Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de San Marcos

Facultad de Ciencias Económicas
Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría
Curso: Organización y Sistematización -Código 05115-
Docente: Licda. Ileana María de León Oliva

INVESTIGACIÓN DE LA SEXTA UNIDAD (Aplicación de la Sistematización en

Áreas Específicas)

Estudiante: José Luis Miranda López

Carné: 201942938
San Marcos, 26 de octubre de 2021
 INTRODUCCIÓN

Hoy en día la mayoría de las empresas para poder mantenerse funcionando de

manera óptima en el mercado han tenido que sistematizar sus operaciones puesto
que en esta época el factor tiempo marca la diferencia en relación a la eficiencia y
éxito de las entidades.

Para que una empresa funcione de una manera adecuada, la sistematización

juega un rol muy importante y esta puede aplicarse a diferentes áreas dentro de
una misma, es decir, se puede sistematizar cada área en específico dentro de la
organización lo cual ayudará a acelerar sus procesos y operaciones, como
resultado se obtendrá una empresa funcionando de manera más eficiente.

Cabe resaltar que la sistematización también juega un papel muy importante

dentro de administración pública, sin embargo, en esta ocasión se presentará la
aplicación de la sistematización en áreas específicas tomando como referencia a
las empresas privadas, haciendo la aclaración que algunas cuestiones aplican
para las instituciones públicas.

.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Describir la aplicación de la Sistematización en Áreas Específicas de una
Empresa, considerando el grado de eficiencia que le puede proporcionar a la
misma.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identificar cada uno de los subtemas, conocer su importancia y su

relevancia.

 Establecer la importancia del manual de organización

 Determinar la aplicación de la sistematización en el manejo de inventarios

 Identificar las nuevas herramientas para el manejo de archivos

6. APLICACIÓN DE LA SISTEMATIZACION EN AREAS
ESPECÍFICAS

LA SISTEMATIZACIÓN es un proceso en el cual se aprovechan y ahorran los

recursos con el objetivo de hacer las tareas más sencillas, maximizando recursos,
tiempo y esfuerzo, bajo este concepto se aplica en las diferentes áreas específicas
de cada entidad, empezando por la departamentalización, proceso en el cual se
agrupan individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de
las metas organizacionales, lo que se busca es asignar determinado tipo de tareas
y actividades a cada unidad, complementados por los manuales de organización
de la entidad que brindan información clara y detallada de la estructura y de las
unidades que integran los organigramas de la empresa.

Siendo la sistematización un proceso en el cual se busca la mayor eficacia y

eficiencia, es importante aplicarlo a cada unidad o departamento de la entidad;
siendo estas áreas: Administrativas y operativas con sus respectivas divisiones,
considerando una de las más importantes la de recursos humanos, ya que esta
área define el control, técnicas para el eficiente desempeño de las personas que
colaboran con alcanzar los objetivos de la organización; En los Procedimientos, ya
que cada unidad o departamento debe contar con una descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución y forma de
lograr objetivos.

6.1. EN LA ORGANIZACIÓN:

Es un sistema de actividades coordinadas, pero también es preciso establecer sus

leyes, o al menos principios teóricos para continuar elaborando una teoría, y
poderlo aplicar en la organización.
6.1.1. DEPARTAMENTALIZACIÓN

Departamentalización:

Cabe destacar que cada organización tiene su forma específica de clasificar y

agrupar las actividades de trabajo. Este proceso de agrupar individuos en
unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de las metas
organizacionales es lo que se denomina "departamentalización”. Esta
coordinación se facilita colocando juntos en departamentos a los especialistas bajo
la dirección de un gerente. La creación de estos departamentos generalmente se
basa en las funciones de trabajo que se desempeñan, el producto o servicio que
se elabora, los clientes a los que se sirve, el área geográfica o territorio que se
cubre, o por proceso de producto – cliente.

Tipos de Departamentalización

Los tipos de departamentalización

son las diferentes formas de
distribuir el trabajo por
departamentos que utiliza una
organización.

Sobre todo, la departamentalización es implementada por las empresas que

son muy grandes. Debido a su gran tamaño dividen el trabajo en
departamentos para lograr aumentar su nivel de eficiencia operativa.
Lo más importante de la departamentalización es que se fundamenta en
la organización de las actividades que se realizan en una empresa por medio
de departamentos. En cada departamento se asignan tareas y roles. Donde
cada empleado debe desarrollar una actividad específica y está asignado a un
área determinada.
Evidentemente en esta estructura, la empresa agrupa en cada departamento un
conjunto de actividades y funciones que son bastante similares, las cuales se
encuentran relacionadas de forma lógica. El propósito es lograr la especialización
del trabajo que facilite alcanzar los objetivos y llegar a obtener los beneficios
esperados.

Los tipos de departamentalización más comunes utilizados por una empresa son:

a) Por funciones

En este tipo de departamentalización el trabajo de divide de acuerdo con las

capacidades y habilidades que posee cada persona. Por eso algunos empleados
realizarán actividades relacionadas con la producción, otros con las finanzas,
otros con la administración y otros con el marketing.

Básicamente la empresa se divide en departamentos tomando como criterio

principal el tipo de tarea que se realiza en cada una de las áreas de trabajo.
Generalmente es utilizado por pequeñas y medianas empresas, porque el costo
de implementarlo es bajo.

b) Por la línea de productos o servicios

Por su parte, la departamentalización por producto se implementa cuando los

productos son un elemento muy importante para la empresa. Cada departamento
se ocupa de un producto en todas sus fases de producción y comercialización.

Por supuesto, la división de tareas puede hacerse por producto o por la línea de
producto, esta forma de departamentalización es usada por empresas de gran
tamaño que tienen muchas gamas y líneas de producto. En este caso se justifica
la especialización por producto, puesto que permite mejorar la calidad y el servicio
ofrecido al cliente.
 c) Por clientes

De modo similar, este tipo de departamentalización logra que la empresa se

enfoque más en la atención al cliente y en lograr satisfacer de forma más eficiente
sus necesidades. Todo el trabajo se organiza de acuerdo con las necesidades de
cada cliente, para ello se debe conocer muy bien a cada segmento de clientes.

d) Por área geográfica

Sin duda, la departamentalización por área geográfica se utiliza cuando la

empresa tiene presencia en distintos lugares, por lo que puede organizar el trabajo
por regiones geográficas. Para ello se deben conocer las necesidades y las
costumbres de cada región, pero igualmente se debe tener la autoridad para tomar
sus propias decisiones dentro del área asignada.

e) Por procesos

Así mismo, la departamentalización por procesos se utiliza especialmente por las

empresas que buscan optimizar el trabajo dentro de la organización y alcanzar la
mejora continua dentro de sus procesos.

Para ello se deben planificar y gestionar todas las tareas para lograr maximizar el
uso de los recursos y obtener un nivel adecuado de rentabilidad. La empresa se
enfoca más en el proceso de producción.

f) Por proyectos

Desde luego, la departamentalización por proyectos se aplica de forma temporal

para poder desarrollar ciertas actividades que se deben coordinar e
interrelacionar, con el propósito de alcanzar fines y objetivos determinados.

La realización de un proyecto es una organización temporal que se encuentra

dentro de la organización funcional que opera de forma permanente dentro de la
empresa.
 g) En forma matricial

Ahora bien, en la departamentalización matricial se realiza una combinación de la

departamentalización funcional y de producto o de proyecto. Esto genera una
organización mixta, donde se combina la forma vertical de la forma de
organización funcional y la horizontal de la organización de producto o de
proyecto. Es matricial porque las dos formas de organización se encuentran
superpuestas.

Finalmente se puede concluir que los tipos de departamentalización permiten la

organización de la división del trabajo por diferentes departamentos, con el
propósito de establecer una relación lógica y coherente. El tipo de
departamentalización utilizada por cada empresa dependerá de los objetivos que
se esperan alcanzar, de las habilidades de sus empleados, de las tareas que se
realizan, del tamaño de la empresa y de las estrategias que aplican.

6.1.2. MANUALES DE ORGANIZACIÓN

El manual de organización es el documento en el que se plasma la organización

formal de la Empresa, la cual establece los niveles jerárquicos, y especifica la
división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las
diferentes unidades organizacionales, y los entes externos; a efecto de lograr el
cumplimiento de los objetivos. Constituye también el marco administrativo de
referencia para determinar los niveles de toma de decisiones.

La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al

modificarse la estructura organizativa y por ende las tareas al interior de los
órganos administrativos
 ¿Qué son los manuales de organización?

Estos manuales contienen información detallada sobre antecedentes, legislación,

competencias, estructura organizativa, organigrama, mandato y funciones
organizativas.

Si se ajusta a un área específica, incluye descripciones de puestos; opcionalmente

puede presentar la lista de del directorio.

Importancia de los manuales de organización

Debido a que es un instrumento normativo es de mucha importancia en cuanto a

la gestión institucional.

Por lo cual debe ser preparado con total diligencia a fin de que precise de forma
clara y precisa la finalidad, funciones, atribuciones, responsabilidades de cada uno
de los diferentes puestos o cargos de trabajo.

¿Cuáles son las partes de un manual de organización?

Los elementos esenciales de un manual de organización son los siguientes:

Identificación: este apartado se subdivide en datos informacionales del manual

que se detallan a continuación.

 Nombre oficial de la empresa

 Logotipo de la organización
 Título del Manual
 Lugar y fecha de elaboración
 Número de edición
 Unidad responsable de elaboración
 Cantidad de ejemplares impresos
Índice: Se clasifica por capítulos o secciones que constituyen el cuerpo principal
del manual.

Introducción: se utiliza para introducir o preparar el desarrollo.

Objetivo del manual: Anotar los hechos y la lógica.

Contexto histórico: Circunstancias previas al asunto, que no lleven a comprender o

valorar los hechos posteriores, el porqué de las cosas.

Marco legal: conjunto de reglas, leyes, regulaciones y acuerdos que una empresa
u organismo debe cumplir.

Lineamientos: Indica los límites dentro de los cuales se deben desarrollar las
actividades.

Atribuciones: Poderes que se pueden ejercer.

Misión y visión: La actividad por la que la organización está comprometida y la

imagen que queremos dar de la empresa.

Funciones: Esta instrucción define las tareas esenciales para cada una de las
unidades administrativas de la estructura organizacional, las cuales son
necesarias para el cumplimiento de las tareas de la organización.

Descripciones de puestos: Esta sección debe contener: identificación de puestos,

relaciones de autoridad, roles, responsabilidades o funciones generales y
específicas, relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la
organización y descripciones de puestos basadas en el conocimiento.

Estructura orgánica: forma sistemática de cómo está integrada una organización.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

una institución.

Glosario de términos: Catálogo de palabras de una misma disciplina.

 ¿Cuál es la metodología para la elaboración de manuales de organización?

Lo primero que debemos hacer es recabar la información, planear, luego preparar

el manual, después ejecutar, codificar y después viene el despliegue de los
manuales.

Fuentes de información

Para la preparación del manual de organización hay que contar con un método
para recabar la información y la investigación descriptiva es una de las
metodologías más adecuada para este caso.

Las fuentes de información son las siguientes:

 Cuestionario y entrevista a los funcionarios o responsables a nivel de gerencia de

la organización a fin de:
o Analizar el nivel de jerarquías de la organización.
o Investigar la situación actual de la empresa en el mercado.
o Conocer la opinión de los mandos con respecto a la misión, visión, objetivos y
valores.

 Fuentes secundarias:

o Revisión bibliográfica: libros sobre gestión de recursos humanos.

o Documentos de la empresa: información interna de la organización.
o Leyes, reglamentos y otros: Información sobre legislación relacionada a las
actividades de la empresa y otros trabajos como tesis relacionadas al tema de
manuales organizacionales.

 Observación directa para conocer e identificar cada puesto en términos de sus

funciones, responsabilidades y demás aspectos en la descripción de puestos.

Planeación del manual

Se definen cada uno de los pasos para planear la confección de manual. Entre los
factores a tomar en cuenta están:

 Ubicar cada puesto en un organigrama.

 Determinar los nombres de puestos y los ocupantes de acuerdo con información
de recursos humanos.
 Estipular los plazos y momentos de revisión del manual.

Preparación del manual

 Se comunica que se va a desarrollar la actividad de preparación del manual de la

organización para que se cree el ambiente de trabajo adecuado en cuanto a la
disponibilidad de tiempo y colaboración de todos los colaboradores.

Ejecución

 Se recolecta toda la información.

 Se preparan los borradores y se revisan con las áreas responsables para contar
con su aprobación.
 Posteriormente, se elabora otro borrador con lo revisado con cada área para
enviar a análisis y revisión de los niveles superiores y contar con su aprobación o
ratificación.
 Una vez revisado y aprobado se trabaja en la confección final del manual.

Codificación

 Para identificar y ordenar la información se debe diferenciar por medio de

codificación los puestos. Esta actividad debe realizarse junto con el área de
Recursos Humanos para facilitar una mejor codificación de los procesos y
funciones.
 Por ejemplo: el puesto de Gerente General puede tener el código GRAL-001 y el
área operativa el código OPE-001

EJEMPLO:

Para poder acceder al ejemplo de un manual de organización puede acceder

al siguiente enlace:
https://drive.google.com/file/d/15EmfzD1uNj_kxr019obU6hy3yv39oL00/view?
usp=sharing

6.2. EN EL AREA DE RECURSOS HUMANOS:

La administración de recursos humanos consiste en la planeación, la organización,

el desarrollo, la coordinación y el control de técnicas capaces de promover el
desempeño eficiente del personal, significa conquistar y mantener personas en la
organización que trabajen y den el máximo de sí mismas con una actitud positiva y
favorable.

La administración de Recursos Humanos consta de subsistemas

interdependientes, estos subsistemas son:

 Subsistema de alimentación de recursos humanos, que incluye planeación

de RH, investigación de mercado de obra, reclutamiento y selección.
 Subsistema de aplicación de recursos humanos, que implica análisis y
descripción de cargos, integración o inducción, evaluación del mérito o del
desempeño, movimiento de personal (en sentido horizontal, vertical o
diagonal).
 Subsistema de mantenimiento de recursos humanos, que comprende
remuneración (administración de salarios), planes de beneficios sociales,
higiene y seguridad en el trabajo, registros, controles de personal y
relaciones laborales.
 Subsistema de desarrollo de recursos humanos, que incluye capacitación y
planes de desarrollo de personal.
 Subsistema de control de recursos humanos, que abarca base de datos,
sistemas de información de recursos humanos (recolección y manejo de
 datos, estadísticas, registros, informes, gráficas) y auditoría de recursos
humanos.

Estos subsistemas están estrechamente interrelacionados y son

interdependientes. Su interacción hace que cualquier cambio que se produzca en
unos de ellos tenga influencia en los otros, la cual a la vez, realimentará nuevas
influencias en los demás, y así sucesivamente.

Además estos subsistemas constituyen un proceso mediante el cual los cual los
recursos son captados y atraídos, empleados, mantenidos, desarrollados y
controlados por la organización. Este proceso no sigue obligatoriamente el orden
antes establecidos debido a la interacción de los subsistemas. La secuencia varía
de acuerdo con la situación.

A pesar de pesar de todo, estos subsiste subsistemas no se establecen de una

estos subsistemas no se establecen de una sola manera; son contingentes o
situacionales: varían según la organización y dependen de factores ambientales,
organizacionales humanos, tecnológicos, etc. Son variables en extremo y, aunque
son interdependientes, esto no quiere decir que si uno de ellos cambia o se
desarrolla en una dirección, los demás cambian o se desarrollan en la misma
dirección y en la misma medida.

6.2.1. RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y ADIESTRAMIENTO

Procedimiento de Selección de personal.

Requisición de Personal: Es una solicitud formal que realiza un área de la

Organización, cuando necesita un candidato para cubrir una vacante.

Reclutamiento: son las fuentes que se tienen

para conseguir posibles candidatos a ocupar
los cargos que se necesite proveer en la
Empresa. (Convocatoria interna: con los
empleados de la empresa o convocatoria externa: Sena, bolsas de trabajo, web,
banco de hojas de vida entre otras)

Pruebas psicológicas: se aplican para obtener un índice de predicción acerca del

desempeño futuro de las personas, de acuerdo con el potencial aptitudinal y
actitudinal, las características personales, y en general las competencias con las
que cuenta el aspirante, las cuales procede a calificar e interpretar, integrando
dichos conceptos al Informe Final.

Pruebas técnicas: evalúan conocimientos específicos y competencias técnicas

Entrevista: es una conversación formal que permite identificar si el candidato

posee las competencias del cargo requerido, convirtiéndose en un proceso de
doble vía donde el entrevistador obtiene información sobre el candidato y este a su
vez, la obtiene sobre la Organización. Se evalúan las áreas familiar, personal,
laboral y académica

Visita domiciliaria: es una visita que se hace al aspirante en su residencia, para

confrontar la información dada por él y para conocer de manera directa a su
familia, el nivel de vida, calidad de vida y las relaciones familiares que se
presentan entre sus miembros.

Verificación de referencias: se desarrolla para conocer la percepción que tienen

otras personas (jefes o, compañeros), sobre el candidato, en cuanto al desempeño
de este y los datos generales de su antigua labor como período, cargo, salario,
procesos disciplinarios entre otros.

Aplicación centro de valoración: es una prueba de simulación, que identifica las

fortalezas y aspectos a mejorar de un candidato. Permite identificar las
competencias blandas y duras del candidato, debe realizarse por dos o más
personas emitiendo una calificación cualitativa y cuantitativa.

Informe o concepto de selección: se redacta un informe, integrando la

percepción del Director del área con el cual se realizó la entrevista, creando un
registro que sirve de apoyo a quienes les corresponda tomar una decisión
respecto a la vinculación de un candidato. El informe es firmado por las personas
que intervinieron en la Entrevista.

Entrevista con jefe inmediato: después de ser valorado por gestión humana el
aspirante es enviado al jefe inmediato para que revise si se ajusta al perfil que
requiere.

Decisión final: con los Informes Completos de Selección, la Dirección de Gestión

Humana presenta los candidatos elegibles al jefe inmediato, (Gerencia General),
para tomar la decisión de si es viable o no proceder con la contratación.

Negociación del salario, condiciones y prestaciones: si aplica, se realiza la

negociación de las condiciones en las que el candidato será seleccionado, si
aplican p rimas legales, extralegales, salario emocional, tipo de contratación entre
otras.

Como último pero fundamental paso para finalizar el proceso de selección se

contacta a los aspirantes para contarles sobre el proceso como se observa a
continuación.

Retroalimentación de los aspirantes al proceso de selección: se contacta a los

aspirantes que no fueron seleccionados y se les retroalimenta sobre fortalezas y
aspectos a mejorar.

Entendiendo ahora las etapas del proceso de selección de personal es importante

tener en cuenta que estas se encuentran en función de cada caso en específico,
es decir, existe una secuencia de etapas deseables, pero con un margen de
flexibilidad de acuerdo a la empresa, el cargo y el seleccionador, Chiavenato
(2000). Desafortunadamente, al elegir los métodos de selección se tiende a usar
las mismas herramientas y pruebas para cualquier tipo de perfil y, a su vez,
interpretarlas de la misma manera. Este tipo de práctica resulta en uno de los
mayores errores que se cometen en los procesos de selección de personal.
Además, otro error común en los procesos de selección es utilizar un solo método.
Se recomienda utilizar varias técnicas de selección, eligiendo las más apropiadas
para el perfil del puesto a evaluarse. De esta manera, se puede aumentar la
capacidad predictiva del proceso. Además, es importante conocer los índices de
validez y confiabilidad de las herramientas de selección que deben utilizarse; de lo
contrario, se estaría confiando en una herramienta la cual podría poner en riesgo
el proceso de selección y la toma de decisión que le acompaña (García, 2004).

Robertson y Smith (2001), señalan que durante los últimos años la confianza y
seguridad en la validez de los diferentes métodos de selección ha aumentado
significativamente. Indican estos autores que al estructurar y estandarizar la
entrevista, se aumenta significativamente su capacidad predictiva. De igual forma,
García (2004) argumenta que las pruebas de aptitud e inteligencia están entre las
mejores herramientas para predecir desempeño futuro, en particular para puestos
de alta complejidad. En términos de las pruebas de personalidad los candidatos
pueden resultar de trascendental importancia al tomar decisiones de selección de
personal (Robertson y Smith, 2001).

Stanton (1985) planteaba que “La gente es el recurso más importante”, frase que
para esta investigación es de suma importancia y validez, ya que las personas son
responsables del destino de las organizaciones quienes se han visto impulsadas o
detenidas en su desarrollo en función de las competencias individuales.

Así la empresa puede tener la mejor y más avanzada tecnología o recursos

económicos para invertir; sin embargo, todo esto no le garantiza el éxito
empresarial por sí solo, se requiere del colaborador, un colaborador que se ajuste
al cargo que ocupa, por ello es importante indagar sobre los procesos de
selección, en aras de un mejoramiento continuo y un aumento de la
competitividad, donde los hoteles pequeños y medianos se encuentran en proceso
de implementación de modelos de gestión humana que permeen la cultura
organizacional positivamente.

6.2.2 MANUALES DE PUESTOS

Constituye el documento formal que compila las diferentes descripciones de

puestos de trabajo de una organización.
 Es el resultado del estudio de los puestos de trabajo, imprescindible para llevar a
cabo la correcta gestión de las personas.
En el análisis de los puestos de trabajo pueden considerarse pioneros a Frank y
Lillian Gilbreth, quienes idearon el diagrama de flujo para analizar el proceso de
trabajo.

Utilidades de Manual de Funciones

El Manual de Funciones permite:

 En primer lugar, Documentar los distintos puestos de trabajo de la
organización mediante una descripción exhaustiva de los mismos, de los flujos de
trabajo y sistemas.
 Establecer o completar el organigrama jerárquico-funcional de la organización.
 Facilitar el control y la mejora de los sistemas de gestión y producción de
servicios, estableciendo las bases para una adecuada definición de objetivos.
 También hace posible efectuar el desarrollo de una valoración de puestos de
trabajo ajustada a sus contenidos y exigencias. De esta manera, la política
 retributiva, allá donde la legislación y normativa lo permitan, considerará la
aportación diferencial, a los resultados de la organización, de cada uno de los
puestos de trabajo. También de sus características diferenciales.
 Integrar las competencias profesionales necesarias para el buen desempeño del
puesto de trabajo.
 Definir áreas de resultados. Haciendo factible la evaluación del rendimiento de
las personas que desempeñan los puestos de trabajo mediante sistemas más
válidos y fiables.
 Analizar las funciones identificando potenciales duplicidades en actividades,
funciones, tareas, responsabilidades…
 Hacer posible la elaboración de planes de formación y el desarrollo
de procesos de selección más eficaces. Al aportar un conocimiento más preciso
del contenido de los distintos puestos y del perfil de exigencias de cada uno de
ellos.
 Finalmente, facilitar la función de prevención de riesgos laborales.
En la administración pública, constituye un elemento clave para la correcta
elaboración de la Relación de Puestos de Trabajo.

Contenido del Manual de Funciones

El Manual de Funciones compila las descripciones de puestos de trabajo

producto del análisis de puestos de trabajo. Usualmente estas descripciones
adoptan la forma de fichas descriptivas del puesto.
Una ficha de descripción de puestos es un documento formal donde se reflejan los
resultados del análisis de puestos realizado previamente.
El registro se efectúa ordenadamente y en impreso normalizado. Así, se facilita el
conocimiento y la comprensión de los puestos analizados.

RPT – Relación de Puestos de Trabajo

 Se expone a continuación una breve reseña del significado de cada uno de los
distintos apartados que integran la Ficha Descriptiva de un Puesto de Trabajo.
Finalidad

Es la razón de ser de un puesto de trabajo y responde a la cuestión ¿Para qué

existe el Puesto? Revela, por tanto, la contribución básica de un puesto a los
resultados de la organización.
A continuación, algunos ejemplos de Finalidad:
 Gestión global de la empresa, optimizando los resultados clave del negocio.
 Dirigir, planificar y coordinar las actividades generales de los Departamentos en
colaboración con el Director Técnico.
 Impulsar, mantener y desarrollar la gestión de la calidad total en la empresa.

Área de Eficacia / Resultados

Es lo que materialmente aporta un Puesto a una Empresa o a un Área Funcional

de la misma.
 Resultados económicos y financieros.
 Rentabilidad de las inversiones.
 Planificación y cumplimiento del presupuesto.
 Mejora de la calidad.
 Imagen de la empresa.

Tareas

Es el conjunto de actos elementales que realiza una persona para materializar una
parte importante de su trabajo, ejemplos:
 Unir dos piezas mediante soldadura eléctrica.
 Mecanizar una pieza en una máquina-herramienta, realizando las operaciones de:
devaste, acabado y roscado.
 Realizar asientos contables mediante registro manual en los libros de
Contabilidad.
 Elaborar una orden de compra.
 Archivar un documento.

Funciones

Para una mejor comprensión del manual de funciones, conviene agrupar las
tareas que se realizan en unidades de mayor dimensión que se
denominan funciones. A su vez, estas funciones se clasifican en:

De Ejecución

Son grupos de tareas o actos que realiza una persona para conseguir un objetivo
o fin concreto. Por ejemplo:
 Seleccionar proveedores.
 Dimensionar la plantilla de una Unidad o Departamento.
 Contratar empleados.
 Reparara maquinaria.

Directivas

 Planificación (Previsión, programación, presupuestar, políticas y reglamentación).

 Organización (Estructura, Delegación y Coordinación).
 Dirección (Toma de decisiones, Selección, Formación, Motivación, Comunicación,
asesoramiento).
 Control (de resultados de personal).

Empresariales
 Producción (Fabricación, Mantenimiento).
 Comercial (Promoción, Venta, Producto, Distribución).
 Personal (Selección, Formación, Motivación, Administración de personal,
Relaciones Laborales).
 Adquisiciones (Compras, almacén, gestión de Stock).
 Administración y Finanzas (Contabilidad, Facturación, Tesorería, Finanzas).
 Investigación y Desarrollo.
En el análisis de los puestos directivos y de mando, el manual de funciones debe:
 De un lado, reflejar el contenido exacto que para cada puesto en cuestión tiene
cada una de las mismas.
 Por otro, captar su complejidad y entidad.
Con relación a los puestos de ejecución, el análisis de los mismos deberá reflejar
totalmente las Funciones y Tareas más significativas, limitando el número de ellas
a 10 ó 12.
Ejemplo de la primera página de una Ficha Descriptiva de Puesto, contenida en un
Manual de Funciones

Decisiones

En el estudio de las decisiones que se adoptan en un determinado puesto, es

fundamental definir la envergadura de esta, la cual viene dada por la magnitud de
la decisión.

Relaciones del Puesto

 En toda organización los puestos están íntimamente relacionados entre sí. De tal
manera, si la conexión y cooperación entre ellos no es eficiente, el funcionamiento
y resultados de estos no alcanzan el rendimiento esperado.
Las relaciones entre los puestos se clasifican en dos grandes grupos:
 Jerárquicas o de Mando. Aquellas en que el titular de un Puesto mantiene con su
jefe inmediato y con sus propios subordinados.
 Funcionales o de funcionamiento. Son las que el titular de un Puesto necesita
mantener con otros puestos de la propia empresa, o de entidades externas a la
misma. Por ejemplo, dar o recibir información, colaborar en la ejecución de una
tarea o resolución de un problema o tomar una decisión, negociar, asesorar,…

Condiciones de Trabajo

Determinados puestos de trabajo operan en unas condiciones de penosidad. por

ejemplo, de ruido, polvo, calor, frío, humedad, toxicidad, peligrosidad, esfuerzo
físico, que requieren una determinada capacidad física de los titulares o que
afectan a la salud de estos.
El manual de funciones reflejará también los riesgos posibles de cada puesto. Esta
información es de gran valor ya que permite mejorar la gestión de la prevención y
seguridad laboral.

Requerimientos del puesto

El desempeño eficiente de un puesto de trabajo exige que el titular del mismo

posea determinado:
 Nivel Académico.
 Grado de conocimientos técnico y tecnológicos específicos.
 Grado de experiencia o dominio operativo de la actividad a desarrollar.
 Conjunto de capacidades intelectuales, aptitudes, habilidades y características de
personalidad.
Finalmente, reseñar que, durante la fase de análisis de puestos, el analista debe
captar cuáles son estos requerimientos. Además del grado y nivel que de los
mismos se necesita.
En este sentido, y para llegar a una definición más exhaustiva de estos
requerimientos, se confeccionaría la ficha profesiográfica (profesiograma), que
determinará el Perfil de Exigencias del Puesto.

Otra fuente de información indica lo siguiente: Un Manual de Puestos es un

documento de gestión en el que se hallan de forma estructurada los perfiles de
puestos de una entidad. Sirve para precisar dónde, cómo y cuándo cada persona
va a prestar un servicio. Así lo indica César Berrocal Moreno, docente del curso
Estructuras Organizacionales Modernas en la Gestión por Procesos. "El MPP
potencia la gestión por competencias y habilita el tránsito a la Ley de Servicio Civil
o Ley Servir, básicamente para las empresas que no están ordenadas en esa
nueva ley", sostiene.

"Para poder diseñarlo", indica el experto, "se debe tener claro cuáles son las
funciones, responsabilidades y ubicación del puesto dentro de la organización.
También se debe determinar la cantidad de elementos humanos que van a
desarrollar esa posición". De acuerdo con lo indicado por el especialista, existen
cuatro etapas que componen un correcto diseño del Manual de Perfiles de
Puestos:

1. Elaboración del plan de trabajo. "Se determina quiénes son las personas
que van a identificar y asignar los perfiles y plazos", señala el docente de
ESAN. Es decir, en este primer paso se identifican los equipos funcionales
y se fijan los responsables para el diseño de perfiles en cada área.
2. Elaboración de perfiles de puestos. Según Berrocal, esta es la fase clave
del MPP, en la que se delimitan las funciones del puesto y los requisitos
imprescindibles para el proceso de selección y evaluación de desempeño
de las personas que lo ocupen.
 3. Validación de perfiles de puestos. En esta etapa, se realiza una
"sintonización, calibración o sinceramiento con la alta dirección de la
entidad", sostiene el académico. Por ejemplo, un puesto que está elaborado
en gabinete puede ser llevado a una validación posterior con los
responsables, añade Berrocal.
4. Consolidación de los puestos. En este paso final, una empresa hallará
las respuestas para las siguientes preguntas: ¿quiénes somos?, ¿quiénes
me faltan? y ¿quiénes me sobran? El experto señala que la consolidación
permite determinar si existen puestos que cumplen funciones duplicadas o
que, en su defecto, no tienen una carga laboral idónea.

Estas cuatro etapas son imprescindibles para diseñar un puesto bajo una
metodología de perfiles de puestos, la cual está fundamentada en elaborar perfiles
por competencias. Si la entidad o empresa ya cuenta con un modelo de gestión
por competencias, una forma de saltar estos pasos es convalidar lo ya hecho ante
los recursos humanos de Servir.

EJEMPLO:

Para poder acceder al ejemplo de un manual de puestos puede acceder al

siguiente enlace:

https://drive.google.com/file/d/1sixjGIhAL-X6DsITtJyhYRL1XqH_Rjko/view?
usp=sharing

6.3. EN LOS PROCEDIMIENTOS

6.3.1. MANEJO DE EFECTIVO

La necesidad de contar con información que sea útil para tomar decisiones en
materia de control del efectivo, nos obliga a analizar el proceso de ingresos y
egresos. El procedimiento contable para el manejo del efectivo que se propone a
continuación podrá revisarse periódicamente de acuerdo con las necesidades de
la empresa.

a) El Cajero General elabora un Informe Diario de Ingresos, en dicho formulario

detalla en orden correlativo los Recibos de Caja que amparan los ingresos por
venta de servicios. Al pie de la hoja del informe hace un desglose de las
cantidades ingresadas en Cheques y la cantidad de efectivo. Agrega a este
formulario las correspondientes boletas de depósitos bancarios que
posteriormente enviará a depositar. Una vez hechos los depósitos, estas boletas
se agregan al informe juntamente con copia de los recibos de caja que integran los
ingresos del día.

b) Si fueron recibidos cheques posfechados de parte de los clientes de la

empresa, se hace la observación correspondiente en el informe del día indicando
la fecha en que serán depositados.

c) El Cajero General traslada copia del informe diario de ingresos a la Gerencia y

al Contador General.
d) Si hay cheques rechazados por cualquier motivo el cajero hará un informe de
los mismos al departamento de contabilidad para descontar el importe de los
cheques.

e) El cajero tendrá una cantidad de dinero para gastos menores de la empresa

que se conoce como fondo de caja chica la cual no podrá de exceder de cierta
cantidad en nuestro caso la cantidad es de (Q.1, 500.00), luego la liquidará cada
cierto tiempo como por ejemplo quince días, semanal o mensual o cuando se
tenga (500.00) como saldo mínimo, según sea la necesidad de los gasto de la
empresa.

f) En el reporte que se liquide semanal, quincencenal, mensual el importe de caja

chica, el cajero hará un desglose de los gastos menores de la empresa para
verificar los mismos y lo entregará al departamento correspondiente (contabilidad)
para que se le reintegre la cantidad que le fue asignada. Ejemplo de una forma del
desglose.

6.3.2. COBRANZAS

Un cobro es el proceso que se establece para

recuperar el capital que la empresa ha invertido
en los créditos otorgados. También podemos
decir que la cobranza es aquella mediante la cual
la organización ejerce una acción de
recuperación sobre el sujeto de crédito a fin de
que el cliente de cumplimiento a los compromisos
de pago de su deuda dentro de los plazos pactados con la empresa.

Esta acción de recuperación debe estar contenida en las políticas de empresa,

con respecto al proceso de cobro, estableciendo de esta forma adecuados
procedimientos y planes estratégicos.
Importancia

Aquí se resalta la importancia del cobro porque las cuentas por cobrar son el
resultado de un incremento importante de colocación de los productos en el
mercado, a través de las ventas a crédito. Por lo tanto la disponibilidad de liquidez
para el capital de trabajo de la empresa depende de una gestión eficaz de la
cobranza como resultado del manejo adecuado de nuestros ingresos.

Principios Generales de la Cobranza

La función principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro de

las condiciones señaladas por la empresa, conservando la buena voluntad del
deudor y además de ayudar a incrementar las ventas.

El encargado de ejecutar la cobranza tiene que hacer todo lo posible, no solo

para obtener el cobro, sino para cobrarlos con rapidez por las razones
siguientes:

a) Si la lentitud de la cobranza da como resultado la acumulación de cuentas

vencidas, una proporción más o menos elevada del Activo Corriente de la
empresa estará congelada con el consiguiente deterioro de la liquidez.
b) Cuanto más tiempo se deja a un deudor retrasarse en sus pagos tanto
mayor en la posibilidad de que el tiempo se convierta en un problema para
el cobro de la deuda.

El objetivo principal de la cobranza es el pago rápido, oportuno con menos

problemas de mora y bajos costos de operación, situación a la que toda empresa
que otorga créditos desea llegar; incluyendo en esto que el cliente debe mantener
su identidad y buena voluntad para con la empresa, manteniéndose estas
relaciones aun en tiempos difíciles.

Formas de Cobranza

1. Cobranza personal (directa)

2. Intermediarios (Gestores y Agencias de Cobranza)
 3. Intermediación Bancaria
4. Por correo postal o electrónico
5. Centros de recaudación

Tipos de Cobranza

 Cobranza formal
 Cobranza judicial
 Cobranza extra-judicial

6.3.3. VENTAS

Venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o

personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta,
debido a que su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen
ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo.

Por ello, es imprescindible que todas las personas que están involucradas en
actividades de mercadotecnia y en especial, de venta, conozcan la respuesta a
una pregunta básica pero fundamental:

LOS PASOS O FASES DEL PROCESO DE VENTA

Prospección

La fase de prospección o exploración es el primer paso del proceso de venta y

consiste en la búsqueda de clientes en perspectiva; es decir, aquellos que aún no
son clientes de la empresa pero que tienen grandes posibilidades de serlo.

La prospección involucra un proceso de tres etapas

Etapa 1, identificar a los clientes en perspectiva:

En esta etapa se responde a la pregunta ¿Quiénes pueden ser nuestros futuros
clientes?

Para hallar clientes en perspectiva se puede acudir a diversas fuentes, por

ejemplo:

Datos de la misma empresa.

 Referencias de los clientes actuales

 Referencias que se obtienen en reuniones con amigos, familiares y
conocidos
 Empresas o compañías que ofrecen productos o servicios complementarios
 Información obtenida del seguimiento a los movimientos de la competencia
 Grupos o asociaciones
 Periódicos y directorios.
 Entrevistas a posibles clientes.

Etapa 2, calificar a los candidatos en función a su potencial de compra:

Luego de identificar a los clientes en perspectiva se procede a darles una

"calificación" individual para determinar su importancia en función a su potencial
de compra y el grado de prioridad que requiere de parte de la empresa y/o el
vendedor.

Algunos factores para calificar a los clientes en perspectiva, son los siguientes:

 Capacidad económica.

 Autoridad para decidir la compra.

 Accesibilidad.

 Disposición para comprar.

  Perspectiva de crecimiento y desarrollo.

Luego de asignar la puntuación correspondiente a cada factor se califica a cada

cliente en perspectiva para ordenarlos de acuerdo a su importancia y prioridad
para la empresa.

Etapa 3, Elaborar una lista de clientes en perspectiva:

Una vez calificados los clientes en perspectiva se elabora una lista donde son
ordenados de acuerdo a su importancia y prioridad.

Cabe destacar que la lista de clientes en perspectiva es un patrimonio de la

empresa no del vendedor y debe ser constantemente actualizada para ser
utilizada en cualquier momento y por cualquier persona autorizada por la empresa

6.3.4. MANEJO DE INVENTARIOS

El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen
desarrollo de la empresa.

La base de toda empresa comercial es la

compra y venta de bienes o servicios; de
aquí la importancia del manejo del inventario
por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control
oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de
la situación económica de la empresa.

Tipos de Inventario

 Los inventarios pueden hallarse en ductos

Estos son los inventarios en tránsito entre los niveles del canal de suministros

 Las existencias pueden ser de naturaleza regular o cíclica:

Estos son los inventarios necesarios para satisfacer la demanda promedio durante
el tiempo entre reaprovisionamientos sucesivos.

 Inventario muerto

Cuando se mantiene durante un tiempo, parte del inventario se deteriora, llega a

caducar, se pierde o es robado. Dicho inventario se refiere como existencias
obsoletas, stock muerto o perdido.

Control de inventarios por incrementos (PUSH)

A este método es apropiado cuando las cantidades de producción o de compra

exceden los requerimientos a corto plazo de los inventarios a los que tienen que
enviarse dichas cantidades.

Un método para incrementar cantidades en los puntos de abastecimiento

incluye los siguientes pasos:

 determinar mediante pronósticos u otros medios, los requerimientos para el

periodo comprendido entre el momento actual y el siguiente periodo de
producción o de compra del vendedor.
 Hallar las cantidades disponibles actuales en cada punto de abastecimiento

 Establecer el nivel de disponibilidad de existencias en cada punto de

almacenamiento.

 Calcular los requerimientos totales a partir del pronóstico más las

cantidades adicionales necesarias para cubrir las incertidumbres en el
pronóstico de la demanda.
  Determinar los requerimientos netos como la diferencia entre los
requerimientos totales y las cantidades disponibles.

 Distribuir el exceso de los requerimientos netos totales a los puntos de

abastecimiento en base a la tasa promedio de demanda, es decir, la
demanda pronosticada.

 Sumar los requerimientos netos y prorratear las cantidades excedentes

para hallar la cantidad que se va a asignar a cada punto de abastecimiento.

Control Básico de inventarios por Demanda (PULL)

El control de inventarios por demanda (pull) otorga bajos niveles de inventario en

los puntos de abastecimiento, debido a su respuesta con respecto a las
condiciones particulares de la demanda y de costo de cada punto de
abastecimiento. Aunque se han desarrollado muchos métodos específicos para
manejar una diversidad de situaciones, aquí solo se destacan las ideas
fundamentales para las siguientes clasificaciones:

Periodo único

Tiene in nivel de demanda de una sola vez (en un solo momento o periodo de
tiempo), que por lo general no puede estimarse con exactitud. Solo puede
establecerse un periodo para que estos productos satisfagan dicha demanda.
Debe determinarse el tamaño que debe tener ese único periodo.

Periodos Respectivos.

En contraste con la demanda que ocurre periódicamente o quizás solo una vez, la
demanda puede ser perpetua. Los periodos de reaprovisionamiento de inventarios
se repiten en el tiempo y pueden suministrarse completos de manera instantánea,
o bien, los artículos de los periodos pueden suministrarse en el tiempo.

Reabastecimiento instantáneo.
Cuando la demanda es continua y la tasa es esencialmente constante, el control
de los niveles de inventario se realiza especificando la cantidad que se usara para
reaprovisionar el inventario. Es un problema equilibrar los patrones de costo en
conflicto. Es el caso más sencillo, se requiere equilibrar los costos de adquisición
frente a los costos de manejo.

Control avanzado de Inventarios por Demanda (PULL)

Supone el reconocimiento de que la demanda y el tiempo de entrega no se

pueden conocer con seguridad. Por lo tanto, debe que planearse para una
situación en la que no haya suficientes existencias disponibles para surtir las
solicitudes de los clientes. Además de las existencias regulares que se mantiene
para satisfacer la demanda promedio y el tiempo de entrega promedio, se añade
una cantidad de incremento al inventario.

Dos métodos de control de inventarios forman la base para la mayor parte de las
filosofías de manejo de tipo demanda (pull) con patrones de demanda perpetua.
Estas son:

 - El método del punto de reordena, y

 - El método de revisión periódica.

INVENTARIOS EN TRANSITO

Consisten en existencias que figuran en los equipos de transportación que se

mueven entre los puntos donde se mantienen los inventarios. Su manejo es sólo
cuestión de controlar el tiempo en tránsito, principalmente mediante la selección
del servicio de transporte. Los inventarios en tránsito pueden ser
sorprendentemente altos, y un buen manejo puede producir impresionantes
reducciones en los costos.
Objetivos del Inventario

 Mantener una independencia en las operaciones.

 Ajustarse a la variación de la demanda de productos.

 Permitir una flexibilidad en la programación de la producción.

 Proveer una salvaguardia para la salvación en el tiempo de entrega de las

materias primas.

 Sacarle provecho al tamaño del pedido de compra económico.

Sistema de Inventario

Un sistema de inventario es la serie de políticas y controles que monitorean los

niveles de inventario y determinan los niveles que se deben mantener, el momento
en que las existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener los
periodos. Un sistema de inventario provee la estructura organizacional y las
políticas operativas para mantener y controlar los bienes que se van almacenar. El
sistema es responsable de ordenar y recibir los bienes; de coordinar la colocación
de los pedidos y hacerle seguimiento al mismo.

6.3.5. COMPRAS

Para dar una definición personalizada de compras en términos de la

administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localización y selección de proveedores, adquisición de productos (materias
primas, componentes o artículos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para
garantizar su cumplimiento de las condiciones pactadas.
Objetivos Generales y Específicos de un Departamento de Compras

a) Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades

de la empresa.
b) Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad,
el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y
disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
c) Desarrollar y administrar las compras.
d) Establecer proveedores bien evaluados.
e) Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de
nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad
de materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

Los objetivos específicos de un departamento de compras son:

a) Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.
b) Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
c) Localizar nuevos materiales y productos.
d) Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y calidad
adecuada de los artículos.
e) Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
f) Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
g) Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras,
que estará equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
h) Informar a los directivos de la compañía sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organización.
i) Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y potenciales.
j) Obtener la aprobación de control de calidad sobre nuevos artículos o artículos
que requieran un proveedor nuevo. Para este propósito se deberán obtener
muestras de los proveedores potenciales.
Control

Es indispensable que en cualquier departamento de compras exista un manual

que nos permita llevar a cabo el proceso de compras para cabo el proceso de
compras para cumplir con las funciones de control.

Pasos comunes en torno al departamento de compras

 Requisición
 Cotización pedidos u órdenes de compra
 Expeditarían
 Recibo de materiales
 Control de calidad
 Rechazos y/o devoluciones
 Pagos

Producción

La producción en el sistema económico, es uno de los indicadores más

importante, necesita de la inversión, para que se pueda dar; esta la podemos
definir como el gasto en bienes de capital, para generar otros bienes, que por
consecuencia de su venta, darán una ganancia.

6.3.6. PRODUCCIÓN

Tipos de sistemas de producción

Sistematización

Social

Semi-automáticos

Sistema de producción:
Automáticos

Componentes independientes y relacionados cuyo propósito es producir un bien o

servicio mediantes una entrada a través de un proceso terminando con un
objetivo.

Etapas y Funciones

Sistematización de un proceso productivo

Planificación

Seguimiento

Control

Sistema de Producción:

Importante

Un sistema de producción está encaminado a evolucionar de una forma

organizada y clara.

UPAV

Enfocada en diseñar procesos ajustables a las necesidades de losmercados para

una mayor competitividad, basada en una comunicación y coordinación de tareas
asignadas eficiente, con un objetivo claro de calidad.

6.3.7. NÓMINA

A) Planificación del Trabajo:

Inmediatamente después de aceptado nuestro servicio de consultoría iniciaremos
con el proceso de planeación de nuestro trabajo con el objetivo de evaluar las
políticas y procedimientos aplicados en el área de nóminas de la empresa. Este
proceso comienza con la preparación de una planeación detallada y a la medida
de las operaciones, mediante el desarrollo de un entendimiento completo de las
necesidades de la empresa, para estructurar nuestro enfoque que responda a
todas las necesidades.

B) Plan de Trabajo:

De acuerdo a la información que obtengamos de sus procedimientos, realizaremos

nuestro plan de servicio de consultoría, empezando por las áreas que se estimen
más importantes a trabajar. Una vez que el proceso de planeación ha sido
apropiadamente completado iniciaremos el proceso de revisión.

C) Enfoque del trabajo:

El personal que asignaremos a realizar el trabajo de consultoría, tiene un

entrenamiento excelente y ha demostrado tener la suficiente experiencia en la
aplicación de esta metodología, por lo que nuestro enfoque se basa en la revisión
de la Sistematización del Área de Nóminas.

D) Entendimiento del Trabajo a ser desarrollado:

1. Objetivo del servicio: Nuestro trabajo está dirigido a diseñar e implementar la

sistematización en el área de nóminas, elaborando un manual de puestos, un
manual de políticas y procedimientos, diseño de formatos, que sirva como
herramienta administrativa que permita uniformar sus operaciones, ya que ésta es
la base para el desarrollo de la empresa, dándole estabilidad y solidez.

2. Plan de Visitas:

Hemos programado efectuar varias visitas a las instalaciones y tentativamente se

han asignado las siguientes fechas:

 Visita preliminar semana del 03 al 07 de agosto de 2015.

 Visita final semana del 31 de agosto al 04 de septiembre de 2015.

3. Alcance del Trabajo: El trabajo de consultoría comprenderá identificar todas las

operaciones que se realizan en el área de nóminas, analizar los procedimientos
que se están utilizando y la secuencia de cada uno.

6.3.8. MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos permiten conocer el funcionamiento interno por

lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.

INDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del

documento.

PROLOGO Y/O INTRODUCCION

Exposición sobre el documento, su contenido, objetivo, áreas de aplicación e

importancia de su revisión y actualización.

OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos,

AREAS DE APLICAION Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS

Esfera de acción que cubren los procedimientos

Responsables

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases.

Políticas o normas de operación

Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marco
general de actuación del personal, a efecto de que este no incurra en fallar.

Concepto

Palabras o términos de carácter técnico que se emplea en el procedimiento, las

cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o aplicación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual.

Procedimiento

(Descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y

secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo

Formula de impresión

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

Diagrama de flujo

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, endonde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento), en cada operación descrita.

Glosario de términos

Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de

elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o consulta.

Diseño del Proyecto

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los
consulta.

Responsables

Debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le

debe encomendar la conducción del proyecto en sus tareas de diseño,
implantación y actualización.

Estudio Preliminar

Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y

actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

EJEMPLO:

Para poder acceder al ejemplo de un manual de procedimientos puede

acceder al siguiente enlace:

https://drive.google.com/file/d/1dOvtHi_rMjMxhYTTE2D2dix5fJa7bSt1/view?
usp=sharing

6.4. EN EL MANEJO DE FORMAS

Herramienta o medio de comunicación impreso, usado para llenar información
variable, con objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo.

Objetivo de su utilización

Permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de recursos en términos

escritos, también es un documento útil para efectos legales y/o consultas.

Fuentes de Información

 Las preparadas para uso interno

 Diseñadas para prestación de resultados
 productos de un consultor externo
 De uno comercial común
 Elaboradas por una autoridad nominativa para uso interno y reporte de
acciones.
 Requeridas para una instancia externa para su uso exclusivo.

Requerimiento Para su Uso Interno

INTERNOS

 El instrumento jurídico que las crea.

 Desegregación de funciones derivadas de su base legal
 La determinación de objetos y programas
 Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.
 La traducción en procedimientos
 La definición de estrategias
 El proceso de toma de decisiones

EXTERNOS

 Cambio en las condiciones del entorno

 Por decisiones tendientes a la globalización
  Pactos o convenios nacionales o internacionales
 En atención a demandas de clientes, usuarios o proveedores.

GENERALIDADES

Los sistemas de selección no existen aislados de su entorno, sino que están

condicionados por los distintos factores económicos, políticos, sociales del medio
donde se desarrolla.

6.5. EN LA SELECCIÓN DE EQUIPO

La selección de equipos en una entidad, debe ser precedida por una adecuada
toma de información a través de fabricantes de equipos, publicaciones
comerciales, asociaciones de venta, archivos de las empresas, etc.

Propiedad Planta y Equipo

Son los activos tangibles que posee

una empresa para su uso en la
producción o suministro de bienes y
servicios, para arrendarlos a terceros
o para propósitos administrativos, y
se esperan usar durante más de un
periodo económico.

Equipos fundamentales:

1. Mobiliario y Equipo: Sillas, archivadores, estantes y otros.

2. Equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e

3. impresoras, teléfonos, telefax, etc.

4. Materiales: Papel, engrapadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, etc.

Características de la sistematización en la selección de equipo

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

 Acondicionamiento
 Características de operación
 Accionamiento
 Simultaneidad

CARACTERÍSTICAS DE COSTOS

o Adquisición
o Personal
o Instalación
o Extensión

Objetivos Generales de la Sistematización

- La sistematización formula análisis e interpretación de lo que se desea lograr en

la entidad.

- Recupera y comunica experiencias anteriores para futuras contrataciones.

- Organiza los pasos a seguir para llevar un debido control.

- Orienta y explica los protocolos establecidos por la entidad

Aplicación de la sistematización en áreas específicas, selección de equipo

Consiste en la aplicación de diferentes técnicas que permitan una mejor

distribución del trabajo.

Para llevar a cabo la sistematización en una organización, existen los manuales,

los diagramas y los formularios siguientes:

Manejo de efectivo

Cobranzas

Ventas

Manejo de inventarios

Compras

Producción

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos permiten conocer el funcionamiento interno por

lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.

Ventajas y desventajas en la selección de equipo

Ventajas

• Velocidad

• Volumen de producción

• Reducción de errores
• Pases automáticos al mayor

• Obtención de información contable

• Menores costos

Desventajas

• Disminución en la confiabilidad de la información contable

• Costos elevados del software y hardware

• Recurso humano para el análisis de la información

Beneficios de la sistematización en la selección de equipo

Como fin de la sistematización es de concatenar los elementos involucrados para

desarrollar una función que sea correcta y aplicando está a la selección de equipo
se obtienen ventajas al uso del equipo entregando mejores rendimientos que
aprovecha la entidad para aventajarse de otros sistemas y procedimientos siendo
de beneficio.

RELACION DE SELECCIÓN DE EQUIPO CON OTRAS AREAS

o Es muy importante tomar en cuenta que la selección del equipo se

relaciona con otras
o Seleccionar el equipo apropiado para una mejor aplicación
o Usar adecuadamente el espacio físico.
o Facilitar el acceso de una forma segura y rápida.
o Al momento de seleccionar el equipo, se debe tomar en cuenta las
características físicas de dicho equipo.

CASO PRÁCTICO
La adopción de tecnología es una necesidad de las empresas que deben cubrir a
lo largo de su proceso de crecimiento y expansión. Esto, aunque requiere de una
inversión económica, no debe verse como un gasto, sino como una oportunidad
de sistematiza e incrementar su competitividad.

Toda empresa debe hacerse estas preguntas para iniciar el proceso de

selección de la compra de un equipo de computación

• ¿Qué áreas de mi empresa es necesario controlar con el nuevo equipo?

• ¿Qué información deseo conocer de esas áreas?

• ¿Qué operaciones es necesario registrar?

• ¿Qué volumen de datos u operaciones representan actualmente?

• ¿En un futuro cercano como visualizo mi empresa en proporción a las

operaciones que realizo actualmente?

• ¿Cuánto puedo invertir?

• ¿Es realmente necesario para la administración eficiente la compra de un nuevo

equipo o la renta

Consideraciones generales sobre la adquisición de equipo de cómputo

La razón más importante para evaluar el equipo de computación, es porque se

piensa adquirir alguno, es decir ya se ha tomado la decisión sobre la importancia
del equipo de cómputo en la empresa, por lo que se procede a:

• COMPRA O RENTA y;

• EL PROCESO DE ADQUISICION

6.6. EN LA DEFINICIÓN DE ESPACIO

Espacio Interno

Es el que se produce de la piel hacia el interior; espacio lleno de volúmenes,

líneas, formas, etc.

Proxenia

Es la estructura del espacio que hace el hombre en forma inmediata, a partir del
entorno corporal macro espacio, que es la distancia que media entre los
congéneres y la organización del espacio habitable.

Proxenia = Categorías de espacio

 Fijo antropológico

Dimensión oculta, visible no determinado por el medio social, satisface

necesidades como dormir, comer, disposición de las ciudades.

 Espacio semifijo.

Determinado por el agrupamiento de las personas, favorece la conversación, por

ejemplo: salas de espera, salas de clases, asientos, metro, bus, salas con
movilidad de sillas.

 Espacio Informal

Este comprende las distancias con los demás, es inconsciente y regula la

interacción. Comprende las distancias:

 Distancia intima de 4 a 10
 Distancia personal a 10 a 100 cm
 Distancia social 1 a 2m
 Distancia publica 2 a 8m

Objetivos de Espacio

 Conocer, explorar y tomas conciencia del significado de los diferentes

componentes del espacio
  Considerar en forma progresiva el espacio como un factor de expresión y
comunicación y proyección del gesto.
 Tomas conciencia de que aprender a sentir y actuar en el espacio en forma
sensible llevar a desarrollar mucho más los sentidos, a disfrutar de la vida,
del aire libre y a la protección y conservación del medio.
 A través de su uso se aprenderá a organizarse grupalmente en el espacio
en función de una acción común:
 Integrar el conjunto de recursos que ofrece el medio.

Tipos de Espacio

 Espacio Interno

Es el que se produce de la piel hacia el interior; espacio lleno de volúmenes,

líneas, formas, etc.

 Espacio Externo

Es el que se produce de la piel hacia fuera del cuerpo, puede ser próximo o lejano:
es el que nos comunica con otros seres y con el medio.

 Espacio Próximo o Prefijado o limitado

Es el que rodea inmediatamente al cuerpo, es fijo sin desplazamiento, sus límites

se detienen como la extensión máxima del alargamiento de los segmentos del
cuerpo.

 Espacio Total o lejano o distante o ilimitado

Es el cual donde nos desplazamos en distintas direcciones, niveles, velocidades

etc.

Es también el lugar de expresión, proyección y significado del gesto.

 Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

 Promover la contabilización adecuada de los datos.

  Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

 Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la

empresa.

El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la

oportunidad que ocurran errores o fraudes.

6.7. EN EL MANEJO DE ARCHIVOS

El material de archivo más corriente lo

constituyen:

• Carpetas,

• Archivadores tipo Z,

• Guías, etc.

LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE ARCHIVOS

Archivo Moderno

Utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos
archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del producto del
documento y al usuario externo.

Soportes Electrónicos

La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores documentales

en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos archivísticos como en
los procesos de organización, descripción y valoración de los documentos en la
utilización práctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus
peculiaridades, características, utilización y conservación. Los principales son:

 Disco Duro

Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb.

Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy fácilmente, pero se puede controlar a
través de contraseñas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o
documento.

 CD-Roms:

Gran fiabilidad para la conservación de la documentación en el caso de CDs no

modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande. Es útil para conservar
documentos con texto, sonidos e imágenes. Son útiles para conservar información
que no se ha de modificar y de consulta usual.

 DVD:

Gran fiabilidad. Permite controlar la posibilidad de añadir, modificar y eliminar. Es

útil para conservar ficheros de texto, sonidos e imágenes.

Hardware y Software
Características particulares de las computadoras y los programas existentes que
permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los procesos
archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación de servicio.

 El ordenador Personal

La revolución tecnológica para los archivos llego con el ordenador personal, por lo
que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, también en los
archivos. También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación. Todos
los archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU,
pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de CD-ROM y DVD, servidor y varias
terminales, modem.

 La Digitalización

Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que

consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para
que se pueda manipular desde un ordenador.

 La Microfilmación:

Consiste en tomar una foto de cada uno de los documentos y conservarlos en el

rollo de película.

Las Redes

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable

mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

 El Correo Electrónico:
Ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera rápida y eficaz, pues
permite el envió de todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como
medio de comunicación.

 La Intranet

Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos,

transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el
navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va
produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc.
y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.

 Internet

La última revolución para el mundo de los

archivos llega con la Word Wide Web,
que multiplica hasta el infinito las
posibilidades de difusión y comunicación
de los archivos.

Es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que

disponemos actualmente. Es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero
también como medio de difusión del archivo.

Otros tipos de sistemas de archivos

• Sistemas de archivos de disco

• Sistemas de archivos de red
• Sistemas de archivos de propósito especial
LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control de los

documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la creación,
mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una organización a
lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Los sistemas de selección no existen aislados de su entorno, sino que están

condicionados por los distintos factores económicos, políticos, sociales del medio
donde se desarrolla.
 CONCLUSIONES

Los manuales de organización contienen información detallada sobre

antecedentes, legislación, competencias, estructura organizativa, organigrama,
mandato y funciones organizativas, por lo tanto son de mucha importancia en
cuánto a gestión administrativa, debe ser preparado con total diligencia a fin de
que precise de forma Estos manuales contienen información detallada sobre
antecedentes, legislación, competencias, estructura organizativa, organigrama,
mandato y funciones organizativas.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa, sistematizar este proceso es fundamental para el éxito
de la empresa.

Las nuevas tecnologías para archivos son los siguientes:

 Archivo Moderno
 Soportes electrónicos
Disco duro
CD-Roms
DVD
 Hardware y Software
Ordenador Personal
La Digitalización
La Microfilmación
 Las Redes
El correo electrónico
Internet
 Otros Tipos de Sistemas de Archivos
Sistemas de archivos de disco
Sistemas de archivos de red
Sistemas de archivos de propósito especial
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

https://prezi.com/za6qg2afrqpf/aplicacion-de-la-sistematizacion-por-areas-
especificas-en-lo/
https://www.buenastareas.com/ensayos/Aplicaci%C3%B3n-De-La-
Sistematizaci%C3%B3n-Por-Areas/931400.html
https://economipedia.com/definiciones/tipos-de-departamentalizacion.html
https://soyadministrador.net/manuales-de-organizacion/
https://www.aiteco.com/manual-de-funciones/
https://www.esan.edu.pe/apuntes-empresariales/2018/09/que-es-el-manual-
de-perfiles-de-puestos-y-como-disenarlo/
https://www.buenastareas.com/ensayos/Aplicacion-De-La-Sistematizacion-
En-Areas/58872990.html
https://downscribd.com/document/401863353/Aplicacion-de-La-
Sistematizacion-en-Areas-Especificas
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_2174.pdf
https://elrincondeluniversitarioestresado.blogspot.com/2016/10/importancia-
de-sistematizar-el-area-de.html
https://prezi.com/jbdeccuvy2hz/sistematizar-el-proceso-de-compras/
https://prezi.com/za6qg2afrqpf/aplicacion-de-la-sistematizacion-por-areas-
especificas-en-lo/
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_5318.pdf
https://media-temporary.preziusercontent.com/frames-public/f/7/c/4/e/
fcecef3407f859b6057fe437f87380.webp
https://prezi.com/1v5pb1vqqpuf/sistematizacion-en-el-manejo-de-formas/?
fallback=1
https://prezi.com/rkxhm7gzxnaf/la-sistematizacion-en-areas-especificas-
seleccion-de-equipo/?fallback=1