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Índice:
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¿Por qué molestarse en crear un acta de constitución del proyecto? Recibiste la aprobación de
tu cliente, completaste la planificación, aseguraste tus recursos y ahora quieres comenzar el
proyecto. Simplemente puedes comenzar a asignarle tareas al equipo y adelantarte a lo
programado.
Aunque parezca que es simplemente una buena idea, un acta de constitución del proyecto o
PID (por sus siglas en inglés) es crucial para comenzar un proyecto correctamente. Un inicio
exitoso (o no exitoso) de un proyecto puede determinar el éxito del proyecto bastante pronto.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Un comienzo sólido es clave para un proyecto, sin importar cuán pequeño o grande sea un
proyecto.
El acta constitutiva del proyecto, ayuda a guiar al equipo desde el principio, para un inicio
exitoso del proyecto sin crear demasiado trabajo adicional por adelantado. El PID puede ser un
documento dinámico al que el equipo puede recurrir.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
1. Proporciona el contexto
2. Define los Parámetros del Proyecto
3. Define los Detalles
4. Define la Estructura de Desglose del Proyecto y la
Planificación de los Recursos
5. Define Quién es Quién
6. Identifica los Riesgos, Suposiciones, Problemas y
Dependencias
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Índice:
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Para ello deben tenerse en consideración las fortalezas y debilidades de cada uno de los integrantes del
equipo.
También debe considerarse la necesidad de contar con expertos en temas concretos en momentos
específicos del proyecto.
Por otro lado, también debe tenerse en cuenta el aspecto más humano de las relaciones
interpersonales.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Una vez establecido qué personas van a integrar los equipos, cómo se van a organizar y qué debe hacer
cada uno de ellos, es fundamental que todo esto quede plasmado en diagramas y gráficos que permitan
que todo el mundo sepa qué debe realizar en cada momento.
Asimismo es muy importante contar con sistemas de trabajo informatizados y en la red que permitan
aprovechar al máximo las nuevas tecnologías tanto para el trabajo individual como para el trabajo en
equipo.
Del mismo modo que se establece qué personas van a integrar los equipos, también se debe decidir antes
del comienzo del proyecto la sistemática de trabajo que se va a utilizar y el apoyo tecnológico con el que
se cuenta.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Formación y actualización
Durante el desarrollo del proyecto, las circunstancias económicas, sociales y de mercado experimentarán
cambios. El equipo debe estar sometido a un constante reciclaje, adquiriendo permanentemente nuevas
habilidades y perfeccionando las ya conocidas.
Para ello, es fundamental la interacción entre los integrantes del equipo y la realización de tareas de
capacitación, entrenamiento, asistencia a cursos...
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Es necesario que el Project Manager y el director del proyecto tengan capacidad de liderazgo, sepan sacar lo
mejor de cada persona, consigan resolver adecuadamente los conflictos interpersonales que puedan surgir
durante el desarrollo del proyecto y, al mismo tiempo, mantengan al equipo motivado.
Al mismo tiempo, deben realizar una monitorización exhaustiva de los resultados obtenidos en cada una de
las fases y ciclos del proyecto. Sólo así podrán realizar un análisis de debilidades y fortalezas y
realizar modificaciones en tiempo real que permitan alcanzar el resultado deseado con el coste en tiempo y
dinero previsto inicialmente.
Como has podido comprobar, para realizar una adecuada gestión de los recursos humanos, resulta de gran
ayuda contar con las herramientas adecuadas que te permitan organizar al personal de la manera más
eficiente.
Del mismo modo, deben potenciar el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto y facilitar la
comunicación e intercambio de información entre los integrantes del equipo.
Todo ello, no solamente conseguirá mejorar el rendimiento y la productividad del equipo sino que permitirán
que el Project Manager pueda concentrar su atención y esfuerzo en coordinar al equipo, sin hacer papeleos y
gestiones innecesarias.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
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El plan de comunicación es un sitio centralizado en el que se reúne todo lo que necesitas para cumplir con la
estrategia y objetivos establecidos de comunicación del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder
usar el plan de comunicación para responder a dudas como las siguientes:
¿Qué canales de comunicación usamos? ¿Para qué se usa cada canal?
¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona y cuándo de forma asincrónica?
¿Cuáles son los roles dentro del proyecto? ¿Quién es el responsable del proyecto? ¿Quiénes son los
integrantes del equipo que trabajan con el proyecto? ¿Quiénes son todos los afectados por el proyecto?
¿Cómo se van a comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado? ¿Con
qué frecuencia se compartirán?
Gracias al cronograma de actividades el gestor de proyectos y sus integrantes podrán comprobar qué tareas
faltan por hacer, el orden en que deben realizarse e, incluso, quién debe hacerlas.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades?
Los beneficios de gestionar proyectos con cronogramas de actividades son múltiples.
Por una parte, podrás ver una hoja de ruta del proyecto completa.
Además, como todos los miembros del equipo tendrán acceso al cronograma de actividades, tendrán claro el
objetivo que se quiere alcanzar y las tareas que hay que terminar.
Con un cronograma de actividades podrás detectar rápidamente los problemas que surjan como retrasos en
las entregas, cuellos de botella o si, por ejemplo, los recursos necesarios planteados al inicio resultan a mitad
de camino insuficientes.
Un cronograma de actividades es una representación gráfica dinámica.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
EJERCICIO GRUPOS DE
TRABAJO DE CLASE
II inicio
FI final
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
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Como gestor de proyectos, el análisis de riesgos te permitirá prever qué podría salir mal en tu proyecto o qué
riesgos tienen mayor probabilidad de suceder o impacto y te ayudará a preparar a los miembros de tu equipo
para el éxito.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Lecciones Aprendidas
En el proyecto Starlink la aplicación cuidadosa de la gestión de riesgos en cada fase del proyecto fue fundamental para
abordar los desafíos y garantizar el éxito.
La gestión de proyectos y riesgos en Starlink no solo es un modelo para futuros proyectos espaciales, sino también una
fuente de inspiración para líderes y equipos de proyectos en todo el mundo, recordándonos que enfrentar lo
desconocido con una estrategia sólida y una gestión eficaz puede conducir al éxito en cualquier desafío.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
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Preselección de proveedores.
En organizaciones medias o grandes suele haber una base de proveedores homologados para trabajar con nosotros, por
lo que en este caso deberemos seleccionar los proveedores de esta lista.
Si estamos en una empresa donde no existe la homologación de proveedores, o si tenemos que hacer una compra poco
habitual, deberemos buscar potenciales proveedores por otros medios (directorios, internet, etc), y analizar los puntos
más importantes del proceso de homologación para determinar a cuales acabaremos solicitándoles una oferta.
Estos tres puntos suelen hacerse en paralelo, ya que son un prerrequisito para proceder al siguiente punto del proceso.
Homologación de proveedores
Muchos proyectos cuentan con recursos externos, bien en forma de profesionales autónomos que forman parte del
equipo del proyecto, o bien proveedores que deben entregarnos materiales o realizar determinadas tareas. En estos
casos deberemos saber a quién podemos contratar, lo que requiere haber completado un proceso de homologación de
proveedores.
El problema surge en que cuando se realizan compras dentro de un proyecto, el tiempo suele estar limitado, por lo que las compras
acaban centrándose en evaluar el alcance especifico y el coste ofrecido; dejando de lado otros aspectos que son importantes, tales
como:
➢ Instalaciones y capacidad.
➢ Sistema de calidad del proveedor.
➢ Sistemas de gestión del proveedor.
➢ Seguros o sistemas de seguridad disponibles.
➢ Estado financiero.
➢ Certificaciones necesarias
➢ Recursos /Soluciones
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Las técnicas que existen a la hora de estimar cuál va a ser el coste de un proyecto son innumerables, destacando algunas como la
estimación análoga (estimación de datos fijándonos en un proyecto similar), la estimación ascendente (descomponer el trabajo en
partes menores y luego sumar todos los puntos), la estimación paramétrica (en base a un algoritmo con datos históricos) y la
estimación PERT (donde se plantearán escenarios optimistas, neutros y pesimistas)
La elaboración de un presupuesto en el que se determine el coste de un proyecto es un proceso complejo. Hay varios pasos que habrá
que seguir para hacerlo de forma correcta:
1. Elaborar una lista de acciones: habrá que incluir todo tipo de acciones que sean necesarias para sacar el proyecto adelante, tanto
las primeras como los que se hagan una vez finalizado el mismo.
2. Calcular los costes internos: Básicamente, se refiere a los gastos que habrá que tener debido a los sueldos y contratación de
personal.
3. Calcular costes de mano de obra externa: Es frecuente que en muchos proyectos se necesite la subcontratación de algunos
servicios.
4. Calcular de costes materiales: Saber cuánto dinero nos podemos dejar en materiales y cómo optimizar la gestión de éstos.
5. Crear un amortiguador financiero: Este paso se refiere a añadir un porcentaje de dinero adicional para posibles imprevistos, que
oscilará entre el 10% y el 30%.
6. Controlar el consumo del presupuesto: Encargarse de monitorizar la evolución de los procesos del proyecto.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Los costos directos se clasifican en general como aquellos directamente asociados con una única área (como un
departamento o un proyecto). En la gestión de proyectos, los costos directos son gastos facturados exclusivamente a un
proyecto específico. Pueden incluir los salarios del equipo del proyecto, los costos de los recursos para producir
productos físicos, el combustible para el equipo y el dinero invertido para abordar los riesgos específicos del proyecto.
Los costos indirectos, por otro lado, no pueden asociarse a un centro de costos específico y, en cambio, se incurren en
varios proyectos de manera simultánea, a veces en cantidades variables. En la gestión de proyectos, el control de calidad,
los costos de seguridad y los servicios públicos generalmente se clasifican como costos indirectos, ya que se comparten
en una serie de proyectos y no se facturan directamente a ningún proyecto.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
Más allá de las amplias clasificaciones de costos directos e indirectos, los gastos del proyecto se dividen en categorías
más específicas. Los tipos comunes de gastos incluyen:
• Trabajo: El costo del esfuerzo humano extendido a los objetivos del proyecto.
• Materiales: El costo de los recursos necesarios para crear productos.
• Equipo: El costo de comprar y mantener el equipo utilizado en el trabajo del proyecto.
• Servicios: El costo del trabajo externo que una empresa busca para cualquier proyecto (proveedores,
contratistas, etc.).
• Software: Recursos informáticos no físicos.
• Hardware: Recursos informáticos físicos.
• Instalaciones: El costo de alquilar o usar equipos, servicios o ubicaciones especializados.
• Costos de contingencia: Costos añadidos al presupuesto del proyecto para abordar riesgos específicos.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO
“De hecho, los participantes de una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) en 2021 declararon
que en los últimos 12 meses, solamente el 62 % de los proyectos de sus empresas se completaron ajustándose al
presupuesto original.”
Establecer el presupuesto antes de comenzar con el proyecto te ayuda a definir el alcance del trabajo y a controlar los
costos.
También es una buena manera de presentar tu proyecto a las partes interesadas y obtener los fondos que necesitas, ya
que un plan de gastos detallado ayuda a que los encargados de tomar las decisiones comprendan cómo los costos
contribuyen a los objetivos.
A medida que tu proyecto avanza, puedes usar el presupuesto como referencia para comparar el gasto real con el gasto
presupuestado y mitigar los costos adicionales que puedan surgir.
Unidad III: CONSTITUCIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO LOGÍSTICO