IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL

Y STAFF.

KEVIN RODOLFO CERVANTES LLINAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA CURSO

CONTROLES Y SEGURIDAD.

JULIO 26 DE 2019.
 INTRODUCCIÓN

En el mundo actual de las compañías siempre se cuenta con personal que opera
para que los sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente,
en este documento hablaremos sobre la importancia de las funciones de
organización, control y Staff.
 IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL
Y STAFF.

El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el

rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el
tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor
gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes
para una óptima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar
evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar
las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.1
Ahora bien, los contrales administrativos se evalúan a través de funciones, como
de planeación, de dirección, de control, de organización y de Staff.
En este informe se desarrolla la importancia de las funciones de organización,
control y Staff.
Primeramente, la función de organización, provee la estructura del personal,
instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y objetivos a ser
cumplidos.
El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel
suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr
una independencia con los departamentos de los usuarios. Una vez hecho esto
se deben de evaluar el grado de independencia que se ha logrado en esa
posición. Las responsabilidades del departamento de servicios de información
deberán ser delineadas y documentadas. Se deberán revisar los procedimientos
para determinar que las responsabilidades asignadas fueron descritas
adecuadamente, así como verificar que los estándares son los adecuados.
El director general debe hacer una distribución de tareas, incluyendo al
departamento de servicios de información entre las cuales se encuentran: el

1
https://www.grandespymes.com.ar/2010/03/10/el-control-administrativo-su-importancia/
 desarrollo de sistemas, operación, control de datos, administración de base de
datos. Estas actividades deberán ser auditadas para evaluar que sean las
adecuadas y que se encuentre la descripción del trabajo documentada.
El departamento de servicios de información tendrá que describir y delinear
claramente la autoridad y responsabilidad incluyendo la definición de las
habilidades técnicas requeridas para su evaluación. Estas funciones deberán ser
evaluadas analizando que tan bien descritas se encuentran.2
La importancia de la función de organización recae sobre cada una de las
actividades establecidas de la empresa, ya que estas deben relacionarse con los
objetivos y propósitos de la empresa.
Seguidamente, en cuanto a la función de control, esta consiste en comparar el
desempeño actual contra el planeado, lo cual sirve como una base para ajustar
acciones. Por medio de esta función, los auditores evalúan la alta dirección
informática y se enfocan en las actividades de control que deben ser desarrollas
en las instalaciones para asegurar el cumplimento de los objetivos.
La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación
computacional a través de los medios normales, como lo son planes y
presupuestos, con el fin de medir el desempeño actual y determinar variaciones
en la empresa.
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir
dichos errores.
Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados;
de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro
no se cometan los errores del pasado.
Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo,
esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación

2
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Tecnologia/21730025/Contenido/OVA/guias/a
a2/oa2/pdf/controles_administrativos.pdf
 de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el
proceso de planeación.3
Por último, la función de Staff, consiste en seleccionar y entrenar al personal
adecuado para desarrollar las tareas.
La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los
sistemas producidos en la organización. El auditor debe ser competente
técnicamente, poseer habilidades y conocimientos necesarios para realizar la
revisión en forma efectiva y eficiente.
El plan maestro indica las necesidades de staff en el futuro. Existen dos razones
para enfatizar en la necesidad de una planeación de staff: (i) Históricamente el
personal bueno en computación se ha encontrado en baja oferta. (ii) Se requiere
personal con habilidades especializadas en la instalación computacional.
La planeación de personal involucra hacer un inventario de las habilidades de
staff actual, de los requerimientos futuros, determinar la posible tasa de rotación
de personal y determinar cómo llenar dichos puestos.4
Este tipo de función se caracteriza, ya que permite la inclusión de conocimientos
de expertos intervengan sobre la manera de resolver los problemas de dirección
y además hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible,
y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

3
https://www.grandespymes.com.ar/2010/03/10/el-control-administrativo-su-importancia/
4
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Tecnologia/21730025/Contenido/OVA/guias/a
a2/oa2/pdf/controles_administrativos.pdf
 CONCLUSIÓN

En toda organización se reflejará beneficioso, tanto para el trabajador como para la

empresa, planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de habilidades y
destrezas del individuo, con el propósito de incrementar la eficiencia demostrada en
el desempeño de su puesto de trabajo y por su cumplimiento de las metas y
objetivos de la organización. Toda organización debe de llevar a cabo el proceso de
detección, utilizando para ello una herramienta de detección de necesidades de
entrenamiento, que se adapte a las características de la organización, esto permitirá
conocer el entrenamiento que requiere cada empleado, de una manera objetiva y
adaptada a la realidad de su desempeño y progreso dentro de la organización. Las
organizaciones para competir exitosamente en este mundo, se hace necesario que
ellas vean al entrenamiento de su fuerza laboral de una manera distinta, en donde
el individuo asuma una mayor responsabilidad por su propio desarrollo,
convirtiéndose en actor de su proceso de aprendizaje y de la definición de sus
propias necesidades en función de los requerimientos de su cargo dentro de las
organizaciones.