse de lo que se realiza va
acorde o en dirección a los planes establecidos.
En general, sirve para medir o establecer indicadores respecto el
desempeño deseado en relación con las metas u objetivos.
Detectando desviaciones y, permitiendo diseñar o determinar
correcciones puntuales en perspectiva de cumplir con la
planificación.
En síntesis se trata de la comprobación o verificación de los
resultados, contrastados con lo que se planifico previamente.
Principales conclusiones de la clase
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Clase 4: Funciones de la Administración