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UD09 - Gestión de Almacen, Compras y Laboratoriao de Mnatenimiento-13-14
UD09 - Gestión de Almacen, Compras y Laboratoriao de Mnatenimiento-13-14
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Tema 9 : “Gestión de Almacen , Compras y Laboratoriao de Mnatenimiento.”
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9.1.Gestión de stocks
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Profesor Juan José Álvarez Santiago Tema 1: El Proyecto. Concepto y documentación que lo compone.
9.1.1. Introducción
Las empresas, a través de sus sistemas productivos, satisfacen con su actividad a una demanda de productos: bienes y
servicios. La respuesta a estas demandas, se realiza con criterios de eficiencia (rentabilidad) desde su propia óptica, que suelen
incluir:
-Mínimos costes de producción
-Máxima satisfacción de los clientes
Estos dos criterios, en principio contrapuestos, tienen como consecuencia más directa la existencia de inventarios
o stocks. De hecho, la existencia de inventarios o stocks es un instrumento conveniente para conseguir satisfacer de forma
simultánea ambos objetivos. Veamos 3 razones:
a) Las economías de escala
En los procesos productivos, el incremento de los costes no suele seguir proporcionalmente al incremento de la
producción, dando lugar a las economías de escala, es decir, es más barato producir en lotes de cierto tamaño cada cierto
periodo de tiempo que hacerlo siguiendo fielmente la demanda.
b) Falta de estabilidad de la demanda
La falta de estabilidad de la demanda también aconseja que la producción no se ciña directamente a ella, sobre
todo cuando la demanda es estacional (turrones, paraguas, bañadores, etc…). Si no se produce para stock con antelación al
incremento estacional de la demanda, se pueden plantear problemas de falta de capacidad de producción.
c) La variabilidad en los plazos de aprovisionamiento y en los tiempos de fabricación
En efecto, la variabilidad en los plazos de aprovisionamiento por parte de los proveedores, así como en los tiempos
de fabricación en producción, y la inercia del sistema para responder a incrementos sustanciales de la demanda de forma
inmediata, producen efectos desfavorables que se pueden amortiguar con la existencia de stocks en las correspondientes
localizaciones del proceso productivo.
Vemos, por tanto, que es función de los inventarios separar o desacoplar la demanda de la producción, facilitando así
el servicio a los clientes, con criterios de eficiencia económica.
Hay otras razones puntuales que inciden en la decisión de mantener stocks. Así, los llamados stocks de anticipación,
de carácter especulativo, en los que se realiza acopio de material ante fundadas expectativas de subidas de precios o situación
de escasez (memorias RAM, CDs vírgenes, etc…) No obstante, no suelen ser una situación bastante habitual.
Desde el punto de vista del grado de elaboración de los productos almacenados, distinguimos entre stocks de
fabricación y stocks de productos finales.
- Stocks de fabricación: éstos, en forma de materias primas, piezas, componentes y montajes, si el proceso productivo
requiere de estos elementos, permitirán una respuesta más rápida a un incremento en las necesidades de producción, así
como que se aprovechen mejor las características técnicas de las instalaciones disponibles mediante una programación de
la producción flexible. En definitiva, que el ritmo de la producción no necesite seguir fielmente el de los pedidos sino que
pueda ser fijado con criterios de eficacia más globalizadores que incluyan la consideración de los costes de producción y la
satisfacción de los clientes por el servicio ofrecido.
Los stocks de fabricación tienen gran importancia en las industrias manufactureras con sistemas de producción por
lotes; sin embargo en industrias con sistemas de producción continua, suelen aparecer sólo en forma de materias primas.
- Stocks de productos finales: también facilitan la consecución de ambos objetivos. Dan lugar a plazos de entrega
reducidos que suponen mayor calidad en el servicio, y permiten que el ritmo de producción se desacople de la demanda.
Estos stocks son abundantes en las empresas dedicadas a bienes de consumo, sobre todo cuando las redes de
distribución de éstas están constituidas por varios niveles, con almacenes principales y otros satélites de nivel inferior, para
abastecer el mercado.
Por último, en cuanto a su localización física, en el proceso de producción se encuentra a los stocks en su inicio, como
materias primas; en la fabricación, como semielaborados y componentes; y en el almacén como productos terminados. Y en
todos los niveles de la red de distribución.
En el epígrafe anterior, en que veíamos las funciones de los inventarios, no encontrábamos más que ventajas en la
existencia de los mismos. Sin embargo, el mantenimiento de stocks presenta un gran inconveniente: representan recursos
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Estos costes han de ser evaluados para decidir si es adecuada o no la existencia de esta acumulación de productos. Y
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en su caso, qué cantidad es la deseable. El coste no es sino un dato del que, además de otros varios, debemos servirnos para
tomar las decisiones pertinentes y fijar la política de aprovisionamiento.
Los costes relacionados con los inventarios tienen el inconveniente de que no surgen de la contabilidad interna
de la empresa: para el empresario es fácil identificar los costes asociados a mercancías o servicios comprados, mediante
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las correspondientes facturas, pero le es difícil establecer de manera única los costes que se deben a la existencia de los
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inventarios.
Se necesita recoger datos del coste de la existencia de los inventarios, y después decidir qué conceptos de coste deben
emplearse para evaluar su gestión. En el caso de que la empresa tenga almacenes propios donde se instalen los stocks, cada
uno de éstos puede constituirse como un Centro de Costes, y facilita así la recolección de datos sobre su coste. Estos datos
deben incluir:
a) Costes del personal de almacenamiento.
b) Costes por consumos: energía y mat. auxiliares de almacenamiento.
c) Costes generales: alquileres, amortizaciones, seguros, etc.
d) Valoración de las mercancías almacenadas.
A la hora de estudiar los distintos tipos de inventarios, hay que distinguir en qué entorno realizan sus funciones. Así
podremos clasificarlos en función de:
a) según el tipo de demanda que han de satisfacer.
La demanda puede ser determinista, en que se conoce perfectamente; o bien puede ser probabilislica obedeciendo a
una previsión estadística de carácter probabitístico. La segunda situación es lo más común.
b) según sea la tasa de demanda.
Según el perfil que presenta la demanda de un producto diferenciaremos entre situaciones de demanda estática y
dinámica. Estática, cuando la demanda es esencialmente constante en un horizonte de trabajo amplio, y dinámica si no es así,
si varía a lo largo de ese horizonte.
c) según se trate de stocks de un solo producto o stocks de varios productos
Sólo en situaciones muy particulares se da en la industria el caso de stocks de un solo producto, pero se estudian
debido a que las conclusiones que de él se derivan son la base de la gestión agregada de los stocks de varios productos.
d) según la complejidad del sistema en el que se han de analizar los stocks, se considera el caso de:
Sistemas puros de inventarios: los productos sólo se almacenan y distribuyen (inventarios de empresas distribuidoras).
En este caso los productos se ordenan o piden a un agente exterior para, una vez se dispone de ellos, satisfacer la demanda
externa.
Sistemas de producción-inventarios: en los que forman parte del sistema los inventarios, pero no son todo él
(inventarios de empresas productoras). Aquí los inventarios forman parte de un proceso más complejo en el cual la misma
empresa también fabrica los productos que son almacenados.
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e) según la demanda sea independiente o dependiente, nos referiremos al estudio de gestión de stocks con demanda
independiente y dependiente.
En la demanda independiente, los productos están sujetos a demanda externa, y la demanda total se debe a un
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de productos con una estructura multinivel. Una vez que se decide sobre el número de unidades a fabricar del producto final,
la demanda de componentes y subconjuntos se puede calcular a partir del árbol de fabricación del producto así como el
calendario de sus necesidades.
Los métodos de análisis adecuados para el estudio de la gestión de stocks de productos sujetos a demanda independiente
y demanda dependiente no son los mismos.
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9.1.6.Costes relevantes
Para todos los modelos de gestión estadística de stocks que hemos introducido, se tiene que observando el nivel
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de stock en el tiempo, éste disminuye con una tasa que depende de la demanda externa y sobre la que se han realizado
previsiones. El nivel de stock continúa disminuyendo hasta que se recibe un lote de aprovisionamiento que incremente el
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nivel en la cantidad recibida, tras lo que se repite el proceso de vaciado-rellenado. De acuerdo con las suposiciones que hemos
formulado, el vaciado se realiza con una tasa media constante, mientras que el rellenado se hace de una sola vez en cada
ciclo.
Los modelos valoran distintas políticas en las que se lanzan pedidos de aprovisionamientos y, en función de la
demanda, se mantiene un nivel variable de stock. Los costes asociados a esta situación son:
-Coste de lanzamiento de los pedidos (fax, teléfono, e-mail, recepción, apilamiento, control de calidad…)
-Coste de mantenimiento del nivel de stock. (alquiler/amortización del almacén, limpieza, iluminación,
almaceneros,…)
-Costes de ruptura de stock. (parada de clientes, pérdida de prestigio, etc…)
Estos tres tipos de costes son incrementales: aquéllos costes que se ven afectados por la elección entre las alternativas
posibles dentro del modelo.
En cuanto a la comparación de los distintos métodos o sistemas, será necesario comparar los costes de las soluciones
óptimas de ambos modelos en un horizonte que no sea desfavorable a ninguno de ellos. Para esta comparación también deben
de valorarse los costes del sistema de gestión administrativa ya que éstos son diferentes según por cuál se opte.
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La componente de los costes de almacenamiento que depende del nivel de stock, es decir, cuando sean costes
incrementales (ejemplo: alquilar una nave que sirva de almacén cuando se requiera más espacio).
c) Riesgo de obsolescencia
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El tener almacenados productos ante el riesgo de que éstos, por las condiciones del mercado, queden obsoletos; o
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bien sean perecederos, y caduquen.
d) Riesgo de deterioro
Los productos almacenados pueden deteriorarse debido a variaciones climatológicas, manejo inadecuado, etc., lo
que afecta a su valor de venta.
e) Seguros, impuestos
Otros costes que varíen con el nivel del stock, tales como pólizas de seguro, impuestos que lo graven, etc.
De todos estos conceptos de coste, el más importante es el capital invertido. La valoración del coste asociado a la
inmovilización temporal de capital se puede realizar considerando:
1- El valor de coste de los productos almacenados.
2- El valor de venta de los productos almacenados.
3- La tasa de interés del mercado financiero al que la empresa tenga acceso.
4- La tasa de rentabilidad que la empresa consiga en el volumen global de sus inversiones.
Los riesgos de obsolescencia y deterioro no tienen por qué ser iguales para todos los productos que componen el
stock. Ello trae como consecuencia que los costes de mantenimiento del stock no sean los mismos para todos los productos
que lo constituyen, lo que incrementa la complejidad de la gestión de stocks.
La mayoría de los autores se inclina por la selección de un coste de mantenimiento igual para amplios conjuntos de
productos del inventario (todos ellos si es posible) basado en una valoración del coste del capital según la tasa de rentabilidad
que la empresa espera realizar en el volumen global de sus inversiones.
El total asignado a todos los conceptos está entre el 25 y el 35 por 100 de la valoración del inmovilizado.
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9.2.1. Introducción:
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La gestión de la distribución física ha de ser una actividad clave en cualquier empresa del sector productos. Ha
de preocuparse por el transporte, almacenamiento y manipulación de los materiales que entran en el flujo principal de las
actividades del proceso por un extremo, y de productos acabados que salen por el otro.
Especialmente cuando la empresa explota una instalación activa de producción, la gestión de la distribución física
suele recibir relativamente poca atención por parte de la dirección. La empresa percibe que sus actividades fundamentales
son:
1) El abastecimiento de materias primas o productos semielaborados en su proceso de fabricación
2) El propio proceso de fabricación
3) La comercialización de sus productos, con lo que está abocada a pasar por alto la mundana logística de vincular y
apoyar estas funciones.
Históricamente, las diversas funciones que conjuntamente engloban la gestión de la distribución física eran tratadas
separadamente con distintos departamentos. La moderna teoría de la gestión empresarial, en cambio, reconoce la naturaleza
interrelacionada de estas funciones, por lo que tiene creciente aceptación la idea de que los mejores resultados se consiguen
coordinando tales funciones bajo el paraguas de un departamento unificado (Logística).
Para asegurarse de que se aprovechan todas las oportunidades de economizar en los costes, la dirección debe insistir
en que todos los gastos relacionados con compras los realice tal departamento sin que ningún otro departamento o persona
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pueda comprar directamente. Permitirá, también, que Compras sea responsable de sus funciones hasta el máximo posible, sin
que otras actividades empresariales interfieran con las suyas propias, sino buscando la colaboración más estrecha con ellas.
Como reconocimiento de lo dicho hasta ahora, el departamento de compras debe asumir tal responsabilidad de
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modo absoluto. Asumiéndola tendrá su oportunidad en la empresa y, cuando ésta llegue, el director del departamento debe
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agarrarse a ella y obtener todo el provecho posible.
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cada departamento de la empresa y pierde entidad su actividad al cumplir fielmente las órdenes y realizar sus actividades
en beneficio de otros departamentos que se apuntan los resultados de sus actividad adquisitiva. La labor del departamento
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de compras, al menos en la mayoría de las empresas, no puede medirse de forma independiente y por sí sólo. En cada caso
específico, lo que trata de evaluarse es el resultado de las decisiones tomadas por las personas y este es un problema de muy
difícil solución.
Una forma de evaluar su trabajo, no obstante, es atender a ciertos parámetros que puedan demostrar si el departamento
está cumpliendo con su objetivo fundamental, que es el de conseguir la calidad adecuada, la cantidad necesaria, y el precio,
el momento y lugar idóneos.
Los logros que obtiene en el terreno de la calidad pueden medirse teniendo en cuenta las devoluciones efectuadas
en los materiales de entrada. Habrá que considerar los defectos que el departamento de producción encuentra en materiales
o componentes adquiridos a proveedores y que no fueron detectados en la inspección realizada por el departamento de
compras. Pese a que es el proveedor quien, en última instancia, es responsable por tales defectos, éste la compartirá con el
departamento de compras que fue quien seleccionó a dicho proveedor. Incluso cuando los departamentos de producción
o ingeniería designan un determinado proveedor para atender a sus demandas, el departamento de compras compartirá la
responsabilidad con dichos departamentos en el caso de que la calidad no sea la idónea, ya que este último debe proceder a
un detenido análisis del proveedor con objeto de prevenir a los otros si éstos no aciertan en sus selección de proveedores.
En lo tocante a cantidad, los resultados del departamento de compras pueden determinarse de varias formas. Un
criterio sería el de basarse en el tiempo perdido como consecuencia de no poder disponer de los materiales necesarios. Otro
sería el de determinar las veces que la producción ha tenido que ser variada por carecer de los materiales precisos.
La cantidad de pedidos urgentes realizados por el departamento puede ser, también, una medida clave de su eficiencia
ya que el departamento de compras debe tener siempre la cantidad adecuada de materiales. Hasta dónde ha llegado en sus
compras destinadas a cubrir necesidades futuras y el costo de tal cobertura son también factores cuantitativos a tener en
cuenta al valorar el trabajo realizado por compras.
Otro factor cualitativo similar es la relación entre las existencias y su utilización. Para ello no hay más que dividir el
valor total de los materiales, repuestos, componentes y suministros adquiridos durante un determinado período de tiempo
por el promedio de inversiones realizadas en los mismo artículos durante idéntico lapso de tiempo. Otro factor estrechamente
relacionado con el expuesto es el cálculo de las pérdidas en existencias producidas por el deterioro u obsolescencia. La eficiencia
del departamento de compras tendrá que establecerse de acuerdo con el nivel logrado en esos dos tipos de pérdidas.
Los resultados del departamento de compras pueden también establecerse basándonos en sus logros para aproximarse
al precio adecuado en los productos y artículos que adquiere. Una importante medida será su capacidad para establecer una
relación a largo plazo entre los precios que la empresa satisface por los artículos que adquiere y el precio de los productos
terminados por la misma. Durante un cierto período de tiempo, la empresa comprobará qué debe gastar en compras materiales,
componentes y suministros un cierto porcentaje constante de sus ventas. Los resultados a corto plazo podrán así contrastarse
con el modelo a largo plazo.
Comparar el precio del mercado en el momento de utilizar el producto con el precio al que se adquirió dicho producto
en su momento servirá para determinar si los logros del departamento de compras en lo tocante a previsión de cambios en
los niveles de precios son satisfactorios. También pueden tenerse en cuenta los descuentos que se ha obtenido, pero es difícil
encontrar una base de comparación distinta a los resultados anteriores logrados en el seno del propio departamento.
Muchos de los criterios empleados para medir los resultados en cuanto a cantidad se emplean también para medir
los resultados en lo tocante a tiempo y lugar. Será conveniente, además, disponer de un informe sobre cumplimiento por
parte del proveedor de los plazos establecidos para las entregas y el tiempo que se ha dedicado a obtener los resultados que se
recojan en el informe.
Una vez que el comprador ha decidido cuál es la calidad adecuada, la segunda decisión que debe tomar es qué
cantidad de dicha calidad debe adquirir y cuándo. Como quiera que las compras se realizan para atender necesidades, la
cantidad a adquirir así como el momento estará determinada por el calendario de producción, ya se trate de un proyecto
específico, ya de un calendario de producción periódico o de un sistema de producción continua. La necesidad de las
compras puede determinarse por adelantado con mucha exactitud basándonos en ventas preestablecidas, listas de materiales,
programas operativos y registros sobre la trayectoria anterior de la firma.
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No debe, sin embargo, concluirse que el procedimiento a utilizar en el departamento de compras sea el de adquirir
o firmar contratos por las cantidades totales que resultan las adecuadas después del análisis realizado, aún cuando esto sea
el resultado final u objetivo que se buscaba alcanzar. Hay que tener en cuenta que existen una serie de factores que pueden
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modificar la decisión final, como, por ejemplo, un cambio en las necesidades de la empresa o cualquier alteración en el
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mercado, la disponibilidad o no de un lugar adecuado para el almacenamiento, el coste del almacenamiento, la inversión a
realizar por incremento en las existencias, manipulado, pérdidas y deterioros en los materiales por si hubiera una necesidad
inmediata de los mismos.
Tampoco es aconsejable, ni desde le punto de vista práctico ni desde el económico, especialmente tratándose de
artículos de uso cotidiano en la empresa, adquirirlos sólo cuando surge la inmediata necesidad de los mismo por haber sido
solicitados por los departamentos que los utilizan. Esta política puede producir retrasos y una repetición innecesaria del
esfuerzo a realizar para su obtención, así como el sacrificio de ciertas ventajas económicas que podrían haberse obtenido de
haberse comprado en cantidades mayores, al par que elimina la posibilidad de establecer un programa de compras y una
política efectiva por la que se rija dicho departamento. Por lo tanto, así como el término calidad significa aptitud para un uso
específico, al mencionar “cantidad adecuada” nos referimos a la necesaria en un momento determinado.
En ciertas ocasiones suele usarse el modelo del lote económico (EOQ) -modelo de demanda determinista (conocida
de experiencia anterior o mediante fórmulas) y para un sólo artículo- para determinar el tamaño del lote y el tiempo entre
pedido.
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Algunos comprobantes de compras serán remitidos al Centro de Archivo para su clasificación final. Sin embargo, las
copias de todas las transacciones efectuadas a través de Compras deben conservarse y archivarse en ese departamento.
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Es conveniente conservar tres copias de las órdenes de compra. El original, como es lógico, se envía al proveedor; la
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primera copia al departamento de Contabilidad; la segunda copia debe archivarse en el archivo existente parta el proveedor en
el departamento de Compras; y la tercera copia se archivará, de acuerdo con su número de orden, en un archivo independiente
a que recoja tas mismas de forma correlativa.
Deberán conservarse, también, dos copias de todos los recibos y documentos que sirvan de garantía a las compras
realizadas. Podrían incluirse como ejemplos los siguientes; cotizaciones recibidas de proveedores, informes de créditos,
pruebas de compromisos contractuales, condiciones y tipos de interés, si fuera el caso. Una copia de cada uno de los citados
documentos deberá incluirse en la carpeta que se abra a partir de la orden de compra.
La orden de compra debe reconocerse como el lazo de unión entre los departamentos de Compras y Contabilidad.
Por consiguiente, debe establecerse una relación estrecha entre ambas áreas de la empresa para garantizar que las transacciones
se lleven a cabo sin incidentes.
Además de los archivos de compras, existirán manuales y una diversidad de información que llegará a poder de la
empresa junto con los productos adquiridos. Si tal información llega al departamento de Compras, éste debe conservar una
copia del mismo, por razones de seguridad, y remitir copias, inmediatamente, a las personas que deben operar y mantener el
equipo adquirido.
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de entrega, plazo de pago, garantías, descuentos, etc…), desplaza la mercancía por diversos medios (tren, camión, avión,
etc…) hasta la empresa compradora, de tal forma que, en el instante que la materia prima llega a la empresa, ésta adquiere la
propiedad sobre ella independientemente del plazo y modo de pago.
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La compra en consignación es similar a la anterior salvo en las siguientes aclaraciones: cuando la mercancía llega a la
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empresa compradora se almacena en ella pero sigue sin estar comprada. Es decir, el almacén de la empresa compradora alberga
componentes que no son propiedad de la empresa compradora y que sólo llegarán a serlo cuando salgan del almacén hacia
el proceso productivo. Este proceso requiere del apoyo de un sistema informático que establezca la comunicación necesaria
entre proveedor y cliente para coordinar este proceso de compra tan peculiar.
Un descuento es aquella gratificación que un proveedor hace a un cliente para captar su fidelidad y que suele estar
vinculado al volumen de pedido. Generalmente se traduce en una reducción del precio del artículo comprado cuando
superamos una cierta cantidad denominada frontera de descuento.
Tradicionalmente han existido dos tipos fundamentales de descuentos que paso a detallar a continuación:
Descuento proporcional: es aquel que, superada la frontera de descuento, produce una disminución sobre el precio
de compra de todas las unidades adquiridas en ese lote.
Descuento incremental: es aquel que, superada la frontera de descuento, produce una disminución sobre el precio de
compra de sólo aquellas unidades que superan la frontera de descuento.
Nº unidades Nº unidades
Descuento proporcional Descuento incremental
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