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vida laboral
Siempre seguro

ABECÉ de afiliación
para estudiantes
Contenido
1 Pasos para afiliar estudiantes en práctica
1.1 Para tener en cuenta
2 Envíos masivos en archivo plano
3 Novedades de estudiantes
3.1 Para tener en cuenta
Proceso de
afiliación para
estudiantes
 1 Pasos para
afiliar estudiantes
en práctica
Ahora nuestras empresas afiliadas pueden
ingresar sus estudiantes en práctica a través de
nuestro portal web www.colmenaseguros.com
en la opción oficina virtual.

Sigue estos simples

pasos para afiliar a
tus estudiantes en
práctica:
1. Ingresa a www.colmenaseguros.com
2. Da clic en la opción “Oficina virtual”
3. Ingresa al módulo “Trabajador independiente”
4. Haz clic en la opción “Registro”
5. Ingresa los campos: tipo de identificación, número de identificación y
sede. La sede corresponde al lugar físico o locación donde el trabajador en
práctica desarrollará su actividad. Es importante tener presente que el
centro de trabajo ya debe estar creado.
 6. Ingresa todos los campos en el formulario para completar y finalizar el
registro del estudiante.

Para identificar con exactitud a los estudiantes de la empresa ten en cuenta la siguiente
información:

a. Marca en el campo “Tipo Cotizante” la opción “Estudiantes Decreto

055 de 2015”.
b. Marca en el campo “Tipo Subcotizante” la opción “No Definido”.
c. Marca en el campo “Modalidad” la opción “Voluntario”.
 7. Una vez finalices exitosamente el proceso de afiliación del estudiante, se
puede generar el soporte de la novedad en formato PDF; de igual manera
en el menú Reportes/Trabajador independiente/Constancia de afiliación,
puedes generar la certificación personalizada.

1.1 Ten en cuenta:

Las empresas afiliadas pueden realizar envios masivos diligenciando el
archivo plano desde nuestro portal ingresando en la opción: “Envío masivo de
novedades de trabajador independiente” haciendo clic en el link “Conoce
cómo hacerlo”.

Es importante especificar “Estudiante Decreto 055” en el campo Tipo de

cotizante para identificar con exactitud los estudiantes afiliados a la empresa.

Tipo de Cotizante Subtipo de cotizante Modalidad

(Obligatorio) (Obligatorio) (Obligatorio)

Estudiante Decreto 055 No definido Voluntario

 2 Beneficios
para la empresa
al realizar envíos
masivos a través
del archivo plano:
1. Ahorro de tiempo al realizar un solo envío con registro de estudiantes.
2. Radicación en línea de cada uno de los estudiantes.
3. Validación de las inconsistencias con posibilidad de corrección y
reproceso en línea.
4. Generación de reportes.
5. Generación de formularios de afiliación.
6. Seguimiento al estado de cada envío.

Recuerda que este archivo puede ser generado por el sistema de nómina de la empresa y/o cualquier otra
herramienta que genere archivos planos, minimizando el error en el momento de digitación.
En caso de presentarse inconsistencias, comunícate con nuestra Línea Efectiva: Bogotá 401 0447; Medellín
444 1246; Cali 403 6400; Barranquilla 353 7559 y otras ciudades 018000-9-19667. Allí recibirás la asesoría
necesaria para la corrección de la información.
 3 Novedades
de estudiantes
A través de nuestro portal web, nuestras empresas afiliadas pueden realizar, por cada
estudiante, las siguientes novedades:

1. Ampliación de fin de vigencia contractual.

2. Cambio de AFP.
3. Cambio de EPS.
4. Cambio de fecha de nacimiento.
5. Cambio IBC.
6. Cambio de número de identificación.
7. Cambio de nombres.
8. Cambio de sede.
9. Cambio de género.
10. Retiro.

Además, nuestras empresas afiliadas pueden realizar ingresos y retiros masivos de sus
estudiantes afiliados.

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vida lab o
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Siempre se
3.1 Ten en cuenta:
Existen una serie de novedades que requieren validación y análisis especial, el cual no se
puede realizar de manera virtual. Por esto y por la seguridad en el manejo de la
información de nuestros clientes, las siguientes novedades no se encuentran habilitadas
en nuestro portal web:

1. Anulación de afiliaciones: Esta novedad solo aplica si la anulación se

realiza el mismo día del inicio de vigencia. Es importante tener en cuenta
que si por error se anula una afiliación, el trabajador queda sin cobertura
ese día y debe ser ingresado al día siguiente.
2. Cambio en las fechas de inicio de vigencia: Asegurando la cobertura de
accidentes y enfermedades laborales que los estudiantes de nuestras
empresas afiliadas puedan tener, Colmena Seguros garantiza que las
novedades sean aplicadas durante el mes de vigencia.
3. Retiros retroactivos: Asegurando la cobertura de accidentes y
enfermedades laborales que los estudiantes de nuestras empresas
afiliadas puedan tener, Colmena Seguros garantiza que las novedades
sean aplicadas durante el mes de vigencia.
4. Cambio en el nivel de riesgo de la actividad económica: El nivel de riesgo
está directamente relacionado con la actividad económica, por tanto
cualquier cambio en el nivel de riesgo afectará la clasificación de la
actividad económica marcada para el centro de trabajo.
5. Consulta de incapacidades: Las incapacidades son consideradas como
información confidencial, por lo tanto, solo pueden ser consultadas por el
estudiante.

En el momento en que nuestras empresas afiliadas requieran tramitar alguna de las novedades
anteriormente citadas, lo pueden hacer a través de nuestra Línea Efectiva: Bogotá 401 0447, Medellín 444
1246, Cali 403 6400, Barranquilla 353 7559 y otras ciudades 018000-9-19667, allí daremos respuesta a tu
solicitud en menos de 24 horas.