Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

10 de Agosto de 2023

Señores
Att. Juan pachon y Julio Leal
Ciudad.

Por medio del presente me dirijo a ustedes para comunicar las actividades que se
realizaran el próximo 23 de Agosto del presente año asociadas a la auditoría interna del
proceso de mantenimiento, cuyo objetivo es “Establecer el cumplimiento del proceso de
mantenimiento con respecto a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 y su
mantenimiento como proceso dentro de la organización” basados en la NORMA ISO
9001:2015, Caracterización del proceso, procedimientos y registros. El alcance de la
auditoria “aplica para las actividades del proceso de Gestión de Mantenimiento incluida
la revisión de las no conformidades generadas en la auditoria del año anterior”.
Teniendo en cuenta lo anterior, se solicita que asistan los colaboradores del proceso de
mantenimiento y registren sus nombres en los siguientes espacios:
Nombre del auditado Cargo Firma
Julio leal Gerente de operaciones
Juan Pachon Director de mantenimiento
Andrea Jiménez Asistente administrativa

Adicional a ello relaciono el plan que se llevara a cabo con sus respectivos tiempos
HORA ACTIVIDAD AUDITOR(ES) AUDITADO(S)
Julio Leal
1:30 pm Reunión de apertura Juana Acosta
Juan pachon
1:45 pm Ejecución de la auditoria Juana Acosta Julio Leal
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Juan pachon
Julio Leal
4:15 pm Informe preliminar de resultados Juana Acosta
Juan pachon
Julio Leal
4:30 pm Cierre de auditoria Juana Acosta
Juan pachon

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

1 Caracterización del proceso
2 Matriz de riesgos, oportunidad
y comunicación
3 Programa de mantenimiento
preventivo.
4 Tabla de indicadores de
proceso
Se evidencia que el proceso cuenta con
caracterización correspondiente a la versión
12 de 21/06/24, sin embargo, ésta se
encuentra desactualizada en cargos.
Se cuenta con la matriz de riesgos y
oportunidades, más no está actualizada al
2023, al igual que la matriz de
comunicaciones. No cuenta con matriz de
requisitos legales.
Se cuenta con el formato MA-CAF-003 el cual
realiza mantenimientos en su mayoría
semestrales para la ejecución, se evidencia
que para el equipo Enfriador de agua Machine
programado para el mes de Marzo el cual fue
ejecutado, en el formato MA-CAF-013, se
evidencia incumplimiento en la frecuencia ya
que se relaciona semestral y en el programa
se evidencia trimestral
Se cuenta con indicador de mantenimiento
preventivo de la planta, se evidencian hasta el
mes de Junio, Julio esta incompleto al igual
que Agosto.

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Preguntas planteadas en la lista de chequeo y revisión de evidencias a

documentos solicitados.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Se empleara lista de chequeo adjunta en taller anterior.

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e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
No Evidencias de Auditoría Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
1 Caracterización de Sistema de gestión Se evidencia que el x
proceso. de la calidad y sus proceso cuenta con
procesos caracterización
correspondiente a la
versión 12 de
21/06/24, sin embargo,
ésta se encuentra
desactualizada en
cargos.
2 Política de la calidad. Establecimiento de Se realiza indagación x
la política de la a tres de las personas
calidad. del proceso,
Comunicación de evidenciando que el
la política de la auxiliar administrativo,
calidad. no conoce la política
de la empresa, ni su
ubicación de
divulgación dentro de
la organización.
Matriz de riesgos, Acciones para Se cuenta con la x
oportunidad y abordar riesgos y matriz de riesgos y
comunicación. oportunidades oportunidades, más no
está actualizada al
2023. No cuenta con
matriz de requisitos
legales.
Programa de Ambiente para la Se cuenta con el x
mantenimiento operación de los formato MA-CAF-003
preventivo. procesos. el cual realiza
mantenimientos en su
mayoría semestrales
para la ejecución, se
evidencia que para el
equipo Enfriador de
agua Machine
programado para el
mes de Marzo el cual
fue ejecutado, en el
formato MA-CAF-013,
se evidencia
incumplimiento en la
frecuencia ya que se
relaciona semestral y
en el programa se
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evidencia trimestral.

Tabla de indicadores Seguimiento, Se cuenta con x

de proceso evaluación, indicador de
análisis y mantenimiento
evaluación preventivo de la
planta, se evidencian
hasta el mes de Junio,
Julio esta incompleto
al igual que Agosto.

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

1. Se generan cuatro No Conformidades Mayores por incumplimiento a los

numerales de la norma 6.1 y 7.1.3, 7.4 y 7.5 dado a que no se esta dando
cumplimiento al debe de la norma que establece que la organización debe
mantener y “mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad” y se
evidencia que la documentación incluyendo matrices, documentos y formatos no
están actualizados. Adicional a ello no se están ejecutando las actividades
necesarias para “mantener la operación de los procesos y lograr la conformidad de
los productos y servicios”.
2. Teniendo en cuenta la importancia de se debe asegurar que el personal del
proceso conozca y tome conciencia de la política de calidad y su contribución a la
eficacia del sistema de gestión de calidad, se levanta una No Conformidad
Menor, teniendo en cuenta que uno de los colaboradores del proceso no conoce
la política de calidad de la organización dando incumplimiento a los numerales de
la norma 5.2.1 y 5.2.2.
3. Dando cumplimiento a lo estipulado por el numeral 7.1.4 en el que se establece
que la organización debe garantizar el ambiente para la operación de los
procesos, por lo cual se levanta una No Conformidad Menor ya que no se cuenta
con listado de repuestos requeridos por las máquinas de la organización,
generando paradas prolongadas por falta de stock de los mismos.
4. Se levanta una No Conformidad Menor por incumplimiento al numeral 7.1.5.2
trazabilidad de las mediciones al no contar con un equipo calibrado que garantice
la integridad del dato reportado en las verificaciones diarias.
5. Teniendo en cuento el incumplimiento al indicador reportado al mes de Julio, se
recomienda digitar la información al día para evitar atrasos.
6. Se recomienda definir las funciones y roles de los técnicos de manteniendo.
7. Se recomienda evaluar alternativas de personal apto para encargar funciones
operativas para que el Director de Mantenimiento pueda ejecutar planes de mejora
para el área.
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g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Para una correcta ejecución de la auditoria es indispensable preparar las

preguntas de la lista de chequeo con base a los numerales de la norma,
adicional a ello es indispensable prestar atención a cada documento presentado
en la auditoria ya que son los soportes para solventar no conformidades.

Juana Acosta