2.- INSTRUMENTACIÓN.

- El objetivo de esta etapa es recopilar información de las

distintas áreas que están sujetas a revisión, misma que se revisa y analiza
posteriormente, con la finalidad de detectar deficiencias o irregularidades
administrativas. Es en esta etapa en la que se busca obtener la mayor cantidad de
información posible, se identifican problemáticas y se proponen opciones de solución.

EJEMPLO
Comentario general del funcionamiento de la empresa: La empresa D’IGLU funciona
con escasa planeación de las actividades y metas. Los departamentos cumplen con su
tarea y se coordinan para lograr un buen servicio a los clientes, sin embargo, hacen
falta formatos de control de artículos terminados, así como de insumos. No se cuenta
con un programa adecuado de reclutamiento y selección del personal, ni programas de
capacitación. Las condiciones de trabajo en algunos departamentos son mejorables.
Capacitación y selección del personal.
Hallazgos y Evidencias: Los empleados aseguran haber recibido algún tipo de
capacitación al ingresar a la empresa. Sin embargo, todos ellos consideran que esta fue
insuficiente, pues no abarco todos los aspectos necesarios para la realización correcta
de sus actividades, por lo tanto, han aprendido muchos de los procedimientos y
funciones por si solos, o en el mejor de los casos con la accesoria de sus compañeros.
La capacitación que se lleva a cabo consiste en una inducción del trabajador con la
empresa a través de la realización misma del trabajo, haciendo el encargado de área
las recomendaciones e instrucciones que el considera necesarias, explicando en qué
consistirá el trabajo.
Todos los encuestados consideran necesario recibir más cursos de capacitación, la
mitad de ellos recomienda una vez al año, la otra mitad 2 veces al año. También
consideran necesario recibir mayor capacitación para trabajar en equipos. En la
pregunta sobre si realizaron una prueba o examen para ingresar a la empresa, todos
ellos respondieron que no.
Servicio al cliente.
Hallazgos y Evidencias: Los clientes en su totalidad aseguran haber recibido un buen
servicio por parte de los vendedores. El tiempo que se les brinda para atenderles
según los encuestados es bueno y suficiente. Así como también aseguran que se les
acomoda la mercancía y limpia el congelador siempre que es necesario.
De igual manera el pedido siempre cumple con las especificaciones que hace cada
cliente. Sin embargo, en la pregunta acerca de la puntualidad con que se surten los
pedidos la mitad de los encuestados contesto “algunas veces”, ya que en ocasiones
pueden pasar hasta dos días para que se acuda a entregar el producto.
Los clientes acostumbran hacer sugerencias acerca del producto por medio de los
vendedores, y todos consideran que estas sugerencias si son tomadas en cuenta, pues
han notado la reacción de la empresa, por ejemplo en cuanto recomiendan un sabor
que no se ha surtido recientemente y que los niños piden, o cuando solicitan paletas
regaladas para el día del niño, siempre han tenido respuesta.
Investigación de las causas de las deficiencias y alternativas de solución.
A continuación se presentan las causas de las deficiencias que fueron encontradas a
partir de las encuestas realizadas, así como de la observación directa llevada a cabo
dentro de la empresa; de la misma forma, se presentan alternativas de solución para
dichas problemáticas:
Capacitación y selección del personal.
Causas de las Deficiencias:
No existe una capacitación adecuada y completa al ingresar a la empresa, lo que en
algunas ocasiones provoca bajo rendimiento o deserción.
No hay un curso de inducción bien elaborado.
En el área de producción el aprendizaje se adquiere con el trabajo repetitivo.
Alternativas de solución:
Planificar, desde la gerencia, un curso de inducción para el personal de nuevo ingreso
en el que se les enseñe sobre el funcionamiento de las maquinas, uso de insumos y
formatos, así como de la forma en como se realizan las ventas.
Brindar a los empleados capacitación práctica y teórica sobre la forma en como realizar
su trabajo.
Establecer periodos de revisión de la eficiencia en el trabajo del personal, así como
periodos de capacitación.
Dar cursos de motivación en los que se promueva la comunicación y el trabajo en
equipo entre los empleados.
Servicio al cliente.
Causas de las Deficiencias:
Falta una planeación adecuada de las rutas de las diferentes escuelas que se visitaran
durante la mañana tomando, que parta de los diferentes pedidos que se tengan.
No se verifican pedidos ni falta producto vía telefónica.
Alternativas de Solución
Realizar una planeación adecuada de las rutas de las diferentes escuelas que se
visitaran durante la mañana tomando, que parta de los diferentes pedidos que se
tengan.
Verificar pedidos y falta producto vía telefónica.
3.- EXAMEN.
El objetivo de esta etapa es conocer la eficiencia bajo la cual funciona la organización;
los resultados obtenidos del análisis de la información recaudada durante la etapa de
instrumentación, servirán al auditor para poder hacer una comparación entre la
situación actual de la organización y el informe de la última auditoria realizada
(Fernández, 1991).
a) Ponderación de funciones: Se refiere a la asignación de un valor a cada una de las
funciones de la organización, a fin de establecer la influencia que estas tienen en la
eficiencia bajo la cual trabaja la organización. Al valor que se le asigna a cada función
se le conoce técnicamente como “peso”, es decir, la importancia que una función tiene
en relación con las demás, expresadas en porcentaje. Para realizar la ponderación se
considera que las funciones de la organización tienen un valor de 100%, a partir de ello
se expresa un porcentaje para cada función.
b) Determinación de factores a evaluar: Dentro de cada función habrá diversos
factores a evaluar, los factores que se enlistas a continuación pueden son considerados
como útiles para todas las empresas, cabe destacar que podrán integrarse otros de
acuerdo con las características de la organización evaluada:
- Adecuación y grado de cumplimiento de objetivos.
- Adecuación y grado de cumplimiento de las políticas.
- Adecuación de la estructura orgánica.
- Grado de cumplimiento de los controles existentes.
- Manejo de la función directiva.
- Grado de cumplimiento de los controles existentes.
- Eficiencia del personal.
- Adecuación de recursos materiales y financieros.
c) Asignación de puntos a los factores a evaluar: Son los pesos asignados a las
funciones, sirven para dar mayor claridad al juicio de los auditores así como flexibilidad
a la auditoria. Se entiende por punto una unidad arbitrariamente elegida que solo nos
servirá para medir con mayor precisión la importancia relativa de los factores a evaluar
dentro de cada una de las funciones de la organización, de tal manera asignaremos
mas puntos a un factor cuando lo consideramos mas importante.
Para obtener los puntos se multiplica el peso de la función por 10, ejemplo:
Producción tiene un peso de 40% (40x10=400) le corresponden 400 puntos.
Después de esto se toma el valor total de la función y se divide entre el numero de
factores que se manejan para obtener un valor promedio, ejemplo: Producción
400/8= 50 puntos promedio.
FACTORES
A = + 50
B= 50
C= -50
Por ultimo se realiza la distribución de puntos entre los factores a evaluar, para lo cual
se toman como base los puntos anteriores, a juicio del auditor se le agregan o restan
puntos de acuerdo a la importancia relativa que estos tengan.
d) Determinación de grados: Entendemos como grado a cada uno de los números
convencionales representativos de una escala de valores. Se considera que un cierto
grado corresponde a un estado de eficiencia, por lo tanto los grados superiores
corresponden a una elevada eficiencia o excelencia en la actividad analizada.
El valor de cada grado servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor, según
sea su realización, puede darse en forma apreciativa o bien en un cierto porcentaje de
cumplimiento. Para realizar la determinación de grados se propone la siguiente escala:

e) Calificación de funciones: Se toma el puntaje obtenido en la asignación de puntos

y se multiplica por los diferentes grados, enseguida el auditor analiza con detenimiento
cada factor a evaluar y marca el puntaje que considere conveniente, tomando en
cuenta como se desarrolla la función que se esta calificando. Por ultimo se suman
todos los valores marcados y se obtiene el resultado, con el cual se elabora una regla
de tres para saber el grado de eficiencia que tiene la función. El resultado se
interpretara tomando como base la escala que se manejo para la determinación de
grados.
Total de puntaje = 100%
Puntaje obtenido = x
f) Comentario general del funcionamiento de la empresa: Es en esta parte cuando se
hace la apreciación por parte del auditor de la forma en como se encuentra
funcionando la organización, se suman los puntajes obtenidos en las tablas de cada
función y se establece mediante una regla de tres la evaluación total de la empresa,
por ultimo se hace un comentario del funcionamiento general de la empresa.

EJEMPL
O
3.3.1. Ponderación de funciones.

3.3.2 Determinación de los factores o categorías por evaluar.

1. Adecuación y grado de cumplimiento de los objetivos y planes.
2. Adecuación y grado de cumplimiento de las políticas y prácticas.
3. Adecuación de la estructura orgánica.
4. Grado de cumplimiento de sistemas y procedimientos.
5. Grado de cumplimento de los controles.
6. Eficiencia, comunicación y coordinación del personal.
7. Adecuación de áreas de trabajo.