EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N° 586 -GG-ESSALUD-2004 Lima, 06 de setiembre del 2004 CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° 27056 se creé el Seguro Social de Salud (ESSALUD) como organismo publico descentralizado, con personeria juridica de derecho péblico interno, adscrito al Sector Trabajo y Promocién del Empleo, con autonomia técnica, \ administrativa, econémica, financiera, presupuestal y contable; Que, el articulo 27° del Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional i de Archivos, aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS, sefiala que los Archivos Publicos estén integrados por los archivos pertenecientes a los poderes del Estado, entes aut6nomos, ministerios, instituciones publicas descentralizadas, empresas estatales de derecho piiblico y privado, empresas mixtas con participacién accionaria del Estado, gobiernos regionales, gobiernos locales y las notarias; Que, mediante Resolucién de Secretaria General y Coordinacién N° 003-SGC-IPSS- 92, se aprob6 la Directiva N° 001-SGC-IPSS-92 ‘Normas Especificas para la Administracin de Archivos’ & Que, por Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 927-PE-ESSALUD-2003 de fecha 12 x de noviembre del 2003, se aprobé la nueva Estructura Organica del Seguro Social de i Salud (ESSALUD), asi como el Reglamento de Organizacién y Funciones by correspondiente; Que, en dicho contexto, resulta necesario establecer un documento normative actualizado que permita regular el Sistema de Archivo Administrativo en el Seguro Social de Salud (ESSALUD), en observancia de los lineamientos generales sefialados por el Archivo General de la Nacién y demas normas sobre la materia; ‘Que, el inciso b) del articulo 9° de la Ley N° 27056, establece que el Gerente General ‘es competente para dirigir el funcionamiento de la Institucién, emitir las directivas y los i procedimientos internos necesarios, en concordancia con tas politicas lineamientos y demas disposiciones det Presidente Ejecutivo y Consejo Directivo; Estando a lo propuesto y en uso de las alribuciones conferidas; ‘SE RESUELVE: 1, APROBAR la Directiva N°003__ -GG-ESSALUD-2004 “Normas del Sistema de Archivo Administrativo del Seguro Social de Salud (ESSALUD)" y Anexos correspondientes, que forman parte integrante de la presente Resolucién. 2. DEROGAR Ia Directiva N° 001-SGC-IPSS-92 ‘Normas Especificas para la Administracién de Archivos", aprobada por Resolucién de Secretaria General y Coordinacién N° 063-SGC-IPSS-92, asi como aquellas que se opongan a la presenta Resolyci. s, JREGISTRESE Y COMUNIQUESE. Or. CARLOS SOTEL Gorente ESSALUD.#9 Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS DIRECTIVA N° 003 -GG-ESSALUD-2004 NORMAS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (ESSALUD) SECRETARIA GENERAL OFICINA DE ADMINISTRACION DE LA INFORMACIONAR EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS DIRECTIVA N° 003 -GG-ESSALUD-2004 NORMAS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (ESSALUD) INDICE Pagina Objetivo 4 Finalidad 4 Base Legal 4 Alcanoe 5 Responsabilidad 5 Conceptos de Referencia 5 Disposiciones Generales 7 Disposiciones Especificas 7 Procedimientos y Flujograma 15EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS DIRECTIVA N° 003 -GG-ESSALUD-2004 NORMAS DEL SISTEMA DE ARCHIVO ADMINISTRATIVO DEL SEGURO SOCIAL DE SALUD (ESSALUD) OBJETIVO Establecer las normas que regulon el Sistema de Archivo Administrative institucional. FINALIDAD + Consolidar los procedimientos del sistema de archivos de la Sede Central y Redes Asistenciales de ESSALUD. + Fomentar la organizacion de los archivos en todas las dependencias de ESSALUD. + Regular la adecuada, oportuna y segura administracién de los archivos de ESSALUD. + Brindar informacién veraz y oportuna a fos usuarios del sistema de archivos de la Institucién. BASE LEGAL "Ley N° 27056, Ley de Creacién de! Seguro Social de Salud (ESSALUD); = Reglamento de la Ley N° 27056, aprobado por Decreto Supremo N° 002- 99-TR y modificado por Decreto Supremo N° 002-2004-TR; + Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 927-PE-ESSALUD-2003, que aprueba la Estructura Orgénica y el Reglamento de Organizacion y Funciones del Seguro Social de Salud (ESSALUD); * Resolucién de Presidencia Ejecutiva N° 201-PE-ESSALUD-2004, que crea las Redes Asistenciales Tipos A, By C de ESSALUD. = Resolucion de Gerencia General N° 258-PE-ESSALUD-2003 que aprueba la Estructura Organica y el Reglamento de Organizacién y Funciones de la Secretarfa General; + Directiva N° 018-GG-ESSALUD-2000 “Normas para la Formulacién de Documentos Técnicos Normativos de Gestion en el Seguro Social de Salud aprobada por Resolucién de Gerencia General N° 1070-GG-ESSALUD-2000; + Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 008-92-JUS; = Resolucién Jefatural N° 073-85-AGN-J que aprueba las “Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Puiblico Nacional"; = Ley NP 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, modificada por Ley N° 27927; = Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, aprobado por Decreto Supremo N° 043-2003-PCM; = Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacién Publica, aprobado por Decreto Supremo N° 072-2003-PCM;#4 Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 4 ALCANCE Las normas de la presente Directiva son de conocimiento y obligatoria observancia por todas las unidades organicas del Nivel Central y Redes Asistenciales de ESSALUD. RESPONSABILIDAD Son responsables del cumplimiento y ejecucién de las disposiciones emanadas en la presente Directiva: Secretario General Gerentes 0 Jefes de Organos Centrales Gerentes Médicos de las Redes Asistenciales Tipos A y B Directores Médicos de las Redes Asistenciales Tipo C. Jefe de la Oficina de Administracion de la Informacion Secretarios Técnicos de las Redes Asistenciales Tipo A Encargado del Archivo Central de ESSALUD. Encargados de los Archivos bajo e! émbito de las Redes Asistenciales CONCEPTOS DE REFERENCIA 6.1 Administracion de Archivos.- Es el conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organizacion y funcionamiento de los archivos. Por tanto, es funcién archivistica la gestién de los documentos, desde su elaboracién hasta su eliminacién o conservacién permanente, de acuerdo a su ciclo vital. Conlleva, entre otros, las siguientes acciones: 6.1.1 Clasificar.- Agrupar los documentos segin caracteristicas comunes y de acuerdo con un plan establecido; considerando la estructura organica, las funciones o el asunto. 6.1.2 Conservar.- Mantener en buen estado la documentacién, sin exponeria a condiciones de humedad o temperaturas que la deterioren, incluyendo tareas preventivas y de mantenimiento de los mismos. 6.1.3 Deseribir.- Sefalar y resumir las caracteristicas intemas y externas de los documentos, series 0 secciones de documentos a través de instrumentos como: guias, listados de remisién, inventarios, catdlogos, registros, etc. Estos instrumentos permiten el conocimiento, control y acceso a la informacién y a los documentos. Ordenar.- Asignar a los documentos, previamente clasificados, Un lugar en el espacio fisico (estante), segtin un orden numérico, alfabético 0 cronolégico.Ade EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 62 63 64 65 66 67 68 69 6.10 6.1.5. Seleccionar.- Actividad que permite identificar, analizar y evaluar ‘todas las series documentales de cada entidad para predeterminar sus perfodos de retencién, segin los cuales se formulara el Programa de Control de Documentos. Archivo.- Seccién 0 érea de una entidad encargada de acopiar, clasificar, ordenar y describir el conjunto de documentos producidos o recibidos por ésta; organizados con fines de conservacién. Archivo Central.- Esta constituido por los documentos recibidos de los Archivos de Gestion de la Sede Central y de los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales, para su uso y conservacion. Archivos de Gestién.- Estén constituides por los documentos de gestién administrativa que se generan o reciben dia a dia como producto de las actividades de una determinada area. Archives Técnicos.- Area especializada, encargada de conservar y tutelar algunos tipos de documentos administrativos considerados especiales dentro de la institucién, tal es ef caso de los expedientes técnicos de obras, planillas de pago de remuneraciones, documentos relacionados con aportaciones, pianos, y soportes magnéticos de informacion, Documento de Archivo.- Es todo documento de Gestion Administrativa registrado en cualquier soporte, sea textual, cartografico, audiovisual, automatizado, tactil y otros de semejante naturaleza. Documento de Gestién Administrativa... Son aquellos documentos recibidos 0 generados dia a dia, como resultado de la actividad propia de las diferentes unidades operativas de la Institucion. Documento Histérico.- Aquelios que por su naturaleza e importancia son conservados como fuente de informacion para la investigacién. Por ejemplo: Resoluciones, Acuerdos, Actas del Directorio, Convenios, Estados Financieros, etc. Fedatario.- Servidor o trabajador de la Institucién que tiene como labor personalisima, comprobar y autenticar, previo cotejo entre el original que exhibe el administrado y la copia presentada, la fidelidad del contenido de esta titima para su empleo en los procedimientos de la entidad, cuando en la actuacién administrativa sea exigida la agregacién. de los documentos 0 el administrado desee agregados como prueba. También pueden, a pedido de los administrados, certificar firmas previa verificacién de la identidad del suscriptor, para las actuaciones administrativas conoretas en que sea necesario. Programa de Control de Documentos.- Instrumento que contiene los plazos de retencién para la transferencia 0 eliminacién de todas las series documentales de cada entidad.#9& Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 6.11 612 6.13 6.14 Serle Documental.- Conjunto de documentos que poseen caracteristicas comunes, el mismo tipo documental (informes, oficios, cartas, libros contables, etc.) 0 el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos, conservados 0 eliminados como unidad. Signatura.- Es la fijacién del cédigo, sefial u otra forma de identificacion previamente establecida en cada pieza documental. Dicha sefial, permitiré identificar las unidades orgénicas y las series documentales, establecido en el Programa de Control de Documentos, por ejemplo: Dependencia Unidad Organica Serie Documental Gerencia Central de Recursos Humanos (1100) Gerencia de Desarrollo de Personal (1101) Correspondencia, (Corr 001) Sistema de Archivo.- Es la integracién (inducida dentro de un marco general, homogéneo y coherente) de los archivos a nivel Institucional: Archivos de Gestion, Archivos de las Redes Asistonciales y Archivo Central, que a su vez mantienen una estrecha coordinacién con el Archivo General de la Nacién. Unidad de Archivamiento.- Es el soporte material establecido por la Instituci6n 0 dependencia, para la adecuada conservacion y custodia del acervo documental (cajas de archivo). DISPOSICIONES GENERALES 7A 72 73 Todas las dependencias de ESSALUD, deberén regular el funcionamiento de sus archivos de acuerdo a la presente Directiva. EI acervo documental de las uni i n ion sera transferido a los Organos que asumirén sus funciones, a fin de garantizar la continuidad en su gestion, Dicha transferencia se sujetard a los procedimientos establecidos en la presente Directiva. Toda propuesta de norma de aplicacién interna relacionada con el funcionamiento del Sistema de Archivo, debera ser coordinada con la Secretaria General a través de la Oficina de Administracién de la Informacién. DISPOSICIONES ESPECIFICAS at ORGANIZACION DEL SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL 8.1.1 El Sistema de Archivo de ESSALUD esta constituido por los siguientes niveles:th EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS eita BAAZ Archivos de Gestion o Secretarial a. Los archivos de Gestién conservan todos los documentos recibidos o generados, mientras dure la tramitacién de fos asuntos a los que hacen referencia, ya 0 largo de un periodo de tiempo posterior al momento en que concluyé su _tramitacién administrativa: como maximo dos (02) afios posteriores al ejercicio vigente, b. Los Archivos de Gestién o Secretarial son los responsables de la organizacién, conservacion y uso. i ibe, en. cada una de las unidades organicas de la Institucion: y asimismo, de tansferila al Archivo Central o a los, Archivos de las Redes Asistenciales, segun corresponda; de acuerdo al Programa de Control de Documentos. . La clasificacién y ordenamiento de los documentos en los Archivos de Gestion, es orgénico funcional. E] referido sistema tiene como base la estructura ‘orgainica de la Institucién. 4d. En la Sede Central, los archivos de gestién deben transferir sus documentos directamente al Archivo Central institucional. Dicha transferencia se realiza previa elaboracién y remisién de los. inventarios Correspondientes, ver el “Anexo 02”. Archivos de las Redes Asistenciales a.Los Archivos de Redes Asistenciales son los responsables del mantenimiento_y uso de la i los ~archiv unidades organicas de menor nivel, asi como de su. ransferencia al Archivo Central de ESSALUD 0 a los archivos de las Sedes Regionales del Archivo General de la Nacién, previa coordinacién con la Secretaria General. Esto de acuerdo al Programa de Control de Documentos y a la_normatividad vigente. b. Los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales pueden conservar sus documentos histéricos 0 técnicos, segin la necesidad especifica de la dependencia a la que pertenecen; e informando de tal situacién a la Secretaria General.AR EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS \ e113 e114 En cualquier otro caso, los documentos se conservan un minimo de cinco (5) afos previamente a su transferencia al Archivo Central Archivo Central a. Es el drea responsabie de la conservacién y uso de. ta_documentacion_proveniente de _los Archivos de. tic i Archi ke Bedes Asistenciales; asi como de llevar a cabo los procesos técnicos’ de transferencia de los documentos que administra para su eliminacién o conservacién. b. El Archivo Central y los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales, efectuaran periédicamente fa depuracién de aquellos documentos cuyos periodos de conservacién hayan vencido de acuerdo a lo establecido en el Programa de Control de Documentos y a las Normas Legales Vigentes. . En el caso de tarjetas, formatos, planillas pre elaboradas y otros documentos de uso transitorio (no hist6rico) y que han sido previamente digitados (base de datos), podran eliminarse periédicamente a través del Inventario y Acta del Comité de Evaluacién de Documentos que lo autorice, ver el “Anexo 03". Archivos Técnicos a. Organizados y conducidos por las dependencias y sistemas administrativos de ESSALUD, tales como la Planoteca, el Archivo de Pianillas de la Gerencia Central de Recursos Humanos, el Ambiente de Resguardo de Medios de Almacenamiento de la Gerencia Central de Organizacién e Informatica, u otras de igual naturaleza. b. Dadas las caracterfsticas de los documentos que administran; éstos no pueden ser transferidos a otros niveles de archivo, ¢. La conservacién de los documentos en estos archivos, es responsabilidad del 4rea que los tiene a su cargo. 8.1.2 El Archivo Central Institucional o los Archivos bajo el émbito de las Redes Asistenciales, deben transferir sus documentos al Archivo General de la Naci6n, previo inventario de Transferencia y de acuerdo a las Normas Legales Vigentes: wot*4K Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS: = Para su conservacién, se remiten aquellos documentos que por su naturaleza tienen el cardcter de permanente. Por lo tanto, sirven como fuente de informacion para las Investigaciones. * Para su eliminacién, se remiten aquellos documentos cuyos eriodos de vigencia han vencido y que no tengan ninguna inoidencia en los procesos de investigacién posteriores. 8.1.3 Todo proceso de transferencia y/o eliminacién de documentos, \ debe contar con la aprobacién del Comité de Evaluacién de Documentos. 8.1.4 Los Comités de Evaluacién de Documentos se conforman de la siguiente manera: 8.1.4.1 Documentos del Archivo Central - Un representante de la Gerencia General. = Un representante de la Oficina Central de Asesoria Juridica. - Un representante de la Unidad Orgénica cuya documentacién sera evaluada. - | Encargado 0 Responsable del Archivo Central que actuard como Secretario del Comité. 8.1.4.2 Documentos de Archivos de Redes Asistent Rodes Asistenciales Tipos Av B. i i - Un representante de la Gerencia Médica i - Un representante de la Oficina de Asesoria Juridica L - Un representante de la Unidad Organica cuya documentacién sera evaluada. - El encargado 0 responsable del Archivo de Red Asistencial, quien actuaré como Secretario. Redes Asistenciales Tipo C - Un representante de la Direccién Médica - Un representante de la Sub Gerencia de ‘Administracion - Un representantes de la Unidad Organica cuya documentacién serd evaluada. - El encargado 0 responsable del Archivo de Red Asistencial, quien actuaré como Secretario. 8.1.5 Los Comités se conforman de acuerdo al requerimiento efectuado por el Encargado o Responsable del Archivo. En ambos casos, debe emitirse una resolucién del nivel jerdrquico correspondiente, indicando la conformacién del Comité,' Ad EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 8.2 ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 8.21 Dela Infraestructura 82.1.1 El Archivo Central Institucional 0 Archivos bajo el émbito de las Redes Asistenciales, segin sea el caso, deben disponer de un Area técnica administrativa, utlizada exciusivamente para tales fines. 8.2.1.2 Dicha area debe ser distribuida de la siguiente manera: tun espacio destinado para el depdsito documental y otro do trabajo, donde se realizaré la labor de clasificacién documental, asi como el mantenimiento y conservaci6n de los mismos. 8.2.1.3 Es necesario que dicha area cuente con las siguientes condiciones: Ventilacion ‘Alumbrado Limpieza y salubridad Seguridad Estado del local o ambiente sin humedad o calor excesivo 8.2.1.4 Los ambientes de archivo deben contar necesariamente ‘con extintores operativos y en cantidad proporcional al perimetro del ambiente asignado. 8.2.1.5 Los equipos (armarios, ficheros 0 anaqueles) deben estar en buen estado de conservacién y operatives: pintados, rotulados y ordenados segtn la clasificacién asignada. 8.2.1.6 A fin de evitar el deterioro de la documentacién, es necesario contar con deshumedecedores y extractores de aire; segin las posibilidades presupuestales de la Institucién. 8.22 De los Encargados de los Archivos 8.2.2.1 Para el mejor funcionamiento del Archivo Central Institucional y de los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales, éstos debern encontrarse a cargo de un servidor o trabajador designado por la Secretaria General a través de la Oficina de Administracién de la Iinformacién, por las Gerencias Médicas Direcciones Médicas, segun corresponda. "th EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 82.22 Para efectos de lo sefialado, previamente deberd verificarse que el encargado y/o responsable del Archivo Central 6 de los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales, cumpla con el siguiente perfil: + Tener ta condicién de servidor y/o trabajador de la Institucién, con una linea de carrera afin a la labor a desempefiar; + Experiencia en el desemperio de funciones propias 0 \ afines al cargo; = Contar con capacitacién en temas relacionados con la gestion documental, archivo de documentos y afines; y * Evidenciar capacidad, discrecién y honestidad, acorde con la labor encomendada. 8.2.3 Del personal que labora en los Archivos 8.2.3.1 El personal de las areas de Archivo (Archivo Central Institucional y Archivos de las Redes Asistenciales) deben contar con el siguiente perf + Tener la condicién de servidor ylo trabajador de la Institucién, con una linea de carrera afin a ta labor a desempefiar; " Contar con experiencia y/o capacitacién en temas relacionados con la gestién documenta, archivo de documentos y afines; y + Evidenciar capacidad, discrecién y honestidad, acorde con la labor encomendada. 8.2.3.2 El ntimero de personal que labore en el Archivo Central Institucional y en los Archivos a cargo de las Redes Asistenciales debe ser determinado en coordinacién con la Sub Gerencia de Programacién de Recursos Humanos (Oficina Central de Planificacién y Desarrollo), 8.2.4 De la Conservacién y Custodia de los Documentos 8.24.1 Los documentos, 0 patrimonio documental de la Institucién, son clasificados, ordenados y archivados en lugares adecuados, exentos de humedad o calor excesivo, asimismo deben ser ubicados en armarios o anaqueles segiin el caso. 8.2.4.2 Los libros, registros y documentos que puedan requerirse en una acoién de control, deben conservarse or un periodo no menor de diez (10) afios,EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 8.243 8244 8.24.5 8.25.1 8.25.2 825.3 8254 8255 8256 Es necesario que los documentos se encuentren protegidos por cajas, folders o cualquier otro elemento ‘que sirva para resguardar la documentacién; de referencia, en cajas de cartén libre de acidez que son especialmente disenados para evitar la humedad. Para salvaguardar la integridad de los documentos, €stos deben ser fumigados en forma periédica a Solicitud del érea o de acuerdo a la programacién del rea encargada de brindar dichos servicios. Los documentos son asimismo, objeto de permanente Cuidado 0 custodia, bajo las medidas de seguridad que al respecto se implementen. 8.25 De los Servicios que brindan los Archivos La informacién que produce 0 posee ESSALUD se presume publica, salvo las excepciones expresamente revistas en los articulos 15°, 16° y 17° del Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27806, Ley de Transparencia y ‘Acceso a la Informacién Publica, aprobado por Decreto ‘Supremo N° 043-2003-PCM. Tratandose de Solicitudes de Acceso a la Informacién presentadas ante la Institucién, las mismas son ‘ramitadas conforme al procedimiento establecido para tal propésito. Los Archivos brindan los servicios de Préstamo, Consulta y Fotocopiado de los documentos que custodian. Préstamo Se lleva un registro de los documentos dados en préstamo que permite controlar su entrega y devolucién, Los documentos que son solicitados en calidad de préstamo, quedan bajo custodia y responsabilidad del solicitante por un plazo méximo de 48 horas. ‘Cuando se requiere mayor tiempo, debe solicitarse la renovacién del pedido. Consulta El Archivo Central y los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales, brindan el servicio de consulta de 8#PeEssalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS los documentos de cardcter permanente para fines de investigacion, 82.5.7 Cada uno de los mencionados archivos, debe establecer las medidas o mecanismos de control para el adecuado funcionamiento de las Salas de Investigacion, segin sea el caso. Eotocopiado 8.2.5.8 La copia simple 0 autenticada de documentos debe ser solicitada en los formatos correspondientes (Ver el “Anexo 01") por los funcionarios que ordenen la emision de dichas copias. Asimismo, el costo de la reproduccién @s asumido por el rea solicitante. 8.2.5.9 Para efectos de la autenticacién de los documentos en custodia de los Archivos, estas 4reas deberén contar con un Fedatario designado segun lo establecido en las disposiciones legales vigentes. 82.6 De la Aplicacién de Tecnologia Avanzada en los Archivos 8.2.6.1 Los archivos oficiales de ESSALUD pueden ser convertidos al sistema de microarchivos. 8.2.6.2 La conversion de los archivos oficiales al sistema de microarchivos, debe contar con la aprobacién de la Gerencia General, tratandose de la Sede Central, 0 del Gerente Médico o Director Médico de la Red Asistencial, previa conformidad de la Gerencia Central de Organizacién ¢ Informatica. " 82.6.3 Para efectuarse el proceso de conversién de los archivos, la Institucién debe contar con un lugar adecuado y con los equipos técnicos _idéneos; aprobados por el Instituto Nacional de Defensa de la ‘Competencia y de la Propiedad Intelectual (INDECOPI), 8.2.6.4 El Archivo Central 0 los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales pueden realizar la conversion de Sus archivos, en la medida que cuenten con el presupuesto correspondiente. 8.2.65 Para efectos del valor probatorio y efecto legal de fas microformas obtenidas luego del proceso de conversion, se deberd contar con fedatarios que cumplan con los requisites establecidos en la legislacion de la materia. “EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 827 De las Faltas y Sanciones 827.1. Son consideradas faltas graves y pasibles de sancién, de acuerdo a lo establecido en la normatividad legal vigente, las siguientes: a. La extracoién no autorizada de documentos del Archivo Central Institucional y de los Archivos bajo el Ambito de las Redes Asistenciales; b. Los dafios al acervo documental existente en los Aschivos, por negligencia © por accién u omisién deliberada; c. La apropiacién ilicita de documentos por parte de funcionarios y servidores piblicos; d. La eliminacién de documentos sin observar las disposiciones legales vigentes; y e. El incumplimiento de la normatividad vigente sobre la materia. 8.2.7.2 Las faltas 0 transgresiones a las normas establecidas en la presente Directiva y aquellas dictadas por ol Sistema Nacional de Archivos, seran sancionadas de acuerdo a las disposiciones administrativas existentes, sin perjuicio de las acciones civiles 0 penales a que hubiere lugar. PROCEDIMIENTOS 9.1 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS Procedimientos técnicos necesarios, para que las diferertes areas operativas de la Institucién cuenten con archivos ordenados, que permitan tener un adecuado control y administracion de la documentacién que genera y/o recibe. 9.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ENTRE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE ESSALUD Lineamientos técnicos, para que los archivos de gestion de ESSALUD transfieran sus documentos al Archivo de la Red Asistencial o al Archivo Central, de acuerdo a las normas vigentes. 9.3 PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Lineamientos técnicos adecuados, que les permita, transferir al Archivo General de la Nacién 0 a su Sede Regional, aquella documentacion que = tienicamente ha sido considerada innecesaria su conservacién, SN 3) - “SetteEsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ‘Bheessaiud i Version: 2004 | SECRETARIA GENERAL 8.1 ARCHIVO DE DOCUMENTOS ne as Descripcién Responsable ‘o1 | El proceso de archivo, se inicia con la generacién 0 recepcién de los | Secretaria de cada documentos en cada una de las unidades organicas de la Insttucién. Unidad Organica | 2 _| tos documentos en cada Unidad Orgénica se ordenan en forma alfabética, | Secretaria de cada ‘numérica o también por una combinacién de ambos. Unidad Organica Los documentos son colocados en archivadores de palanca, folders u otro | 03 | material que le sirva de soporte, los cuales deben contar con rétulo 0 cardtula Secretaria de cada que permita identificar su contenido. a ‘Se elabora el Inventario detallado de los documentos con mas de dos (02) afios 04 | 92 antigiedad, que serén transferidos de acuerdo al Programa de Control de) Secretaria de cada | Documentos al Archivo Central institucional o al Archivo de las Redes| Unidad Organica Asistenciales, segin corresponda. En ol Archivo Central institucional y en los Archivos de las Redes Asistenciales,| encargado del 05 | os documentos se reciben, clasifican y ordenan, considerando el principio de| Sarees procedencia administrativa y el orden original. ‘06 |128 documentos para su conservacién son colocados en cajas archiveras,| Encargado del paquetes 0 legajos (unidades de conservacién) ‘Archivo Las _unidades de conservacién se ordenan numéricamente y en forma correlativa; del mismo modo, se colocara una etiqueta que permita identiicar: el | Encargado del | 4rea a la que corresponde, el tipo de documenta que contione y el afio de los| Archivo mismos. Se coloca en las unidades de conservacién un cédigo de ubicacién dentro del} Encargado del espacio fisico; lo cual permite una répida recuperacion de la informacién. Archivo 6EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 9.1 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS ARCHIVO DE GESTION ARCHIVOS DE LA ARCHIVO CENTRAL ‘© SECRETARIAL RED ASISTENCIAL C wee) * REGIBE CLASIFICA Y GENERA 0 REGIBE REGBE CLASIFICAY OnDENA DocuMENTaS ‘DOCUMENTOS _——p| ORDENA DOCUMENTOS Szeeiaosetonwen RESPETANOO EL ORDEN SEPROGEDENGA OL DADO EN CADA UNIDAD ‘ORDEN DADO EN cADA DOCUMENTOS ORGANICA UNIDAD ORGANICA Sener] — ¥v ‘ORDENA ¥ ARGHIVA ‘DOCUMENTOS ‘COLOGA LOS DOCUMENTOS ‘ORDENADOS EN UNIDADES ‘COLOCA LOS DOCUMENTOS 1DE CONSERVACION ‘ORDENADOS EN UNIDADES ¥. CARO ARORNERAS) 'DE CONSEAVACION CONSERVA Y ADMINISTRA EARS AACHNERASY DOCUMENTOS 1 ¥ ‘ORDENA UNIDADES DE CONSERVACION EN FORMA ‘ORDENA UNDDADES DE ¥ CORRELATIVA.YASIGNA CCONSERVACION EN FORMA ‘ALTERMINO DE UN GODIGO DE UBICACION ‘CORRELATIVA.Y ASIGNA PehIOD0 DETERMINADO CodiGo DE UsICACION || TRANSFIERE AL ARCHIVO DE MAYOR NIVEL ¥ CONSERVAY + ‘ADMINISTRA GoNseRVAY OocuMENTos ‘ADMINISTAA, OCUMENTES ES UNIDAD ‘ORGANICA ~ DELASEDE ‘ALTERMINO DE UN CENTRAL? PERIODO DETERMINADO Y DEAGUERDO ALTIPODe |__| ‘DOCUMENTO, ‘TRANSFIERE AL ARCHIVO CENTRALEsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS Afeessatud PROGEDIMENTO | SECRETARIA GENERAL | 9.2 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ENTRE | V*"sir: 2004 LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DE ESSALUD. [ne a Deseripeién Responsable Ordena. (numérica 0 cronoligicamente) y folea los documentos @| — sesretaria yo 01 | transferirse, los cuales deben estar en buen estado de conservacién. Asimismo, se deben eiminar los duplicados y/o fotocopias pee eeee eae Vertca que los correlativos numéricos estén completos o de la 02 | contrario indicar los faltantes. El archivo receptor se responsabiliza sélo por los documentos recibidos. Secretaria y/o Encargado del Archivo Concluida la etapa de clasticacion y ordenamiento de los documentos,| __ Secretaria yio 03 | elabora los inventarios en los cuales se precisa los siguientes datos:| Encargado del Archivo Area remitente, Tipo de documentos y el ario. Ver “Anexo 02" 04 |Una vez concluidos los inventarios, cursa una comunicacién al] Jefe o Encargado de la Encargado o Responsable del Archivo receptor. Unidad Organica ‘Al momento de recibirse los documentos, verfica la fecha, sello, folios y firma del funcionario que remite los documentos; de encontrarse todo conforme, ef encargado de recibir la documentacién sella, fecha y | fia el cargo de los documentos recibidos. Encargado de! ‘ArchivoEsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 9.2 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ENTRE LOS ARCHIVOS DE ESSALUD ARCHIVO DE GESTION 0 SECRETARIAL, ARCHIVOS DE LA RED ASISTENCIAL, ARCHIVO CENTRAL ‘CONSERVA Y ADMINISTRA DOCUMENTOS sooner] Zs ELABORA INVENTARIO DETALLADO DE LOS. DOCUMENTOS QUE SERAN TRANSFERIDOS, DE ACUERDO ‘AL PROGRAMA DE CONTROL DE BOGUMENTOS, CON AS DE. BOS ANAS De ANTIGIIEMAN t EMPAQUETA 'RECIBE COMUNICACION ‘GON INVENTARIOS EXPEDIENTE. REOIBE ¥ VERIFICA QUE FLTOTAL DE DOCUMENTOS DEscRITOS EN LOS INVENTARIOS SE ENOUENTREN FISICAMENTE | ‘CONSERVAY ADMINISTRA DOCUMENTOS | RECIBE CLASIFICAY ORDENA DOCUMENTOS RESPETANDO EL ORDEN [—}_ DE PROCEDENGIA OL (ORDEN DADO EN CADA ‘UNIDAD ORGANICA . ‘COLOCA LOS DOCUMENTOS ‘ORDENADOS EN UNIDADES ‘DE CONSERVACION (CAIAS ARCHIVERAS) + DISPONE FISICAMENTE LAS UNIDADES DE ‘CONSERVACION EN FORMA ‘CORAELATIVA Y ASIGNA CODIGO DE UBICACION t DE ACUERDO ALA NATURALEZA DE LOS t OguNENTOS Y CONFORME BESTING, ABSUNTANDS AO PROGRANA DE CONTROL, Los invENTAROS SE PREPAFACA CoNSERVAY TRANSFERENCIA A ARCHIVO SOMINIS TEA, ‘EXPEDENTE CENTRAL oocuMenTas EWE GARTAAL ARCHIVO CENTRAL ‘ABIUN ANDO LOS i fe INVENTARIDS| EXPEDIENTE:th. EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS Aibessalud PROCEDIMIENTOS i Versién: 2004 ‘SECRETARIA GENERAL 9.3 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION N° Paso Responsable Rotira de los anaqueles aquellos documentos cuyos periodos de ‘o1 | conservacién hayan vencido de acuerdo al Programa de Control de | Encargado del Documentos y/o a las Normas Logales Vigentes. (DEPURACION DE. ‘Archivo ARCHIVOS) Encargado del 02 | CoNicluido el proceso de depuracién, clastfica y ordena los documentos 02 | Por dependencias, por series y por afos. ee 03 _| Una ver ordenados los documentos, extrae una muestra de cada tipo o | ,.ginemaece 9° serie, considerando para tal caso el aio més antiguo y el mas reciente. Womans ‘Una vez extraldas las muestras, elabora los respectivos inventarios, en | __Encargado del 04 | los cuales seftala con precision la Dependencia a que corresponde la | Archivo Central o Red documentacién, al tipo de documento y el ao. Ver el “Anexo 03” Asistencial Una vez concluidas con dichas actividades, el encargado del archivo | Jefe o Encargado de la 05 | solicta a su jefe inmediato superior, la conformacién del Comité de |” Unidad Organica Evaluacién de Documentos. EI Comité conformado, evaliia conjuntamente con los representantes de 06 | las éreas, la propuesta realizada por el encargado del archivo y decide ia | Seerezarila) det transfere La documentacion serd transterda al Archo General de la Nacién para | secretaro(a) del 07 | su Eliminacién; los miembros del Comité fimardn las actas de ane autorizacion respective. Concluido el proceso en su conjunto, se oficia al Archivo General de la Nacién o a su Sede Regional segin sea el caso adjuntando copia de los | Jefe o Encargado de la invertatios, muestras de la documentacién a oliminarse y las actas de | Unidad Orgénica autorizacién respectiva: solictando la eliminacién de la documentacién. Una vez que la solicitud tenga opinién favorable por parte del Archivo General de la Republica, el Comité en pleno se reune para efectuar la) — Seeresari\a) det entrega de la documentacién a la citada entidad.EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS: FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 9.3 PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ARCHIVO GENERAL DE LA NACION/ ARCHIVO DE LA RED ARCHIVOS CENTRAL ESSALUD ‘ASISTENCIAL 'SEDE REGIONAL ee DEPURA DOCUMENTOS Giro Fenobes be GONSERAGION NAVAN =RACiON ar DEPURA DOGUMENTOS ce GUYOS PENIODGS BE z GONSERAGON NAVAN Si tewenas CLASIFICA Y ORDENA. EXPEDIENTE ‘Doeuwentos ron. t DEPEDENCIA, SERIE Y ANOS LASIFICA v ORDENA t } si GOCUMENTOS POR DEPEDENGIA SERIE Y esos ecto (oe ann No — TIPO Y/O SERIE DOCUMENTAL ee ete YELASOSA LOS INVENTAMIOS Soca HUESTENS Oe v GADA PO VO SERIE oe SE SOLIGTALA DOCAMENTAL Y ELAS conroRmaSUn Bet Somme J DE EVALUAGIGN DE DOCUMENTOS MEDIANTE RESOLUCION ¥ AenUEA A SOLICTOD amg i con rain De, ec coume Evan J Pore De Sateen PROPUESTA DE ELIMINACION: De Docunenos UESTA DE ELIMI EGOGE DOCUVENTOS ENTREGADOS POR EL (PROCEDENGIA t Cour ELComne EvaLuALA ‘ PROPUESTADE SERENITE AL AROHIVO, EUMINACION oSeRNTE AA ere gy ARCTAS, LOS VENTARIOS ¥ LAS MuSrans, SOUGTTANOO LAELNINAGION DE LOS Documentos SEREWTE AL AROHIVO GENERAL DE LA NACION TAS AGTAS, LOS nvenranios Yas uesTaK SOLGTANDO TAELWINAGION DF LOS Documentos ‘ EXPEDENTE DEVUELVE EXPEDIENT Lite,th EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO 01 QRDEN DE REPRODUCCION XEROGRAFICA. 1, USUARIO 2, DOCUMENTO SOLICITADO.... 3. SERIE, SUB-SERIE.. 4, AUTORIZADO POR. 5. CANTIDAD (Originales). 6. CANTIDAD (Copia). (Letras).. Lima, ..... d0... JEFATURA FEDATARIO & raionAd EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS ANEXO 02 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS INFORMACION GENERAL 1. DEPENDENCIA 2. UNIDAD ORGANICA ESPECIFICA 3. DATOS DE LA REMISION 3.1. SERIE 3.2. SUB-SERIE 3.3. ANO 3.4, REMISION N°SALUD PARA MAS PERUANOS {upeenuguoa)*fkeEssalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS 1 2 3. 4. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL ANEXO “02” Toda transferencia de documentos debe efectuarse utlizando el presente formulario de transferencia en original y dos copias. EI documento denominado “Inventario” debe presentar las siguientes caracteristicas: * Material: Papel bond de 60 gr. (original y dos copias) * Medias : = TamahoA—4. = Las paginas deben numerarse consecutivamente, iniciandose con el numero 01 1 que esta precedido de la preposicion “de” y a continuacién el ntimero total de paginas del inventario (numeracién cerrada). + Elinventario debe estar visado por el Encargado o Responsable del archivo de la dependencia respectiva. Elinventario consta de dos partes: a. Informacién General (Pg. 01) donde se describe sumariamente los documentos a transferirse. b. Inventario Registro (pagina 02 y siguientes) donde se describe detalladamonte los datos de la documentacién, sefialando su ubicacién topografica dentro del archivo. Informacién General: » Dependencia: Se refiere a la Gerencia u Oficina Central, Red Asistencial, Instituto Especializado, Gerencia, Direccién 0 equivalentes jerarquicos. * Unidad organica_especifica: Corresponde al area especifica, considérese Gerencia, Sub Gerencia, Division, Unidad u otros seguin corresponda la documentacion. * Datos de remisién: Concieme a la codificacién de la serie, sub serie, ario de envio y numero de remisién secuencial segin la primera remisién de documentos realizada por la dependencia al archivo. jon a transferirse: Sefialar sucintamente las series documentales y sus fechas extremas. Metros lineales de documentos a transferirse: Indicar el numero total en metros lineales de documentos a transferirse: Un metro lineal es igual a 5,000 documentos (hojas) cs#4 Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS * Lugar, fecha, nombre y apellidos, v firma, de! Encargado o Responsable de! Archivo remitente. " Lugar, fecha, nombre v apeliidos, v firma, del Encargado o Responsable de! Archivo receptor. Corresponde al orden correlative de las unidades de archivamiento a transferirse. Descripcién de los documentos: Se describe detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, segin las series y/o sub series que la conforman. Eechas extremas: Indicar la fecha mas antigua y mas reciente de cada una de las series. Ubicaci6n topeardfica; Dejar en blanco para uso del archivo receptor. Aqui se indicara el lugar 0 ambiente donde se encuentra ubicada la unidad de archivamiento y el niimero (cédigo) asignado dentro del archivo. ; Anotar las aclaraciones que sean necesarias para la mejor ‘comprension de la documentacién a transferirse.ade EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS. ANEXO 03 INVENTARIO DE DOCUMENTOS PARA SU ELIMINACION INFORMACION GENERAL 1. DEPENDENCIA 2. UNIDAD ORGANICA ESPECIFICA, 9. JEFE Y/O RESPONSABLE DEL ARCHIVO 4, DIRECCION 5. TELEFONO. 62. Acta 6.3. Fecha de Sesién 6.4, Coordinacién con Archivo Gral de la Nacién ENCARGADO Y/0 RESPONSABLE DEL ARCHIVO(continuacién) ANEXO 03 SONVNYId SV vuvd ANTS SW pnyessy#4 Essalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS. INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL ANEXO “03” 1. Para todo proceso de eliminacién de documentos, se solicita la autorizacion del Archivo General de la Nacién utilizando el presente Formulario “Inventario de Documentos para su Eliminacién” en original y dos copias. 2. El documento denominado “inventario" debe presentar las siguientes caracteristicas: + Material —: Papel bond de 60 gr. (original y dos copias) * Medidas =: ~~ TamahoA-4. = Las paginas deben numerarse consecutivamente, iniciindose con el niimero 01 el que esta precedido de la preposicién “de” y a continuacién el numero total de paginas del inventario (numeracién cerrada). ‘+ El inventario debe estar visado por el Encargado 0 Responsable del archivo de la dependencia respectiva, . El inventario consta de dos partes: ©. Informacion General (P4g. 01) donde se describe sumariamente los at documentos a eliminarse. yi d. Inventario Registro (pagina 02 y siguientes) donde se describe iG detalladamente los datos de la documentacién a eliminarse. 4. Informacién General: - * Dependencia: Se refiere a fa Gerencia u Oficina Central, Red Asistencial, Institutos Especializados, Oficina, Gerencia, Direccién 0 equivalentes jerdrquicos. = Unidad Oraénica Especifica: Corresponde al area especifica, considérese Gerencia, Sub Gerencia, Divisién, Unidad u otros segun corresponda la documentacién. = Encargado o Responsable del Archivo: Nombre y apellidos del Encargado 0 Responsable del Archivo Central institucional o del Archivo de Red Asistencial, segin corresponda. * Ditecsién y teléfono det rea de archivo correspondiente. iy . rizaci mits de Evaluacién. - Debe acompafiarse la Resolucién de conformacién del Comité de Evaluacién de Documentos respectivo y el Acta de autorizacion deat EsSalud MAS SALUD PARA MAS PERUANOS eliminacién expedida por dicho Comité; asimismo, indicar la fecha de la sesion. - La comunicacion cursada al Archivo General de la Nacién alcanzando una muestra de cada serie documental, de los documentos a eliminarse. . ripcic t Se um Elimii : Sefalar sucintamente las series de los documentos y sus fechas extremas. = Metros Lineales de documentos a transferirse: Indicar el nimero total en metros lineales de documentos a transforirse Un metro lineal igual a 5,000 documentos (hojas). * Lugar, ymbri li firma, del Encargado 0 Responsable del Archivo remitente. 5. Inventario Registro: = Numer n: Indicar el nimero correlative de las unidades de archivamiento de la documentacién a eliminarse (legajos, paquetes, archivadores, libros, cajas, etc.) * Descrincién de las Series y Sub Series Documentales: Sefalar detalladamente la serie y sub serie documentales que conforman cada unidad de archivamiento. Fechas Extremas: Indicar la fecha més antigua y mas reciente de cada una de las series a eliminarse. Qbservaciones: Anotar la informacién complementaria que sea necesaria para mejor comprensién de la documentacién a eliminarse.