Tabla de Contenidos

1. ENTORNO DE EXCEL.............................................................................................................................. 3

1.1 INTERFAZ DE USUARIO DE EXCEL 2019......................................................................................................3

⯈ LA BARRA DE TÍTULO................................................................................................................................................ 3
⯈ BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO...................................................................................................... 3
⯈ LA CINTA DE OPCIONES............................................................................................................................................. 3
⯈ CUADRO DE NOMBRES.............................................................................................................................................. 4
⯈ BARRA DE FÓRMULA................................................................................................................................................. 4
⯈ ÁREA DE TRABAJO..................................................................................................................................................... 4
1.2 BACKSTAGE...................................................................................................................................................................... 4
1.3 ACCIONES EN UN LIBRO.................................................................................................................................................. 9
2. IMPORTACIÓN DE DATOS....................................................................................................................... 13

3. FORMATOS DE CELDAS........................................................................................................................... 16

3.1 FORMATOS DE FUENTE................................................................................................................................................ 16

3.2 FORMATOS DE ALINEACIÓN......................................................................................................................................... 17
3.3 FORMATOS DE NÚMERO.............................................................................................................................................. 17
3.4 FORMATO PERSONALIZADO........................................................................................................................................ 22
3.5 FORMATOS FECHA Y HORA........................................................................................................................................... 26

4. CONFIGURACIÓN DE HOJAS Y LIBROS PARA SU IMPRESIÓN................................................................29

4.1 CONFIGURACIÓN DE LA PÁGINA.................................................................................................................................. 30

4.2 ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.................................................................................................................................... 31
4.3 OPCIONES DE IMPRESIÓN............................................................................................................................................ 34

5. ENCUESTAS O SONDEOS DE OPINIÓN CON GOOGLE FORMS...............................................................37

5.1 CREAR UNA ENCUESTA EN GOOGLE FORMS................................................................................................................... 37

5.2 RESULTADOS DE UNA ENCUESTA EN GOOGLE FORMS................................................................................................... 42

6. BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................................................... 44

1
Tema 05

CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte
de la suite de Microsoft Office. Es considerado como una hoja de cálculo que permite trabajar
con datos numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos
aritméticos básicos y también aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar
funciones estadísticas.

Esta sesión proporciona información general sobre las nuevas características de Excel 2019 y
da a conocer al estudiante los elementos con que cuenta el entorno de la hoja de cálculo,
tipos de datos y múltiples formatos para elaborar aplicaciones ingresando datos
eficientemente y sobre todo presentar la aplicación adecuadamente, tanto para su
visualización e impresión.

CAPACIDAD
Gestiona datos en Ms Excel.

TEMÁTICA
1. Entorno de Excel

2. Importación de datos

3. Formatos a la celda

4. Configuración de hojas y libros para su impresión

5. Encuestas o sondeos de opinión con Google Form

2
1. ENTORNO DE EXCEL

Al abrir la aplicación de Ms Excel, la primera pantalla que se aprecia es la de inicio, en la cual es

posible crear un nuevo libro en blanco, pulsando en Libro en blanco.

1.1 Interfaz de usuario de Excel 2019

⯈ La Barra de título
Se encuentra en la parte superior del programa. Indica el nombre del archivo abierto.

⯈ Barra de herramientas de acceso rápido

Se encuentra en la parte superior izquierda. En ella pueden añadirse los comandos más
utilizados por el usuario.

⯈ La Cinta de opciones
Se ubica debajo de la barra de título y está agrupada en 3 niveles: Fichas, Grupos y
Botones de Comando.

Fichas

Botones de Grupos
comando

3
 ⯈ Cuadro de nombres
Muestra la celda o conjunto de celdas que se seleccionen. Permite también asignarles
un nombre específico a ellas.

⯈ Barra de fórmula
Puede ser utilizada para escribir las diferentes fórmulas que permitirán realizar cálculos.

⯈ Área de trabajo
Formado por el conjunto de celdas identificados por una letra y un número. La letra
representa la columna y el número la fila que pueda seleccionarse.

1.2 Backstage
Backstage es una vista de Ms. Excel que nos permite acceder a funciones importantes como
crear un nuevo libro, abrir uno existente, guardar, establecer propiedades en relación al
libro, etc. Está compuesta por dos paneles, el de la izquierda que contiene las funcione
principales y el de la derecha que muestra las opciones de la función que usted elija.

Se accede a ella luego de hacer clic en la Ficha Archivo.

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a. Inicio
Es la primera opción que permite utilizar una plantilla para la creación de un libro
según el tema requerido o iniciar desde uno en blanco.
También brinda un detalle de los últimos documentos trabajados en Ms Excel 2019.

b. Nuevo

Muestra desde un libro en blanco seguido de una serie de plantillas predefinidas con las
que se puede realizar un trabajo de manera más sencilla (inventarios, facturas,
calendarios, etc.)
Es posible también que desde aquí se puedan buscar plantillas en línea.

c. Abrir

Muestra las diferentes ubicaciones desde donde se puede acceder a libros elaborados
con anterioridad (Recientes, OneDrive, Computador, etc.)

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d. Información

Permite visualizar y/o editar las propiedades del libro, definir una clave de seguridad,
realizar una revisión previa del archivo, validar su compatibilidad, entre otros.

Para establecer detalles como Autor, Título, Asunto, Palabras clave, Categoría, Estado;
es decir aplicar propiedades al libro se debe realizar los siguientes pasos:

1. Hacer clic en Propiedades - Elegir la opción Avanzadas

2. Completar las casillas deseadas.

6
e. Guardar/Guardar como

Permite generar una copia de la información con las que se está trabajando, asignándole
un lugar específico que puede ser en el computador, en la nube (Onedrive), etc.

f. Imprimir

Muestra la hoja en una vista previa y da las opciones para establecer las
características de su impresión física.

g. Compartir

Permite realizar un trabajo colaborativo con otras personas a partir del libro creado.
En esta opción se puede detallar a qué personas se desea mostrar y/o brindarle
permisos de edición de la información ya sea por correo o a través de una
publicación.

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h. Exportar

Brinda la posibilidad de generar nuestro libro en otros formatos como txt, csv, entre
otros.

i. Publicar
Desde aquí puedes publicar su libro de cálculo en Power BI u otros servicios para
libros de cálculo. El requisito es iniciar sesión con su cuenta de Hotmail.

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 j. Opciones

Permite acceder a una serie de configuraciones avanzadas de Ms Excel como, por

ejemplo, habilitar o deshabilitar:

⯈ Revisar la ortografía mientras se escribe.

⯈ Guardar información de autorrecuperación cada cierto tiempo.
⯈ Impresión de alta calidad para gráficos.
⯈ Mostrar las barras de desplazamiento.
⯈ Modificar listas personalizadas.

1.3 Acciones en un Libro

a. Nuevo libro
Para abrir un nuevo libro en Excel, debe realizar los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la pestaña Archivo

2. Se despliegan las opciones del backstage, hacer clic en Nuevo

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 3. En la lista de opciones, seleccione Libro en blanco

Importante:
Ms. Excel 2019 nos brinda la posibilidad de utilizar una serie de plantillas ya listas y
predefinidas de acuerdo a una temática en particular, por ejemplo, presupuestos,
balances, inventarios, entre otros.

b. Guardar un libro
1. Hacer clic en la pestaña Archivo

1
 2. Se despliegan las opciones del Backstage, hacer clic en:
⯈ Guardar: cuando un archivo recién ha sido creado y desea guardarse o para
guardar las actualizaciones del archivo.
⯈ Guardar como: cuando un archivo recién ha sido creado o para guardar el archivo
con otro nombre, diferente ubicación o cambiar su tipo.

3. En la ventana que se muestra:

⯈ Seleccione la ubicación en la que guardará el archivo
⯈ Escriba el Nombre del archivo
⯈ Hacer clic en el botón Guardar

c. Exportar
1. Hacer clic en la pestaña Archivo

1
 2. Se despliegan las opciones del backstage, hacer clic en Exportar
3. Luego hacer clic en la opción Cambiar el tipo de archivo

4. Se muestran los tipos de archivo, seleccione el tipo que desea aplicar, por ejemplo:
plantilla

5. Si desea guardar en un tipo de archivo diferente a las opciones que se muestra, hacer
clic en Guardar como otro tipo de archivo

1
 6. Se muestra el explorador de archivos, desplegar las opciones de Tipo, seleccione el
tipo de archivo que desea guardar

7. El archivo se guarda con el nuevo tipo de archivo.

2. IMPORTACIÓN DE DATOS

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras
aplicaciones, para lo cual es necesario importar los datos a través de una secuencia de pasos.

EJERCICIO: Se tiene el archivo Inventario de una Farmacia.txt, el cual debe ser importado al Excel
para su proceso.

1
1. Seleccione la ficha Datos y elija en el grupo Obtener y transformar datos, la opción Desde
el texto/CSV.

Importante:
También puede elegir el botón Obtener datos – Desde un archivo – Desde el texto/CSV.

2. Ubique el archivo a importar. Ejemplo: Inventario de una Farmacia.txt y hacer clic en Aceptar.

3. En la ventana siguiente, se muestran los datos de acuerdo a una serie de características. Para
importar elija la opción Cargar

1
4. El resultado es:

Importante:
Al importar los datos, se utilizó la opción Cargar, sin embargo existen 02 opciones
adicionales:
a. Cargar en: A través de la cual se puede elegir cómo
se desea ver los datos: en una tabla, gráfico
dinámico, etc. así como seleccionar dónde se
ubicarán los datos una vez importados.

1
 b. Transformar datos: Permite que los datos se importen en un Editor de Power Query
para realizar diferentes procesos a nivel avanzado.

3. FORMATOS DE CELDAS

Aplicar formatos a las celdas se entiende como definir un conjunto de características que
afectan la apariencia de las celdas y su contenido.

Las opciones a través de las cuales se establecen los formatos de celdas se encuentran en los
grupos: Fuente, Alineación y Número de la Ficha Inicio de la Cinta de Opciones.

3.1 Formatos de Fuente:

A través del grupo Fuente se puede cambiar el tipo de letra de los datos de una celda, su
tamaño, estilo y color.

Es posible acceder a más opciones seleccionando el iniciador de cuadro de diálogo de

dicho grupo:

1
3.2 Formatos de Alineación:
Permite asignar formato a los datos de las celdas a fin de que queden alineados u
orientados de una forma determinada.

Es posible acceder a más opciones seleccionando el iniciador de cuadro de diálogo de

dicho grupo:

3.3 Formatos de Número:

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la
celda.

1
EJERCICIO:

Aplicar formatos de fuente, alineación y número para los datos del Inventario de una Farmacia.

La vista final debe mostrarse así:

1
1. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B2:I2
a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B2:I2)

b. Elegir la opción Combinar y centrar de grupo Alineación – Ficha Inicio

c. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 16, estilo negrita,
color rojo oscuro y borde exterior grueso.

2. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B4:I19

a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B4:I19)

1
 b. Elegir la opción Todos los bordes de grupo Fuente.

c. Elegir del grupo Alineación, la opción Centrar el contenido.

3. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B4:I4

a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B4:I4)

2
 b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 10, estilo negrita,
relleno color azul, énfasis 5, claro 60%.

4. Aplicar formatos de celda al rango de celdas B5:I19

a. Seleccionar el rango de celdas indicado (B5:I19)

b. Elegir del grupo Fuente, las opciones Fuente Arial Narrow, tamaño 10.

2
5. Aplicar formatos de celda al rango de celdas G5:G19 e I5:I19
a. Seleccionar los rangos de celdas indicados (G5:G19 e I5:I19)

b. Elegir del grupo Número, la opción de Formato de Número de Contabilidad: S/. Español
(Perú).

3.4 Formato Personalizado:

Excel provee una gran cantidad de formatos, pero es posible que en algún momento se
necesite alguno que no esté disponible en los estándares predefinidos de la hoja de
cálculo. Para cubrir esta necesidad se dispone de una opción que permite crear
formatos personalizados.

Para acceder es necesario seguir los siguientes pasos:

2
1. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Número.

2. Elegir la categoría Personalizada.

3. Definir el formato que se desea.

Ejercicio:
En los siguientes datos, definir el Cód. de Medicina con 5 caracteres, como se aprecia
en la vista:

1. Seleccionar el rango de datos de la columna Cód. de Medicina.

2
2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo, elegir la categoría Personalizado y
establecer el formato 00000. Luego, Aceptar.

Considerar:
En algunas ocasiones se requiere combinar textos y números como datos en una celda.
Esta situación genera que la celda no se considere como un dato numérico, lo cual
ocasiona inconvenientes al momento de realizar operaciones. Para ello es necesario
definir un formato personalizado.

Ejemplo:

Se tienen unas cantidades especificadas solo en números y se desea añadir en cada

una, la palabra caja y que la celda siga siendo considerada como un valor numérico.

2
 1. Seleccionar los datos a modificar.

2. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Número.

3. Elegir la categoría Personalizado y en el tipo escribir después del texto mostrado por
defecto la palabra “caja”

4. Se puede comprobar al seleccionar alguna de las celdas que en la barra de fórmulas

se sigue mostrando sólo la cantidad, ello indica que el valor de la celda es numérico y
es posible realizar alguna operación con normalidad.

2
3.5 Formatos fecha y hora
Las fechas y horas son un tipo de dato muy común en Excel, por lo que es importante
conocer cómo escribirlas y aplicarles un formato específico.

1. Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guión para separarlos,
por ejemplo: 16/07/2010 o 16-julio-2010. Excel reconocerá esto como una fecha.
2. Para escribir una hora, escribe los números, luego un espacio y "a" o "p": por
ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe como 9: 00 p.m.

Descripción del Formato para las fechas.

Símbolo Significado
d Día en uno o dos dígitos (1-21)
dd Día en dos dígitos (01-21)
ddd Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dom)
dddd Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)
m Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)
mm Mes en dos dígitos (02 – 12)
mmm Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)
mmmm Mes con nombre completo (enero-febrero-marzo…..)
aa Año con dos dígitos (08-04-16)
aaaa Año con cuatro dígitos (08-04-2016)

2
 Ejercicio de Fecha:
⯈ Se tiene la fecha 28 de julio del 2020, ¿en qué formatos se puede mostrar?

1. Para 28/07/20  El formato es: dd/mm/yy

2. Para 28-07-20  El formato es: dd-mm-yy
3. Para 28-jul-20  El formato es: d-mmm-yy
4. Para 28 de julio de 2020  El formato es: d "de" mmmm "de" yyyy
5. Para martes, 28 de julio de 2020  El formato es: fecha larga

Para acceder a estos formatos, se debe seguir los pasos:

a. Seleccionar la fecha ingresada.

b. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Número.

c. Elegir la categoría Fecha, seleccionar el tipo deseado y luego Aceptar.

Importante:
Si el tipo que se requiere no se encuentra, elegir la Categoría Personalizado.

2
Ejercicio de Hora:
⯈ Se tiene la hora 09:00 p.m., ¿en qué formatos se puede mostrar?

1. Para 09:00:00 p.m.  El formato es: h:mm:ss AM/PM

2. Para 21:00  El formato es: h:mm
3. Para 21:00:00  El formato es: h:mm:ss

Para acceder a estos formatos, se debe seguir los pasos:

a. Seleccionar la hora ingresada.

b. Hacer clic en el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Número.

c. Elegir la categoría Hora, seleccionar el tipo deseado y luego Aceptar.

2
 Importante:
Si el tipo que se requiere no se encuentra, elegir la Categoría Personalizado.

4. CONFIGURACIÓN DE HOJAS Y LIBROS PARA SU IMPRESIÓN

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2019 permite modificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página,
tamaño del papel, entre otras.

2
4.1 Configuración de la página
En la ficha Disposición de Página, Grupo Configurar Página, encontramos las siguientes
opciones:

1. Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de

las hojas.
2. Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma
horizontal.
3. Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para la
hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar para los diversos documentos.
4. Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.
5. Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta
encima y a la izquierda de la selección.
6. Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
7. Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada en cada
página impresa.

Para definir varias propiedades en un solo proceso, es recomendable hacer clic en el

iniciador de cuadro de diálogo:

Y en la ventana Configurar Página, establecer la orientación del papel, su tamaño.

3
 En la pestaña Márgenes, pueden definirse a criterio.

4.2 Encabezado y pie de página

Un encabezado es una línea o un bloque de texto impreso en la parte superior de cada
página. Un pie de página es una línea o bloque de texto impreso en la parte inferior de
cada página.

Para crear un encabezado y pie de página realiza lo siguiente:

a. Encabezado:
1. Selecciona la Ficha Insertar.
2. En el grupo Texto, hacer clic en la opción Encabez. Pie pág.

3
3. En la vista Diseño de Página que se muestra a continuación, selecciona la
ubicación para el encabezado. Ejemplo:
- Sección izquierda: inserte el logo de UCV (usar botón Imagen)
- Sección centro: en blanco
- Sección derecha: inserte el texto Centro de Informática y Sistemas (CIS)

Si la imagen insertada es muy grande, utilizar el botón Dar formato a la imagen para
adaptarla a lo requerido.

3
 El resultado será:

b. Pie de página:

Para insertar un pie de página, desplazarse hacia la parte inferior de la hoja y hacer clic
en la sección que deseas trabajar.

Ejemplo: En la sección centro del pie de página, escribe lo siguiente:

3
 El resultado será:

4.3 Opciones de Impresión

a. Establecer áreas de impresión

Con esta herramienta se selecciona la información que se desea imprimir. Para ello debes
seguir los siguientes pasos:

1. Selecciona el área para imprimir. Ejemplo: B5:I22

3
2. Elija la ficha Disposición de página
3. Hacer clic en el botón Área de impresión
4. Clic en Establecer Área de impresión

b. Borrar áreas de impresión

1. Elija la ficha Disposición de página

2. Clic en el botón Área de impresión
3. Clic en Borrar área de impresión

3
c. Vista previa de impresión e imprimir

La vista preliminar permite ver los saltos de página, márgenes y el formato de la hoja antes
de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente manera:

1. Selecciona el botón Vista previa de impresión e imprimir de la barra de

herramientas de acceso rápido.

Si la información se aprecia correctamente, entonces proceder a configurar las

opciones de impresión. De lo contrario deberá modificar según requerimiento.

2. Las principales opciones se mencionan a continuación:

⯈ Copias: Indica el número copias a imprimir.
⯈ Impresora: Desde esta opción, selecciona la impresora a utilizar.
⯈ En la sección de Configuración se tiene:
- Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir como
- Imprimir todo el libro: Permite imprimir todas las hojas del archivo
- Imprimir selección: Permite imprimir solo las celdas seleccionadas
- Páginas: Para definir las páginas a imprimir.
- Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.
- Orientación: Establece la orientación si es vertical y horizontal.
- Tamaño: Especifica el tamaño del papel.
- Márgenes: Establece desde aquí los márgenes.
- Escala: Indica la escala respectiva.

3
 Terminada la configuración puede hacer un clic en el botón Imprimir.

5. ENCUESTAS O SONDEOS DE OPINIÓN CON GOOGLE FORMS

Google Forms; también conocido como Formularios de Google, es una aplicación en línea y
gratuita, que nos permite elaborar diferentes tipos de encuesta de acuerdo a nuestras
necesidades.

5.1 Crear una encuesta en Google Forms

Para hacer una encuesta en Google Forms (Formularios de Google) debemos seguir los
siguientes pasos:

1. Ingresa a la web de Formularios de Google: https://docs.google.com/forms/u/0/

2. Iniciar la sesión con una cuenta de Gmail. De no tener debe crearse una.

3. Escribir la contraseña.

3
4. Google Forms le muestra algunas plantillas disponibles para elegir entre ellas o iniciar
un formulario en blanco.

5. Colocar el nombre a la encuesta y una breve descripción.

6. Escribir las preguntas de la encuesta.

Es importante tener presente que de acuerdo a las preguntas es posible seleccionar el

tipo de respuestas.

3
7. Para agregar más preguntas, eliminar o configurar que una pregunta sea respondida
obligatoriamente, hacer clic en las opciones:

Duplicar
Eliminar Obligatoriedad

También Google Forms te brinda opciones adicionales para:

Añadir una pregunta

Importar preguntas de un archivo Añadir título y descripción
Añadir imagen Añadir video Añadir sección

8. Una vez insertadas todas las preguntas de la encuesta es posible personalizar el

diseño de la encuesta.

Se puede seleccionar una imagen como cabecera de la encuesta, un color del tema,
de fondo.

3
9. Si se desea obtener una vista previa de la encuesta elegir la opción:

10. Luego de verificar que la encuesta esté correctamente definida, se procede a configurar
el funcionamiento de la misma:

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a. Pestaña General:

b. Pestaña Configuración

11. Finalizadas las configuraciones, dar click en Enviar y elegir entre las opciones
disponibles.

a. Una encuesta en Google Forms puede ser enviado por correo a cada una de las
personas que se desee encuestar:

4
 b. Otra forma de aplicar la encuesta es compartiendo un link:

5.2 Resultados de una encuesta en Google Forms

Google Forms nos permite ver las respuestas de la encuesta de una forma muy
dinámica y gráfica. Para ello se debe realizar los siguientes pasos:

1. Ingresar a Google Forms.

2. Abrir la encuesta:

4
3. Elegir la pestaña Respuestas.

4. Puede obtener la data de respuestas en Excel. Dar clic en el icono de Excel:

5. De la ventana que se muestra, asignar un nombre a la hoja de cálculo y luego elegir

la opción Crear.

6. Finalmente se obtendrá la información completa.

4
6. BIBLIOGRAFÍA

⯈ Delgado, J. M. (2019). Office 2019. España: Anaya Multimedia.

⯈ Peña Pérez, R. (2020). Office 2019 - Office 365. España: Altaria.

⯈ Peña, Rosario y otros. (2020). Office 2019 vs Office 365. España: Altaria.

⯈ Valentín, H. (2020). Excel 2019 Paso a Paso. Estados Unidos: Valentinbook Publishiing.

⯈ Yescas, L., & Monsalve, L. (2020). Excel 2019 - Excel 365. España: Altaria.

LINKOGRAFÍA
⯈ https://www.plandemejora.com/como-crear-una-encuesta-con-google-forms/
⯈ https://www.google.com/intl/es-419_pe/forms/about/