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Pr-Ga-25 Pago de Proveedores y Subcontratos Rev 03
Pr-Ga-25 Pago de Proveedores y Subcontratos Rev 03
PROCEDIMIENTO
PAGO DE PROVEEDORES Y
SUBCONTRATOS
PR-GA-25
1.- OBJETIVO
2.- ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los pagos por productos adquiridos o servicios contratados por la
empresa.
3.- RESPONSABILIDADES
Gerente de Operaciones
Validar los estados de pagos de Subcontratos.
Definir prioridades ante pagos de estados de pagos de Subcontratistas y Proveedores críticos.
Definir en el Contrato de Servicios que su finiquito sea ante notaría con el último estado de pago.
Administrador de Obra
Aprobar los estados de pagos de Subcontratos.
Respaldar los estados de pago con la liquidación del avance de obra.
Indicar los descuentos a los estados de pago, según informe de bodega, para el caso de
suministro de materiales, combustible, equipos u otro producto o servicio entregado.
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE REVISIÓN 03
CALIDAD FECHA 15 de Abril de 2010
PAGO DE PROVEEDORES Y PR - GA -25
SUBCONTRATOS
5.- TERMINOLOGIA
TÉRMINO DEFINICIÓN
Contrato de Documento legal donde se acuerdan las condiciones de un Subcontratista
Obra con respecto a la empresa para desarrollar una determinada obra o faena.
Estados de Pago Detalle del avance en montos y cantidades de obra, con mención a los
descuentos por entrega de materiales, equipos, combustible u otros.
Informe de liquidación de servicios contratados, acompañará al último
Finiquito de
Estado de Pago, validando que cesa el contrato sin existir deuda de parte de
Contrato
nuestra empresa ni obligación laboral pendiente.
Archivo de Archivador de facturas de proveedor, subcontratos y de compras, que han
Facturas para sido contabilizadas, ordenados alfabéticamente y junto a sus respaldos y
Pago vistos buenos respectivos a la espera del proceso de pago.
Reporte generado en Sistema Computacional para el pago de las facturas;
debe ser firmada por el Encargado que la emite, por el Gerente de
Egreso Contable
Administración y Finanzas y por el Gerente General que además firma el
cheque.
Archivo de Archivador de egresos contables según correlativo de emisión y el período
Egreso Contable de cancelación.
6.- PROCEDIMIENTO
6.1.- Generalidades
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE REVISIÓN 03
CALIDAD FECHA 15 de Abril de 2010
PAGO DE PROVEEDORES Y PR - GA -25
SUBCONTRATOS
Validada la factura del Proveedor contra el respaldo emitido por bodega de la recepción de productos
versus orden de compra, ingresará al Sistema Computacional para su registro contable, control de costos,
y la generación de la obligación financiera pasando al Archivo de Facturas para pagos.
El ingreso de facturas por Estados de Pago de Subcontratistas deberá validarse por la firma del Gerente
de Operaciones y el Responsable o Administrador de Obra, vendrá acompañada del contrato de obras
respectivo y deberá adjuntarse el Informe de Avance de obra, el detalle de cuenta corriente por los
suministros entregados, y el certificado laboral emitido por la Oficina de la Inspección del Trabajo de la
Jurisdicción donde se ejecuta la obra en cuestión y corresponderá su emisión al mes de los servicios
facturados.
Para su cancelación se considera en todos los eventos la condición de contado. En caso de que el
Subcontratista no tenga la facultad de emitir factura, el Encargado de Proveedores le emitirá una Factura
de Compra que será acompañada por la documentación que confirma el control administrativo y personal
del Contratista. Todo ello sujeto a lo establecido en el Procedimiento de Subcontratos, PR-GA-30
El proceso de Pago se efectuará según la fecha del vencimiento, considerando los plazos acordados en
la Orden de Compra o el Contrato de Obra, y de acuerdo a la prioridad definida para el suministro de
material o el servicio prestado, si ha sido definido en un nivel crítico o no para la obra.
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PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE REVISIÓN 03
CALIDAD FECHA 15 de Abril de 2010
PAGO DE PROVEEDORES Y PR - GA -25
SUBCONTRATOS
Se confeccionará una Nómina de Pago con todos los Egresos para revisión y firma del Gerente de
Administración y Finanzas, la cual se entregará al Gerente General para la correspondiente firma de
cheques y de Comprobantes Contables.
La carpeta de la Nómina de Pagos con los egresos contables firmados pasará a Secretaría para entrega
de cheques o emisión de los talones de depósitos.
Se guardará este Archivo de Comprobantes Contables al cierre de cada día con los cheques no retirados
en caja fuerte o caja debidamente cerrada, debiendo priorizar la entrega de cheques a través de avisos a
los Proveedores o solicitud de cuentas corrientes para generar depósitos de estas obligaciones.
TIEMPO DE
IDENTIFICACION DE
ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION RETENCION Y
REGISTRO
DISPOSICION
F025-GA-01 Oficina de No requiere Jefe de 12 meses /
Comprobantes Contables Administración Abastecimiento Destrucción
F025-GA-02 Oficina de No requiere Jefe de 12 meses /
Comprobantes Contables Administración Abastecimiento Destrucción
para pago bancario
8.- ANEXOS
No aplica.
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