MANUAL DE USO DEL SISTEMA

MODULO S.A.D.
Sistema de Administración de Documentos

Versión 05-2
 INDICE:

REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ................................................................................ 03

1. REGISTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS………………………………. 04

1.1- UPLOAD, (CARGA SIMPLE)...................................................................... 06

1.2- UPLOAD MASIVO (CARGA MASIVA)....................................................... 06

1.3- DESCARGA (DOWNLOAD) ...................................................................... 07

1.4.1- COMPRIMIR ARCHIVOS ............................................................................ 07

1.4.2- COMPRIMIR ARCHIVOS EN CARPETAS DEL SAD ................................ 08

1.5- MODIFICAR/COPIA MOVE/NED/REPORTES ........................................... 08

1.6- ELIMINAR ................................................................................................... 12

1.7- LISTADOS ................................................................................................... 12

1.8- ENVIO DE LINKS ........................................................................................ 13

1.9- VISUALIZADOR DE IMAGENES ............................................................... 14

2. BUSCADOR DE ARCHIVOS ……………………………………………………………… 15

2
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
A:

- Windows
W XP, W.Vista,
W W7, W8, Linux.
- nternet Explorrer 6 or superior, Mozilla orr Google Chro
In ome.
- Conexión a Internet.
- Visualizador dee archivos PD DF y XLS.

Para acceeder al websitte de SYASA

A ir a: www.gruposyasa.co
om, y hacer cclic en el botó
ón “EAC / SA
AD” como
se indica en
e la (Fig. 1)

Fig. 1

uiente cuadro deberá ingre

En el sigu esar su nomb bre de usuarioo y clave que
e le debe hab
ber llegado a ssu correo
de email. Si no lo ha recibido,
r por favor contacttarse con el a
administrador del sistema
a. Previo veriffique que
dicho corrreo no se hay eseado”. (Fig.. 2)
ya alojado en “correo no de

Fig. 2
Después se mostrara en
e el sistema es opciones de menú com
a las siguiente mo se indica en la figura ssiguiente.
(Fig. 3); La
L cantidad de opciones de menú de os de acce
ependerá de los privilegio esos que se le hayan
otorgado.

Fig. 3

3
 SAD: REGISTRO DE LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS.
Módulo SAD (Sistema de Administración de Documentos): Las características WEB lo hacen muy
amigable debido a que su presentación es similar a la de cualquier explorador. Es el módulo en donde se
almacenan los diversos documentos de un proyecto (planos, minutas, especificaciones, estudios,
cronogramas, RFQ, etc.). A través de privilegios adecuados, los diferentes actores pueden revisar,
almacenar o consultar la información disponible. Todas las acciones que se realizan se registran y se envían
notificaciones automáticas vía correo electrónico a los usuarios que se hayan definido en la lista de
distribución, según requerimientos del proceso de gerenciamiento.

Haciendo clic en la opción SAD del menú, aparecerá lo siguiente:

1. REGISTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS y

2. BUSCADOR DE ARCHIVOS.

1.- REGISTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

Haciendo click sobre esta función, se abre la ventana que se muestra en la (fig. 4).

Fig. 4

La estructura que se muestra es muy similar a la de Windows Explorer; donde aparece un signo +, indica
que contiene subcarpetas. Haciendo clic sobre dicha carpeta se abrirán los archivos que aparecerán a la
derecha del panel, ver (fig. 5)

4
 Fig. 5

Otra opcio
ones aparece
erán a la derrecha superio
or, donde se
e indican otro
os comandos, como ser: UPLOAD
MASIVO (carga masiv va), DESCAR RGAR (Descarga de arch hivo), COMP PRIMIR ARCHHIVOS (comprime un
grupo de archivos en formato ZIP), MODIFICA AR, ELIMINAR R, LISTAR (genera una lista de los a
archivos),
ENVIAR (envía un link
l de los archivos elegidos para a luego desscargarlos poor el destinatario) y
VISUALIZZADOR DE FO OTOS (fig. 6)

Fig. 6

5
 DESCRIPCION DE LAS ACCIONES SOBRE CARPETAS Y ARCHIVOS
1.1 CARGA SIMPLE (UPLOAD):

Esta opción es muy fácil de utilizar cuando se requiere subir pocos archivos a la vez. Si se requiere subir
archivos en formato ZIP estos se publicaran sin descomprimir.

1.2 CARGA MASIVA (UPLOAD MASIVO):

Esta opción nos permite subir/publicar información ene l SAD, desde archivos comprimidos en formato ZIP y
luego de haberse completado su carga, automáticamente los descomprime en carpetas como se los ha
configurado. NOTA IMPORTANTE: Si la carpeta a la que se quiere publicar es del tipo NED, no será posible
armar subcarpeta por el método de validación que se predefinido en este tipo de carpetas.
Podrán subirse más de un archivo ZIP a la vez.

6
1.3 DOWNLOAD o DESCARGA:

Esta opción nos permite descargar archivos previamente seleccionados con el puntero del mouse,
eligiéndolos en forma aleatoria o grupal (fig. 7). En este proceso, se abre una nueva ventana donde deberá
indicarse si requiere abrirlo o guardarlo.

Fig. 7

1.4.1 COMPRIMIR ARCHIVOS:

Esta opción podremos descargar en forma comprimida el o los archivos elegidos.

7
1.4.2 COMPRIMIR ARCHIVOS EN CARPETAS DEL SAD.

Esta opción podemos comprimir archivos y moverlas a otras carpetas (siempre que el usuario tenga los
permisos adecuados).

1.5 MODIFICAR:

En esta opción, el usuario podrá accede a una serie de acciones que se describen a continuación:

8
Podrá MOVER O COPIAR los archivos seleccionados a la carpeta que designe el usuario;

Adicionalmente se podrá agregar información a determinados archivos (solo en carpetas NED), por
ejemplo: los distintos estados de los documentos a fin de poder generar los reportes de seguimiento del
Document Controler.

En Carpetas NED, podremos cargar: Fechas comprometidas de entrega, Estados, Porcentajes de Avance
del Documento, Observaciones. Estos datos se verán reflejado en el reporte que nos permite emitir este tipo
de carpetas, la administración de dichas carpetas están asignadas a los Document Controler’s de cada
proyecto que se designe.

Cabe aclarar que en esta carpeta las actualizaciones de los archivos se hacen a través de nomenclaturas
predefinidas (ver instructivo aparte “Manual de nomenclatura”).

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Los reportes podrán ser emitidos desde la opción de menú SAD, NED, Reporte Seguimiento NED:

Seleccionamos la carpeta designada para el seguimiento:

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Hacemos clic en aceptar, teniendo en cuenta que podremos seleccionar los estados a través de filtros, como
se muestra en la figura siguiente:

Y así generar el reporte en formato Excel, el cual que podría ser ajustado a petición del proyecto, el nombre
del archivo generado no se repetirá, por lo que podría mantenerse un histórico de los mismos.

Dando como resultado este Reporte NED generado automáticamente.

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1.6 ELIMINAR:

Esta opción de uso reservado al administrador del sistema.

1.7 LISTADOS:

Esta opción nos permite generar un listado de archivos con sus link para poder distribuirlos con su
nombre y fecha de publicación, tal como se muestra en (fig. 8). Se requiere login para acceder a
los datos.

Fig. 8

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1.8 ENVIO DE LINK’S:

Con esta función podemos compartir archivos, mediante links que se envían agrupados a través
de un archivo ZIP; de esta forma no cargamos de información el email y podemos enviar grandes
cantidades de archivos a los destinatarios que no tengan acceso al sistema. Por ejemplo: algún
proveedor para pedido de precios.
Este Zip permanecerá en el servidor por un periodo de 10 días.

Solo debemos seleccionar los archivos y hacer clic en el comando, y luego agregar el destinatario como
cualquier email.

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1.9 VISUALIZADOR DE IMAGENES:

Esta opción nos permite pre-visualizar imagines en cada carpeta. Con solo presionar el botón de
Vista de Imagen, los archivos se ordenan como “Pre-visualizados”. Ver gráficos siguientes.

Además se podrá ver de manera rápida haciendo clic en alguna imagen las miniaturas de las fotos.
Las imagen se pre-visualizarán en una resolución menor 800x600 la cual no afectará la resolución
original.

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2. - BUSCADOR DE ARCHIVOS
Seleccionando el comando del menú del SAD “Buscador de Archivos” se logra obtener acceso a
un buscador avanzado de archivos, donde el filtro podrá ser cualquier texto.

Una vez encontrado el archivo buscado, se selecciona y se elige el botón descargar que se encuentra a la
izquierda del menú.

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