INSTITUTO TECNOLOGICO DE LOS MOCHIS

FONSECA BELTRAN ALBERTO

HEREDIA CASTRO SAUL HUMBERTO

ADMINISTRACION Y TECNICAS DE MANTENIMIENTO G2

SOFTWARE UTILIZADO PARA LA GESTION DEL MANTENIMIENTO

ING. ELECTROMECANICA

LOS MOCHIS, SIN; A 15 OCTUBRE DE 2011.

Para conocer la disponibilidad y el estado de todos sus activos, una compaa debe incorporar un software informtico de gestin de mantenimiento. Las nuevas tecnologas han mejorado estos programas hasta hacer de ellos medios muy rentables con el fin de incrementar a medio y largo plazo las cifras de negocio de la empresa.

La Gestin de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) engloba todos aquellos procesos dirigidos a gestionar a travs de un programa informtico y de forma eficiente el buen estado de los activos de la empresa, incluyendo desde el propio edificio a la maquinaria y las existencias. Al integrar todos estos datos de un modo centralizado, se facilita el acceso a la informacin por parte del equipo de trabajo, as como la proteccin del conocimiento ante prdidas de personal clave. Esta labor est adquiriendo particular preponderancia en el seno de las empresas, en especial en las de gran envergadura. Si antes se consideraba una cuestin de segundo orden, un gasto no necesario para la marcha de la compaa, los nuevos modelos de gestin que surgen en el mercado estn cambiando esa perspectiva. Ahora, muchas firmas no slo la contemplan como algo prioritario, sino que encuentran en ella una manera ms de asegurar xitos y rentabilidades econmicas a medio-largo plazo. La renovacin que experimenta este tipo de software pasa irremediablemente por un aprovechamiento de las nuevas tecnologas, que dejan atrs los mtodos arcaicos de mantenimiento, que adolecan de falta de organizacin. Este inconveniente causaba numerosas prdidas de tiempo y de dinero. Principales prestaciones Poseer un programa de software de gestin de mantenimiento en los ordenadores de una empresa permite disponer de un repositorio centralizado y organizado de toda la informacin disponible acerca de los equipos e instalaciones a los que se debe realizar una tarea de seguimiento. Y, sobre todo, facilita analizar la informacin ordenadamente, mejorando as los procesos de mantenimiento y ayudando a la toma de decisiones tcticas y estratgicas, afirma Jaume Gelada, gerente de Advantur Technologies, consultora especializada en el desarrollo de software de logstica, mantenimiento y transporte.

Una vez que se cuenta con los datos sobre activos y operaciones, es posible programar de forma ordenada todas las acciones que hay que ejecutar: registros de rdenes de trabajo, imputacin de horas de personal, recambios, anlisis de costes, etc. La primera funcin que debe desarrollar esta aplicacin es el control de activos. Para ello, el software elabora una ficha tcnica que contiene toda la informacin precisa para desempear una determinada labor. En esta ficha se incluyen la totalidad de los datos de los equipos e instalaciones en los que hay que llevar a cabo un proceso de mantenimiento. Para poder ordenarlos optimizando la facilidad de acceso a ellos, el registro debe tener una estructura arborescente sin limitaciones de amplitud y profundidad para hacer las agrupaciones de activos necesarias. Aqu pueden incluirse tambin los datos acerca de los repuestos que existen en los almacenes, y en caso de tener ya implementado un software para la gestin de los mismos, hacer que ambos se conecten de algn modo. Es utilsimo contar con un buen mdulo de gestin de almacenes de recambios y compras que consienta ver la informacin detallada de stocks, el histrico de movimientos, as como controlar los recambios por referencias, indica Jaume Gelada. Luego, el gestor de rdenes debe registrar la informacin exhaustiva que llega sobre las operaciones efectuadas. Resulta primordial que un software de esta clase tenga contabilizadas las horas del personal, los recambios utilizados, las facturas externas o las operaciones realizadas, para as saber con qu recursos cuenta en cada momento. Es especialmente importante esta circunstancia cuando la empresa se tenga que enfrentar a algn tipo de avera: si se ocasiona, el sistema debe aplicar una serie de medidas correctoras con la mayor rapidez posible. De hecho, la diferencia de calidad entre un sistema de gestin de mantenimiento u otro radica, en gran parte, en su capacidad de seguimiento y control de las averas. Por ltimo, es fundamental disponer tambin de un sistema de reporting potente capaz de obtener los informes claves que permitan conocer en todo momento el estado de los activos.

Solucionar averas

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves. A la hora de aplicar un software de esta clase, hay tres escalas a las que el cliente puede acceder. La primera de ellas es el mantenimiento de tipo correctivo o curativo: el ms tradicional de los tres y que en la actualidad tienen la inmensa mayora de las empresas de tamao grande y mediano-grande. El proceso de funcionamiento es el siguiente: se detecta la avera por parte del operario y ste lo comunica a sus superiores que pasan, posteriormente, a actuar sobre el problema. Su principal inconveniente es la ausencia de medidas que puedan adelantarse a la dificultad, tan slo se interviene una vez que se ha producido. El segundo tipo de mantenimiento es el preventivo, que tambin tiene una gran presencia en las compaas. Su actuacin consiste en la realizacin de una serie de acciones sobre los activos tomando como base una frecuencia preestablecida (kilmetros recorridos, tiempo en funcionamiento, etc.). Esta frecuencia puede venir fijada por el histrico que se haya dado de los activos o por recomendaciones explcitas de los mismos fabricantes de los productos del activo. La ventaja que presenta respecto al correctivo es que las averas suelen evitarse antes de que ocurran. Su principal defecto, por otro lado, es el alto precio que implica puesto que, al regirse por un calendario fijo, pueden darse en muchos casos sustituciones de materiales mucho antes de que estos hayan llegado al final de su vida til. Adems, este sistema impide conocer a veces de manera adecuada cul es la durabilidad y el estado real de los activos. Estos dos mtodos vienen acompaados en algunas firmas de gran magnitud por el ltimo de los tipos de software de mantenimiento: el predictivo, que se basa en una serie de parmetros que detectan fallos, los analizar y corrigen previamente a que tengan lugar. Los datos que sealan la urgencia de acometer acciones de mejora provienen de informes de fallos que se originan con una mayor periodicidad de la que normal, consintiendo a posteriori que la

empresa cambie sus plazos de mantenimiento para impedir que se deterioren de modo imprevisto. Informacin bsica

Estos sistemas permiten organizar todas las tareas que deben llevarse a cabo por mantener en estado ptimo los equipos. Cuando ocurre una incidencia, ya sea de carcter correctivo, preventivo o predictivo, se expide una orden de trabajo: un documento que incluye la informacin elemental acerca de la mquina. Debe valorar una serie de aspectos: la naturaleza del gasto (si se trata de una mejora o de cambio en el activo), la procedencia de la causa y el destino donde repercutir. A su vez, se le asocian aquellos elementos necesarios para la ejecucin: personal, repuestos a utilizar, tiempo dedicado o medidas de seguridad empleadas. Contempla, adems, distintos estatus para las rdenes de trabajo: en curso, en espera de mano de obra, en espera de repuestos, urgente, normal, en espera por parada tcnica, etc. El empleo de los sistemas GMAO ayudan en el desarrollo de su trabajo a miembros de varios departamentos de la empresa. Va dirigido en particular a los departamentos de mantenimiento, pero tambin puede ser utilizado por otras secciones. La de calidad, por ejemplo, que puede as efectuar la gestin del cumplimiento de las normativas vigentes acerca de mantenimiento de activos. Tambin puede resultar til para los departamentos financieros y de compras ya que les agiliza la tarea de registro del estado de los activos a la hora de recibir peticiones de compra, proveyndose de informacin que les permita valorar la productividad y el coste de los equipamientos, expone Santiago Garca, director de marketing de Genial Soft, firma dedicada a la consultora de gestin de almacenes inteligentes. Su alta funcionalidad ha ayudado a que este mercado se encuentre en un continuo proceso de escalada tecnolgica. Los avances que se han desarrollado en los ltimos aos estn orientados, por un lado, a extender el

sistema a la web a travs de intranets e Internet, con el objetivo de ampliar el sistema a colaboradores, subcontratas y usuarios de las instalaciones y, por otro, a favorecer la movilidad gracias a dispositivos como PDA o smartphones. La utilizacin de las redes de telefona mvil 3G y de las nuevas generaciones de dispositivos para construir soluciones de movilidad establecern una comunicacin en tiempo real y una captura de datos a travs de mtodos alternativos como imgenes, cdigos de barra, radiofrecuencia, etc., avanza Gelada. Sistemas GPS Adems, algunas empresas como la propia Advantur Technologies aplica tambin tecnologas basadas en sistemas de informacin geogrfica como la captura de posicin de los activos a travs de sistemas GPS. A medida que se vayan implementando estos sistemas con innovaciones tecnolgicas, se abrir en el mercado una nueva situacin que facilitar a ms compaas acceder a programas informticos de gestin de mantenimiento. El futuro pasa inexorablemente por una implantacin de estos software en firmas de menor dimensin que estn interesadas en controlar y supervisar sus instalaciones a fin de ahorrar costes y prevenir averas. Pronto, las empresas pequeas y medianas con un equipo de mantenimiento limitado comprendern que uno de estos programas les permite suplantar la falta de personal dedicado a travs de un uso ms racional de los servicios, finaliza Garca. Tipos de GMAO en el mercado A la hora de hacerse con los servicios de un Software de Gestin de Mantenimiento, puede optarse por varios modelos distintos en funcin del tamao de la empresa. Para aquellas que tengan pequeos equipos de mantenimiento en los que apenas se dispone de tiempo para las tareas administrativas, existen los programas de nivel bsico, con un coste relativamente bajo. En estos casos, el propio usuario es quien suele adquirir la licencia de uso para instalar con posterioridad el sistema y ponerlo en funcionamiento. En un segundo nivel se encuentran los GMAO (Gestin de Mantenimiento Asistida por Ordenador) de grado medio, que incorporan programas capaces de cubrir la mayora de las exigencias de una empresa mediana y grande. El coste es ms alto, ya que a la hora de implantarlo es precisa la ayuda de un servicio de consultora especializada que proporcione el fabricante del

software. Estos son quiz los ms extendidos debido a la buena relacin que guardan entre funcionalidad, complejidad y coste. Nivel alto Por ltimo, dirigido a empresas de grandes dimensiones, se halla el software de nivel alto. Los programas que incluye son muy complejos y el elevado coste que tienen les permite cubrir todas las necesidades de una compaa de mbito global. Y es que sus protocolos administrativos son tambin de gran tamao, con una oferta de nivel internacional. Un sector maduro En Espaa el mercado del software de mantenimiento est ms o menos maduro. Cuenta ya con seis fabricantes nacionales as como con unos pocos distribuidores que importan programas diseados por compaas extranjeras. Y pese a que, por lo general, son las empresas de ms de 100 trabajadores las que se plantean incorporarlo, algunas firmas de menor envergadura pueden tambin requerirlo en funcin de sus necesidades y del tipo de maquinaria que posean. Una tendencia que s existe en el mercado espaol es la de externalizar el control de software. Este proceso consiste en contratar trabajadores a tiempo completo pertenecientes a una empresa exterior que fabrique programas de mantenimiento, si bien siempre suele estar presente en el equipo de trabajo algn empleado interno. Cundo externalizar La decisin de delegar en esta tarea se somete, bsicamente, a dos indicadores. En primer lugar, al propio tamao de la compaa: a mayor dimensin, ms opciones de llevar a cabo una externalizacin. Puesto que la complejidad del software registra varios niveles, el nmero de empleados encargados de controlarlo variar en funcin de ello, pudiendo ir de siete a 1.000 en casos de firmas con una gran red internacional. En segundo lugar, depende tambin del tipo de maquinaria con el que se trabaja: si es ms especializada, se dan menos posibilidades de delegar en trabajadores ajenos a la empresa.