Manual CVOSOFT Curso Consultor Funcional HCM Nivel Inicial Unidad 4

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Manual de estudios Consultor Funcional HCM Nivel Inicial
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Unidad 4: TM - Gestión de Tiempos del Personal
TM - Gestión de Tiempos del Personal
Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial
CVOSOFT IT Academy - Formación en Sistemas.
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Unidad
Unidad 4:
4: TM
TM -- Gestión
Gestión de
de
Tiempos
Tiempos del
del Personal
Personal
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Descripción de
de Unidad
Unidad
Carrera Consultor Funcional HCM
MÓDULO:
MÓDULO: Consultor
Consultor Funcional
Funcional HCM
HCM Nivel
Nivel Inicial
Inicial
UNIDAD:
UNIDAD: TM
TM -- Gestión
Gestión de
de Tiempos
Tiempos del
del Personal
Personal

:::: Lecciones
Lecciones Unidad
Unidad 4:
4: TM
TM -- Gestión
Gestión de
de Tiempos
Tiempos del
del Personal
Personal
Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Lección: Introducción a Datos de Tiempos

En esta lección daremos una breve introducción al módulo de Tiempos, centrándonos en los conceptos que serán base para entender el sistema a la hora de
gestionar datos de Tiempos del Personal de nuestra Empresa.
Lección: Horario de Trabajo Teórico

En esta lección aprenderemos cómo está conformado el Horario de Trabajo Teórico y cómo es posible actualizarlo.
Lección: Absentismos
En esta lección aprenderemos los conceptos claves de Absentismos o Ausencias en SAP y cómo tratarlos en el sistema.
Lección: Contingentes de Tiempos

En esta lección aprenderemos qué es un Contingente de Tiempo, para que se utilizan y cómo podemos tratarlos.
Lección: Entrada Rápida de Tiempos

En esta lección aprenderemos cómo se pueden ingresar masívamente Datos a un Infotipo. Nos detendremos en los Infotipos relacionados a Tiempos.
Lección: Reportes y Consultas para Tiempos

En esta lección conoceremos cuales son los principales Reportes y aprenderemos a realizar las consultas más importantes y utilizadas para la Administración de
Personal de SAP.

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LLeecccciióónn::
Introducción a Datos de Tiempos
En esta lección daremos una breve introducción al módulo de Tiempos, centrándonos en los
conceptos que serán base para entender el sistema a la hora de gestionar datos de Tiempos
del Personal de nuestra Empresa.

Unidad: Unidad 4: TM - Gestión de Tiempos del Personal
1 | Introducción a la Gestión de Tiempos
El Módulo de Gestión de Tiempos (TM) tiene como objetivo gestionar los datos vinculados a tiempos del
personal de nuestra Empresa, registrar las Ausencias y Presencias, mantener actualizados los Planes de
Horario de Trabajo y el Calendario de Festivos con el cual trabajamos, registrar y autorizar las Horas
Extras que realiza el personal de nuestra compañía, cargar Suplencias y realizar la Evaluación de Tiempos
y la actualización de los Contingentes de Absentismos y Presencias que tengamos disponibles.
Gráfico 1.1 - Calendario

Los empleados que visualizaremos en este curso tienen una modalidad de Gestión de Tiempos Teórica, es
decir que no se registran las fichadas en SAP y sólo se registran las novedades (por ejemplo Licencia por
enfermedad). Esta población se identifica mediante el campo “Status de Gestión de Tiempos” en el Infotipo
0007- “Horario de Trabajo”, indicando 9 – Evaluación de Tiempos, teórica.
Debemos recordar que los Infotipos se utilizan para agrupar Campos de datos relacionados.
Estos Infotipos proporcionan información con una estructura diseñada, facilitan la entrada de datos y
permiten almacenar datos para períodos específicos.
Es una agrupación lógica de datos de un mismo tipo. Cada Infotipo está identificado con un código de 4
dígitos y se accede a ellos por medio de pantallas que incluyen campos referentes a un mismo tema o
algo en particular.
En SAP hay aproximadamente 260 Infotipos disponibles de los cuales la mayoría son independientes del
país donde sea utilizado.
Los Infotipos más habituales para el control de tiempos son:
0001 – Asignación Organizacional
0007 – Horario de trabajo
0041 - Datos de fecha
0050 - Información entrada tiempos
2001 – Absentismos o Ausencias
2002 – Presencias
2003 – Suplencias
2005 – Horas extras
2006 – Contingente de Absentismos
2007 – Contingente de Presencias
2011 – Hechos Temporales
En el presente curso, nos centraremos en los Infotipos básicos para comenzar a entender el funcionamiento de la
Gestión de Tiempos en SAP. Estos son:
0007 – Horario de trabajo
2001 – Absentismos o Ausencias
2006 – Contingente de Absentismos

2 | Conceptos Fundamentales
El input para definir los datos de tiempos (Plan de Horario de trabajo, Ausencias, Presencias, etc.) tiene como base la Ley de
Contrato de Trabajo de cada país sobre el que opera la Empresa, así como también, el Convenio Colectivo de Trabajo
correspondiente a la actividad de la compañía.
En nuestro caso, vamos a ver una disposición establecida que no necesariamente tiene que ser utilizada, pero que bien podría
darse en cualquier Empresa con la que trabajemos.
Este escenario se encuentra en relación con el Proceso de Liquidación de Nómina, dado que deja la información disponible
para que se efectúe la Liquidación de Haberes. Asimismo es necesario para que el módulo de Tiempos se pueda configurar
que las estructuras estén definidas claramente (División y Subdivisión de Personal, Grupo y Área).
A los efectos de administrar las Jornadas de Trabajo, en el Infotipo 0007 de Horario de Trabajo podemos encontrar creados los
Planes de Trabajo.
Los mismos serán relacionados a cada Empleado de nuestra Empresa en dicho Infotipo, ya sea en la medida de Ingreso o alta
en la compañía, o bien cuando actualizamos los datos maestros del personal.
Estos son algunos ejemplos de planes de horario de trabajo que podríamos llegar a encontrar en una Empresa:
Normal: Horario de 09.00 a 18.00 hs
Normal 1: Horario de 08.00 a 17.00 hs
Reducido: Horario de 09.00 a 13.00 hs
Reducido Nocturno: Horario de 15.00 a 21.00 hs
En muchas Empresas todo el personal es ingresado al sistema con un Plan de Horario de Trabajo
genérico.
Contra la presentación de la solicitud y la aprobación del Jefe, el Empleado es modificado en el sistema y

cambiado a cualquiera de los otros planes de horario que están disponibles.

3 | Actualizaciones de Datos de Tiempos
La administración de datos relacionados con tiempos veremos que se realiza principalmente por medio de los Infotipos 0007,
2001 y 2006.
Estos Infotipos contienen los datos referidos a Horario de Trabajo Teórico (IT0007), datos de Ausentismos (IT2001) y
Contingentes de Ausencias (IT2006).
Gráfico 3.1 - Horario de Trabajo Teórico - Infotipo 0007
Gráfico 3.2 - Abesentismos - Infotipo 2001

Gráfico 3.3 - Contingente de Absentismos - Infotipo 2006
El resto de novedades generadas en base a tiempos, por ejemplo cantidad de horas extras, no serán incluidas en la presente
Unidad ya que corresponden a novedades de la liquidación de haberes de los empleados y no son considerados datos de
tiempos.

LLeecccciióónn::
Horario de Trabajo Teórico
En esta lección aprenderemos cómo está conformado el Horario de Trabajo Teórico y cómo
es posible actualizarlo.

1 | Definición y utilización
En el Infotipo 0007 de Horario de Trabajo, se define cuándo y dónde trabaja diariamente un empleado en la Empresa.
Ademas, se utiliza para determinar si se evalúan los datos de tiempos de un empleado mediante Evaluación de Tiempos.
También en este Infotipo registraremos la regla de plan de horario de trabajo de acuerdo con el horario teórico que cumpla el
empleado.
Este dato, además de proporcionar el detalle de horas trabajadas por día mes y año, nos indicará cual es el plan de horario de
trabajo que corresponde al empleado.
El horario de trabajo teórico determinado por el sistema se puede modificar para que se ajuste a las necesidades del usuario.
Por ejemplo, se puede utilizar la regla para el plan de horario de trabajo de jornada completa existente,
como base para definir una regulación especial para un empleado a tiempo parcial.
De esta manera, el horario de trabajo teórico definido para el empleado a tiempo completo se reduce al
porcentaje que debe trabajar el empleado a tiempo parcial.
En el Infotipo 0007 de SAP el plan de horario de trabajo nos indica cuales son los días laborables del empleado tomando en
cuenta los calendarios de festivos que correspondan a su división de personal.
Por ejemplo, pueden no ser los mismos días laborables para las diferentes ciudades o regiones que abarca
nuestra empresa.
A continuación conoceremos un calendario correspondiente al año 2014, en este caso creado para Argentina:

Gráfico 1.1 - Calendario de Festivos
Estos calendarios de festivos se parametrizan o customizan por medio de la transacción SCAL.
Transacción
Transacción SCAL
SCAL
Es la principal transacción que se utiliza para definir los Calendarios en SAP.
Gráfico 1.2 - Ingreso a la transacción SCAL
En esta oportunidad no aprenderemos a definir un calendario, ya que son conceptos que se trabajarán en las
Carreras más avanzadas de SAP HCM.

2 | Estructura del Infotipo
Vale recordar que para ingresar a visualizar un Infotipo en SAP, utilizaremos la transacción PA20 - Visualizar Datos Maestros
del Personal.
Transacción
Transacción PA20
PA20
La principal transacción que utilizaremos para visualizar los datos maestros del personal es la PA20, a la
cual accederemos de alguna de las siguientes formas:
Desde el Campo Comandos se tipea PA20 y paso siguiente oprimimos tecla ENTER o bien el tilde verde.
Desde el menú de Recursos Humanos:
Gráfico 2.1 - PA20 - Visualizar datos Maestros del Personal
En nuestro caso, para estudiar este punto, seleccionaremos el Infotipo 0007 de Horario de Trabajo Teórico.

Gráfico 2.2 - Infotipo 0007 - Horario de Trabajo Teórico
Vayamos a conocer como es la Estructura del Infotipo 0007 de Horario de trabajo teórico.
Gráfico 2.3 - Horario de Trabajo Teórico
Como vimos en la imagen anterior dentro del Infotipo 0007 de SAP vamos a encontrar o distinguir los siguientes
campos:
Regla para plan de horario de trabajo:
En este campo, se debe especificar la regla para plan de horario de trabajo que se desee que utilice el sistema para calcular el
horario de trabajo teórico personal del empleado.

Status de Gestión de tiempos:
Si deseamos que la Evaluación de tiempos evalúe los datos de tiempos de un empleadose debe fijar el Status Gestión tiempos.
Semana laboral:
En este campo, se debe especificar qué semana laboral (por ejemplo, 7 o 14 días, el comienzo de semana laboral en domingo,
etc) es valido para el empleado.
Empleado a tiempo parcial:
Marcamos esta opción si desea reducir el horario de trabajo teórico de una regla para plan de horario de trabajo de jornada
completa existente a la parte en tanto por ciento especificada en el campo Horario trabajo %al. Si hemos creado una regla para
plan de horario de trabajo especial para empleados a tiempo parcial, marcamos también esta opción. A continuación, podemos
utilizar el status de media jornada de estos empleados como criterio en consultas estadísticas.
Porcentaje del horario de trabajo:
Si deseamos que un horario de trabajo teórico de personal sea diferente al determinado por la regla para plan de horario de
trabajo (especialmente al reducir el horario de trabajo teórico para empleados a tiempo parcial), indicamos la parte en tanto por
ciento, con relación a un empleado a tiempo completo, del horario de trabajo teórico que el empleado debe trabajar.
Horario laboral diario/semanal/mensual/anual:
El sistema calculará las especificaciones de estos campos según la regla para plan de horario de trabajo que se introduzca. Si
se modifica el valor de uno de los campos, el sistema recalculará automáticamente los valores de los campos restantes.
Días laborables semanales:
Si es necesario, se puede sobrescribir el número de días laborables por semana calculados por el sistema. Esta información se
proporciona principalmente a fines de planificación y se puede incluir en evaluaciones. No tiene ningún efecto sobre cómo se
estructura el horario de trabajo teórico.
Además existen campos que se abrirán si seleccionamos la opción "Empleado a tiempo parcial", como
observaremos en la siguiente imagen:

Gráfico 2.4 - Campos para Tiempo Parcial
Plan de horario de trabajo diario dinámico:
Esta opción está disponible cuando se marca la opción Empleado a tiempo parcialy se selecciona Intro.Si se selecciona esta
opción, el sistema reducirá el horario de trabajo teórico determinado por la regla para el plan de horario de trabajo en tanto por
ciento introducida en el campo Horario trabajo % al.
Al calcular el nuevo horario de trabajo de un empleado, el sistema utiliza las especificaciones del plan de horario de trabajo
diario para la regla para plan de horario de trabajo. El sistema toma el inicio del horario de trabajo del plan de horario de
trabajo diario como punto de partida y teniendo en cuenta el plan de pausas, añade el nuevo número de horas planificadas.
Cantidad mínima y máxima de horas de trabajo por día:
Esta opción está disponible cuando se marca la opción Empleado a tiempo parcial y se selecciona enter. Las especificaciones
que se efectúan en estos campos son opcionales. Cualquier valor que se introduzca se podrá utilizar en Evaluación de
tiempos pero no tendrá ninguna influencia sobre el plan de horario de trabajo diario de un empleado. Si introduce valores en
estos campos, deberá seleccionar también la opción Plan horario trabajo diario dinámico.
Planes
Planes de
de Horario
Horario de
de Trabajo
Trabajo
Nos detendremos en este Punto ya que es muy importante que conozcamos como están compuestos los Planes de Horario
de Trabajo, por lo que detallaremos muy rápidamente como se conforman los mismos.
Plan de horario de trabajo diario
Un plan de horario de trabajo diario representa el horario de trabajo efectivo individual para un día concreto.
Plan de horario de trabajo periódico
Un plan de horario de trabajo por períodos está formado por una serie de planes de horario de trabajo diario dentro de un
período de tiempo. Los planes de horario de trabajo por períodos pueden abarcar una semana, varias semanas o períodos
irregulares (cuando el período no es divisible por siete).

Regla para plan de horario de trabajo
En la regla para plan de horario de trabajo se especifica qué plan de horario de trabajo por períodos se utilizará y en qué día
del período se generará el plan de horario de trabajo.
Acceder
Acceder aa Visualizar
Visualizar el
el Plan
Plan de
de Horario
Horario de
de Trabajo
Trabajo
Para poder acceder al plan de horario de trabajo asignado al empleado se deberá ingresar por medio del botón “Plan de
Horario de Trabajo” dentro del infotipo 0007.
Gráfico 2.5 - Selección para visualizar Plan de Horario de Trabajo
El plan de horario de trabajo indica todos los días laborables y libres de trabajo del empleado como así también los feriados
que se incluyen en el calendario que tiene relacionado el plan. En el caso de feriados figurara un número en el campo CF
(clase de feriado).
A continuación observaremos el Plan de Horario seleccionado para este empleado:

Gráfico 2.6 - Plan de Horario de Trabajo

3 | Tratamiento del Infotipo 0007 - Horario de Trabajo
Para
Para acceder
acceder aa la
la Pantalla
Pantalla de
de “Actualización”
“Actualización”
Transacción
Transacción PA30
PA30
La principal transacción que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30, a la cual
accederemos de alguna de las siguientes formas:
Desde el Campo Comandos se tipea PA30 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien el tilde verde
O bien, ingresamos desde el menú de Recursos Humanos:
Actualización
Actualización de
de Datos
Datos Maestros
Maestros
Ingresando en SAP encontraremos la transacción PA30 mediante la siguiente ruta de acceso.
> Recursos Humanos

|-> Gestión de Personal
|-> Gestión
|-> Maestro de personal
|-> Actualizar
Por medio de esta transacción podremos actualizar y visualizar los datos maestros del Personal.
Gráfico 3.1 - PA30: Actualizar Datos Maestros del Personal

En primera instancia, debemos ingresar el Número de legajo del Empleado al que se le realizará la
incorporación o modificación de un registro.
Luego seleccionaremos el Infotipo 0007 - Horario de Trabajo Teórico
Como vimos anteriormente, en este Infotipo, registraremos la regla de plan de horario de trabajo de acuerdo con el horario
teórico que cumpla el empleado.
Al ingresar al Infotipo con la transacción PA30, podemos tratarlo de la misma manera que cualquier otro Infotipo, como
hemos visto en las Lecciones y Unidades anteriores.
Gráfico 3.2 - Tratamiento para un Infotipo
Cuando tratemos el Infotipo debemos tener en cuenta lo siguiente:
Gráfico 3.3 - Crear y Borrar Infotipos

LLeecccciióónn::
Absentismos
En esta lección aprenderemos los conceptos claves de Absentismos o Ausencias en SAP y
cómo tratarlos en el sistema.

1 | Definición de Conceptos
ABSENTISMO
ABSENTISMO
Los absentismos son horas de trabajo teórico no trabajadas, que pueden ser remuneradas o no. Suponen
por lo tanto una desviación del plan de horario de trabajo mensual que se establece para un trabajador de
nuestra Empresa.
En SAP las ausencias son clasificadas mediante un Catálogo de Absentismos, en el cual cada una de las mismas contiene su
respectiva definición, como topes en número de días, si son anuales o esporádicas, días hábiles o naturales, etc.
El Infotipo 2001 - Absentismos, es el que nos permitirá realizar la carga de los Ausentismos de los empleados.
Como ya mencionamos, el ausentismo puede ser pago o no, dependiendo de los motivos que lo originaron.
En la mayoría de las Organizaciones se tiene como práctica que aquellas Ausencias que se informaron como un Tipo de
Ausencia No Paga, se puedan cambiar por otros Tipos de Ausencias Pagas, siempre y cuando el Jefe lo solicite y justifique y
modifique y viceversa.
También en muchas empresas, por lo general las que disponen de un Departamento Médico o de Medicina del Trabajo, los
Ausentismos generados por una Licencias Médicas serán informados por el Departamento Médico. Y la reversión de Licencias
Médicas Injustificadas como Justificadas sólo podrá ser realizada por Medicina Laboral.
Otra manera de carga de Ausentismos que podemos encontrar es la Autogestión, claro que para esto es necesario que la
Compañía tenga un Portal desarrollado que permita que sus Empleados gestionen por el mismo. En este sentido aquellos
Ausentismos que requieran la presentación de una constancia (como el de Vacaciones, Examen, Mudanza), pueden llegar a
ser informados por el empleado a través del Portal y tendrán un Workflow de aprobación por parte del Jefe.
Sobre esto no nos detendremos, pero siempre es bueno tenerlo en cuenta.
Si bien por el momento nos centraremos en los Absentismos, es importante que conozcamos otros conceptos e
Infotipos relacionados a Gestión de Tiempos del Personal, como son:

Presencias
Presencias –– Infotipo
Infotipo 2002
2002
Mediante este Infotipo se realizará la carga de las Presencias. Las presencias proporcionan la descripción exacta del horario de
trabajo realizado.
Un ejemplo de una Presencia es por ejemplo cuando se cargan las presencias de un Empleado en una
Capacitación, es decir que la persona asiste a un curso de especialización por ejemplo. Esta carga tiene
como fin, que se registre que el Empleado estuvo presente en un curso, a pesar de no haber asistido a su
trabajo. Y de manera tal de que quede el registro de las horas de capacitación del empleado.
La descripción detallada de las presencias del empleado permite también, por ejemplo, asignar horas de trabajo a determinadas
órdenes/centros de costos o registrar viajes de negocios.
Estas presencias, por lo general, no tendrán impacto en la nómina y son cargadas a título meramente informativo.
Suplencias
Suplencias –– Infotipo
Infotipo 2003
2003
Mediante este Infotipo se cargarán los datos referentes a las suplencias, para de esta manera poder reflejar cuando un
empleado presta servicios en otra unidad de negocios, subdivisión de personal y/o oficina.
La mayoría de las Compañías optan porque el encargado de registrar las Suplencias sea el Jefe del Empleado, o por lo menos
es el Jefe del Empleado que realiza la Suplencia quien informa la misma.
Las Suplencias las utilizaremos siempre cuando la duración de la misma sea inferior al mes.
Las Suplencias por lo general no tienen impacto en la liquidación de haberes.

2 | Tratamiento de Absentismos
Como ya mencionamos en este Infotipo se cargarán todos aquellos desvíos al plan de horario de trabajo teórico
correspondientes con ausencias del personal.
En la siguiente imagen mostramos un listado de algunos de los Absentismos creados para nuestro Curso.
Gráfico 2.1 - Listado de Absentismos Creados
Vamos a trabajar sobre la transacción PA30, que como ya conocemos, nos permitirá realizar un tratamiento de los datos,
visualizarlos, crearlos y modificarlos.
Transacción
Transacción PA30
PA30
La principal transacción que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30, a la cual
accederemos de alguna de las siguientes formas:
Desde el Campo Comandos se tipea PA30 y paso siguiente oprimimos la tecla ENTER o bien el tilde verde.
Actualización
Actualización de
de Datos
Datos Maestros
Maestros
> Recursos Humanos

|-> Gestión de Personal
|-> Gestión
|-> Maestro de personal
|-> Actualizar

Por medio de esta transacción podremos actualizar y visualizar los datos maestros del Personal.
Gráfico 2.2 - PA30 - Actualizar Datos Maestros del Personal
En primera instancia, debemos ingresar el Número de legajo del Empleado al que se le realizará la
incorporación o modificación de un registro.
Luego debemos indicar el número del Infotipo, en este caso es el 2001, y el Subtipo encargado de definir
la clase o tipo del absentismo. Al presionar F4 sobre el campo Clase “Cl”, o el matchcode cuando se
posiciona el cursor sobre el campo, aparece la lista de opciones de todos los absentismos disponibles para
nuestra Empresa.
O sea que una vez seleccionado el Infotipo, ingresaremos el subtipo, en este caso son las clases de absentismos creados en
el sistema.
Al ingresar al Infotipo con la transacción PA30, podemos tratarlo de la misma manera que cualquier otro Infotipo, como
hemos visto en las Lecciones y Unidades anteriores.
Gráfico 2.3 - Operaciones disponibles en PA30 - Actualizar Datos Maestros del Personal

Creación
Creación de
de un
un nuevo
nuevo Registro:
Registro: Crear
Crear un
un Absentismo
Absentismo
Para la creación de un registro de absentismo deberá indicarse lo siguiente.
Seguido de la opción Crear indicar:
Fecha de validez desde – hasta
Luego deberá grabarse a través de la opción Grabar
Además podremos utilizar la opción de “Creación con Copia” seleccionando el siguiente botón .
Modificar
Modificar un
un Registro:
Registro: Modificar
Modificar un
un Absentismo
Absentismo
Si fuera necesario modificar los datos de tiempos ya existentes debemos seleccionar la opción “Editar” y luego realizar los
cambios correspondientes.
Borrar
Borrar un
un Registro:
Registro: Borrar
Borrar un
un Absentismo
Absentismo
Cuando seleccionemos la opción Borrar el sistema preguntará si estamos seguros de realizar la operación a través de los
mensajes que se muestran en las pantallas que sigan.
Vista
Vista Resumen
Resumen de
de Absentismos
Absentismos
Como ya hemos visto también tenemos la opción de Vista Resumen seleccionando el siguiente botón , donde
encontraremos listados todos los Absentismos que fueron cargados para el Empleado.

3 | Colisiones de Ausencias
Pueden producirse colisiones entre registraciones de ausencias.
Denominamos colisión de ausencias al solapamiento de licencias en un mismo periodo de tiempo.
Esto sucede cuando ante el ingreso de una novedad de ausencia, la misma se superpone en su fecha/hora con una ya
existente en el sistema. Ante estas colisiones el sistema puede reaccionar de 2 maneras: limitando la ausencia existente y
prevaleciendo la nueva o enviando un mensaje de advertencia sobre la existencia de una registración de ausencia que se
superpone en las fechas.
Por ejemplo, un empleado se encuentra por licencia por enfermedad, la cual ya cargamos, y le ingresamos
una licencia por mudanza en el mismo período o en parte del periodo de la primer licencia, entonces el
sistema emitirá una pantalla de aviso donde nos informara sobre dicho solapamiento, para que podamos
analizarlo y asi realizar las correcciones necesarias.
En la siguiente imagen observamos la colisión entre dos Absentismos.
Esto se da ya que el empleado tiene cargada una Enfermedad desde el 01.11.2014 al 03,11.2014, y pretendemos cargarle una
Licencia por Mudanza el día 02.11.2014.
Aquí el sistema detecta la colisión y muestra el siguiente mensaje:
Gráfico 3.1 - Colisión de Absentismos

4 | Otra manera de tratar Absentismos
Actualizar
Actualizar Datos
Datos de
de Tiempos
Tiempos
Transacción
Transacción PA61
PA61
Dicha transacción podremos utilizarla para gestionar los datos de tiempos del personal, a la cual podemos
acceder de las siguientes maneras
Actualización
Actualización de
de Datos
Datos de
de Tiempos
Tiempos
> Recursos Humanos

|-> Gestión de Tiempos
|-> Gestión
|-> Datos de Tiempos
|-> Actualizar
Por medio de esta transacción podremos actualizar y visualizar los datos de Tiempos del Personal.
Gráfico 4.1 - PA61 - Actualizar Datos de Tiempos

En la pantalla “actualizar datos de tiempos” se deben ingresar el N° de personal y el período que se desee visualizar,
luego se debe seleccionar el infotipo absentismo y el subtipo que corresponda de la tabla que se despliega al abrir el
matchcode.
Siempre tener en cuenta, si es una modificación de un ausentismo ya asignado o si es una nueva asignación de ausentismo,
para crear un nuevo registro o modificar el actual. Recordar la utilización de los respectivos íconos:
Cuando se modifique el absentismo asignado
Cuando se asigne un nuevo absentismo
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Una vez dentro del infotipo absentismos podremos grabarlo de manera tal que considere el día entero, o especificar el rango
horario en el cual el empleado estuvo ausente.
Visualizar
Visualizar Datos
Datos de
de Tiempos
Tiempos
Transacción
Transacción PA51
PA51
Dicha transacción podremos utilizarla para visualizar los datos de tiempos del personal, a la cual podemos
acceder de las siguientes maneras:
Visualización
Visualización de
de Datos
Datos de
de Tiempos
Tiempos
Ingresando en SAP encontraremos la transacción PA51 mediante la siguiente ruta de acceso:
> Recursos Humanos

|-> Gestión
|-> Visualizar
Por medio de esta transacción podremos visualizar los datos de Tiempos del Personal.

Gráfico 4.2 - PA51 - Visualizar Datos de Tiempos
En la pantalla “visualizar datos de tiempos” se deben ingresar el N° de personal y el período que se desee visualizar,
luego el correspondiente infotipo y presionar el ícono VISUALIZAR o ver el resumen de todos los registros, haciendo clic en
el botón Resumen.

LLeecccciióónn::
Contingentes de Tiempos
En esta lección aprenderemos qué es un Contingente de Tiempo, para que se utilizan y cómo
podemos tratarlos.

1 | Contingentes de Tiempos
Se llaman contingentes a los acumuladores de ciertos datos de tiempos.
Estos necesitan de determinadas combinaciones de datos maestros para armar agrupadores. La combinación de división y
subdivisión componen un agrupador y grupo de personal y área de personal componen otro agrupador. Estas combinaciones de
agrupadores tienen customizado todos los posibles tipos de contingentes .
Pero esto último es demasiado técnico, vayamos a una explicación que nos dará una mejor apreciación del concepto.
Los contingentes se utilizan para asignar una cierta cantidad de días al empleado que utilizará a lo largo
de un período de validez y que por lo tanto permite chequear de manera automática la cantidad de
ausencias a consumir.
Por medio de los contingentes se indica la cantidad de días u horas disponibles para un determinado
período y la manera en la que debe reaccionar el sistema ante la carga de una determinada ausencia.
Por ejemplo, por vacaciones me corresponden anualmente 14 días. Estos 14 días funcionan como tope
anual. Este total anual, se ira ajustando con la ausencia asociada a este contingente, “vacaciones”. Esta
ausencia “baja” o "disminuye" del total de días, los días gozados como vacaciones.
Dicho esto, si se cargan 4 días, el contingente quedara con 14 como cantidad, pero figuraran esos 4 días
como liquidados, por lo que al empleado le quedan 10 días como pendientes.
Estos contingentes manejan 2 tipo de fechas, la fecha de validez del contingente, y la fecha de liquidación del contingente.
La fecha de validez, quiere decir el período de generación.
La de liquidación, significa el período de tiempo en el que el contingente esta habilitado para su uso.

Podemos distinguir dos grupos de Contingentes:
Contingente
Contingente de
de Absentismos
Absentismos -- Infotipo
Infotipo 2006
2006
Un contingente de absentismo especifica el derecho de un empleado a un absentismo durante un determinado período de

tiempo. Estos contingentes establecen la base de los absentismos que deben registrarse
Por ejemplo, las Vacaciones.
Mediante el contingente de absentismos puede garantizarse que un empleado sólo tiene derecho a tomarse como absentismo
vacaciones los días que le corresponden por convenio.
Contingente
Contingente de
de Presencias
Presencias -- Infotipo
Infotipo 2007
2007
Un contingente de presencias especifica un período de tiempo limitado en el tiempo para un empleado, en relación con una
clase de contingente de presencias para una utilización establecida. Un contingente de presencias proporciona además del
marco de tiempo autorizado la proporción empleada.
Por ejemplo Capacitaciones.
Autorización para realizar 10 horas extras mensuales. Autorización para dedicar 4 días de trabajo por año a cursos de
formación.
En este Curso nos centraremos en los Contingentes de Absentismos, correspondientes al Infotipo 2006, ya que son los más
utilizados.

2 | Tratamiento de Contingentes
Contingentes
Contingentes de
de Tiempos
Tiempos
Para este Curso, hemos definido en el Sistema, los siguientes contingentes:
01 Vacaciones Pago
02 Examen
03 Franco Compensatorio
04 Vacaciones Gozadas
Todas las clases de Contingentes que estudiaremos en este curso son de generación manual y pueden
tratarse directamente en el Infotipo mediante las transacciones de Actualización disponibles.
Los Contingentes de Tiempos pueden ser tratados por las transacciones que ya hemos visto a lo largo de la Unidad.
Visualizar
Visualizar Contingentes
Contingentes
Para visualizar registros o consultar datos cargados para nuestros Empleados podemos hacerlo mediante las transacciones:
Transacción
Transacción PA51
PA51
Dicha transacción podremos utilizarla para visualizar los datos de tiempos del personal.
Transacción
Transacción PA20
PA20
La principal transacción que utilizaremos para visualizar los datos maestros de personal es la PA20.
En ambas transacciones se deben ingresar el N° de personal y el Período que se desee visualizar, luego el correspondiente
Infotipo, en este caso es el Infotipo 2006 para Contingente de Absentismos o Infotipo 2007 para Contingente de Presencias y
luego presionar el ícono VISUALIZAR o ver el resumen de todos los registros, haciendo clic en el botón Resumen.
A continuación, visualizaremos en las siguientes imágenes, un ejemplo de como observar mediante la transacción PA51
un Contingente cargado para un empleado.

En primer lugar ingresamos a la transacción y completamos los datos básicos.
Grafico 2.1 - Ingreso a visualización de Contingente por PA51
Luego, podemos ver la información cargada, respectiva al contingente seleccionado.
Grafico 2.2 - Visualización de Contingente por PA51
Actualizar
Actualizar Contingentes
Contingentes
Para actualizar registros, modificar, borrar o crear datos cargados para nuestros Empleados podemos hacerlo mediante las
transacciones:
Transacción
Transacción PA30
PA30
La principal transacción que utilizaremos al gestionar los datos maestros de personal es la PA30

Transacción
Transacción PA61
PA61
Dicha transacción podremos utilizarla para gestionar los datos de tiempos del personal.
A continuación, visualizaremos en las siguientes imágenes, un ejemplo de como cargar un Contingente para un
empleado mediante la transacción PA61- Actualizar datos de Tiempos.
En primer lugar ingresamos a la transacción y completamos los datos básicos.
Grafico 2.3 - Ingreso para Creación de Contingente por PA61
Luego, nos mostrará la pantalla con los campos a completar en Blanco o Vacíos.

Grafico 2.4 - Datos a completar para Creación de Contingente por PA61
Por último, completaremos los campos requeridos y luego presionamos el botón Grabar .
Grafico 2.5 - Creación de Contingente por PA61
Existen algunas situaciones donde es necesario corregir el contenido de los contingentes y poniendo estos
ejemplos entenderemos mejor el funcionamiento de los mismos:
Puede ser, por ejemplo, que un Empleado nos reclame mas días de los que están cargados en el sistema, aquí
generalmente previa nota de algún jefe, autorizando la modificación, podemos crear un contingente de pendientes. O también
según el caso, se pueden cargar más días.
Puede ser que reclamen menos días de los que actualmente se encuentran cargados en el sistema, por lo que se debe
proceder a la corrección.
Puede ser que por ejemplo el Empleado no haya gozado vacaciones y por error se las hayan cargado como Absentismo y
por consiguiente descontado del contingente. En este caso se procede a la corrección.
Por último puede pasar que un contingente haya sido creado con fechas erróneas y de esta manera las ausencias no
descuenten correctamente de dicho contingente. Aquí vamos a tener que corregirlo para asegurarnos que descuente realmente.

LLeecccciióónn::
Entrada Rápida de Tiempos
En esta lección aprenderemos cómo se pueden ingresar masívamente Datos a un Infotipo.
Nos detendremos en los Infotipos relacionados a Tiempos.

1 | Entrada Rápida de Datos de Tiempos
La Entrada Rápida de Datos Maestros o de Datos de Tiempos disminuye el tiempo necesario para registrar una gran cantidad
de datos en el sistema.
La entrada rápida de datos maestros se utiliza para procesar datos de personal en el mismo infotipo para diversos empleados
simultáneamente. En la entrada rápida de datos maestros sólo se visualizan los campos de entrada en los que debe registrarse
información para los empleados seleccionados.
Podremos utilizar cualquiera de las siguientes funciones de entrada rápida para actualizar datos de empleado de un infotipo
de tiempos seleccionado:
Crear datos de tiempos de varios empleados para un infotipo de tiempos específico.
Crear con Propuesta o Copiar. Crear datos de infotipos de tiempos para un conjunto de empleados mediante entradas
propuestas. Los valores propuestos son transferidos a la pantalla de entrada rápida y pueden modificarse según sea
necesario.
Actualizar los datos de los infotipos de tiempos que ya existen en el sistema.
Borrar los datos de los infotipos de tiempos que ya existen en el sistema.
Bloquear o Desbloquear. Cambiar el status de los registros de desbloqueado a bloqueado activando el indicador de
bloqueo para cada registro. No podrá modificar ni crear registros en este modo lectura.
Podremos procesar los números de personal de hasta veinte empleados al mismo tiempo.
Si se seleccionan más de veinte empleados, el sistema asigna sus números de personal correspondientes a grupos de veinte
empleados cada uno. Se puede acceder a cualquier grupo que no se visualice en la pantalla seleccionando
Otros números de personal. Todos los números de personal de las pantallas siguientes se actualizan automáticamente cada vez
que se graban registros para los números de personal de la pantalla actual.

2 | Tratamiento de Datos por Entrada Rápida
Vamos a trabajar sobre la transacción PA71 para Entrada Rápida de Datos.
Es una transacción de acceso rápido a datos de tiempos, que nos permite crear, modificar, borrar y
bloquear o desbloquear datos de tiempos. Podemos procesar los datos de un gran número de empleados
de forma rápida y eficiente. Además nos permite registrar bloques de novedades en la nomina de algunos
Infotipos.
Transacción
Transacción PA71
PA71
La principal transacción que utilizaremos para la Entrada Rápida de Datos de Tiempos es la PA71, a la
cual accederemos de alguna de las siguientes formas:
Entrada
Entrada Rápida
Rápida
> Recursos Humanos

|-> Gestión
|-> Entrada Rápida

Gráfico 2.1 - Ingreso a PA71
En dicha transacción, seleccionaremos el Infotipo y período que deseamos afectar.
El Infotipo lo podremos seleccionar desde la pantalla de entrada rápida de datos de tiempos, el cual se colocara de color
naranja una vez seleccionado de manera directa, o la otra opción es escribir el código del Infotipo en el campo respectivo.
El periodo podemos seleccionarlo de las opciones que nos brinda la pantalla o digitando las fechas que deseamos afectar. Esta
transacción es apropiada para registrar novedades de un periodo específico.
El sistema nos permite también, varias opciones para seleccionar al colaborador al cual deseamos tratar. Por ejemplo:
Introduciendo los números de personal de los empleados cuyo registro de infotipo deseamos actualizar en una pantalla de
entrada vacía. Podremos utilizar matchcode para buscar números de personal desconocidos.
También, en lugar de reunir primero una lista de números de personal que, a continuación, se transfieren a la pantalla de
entrada rápida, podremos introducir los números de personal directamente en la pantalla de entrada rápida del Infotipo
correspondiente.
O sea que debemos completar los siguientes campos Obligatorios:
Período: Período de tiempo a evaluar.
Entrada en pantalla rápida : Marcar con flag este campo.
Infotipo: Selección del Infotipo a cargar.
Subtipo: este campo podemos completarlo en el inicio junto con los campos nombrados anteriormente o bien una vez que
ingresamos a la pantalla de carga y estará disponible como Clase y podremos realizar la carga directamente en esta pantalla.

Gráfico 2.2 - Selección de campos en PA71
Podremos ejecutar las siguientes acciones en nuestra transacción de Entrada Rápida de Datos de Tiempos:
Gráfico 2.3 - Acciones para Entrada Rápida de Tiempos
Entenderemos mejor la Entrada Rápida de Datos de Tiempos, cargando como ejemplo el Infotipo 2001 - Absentismos.
En primer lugar debemos ingresar los datos obligatorios de ingreso en la pantalla de acceso a la PA71.

Gráfico 2.4 - Ingreso a PA71
Luego el sistema nos llevará a la pantalla de carga de Datos, donde debemos completar los mismos, de acuerdo con lo que
deseamos crear o modificar.
Gráfico 2.5 - Pantalla de Carga de datos para Entrada Rápida
Paso siguiente cargaremos los datos.
En nuestro ejemplo realizamos la carga del Infotipo 2006 creando un contingente de Exámen para los Empleados
seleccionados.

Una vez cargados los datos debemos oprimir el botón Grabar .
Gráfico 2.6 - Carga de Datos
A continuación podemos ver como el contingente fue Creado correctamente, ingresando a visualizar el resumen del Infotipo
2006 - Contingente de Absentismos mediante las transacciones de visualización de datos de Tiempos PA51 o bien mediante
la visualización de datos Maestros PA20, donde en cualquiera de las dos accederemos al Infotipo 2006.
Gráfico 2.7 - Impacto de la Carga realizada

LLeecccciióónn::
Reportes y Consultas para Tiempos
En esta lección conoceremos cuales son los principales Reportes y aprenderemos a realizar
las consultas más importantes y utilizadas para la Administración de Personal de SAP.

1 | Reportes Estándar
Existen muchos Reportes disponibles para este módulo.
Los mismos nos ayudan a obtener la información al momento y extraer la información que necesitemos sobre la Gestión de
Tiempos en SAP.
A continuación, conoceremos los Reportes más importantes que nos serán de gran ayuda para el trabajo sobre la Gestión
de Tiempos del Personal.
Para la ejecución de los reportes debemos indicar ciertos campos que pueden ser obligatorios y otros opcionales, los que
pueden completarse o no.
Siempre debemos tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de ejecutar un Reporte:
Campos: En la mayoría de los campos dispondremos del matchcode para seleccionar o buscar lo que deseamos ver.
Período de Evaluación y Períodos de Validez: es muy importante considerar estos campos, ya que nos determinarán
las fechas en las que se realizará la consulta de los datos.
Una vez que completamos los datos en las pantallas de acceso a los Reportes, hacemos clic en el ícono para ejecutar el
reporte .
Selección
Selección de
de Informes
Informes
Reportes
Reportes para
para Gestión
Gestión de
de Tiempos
Tiempos
Ingresando en SAP encontraremos los Informes o Reportes más importantes para la Gestión de Tiempos
mediante la siguiente ruta de acceso.
> Recursos Humanos

|-> Gestión
|-> Sistemas de Información
|-> Selección de Informes

Desde el siguiente menú de Recursos Humanos se visualiza una estructura tipo árbol, subdividido en varias ramas, donde por
cada una de ellas se despliegan una serie de reportes predefinidos que permiten obtener información muy variada.
Gráfico 1.1 - Estructura de Árbol para Reportes
A continuación explicaremos algunos de los Reportes más importantes que se pueden utilizar para consultar
datos cargados de cada Empleado o de un grupo de Empleados de nuestra Empresa:
Listados de Ausencias y Presencias
En estos reportes se indicaran todas las ausencias y presencias por un periodo de tiempo determinado.
Para este tipo de listados SAP cuenta con dos reportes estándar que brindan la información necesaria:
Transacción
Transacción PT64
PT64 -- Datos
Datos de
de Presencias:
Presencias: Resumen
Resumen // Datos
Datos de
de Absentismos:
Absentismos:
Resumen
Resumen
En este reporte se puede seleccionar la ausencia o presencia que se quiere visualizar por responsable de
tiempos.
A su vez permite limitar la búsqueda para determinados empleados como por ejemplo dentro de un rango
de legajos, o de una determinada División de Personal, etc.

Gráfico 1.2 - Pantalla de ingreso a la transacción PT64
Transacción
Transacción PT91_ATT
PT91_ATT -- Datos
Datos de
de Presencias/Absentismos,
Presencias/Absentismos, vista
vista rápida
rápida para
para
todos
todos los
los empleados.
empleados.
En este reporte se puede seleccionar la ausencia o presencia y verla en un formato de calendario

mensual.

Gráfico 1.3 - Pantalla de ingreso a Reporte PT91_ATT
Control de Presencias
Este informe crea una lista de los empleados presentes, ausentes o que se han retrasado en un momento determinado. Esta
lista permite determinar qué empleados están ausentes en el momento de la evaluación y que tienen que ser sustituidos por
otros.
El usuario también puede visualizar la lista de empleados que deberían haber trabajado de acuerdo con el plan de horario de
trabajo personal, pero cuya presencia o absentismo no están justificados.
La transacción que se utiliza para ejecutar este reporte es la PT62.
Transacción
Transacción PT62
PT62 -- Control
Control de
de Presencias
Presencias
En este reporte se puede emitir un listado de los empleados que están ausentes y presentes en el
momento de la evaluación de Tiempos.
Este reporte seguramente será visto en profundidad en un curso específico de Tiempos donde se aprenderá a Evaluar
Tiempos positivos o reales del Personal.
Visualización de Contingentes de Absentismos
Este informe genera resúmenes de los contingentes de absentismos de los empleados bajo diferentes aspectos.
Por ejemplo, se puede obtener información acerca la cantidad de días de derechos de vacaciones que tuvieron los empleados,
cuantos días de gozaron y cuál es el saldo que les queda.
La transacción que se utiliza para ejecutar este reporte es la PT_QTA10.

Transacción
Transacción PT_QTA10
PT_QTA10 -- Visualización
Visualización de
de Contingentes
Contingentes de
de Absentismos
Absentismos
En este reporte se puede emitir un listado de los contingentes que disponen los empleados de nuestra
empresa, y que saldo tienen en los mismos.
Gráfico 1.4 - Pantalla de ingreso a Reporte PT_QTA10
Plan de Horario de Trabajo Personal
Este informe genera un resumen relacionado con el día para un período cualquiera sobre todos los valores teóricos necesarios
para el horario de trabajo de un empleado.
El informe se utiliza, por ejemplo, en la actualización de las suplencias para tener la información exacta del día relativa a los
horarios de trabajo y la reglamentación del horario de trabajo de un empleado, así como de los registros de infotipos existentes.
La transacción que se utiliza para ejecutar este reporte es la PT63.
Transacción
Transacción PT63
PT63 -- Plan
Plan de
de Horario
Horario de
de Trabajo
Trabajo Personal
Personal
En reporte genera un resumen de Plan de Horario de Trabajo para los empledos de nuestra empresa.

Gráfico 1.5 - Pantalla de ingreso a Reporte PT63

2 | Resumen de la Lección
En esta lección aprendimos cuales son los Reportes más importantes para obtener datos de la Gestión de Tiempos del
Personal.

Manual CVOSOFT Curso Consultor Funcional HCM Nivel Inicial Unidad 4

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Carrera Consultor Funcional HCM

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Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

Lección: Introducción a Datos de Tiempos

Lección: Horario de Trabajo Teórico

Lección: Contingentes de Tiempos

Lección: Entrada Rápida de Tiempos

Lección: Reportes y Consultas para Tiempos

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Curso: Consultor Funcional Módulo HCM Nivel Inicial

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1 | Introducción a la Gestión de Tiempos

Gráfico 1.1 - Calendario

© CVOSOFT IT ACADEMY | ISBN 978-987-27549-2-1| info@cvosoft.com | www.cvosoft.com Pag 7

Los Infotipos más habituales para el control de tiempos son:

0001 – Asignación Organizacional

0007 – Horario de trabajo

0041 - Datos de fecha

0050 - Información entrada tiempos

2001 – Absentismos o Ausencias

2005 – Horas extras

2006 – Contingente de Absentismos

2007 – Contingente de Presencias

2011 – Hechos Temporales

0007 – Horario de trabajo

2001 – Absentismos o Ausencias

2006 – Contingente de Absentismos

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Normal: Horario de 09.00 a 18.00 hs

Normal 1: Horario de 08.00 a 17.00 hs

Reducido: Horario de 09.00 a 13.00 hs

Reducido Nocturno: Horario de 15.00 a 21.00 hs

Contra la presentación de la solicitud y la aprobación del Jefe, el Empleado es modificado en el sistema y

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3 | Actualizaciones de Datos de Tiempos

Gráfico 3.1 - Horario de Trabajo Teórico - Infotipo 0007

Gráfico 3.2 - Abesentismos - Infotipo 2001

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Gráfico 3.3 - Contingente de Absentismos - Infotipo 2006

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Gráfico 1.1 - Calendario de Festivos

Estos calendarios de festivos se parametrizan o customizan por medio de la transacción SCAL.

Es la principal transacción que se utiliza para definir los Calendarios en SAP.

Gráfico 1.2 - Ingreso a la transacción SCAL

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2 | Estructura del Infotipo

Desde el menú de Recursos Humanos:

Gráfico 2.1 - PA20 - Visualizar datos Maestros del Personal

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Gráfico 2.2 - Infotipo 0007 - Horario de Trabajo Teórico

Gráfico 2.3 - Horario de Trabajo Teórico

Regla para plan de horario de trabajo: