Sistema De Gestión Documental (SGD)

«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático

la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los
documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación - Gestión
documental)

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

 Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación,
la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.
 Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
 Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de
la legislación vigente.
Ofrece apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario y asegura una
preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización.
Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización,
por los siguientes motivos:
 Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están
integrados e identificados en un único sistema.
 Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
 Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los
documentos, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
 Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción
de un modo seguro y certificado.
 Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para
una óptima gestión del SGD.