GDOG01

GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTIÓN
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

BOGOTÁ, OCTUBRE 2020
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOG01
GUÍA Organización de archivos de gestión Versión 04
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ............................................................................................................................................................. 3
3. AMBITO DE APLICACIÓN.................................................................................................................................... 3
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA ……………………………………………………………………………. 3
5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................ 3
6. DEFINICIONES ..................................................................................................................................................... 4
7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ................................................. 7
Página 2 de 33 ASIF04- Versión 1

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1. OBJETIVO
Esta guía pretende orientar a todos los funcionarios y contratistas del Ministerio de Salud y Protección Social, en
el buen manejo, uso, organización y conservación de los archivos de gestión y de toda la información producida
y recibida en el desarrollo de sus funciones. Esto con el fin de dar cumplimiento a la normatividad interna y externa
que se encuentra asociada a los procesos de organización de archivos.
2. ALCANCE
El alcance de esta guía de organización de archivos de gestión es a nivel general, aplica a todas las dependencias
pertenecientes al Ministerio de Salud y Protección Social, reflejando las acciones orientadas al buen manejo, uso,
organización y conservación de los archivos de gestión.
3. AMBITO DE APLICACIÓN
GDOP03 Administración de Archivos

GDOP04 Consulta y Préstamo de Documentos
4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUIA
GDOP03 Administración de Archivos GDOP04

GDOP04 Consulta y Préstamo de Documentos
GDOF01 Formato Único de Inventario Documental
GDOF02 Formato Tabla de Retención Documental
GDOF03 Formato Rótulo Carpeta Archivo
GDOF04 Formato Rótulo Caja Archivo
GDOF09 Testigo Documental.
GDOF11 Hoja de Control
GDOF12 Formato Consulta y Préstamo Archivo Gestión
GDOF13 Hoja de Control para Actos Administrativos
5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS
• Ley 594 de 2000

• Acuerdo 42 de 2002
• Decretos 2578 y 2609 de 2012
• Ley 80 de 1989
• Decreto 1080 de 2015

6. DEFINICIONES
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información
a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar
respuesta o solución a los asuntos iniciados.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan
la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No Generan trámites para las instituciones.
Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.
Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón
de sus actividades o funciones
Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos,
etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión
administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales
de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe del Área
cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia.
Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia,
producidos a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e
indivisible, es un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el
documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser
conservado en su integridad.
Expediente Electrónico: Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga, y que se encuentran vinculados
entre sí para ser archivados.
Expediente Híbrido: Expediente conformado por documentos de archivo análogos y electrónicos, que
corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo archivístico.
Folio: Cada una de las hojas que contiene el expediente.
Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.
Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus
diferentes fases.
Hoja de Control: Formato que se diligencia durante la etapa activa del expediente, en la cual se lleva el registro
individual de los documentos que lo conforman. Facilita la consulta y evite la pérdida de la documentación. Este
documento fortalece el procedimiento para la identificación, indización, acceso, clasificación, almacenamiento,
conservación y disposición de la documentación. Este documento debe ir al principio de cada carpeta.
Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer
secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación
Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones
establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación
+ Descripción.
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los
procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo
tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como
resultado una información seriada.

Series Compuestas: La serie documental compuesta, es la que se conforma de distintos tipos de documentos,
o sea documentos que han sido generados de distintos actos administrativos pero que son necesarios para llevar
a cabo un mismo procedimiento administrativo, ejemplo de ello son los Planes, Programas y Proyectos.
Series Simples: La serie documental simple es aquella que está compuesta por un solo tipo de documentos o
sea documentos que tiene una misma función, son generados por un mismo acto que se lleva a cabo repetidas
veces, por ejemplo, las Actas de Subcomité Integrado de Gestión o los Conceptos Técnicos.
Soporte: Es el medio en el cual se contiene la información:
• Físico: Hace referencia al documento tangible, papel, cd, usb.
• Electrónico: Hace referencia al documento que nace en medio electrónico y durante su ciclo de vida se
mantiene en su formato original. (xls, doc, ppt, etc,)
• Digital. Hace referencia al documento que nació en soporte físico o electrónico y que se ha modificado para
ser visualizado o consultado a través de una herramienta ofimática (escaneado, microfilmado, etc.).
Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan
e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con
el trámite de Cada asunto.
Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales
se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Testigo Documental: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira del expediente en
caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas
de referencias cruzadas.

7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN
PRIMER PASO
✓ La organización de archivos deberá ser una actividad conjunta de todos los miembros de las dependencias; no
deje esta responsabilidad en un solo servidor público.
https://bit.ly/2GTUaOq
✓ Organice jornadas de trabajo Colectivo, de tres o cuatro horas, en las cuales participen todos los servidores
públicos, incluido el jefe de área.
https://bit.ly/2TueOeg

SEGUNDO PASO
✓ Cada funcionario de la oficina deberá realizar un proceso de revisión y selección de toda la información que se
produce en el quehacer de sus funciones y/o actividades, para esto, se deberá tener en cuenta el “principio de
procedencia”, el cual nos indica que los documentos deben estar guardados y organizados en la dependencia u
oficina que los produce o consolida los documentos finales.
DEPENDENCIA: EJEMPLO: GRUPO DE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
1.INFORMES A CONGRESO NO APLICA
2.CONCEPTOS TECNICOS NO APLICA
3.CONTRATOS NO APLICA
4.INVENTARIOS DOCUMENTALES APLICA
5.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICA
6. PLAN ANUAL DE PRESUPUESTO NO
APLICA
https://bit. ly/2BZoAel
TERCER PASO
✓ La información que cada funcionario disponga para conservar, deberá revisarse nuevamente, extrayendo
de ella los documentos que NO SON RELEVANTES para mantener en los expedientes tales como:
documentos en blanco, duplicados, tarjetas, felicitaciones, manuscritos (borradores), revistas, libros,
periódicos, directorios telefónicos, folletos, agendas, afiches, documentos personales, fotocopias, entre
otros.
https://bit.ly/2Erfkjm
CUARTO PASO
✓ Revise la documentación generada por otras dependencias y que es de consulta frecuente en la suya, ya
que ésta se considera como DOCUMENTACIÓN DE APOYO y no se transfiere al archivo central (leyes,
decretos, resoluciones, manuales, instructivos, informes producidos por otras áreas etc.), ubíquela donde
pueda consultarla si la necesita, separándola de la documentación a transferir.
EJEMPLO:
OFICINA DE PROMOCION DE SOCIAL
SUPERVISION DE MATERIAL DE
N/A
CONTRATACION APOYO
INFORMES
MATERIAL DE
PARCIALES DE N/A
APOYO
SUPERVISION
MATERIAL DE
CDPS N/A
APOYO
CUENTAS DE MATERIAL DE
N/A
COBRO APOYO
https://bit.ly/2UeGlgT
QUINTO PASO
✓ Dentro de las Tablas de Retención Documental, publicadas en la página oficial del Ministerio de Salud y
Protección Social, y disponibles en el siguiente link:
https://www.minsalud.gov.co/Ministerio/Institucional/Paginas/gestion-documental.aspx, identifique su
dependencia y a su vez las series, subseries y tipologías documentales que corresponden.
✓ Por ejemplo:
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGOS SERIES DOCUMENTALES
SERIE SUBSERIE Subseries - * Tipos Documentales

ACTAS
Actas de Subcomité Integrado de Gestión
Citación
Acta de reunión (ASIF-08)
Listado de asistencia a reuniones (ASIF-06)
Anexos
INFORMES
Informes de Gestión y Desempeño
Solicitud
Informe
Anexos
✓ Tenga en cuenta que...
✓ El siguiente es el Formato actual de las Tablas de Retención Documental, disponible en el Proceso de Gestión
Documental en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-
procesos/Paginas/GDO.aspx

✓ **Para la documentación que corresponda a períodos anteriores al 2 DE NOVIEMBRE DE 2011, fecha de

creación del Ministerio de Salud y Protección Social, se debe aplicar las Tablas de Retención Documental
que se aprobaron formalmente en los períodos anteriores, así:
- Año 2000 al 2001: “Ministerio de Salud”, TRD aprobadas por parte del Archivo General de la Nación.
- Año 2002 al 2011: “Ministerio de Protección Social”, TRD aprobadas por parte del Archivo General de la
Nación.
- 2 de noviembre de 2011 a la actualidad, las TRD PUBLICADAS en la página oficial del MSPS.
✓ **Recuerde que las Tablas de Retención Documental son un instrumento DINÁMICO, por lo tanto, se
deberá solicitar una actualización al Grupo de Administración Documental cada vez que exista un cambio
que afecte de manera importante los procedimientos asociados al grupo, o un cambio orgánico/funcional
definido bajo acto administrativo.
SEXTO PASO
Una vez se haya realizado la identificación de las series y subseries documentales de su dependencia, inicie con el
proceso de clasificación, separando los temas (series) que se encuentren dentro de sus documentos de archivo:
(CONCEPTOS, ASISTENCIAS TÉCNICAS, PLANES, PROGRAMAS ETC…), una vez separados los temas, para
conformar los expedientes documentales, debe identificar las subseries con sus tipologías documentales
correspondientes, de acuerdo al siguiente ejemplo:
✓ Expediente documental: “Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y Condiciones de

Operación del Aseguramiento en Salud”; serie que corresponde a la Subdirección de Regulación de Beneficios,
Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud, en este caso, la clasificación se hace de la siguiente manera
teniendo en cuenta la TRD:

Dependencia DIRECCION DE REGULACIÓN DE BENEFICIOS, COSTOS Y TARIFAS DEL

Productora ASEGURAMIENTO EN SALUD
CÓDIGOS SERIES DOCUMENTALES
SERIE SUBSERIE Serie - Subseries - * Tipos Documentales

ACTAS SERIE
Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y

Condiciones de Operación del Aseguramiento en Salud SUBSERIE
Citación
01 12 Acta de reunión (ASIF08)
TIPOS DOCUMENTALES
Listado asistencia reuniones (ASIF06)
CODIGOS
Anexos
La serie corresponde al nombre del documento principal del trámite, es decir: ACTAS.
La subserie, corresponde al documento o trámite principal que le da el nombre al expediente, en este caso:
ACTAS DE COMISIÓN ASESORA DE BENEFICIOS, COSTOS, TARIFAS Y CONDICIONES DE
OPERACIÓN DEL ASEGURAMIENTO EN SALUD.
Las tipologías, corresponden a cada uno de los documentos que contiene este expediente, es decir:
CITACIÓN, ACTAS, LISTADOS DE ASISTENCIA Y ANEXOS, o según lo que esté descrito en la Tabla
de Retención Documental de cada dependencia.
Códigos: Números asignados a las series y subseries documentales, según el Cuadro de Clasificación
Documental, disponible en el siguiente link:
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/Lists/BibliotecaDigital/RIDE/SG/SAB/cuadro-clasificacion-
documental.pdf

✓ De esta manera, empiece a clasificar y a agrupar cada uno de los demás documentos (tipologías
documentales) que pertenecen a un mismo asunto (subserie documental), por ejemplo, Procesos
Disciplinarios, Conceptos Técnicos, entre otros etc.
** En caso de que la información se encuentre contenida en un dispositivo magnético (CD, USB), el dispositivo se deberá
colocar en un sobre de manila tamaño carta o sobre para cd de papel, NO PLÁSTICO, y sellado con colbón o pegante,
NO GANCHOS NI ELEMENTOS METÁLICOS, para ser incluido dentro del expediente en el orden cronológico que le
corresponda, NO SE DEBEN INCLUIR TODOS LOS DISPOSITIVOS DE ESTE TIPO AL PRINCIPIO O AL FINAL DE
LA CARPETA Y NO SE DEBEN FOLIAR, estos deben ir relacionados correctamente en el Formato Único de Inventario
Documental (FUID) y en el Formato “GDOF11 Hoja de Control”.
** Adicionalmente, la información contenida en otros soportes y formatos (planos, fotografías, muestras, USB, entre otros),
se deben conservar y organizar tipo embalaje en sobres de manila (si aplica) y a su vez, en cajas irregulares,
identificándolos con su respectivo Testigo Documental (GDOF09 Testigo Documental), adicionalmente, se deben
relacionar en el formato “GDOF11 y/o GDOF13 Hoja de Control y Hoja de Control de Actos Administrativos de cada
expediente, según corresponda, estos formatos se encuentran disponible en el proceso de Gestión Documental, en el
siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx.
HOJA DE CONTROL:
Con el propósito de llevar el índice de las carpetas y el control de los documentos que conforman cada unidad
documental, facilitar la consulta y recuperación de la información, se debe diligenciar el formato “Hoja de Control”.
Sólo deben ir dentro de la unidad documental, los documentos que correspondan.

1. DEPENDENCIA: Registrar el nombre de la dependencia u oficina productora de los documentos.
2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE (serie y/o subserie documental): Registrar el nombre del expediente relacionado
con la serie y subserie documental a la cual pertenece el expediente, conforme a la Tabla de Retención
Documental (TRD). Ejemplo: Informe de Gestión de 2018.
3. DESCRIPCION TIPO DOCUMENTAL: Registrar el nombre del documento de acuerdo con la estructura y
contenido del mismo. Para diligenciar el campo de descripción documental, se debe colocar el tipo documental,
seguido del Número de Radicado de Entrada o Radicado de Salida del Ministerio de Salud y Protección Social
según corresponda, luego el nombre del asunto de la comunicación o documento.
• Los soportes documentales en otros formatos (planos, mapas, dibujos, fotografías, ilustraciones, entre
otros.) se relacionan mencionando la información contenida y sus características. Si se opta por separar
este material se debe diligenciar el formato GDOF09 Testigo Documental para el cruce de referencia
correspondiente.
• Los Soportes distintos al papel como los electrónicos (Cd, USB vídeos, microfilme, casetes de audio,
pendones, muestras de cajas, entre otros), se deben relacionar especificando la información contenida.
A partir de lo mencionado, se describe como anexo y NO SE DEBE FOLIAR. Si se opta por separar este
material se debe diligenciar el formato GDOF09 Testigo Documental para el cruce de referencia
correspondiente.
Nota: En el momento de realizar la transferencia se debe hacer la observación del soporte en el Formato
Único de Inventario Documental (FUID).

4. , 5., 6. FÍSICO – ELECTRÓNICO - DIGITAL: Registre el soporte de cada uno de los tipos documentales que
contienen su expediente en cada una de las casillas, según lo descrito en el ejemplo. Cabe recordar que los
documentos que sean electrónicos o digitales, NO se deberán imprimir, pero se deberán anexar en un
CD al final de la carpeta juntos con los documentos que sean producidos físicos en el momento de la
transferencia primaria.
7. FECHA: Registrar la fecha en orden de día, mes, año, tomando como fecha la de entrada o salida del
documento, la de producción, o en caso de no existir fecha registrar “SF”, que significa Sin Fecha.
8. FOLIOS: Se registra el número total de folios contenidos en cada tipo documental. Al registrar un documento
con varios folios, se especifica, por ejemplo, folios 12 – 16, esto indica que el documento tiene los folios 12, 13,
14, 15, 16 y que el siguiente documento inicia con el folio 17, es decir que esta relación documental tiene que
coincidir con la foliación.
9. NOMBRE RESPONSABLE DEL EXPEDIENTE Y FIRMA: Nombre completo y firma de responsable del
expediente, o de quien esté a cargo el Archivo de Gestión o quien designe el Jefe de la dependencia.
10. FECHA DE ELABORACIÓN: Fecha en la que se finalizó y realizó la actividad por parte del responsable del
archivo.
Nota: Aquellas dependencias que manejen Listas de Chequeo u Hojas de Control aprobadas por la Oficina
de Planeación y publicadas en el Sistema Integrado de Gestión en el mapa de procesos, no tendrán que
diligenciar este formato, toda vez que cumplirían con los requerimientos solicitados por el proceso de Gestión
Documental.
HOJA DE CONTROL PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS
Con el propósito de llevar un control de los Actos Administrativos en original y los Proyectos de Norma de las
áreas técnicas que los producen, se hace necesaria la incorporación de este formato dentro de las carpetas de
los Actos Administrativos originales, con el fin de facilitar la consulta y recuperación de la información, ya que
estos documentos, aunque son producto de un mismo procedimiento se conservan en diferentes áreas debido a
la funcionalidad de las mismas, encontramos entonces que todo el Proyecto de Norma con sus antecedentes se
encuentran en el área técnica que las produce, mientras que el Acto Administrativo se encuentra custodiado por
la Secretaría General quien lleva los consecutivos de estos documentos originales.
De igual manera aplica para las dependencias que producen Actos Administrativos y que no requieren la firma
del Secretario General, o del Señor Ministro y que custodian estos documentos originales.
Este formato, debe ir en las carpetas de los consecutivos de los Actos Administrativos como documento inicial, y
no se debe foliar ya que no hacen parte integral del expediente, pues como se menciona con anterioridad servirá
para control y fácil recuperación de la información.
A continuación, se presenta el formato y su ficha de diligenciamiento:

Ficha de Diligenciamiento:
1. DEPENDENCIA: Se debe diligenciar el nombre de la dependencia que custodia los Actos Administrativos
originales firmados.
2. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Esta casilla es predeterminada, sólo aplica para los Actos Administrativos en su
soporte original.
3. NÚMERO Y AÑO DE EMISIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO: Se debe diligenciar el número con el que es
emitido el Acto Administrativo y el año de emisión.
4. DEPENDENCIA QUE PRODUCE EL PROYECTO DE NORMA DEL ACTO ADMINISTRATIVO: Se debe

diligenciar el nombre de la dependencia que produce el Acto Administrativo, es decir aquella donde se conservan
todos los antecedentes y la memoria justificativa del proyecto.

Ejemplo: Testigo Documental
1. FONDO: Se refiere al nombre de la entidad (Ministerio de Salud y Protección Social)

2. SECCION: Se refiera a la dependencia de primer orden jerárquico de la que dependa la oficina productora
3. SUBSECCION: Se refiere a la oficina que sigue en el orden de jerarquía a la dependencia productora
4. OFICINA PRODUCTORA: Se refiere a la oficina productora del expediente documental.
5. SERIE: Se refiere al nombre que se identifica en la TRD para la serie documental con su respectivo asunto.
6. SUBSERIE: Se refiere al nombre que se identifica en la TRD para subserie documental la carpeta con su
respectivo asunto.
7. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Se refiere al nombre del documento o tema que se va a relacionar.
8. TIPO DE SOPORTE: Se refiere al soporte en el que se encuentra contenida la información10.
9. TIPOLOGIA DOCUMENTAL: Se refiere al nombre del documento o tema que se va a relacionar.
10. ARCHIVO GESTION SI/NO: Se refiere a si la información se encuentra ubicada en la oficina productora
11. ARCHIVO CENTRAL SI/NO: Se refiere a si la información se encuentra en el Archivo Central.
12. NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Corresponde al nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según
las TRD y el asunto particular que le asigna la oficina.
13. UBICACIÓN FÍSICA: Donde se va a encontrar el documento específicamente.
14. CARPETA: El número correspondiente.
15. CAJA: El número correspondiente.

16. URL (SI APLICA): Dirección o ruta electrónica donde se encuentra ubicado el documento o donde se pueda
consultar.
17. OBSERVACIONES: Comentario o precisión que se deba realizar.
SEPTIMO PASO
✓ Una vez tenga organizados todos los documentos a su cargo, discriminados por series, subseries y tipologías
documentales correspondientes, tendrá que organizar los folios por carpetas (MAXIMO DE 200 FOLIOS), esta
ordenación se debe realizar del documento más antiguo al más reciente, según lo indica este ejemplo expuesto
en la parte superior.
Este proceso se realiza en cumplimiento del “principio de orden original”, que nos indica que la disposición física
de la documentación debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo, y debe ser un lineamiento
prioritario en la organización de series, subseries y unidades documentales.
OCTAVO PASO
Para tener en cuenta…
✓ Una vez se tengan los folios organizados según lo descrito con anterioridad, se procederá a encarpetarlos
teniendo en cuenta lo siguiente:
• Organice los archivos de gestión y/o expedientes por la serie, subserie, prepárelos en orden cronológico y
construya la carpeta.
• Cada carpeta debe contener 200 folios, si el asunto supera esta cantidad, se podrán tener hasta 250 folios
como máximo.
• Los documentos deberán ser organizados de manera vertical sin importar la orientación del texto.
• Alinear siempre sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden uniformes en esos 2
bordes (sin interesar que por el tamaño del papel sobresalgan en la parte inferior y/o al lado derecho) y perfórelos
una sola vez con la perforadora ajustada al tamaño oficio, asegúrelos con gancho legajador de material plástico.
• Para cada carpeta se debe elaborar la Hoja de Control respectivo en el Formato GDOF11 o GDOF13 (si son
Actos Administrativos)
• La documentación deberá estar libre de material metálico como: ganchos de cosedora, clips, folders AZ, post-it,
entre otros.
El gancho va dentro de la carpeta desde la base con su extensión de largo de las patas hacia abajo que atraviesa los
documentos para el agarre al final.
Características:
• Los ganchos plásticos deben ser 100% polipropileno, resistente a la flexión, de dos piezas, una de base y otra
de amarre o sujeción, estos pueden ser por sistema de ajuste o de enganche.
• Las carpetas que se manejarán en la entidad para la organización de archivo de gestión y central serán de tapas
independientes.

NOVENO PASO
Foliación:
La foliación se deberá realizar PARCIALMENTE, NO se deberá dejar la totalidad de esta actividad para el momento en
que se realice la transferencia documental, pues se puede acumular demasiada documentación y existe el riesgo de no
poder completar con todas las actividades de organización en las fechas estimadas por las dependencias.
La foliación deberá ser en forma consecutiva y continua, y se podrá hacer de DOS maneras, según las características
del expediente:
1. Si su expediente es de una serie simple: ‘’La serie documental simple es aquella que está compuesta por un solo
tipo de documentos, es decir, documentos que tienen una misma función, son generados por un mismo acto que
se lleva acabo repetidas veces, por ejemplo, las Actas de Subcomité Integrado de Gestión, o los Conceptos
Técnicos etc..’’.
En este caso la foliación también debe hacerse de manera simple, es decir, si se tienen 2 carpetas de esta
misma serie, CADA UNA se debe foliar de 1 a 200.

2. Si su expediente es de una serie compuesta ‘’La serie documental compuesta, es la que se conforma diferentes
tipos de documentos, o sea documentos que han sido generados de distintas acciones administrativas pero que
son necesarios para llevar a cabo un mismo procedimiento administrativo, ejemplo de ello son los Planes,
Programas, Proyectos, entre otros’’.
En este caso, la foliación debe hacerse de manera consecutiva, es decir que, si se tienen 2 carpetas de esta
misma serie, debe foliarse la primera carpeta del 1 a 200 y la segunda del 201 a la 400.
3. La foliación deberá hacerse en la parte superior derecha del documento, en el sentido de la lectura, según se
indica.

**Recuerde que la documentación que está debidamente identificada como “APOYO” para la dependencia, NO
SE DEBE FOLIAR.
DECIMO PASO
Elaboración del Rotulo de Carpeta:
Cada carpeta o expediente deberá identificarse individualmente de acuerdo con el asunto definido (Serie y/o subserie),
para ello se deberá descargar el formato ‘RÓTULO DE CARPETA’, disponible en el proceso de Gestión Documental en
el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx y se deberán
diligenciar sus casillas antes de pegarlo en la carpeta, según las siguientes indicaciones.
Adherirlo en el costado frontal superior derecho a un (1) centímetro por ambos lados, como se indica:
✓ **Tenga en cuenta, que para el proceso de rotulación de carpetas y cajas de vigencias anteriores, se
deben utilizar los formatos ACTUALES disponibles en SaludNet, en el proceso de Gestión Documental
en el siguiente enlace: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-
procesos/Paginas/GDO.aspx

Rótulo:
GESTIÓN
PROCESO DOCUMENTAL Código GDOF03
Rótulo carpeta de
Formato archivo
Versión 4
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO SERIE / SUBSERIE:
NOMBRE:
Fecha Inicial: Fecha Final:
No. Folios: Tomo de
No. Carpeta: Caja No.
Fecha de Versión: 17 de abril de 2018
1. OFICINA PRODUCTORA: Oficina de donde se están originando los documentos.

2. CÓDIGO SERIE O SUBSERIE: Número que se identifica en la TRD para la serie y/o subserie documental.
3. NOMBRE: Corresponde al nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según las TRD junto con
el asunto que asigne la oficina productora.
4. No. DE FOLIOS: Corresponde a la cantidad de folios que están en la carpeta.
5. TOMO: Se refiere al número de carpetas en que se encuentra separado un expediente.
6. FECHA INICIAL: Fecha del PRIMER documento que se encuentra en la carpeta.
7. FECHA FINAL: Fecha del ÚLTIMO documento que se encuentra en la carpeta.
8. No DE CARPETA: Número que le corresponde a esa carpeta dentro de la caja, según su procedencia y
cronología.
9. CAJA No: Número de la caja en la que se va a guardar dicha carpeta.
Elaboración del Rotulo de Caja:
Cada carpeta o expediente deberá identificarse individualmente de acuerdo al asunto definido, para ello se deberá
descargar el formato ‘RÓTULO DE CAJA’, disponible en el proceso de Gestión Documental en el siguiente link:
https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx y se deberán diligenciar todas
sus casillas antes de pegarlo en la carpeta, según las siguientes indicaciones.
* Adherirlo en el costado frontal de la caja (X200, NO SE ACEPTARÁN CAJAS DE OTROS TAMAÑOS), de manera
vertical, cuidando que las carpetas contenidas tengan la base en la parte inferior de la caja, como se muestra en la
imagen.
* En una misma caja se pueden relacionar varias series documentales, siempre y cuando estas pertenezcan a las series
establecidas en la TRD para su dependencia y se deben organizar alfabéticamente. Deben corresponder a una misma
Vigencia, no se pueden transferir en una caja serie o subseries de varias vigencias.

1. SECCIÓN: Se refiera a la dependencia de primer orden jerárquico de la que dependa la oficina productora, con
su código.
2. SUBSECCIÓN: Oficina que sigue en el orden de jerarquía a la dependencia productora, con su código.
3. OFICINA PRODUCTORA: Dependencia productora de los documentos, con su código.
4. NÚMERO DE ORDEN: Orden de las carpetas que contiene la caja.
5. CODIGO SERIE/SUBSERIE: Número que se identifica en la TRD para la serie y/o subserie documental.
6. NOMBRE: Nombre de la serie y/o subserie documental que se asigne según las TRD junto con el asunto que
asigne la oficina productora.
7. FECHA INICIAL: Fecha del PRIMER documento que se encuentra en el expediente.
8. FECHA FINAL: Fecha del ÚLTIMO documento que se encuentre en el expediente
Nota: Los rótulos de carpeta y caja, se deben diligenciar en su totalidad y se pueden presentar de manera física,
imprimiendo cada rótulo y pegándolo en la tapa de la carpeta y caja según corresponda, también se permitirá en
sello, siempre y cuando este cumpla con todas las casillas y requerimientos descritos en esta guía y se encuentre
diligenciado en su totalidad, esto permitirá la optimización y racionalización de recursos físicos (papel y tinta)
dentro de la entidad.
UNDECIMO PASO
Organizados los expedientes por SERIES Y SUBSERIES en sus respectivas carpetas identificadas con sus rótulos y con
la CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, DEPURACIÓN y FOLIACIÓN correspondiente, el siguiente paso será ingresar esta
información al Formato Único de Inventario Documental, esta actividad se deberá hacer de manera REGULAR.
El Formato Único de Inventario Documental - FUID consta de la descripción de cada carpeta que corresponden a cada
caja por serie y subserie y forma de soportes con las fechas extremas y además con el visto bueno de los responsables
que lo realizan, adicionalmente permitirá a la dependencia tener el control sobre la documentación que se produce y será
el instrumento esencial para realizar la transferencia al archivo central, una vez se hayan cumplido los tiempos de
retención de las series documentales según las TRD; puede encontrar el formato en el proceso de gestión documental
en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Paginas/GDO.aspx si se desea
realizar en forma manual.

Formato Único de Inventario Documental
Instrucciones para diligenciar el formato:
1. Nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

2. Nombre o razón social de la entidad que produce u oficina productora de los documentos.
3. Dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la que depende la oficina productora del documento.
4. Nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación.
5. Consignar la finalidad del inventario que puede ser: Transferencias primarias, secundarias, valoración de Fondos
Acumulados, fusión o supresión de entidades.
6. Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente, se registrará el total de hojas del inventario.
7. Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias, consignar fecha de entrada, año/mes/día en la
casilla NT se registrará el número de la transferencia.
8. Consignar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos.
9. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series y
subseries.
10. Nombre del expediente, el cual corresponde a la serie o subserie documental junto con el nombre del plan,


programa, proyecto o proceso a través del cual se cumple en un periodo y/o en un área determinada, la función
institucional que dio origen a la serie o subserie.
11. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad correspondiente al año/mes/día.
12. Se anotará el medio de la unidad documental conservada, y su número, en otro se anotará las unidades de
conservación diferentes.
13. Se anotará el número total de folios contenidos en cada en cada unidad de conservación.
14. Es el medio, diferente al papel, en el cual están contenidos los documentos, las copias de éstos o los anexos, los
cuales pueden ser, como aparecen en las convenciones del formato: SE = soportes electrónicos (CD/DVD).
15. Se consignará si la consulta de la documentación registra un índice Alto, Medio, Bajo o ninguno, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable, esta columna se diligenciará
especialmente para el inventario de los fondos acumulados.
16. Se registrarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en columnas anteriores, para los expedientes
registrar anexos como facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hace parte del documento. Así
mismo el estado de conservación de la unidad especificando el deterioro si es el caso.
17. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar
y la fecha en que se realiza
Instrucciones generales
1. Este formato se debe imprimir en tamaño carta, con letra Arial Narrow, tamaño 12, sin negrilla, ni mayúsculas fijas.
2. El código numérico y el nombre de la sección o subsección documental, así como de la serie o subserie se
encuentran en la correspondiente TRD.
3. El nombre del expediente, o sea del plan, programa, proyecto o proceso a través del cual se cumple en un periodo
y/o en un área determinada, la función institucional que dio origen a la serie o subserie documental, lo conoce la
dependencia propietaria del archivo de gestión.
4. Las fechas se escriben en el orden día/mes/año, en números arábigos, con dos dígitos para cada variable.
5. Las cajas de archivo se numeran consecutivamente de izquierda a derecha y de arriba abajo dentro de las bandejas
y estantes.
DÉCIMOTERCER PASO
Una vez rotuladas las cajas, éstas se deben organizar en las estanterías correspondientes para cada oficina, teniendo
en cuenta las siguientes indicaciones:
✓ Se debe separar la documentación de ‘apoyo’, estas cajas deben estar debidamente identificadas como
‘Documentos de Apoyo’ y puestas en otro entrepaño diferente.
✓ Separe las cajas correspondientes a una misma serie documental y organícelas en la estantería en orden
alfabético, empezando por el primer entrepaño superior y hacia abajo, de manera que sea fácil su ubicación y
consulta.
✓ De esta manera continúe con las demás series documentales.
https://www.sotic.com.ar/productos/estanterias-moviles
DÉCIMOCUARTO PASO
Para posteriores consultas por parte de los funcionarios de su dependencia o de otras dependencias del Ministerio de Salud y
Protección Social a documentos o carpetas de su archivo de gestión, se debe diligenciar el GDOF12 Formato Consulta y Préstamo
Archivo Gestión, disponible en el siguiente link: https://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-
procesos/Paginas/GDO.aspx en el cual se hará un registro detallado de cada préstamo interno de la documentación, esto ayudará
a que se tenga un control de los documentos que se encuentran fuera del archivo y poder hacer seguimiento a su entrega oportuna.

Ejemplo de diligenciamiento:
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOF12
Formato Consulta y préstamo archivo de gestión Versión 1
PRÉSTAMO DEVOLUCIÓN PRÉSTAMO

No. DE
FECHA FECHA DE
No. FECHA INICIAL FECHA FINAL CARPETAS No. DE
DOCUMENTO O EXPEDIENTE SOLICITADO SOLICITANTE Y DEPENDENCIA PRÉSTAMO FIRMA SOLICITANTE RESPONSABLE ARCHIVO QUE ENTREGA DEVOLUCIÓN NOMBRE QUIÉN RECIBE
ORDEN DD-MM-AA DD-MM-AA O FOLIOS
DD-MM-AA DD-MM-AA
SOPORTE
Instrucciones para diligenciar el formato:
1. No. de Orden: Corresponde al número de préstamo

2. Documento o Expediente Solicitado: Corresponde a la serie, subserie o asunto solicitado para consultar
3. Fecha Inicial: Fecha del primer documento del expediente
4. Fecha Final: Fecha del último documento del expediente
5. No. de Carpetas o Soporte: Cantidad de carpetas a solicitar o si es un cd, o usb, o documento en otro soporte.
6. No. de Folios: Cantidad de folios que contiene el expediente
7. Solicitante o Dependencia: Nombre del servidor que solicita el préstamo
8. Fecha del préstamo
9. Firma del Solicitante: Firma del servidor que solicita el préstamo
10. Responsable Archivo que Entrega: Persona responsable en el préstamo del expediente
11. Fecha de devolución del expediente que se solicitó en préstamo
12. Nombre de Quién Recibe: Nombre de funcionario que recibe el expediente en préstamo
DÉCIMOQUINTO PASO
El último paso será la TRANSFERENCIA PRIMARIA, que son las que realizan las dependencias de la Entidad, de la
documentación que ha cumplido su tiempo de permanencia en el archivo de gestión al archivo central.

“Para la organización de la transferencia el Gestor Documental ORFEO, cuenta con el módulo “Transferencias
Primarias”, cuya guía se encuentra publicada en
https://intranet.minsalud.gov.co/Orfeo/Documents/Manuales/Guia-transferencias-primarias.pdf. El objetivo del módulo es
sistematizar las transferencias primarias, el cual permite realizar el registro final del Formato Único de Inventario Documental
– FUID, generando rótulos de caja y rótulos de carpeta definitivos, disminuyendo tareas operativas al usuario y agilizar el
trámite de los documentos”.
En cumplimiento de las Transferencias Primarias se debe seguir los siguientes lineamientos:
- El Grupo de Archivo, elaborará y publicará el Cronograma de Transferencias, el cual se deberá cumplir.

- El Grupo de Administración documental asesora y verifica la cantidad y calidad de la transferencia.
- Las dependencias deberán transferir al Archivo Central aquellas series o subseries documentales que hayan
cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD respectiva.
- Transferir la documentación debidamente organizada según los lineamientos establecidos en esta Guía.
- Finalmente, verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal del Grupo de Archivo,
dará el visto bueno y recibido a satisfacción para que los servidores de la dependencia, trasladen la
documentación al Archivo Central del Ministerio de Salud y Protección Social.
En caso de que las dependencias no puedan cumplir con el Cronograma de Transferencias establecido, deberán informar
por escrito el motivo del incumplimiento y proponer una fecha para realizar la transferencia. En caso de omisión total, el
Coordinador del Grupo de Archivo, informará al Jefe del Área Administrativa y éste a las oficinas de Control Interno y
Control Interno Disciplinario.
¡¡¡FELICITACIONES!!!
HEMOS REALIZADO LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL al ARCHIVO CENTRAL- AC, siguiendo los pasos
anteriores, así mismo estamos en capacidad de identificar los documentos que cumplieron su ciclo según la TRD, en el
ARCHIVO DE GESTIÓN AG, se realizó el inventario documental logrando pasar la documentación de un archivo a otro
y estableciendo los responsables en cada uno de los archivos en que estos se encuentran.
La Norma nos obliga a la Integralidad, Autenticidad, Veracidad y Fidelidad de la información de los documentos
de archivo y serán responsables los funcionarios de la Organización, conservación y custodia, así como la
prestación de los servicios Archivísticos.

RECUERDE ANTES DE EMPEZAR ESTA ACTIVIDAD
TIPS PARA TENER EN

CUENTA

Higiene y Seguridad:
Se define como, el conjunto de normas y procedimientos que protegen la integridad física y mental del personal,
preservando los riesgos de salud inherentes a las tareas del puesto y ambiente físico donde son ejecutados.
MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS CENTRAL
Entre los aspectos que cabe recalcar, están las medidas de protección personal que deben seguir los funcionarios que
trabajan en los archivos y más aún si emprenden acciones de Transferencia. Las personas deben llevar a cabo rutinas
de trabajo que incluye el uso de una dotación concreta de elementos de seguridad laboral como batas, guantes, gorros y
máscaras desechables, entre otros y el implementar acciones y prácticas cotidianas de aseo, como la utilización de jabón
desinfectante líquido en cara y manos o el quitarse las batas de trabajo cuando se va a cambiar de actividad o consumir
algún alimento en las horas de descanso.
Cada institución deberá asegurar la dotación de los siguientes implementos para los funcionarios que custodian, manejan
y administran los archivos de su entidad:
Dotación para Funcionarios y Rutinas en el Trabajo Documental:
Tapabocas desechables
Guantes desechables (de látex o de nitrilo)
Jabón desinfectante y/o Gel Antibacterial
https://bit.ly/2GSq9P5 https://bit.ly/2VrNw5m https://bit.ly/2BZhwhw
Cabe aclarar que esta dotación se debe suministrar a los funcionarios que van a emprender cualquier tipo de trabajo con
el material documental. Además, cada funcionario deberá tener en cuenta y practicar las siguientes medidas de auto
cuidado:
Extremar las medidas si se trata de material con alta concentración de polvo o material contaminado con microorganismos
(hongos y bacterias).

Utilizar guantes y tapabocas desechables. Luego de cada jornada de trabajo deberán renovarse ya que no es material
reutilizable cuando se trata de guantes de látex.
Si la documentación está muy contaminada o sucia, usar gorro desechable y gafas transparentes protectoras. Se
recomienda llevar recogido el cabello largo. Si la documentación presenta gran concentración de polvo o contaminantes
biológicos se debe limpiar y desinfectar antes de emprender trabajos de organización archivística.
Tener en cuenta que mientras trabaja deberá evitar el contacto directo de los dedos o de las manos con el resto del
cuerpo.
Luego de cada jornada, lavar las mucosas nasales con suero fisiológico. Las actividades deberán hacerse intercalando
periodos de trabajo de máximo hora y media seguidos de diez o quince minutos de descanso.
En los períodos de descanso, sobre todo si se va a consumir algún alimento o cuando se vayan a realizar otras
actividades, los funcionarios se deberán lavar las manos y la cara también con jabón o gel antibacterial.
MANIPULACIÓN DE CAJAS RECUERDE:
• Observe e inspeccione la carga antes de manipularla.

• Levante las cargas utilizando la musculatura de las piernas y no con la espalda.
“Aquí la seguridad no es una opción, es un hábito”
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Alejandra Gutiérrez Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo - Nombre y Cargo: Luz Ivette Rozo
Castro - Contratista, Flor Verónica Yate – Coordinadora Grupo - Coordinadora Grupo Administración
Contratista, Yeimmy Vargas - Contratista, Administración Documental. Documental.
Dubys Urazán-Forero – Profesional Fecha: 22 de octubre de 2020 Fecha 22 de octubre de 2020
Especializado
Fecha: 20 de octubre de 2020


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GUÍA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE

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5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

• Ley 594 de 2000

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Folio: Cada una de las hojas que contiene el expediente.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

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Soporte: Es el medio en el cual se contiene la información:

• Físico: Hace referencia al documento tangible, papel, cd, usb.

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7. PASOS A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

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DEPENDENCIA: EJEMPLO: GRUPO DE

4.INVENTARIOS DOCUMENTALES APLICA

5.TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CÓDIGOS SERIES DOCUMENTALES

SERIE SUBSERIE Subseries - * Tipos Documentales

✓ Tenga en cuenta que...

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✓ **Para la documentación que corresponda a períodos anteriores al 2 DE NOVIEMBRE DE 2011, fecha de

✓ Expediente documental: “Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y Condiciones de

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Dependencia DIRECCION DE REGULACIÓN DE BENEFICIOS, COSTOS Y TARIFAS DEL

SERIE SUBSERIE Serie - Subseries - * Tipos Documentales

Actas de Comisión Asesora de Beneficios, Costos, Tarifas y

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1. DEPENDENCIA: Registrar el nombre de la dependencia u oficina productora de los documentos.

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HOJA DE CONTROL PARA ACTOS ADMINISTRATIVOS

A continuación, se presenta el formato y su ficha de diligenciamiento:

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4. DEPENDENCIA QUE PRODUCE EL PROYECTO DE NORMA DEL ACTO ADMINISTRATIVO: Se debe

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Ejemplo: Testigo Documental

1. FONDO: Se refiere al nombre de la entidad (Ministerio de Salud y Protección Social)

15. CAJA: El número correspondiente.

Para tener en cuenta…

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Página 20 de 33 ASIF04- Versión 1

Página 21 de 33 ASIF04- Versión 1

Elaboración del Rotulo de Carpeta:

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CÓDIGO SERIE / SUBSERIE:

Fecha Inicial: Fecha Final:

No. Folios: Tomo de

No. Carpeta: Caja No.

Fecha de Versión: 17 de abril de 2018

1. OFICINA PRODUCTORA: Oficina de donde se están originando los documentos.

Elaboración del Rotulo de Caja:

Página 24 de 33 ASIF04- Versión 1

Página 25 de 33 ASIF04- Versión 1

Formato Único de Inventario Documental

Instrucciones para diligenciar el formato:

1. Nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código GDOG01

✓ De esta manera continúe con las demás series documentales.