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DIVISIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN

MAESTRÍA:
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL.

NOMBRE DE LA MATERIA:
AUDITORIA DE CALIDAD.

TEMA:
INVESTIGACIÓN DE LA UNIDAD 4”.

NOMBRE DEL ALUMNO:

VICENTE ALVAREZ CASTILLO.

NOMBRE DEL DOCENTE ASESOR DE LA MATERIA:

JOSÉ JAVIER TREVIÑO URIBE.

HORARIO:
7:00 – 10:00 p.m.

H MATAMOROS TAMAULIPAS A 22 DE MARZO DEL 2023

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ÍNDICE
4.1 Manejo de las reuniones de auditoria............................................................4

Pasos para el manejo de las reuniones..........................................................................................4

1. Definir un plan de reuniones..................................................................................................4

2. Solicitar la reunión..................................................................................................................4

3. Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar..........................................5

4. Prepararnos para la reunión...................................................................................................5

5. El día de la reunión.................................................................................................................6

4.2 Preparación para la reunión de clausura.......................................................7

El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:.........................................8

4.3 Realización de la reunión de clausura...........................................................8

Ejemplos de reuniones de cierre....................................................................................................8

El auditor líder debería...................................................................................................................9
4.4 Redacción del informe final de auditoria.....................................................10

Aspectos del informe....................................................................................................................10

1.1. Propósito u objetivo de la auditoría..................................................................................10

1.2. Alcance..............................................................................................................................11

1.3. Objetivos Generales y Específicos.....................................................................................11

1.4. Enfoque.............................................................................................................................11

1.5. Métodos, Procedimientos y Técnicas................................................................................12

4.5 Seguimiento de auditoria...............................................................................12

Seguimiento y revisión del programa de auditoría.......................................................................12

4.6 Administración del programa de auditoria..................................................14

¿Qué es un programa de auditoría?.............................................................................................14

Cómo hacer un programa de auditoría........................................................................................14

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4.1 Manejo de las reuniones de auditoria

Pasos para el manejo de las reuniones

1. Definir un plan de reuniones

Con base en la estructura de la organización debemos preparar un plan de

reuniones, enfocado al cumplimiento de nuestro objetivo principal, el cual es
obtener un entendimiento de cómo funciona la organización, sus debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas; esto con el fin de identificar riesgos de
negocio, fraude y procesos, y las respuestas de la gerencia que los mitigan.

2. Solicitar la reunión

Con base en el plan de reuniones procedemos a solicitar la reunión con cada uno
de los directivos seleccionados. Es recomendable que la solicitud de la reunión la
hagamos personalmente mediante una llamada telefónica o un contacto directo en
donde nos presentamos (en caso de que no nos conozcan) y le comunicamos al
directivo nuestro deseo de reunirnos y el objetivo de la reunión.

Lugar: lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos.

En algunas compañías es necesario reservar las salas de reuniones con varios

días de anticipación. Asegúrese que para el día de la reunión se contará con un
lugar adecuado.

Fecha: la solicitud a la reunión la debemos realizar con varios días de anticipación

(es recomendable con más de una semana), con el fin de que nuestro entrevistado
tenga tiempo de conocer la agenda que le enviaremos, organizar sus ideas, crear
documentos o realizar investigaciones con el fin de estar preparado para esta.

Hora: expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones
son las 9:00 a.m. (antes de comenzar el día) y 3:00 p.m. (después del almuerzo).
Sin embargo, es recomendable que nos acomodemos a la disponibilidad del
directivo, teniendo en cuenta que normalmente los directivos de las compañías
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cuentan con agendas muy apretadas. No es conveniente programar reuniones
fuera de las horas normales de trabajo.

Duración: es importante estipular un período. Esto ayuda a organizar la sesión y

permite también la organización de las agendas de los participantes. A partir de
los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.

Asistentes: es necesario que asistan por lo menos dos personas de nuestro

equipo, una de las cuales deberá tomar nota de todo lo que se diga en la reunión.
No es recomendable que de nuestro equipo asistan más de 3 personas. De la
compañía deberá asistir el directivo y las personas que él considere.

Invitación por internet: podemos complementar nuestro procedimiento de

solicitud de la reunión enviando una invitación por internet.

3. Preparar y enviar la agenda al directivo que vamos a entrevistar

Teniendo en cuenta nuestros objetivos, definimos una agenda que contenga los
puntos necesarios para su cumplimiento.

Una agenda debe contener: objetivo de la reunión, lugar, fecha, hora, duración,
participantes y temas a tratar.

4. Prepararnos para la reunión

Es clave que antes de la reunión nos documentemos sobre el funcionamiento de

la organización y el medio ambiente en que se desempeña (ambiente interno y
externo). Lo anterior lo podemos encontrar en las siguientes fuentes:

 Estados financieros de la compañía.

 Información en revistas y periódicos relacionada con la compañía y su
ambiente externo.
 Informes de los auditores de la organización.
 Lectura de actas.
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  Lectura de correspondencia.
 Información en la intranet de la compañía y en internet.
 Entre otras.

Lo anterior con el fin de que durante la reunión tengamos argumentos para

complementar nuestras preguntas de acuerdo con las respuestas del entrevistado.

5. El día de la reunión

Debemos transmitir una buena imagen a nuestro entrevistado; una buena imagen
es la combinación tanto de la parte interior como de la parte exterior de una
persona. Ser amable, educado, inteligente, agradable y vestir de forma elegante
nos proyectará como profesionales integrales y ayudará a que nuestro
entrevistado tome interés durante el transcurso de la reunión.

Es necesario tener en cuenta los siguientes puntos:

 Vista de forma elegante y prestando atención a la higiene personal.

 Sea puntual tanto en la hora de inicio como de finalización.
 En caso de que no alcance a llegar a tiempo a la reunión realice una
llamada antes del inicio comentando la situación.
 Salude mirando a los ojos, con un apretón de manos moderado y una
sonrisa sincera.
 Apague su celular o póngalo en silencio antes de iniciar la reunión, y en lo
posible, que el entrevistado perciba esta acción con el fin de animarlo de
forma indirecta a que haga lo mismo.
 Si la reunión es en la oficina del entrevistado, solicite permiso para apoyar
su computador en el escritorio del entrevistado.
 Antes de iniciar con el desarrollo de la agenda, rompa el hielo de tal forma
que el entrevistado se relaje. Por ejemplo: se puede iniciar la reunión
comentando una noticia de último momento.
 Sea amable, educado, agradable e inspire confianza.
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  Siga la agenda mientras se desarrolla la reunión; si llegan ideas nuevas
anótelas y complemente las preguntas. Haga preguntas abiertas; evite
aquellas de respuesta sí o no.
 Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión.
Emplee el tacto, la educación y la cortesía para conseguirlo. Al finalizar la
reunión nuestro entrevistado debe tener la impresión de que fue
absolutamente productiva y que sirvió para algo.
 Tome nota.
 Escuche y mire a los ojos al interlocutor, enviando señales de que está
prestando la debida atención. No se distraiga.
 No olvide pedir siempre el favor y dar las gracias.
 No sea arrogante ni petulante. “La sabiduría no se impone; simplemente se
manifiesta y los demás la perciben”.
 Haga que el entrevistado se sienta importante de forma sincera.
 Respete las opiniones del entrevistado.
 Si se generan compromisos durante la reunión; por ejemplo, entregas de
reportes al auditor, estos deben quedar asignados e incluidos en un plan de
acción en donde se establezca como mínimo el responsable y la fecha
estimada de término.
 Las respuestas del entrevistado deben quedar documentadas en la agenda
de la reunión.

4.2 Preparación para la reunión de clausura

Los auditores van anotando o rellenando un check-list durante todo el proceso de

auditoría, adjuntando las evidencias documentales facilitadas por la empresa que
consideren. En estas notas se incluyen las no conformidades, comentarios, puntos
fuertes, acciones de mejora, oportunidades, resultados de entrevistas, cómo se ha
muestreado, las referencias revisadas... es decir, todo tipo de información.

Una vez que el auditor ha finalizado, debe sentarse, revisarse todas sus notas y
determinar las diferentes conclusiones. Deberá determinar, identificar y clasificar
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entre todas las anotaciones las diferentes no conformidades, indicando su
gravedad (menor o mayor), y diferenciarlas de las diferentes observaciones o
comentarios que quiera dejar constancia en el informe de auditoría.

En algunos casos, las incidencias son muy claras y fáciles de clasificar, pero en
cambio, en algunas ocasiones es muy difícil determinar si se debe incluir como
una no conformidad menor o una observación. En estos casos sólo se puede
evaluar una vez el auditor ha finalizado el proceso y tiene una idea global del
funcionamiento real de la empresa y del sistema de gestión.

Además, se debe considerar que en las auditorías en las que existe un equipo
auditor formado por más de un auditor, una vez que cada uno de ellos, ha
ordenado y analizado cada una de sus anotaciones, debe ponerlas en común con
los demás, ya que las diferentes conclusiones obtenidas por cada miembro deben
ser consensuadas para ser incorporadas en un mismo informe de auditoría, y por
lo tanto, deben coincidir con el mismo mensaje. Es responsabilidad del auditor jefe
que así sea.

El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada

recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma;

b) Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre

inherente al proceso de auditoría;

c) Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el plan de auditoría;

d) Comentar el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable.

4.3 Realización de la reunión de clausura

Ejemplos de reuniones de cierre

El auditor líder es el encargado de realizar la reunión de cierre de la auditoría en la

cual debe:
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  comunicar los aspectos positivos
 hallazgos
 recomendaciones
 evidencias de la no conformidad a los auditados
 se debe acordar el intervalo de tiempo para que el auditado presente un
plan de acciones correctivas y preventivas

El auditor líder debería

 Invitar a todos los auditados y agradecerles por su cooperación

 Explicar en qué consisten las conclusiones de la auditoría
 Presentar aspectos positivos (fortalezas, técnicas o herramientas exitosas
encontradas)
 Explicar las observaciones y recomendaciones hechas al proceso (no son
obligatorias)
 Describir las no conformidades (menores y mayores) con la evidencia
objetiva
 Resolver todas las dudas o inquietudes que pueda tener el auditado
 Confirmar la fecha de entrega del informe de auditoría del proceso que
puede ser entre 8 y 15 días máximos.

El plan de auditoría se debería contemplar el tiempo necesario para que los

auditores puedan elaborar el informe de auditoría. Es importante que se realice en
la empresa, ya que pueden surgir dudas o necesitar más evidencias documentales
durante el proceso de elaboración del informe. Dependiendo de la complejidad del
sistema de gestión, se suele dedicar una tarde o por lo menos un par de horas. El
auditor, en base a su experiencia así lo hará constatar en el plan de auditoría.

En algunas ocasiones, nos encontramos que existen auditores que no lo hacen de

esta manera, sino que comunican a la empresa algunas de las conclusiones, y les
dicen que ya les harán llegar el informe final via email. Desde mi punto de vista, no
es adecuado, ya que es muy importante, comunicar, explicar y hacer partícipe a la
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empresa de las diferentes conclusiones del proceso, ya que el informe es una
herramienta para que mejore el sistema, y por lo tanto, debe participar en
consensuar y entender el contenido.

4.4 Redacción del informe final de auditoria

Aspectos del informe

1.1. Propósito u objetivo de la auditoría.

En esta sección se explica brevemente el por qué se realizó la auditoría; la misma

puede ser producto de la aplicación del Plan Operativo Anual (POA), denuncias,
requerimientos de la Contraloría General de la República (CGR), otro organismo
de control fiscal (SUNAI), requerimientos de la administración activa.

En el caso que la auditoría se refiera a la evaluación de las denuncias, deberá

incorporarse en el POA, como una actuación regular, para el año en que se realice
la misma.

En el informe debe omitirse palabras como “denuncia”, “denunciante” o “hechos

denunciados”
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1.2. Alcance

Indicamos las áreas examinadas y el período examinado durante la auditoría. Los

procesos y actividades evaluadas; tipo de análisis realizado (exhaustivo o
selectivo); criterios utilizados para la selección de la muestra, así como las
limitaciones encontradas.

1.3. Objetivos Generales y Específicos

El objetivo general corresponde al propósito de la actuación, lo que se espera

determinar de manera general; se refiere al qué queremos conseguir. Se debe
evitar que su formulación pueda entenderse como actividad o acción.

El objetivo específico se refiere más a las áreas o procesos específicos, como su

nombre lo indica.

Ejemplos:

 Evaluar el cumplimiento de lo estipulado en las normas, procedimientos y

políticas,
 Determinar la legalidad y sinceridad de las operaciones realizadas.
 Comprobar el cumplimiento de: planes, metas, políticas.
 Comprobar la aplicación y cumplimiento de los principios de contabilidad del
sector público.
 Indagar acerca de la veracidad de los hechos denunciados.

1.4. Enfoque

Percepción o perspectiva que orientó el análisis, lo que se pretende evaluar. Una

intervención puede o no tener diversos enfoques conceptuales, normativos,
técnicos, presupuestarios, económicos o asignarle mayor peso a alguno de ellos.
Los puntos antes mencionados pueden presentarse como un solo párrafo o
secciones separadas.

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1.5. Métodos, Procedimientos y Técnicas

Debe exponerse en párrafo separado, la metodología aplicada por el auditor. La

exposición no es necesaria que se haga en forma detallada, ya que los papeles de
trabajo tienen el detalle del o los procedimientos aplicados por el auditor. Podemos
señalar en este párrafo que “La auditoría se realizó de acuerdo con Normas
Generales de Auditoría de Estado”, también puede agregarse “y Normas de
Auditoría de General Aceptación”, sin necesidad de describir tales normas, pero
debemos señalar que técnicas se aplicaron durante el trabajo realizado. Ejemplo:
entrevistas, cuestionarios, revisión documental, arqueos, inspección física,
levantamientos de Actas, selección de muestras, etc.

4.5 Seguimiento de auditoria

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

Consiste en el monitoreo periódico apropiado del cumplimiento de los objetivos del

programa de auditoría a efectos de tratar de identificar necesidades de acciones
correctivas y preventivas y, oportunidad de mejora, para su implementación.

La Norma 2500 sobre Seguimiento del progreso establece que: El director

ejecutivo de auditoría debe establecer y mantener un sistema para vigilar la
disposición de los resultados comunicados a la dirección.

Para vigilar eficazmente la disposición de los resultados, el director ejecutivo de

auditoría (DEA) establece procedimientos que incluyen lo siguiente:

 El marco de tiempo dentro del cual se requiera la respuesta de la dirección

a las observaciones y recomendaciones del trabajo.
 La evaluación de la respuesta de la dirección.
 La verificación de la respuesta (si corresponde).
 La realización de un trabajo de seguimiento (si corresponde).

Si ciertas observaciones y recomendaciones resultan ser tan significativas que

requieran acción inmediata por parte de la dirección o del consejo de
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administración, la actividad de auditoría interna vigila las acciones tomadas hasta
que la observación se haya corregido o la recomendación se haya implementado.

La actividad de auditoría interna puede hacer un seguimiento eficaz a los

hallazgos del informe mediante lo siguiente:

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4.6 Administración del programa de auditoria

¿Qué es un programa de auditoría?

Un programa de auditoría es un sistema de objetivos, alcance, calendario y

actividades de auditoría que llevarán a cabo los auditores. Un programa de
auditoría, también conocido como plan de auditoría, funciona como una guía para
llevar a cabo diversos tipos de auditorías en una empresa.

Cómo hacer un programa de auditoría

Antes de crear un plan de auditoría, la organización debe tener en cuenta los

siguientes factores.

 Apoyo y acceso del consejo de administración: Los auditores internos

necesitan el apoyo de los directores para llevar a cabo sus evaluaciones.
Esto da al auditor autoridad sobre diferentes funciones empresariales y
puede descubrir cualquier mala gestión.
 Auditores independientes: Esto es crucial para una evaluación imparcial y
objetiva de la empresa
 Nivel de riesgo por área: La empresa debe centrarse en asignar tiempo y
recursos para realizar auditorías periódicas en las funciones empresariales
de mayor riesgo, como las finanzas y las operaciones.
 Experiencia y formación: El auditor, ya sea interno o externo, tiene que
tener conocimientos y estar al día sobre lo que está auditando, como los
estados financieros, el cumplimiento de la normativa y las operaciones.
 Tecnología: Dado que la auditoría manual requiere demasiado tiempo, la
mayoría de los auditores utilizan actualmente herramientas y software de
auditoría digital. Esto ayudará a que el proceso sea más eficiente y libre de
errores humanos. Otra ventaja de utilizar la tecnología digital es que los
auditores y otro personal autorizado podrán acceder a todos los informes de
auditoría en un solo lugar.

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