Programa Venezuela Respuesta e Integración

USAID/Colombia

Términos de Referencia -TdRF-

Posición: Asistente Administrativo/a y Logístico de viajes

Programa: Venezuela Respuesta e Integración (VRI)
Basado en: Bogotá

Antecedentes del Programa:

La Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) ha suscrito con Chemonics
International Inc. el contrato No. IDIQ 72051421D00008 para la implementación del programa Venezuela
Respuesta e Integración (VRI) y su primer Orden de Tarea denominada INTEGRA con una duración de 5 años.

Este contrato ayudará a Colombia a responder a los problemas y desafíos sociales, políticos, económicos e
imprevistos existentes y futuros resultantes de la migración cuyo propósito general es abordar estos desafíos
logrando la integración social y económica de migrantes y retornados colombianos en las comunidades
receptoras afectadas por la inmigración de Venezuela.

El propósito principal de INTEGRA es proporcionar una respuesta rápida a las necesidades inmediatas y una
respuesta metódica, de mediano a largo plazo, para fortalecer la capacidad de gobierno y los sistemas de
prestación de servicios que demanda la integración de los migrantes. Para lograr su propósito, la Actividad: i)
mejorará la gobernanza fronteriza y migratoria del gobierno colombiano; ii) mejorarará la capacidad de los
gobiernos subnacionales para brindar a los migrantes accesos a servicios sociales y de justicia de calidad; y iii)
reducir la xenofobia hacia los migrantes.

Resumen de la descripción del cargo: El/la Asistente Administrativo y Logístico de viajes, deberá brindar
soporte asistencial al COP del Proyecto y al Gerente Administrativo y de Adquisiciones, en la ejecución de todos
los procesos del área de compras, logística, administración de inventarios, activos y eventos programados por
el Programa, siguiendo las políticas y normas establecidas en procedimientos de Chemonics International y
regulaciones de USAID.

Funciones y Responsabilidades:

Compras.

• Apoyar todo el ciclo del proceso de adquisición de bienes o servicios (“compras”) requeridos por el
programa bajo la supervisión del Coordinador/a Regional y aprobación del Gerente Administrativo y de
Compras (Todos los procesos deben ser revisados y aprobados en Bogotá por lo que en Región no se hacen
pagos ni se tiene autorización para incurrir en gastos) incluyendo:

o Apoyo a funcionarios del programa en el diligenciamiento de las requisiciones de compras (PARs).

o Identificación de proveedores en los municipios de influencia del programa.
o Preparación de solicitudes de cotizaciones (RFQs)
o Coordinación con Bogotá del BPA de suministros de oficina, aseo y cafetería
o Recopilación de cotizaciones
o Revisión de cotizaciones y aclaraciones a las mismas con proveedores.
o Asegurar selección de proveedores bajo criterios de razonabilidad (precios de mercado).
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o Revisar antecedentes de todos los proveedores utilizando la herramienta requerida por Chemonics
(Visual Compliance) así como en la Cámara de Comercio para asegurar que el proveedor sea una
fuente elegible de financiamiento con los fondos del programa, responsable un estudio de
seguridad en las listas establecidas en el manual de compras y un chequeo mínimo a la cámara de
comercio para identificar habilidad del proveedor para ofrecer los productos y servicios que cotice.
o Redacción de memos de selección, preparación de cuadros comparativos, y solicitud de aprobación
a la alta gerencia.
o Preparar órdenes de compra y modificaciones cuando sea necesario, para la adquisición de bienes
o servicios.
o Coordinar la logística para asegurar la entrega satisfactoria de los bienes/servicios en la localidad
que corresponda.
o Preparar actas de entrega y recibo a satisfacción según corresponda.
o Preparar actas de transferencia de bienes, cuando aplique.
o Preparación, compilación, y organización de documentación para pago a proveedores.
o Coordinación con área contable los pagos de los proveedores. Específicamente, controla que toda
la facturación recibida de los proveedores ha sido procesada por la organización para su respectivo
pago.
o Seguimiento y notificación de pago a proveedores.
o Preparación de documentación para archivos del programa.
o Cualquier otro que sea necesario según las políticas y procedimientos de adquisiciones de
Chemonics.

• Familiarizarse y mantenerse actualizado sobre las políticas y procedimientos de adquisiciones de

Chemonics.
• Mantener un estándar ético en todos los procesos de adquisiciones, asegurando el cumplimiento del
manual de conducta ética de Chemonics.
• Velar por mantener estándares de calidad mediante la adquisición de los mejores bienes, haciendo una
ponderación entre precio, calidad y servicio de los proveedores existentes en el mercado.
• Manejar y mantener actualizado el consecutivo de órdenes de compra y/o servicios del programa de VRI,
asegurando que una misma solicitud no ha sido procesada más de una vez.
• Administra Base de datos con todos los proveedores de bienes y servicios que han presentado propuestas
con una clasificación de los bienes y servicios propuestos.
• Asegura que los proveedores cumplan con todos los requisitos legales, de calidad, cumplimiento, entrega
de garantías y pólizas, cuando aplique.
• Apoya al Coordinador/a Regional y al Gerente Administrativo y de Compras en el manejo y control de
inventarios de activos fijos adquiridos por el programa, de acuerdo con procedimientos y políticas de
Chemonics, lo que incluye, entro otros:

o Apoya la revisión del Inventario para asegurar que los activos fijos se encuentren debidamente
almacenados y en buenas condiciones.
o Solicita y verifica que se realicen el o los mantenimientos necesarios a los activos, que así lo
requieran.
o Asegura que todos los activos del programa VRI están totalmente identificados y marcados con la
placa de inventario enviada por Casa Matriz.
o Ejecuta revisiones periódicas del inventario.
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Eventos y Logística.

Bajo la supervisión del Coordinador/a Regional y/o Gerente Administrativo y de Compras, apoya la logística de
eventos, reuniones, viajes de estudio (denominados en adelante “eventos”) que sean implementados por el
programa en Colombia, incluyendo:

• Apoyo en los procesos relacionados con solicitudes de viajes nacionales para los participantes a eventos
que sean patrocinados por el programa.
• Apoyo en la organización de los eventos nacionales solicitados por el Coordinador/a Regional y/o Gerente
administrativo y/o funcionarios lo que puede incluir: identificación del sitio donde se realizará el evento,
coordinación de alimentación y alojamiento para participantes en el evento y cualquier otra logística que
se pueda requerir según el evento.
• Apoyo en la gestión de los requerimientos de transporte terrestre a nivel nacional.
• Asegura y da a conocer las políticas y procedimientos en materia de eventos y logística de viajes, acordes
con las políticas de USAID y supervisar que estas sean cumplidas por los funcionarios, subcontratistas,
consultores e invitados.
• Supervisa y asegura el correcto suministro de tiquetes, hospedaje, transporte, y lugares para eventos, de
acuerdo con lo solicitado por los funcionarios.
• Controla y verifica los costos de los tiquetes, tarifas de hoteles, nivel de calidad, oportunidad y satisfacción
del servicio y la correcta facturación de las entidades prestadoras del servicio.
• Coordinar la logística de los vehículos a contratar conforme a los acuerdos de Servicios de transporte

Administrativo: Caja Menor / Reportes y Manejo de Archivos

• Responsable del manejo y uso de la caja menor de la Regional de acuerdo con las políticas y
procedimientos establecidos en Chemonics bajo los estándares establecidos por la empresa
• Asegura que todas las órdenes de compra o contratos realizados en el departamento de compras
cuenten con los soportes requeridos.
• Revisión y cargue en SharePoint de los reportes de gastos de viaje, facturas de Servicios publicaos,
facturas de arrendamiento y demás gastos que se generen en las regionales para pago en Bogotá
• Supervisión de la persona de aseo y cafetería
• Mantiene y maneja todos los archivos en físico y electrónicos, incluyendo todos los soportes de las
compras, eventos etc., en una forma sistemática y organizada de acuerdo con lineamientos del(a)
Gerente (a) Administrativa-Compras y lineamientos de casa matriz.

Responsabilidades y tareas sobre la marcha

• El/a Asistente Administrativo y Logístico ejecutará cualquier otra tarea o responsabilidad asignada por
su supervisor, que sea consistente con sus calificaciones, términos de referencia, y otros
requerimientos generales del proyecto.
• Apoyar en las tareas administrativas y de logística cuando se requiera en ausencia de su Par.
• Asistencia y apoyo administrativo – Logístico al COP del Programa en temas como:
o Ingresar facturas médicas mes a mes al sistema Aetna y su correspondiente seguimiento de
pagos
o Organizar y hacer seguimiento de la agenda del COP
o Hacer la logística completa de comisiones de viajes en la herramienta RMS
o Agendar y organizar de manera coordinada las reuniones y citas requeridas por el COP
o Asistir administrativa y logísticamente al COP en los requerimientos que realice en el marco de
la ejecución de sus actividades
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Calificación:

• Experiencia mínima dos (2) años en áreas Administrativas y/o compras, preferiblemente en Cooperación y
regulaciones de USAID.
• Tecnólogo o título universitario en carreras administrativas.
• Capacidad de:
o priorizar las asignaciones de trabajo y para trabajar con mínima supervisión
o organización excelente, atención a los detalles
o Atender y seguir instrucciones de manera objetiva
o excelente redacción en español.

• Actuar de manera profesional y ejercer un criterio profesional.

• Demuestra integridad y cordialidad en su trabajo y relacionamiento con otras personas.
• Disponibilidad para desplazarse en las Regiones del área de influencia del programa.
• Nivel de computación avanzado en MS Office, Word y Excel.

Coordinación del trabajo:

El/la Asistente Administrativo y logístico reportará al(a) Gerente(a) Administrativo y de Compras, o su

delegado(a), quienes serán responsables de apoyar y monitorear su desempeño.

Recepción y aceptación:

Yo, el suscrito, reconozco que he recibido una copia de estos Términos de Referencia y que he tenido la
oportunidad de discutirlo en forma detallada con mi supervisor designado.

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Nombre:
Fecha: