Clasificacién, Significado y Movimiento de las Cuentas De acuerdo a sii naturaleza las cuentas se clasifican en: Cuentas Reales 0 Permanentes, Cuentas Nominales o Temporales y Cuentas de Orden Activo Pasivo Capital oP 1. Reales Ingresos Costos de Ventas Gastos oP J Cuentas 2. Nominales a. Deudoras 3. De orden b. Acreedoras Cuentas Reales o Permanentes: Son aquellas que permanecen abiertas al final de! periodo contable débido a que sus saldos (diferencia de débites y créditos) no se usa para determinar la ganancia o pérdida. 1.1 Active: Recursos econémicos propiedad del negocio que se espera produzca beneficios en el futuro. El activo se caracteriza por: ‘Estar bajo el control de la empresa « —_ Noestar disponibles para la venta «Estar en capacidad de generar bienes 0 servicios Las cuentas de activo se originan y aumentan por el lado débito, y disminuyen por el lado crédito. 'A continuacién presentamos una lista de cuentas de activo con su significado movimiento. Caja: dinero en efectivo o cheques de clientes que tiene la empresa disponible en 20forma inmediata. Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito + Entradas de dinero en efectivo y, cheques récibidos de - Sobrantes en Caja al hacer arqueos (verificacién del manejo del efectivo de una empresa) Crédito Depésitos en cuentas corrientes de chequera o de ahorros. is Pagos en efectivo Caja Menuda o Caja Chica: Dinero en efectivo para el pago de gastos pequefios. el ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) : \\ Débito Crédito Establecimiento del fondo de caja | - Reduccién del fondo de caja menuda. menuda. - Incremento: del fondo de Caja | - Cierre del fondo Banco: Depésito en cuentas corrientes de cheques o de ahorros que tiene la empresa. 1 Aumentos (+) ~ Disminuciones (-) Débito Crédito sale Depésitos realizado. - Cheques girados. - Notas de créditos expedidas por el banco. ++ Notas de débito recibidas del banco por - Valor de Cheques anulados después de diferentes servicios. su contabilizacién Cuentas por Cobrar: Derecho de la empresa de recibir efectivo de los clientes enel futuro por operaciones a crédito. 24‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito Ventas a crédito de bienes y servicios. Valor de notas de débito por cheques devueltos por los bancos, Crédito s, efectuados por: los clientes a crédito. Valor de las notas de crédito a favor de los clientes por devoluciones descuentos. Por el valor de cuentas malas o incobrables. Documentos Por Cobrar: Promesas escritas de pago (Pagaré, letras de cambio) que da el derecho a la empresa de recibir efectivo en el futuro. ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Dédito : Firma y aceptatién del cliente de las promesas escritas de pago. Cuentas Por Cobrar / Empleados: Crédito Cancelacién de los clientes de las promesas escritas de pago. Financiamineto de las promesas de ago con los bancos. Derecho de la empresa a recibir en el futuro efectivo de los empleados por ventas de mercancia al crédito o adelantos de efectivo. Aumentos (+) Disminuciones (-) - Débito Valor de los bienes vendidos y servicios prestados al crédito a los empleados de la empresa. Faltante en Caja. Adelantos de Efectivo. 22 Crédito Descuentos del sueldo o salario de los empleados en la planilla de pagos. Pago parcial o total en efectivo por los empleados.Valores devengados 0 vanados por la empresa, pendientes de . gi ‘obra Intereses Por C sears cobro originados por las actividades que desarrolla |: Disminuciones (-) Aumentos (+) sai Dédito co , bi tereses, _ Acumulacién de intereses ganados. -| - _ Pagos recibidos de in ___ Provisién Para Cuentas Malas o Incobrables: Es una cuenta de valuacién de activos de naturaleza crédito en la que se estiman las probables pérdidas de créditos concedidos a los clientes. Se presenta cn cl balance general como una disminucién de las cuentas y documentos por cobrar. Disminuciones (-) ‘Aumentos (+) x Debit Crédito = Valor de las cuentas incobrables. = Establecimiento de la provisién. - _ Ajustes efectuados a la provision - Montos provisionados en cada periodo contable. - Recuperacién de cuentas incobrables. Inventario de Mereanefa. Son los articulos (bienes) que la empresa tiene disponible para la venta Sistema de Inventario Periédico: 1a empresa no mantiene un registro continuo para las entradas y salidas de mercancias. Al finalizar el perfodo fiscal el negocio hace un conteo "~ fisico de la mercancia para determinar el costo de la mercancia vendida. En este sistema la cuenta Inventario de Mercancia, no se afecta directamente. Aumenta cuando se adquiere : mercancia pero el registro se hace en la cuenta Compras. Disminuye en los siguientes casos: 1. * Cuando se vende mercaneia y el registro se hace en la cuenta Ventas. Cuando el propietario retira mercancia a precio de costo y su registro se hace en la cuenta Compras como una disminucién. 3. Cuando se regresa mercancia defectuosa y su registro se hace en la cuenta Devoluciones en Compras. Sistema de Inventario Perpetuo: los registros muestran continuamente el valor del inventarfo disponible y el costo de la mercancia vendida. En este sistema la cuenta 23Jf Inventario de Mercancia, se afecta directamente de la siguientes manera: Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito Crédito - + Costo de mercancia comprada. = Costo de la mercancfa vendida. ~ Costo de la mercancfa devuelta por los {- Valor de Ja mercancia devuelta a los clientes. . proveedores (Devolucién en Compras). - __ Ajustes por sobrantes que.resulten del |- Ajustes por faltantes en Inventario 0 inventario fisico. mercancia dada de baja por dafios 0 robos. - Descuentos por pronto pago. Depésitos en.Garantia: Dinero que se deposita para garantizar un contrato u operacién comercial. | ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) S Débito Crédito = Consignacién del depésito. = Reembolso del efectivo depositado. Gastos Prepagados 0 Activos Diferidos: representan el valor de los gastos pagados por anticipados por la empresa en el desarrollo de su actividad, 1os cuales deben amortizarse Terante ef periodo en qus ae reciben los servicios o so cdusen. 1oe Basin Incluye: Materiales, Seguros Pagados por Adelantado, Alquileres Pagados Por Adelantado, Intereses Pagados Por Adelantado, etc. Materiales, Suministros o Utiles de Oficina: Papeleria que se usa en Ia oficina como Lépices, plumero, sobres, gomas, presllas, papel bond, ete. ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito Crédito Valor de ta papeleria de oficina | - Ajustes por los materiales consumidos adquirida. o utilizados. Materiales, Suministros o Utiles de Tienda: Son aquellas que utiliza la empresa para despachar la mercancia vendida ales como: Cartuchos, cajas, envases, ete. 24Aumentos (+) L Disminuciones (-) i] Débito ~' Valor de la Compra de los Materiales. | - Crédito Ajuste para determinar los materiales consumidos. Seguros Pagados Por ‘Adelantado: Pélizas que a empresa adquiere para proteger sus activos contra robo, incendios, etc. Aumentos (+) | Débito - Valor ‘pagado anticipadamente de |’ - pilizas. AY 5 Disminuciones (-) Crédito Ajuste para determinar los seguros vencidos. Alquileres Pagados Por Adelantado: Contratos de arrendamientos que cubren varios meses y se pagan por anticipados. ‘Aumentos (+) Debito - Valor del arrendamiento pagado por anticipado. Intereses Pagados Por Adelantado: Son aquellos préstamos 0 documentos que adeuda la empresa. 5 Disminuciones (-) Crédito Ajuste para, registrar ¢l alquiler vencido. que se pagan por anticipado sobre Aumentos (+) \E Débito - Valor de los intereses pagados anticipadamente sobre préstamos 0 documentos por pagar. 25 Disminuciones (-) Crédito ; Cuando se causan los intereses.Mobiliario de Oficina: incluye escritorios, sillas, archivadores, alfombras, cortinas, etc, ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito Crédito - Por el costo histérico de los muebles. | - Devolucién del mobiliario. - Descarte, venta o permuta de los it muebles. Equipo de Oficina. Incluye calculadora, méquina de escribir, fax, computadoras, etc. 2 ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito . - Por el costo histérico del equipo. \ Mobiliario y Equipo de Tienda: congeladores, mostradores, cajas registradoras. ‘Aumentos (+) Débito - Por el costo histérico. Crédito Devoluciones. Descarte, Venta o Permuta. Incluye armario, pesas, reftigeradoras, Valor en libros del equipo dado de baje por descarte, venta o permuta. _Edificio: representa el costo histérico de inmuebles de propiedad de la empresa. E valor del edificio debe registrarse por separado del terreno ya que a este ultimo no se h aplica depreciacién. ‘Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito - Por el costo histérico del edificio. - Por el costo de adiciones 0 mejoras capitalizables. 26 Crédito Por el costo de edificio vendidos, demolidos.Teri i 4 idas las edificaci ‘0: ‘representa el valor de los predios donde estan construidas ‘aciones ‘erreno: a ee de la empresa, asi como los destinados a futuras ampliaciones Aumentos (+) Débito Crédito Por el costo de los terrenos vendidos. - Porel costo histéric - Valor de las mejoras que representan un aumento en el valor del activo. Depreciacién Acumulada: 1a depreciacién es la disminucién del valor de los activos fijos tangibles debido' al uso de factores naturales y obsolescencia. La depreciacion ~. acumulada es,una cuenta de activo con saldo crédito. | Distninuciones (-) Aumentos (+) J Débito Crédito ~ Disposicién del activo fijo por] - Por el valor de la depreciacién descarte, venta, o permuta. calculada durante el perfodo contable. 1.2 Pasivo: Constituye las deudas u obligaciones contraidas por la empresa durante el desarrollo normal de su actividad. Las cuentas que integran esta clasificacién se originan y aumentan por el lado crédito. Son cuentas de Pasivo: Cuentas por Pagar: son las cuentas que tiene la empresa con los proveedores de “dienes y servicios. E Disminuciones (-) Aumentos (+) Débito Crédito ~ Abono o cancelacién de las facturas. | - Facturas de compra a crédito de bienes - Notas de crédito recibidas por 0 servicios. devoluciones. Documentos Por Pagar: Pagarés y letras de cambio firmados a favor de los acreedores. 27Cc Disminuciones (-) Débito Cancelacién del documento. Aumentos (+) Crédito Aceptacién y firma del documento. LT.B.MS. Por Pagar: El impuesto de transferencia de Bienes Muebles y prestacién de servicios es un pasivo para las empresas contribuyentes. Disminuciones(-) Débito Compra de mercancfa gravada. Importaciones ‘de bienes gravados incluyendo la'compra de activos fijos. Devoluciones en Ventas. Descuentos en Ventas. Aumentos (+) ] Crédito Venta de bienes gravados (son aquellos alos que se aplica el impuesto). Retiros de mercancfa gravada por el propietario. Devoluciones en mercancia gravada. Arrendamientos de bienes muebles. Donaciones de Mercancfa gravada. Descuentos en compras. Recuperacién de cuentas incobrables a las que se dedujo el impuesto. compras de Cuotas Obrero - Patronales Por Pagar: son las retenciones que hace la empresa de la planilla de sueldos a favor de la caja de seguro social. Incluye: Seguro social Obrero - Patronal, Seguro Educativo Obrero - Patronal, Impuesto Sobre la Renta - Obrero, Riesgos Profesionales - Patronal. uciones (-) Aumentos (+) Pago de los aportes laborales a la Caja de Seguro Social. Crédito Por el valor de la causacién de los aportes laborales pendientes de pago. Intereses Por Pagar: son aquellos que se originan sobre los préstamos y documentos por pagar.Aumentos (+) Crédito Disminuciones (-) Débito ie Pago de los intereses acumulados. Por el valor de la causacién de los intereses. Impuesto Sobre Ia Renta Por Pagar: es aquel que las empresas deben pagar sobre la ganancia obtenida en cada afio de operaciones. Disminuciones (-) ‘Aumentos (+) Débito Crédito - Pago: del impuesto a la Direccién | - Valor del impuesto causado en cada General de Ingresos. afio. \ Ingresos No Devengados: se conocen también como ingresos diferidos e Ingresos cobrados por Adelantado. Cada uno de estos nombres significa que el negocio ha recibido efectivo de sus clientes antes de devengar el ingreso. La empresa tiene la obligacién de proporcionar bienes o servicios. Incluye: Alquileres cobrados por Adelantado. Ventas por ‘Adelantado, Sua cobradas por Adelantado, etc. Disminuciones (-) 7) Aumentos (+) Débito Crédito - Cuando se entrega el bien o prestrel | - Valor del efectivo recibido servicio. anticipadamente por la empresa. : Hipoteca Por Pagar: obligacién en la que se deja como garantfa un bien inmueble (Edificio, Terreno). Disminuciones (-) ‘Aumentos (+) Crédito Débito Cuando se adquiere la obligacién. " Pagos Periddicos de la obligacién. igaci isfacer Préstamos Por Pagar: Obligaciones que contrae la, empresa para satis necesidades de efectivo. 29Disminuciones (-) Débito Pago parcial o total del préstamo, Bonos Por Pagar: ] Document necesidades de efectivo, mete Aumentos (+) Crédito Adquisicién del efectivo prestado. rédito que emite la empresa para satisfacer [Ee vicimciones QT] ‘Aumentos (4) Débito Pagos de los bonos vencidos. Reservas Laborales: son aquellas oblig: Crédito Emisiones de bonos. aciones que emanan de la planilla de sueldos, tales como: Reserva para Vacaciones, Reserva para Décimos Tercer Mes, Reserva para Prima de Antigiiedades, Reserva para indemnizaciones. XN I Disminuciones (-) Débito Por el valor pagado a los trabajadores 5 Aumentos (+) Crédito Por la provisién mensual en las de las prestaciones sociales causadas. 1.3 Capital o Patrimonio: diversas obligaciones laborales. Comprende el valor de los aportes que el o los propietarios ponen a disposicién de la empresa. 1 capital de una empresa se conforma de acuerdo al tipo de organizacién de la siguiente manera: Negocios Unipersonales: una sola persona se incluye en el capital Sociedades de Personas: dos o mas personas se incluyen en el capital accionistas) y se utiliza él termino: Capital Social o Capital en acciones. Para nuestro caso nos referimos a los negocios unipersonales. Nombre del Propietario, Capital: Disminuciones (-) Débito Crédito Liquidacién del negocio. efectivo o cualquier otro activo. 30 Sociedades Anénimas: es una empresa organizada por acciones (uno 0 varios. Aumentos (+) Inversién que hace el propietario eni » Su balance Personal o Retiros: Extracciones que hace el propietario de la empresa. Si! normal es débito. (is Aumentos (+) Disminuciones (-) i Débdito Retiros de la empresa que hace el duefio. - Crédito Cierre de la cuenta contra utilidades retenidas. Utilidades Retenidas: Se utiliza cuando se desea mantener separado la inversion del propietario con los resultados obtenidos (ganancias 0 pérdidas) de los periodos contables. [s Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito - Pérdida dbtenida de los periodos | - contables. Cierre de la cuenta personal o retiros. Crédito Ganancias obtenidas de cada periodo contable. Resumen de Ingresos y Gastos: se utiliza para cerrar las cuentas nominales o temporales (Ingresos, costos de Ventas, Gast crédito segiin el resultado obtenido. Débito - Cancelacién de los saldos de los | - costos de ventas y gastos en los asientos de cierre. = Por la ganancia correspondiente al periodo contable. 2. Cuentas Nominales, de Resultado 0 Temporales: tos). Su balance o saldo podra ser débito o Crédito Cancelacién de los saldos de los ingresos en los asientos de cierre. Por la pérdida correspondiente al periodo. Son aquellas que al final del perfodo contable nos dan a conocer Ja ganancia o pérdida que tuvo la empresa. Son temporales porque se cierran al final de cada ejercici 0. contable y comprenden Jas cuentas del Estado de Resultados 0 Ingresos: Ingresos, Costos de ventas, Gastos. 21 Ingresos: son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta de un bien o un servicio con el propésito de obtener una ganancia. 31Ventas Disminuciones () Aumentos (+) ; Débito Cancelacién de} periédo Cae ee al cierre del ‘asientos de cierre) Devoluciones en Ventas Crédito Ventas de mercancia al crédito o al contado, Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito Cuando el cliente devuelve parte 0 toda la mercancia vendida. \ Crédito. Cancelacién del saldo al cierre del periodo contable. Descuentos en Ventas Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito - Descuentos concedidos a los clientes. Crédito Cancelacién del saldo al cierre del periodo contable. Otros Ingresos: valores recibidos por conceptos diferentes a los de la actividad principal de una empresa. Ganancia en Actiyo Fijo Disminuciones (-) Aumentos (+) Débito Cancelacién del saldo al cierre del perfodo contable. Crédito Venta de activos planta o fijos por un valor mayor al de los libros. Sobrantes fe Disminuciones (-) ‘Aumentos (+) Débito Crédito = “Cancelacién del saldo al ciee del | - Cuando el efectivo es mayor que lo que petfodo contable. indican los registros. 322.2 Costo de Ventas: representa el costo de la mercancia vendida a los clientes. Compras Aumentos (+) Disminuciones (-) Débito P Crédito Adquisicién de mercancia al crédito o al contado (Sistema de Inventario Retiro de mercancia por el propietario. Donaciones y promociones de Periddico). mercancias. Ajuste del Inventario Inicial de | - Cancelacién del saldo de cierre del Mercancia. periodo contable. - Ajuste del Inventario Final de mercancia. \ Fletes en Compras ‘Aumentos (+) ‘Disminuciones (-) Débito Crédito ss Pago del transporte de la mercancia | - Cancelacion del saldo al cierre del adquirida. periodo contable. Devoluciones en Compras Disminuciones (-) +, Aumentos (+) Débito Crédito = Cancelacién del saldo al cierre del | - —Importe de las mercancias devueltas a periodo contable. los proveedores. 2.3 Gastos de Operaciones: Costo de los bienes y servicios consumidos por la empresa en el proceso de generar ingresos. Gastos Aumentos (+) Disminuciones Débito Crédito - Porel valor causado del gasto. - Cancelacién de los saldos al cierre del periodo contable.‘son cuentas de gastos: Alquiler: Aumenta cuando se uti empresa. Disminuy izan locales, equipo: ye cuando se cierra al -quipos, etc. que no pertenecen a la final del periodo fiscal. Sueldos: Aumenta ci a uando los emple: ici disminuye cuando se iemaal fea oe ea geal seco a erst y Re Electricidad y Teléfono: Aumenta cuando el IDAAN, EDEMET y CABLE & lod ESS, nos prestan los servicios respectivos y disminuyen cuando se cierran al final del : ig _ _Comisiones: Aumenta cuando se paga un % por servicios de ventas y cobranzas. Disminuye cuando se cierra al final del periodo. Publicidad: Aumenta por cualquier promocién que hace la empresa para incrementar las ventas. Disminuye cuando se cierra. Reparacionesy Mantenimientos: aumenta cuando en la empresa se arreglan equipos, cerraduras de puertas, ventanas, etc. y disminuye cuando se cierra. Gastos de Materiales: -Aumenta al final del periodo (ajustes) por los materiales consumidos. Disminuye cuando se cierra. Gastos de Seguro 0 Seguros Vencidos: Aumenta cuando al final del periodo se determina la parte vencida de la péliza. Disminuye cuando se cierra. Seguro Social: Aumenta cuando se origina la cuota (10.75%) correspondiente a la empresa. Disminuye cuando se cierra. Seguro Educative: Aumenta cuando se origina la cuota (1.50) correspondiente a Ia empresa. Disminuye cuando se cierra. Riesgos Profesionales: Aumenta cuando se produce el gasto correspondiente a Iz empresa. Disminuye cuando se cierra. Intereses: Aumenta cuando se causan los mismos por conceptos de préstamos po: pagar y documentos por pagar. Disminuye cuando se cierra. Gastos Bancarios: Aumenta cuando la empresa adquiere cheques, timbres o el banc cobra comisiones por e] manejo de la cuenta. Disminuye cuando se cierra. Impuestos Nacionales: Aumenta cuando se paga al gobiemo Nacional el impuesto d 34timbres, impuestos de patente, impuestos de inmuebles. Disminuye cuando se cicrra. Impuestos Municipales: Aumenta cuando se paga al Gobiemo Municipal por venta al por menor, basura, rétulo comercial. Disminuye cuando se cierra. Cuentas Malas: Aumenta cuando se elimina una cuenta incobrable en el método directo, y en el método de la provisién aumenta cuando se establece la reserva. Disminuye cuando se cierra. Depreciacién: Aumenta por la disminucién del valor del activo fijo al final de cada periodo fiscal. Disminuye cuando se cierra. Pérdidas en Activo Fijo: aumenta cuando se descarta o vende un activo fijo con pérdida. Disninnye cuando se cierra. Faltantes: Se origina cuando en las operaciones de Caja el efectivo es menor de lo que indican los registros. Disminuye cuando se cierra. Se utiliza el Titulo “Faltantes y _ Sobrantes”. Varios 0 Miscelaneos: Se afecta por aquellos gastos poco frecuentes que no encajan con los titulos que utiliza el sistema de cuentas de una empresa. Disminuye cuando se cierra. 3. Cuentas de Orden: son aquellos que representan valores que estén al cuidado de la empresa y por no generar deudas ni ser de propiedad de la empresa, no afectan el activo, ni el pasivo y capital. 3.1 Cuentas de Orden Deudoras (Saldo Débito): Incluye las Mercancias recibidas en consignacién, bienes recibidos en custodia, bienes recibidos en garantia. 3.2 Cuentas de Orden Acreedoras (Saldo Crédito): Consignador, Depositantes, Garante. Codificacién de Cuentas El plan o catélogo de cuentas es una lista ordenada de todas aquellas cuentas de posible uso durante el perfodo contable. Este se elabora de acuerdo a las operaciones que normalmente realiza la empresa. Por lo general, un catélogo de cuentas es codificado por el sistema numérico decimal, para permitir la répida identificacién de cada cuenta y el grupo al que pertenece. A continiacién se presenta un ejemplo de codificacién de cuentas de un negocio 35