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Manual de implantacin de la metodologa 5S Gestin de aulas y talleres

Presentacin de las 5S
Las 5S es una prctica de calidad de origen japons orientada al mantenimiento integral del entorno de trabajo. Aunque sus objetivos van dirigidos a la mejora del orden y la limpieza, tambin se ven beneficiados otros aspectos como la seguridad e higiene, ahorro de energa y tiempo de trabajo, imagen externa y ambiente laboral. Dicho en otras palabras, si somos cuidadosos en mantener nuestra propia casa limpia y ordenada, por qu no hacemos lo mismo en nuestro lugar de trabajo? Como est claro que a todos se nos olvida de vez en cuando, este sistema intenta definir las tcnicas ms sencillas para que siempre tengamos presente esto. Su nombre responde a las iniciales de 5 palabras japonesas, que se presentan a continuacin:
Denominacin Concepto Espaol Japons Objetivo particular Seguir mejorando

Mantenimiento

Shitsuke ()

Fomentar los esfuerzos en este sentido

Clasificacin

Seiri ()

Separar innecesarios

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea intil

Como herramienta de calidad total, las 5S son algo ms que una simple campaa de limpieza, sino que es un compromiso de mejora integral del entorno y las condiciones de trabajo para todos. Ciertamente, la empresa nota el cambio de una situacin en la que mucha gente no se preocupa o no le importa el desorden, la suciedad y la insalubridad del entorno de trabajo, a una nueva etapa en la que todos y cada uno de los trabajadores participan activamente en el mantenimiento adecuado de los materiales, equipamiento y lugares de trabajo.

Orden

Seiton ()

Situar necesarios

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpieza

Seis ()

Suprimir suciedad

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Estandarizacin

Seiketsu ()

Sealizar anomalas

Prevenir la aparicin de la suciedad y el desorden

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ESTO ES UN DESASTRE ! QU PODEMOS HACER ?

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SEIRO Clasificacin = Separar innecesarios
Se aconsejan las siguientes tareas para conseguir estos objetivos: Realizar un inventario de las cosas tiles en el rea de trabajo Elaborar un listado de las herramientas o equipos que no sirven en el rea de trabajo. Habilitar zonas bien definidas donde colocar los objetos que no tengan una utilidad clara, deban ser reparados, requieran ser valorados, Desechar las cosas intiles Separar adecuadamente los residuos generados: plsticos, metales, residuos orgnicos, vidrio, material contaminado, Por qu ? Esta etapa nos aporta las siguientes ventajas : Ms espacio. Mejor control de inventario. Eliminacin del despilfarro. Menos accidentalidad.

La clasificacin y descarte significan separar las cosas que son necesarias para nuestro trabajo de aquellas que no lo son, y mantener solamente esas cosas necesarias en el lugar conveniente y en su nmero adecuado. Como ? Para poner en prctica esta primera S debemos hacernos las siguientes preguntas: Qu necesitamos ? Qu debe ser guardado ? Qu deberamos reparar? Qu podemos tirar ? Qu puede ser til para otra persona u otro departamento?

SIN TRASTOS INSERVIBLES, MUCHO MEJOR

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SEITON Orden = Situar necesarios
Y, por ltimo, hay que tener claro que: Todas las cosas han de tener un nombre, y todos deben conocerlo. Todas las cosas deben tener un espacio definido para su almacenamiento o colocacin, indicado con exactitud y conocido tambin por todos. Por qu ? Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida, y en el momento y lugar adecuados nos puede comportar estas ventajas: Menor tiempo de bsqueda de aquello que nos hace falta. Facilita el transporte interno, el control y la ejecucin del trabajo en el plazo previsto. Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y tambin los daos a los materiales o productos almacenados. Aumenta la productividad de las mquinas y personas. Provoca una mayor racionalizacin del trabajo, menor cansancio fsico y mental, y mejor ambiente.

Cada cosa debe tener un nico y exclusivo lugar, donde debe encontrarse antes de su uso, y despus de utilizarlo debe volver a l, claro. Todo debe estar disponible y prximo en el lugar de uso. La organizacin es una cuestin de cuan rpido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rpido puede devolverla a su sitio de nuevo. Decidir arbitrariamente dnde colocar las cosas no nos hace funcionar ms rpidos. Es necesario pensar y estudiar detenidamente antes de decidir. Hay que pensar en todas las personas que pueden utilizar una determinada cosa. En quin la utiliza de vez en cuando y quin la usa constantemente. Como ? Para tener claros los criterios de colocacin de cada cosa en su lugar adecuado, debemos respondernos las siguientes preguntas: Es posible reducir el stock de esta cosa? Esto es necesario que est a mano? Todos llamamos a esto con el mismo nombre? Cul es el mejor lugar para cada cosa?

UN SITIO PARA CADA COSA, Y CADA COSA EN SU SITIO

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SEISO Limpieza = Suprimir suciedad
Para mantener un ambiente de trabajo curioso es conveniente establecer rutinas para conseguir el hbito , entre las que cabe considerar las siguientes: La asignacin de tareas y responsabilidades deben quedar claras para todos en cada lugar de trabajo. Los contenedores de los residuos originados deben estar claramente ubicados y organizados. Las mesas, armarios y muebles deben quedar limpias y en condiciones tras cada uso. Todos los equipos de trabajo, utensilios y herramientas que se utilizan se deben limpiar al terminar de usarlos y antes de guardarlos. No debe tirarse nada al suelo. Por qu ? Un ambiente limpio proporciona: Seguridad e higiene en el trabajo Mayor productividad de personas, mquinas y materiales, evitando hacer las cosas dos veces. Evita prdidas y daos de materiales y productos. Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

La limpieza debe realizarla toda la comunidad educativa, desde el director hasta el alumno, pasando por el profesor y el personal. Es necesario concienciarse que las rutinas de limpieza de nuestro entorno laboral forma una parte importante de nuestro trabajo, por lo que cabe abandonar la idea de que la limpieza es una tarea exclusiva para personal contratado para ese fin. Es importante, pues, que cada alumno, profesor o trabajador tenga asignada una pequea zona de su lugar de trabajo que deber tener limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si todas las personas no asumen este compromiso, la limpieza nunca ser real. Toda persona debera conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y despus de cada trabajo realizado, retirar cualquier tipo de suciedad generada.

Como ? Despus de haber aplicado las 2 primeras S, es conveniente empezar la limpieza por: Identificar las fuentes de suciedad para eliminarlas, reducirlas o controlarlas Realizar una limpieza general del area de trabajo.

VERDAD QUE LIMPIO NOS GUSTA MS ?

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SEIKETSU Estandarizacin = Sealizar anomalas
Como ? Para la normalizacin son tiles algunos recursos, como ya hemos visto antes: Marcado visual de los lmites y de las ubicaciones en un puesto de trabajo. Avisos de peligro, advertencias, limitaciones de velocidad, etc. Informaciones o instrucciones sobre equipamiento y mquinas. Partes de mantenimiento correctivo y preventivo. Recordatorios sobre requisitos de limpieza. Instrucciones y procedimientos de trabajo. Pero hay que recordar que todos estos avisos y recordatorios: Deben ser visibles a cierta distancia. Deben colocarse en los sitios adecuados. Deben ser claros, objetivos y de rpido entendimiento. Deben contribuir a la creacin de un local de trabajo motivador y confortable. Por qu ? Una sealizacin adecuada proporciona: Menor esfuerzo Mejor organizacin

Para consolidar el orden y la limpieza logrados con las 3 primeras S son necesarios sealizaciones y recordatorios que nos faciliten el buen mantenimiento del orden y la limpieza, y adems fomentar el buen clima de trabajo. La utilizacin compartida de lugares y equipos de trabajo conlleva disparidad de criterios de utilizacin y, en ocasiones, problemas de convivencia adems de dificultar los quehaceres diarios. La informacin mediante sealizacin y tcnicas de gestin visual, con avisos y recordatorios, y adems estableciendo instrucciones y procedimientos de trabajo ayudan a evitar incidentes y a mejorar el ambiente de trabajo.

NORMALIZAR NOS AYUDA A MANTENER EL ORDEN Y LA LIMPIEZA

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SHITSUKE Mantenimiento = Seguir mejorando
Como ? Entre las acciones que se recomiendan para el Shitsuke se propone: Motivacin del personal involucrado Planificacin de las acciones a realizar Asignacin de recursos humanos y econmicos Elaboracin de indicadores de seguimiento Auditoras peridicas realizadas por equipo multidisciplinar Por qu ? Los beneficios de la mejora contnua son: Participacin del trabajador en la conservacin de su lugar de trabajo segn acuerdos obtenidos entre todos los compaeros. Formacin de los participantes en gestin de la calidad Autosatisfaccin y desarrollo personal

Shitsuke en japons significa disciplina. Esta quinta S no significa que habr unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone que se deben de hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base a buenos hbitos. Mediante el entrenamiento y la formacin para todos (qu queremos hacer?), y la puesta en prctica de estos conceptos (vamos a hacerlo!), es como se consigue romper con los malos hbitos pasados y poner en prctica los buenos.

En suma, se trata de que la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una parte ms de nuestros quehaceres. Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua. Todos debemos asumirlo, porque todos saldremos beneficiados.
ES NECESARIA CONCIENCIACIN PARA CONSEGUIR UNA MEJORA CONTINUA

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Implantacin de las 5S
Este sistema es aplicable en cualquier area de trabajo, y su implantacin es progresiva a todas ellas. Naturalmente, la manera en que se implanta en cada centro de trabajo es diferente. A continuacin se exponen algunos aspectos claves que pueden servir guiar la implantacin: Debe tomarse el inicio de la implantacin de manera gradual en un area piloto con personal motivado y con resultados alcanzables y perceptibles. Es preferible aplicar la metodologa estricta de las 5S en un area pequea, que intentar abarcar demasiado chapuceando y perdiendose la esencia de la calidad y la mejora contnua. No es imprescindible la aplicacin de la metodologa 5S sea exactamente igual en diversas areas de la empresa por sus caractersticas diferenciales, pero no debe perderse la filosofa de las 5S ni salirse del plan de accin global La utilizacin de un panel 5S donde organizar y resumir las acciones que se estn realizabdo es fundamental. Para el adecuado desarrollo de las 5S debe facilitarse a los trabajadores la formacin de la propia metodologa, que intenta resumirse en este manual. La metodologa de las 5S debe tener coherencia y estrecha relacin con el sistema de calidad del centro de trabajo y deberan utilizarse otras herramientas de calidad para hacerla efectiva: Ciclo PDCA, tcnicas de reuniones y trabajo en equipo, diagramas,

Bibliografa de las 5S
Metodologa Completa de Implantacin de las 5S desarrollada por Euskalit

Manual de implementacin del programa 5S del CAS

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