Envío de partes reemplazadas en garantía y cortesía

comercial a Auteco
Circular No. 60 -18
Para Socios Comerciales y Centros de Servicio Autorizado
(CSA)
Fecha 15 de mayo 2018

Apreciada red de Socios Comerciales y Centros de Servicio Autorizado (CSA):

En busca del mejoramiento continuo de nuestros procesos y por petición de

nuestros proveedores, le recordamos a todos los Centros de servicios
autorizados que es necesario enviar al área de Investigación posventa para su
respectiva auditoría, todas las partes otorgadas y reemplazadas por garantía o
cortesía comercial, excepto: Empaquetaduras, bombillos, tornillería, arandelas,
tuercas, calcomanías, o-ring, filtro de aceite, sellos de válvulas, cinta sujeta
cables, abrazaderas y baterías, las cuales no se deben enviar, pues serán
recogidas por el personal capacitado y certificado para dicho proceso dentro
del Plan posconsumo de baterías.

Una vez se reciban en Auteco los repuestos serán almacenados por el área de
auditoría de garantía y analizados por investigación posventa, con el fin de
tener muestras confiables e información detallada acerca de los diferentes
modos de falla que pueda presentar una pieza; posteriormente, serán parte del
debido reporte y envío de muestras que hacemos a las casas matrices. Todo lo
anterior, como parte de nuestro proceso de mejora continua de nuestros
productos y la buena imagen de nuestras marcas.

Por favor tenga en cuenta que este proceso tampoco aplica para los repuestos
de devolución, tanto el procedimiento como la dirección de envío de los
repuestos de devolución son diferentes, por favor remítase a la circular No
038-18. (Proceso de devolución de repuestos enviados por garantía) enviada el
13-04-2018.

Cualquier duda referente a esta circular con gusto será atendida por el
personal de Servicio Posventa, Línea de soporte técnico 4448190 opción 3; o al
número celular de auditoría de garantías 3045996461.
A continuación se explicarán los pasos a seguir a la hora de realizar el envío
de los repuestos reemplazados por garantía o cortesía comercial a
Auteco:

1. El sticker de garantía:

Este sticker es la hoja de vida de cada repuesto, es de vital importancia para el

análisis y el control de la información, por lo tanto todos los datos solicitados
en el sticker deben estar completos y bien diligenciados, con la información
clara y coherente entre el modo de falla y la parte reemplazada. Es importante
que el sticker se fije directamente sobre el repuesto e inmediatamente se haga
el cambio de la parte de la motocicleta para evitar confusiones.

En los casos en que los repuestos que están impregnados de aceite o algún
líquido que afecte su marcación, los mismos pueden llevar el sticker en la caja
en la cual fue recibido el repuesto nuevo.

Para mayor claridad, a continuación un ejemplo de un sticker diligenciado

correctamente.

2. Embalaje y rótulo para la caja enviada.

Para garantizar un buen procedimiento al enviar los repuestos mencionados, se

debe tener en cuenta lo siguiente:

 Las cajas deben ser enviadas por los CSA la primera semana del mes
siguiente al mes en que se efectuó el reemplazo de la pieza por garantía
o cortesía comercial. Por ejemplo: los repuestos que fueron remplazados
en garantía o cortesía comercial en el mes de abril, deben ser enviados
a Auteco la primera semana del mes de mayo y así sucesivamente.
 Solo los repuestos impregnados de aceite o algún líquido que afecte su
marcación deben llevar el sticker en la caja del repuesto nuevo recibido,
tal como se menciona en el punto 1 previo.

 Por facilidad, en la manipulación las cajas no deben exceder 15 kilos de

peso.

 Las partes deben estar empacadas individualmente en sus respetivas

cajas de tal forma que no se deterioren con el transporte.

Repuestos bien empacados con el sticker en la parte que se cambió.

 Las cajas se deben enviar selladas y rotuladas de la siguiente manera

(Anexo 1).

Nota: Recuerde que este proceso no aplica para los repuestos de

devolución.
 Caja bien empacada y rotulada Caja mal empacada y mal
rotulada

Como recomendación, sugerimos guardar evidencia fotográfica del envío de las

cajas en caso que se presenten posibles daños durante el transporte.
3. Formato de registro de partes enviadas.

Cada caja además debe llevar en la parte interior una copia impresa del
formato que a continuación se muestra y que lleva el registro de los repuestos
que contiene. Este formato debe ser diligenciado por el CSA y debe contener:
número de garantía, descripción de la pieza y cantidad de partes (ver
ejemplo); adicionalmente, para garantizar un mejor control de la información,
se debe enviar un correo con dicho formato diligenciado a su Coordinador
Técnico con copia a la siguiente dirección: jrestrepod@auteco.com.co

ITEM N° GARANTÍA DESCRIPCIÓN DE LA PARTE CANTIDAD

1 1651343 VELOCIMETRO 1

2 1722752 CILINDRO 1

 Para facilitar la identificación se debe marcar cada caja secuencialmente

1, 2, 3 según la cantidad de cajas enviadas, de manera que cuando se
imprima el formato de registro de partes enviadas, se pueda especificar
a qué caja corresponde cada relación de repuestos.

Formato de registro de partes enviadas bien diligenciado

Tal como se menciona en el numeral 2 Embalaje y rótulo para la caja enviada,

las partes remplazadas en garantía o cortesía comercial deben ser enviadas a
Auteco la primera semana de cada mes. Recuerde que este envío no
dependerá de la visita del coordinador técnico al CSA. Es decir,
finalizando cada mes, el CSA debe enviar las partes que hayan reemplazado
hasta la fecha, sin excepción alguna.

4. Envío de las partes a Auteco.

El flete de las partes reemplazadas por garantía o cortesía comercial será

asumido por Auteco. Por lo cual es necesario realizar el envió con la
transportadora Envía preferiblemente, y en caso de no ser posible, por
Servientrega de la siguiente manera:

Envía

Se debe diligenciar el siguiente formato:

 Luego de diligenciar el formato podrá programar la recolección de
diferentes formas:

1 Pueden enviar el formato de recolección diligenciado correctamente al

coordinador de la zona con copia a jrestrepod@auteco.com.co.

2 Se debe contactar con la oficina de Envía en su municipio para

programar la recolección, debe manifestarle a la persona de Envía que el
envío es contra entrega. El contacto lo puede encontrar buscando su
municipio en el sitio web:
http://www.enviacolvanes.com.co/Contenido.aspx?idContenido=33

 Por último pegue el formato de datos de recolección en cada una de las

cajas
  Para garantizar dicho envío.

 Se recomienda guardar las guías de despacho para tener soporte del

envío.

 Cuando la trasportadora llegue al CSA por la recolección de las cajas,

debe preguntarle a la persona encargada de recibir dicha recolección el
número de la orden para poder identificar el destinatario, todo esto para
evitar un mal despacho por parte del CSA.

 En caso que la trasportadora Envía no tenga cobertura en su municipio,

favor diligenciar el siguiente formato de la trasportadora Servientrega.

Servientrega

1 Pueden enviar el formato de recolección diligenciado correctamente al

Coordinador de la zona con copia a jrestrepod@auteco.com.co.

 Por último pegue el formato de Datos de recolección en cada una de las

cajas para garantizar dicho envío.

 Se recomienda guardar las guías de despacho para tener soporte del

envío.
  Cuando la trasportadora llegue al CSA por la recolección de las cajas, es
importante preguntar a la persona encargada de recibir dicha
recolección, el número de la orden para poder identificar el
destinatario, todo esto para evitar un mal despacho por parte del CSA.

5. Causas por las cuales se realizarán facturaciones de repuestos a los

CSA:

El no cumplimiento del proceso establecido en esta circular, conlleva a

la facturación de los repuestos cambiados por garantía o cortesía
comercial. Por favor tenga en cuenta los siguientes motivos por los cuales las
partes pueden ser facturadas al CSA:

 Repuestos enviados sin sticker.

 Sticker con la información incompleta.
 Sticker mal diligenciado (ejemplo: Número de la garantía diligenciado en
el espacio donde debería ir la fecha).
 Sticker con incoherencias en su información (ejemplo: el número de
garantía indica que es un cilindro y tras verificar en Impulsa, se
encuentra que corresponde a un velocímetro).
 Las partes reemplazadas en garantía, que durante el proceso de análisis
no presenten el defecto reportado por el CSA, serán facturadas. Si el
CSA posteriormente requiere dichas partes, deberá asumir el flete para
el regreso de estas.
 Si después de tres meses de ser cambiada la pieza en garantía, esta no
ha sido enviada a la ensambladora para auditoría, dicha pieza será
facturada al CSA. El valor de cada repuesto facturado es precio
distribuidor.

Notas:

 Dirección de envió de las partes reemplazadas en garantía es la carrera

42#51-50 Autopista sur Itagüí.
 Por favor tenga en cuenta que este proceso no aplica para los repuestos
de devolución.