MATRIZ TUTORIA EN SITIO ADMINISTRADORES ATIMASA

AV 6 DE DICIEMBRE
TUTOR: GERARDO VELEZ PAZ UBICACIÓN:
WILLIAM HUNGRIA
EDS: 6 de Diciembre ha
Friday, June 3, 2022
GERENTE EESS: CINTHYA DANIELA VILLAREAL CHI FECHA:

TIEMPO DE SERVICIO: 16H00 HORA VISITA: 8:30 AM

Categoria # Temas Actividades a Cubrir Tiempo Observaciones

* Conocimiento General de los equipos de la Se realizo reconocimiento de equipos de pista y tienda, Se explica
1 Equipos Estacion de servicio Pista. 0:30 como tomar el tiempo de uso del generador. Se recomieneda colocar
* Generador, Compresor y Bombas diesel al Generador

* Partes de Un tanque de Combustible.

* Manholes y sus Partes , Se verico manhole de Diesel, se identifican partes de manholes y
1.1 Tanques Combustible * Descarga 0:30 bombas sumergibles
* Medicon de Tanques de Combustible

Ingenieria Se explica funcionamiento del dispensador y sus consumibles, se

* Funcionamiento de Un dispensador
explica como identificar swivel con daños y su reporte a ingenieria.
1.2 Dispensadores * Partes de un dispensador 0:15 Realizar seguimiento a dispensadores para que siempre esten en
* Consumibles funcionamiento

* Revision de equipos a Reportar.

* Ingreso de Ordenes al SOT Se explica importancia de verificar los trabajos de ingenieria
1.3 Reportes A Ingenieria * Revision de trabajos realizados en estacion. 0:15 realizados, Realizar seguimiento a los trabajos realizados y
solicitudes por Garantia,
* Seguridad Proveedores Ingenieria.

* Indica cada uno de los elementos de la estacion.

estaciones de servcio Imagen e iluminacion. Se pone en conocimiento de cada elemento de la estacion, se
2 Imagen * Pizarra de precios, Site Name, Poll sign, 0:20 verifica en sitio funcionamiento de los mismo, se ubica tablero
Marketing * Flag Sign,Cenefas, electrico y se confirma que conozca donde se prende cada elemento.
* Spreeders, Monolitos,etc.

* Analisis de Cuadro de ventas, plan y cumplimiento Se verifico Ventas, se realizo analisis de cuadro de ventas con
3 Ventas de objetivos . 0:30 administradora se Explico el mix y como obtenerlo.

* Explicar que es un Kpi.

* Explique Kpi´s Para evalaucion de Rendimiento.
3.1 Kpi * Indicar los Kpi mediante por los que se evalua. 0:30 Se explico Kpi, se identificaron los Kpi que son necesarios cumplir
*Ventas, Ventas Super, Variaciones,Gastos

* Explicar elaboracion de horarios. Se explico elaboración de horarios, asignacion de turno y revision de

3.2 Horarios * Manejo de horarios estrategicos, según horas 0:30 horas extras en herramienta eva.
calientes.
* Explicar elaboracion de plan Comercial. Se reforzo elaboracion de plan comercial eds debera presentar plan
3.3 Plan Comercial * Explicar zona comercial y su influencia. 0:30 comercial en el mes de julio
* Explicar Politica manejo de caja chica, gastos Se reforzo politica de manejo de caja chicha, se Explico niveles de
3.4 Caja Chica * Cuentas para asignacion de gastos Caja Chica 0:30 autorizacion para gastos de caja chica.

Operación Se realizo descarga de Combustible con adminsitradora.

* Explicar Procediemiento descarga de combustible.
Se explico llenado de Formato de Descarga segura.
3.5 Descarga Combustible * Explicar controles en la descarga de combustible. 1:00 Se explica toma de muestras de tanquero y procediemiento
* Seguridades durante la descarga. de Descarga. Se ejecuta descarga con Adminsitradora

* Explicar cuadro de variaciones.

* Explicar analisis de variaciones
Se explico revision e ingreso de variaciones, como realizar
3.6 Variaciones * Reconciliacion de Inventario 1:20 conciliaciones en mi agenda y revisiones de posibles fugas
* Explicar procedimiento a seguir por variaciones
altas.

* Explicar permisos obligatorios en estacion

* Revisar Carpeta de permisos Se verifico permisos en estacion, se indica importancia de atencion a
3.7 Permisos * Informe de Novedades permisos. mail 0:30 Autoridades. Se indica procedimiento de Reporte de visita de
* Explicar procedimiento a seguir por visita de autoridades.
autoridades.

* Variaciones C-Store
3.8 C-store * Analisis Variaciones C-Store 0:30 SN
* Procedimientos Accesos Movilway
* Explicar Procedimiento manejo de efectivo
Se verifico el cumplimiento de los arqueos en pista para evitar
4 Manejo de Efectivo * Control de efectivo y Montos permisibles 0:15 jineteos de dinero
* Arqueos Transportadora

Control Interno * Explicar Manejo de Inventarios .

4.1 Inventarios * Explicar manejo de Inventario Pista Lubs y 0:30 SN
Promociones.
* Revisar informe de Control Interno,
42 Informe de Control Interno * Explicar puntos de informe 0:30 SN

* Reglamento Interno
* Explicar procediemiento de manejo de faltas
disciplinarias
5 Sanciones * Explicar Procedimiento para desvinculcion de 0:20 SN
personal
* Explicar Tipos de sanciones
* Visto bueno
RR.HH
* Indicar importancia de contar con informacion
5.1 Informacion Colaboradores actualizada de colaboradores. 0:15 S/N

* Explicar importancia de areas de colaboradores

* Zona Feliz
5.2 Benficios * Cartelera 0:15 SN
* Clave portal Colaboradores

* Explicar Importancia de conocer su area de

Influencia
6 Zona Comercial * Indicar estartegias a utilizar para captar clientes 0:20
Ventas creditos
Corporativas * Explicar conversion de clientes efectivo a credito

Formatos Ventas * Explicar sobre formatos, forma de llenar,

6.1 Coorporativas consultas de clientes, etc 0:20
7 Compras Suministros * Pedido suministro Coupa 0:15 Administradora conoce uso de herramienta
Compras
7.1 Iniciativas de Ahorro * Explicar control y manejo de suministros. 0:15 Sin novedad
* Explicar politica de seguridad
Se dio a conocer la politoca de seguridad, y el reglamento de
8 Politica * Reglamento de Seguridad 0:20 seguridad, se indica procediemiento de manejo de incidentes.
* Comunicación y manejo de incidentes.

* Revisar seguridades de estacion con Adm,

Importancia de apertura y cierres, Se constato utilizacion de claves, se recomienda solicitar cambio de
8.1 Alarmas * Claves sistema contra incendio 0:20 clave de acceso
* Claves apertura oficina

* Explicar y dar a conocer equipos Criticos.

* Explicar check list de equipos criticos. Se explico importancia de realizar check list de equipos criticos esta
8.2 Equipos Criticos 0:30
Seguridad * Implementos de seguridad tienda, escaleras, se debera ejecutar mensualmente
protecciones.
* Explicar check list Generador, Compresor
8.3 Check List seguridad * Explicar check list Jefes de Pista 0:20 Se realizo en sitio con administardora el check list

* Formato reporte de siniestro, accidentes y activos

Se explica importancia de cumplir con las charlas semanales en mi
8.4 Formatos Seguridad fijos. 0:20 agenda
* Formato Charlas 5 min.

* Formatos requeridos consultora ambiental Psi.

8.5 Ambiental * Plan de Manejo Ambiental 0:30 SN

* Explicar practicas de Bpm,

9 Manejo de Alimentos * Check list BPM 0:45 Estacion esta proxima a Certificacion NSF .

BPM * Explicar seguridad alimentaria

SE debe buscar un lugar donde almacenar Promociones de pista
9.1 Seg Alimentaria * Higiene personal 0:45 ( aguas )
* Control de Plaga

* Explicar cierre de caja conciliaciones, tiempos de

Cierres de caja ejecucion Se explico importancia de cumplir con los procesos en los tiempos
10 Conciliaciones *Analis de conciliaciones card plus 0:30 indicados
Administracion
* Estándar de oficina
10.1 Orden y estándar de oficina * Carpetas 0:30 OK
*

Tiempo Estimado Tutoria 15:45

FIRMA GERENTE DE ESTACIÓN DE SERVICIO FIRMA GERENTE TUTOR

 MATRIZ TUTORIA EN SITIO ADMINISTRADORES ATIMASA

TUTOR: GERARDO VELEZ PAZ UBICACIÓN: LOS RIOS Y LUQUE

RAMON TUMBACO
EDS: REMBRANT ZONA / TM:
Monday, December 2, 2019
GERENTE EESS: LORENA ESPINOZA FECHA:

TIEMPO DE SERVICIO: 12:55 HORA VISITA: 1:00 PM

Categoria # Temas Actividades a Cubrir Plan de Accion Responsable

* Conocimiento General de los equipos de la 1.- Solicitar mensualmente el check List
1 Equipos Estacion de servicio Pista. de Generador y Compresor
* Generador, Compresor y Bombas 2.- Solicitar 1 Vez al mes la revision de
sellos de dispensadores y consumibles
* Partes de Un tanque de Combustible. del dispensador, afin de evitar multas por
* Manholes y sus Partes , sello rotos y equipos averiados.
1.1 Tanques Combustible
* Descarga
* Medicon de Tanques de Combustible
Ingenieria R.Tumbaco
* Funcionamiento de Un dispensador
1.2 Dispensadores * Partes de un dispensador
* Consumibles

* Revision de equipos a Reportar.

* Ingreso de Ordenes al SOT
1.3 Reportes A Ingenieria
* Revision de trabajos realizados en estacion.
* Seguridad Proveedores Ingenieria.
1.- Realizar junto con Administrdor check
* Indica cada uno de los elementos de la estacion. ist de Imagen. Verificar compresion y
estaciones de servcio Imagen e iluminacion. conocimeinto de elementos de imagen.
2 Imagen * Pizarra de precios, Site Name, Poll sign, 2.- Realizar inspeccion de estacion y
Marketing * Flag Sign,Cenefas, verificar imagen de la estacion R.Tumbaco
* Spreeders, Monolitos,etc.

* Explicar check list imagen,

2.1 Check List Imagen
* Verificar elementos , Jardines
* Analisis de Cuadro de ventas, plan y cumplimiento
3 Ventas
de objetivos . 0:30

* Explicar que es un Kpi.

* Explique Kpi´s Para evalaucion de Rendimiento.
3.1 Kpi
* Indicar los Kpi mediante por los que se evalua. 0:30
*Ventas, Ventas Super, Variaciones,Gastos

* Explicar elaboracion de horarios.

3.2 Horarios * Manejo de horarios estrategicos, según horas 0:30
calientes.
* Explicar elaboracion de plan Comercial.
3.3 Plan Comercial
* Explicar zona comercial y su influencia. 0:30
* Explicar Politica manejo de caja chica, gastos
3.4 Caja Chica
* Cuentas para asignacion de gastos Caja Chica 0:30

Operación * Explicar Procediemiento descarga de combustible.

3.5 Descarga Combustible * Explicar controles en la descarga de combustible. 1:00
* Seguridades durante la descarga.

* Explicar cuadro de variaciones.

* Explicar analisis de variaciones
3.6 Variaciones * Reconciliacion de Inventario 1:20
* Explicar procedimiento a seguir por variaciones
altas.

* Explicar permisos nobligatotios en estacion

* Revisar Carpeta de permisos
3.7 Permisos * Informe de Novedades permisos. mail 0:30
* Explicar procedimiento a seguir por visita de
autoridades.

* Variaciones C-Store
3.8 C-store * Analisis Variaciones C-Store 0:30
* Procedimientos Accesos Movilway
* Explicar Procedimiento manejo de efectivo
4 Manejo de Efectivo * Control de efectivo y Montos permisibles 0:15
* Arqueos Transportadora

Control Interno * Explicar Manejo de Inventarios .

4.1 Inventarios * Explicar manejo de Inventario Pista Lubs y 0:30
Promociones.
* Revisar informe de Control Interno,
42 Informe de Control Interno
* Explicar puntos de informe 0:30

* Reglamento Interno
* Explicar procediemiento de manejo de faltas
disciplinarias
5 Sanciones * Explicar Procedimiento para desvinculcion de 0:20
personal
* Explicar Tipos de sanciones
* Visto bueno
RR.HH
* Indicar importancia de contar con informacion
5.1 Informacion Colaboradores
actualizada de colaboradores. 0:15

* Explicar importancia de areas de colaboradores

* Zona Feliz
5.2 Benficios
* Cartelera 0:15
* Clave portal Colaboradores

* Explicar Importancia de conocer su area de

Influencia
6 Zona Comercial * Indicar estartegias a utilizar para captar clientes 0:20
Ventas creditos
Corporativas * Explicar conversion de clientes efcetivo a credito

Formatos Ventas * Explicar sobre formatos, forma de llenar,

6.1
Coorporativas consultas de clientes, etc 0:20
7 Compras Suministros * Pedido suministro Eva 0:15
Compras
7.1 Iniciativas de Ahorro * Explicar control y manejo de suministros. 0:15
* Explicar politica de seguridad
8 Politica * Reglamento de Seguridad 0:20
* Comunicación y manejo de incidentes.

* Revisar seguridades de estacion con Adm,

Importancia de apertura y cierres,
8.1 Alarmas
* Claves sistema contra incendio 0:20
* Claves apertura oficina

* Explicar y dar a conocer equipos Criticos.

* Explicar check list de equipos criticos.
8.2 Equipos Criticos 0:30
Seguridad * Implementos de seguridad tienda, escaleras,
protecciones.
* Explicar check list Generador, Compresor
8.3 Check List seguridad
* Explicar check list Jefes de Pista 0:20
* Formato reporte de siniestro, accidentes y activos
8.4 Formatos Seguridad fijos. 0:20
* Formato Charlas 5 min.

* Formatos requeridos consultora ambiental Psi.

8.5 Ambiental
* Plan de Manejo Ambiental 0:30

* Explicar practicas de Bpm,

9 Manejo de Alimentos
* Check list BPM 0:45
BPM * Explicar seguridad alimentaria
9.1 Seg Alimentaria * Higuiene personal 0:45
* Control de Plaga
 MATRIZ TUTORIA EN SITIO ADMINISTRADORES ATIMASA

Panamericana Norte Km 14
TUTOR: GERARDO VELEZ PAZ UBICACIÓN:
WILLIAM HUNGRIA
EDS: PanaNorte ZONA / TM:
Tuesday, September 24, 2019
GERENTE EESS: Miguel Rondal FECHA:

TIEMPO DE SERVICIO: 10:30 HORA VISITA: 8:30 AM

Categoria # Temas Actividades a Cubrir Tiempo Observaciones

* Conocimiento General de los equipos de la
Retroalimentacion de los equipos de la estacion. Se recomienda
1 Equipos Estacion de servicio Pista. 0:30 realizar chequeo mensual y equipos de estacion.
* Generador, Compresor y Bombas
* Partes de Un tanque de Combustible.
Se reviso manholes de tanques, no se evidencia existencia de pozos
1.1 Tanques Combustible * Manholes y sus Partes , 0:30 de monitoreo, se recomienda realizar chequeo
Ingenieria * Descarga y Medicion.
* Funcionamiento de Un dispensador
Se reviso dispensadores , funcionamiento y partes, se intruye en
1.2 Dispensadores * Partes de un dispensador 0:15 revision mensual de sellos de arch
* Consumibles
* Revision de equipos a Reportar.
1.3 Reportes A Ingenieria
* Explicar prioridad al reportar daño de equipos. 0:15 S/N

* Indica cada uno de los elementos de la estacion.

estaciones de servcio Imagen e iluminacion.
2 Imagen * Pizarra de precios, Site Name, Poll sign, 0:20 S/N
Marketing * Flag Sign,Cenefas,
* Spreeders, Monolitos,etc.

* Explicar check list imagen,

2.1 Check List Imagen
* Verificar elementos , Jardines 0:15 S/N

* Analisis de Cuadro de ventas, plan y cumplimiento Se explico formato de ventaa diarias, analisis del mix estrategias para
3 Ventas
de objetivos . 0:30 incrementar ventas. Analisis del formato y acciones correctivas.

* Explicar que es un Kpi.

* Explique Kpi´s Para evalaucion de Rendimiento.
3.1 Kpi
* Indicar los Kpi mediante por los que se evalua.
*Ventas, Ventas Super, Variaciones,Gastos
Se reviso Kpi que son evaluados para pago de Bonificacion,
0:30 e indico las nuevas evaluaciones a realizar a su colaboradores de
desempeño basado en lo aprendido.

* Explicar elaboracion de horarios.

Se realizo ejercio para verificar carga horaria de colaboradores a fin
3.2 Horarios * Manejo de horarios estrategicos, según horas 0:30 no recargar pago de horas extras.
calientes.
* Explicar elaboracion de plan Comercial. Se revisa Plan Comercial actual, Se explico zona de influencia y los
Operación 3.3 Plan Comercial
* Explicar zona comercial y su influencia. 0:20 beneficios .

3.4 Caja Chica * Explicar Politica manejo de caja chica, gastos 0:20 Se reviso manejo y procedimiento de caja y gastos de caja chica.

* Explicar Procediemiento descarga de combustible. Se realizo Refuerzo de Procediemiento, Adm tiene conocimientos de
los procedientos de descarga.
3.5 Descarga Combustible * Explicar controles en la descarga de combustible. 0:20 Se reforzo medicion en tanquero y de varilla de tanquero,
* Seguridades durante la descarga. comparacion con tabla de calibracon de tanquero

* Explicar cuadro de variaciones.

* Explicar analisis de variaciones
Se realizo Analisis de variaciones en sitio, se reviso Variacion alta de
3.5 Variaciones * Reconciliacion de Inventario 0:30 Super, Se Explico Procediemiento de de variaciones altas.
* Explicar procedimiento a seguir por variaciones
altas.

* Explicar Procedimiento manejo de efectivo

4 Manejo de Efectivo * Control de efectivo y Montos permisibles 0:15 S/N
* Arqueos Transportadora

* Explicar Manejo de Inventarios y analisis de

Control Interno 4.1 Inventarios inventario tienda.
0:30 S/N
* Explicar manejo de Inventario Pista Lubs y
Promociones.
* Revisar informe de Control Interno,
42 Informe de Control Interno
* Explicar puntos de informe 0:30 S/N

* Reglamento Interno
* Explicar Llamados de atencion
5 Sanciones
* Explicar Tipos de sanciones 0:20 S/N
* Visto bueno
* Indicar importancia de contar con informacion
5.1 Informacion Colaboradores 0:10 S/N
RR.HH actualizada de colaboradores.

* Explicar importancia de areas de colaboradores

* Zona Feliz No existe zona feliz , administrador trabajara en zona feliz para
5.2 Benficios
* Cartelera 0:15 colaboradores
Cartelera actualizada ,
* Clave portal Colaboradores

* Explicar Importancia de conocer su area de

Influencia
Se reviso Zona comercial con Administrador, estrategias para realizar
6 Zona Comercial * Indicar estrategias a utilizar para captar clientes 0:20
Ventas creditos
visitas a clientes y Captar Clientes Credito.
Corporativas * Explicar conversion de clientes efcetivo a credito

Formatos Ventas * Explicar sobre formatos, forma de llenar,

6.1
Coorporativas consultas de clientes, etc 0:20 Se entregan Formatos

7 Compras Suministros * Pedido suministro Eva 0:15 S/N

Compras * Explicar iniciativas de ahorro en pedido de
7.1 Iniciativas de Ahorro
suministros 0:15 S/N

* Explicar politica de seguridad

Se reforzo conociemintos en cuanto a politica de seguridad , se
8 Politica * Reglamento de Seguridad 0:15 explico el manejo y comunicación de incidente
* Comunicación y manejo de incidentes.

* Revisar seguridades de estacion con Adm,

Importancia de apertura y cierres,
8.1 Alarmas
* Claves sistema contra incendio 0:20 No exite tablero de alrma en oficina, no se realiza apertura y cierre
* Claves apertura oficina
Seguridad
* Explicar y dar a conocer equipos Criticos.
8.2 Equipos Criticos
* Explicar check list de equipos criticos. 0:30 Se reviso equipos criticos, conocieminto fisico y funciones

* Explicar check list Generador, Compresor

8.3 Check List seguridad
* Explicar check list Jefes de Pista 0:20 S/N

* Formato reporte de siniestro.

8.4 Formatos Seguridad
* Formato Charlas 5 min. 0:20 se entrego fiormatos actualizados

BPM 9 Manejo de Alimentos * Explicar practicas de Bpm, manejo de alimentos 0:30 N/A

Tiempo Estimado Tutoria 10:30

FIRMA GERENTE DE ESTACIÓN DE SERVICIO FIRMA GERENTE TUTOR