2.2.
MAPA DE PROCESOS:
Un mapa de procesos es una representación visual que muestra cómo se
llevan a cabo las actividades y tareas dentro de una organización o sistema.
Este tipo de diagrama proporciona una visión global de los procesos
empresariales, desde el inicio hasta la finalización, y destaca las
interacciones entre diferentes funciones y departamentos.
Los mapas de procesos son herramientas útiles para entender y mejorar la
eficiencia operativa, identificar posibles áreas de mejora, gestionar el flujo
de trabajo y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Estos
mapas suelen utilizar símbolos y diagramas de flujo para representar
gráficamente las etapas y las relaciones entre las diversas actividades.
2.2.1. ¿Por qué es importante el mapa de procesos?
El mapa de procesos aporta claridad y organización tanto a los
procesos nuevos como a los ya existentes. Algunas de las
principales razones por las que es importante son:
• Simplifica los procesos
Utiliza un mapa de procesos para racionalizar sus procesos.
Elimina las áreas innecesarias y simplifica todo el proceso de
principio a fin.
• Mejora la comprensión de un proceso
Compártelo con los miembros del equipo interno y los
accionistas externos para crear alineación en toda la
empresa.
• Mejora la comunicación
Anima a las personas a mejorar su comunicación
describiendo claramente los procesos de tu proyecto. Indica
a todos los implicados en el proceso cuáles son sus
responsabilidades y a quién deben dirigirse si tienen
preguntas. Esto es especialmente útil para los equipos
interfuncionales que pueden no estar familiarizados con los
miembros del equipo de otros departamentos.
• Proporciona documentación de los procesos
Documenta tus procesos para poder estandarizar los flujos
de trabajo en toda la empresa. Vuelve al mapa en el futuro
para analizar cómo está funcionando el proceso y hacer los
cambios necesarios.
• Ayuda a planificar proyectos
Planifica y organiza mejor tus próximos proyectos con este
mapa. Visualiza todas las etapas de tus procesos para
asegurarse de que tienes la información y los recursos que
necesitas para ejecutar el proyecto con éxito.
2.2.2. CLASIFICACIÓN:
Antes, es necesario clasificar los procesos, habitualmente se
utilizan tres categorías:
A. Procesos operacionales: sobre los que se apoya la
compañía para el desempeño del objeto del negocio.
B. Procesos estratégicos: orientan a todo el Sistema hacia
la mejora continua.
C. Procesos de soporte: sobre los que se apoyan el resto
y que dan coherencia al conjunto.
2.2.3. PASOS PARA CREAR UN MAPA DE PROCESOS:
• Paso 1: Identifica el problema:
¿Cuál es el proceso que se debe visualizar?
• Paso 2: Realiza una tormenta de ideas de todas las
actividades que estarán involucradas:
En este punto, ordenar los pasos no es importante, pero puede
ayudarte a recordar los pasos necesarios para tu proceso.
Decide qué nivel de detalle deseas incluir. Determina quién
hace qué y cuándo se hace.
• Paso 3: Establece los límites:
¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
¿Dónde o cuándo se detiene el proceso?
• Paso 4: Determina y ordena los pasos:
Es útil usar un verbo para comenzar la
descripción. Puedes mostrar el flujo general o
cada decisión o acción detallada