Política Contable - Propiedades Planta y Equipo - Última Versión

Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas
Oficiales del Municipio de Santiago de Cali

Versión Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Fecha de
Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades aprobación:
de Gobierno
01 Política Administrativa: Propiedades, planta y equipo
Contenido Página
1. Normatividad Relacionada ............................................................................................................ 3

2. Objetivo de la política Administrativa ........................................................................................... 3
3. Alcance de la política Administrativa ............................................................................................ 3
4. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política administrativa .................................. 3
5. Definiciones ................................................................................................................................. 3
6. Proceso para el Manejo de Bienes ................................................................................................ 5
6.1. Tratamiento de los Bienes con costo Inferior o igual a (50) Unidades de Valor Tributario
(UVT). 6
Bienes adquiridos por las Instituciones Educativas ........................................................................ 6
6.2. Adiciones y Mejoras propiedades, planta y equipo. ........................................................... 6
6.3. Reparaciones propiedades, planta y equipo ....................................................................... 6
6.4. Mantenimientos propiedades, planta y equipo .................................................................. 6
7. Medición Inicial de Propiedades, planta y equipo ......................................................................... 7
7.1. Bienes de mayor cuantía ..................................................................................................... 7
7.2. Conceptos no capitalizables ................................................................................................ 9
7.3. Depreciación........................................................................................................................ 9
7.3.1. Inicio de la depreciación.............................................................................................. 9
7.3.2. Suspensión de la depreciación .................................................................................... 9
7.4. Deterioro ............................................................................................................................. 9
7.5. Baja en Cuentas ................................................................................................................... 9
8. Clasificación de Bienes .............................................................................................................. 10
8.1. Responsabilidad de la Institución...................................................................................... 10
9. Recepción, Revisión y Almacenamiento de Bienes..................................................................... 10
9.1. Recepción de Bienes ......................................................................................................... 11
9.1.1. Ingreso por Compra de Bienes .................................................................................. 11
9.1.2. Ingreso por Donación ................................................................................................ 11
9.1.3. Documentos Soportes para la Recepción del Bien ................................................... 11
Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo
9.2. Ingresos y Registros de Bienes a los Inventarios ............................................................... 12
10. Baja de bienes ........................................................................................................................ 12
10.1. Principales Tipos de Baja ............................................................................................... 13
10.1.1. Baja de Bienes por Pérdida o Hurto .......................................................................... 13
10.1.2. Baja de Bienes Obsoletos. ......................................................................................... 13
10.1.3. Destino Final de los Bienes Dados de Baja ................................................................ 13
11. Toma Física de inventario....................................................................................................... 14
11.1. Anexo de toma física de Inventario............................................................................... 14
12. Deterioro Activo no Generadores de Efectivos. ...................................................................... 15
12.1. Evaluación de inicios de deterioro ................................................................................ 15
12.2. Indicadores de deterioro ............................................................................................... 15
12.3. Valor del servicio recuperable ....................................................................................... 17

1. Normatividad Relacionada
La Contaduría General de la Nación (CGN) expidió la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificaciones,
mediante la cual se incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco
Conceptual para la Preparación y Presentación de la Información Financiera y las Normas para el
Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicable a las entidades
de gobierno.
2. Objetivo de la política Administrativa
Establecer y mantener un sistema de información de bienes muebles e inmuebles que se encuentran a cargo
de las Instituciones Educativas, así como mecanismos que garanticen el control, recepción, registro, ingreso,
almacenamiento, baja, e inventario físico de los mismos.
3. Alcance de la política Administrativa
Esta política está orientada a definir los lineamientos a seguir por los responsables de las Instituciones
Educativas, custodia y organización de los bienes en las actividades de recepción, almacenamiento, ingreso a
los inventarios, suministros a las dependencias, bajas de bienes del servicio, registro, conciliaciones de
inventarios físicos, así como las responsabilidades de funcionarios y contratistas a quien se le haya asignado
bienes propiedad de la Institución.
4. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política administrativa
La oficina de Fondo de Servicio Educativo de las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago
de Cali realizará la gestión continua del cumplimiento de sus políticas contables y administrativa de reporte de
información financiera a los respectivos entes reguladores y demás usuarios interesados con base a las
políticas emitidas por el Municipio. Para tales efectos, el rector o director rural en coordinación con el consejo
directivo, serán responsables de monitorear que los equipos de trabajo den cumplimiento en sus actividades
diarias a la aplicación de esta política contable.
Recaerá sobre el Fondo de Servicios Educativos la responsabilidad de actualizar la presente Política Contable
en función de las modificaciones de la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación,
mientras que será responsabilidad de los directores y secretarios, la actualización del componente
administrativo de la misma.
5. Definiciones
A continuación, se listan las principales definiciones aplicables dentro de la política administrativa:

Activos de menor cuantía: Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición o valor incorporado,
puede reconocerse como gasto o depreciación en el mismo periodo contable en que se adquirió o incorporó,
de acuerdo a los montos estipulados definidos por el Municipio Santiago de Cali.
Activos de mínima cuantía: Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisición o valor incorporado,
puede reconocerse como gasto en el mismo periodo contable en que se adquirió o incorporó, de acuerdo a
los montos estipulados definidos por el Municipio Santiago de Cali.

Activo Fijo: Recurso físico tangible que posee la Insitución para su uso en la producción de bienes y
prestación de servicio, para arrendarlo a terceros o propósito administrativo, sin que se tenga prevista su
venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y que se espera usar durante
más de un periodo contable.
Almacén: Espacio delimitado donde se guardan los elementos, bienes o mercancías del consumo o
devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias para que cumplan los objetivos misionales.
Almacenamiento (Ubicación): Labor de registro de los artículos y su distribución física desde la recepción
hasta que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La organización interna del
almacenamiento deberá efectuarse de conformidad con la naturaleza de los bienes, las necesidades de
seguridad y la rapidez en su manejo.
Almacenista: Persona encargada del manejo, custodia, organización, administración, recepción,
conservación y suministro de los bienes de una Institución.
Bien: Artículo inventariable o activo de cualquier clase como materiales o activos fijos. Para efectos de esta
política se consideran como tales, los elementos en depósito, los bienes propiedad, planta y equipo de la
Institución y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
Bienes de características técnicas especiales: Son los bienes que por sus especificaciones técnicas y en
razón de su naturaleza y tecnología, deben ser tratados con base en el concepto de expertos.
Bienes de consumo controlado: Son los bienes que, habiendo sido registrados directamente al gasto como
consumo, la Institución decide que deben ser controlados administrativamente.
Bienes Muebles: Recursos que pueden transportarse de un lugar a otro; se exceptúan los que, siendo
muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
Bodega Principal: Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de
consumo o activos fijos adquiridos y/o donados.
Bodega Reintegrados en buen estado: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en
servicio y fueron reintegrados o devueltos al Grupo de Adquisiciones y Suministros para su guarda o custodia.
La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser
entregados nuevamente al servicio.
Bodega Reintegrados para baja: Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y
fueron reintegrados o devueltos al Grupo de Adquisiciones y Suministros por encontrarse en mal estado y no
son requeridos para el servicio de la Institución (obsoletos, inservibles e innecesarios), los cuales tienen
concepto técnico para dar de baja o retiro físico y de los registros contables de la Institución.
Clasificación administrativa: Es la identificación de los bienes conforme a las características, uso y destino
de los bienes muebles e inmuebles que posee la Institución, para obtener información por ubicación física o
por responsable de uso o custodia.
Checklist: Corresponde a una herramienta de ayuda, permite asegurar la consistencia y exhaustividad en la

realización de la identificación de una tarea en particular mediante una lista de comprobación en este caso los
indicios de deterioro.

Donaciones: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica, gratuita e
irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de una Institución estatal, previa aceptación del funcionario
administrativo competente.
Inmuebles: Son todos aquellos bienes considerados bienes raíces, por tener de común la circunstancia de
estar íntimamente ligados al suelo. Se registran en el inventario de los bienes inmuebles, precisando con
exactitud las características, ubicación, linderos de la propiedad inventariada y los pormenores de su
titulación).
Inventario Físico: Es la verificación física de los bienes en la bodega de la Institución, dependencias, a cargo
de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencias reales o físicas, contra los saldos registrados.
Inventario: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar: número de unidades en
existencia, descripción y referencia del producto o activo, valor de compra, precio de venta, fecha de
adquisición, etc.
Indicio: Corresponde a un hallazgo, evidencia, o descubrimiento que genera la probabilidad de ocurrencia de

un evento determinado.
Kárdex: Es una herramienta que se utiliza para registrar la historia o trazabilidad del bien desde su ingreso,
permanencia en servicio y salida definitiva, el cual puede ser sistematizado. Debe contener forma de
adquisición, fecha de adquisición, proveedor, comprobante de ingreso, número, fecha, características de los
bienes, marca, modelo, número de serie y valor.
Muebles y Enseres: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio y que se consideran
como un activo fijo.
Obsolescencia Tecnológica: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a diversas causas
siendo la principal los adelantos tecnológicos.
Responsables por pérdida, daño, o deterioro que sufran los bienes: Las personas que tengan, usen,
administren o custodien bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución, son responsables de la
perdida, daño o deterioro que sufran los bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus funciones,
por causas diferentes al desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de
baja.
Seguros de Bienes: Es una medida de amparo de los bienes a que están obligadas todas las Instituciones
que manejen bienes del Estado para proteger el patrimonio público, de tal manera que en caso de pérdida o
deterioro se logre obtener su resarcimiento, para lo cual se fija como regla general, la constitución de una
póliza de seguros.
Traslados: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las
dependencias de la Institución, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los
entrega y transfiriéndola a quien la recibe.
6. Proceso para el Manejo de Bienes
Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la Institución contable
pública que se utilizan para la prestación de servicios, la administración de la Institución contable pública, así

como los destinados a generar ingresos producto de su arrendamiento, y por tanto no están disponibles para
la venta en desarrollo de actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en
condiciones normales de utilización, exceda de un año.
Pese a que cada Institución Educativa tiene el uso, no tiene el control de los activos fijos, el control y
administración de los activos corresponde al Municipio, es decir, los bienes muebles e inmuebles serán
reconocidos en la contabilidad del Municipio.
Por lo cual las Instituciones Educativas deberán garantizar la existencia de estos bienes mediante el proceso
sistematizado control de activos y registrándolos individualmente cada uno por el valor de compra.
6.1. Tratamiento de los Bienes con costo Inferior o igual a (50) Unidades de Valor Tributario
(UVT).
Bienes adquiridos por las Instituciones Educativas
Los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a (50) Unidades de Valor Tributario (UVT) se registrarán
como gasto en la contabilidad de las Instituciones Educativas, sin embargo, deberán ser objeto de control de
acuerdo con el proceso sistematizado control de activos, la cual se encuentra estipulada en esta política.
6.2. Adiciones y Mejoras propiedades, planta y equipo.
Las adiciones o mejoras que realicen las Instituciones Educativas a sus propiedades, planta y equipo que
vayan a generar beneficios futuros adicionales y aumenten la vida del activo deberán ser informadas al
Municipio para realizar el proceso de capitalización a los bienes, en consecuencia, afectará el cálculo futuro
de depreciación. Las adiciones y mejoras son erogaciones en que incurre el Municipio para aumentar la vida
útil del activo, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y
servicios, o reducir significativamente los costos.
6.3. Reparaciones propiedades, planta y equipo
Por su parte, las reparaciones realizas de las propiedades, planta y equipo con los recursos de las
Instituciones Educativas se reconocerán como gasto en el resultado del periodo. Las reparaciones son
erogaciones en que incurren las Instituciones Educativas con el fin de recuperar la capacidad normal de uso
del activo.
Las reparaciones que son realizas con los recursos del Municipio deberán ser reportadas para que el
reconocimiento contable sea un gasto en el resultado del periodo del Municipio.
6.4. Mantenimientos propiedades, planta y equipo
Los costos de mantenimiento realizados con los recursos de las Instituciones Educativas se reconocerán en el
gasto en el periodo en que se incurran en ellos. El mantenimiento es una erogación en que incurre el
Institución Educativas con el fin de conservar la capacidad normal de uso del activo.
Los mantenimientos que son realizas con los recursos del Municipio deberán ser reportadas para que el
reconocimiento contable sea un gasto en el resultado del periodo del Municipio.
7. Medición Inicial de Propiedades, planta y equipo
En el momento del reconocimiento inicial, las Instituciones educativas medirán cada elemento de propiedades
planta y equipo por su costo, el cual estará compuesto por los siguientes elementos:
a. Su precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de intermediación, los aranceles de
importación y los impuestos no recuperables, después de deducir los descuentos comerciales y las
rebajas.
b. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones
necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la gerencia. Estos costos podrán incluir los
costos de preparación del activo y desplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de
instalación y montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente.
El resumen del costo de un elemento de propiedad planta y equipo será el que se muestra en la siguiente
tabla:
Precio de adquisición
(-) Toda clase de descuentos y rebajas
(+) Aranceles de importación (En caso de aplicar)
(+) Impuestos no recuperables
(+) Costos directamente relacionados con la puesta en servicio
(=) Costo de adquisición.
Los bienes cuyo valor sea inferior a (50) Unidades de Valor Tributario (UVT) se registrarán como gasto en la
contabilidad de las Instituciones Educativas.
Los bienes cuyo valor sea mayor a (50) Unidades de Valor Tributario (UVT) se informará al Municipio (Unidad
Administrativa Especial de Bienes y Servicios) para realizar su reconocimiento contable, las Instituciones
Educativas deberán velar por la existencia y custodia de todos los bienes muebles e inmuebles.
7.1. Bienes de mayor cuantía
Se catalogan como bienes de mayor cuantía aquellos cuyo costo de adquisición es superior a cincuenta (50)
Unidades de Valor Tributario (UVT), estos bienes pueden darse en los siguientes casos:
• Compra directa por la institución educativa

• Compra directa por el Municipio
Para el primer caso, al momento de realizar la compra por parte de la institución se deberá reconocer el
activo en una cuenta transitoria de propiedad planta y equipo de la Instituciones educativas y asi
garantizar el control de la adquisión realizada, posterior las Insituciones deberán informar al Municipio, ya
que tales bienes hacen parte de los activos en el Estado Finenaciero del Municipio. La Unidad
administrativa especial de gestión de bienes y servicios, sera la encargada de eliminar la cuenta
transitoria y reconocer los bienes en el rubro de propiedad planta y equipo que corresponda, así como
asignar una vida útil e iniciar el proceso de reconicmento de la depreciacion y deterioro, para ello las
instituciones educativas deberán reportar al Municipio las compras realizadas con todo el nivel de detalle
requerido para tal fin.
En el caso de las compras directas por parte del Municipio, este ya se encargará del proceso para su
reconocimiento de estos activos, sin embargo, lo anterior no exime a la Institución Educativa de hacer un
adecuado moniterio y reporte posterior al Municipio para su actualización en el sistema financiero.
La Unidad administrativa especial de gestión de bienes y servicios direccionará las políticas y ejecutará
planes en materia de administración, mantenimiento y uso de los bienes muebles, propiedad del ente
municipal. Actualizar el inventario de los bienes muebles es responsabilidad de las Instituciones Educatias y
debe informar al Municipio de Santiago de Cali para sus registros contables.
La administración de forma individualizada de los bienes muebles está a cargo de las Instituciones
Educativas.
A continuación, observamos un ejemplo correspondiente al registro contable que se deberá realizar cuando
los bienes de mayor cuantia son adquiridos directamente por la Instituciones Educativa:
La Institución Educativa adquirio un computador por $2.000.000:
Causacion de la Institución Educativa ya que su manejo sera en una cuenta transitoria para que los tales
bienes queden en cabeza del Municipio de Santiago de Cali:
Causación de la factura:
Cuenta PUC Detalle Debito Crédito

1625 Propiedades, planta y equipo en tránsito 2.000.000
2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales 2.000.000
Sumas iguales 2.000.000 2.000.000
Causación del Pago:

2401 Adquisición de bienes y servicios nacionales 2.000.000
1110 Depósitos en instituciones financieras 2.000.000
Sumas iguales 2.000.000 2.000.000
Causacion del Municipio:

1625 Propiedades, planta y equipo en tránsito 2.000.000
1670 Equipos de comunicación y computación 2.000.000
Sumas iguales 2.000.000 2.000.000

7.2. Conceptos no capitalizables
En ningún caso se capitalizan como mayor valor de las propiedades, planta y equipo, los desembolsos
incurridos en:
▪ Reparación ordinaria: Corresponde a aquel proceso, que tiene lugar periódicamente, por el que se
coloca en condiciones de funcionamiento un elemento de propiedades, planta y equipo.
▪ Conservación: son aquellas tareas que realiza la Institución con el objeto de mantener el activo en
buenas condiciones de funcionamiento para que pueda seguir operando su capacidad productiva
(incluye las tareas de mantenimiento preventivo y proactivo). Entre los desembolsos más comunes
originados por la labor de mantenimiento, son las siguientes: limpieza de aparatos, ajustes y
revisiones, entre otros.
7.3. Depreciación
7.3.1. Inicio de la depreciación
Las instituciones deberán reportar al Municipio cuando un bien este en uso ya que la depreciación de un
activo deberá iniciar cuando el activo esté disponible para su uso, esto es cuando se encuentre en la
ubicación y en las condiciones necesarias para operar en la forma prevista por el rector.
7.3.2. Suspensión de la depreciación
Las Instituciones Educativas deberán reportar la Municipio cuando un bien no se encuentre en uso ya que la
depreciación será suspendida cuando un activo de propiedad planta y equipo se haya dado de baja y, no se
suspenderá la depreciación cuando el activo sea clasificado para la venta, en caso que se presente en este
contexto o cuando no se encuentre en uso, siempre y cuando cumpla con los criterios de reconocimiento.
7.4. Deterioro
Las Instituciones Educativas deberán informar al Municipio cuando un bien presenta deterioro ya que, para
efectos de determinar el deterioro de una propiedad, planta y equipo, el Municipio aplicará lo establecido en la
política de Deterioro del Valor de los Activos No Generadores de Efectivo.
7.5. Baja en Cuentas
Un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja cuando no cumpla con los requisitos
establecidos para que se reconozca como tal. Esto se puede presentar cuando se dispone del elemento o
cuando la propiedad, planta y equipo queda permanentemente retirada de uso y no se esperan beneficios
económicos futuros por su disposición o un potencial de servicio.
De acuerdo con lo anterior, las Instituciones Educativas deberán informar la Municipio cuando se preste tal
situación, el Municipio deberá reconocer contablemente la pérdida o ganancia originada en la baja en cuentas
de un elemento de propiedades, planta y equipo se calculará como la diferencia entre el valor neto obtenido
por la disposición del activo y su valor en libros, y se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del
periodo.
8. Clasificación de Bienes
Los bienes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios, los bienes de consumo son aquellos
bienes que se agotan por uso que se hace de ellos, o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o
desaparece como unidad independiente y entran a formar parte integrante de otros. Dentro de este grupo se
clasifican elementos como: aceites, grasas, lubricantes, útiles de escritorio, oficina, dibujo y papelería,
untensillos de uso doméstico o personal, entre otros.
Los bienes devolutivos son aquellos bienes que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos,
aunque con el tiempo y por razón de su naturaleza se deteriore o desaparezcan. Tiene una condición de
perdurabilidad de mediano y largo plazo. Dentro de este grupo se clasifican elementos como: equipo y
máquinas de oficina, herramientas y accesorios, instrumentos musicales, muebles y enseres, entre otros.
Los bienes inmuebles son aquellos que no pueden transportarse de un lugar a otro sin destrucción o
deterioro. También lo son las cosas que por su uso o aplicación forman parte del inmueble y que no pueden
trasladarse sin menoscabo de éste. Edificio y construcciones y terrenos son ejemplos representativos de este
tipo de bienes.
8.1. Responsabilidad de la Institución
a) Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo.

b) Registrar controladamente el ingreso y salida de los elementos del establecimiento
educativo de acuerdo con el procesos sistematizado control de activos.
c) Relacionar y contabilizar debidamente los bienes de acuerdo con la normatividad vigente.
d) Incorporar los valores reales del inventario.
9. Recepción, Revisión y Almacenamiento de Bienes
Comprende los bienes transferidos o adquiridos por las Instituciones Educativas; se clasifican en elementos
de consumo y devolutivos. Es fundamental que la Institución cuente con un control de los bienes, partiendo de
un levantamiento de información anual, el cual debe reportarse al Municipio.
El reporte se debe realizar al corte de cada mes siempre y cuando se realicen compras que sea superior a 50)
Unidades de Valor Tributario (UVT), para que posteriormente sea remitido a la Unidad Administrativa Especial
de Gestion de Bienes y Servicios
1. Llevar en orden cronológico los documentos que soportan el comprobante de entrada y salida de los
elementos de consumo y devolutivos.
2. Llevar los registros adecuados y actualizados de los bienes en existencia, donde se contemple, lo
siguiente:
a) Nombre del elemento y su codificación.
b) Unidad Fecha de cada movimiento.
c) Descripción del bien.
d) Número del comprobante.
e) Entrada y salidas.
f) Identificación de los respectivos comprobantes.
g) Cantidad de elementos.
h) Valor unitario, valor total y llevar un control de inventarios por cada bien existente.
i) Revisar periódicamente el inventario de los bienes de consumo y devolutivos con el
inventario físico.
j) Asegurar debidamente los bienes de la Institución Educativa
9.1. Recepción de Bienes
Según su origen los bienes pueden provenir de adquisiciones, transferencias de proyectos, donaciones,
cambio por garantía y traspasos entre sedes, entre otros y se reciben en la bodega de la Institución
Educativa; no obstante, de acuerdo con la naturaleza de ciertos bienes y lo estipulado en el contrato, se
podrán recibir directamente en el lugar donde se utilizarán.
En el caso de bienes de consumo como: Impresos y Publicaciones (Folletos, revistas, libros, cartillas, etc.,),
elementos para el funcionamiento y mantenimiento de vehículos (combustibles, lubricantes, llantas,
neumáticos, repuestos etc.), elementos de cafetería y aseo, elementos para mantenimiento locativo
(bombillas, lámparas, chapas, tornillos, etc.), entre otros; le corresponde al Rector de cada Institución
implementar y llevar a cabo los controles necesarios que garanticen el adecuado uso y administración de
éste tipo de bienes.
9.1.1. Ingreso por Compra de Bienes
Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales la Institución Educativa adquiere bienes a través
de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas, proyectos y políticas de compras
definidas y obedeciendo el resultado de un proceso de contratación.
Una vez adquiridos los elementos, la Institución Educativa debe garantizar que se reciben de conformidad con
las condiciones pactadas con el proveedor y realizar el registro de entrada en el almacén de la institución.
El registro se realizará en la planilla de control de activos fijos.
9.1.2. Ingreso por Donación
Corresponde al ingreso de bienes recibido a donaciones de personas naturales y jurídicas, que trasfieren a
título gratuito e irrevocable la propiedad de algún bien a la Institución Educativa.
El valor del bien será el que estipule el documento que soporta la transacción o el que técnicamente se
establezca a través de un avaluó comercial.
Para hacer efectiva la donación se debe cumplir con las siguientes condiciones:
1. Verificar que el bien se enuentre en optimas condiciones de uso
2. Documento del recibo que soporte la donación, donde se específique:
a. Características generales del bien según el documento
b. Fecha del documento
c. Valor del bien según el documento
9.1.3. Documentos Soportes para la Recepción del Bien
Los documentos soportes para la recepción de los bienes son: remisión o factura o acto administrativo que
soporta la entrega, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

1. La Institución Educativa debe establecer el lugar apropiado para guardar, custodiar y conservación
de los bienes.
2. Cuando las características e instalación de los bienes requieran el recibido en un sitio y /o sede
diferente de la bodega principal, deberá estar establecido en el acuerdo realizado entre las partes.
3. Cuando los bienes sean adquiridos a través del Municipio, estos podrán ser recibidos directamente
en la dependencia solicitante ó en la bodega de acuerdo con lo estipulado en el Contrato o con la
necesidad de la Institución.
4. Los elementos de papelería y útiles de oficina que sean adquiridos por la Institución Educativa,
deberán ser recibidos en la bodega la Institución.
5. Las licencias deben ser revisadas de acuerdo con lo establecido en cada Institución Educativa,
quien es la responsable de verificar y aceptar las condiciones establecidas en el contrato.
6. Si de acuerdo a lo pactado en el contrato, es posible recibir entregas parciales de bienes, deberá
quedar debidamente estipulado en el respectivo soporte el número de unidades recibidas.
7. Se deberá enviar un funcionario de la bodega para revisar en el momento de la entrega, debe
verificar que los mismos, cumplan las características, cantidad, calidad, presentación, vencimiento,
estado y demás especificaciones estipuladas (contrato, aceptación de la oferta, acto administrativo,
factura o remisión). Cuando se requiera se debe relacionar marca, modelo y seriales.
8. De comprobarse diferencias, entre lo físico y lo estipulado en el documento soporte, no se recibirán
los bienes y se informará del evento al rector, para que se tomen los correctivos necesarios de
acuerdo a lo contractualmente establecido.
9. El funcionario responsable de la bodega entregará como constancia de recibo: acta, factura o
remisión firmada, al auxiliar administrativo responsable para que proceda a realizar el registro en el
formato de Excel denominado control de activos fijos. En los casos en que se reciban bienes por
garantía, dicha recepción debe hacerse por la persona delegada del área que adquirió el bien.
9.2. Ingresos y Registros de Bienes a los Inventarios
Los bienes que son adquirido por las Instituciones Educativas, deberán ser registrados en de acuerdo con el
proceso sistematizado control de acitvos, puede ser por adquisiciones, transferencias de proyectos, traspaso,
donaciones, prestamos (bienes recibidos en comodato) ó en reposición.
El documento soporte para el ingreso según su origen es:
• Adquisiciones: Copia del contrato, factura, remisión o aceptación de oferta.

• Transferencia de proyectos: Acta y documento de transferencia.
• Donaciones: Acta documento de donación.
• Préstamos: Contrato de comodato o acto administrativo.
• Traspasos: Acta y documento de traspaso de propiedad.
• Reposiciones: Documento de la indemnización, memorando del funcionario responsable o
documento de quien reponga el bien.
• Otro tipo de documento que evidencie claramente el traspaso de propiedad emitió por el Municipio.
10. Baja de bienes
Este proceso consiste en la salida definitiva de los elementos que ya no son útiles para las Instituciones
Educativas, ya sea por su obsolescencia, grado avanzado de deterioro.
La baja, aplica la salida definitiva de los bienes tanto físico como del reporte al Municipio para realizar el
registro contable.
Para realizar de manera correcta el proceso de baja de los bienes, es necesario tener en cuenta por parte de
la Institución Educativa el siguiente proceso:
a) Identificar con total exactitud los bienes que serán dados de baja, estableciendo su cantidad, estado,
locación, característica, condiciones de registro y valor en libros, tal información estará depositada en
la platilla de Excel “control de Inventarios FSE”.
b) Obtener los conceptos técnicos, legales y administrativos necesarios que soporten adecuadamente
la decisión de dar de baja los bienes. Los conceptos técnicos especializados resultan fundamentales,
pues exponen las razones por las cuales se consideran que los elementos ya no son útiles; en la
Institución Educativa, tal concepto podrá ser emitido por el Rector,
c) Organizar toda la documentación soporte para tomar la decisión de baja y verificación que se
encuentren completa y ordenada.
d) Someter a consideración del comité la propuesta de baja, para su análisis. La decisión tomada por el
comité debe quedar plasmada en un acta.
e) Preparar y someter a consideración del comite Consejo Directivo el Acto Administrativo al comité
correspondiente para la baja de bienes.
f) Con el Acto Administrativo remitir copia al Municipio y alimentar el sistema para que realice los
registros contables de baja de los bienes en las cuentas de activo.
Cada institución educativa debe tener un procedimiento de tipo administrativo en concordancia con el Plan de
Gestión Integral de Residuos Sólidos PGIRS.
10.1. Principales Tipos de Baja
10.1.1. Baja de Bienes por Pérdida o Hurto
Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en
almacén han desaparecido y se comprueban definitivamente que no hay indicios de su aparición o de ser
recuperados, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que
haya lugar. En este caso la Institución Educativa debe realizar los siguientes trámites:
a) Denunciar la pérdida o hurto ante autoridad competente por parte del responsable
b) Informar al Municipio.
c) Realizar tramite de la reclamación a la compañía de seguros.
d) Realizar reunión con el comité y proyectar el acto administrativo dar de baja por parte del
consejo Directivo, se remite copia del retiro al Municipio para realizar la baja de los registros
contable.
10.1.2. Baja de Bienes Obsoletos.
Este tipo de baja se produce cuando se trata de bienes que ha sufrido daño total o parcial, y evidencia un
avanzado estado de deterioro histórico, los que los hace plenamente inservible, se encuentran obsoletos
o cuando por razones de salubridad se hace necesario su retiro.
10.1.3. Destino Final de los Bienes Dados de Baja
Cuando se realiza la baja de los bienes es necesario indicar también qué se hará con ellos una vez se
haya autorizado y realizado formalmente la baja.

A continuación, hacemos referencia a los diferentes destinos que se puede presentar:
- Comercialización o venta.
- Enajenación gratuita a otra entidad pública.
- Destrucción.
11. Toma Física de inventario
Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén y dependencias de la Institución Educativa

con el fin de confrontar las existencias reales o físicas contra lo registrado control de Inventarios FSE y
cuentas contables del Municipio. Una vez al año la toma física de inventarios se debe realizar mediante un
sistema de barrido, el cual contempla el conteo uno a uno de los bienes muebles existentes en las
Instituciones Educativas.
Se debe elaborar acta en la que conste el resultado de la toma física, la cual debe ser firmada por los
funcionarios que participaron en la actividad.
Tal inventario deberá ser enviado al Municipio para el cruce con la contabilidad.
La Subdirección Administrativa y Financiera podrá solicitar pruebas selectivas de inventarios, cuando lo
considere necesario.
11.1. Anexo de toma física de Inventario

A continuación, hacemos referenciadel formato para llevar a cabo la toma física de inventaros para los bienes
TOMA FÍSICA BIENES MUEBLES
FONDOS EDUCATIVOS
PERIODO:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA:
SEDE EDUCATIVA :
FECHA DE TOMA FISICA:
PERSONAL A CARGO DEL CONTEO FÍSICO:
ESTADO ACTUAL DE USO
ARTICULO CARACTERISTICA DEL ARTICULO MARCA CANTIDAD UBICACIÓN BUENO REGULAR MALO
FIRMA RESPONSABLES CONTEO
FIRMA APROBADO MESA DE CONTROL
muebles de las Instituciones Educativas.
12. Deterioro Activo no Generadores de Efectivos.
12.1. Evaluación de inicios de deterioro

Al final de cada año (previo al cierre del 31 de diciembre del año en curso), las Instituciones Educativas de
Santiago de Cali evalúan la existencia de indicios de deterioro del valor de algún activo no generador de
efectivo.
Las clases de activos no generadores de efectivo que deberán ser objeto de análisis de deterioro son:
• Propiedades, planta y equipo.

• Activos intangibles.
• Bienes históricos y culturales.
12.2. Indicadores de deterioro

Las Instituciones Educativas realizaran un análisis sobre los activos no generadores de efectivo (Detallados
en el numeral 12.1 de esta política) con el fin de identificar cuáles de estos presentan indicios de deterioro,
para esto se cuenta con un checlklist (Documento ajeno al programa contable), el cual deberá ser elaborado y
diligenciado por el funcionario responsable del activo y deberá ser enviado a la Unidad administrativa especial
de gestión de bienes y servicios. Este documento permite facilitar la identificación de los mismos bajo un
esquema de chequeo de diversos ítems asociados con el deterioro de un activo de acuerdo a las condiciones
actuales en que se encuentre.
Para la evaluación de indicios de deterioro, solo se tendrán en consideración aquellos activos que sean
clasificados como bienes de mayor cuantía, es decir, aquellos cuyo costo de adquisición es superior a

cincuenta (50) Unidades de Valor Tributario (UVT), aquellos que no superen este monto no serán objeto de
análisis de deterioro.
El checklist para análisis de deterioro es el que se detalla a continuación:
A. Indicadores Activos no generadores de efectivo - Información Diligenciada por la

Institución Educativa
1. Fuentes externas de información Sí No N/A Comentarios
a. Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener
lugar en un futuro inmediato, cambios significativos
con una incidencia adversa sobre la Institución, los
cuales están relacionados con el entorno legal,
tecnológico o de política gubernamental, en los que
opera la Institución.
b. ¿Durante el periodo, el valor de mercado del activo

ha disminuido significativamente más que lo que se
esperaría como consecuencia del paso del tiempo o
de su uso normal?
2. Fuentes internas de información
a. Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o
deterioro físico del activo.
b. ¿Durante el periodo han tenido lugar, o se espera
que tengan lugar en un futuro inmediato, cambios
significativos en la manera que se usa o se espera
usar el activo, que afectarán desfavorablemente la
Institución?
¿Estos cambios incluyen el hecho de que el activo

esté ocioso, los planes de discontinuación o
restructuración de la operación a la que pertenece el
activo, los planes para disponer el activo antes de la
fecha prevista y el cambio de la vida útil de un activo
de indefinida a finita??
c) ¿Se decide detener la construcción del activo
antes de su finalización o de su puesta en
condiciones de funcionamiento?
d) ¿Se dispone de evidencia procedente de informes
internos que indican que la capacidad del activo para
suministrar bienes o servicios ha disminuido o va a
ser inferior a la esperada?
e) ¿Se han incrementado significativamente los
costos de funcionamiento y mantenimiento del activo
en comparación con los inicialmente
presupuestados?
Si existen indicadores de deterioro según sección
A, siga con sección B. De lo contrario siga con C.

B. Prueba de deterioro – Información diligenciada por el Municipio
1. ¿Se determinó el valor en libros del activo?
2. ¿El valor de servicio recuperable es el mayor entre
los valores determinados?
3. ¿Si el valor en libros es mayor al valor de servicio
recuperable, se efectuó el castigo del valor en libros
hasta el valor recuperable?
C. Resumen
1. ¿Existen indicadores de deterioro? Información
Diligenciada por la Institución Educativa.
2. ¿Se efectuó prueba de deterioro? Información
Diligenciada por el Municipio.
3. ¿Se efectuó castigo del activo? Información
Diligenciada por el Municipio.
4. ¿Se reevaluaron el valor residual, la vida útil y el
método de depreciación/amortización de los
activos/de los activos? - Información Diligenciada por
el Municipio.
12.3. Valor del servicio recuperable
En la medición del deterioro de los activos no generadores de efectivo, el Municipio de Santiago de Cali
determina el valor de mercado de los mismos mediante la realización de un avaluó técnico. Este se realizará
solo para aquellos que una vez concluido el checklist para evaluación del deterioro (detallado en el numeral
12.2 de este documento) y con base en el criterio establecido en la política de deterioro, concluya que se
encuentra deteriorado. De lo contrario no se considera necesario realizar el valor de mercado de estos
activos.
Para lo anterior La Unidad administrativa especial de gestión de bienes y servicios, deberá realizar toda la
labor correspondiente a establecer el valor del servicio recuperable e identificar el valor real de deterioro que
deberá ser reconocido a manera contable, de igual forma, deberá identificar y cuantificar cuando se presenten
reversiones del deterioro. Una vez establecidos los montos, estos deberán ser reportados a la Contaduría
General para que sean ellos quienes procedan a realizar el ajuste (asiento contable) en el sistema SAP.
De acuerdo con lo anterior, las Instituciones Educativas no cuantificaran el valor correspondiente por
deterioro. Una vez realizado el checklist para evaluación del deterioro (detallado en el numeral 12.2 de este
documento) correspondiente a fuentes internas y externas, informará a la Unidad administrativa especial de
gestión de bienes y servicios su resultado para continuar con el proceso de medición de deterioro de los
activos no generadores de efectivos.

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Políticas Contables de los Fondos de Servicios Educativos de las Instituciones Educativas

Oficiales del Municipio de Santiago de Cali

1. Normatividad Relacionada ............................................................................................................ 3

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

2. Objetivo de la política Administrativa

3. Alcance de la política Administrativa

4. Responsabilidad de la gestión y actualización de la política administrativa

A continuación, se listan las principales definiciones aplicables dentro de la política administrativa:

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

Checklist: Corresponde a una herramienta de ayuda, permite asegurar la consistencia y exhaustividad en la

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

Indicio: Corresponde a un hallazgo, evidencia, o descubrimiento que genera la probabilidad de ocurrencia de

6. Proceso para el Manejo de Bienes

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

Bienes adquiridos por las Instituciones Educativas

6.2. Adiciones y Mejoras propiedades, planta y equipo.

6.3. Reparaciones propiedades, planta y equipo

6.4. Mantenimientos propiedades, planta y equipo

7. Medición Inicial de Propiedades, planta y equipo

(-) Toda clase de descuentos y rebajas

(+) Aranceles de importación (En caso de aplicar)

(+) Impuestos no recuperables

(+) Costos directamente relacionados con la puesta en servicio

(=) Costo de adquisición.

• Compra directa por la institución educativa

Cuenta PUC Detalle Debito Crédito

Causación del Pago:

Cuenta PUC Detalle Debito Crédito

Causacion del Municipio:

Cuenta PUC Detalle Debito Crédito

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

7.2. Conceptos no capitalizables

7.3.1. Inicio de la depreciación

7.3.2. Suspensión de la depreciación

7.5. Baja en Cuentas

a) Administrar adecuadamente los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo.

9. Recepción, Revisión y Almacenamiento de Bienes

9.1. Recepción de Bienes

9.1.1. Ingreso por Compra de Bienes

9.1.2. Ingreso por Donación

9.1.3. Documentos Soportes para la Recepción del Bien

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

• Adquisiciones: Copia del contrato, factura, remisión o aceptación de oferta.

10. Baja de bienes

10.1. Principales Tipos de Baja

10.1.1. Baja de Bienes por Pérdida o Hurto

10.1.2. Baja de Bienes Obsoletos.

10.1.3. Destino Final de los Bienes Dados de Baja

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

11. Toma Física de inventario

Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén y dependencias de la Institución Educativa

11.1. Anexo de toma física de Inventario

Política Contable y Administrativa: Propiedades, planta y equipo

FIRMA RESPONSABLES CONTEO

FIRMA APROBADO MESA DE CONTROL

muebles de las Instituciones Educativas.

12. Deterioro Activo no Generadores de Efectivos.

12.1. Evaluación de inicios de deterioro

• Propiedades, planta y equipo.

12.2. Indicadores de deterioro

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El checklist para análisis de deterioro es el que se detalla a continuación:

A. Indicadores Activos no generadores de efectivo - Información Diligenciada por la