DIRECTIVA MANUAL de Archivo

SUBGERENCIA DE GESTION DOCUMENTARIA Y ATENCION AL CIUDADANO
“ Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”
DIRECTIVA MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO
CENTRAL Y LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
CHORRILLOS
Aprobado por:
DIRECTIVA Nº XXXX-2022-MDCH/GM
MATRIZ DE APROBACIÓN
ROL Órgano o Unidad Orgánica Sello y Visto
Juan Antonio Checa Ausejo

Elaborado por:
Responsable del Archivo Central
Subgerencia de Gestión Documentaria y

Atención al Ciudadano
Revisado por : Secretaría General
Gerencia de Asesoría Jurídica
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DIRECTIVA Nº XXXX-2022-MDCH-GM
“DIRECTIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL Y LOS
ARCHIVOS DE GESTIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CHORRILLOS”
1. Objetivo:
Establecer instrucciones respecto a los procedimientos que se aplicarán en los

procesos archivísticos (organización de documentos, descripción documental,
transferencia de documentos, eliminación de documentos, conservación de
documentos, servicio archivístico, supervisión de archivos, elaboración del plan anual
de trabajo del archivo central y reconstrucción de documentos y/o expedientes)
llevados a cabo en los archivos integrantes del nivel central la Municipalidad Distrital
de Chorrillos.
2. Finalidad:
Dejar sin efecto la Directiva Nº 001-2021-GM/MDCH aprobado con Resolución de

Gerencia Municipal Nº 014-2021-GM/MDCH, y regular los procedimientos archivísticos
uniformes en la organización de documentos, descripción documental, transferencia de
documentos, eliminación de documentos, conservación de documentos y servicio
archivístico.
3. Alcance:
La presente directiva de Procedimientos del Archivo Central y los Archivos de Gestión es

de aplicación obligatoria para todos los archivos de los órganos y unidades orgánicas de
la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
4. Órgano Responsable:
La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano, tiene como una de

sus funciones administrar los archivos de la Municipalidad Distrital de Chorrillos a través
del Archivo Central, quien es responsable de la elaboración de la presente directiva.
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INDICE
DIRECTIVA Nº XXXX-2022-MDCH-GM ........................................................................................... 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS .......................................... 4
Diagrama Nº 01: Diagrama de Flujo de Organización Documental .......................................... 6
Formulario Nº 01: Etiqueta de Archivador de Palanca ............................................................. 7
Formulario Nº 03: Rotulo de Caja Archivera ............................................................................. 8
Formulario Nº 05: Inventario – Registro de Transferencia de Documentos............................. 9
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL.................................................. 10
Formulario Nº 02: Base de Datos de Documentos Emitidos................................................... 12
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS ....................................... 13
Diagrama Nº 02: Diagrama de Flujo de Transferencia Documental ....................................... 16
Formulario Nº 03: Rotulo de Caja Archivera ........................................................................... 17
Formulario Nº 04: Resumen de Transferencia de Documentos ............................................. 18
Formulario Nº 05: Inventario – Registro de Transferencia de Documentos........................... 19
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS ........................................... 20
Diagrama Nº 03: Diagrama de Flujo de Eliminación de Documentos ..................................... 23
Formulario Nº 06: Resumen de Eliminación de Documentos ................................................. 24
Formulario Nº 07: Inventario – Registro de Eliminación de Documentos .............................. 25
Formulario Nº 08: Acta de Sesión del Comité de Evaluación de Documentos ....................... 26
Formulario Nº 09: Acta de Entrega de Documentos al Archivo General de la Nación ........... 27
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS........................................ 28
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO ARCHIVÍSTICO ......................................................... 31
Diagrama Nº 04: Diagrama de Flujo de Servicio Archivístico .................................................. 34
Formulario Nº 10: Requerimiento de Servicio Archivístico .................................................... 35
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DE ARCHIVOS ................................................... 36
Diagrama Nº 05: Diagrama de Flujo de Supervisión de los Archivos de Gestión.................... 39
Formulario Nº 11: Guía de Supervisión para los Archivos de Gestión .................................... 40
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVISTICO 48
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ...................................... 50
Diagrama Nº 07: Diagrama de Flujo de Reconstrucción de Expedientes ............................... 55
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS ...................... 56
GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 59
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Objetivo:
Desarrollar un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y asignar los

documentos de cada órgano y unidad orgánica.
2. Finalidad:
Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los archivos de

gestión y el archivo central de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto de

las funciones y/o actividades de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
3. Base Legal:
3.1. Decreto Ley Nº 19414, que declara de utilidad pública la Defensa, Conservación e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
3.2. Decreto Supremo Nº 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº
19414.
3.3. Ley Nº 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.4. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 25323,
que crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.5. Resolución Jefatura N° 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de
Archivos, para el Sector Público Nacional.
3.6. Resolución Jefatural Nº 133-85-AGN-J, precisa que la aplicación de la Resolución
Jefatural Nº 073-85/AGN-J, es para documentos con menos de 30 años de
antigüedad.
3.7. Resolución Jefatural Nº 160-2004-AGN/J, que aprueba el Manual de
Procedimientos Archivísticos para las Municipalidades.
3.8. Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN /J, que aprueba el Reglamento de
Aplicación de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio
Documental Archivístico y Cultural de la Nación.
3.9. Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.
3.10. Ordenanza 423-2021-MDCH, que aprueba el nuevo reglamento de Organización y
Funciones de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
4. Requisitos:
Programa de Control de Documentos.
5. Descripción del procedimiento:
5.1. En los Archivos de Gestión
5.1.1. El responsable del archivo de gestión clasificara los documentos en series

documentales de acuerdo a las series documentales establecidas en el
Programa de Control de Documentos.
5.1.2. Las series documentales se ordenan mediante el sistema alfabético,
numérico, una combinación de ambos o cronológico, según el sistema más
conveniente.
5.1.3. El responsable del archivo conserva los documentos según series
documentales en unidades de archivamiento (archivador de palanca, folder,
etc.) identificándolos según los datos consignados en el Formulario N°01.
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5.1.4. El Archivo de gestión es el encargado de realizar la depuración de las

fotocopias duplicadas innecesarias.
5.1.5. Finalmente, el encargado de archivo instalará las unidades de archivamiento
en el repositorio respectivo (estante, armario, etc.).
5.2. En el Archivo Central
Los documentos de archivo de los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad

Distrital de Chorrillos custodiados en el Archivo Central que requieran ser
organizados seguirán el siguiente procedimiento:
5.2.1. La clasificación se realizará respetando la unidad orgánica de origen de los

documentos.
5.2.2. Se separan los documentos en series documentales de acuerdo a las series
establecidas en el Programa de Control de Documentos.
5.2.3. Cada serie documental se ordena agrupando los documentos conformantes
de la serie documental, según la secuencia del trámite en el que fueron
producidos.
5.2.4. Los documentos son agrupados formando tomos o paquetes atados con
pabilo con nudo deslizante, a fin de ser instalados en cajas archiveras.
5.2.5. Se elabora el inventario de los documentos organizados según el formato
establecido para la transferencia de documentos, toda vez que la
documentación organizada, quedará bajo custodia del Archivo central. Ver el
Formulario N° 05.
5.2.6. Se instalan los tomos o paquetes en cajas archiveras.
5.2.7. Las cajas de los documentos organizados son rotuladas e instaladas en la
estantería correspondiente del Archivo Central. Ver el Formulario Nº 03.
5.2.8. El personal del archivo central encargado de la organización emitirá un
informe sobre la documentación organizada adjuntando el inventario - registro
dirigido al encargado del Archivo Central.
5.2.9. El responsable del Archivo Central recibe el informe de organización de
documentos y registra la información de la base de datos.
6. Producto:
Informe de Organización de Documentos.
7. Duración del procedimiento:
Treinta (30) días hábiles.
8. Diagrama del Procedimiento:
Diagrama Nº 01: Diagrama de Flujo de Organización Documental
9. Formularios:
Formulario Nº 01: Etiqueta de Archivador de Palanca
Formulario Nº 03: Rotulo de Caja Archivera
Formulario Nº 05: Registro de Transferencia de Documentos
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“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”
Diagrama Nº 01: Diagrama de Flujo de Organización Documental
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Formulario Nº 01: Etiqueta de Archivador de Palanca
1. UNIDAD ORGÁNICA
2. SERIE DOCUMENTAL
4.
3. RANGO
Leyenda:
1. Se registra el nombre o denominación de la unidad orgánica que produce la documentación.

2. Se registra la denominación de la serie documental.
3. Se registra el tipo de ordenamiento aplicado a la serie documental: numérico, alfabético, combinación de ambos o cronológico.
4. Se registra el numero secuencial de la unidad de archivamiento.
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CAJA Nº
UNIDAD ORGÁNICA :
SERIE DOCUMENTAL :
FECHAS EXTREMAS :
OBSERVACIONES :
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Formulario Nº 05: Inventario – Registro de Transferencia de Documentos
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
1. Objetivo:
Identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con
la finalidad de elaborar los instrumentos descriptivos (Cuadro de Clasificación de Fondos
Documentales, inventarios), los que permiten conocer, localizar los documentos de cada
órgano y unidad orgánica.
2. Finalidad:
2.1. Facilitar la localización de los documentos permitiendo brindar un eficaz y eficiente

servicio de la información, así como garantizar el control del patrimonio documental
de la institución.
2.2. El Archivo Central elaborará y actualizará los diversos instrumentos descriptivos
teniendo en cuenta las características de los documentos y los requerimientos de
los servicios de información de cada órgano y unidad orgánica de la Municipalidad
Distrital de Chorrillos.
3. Base Legal:
3.1. Decreto Ley N° 19414, que declara de utilidad pública la Defensa, Conservación e
19414.
3.4. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 25323,
3.5. Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de
antigüedad.
3.7. Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Aplicación
de Sanciones Administrativas por Infracciones en Contra del Patrimonio Documental
Archivístico y Cultural de la Nación.
4. Requisitos:
Tener organizado los documentos en series documentales de acuerdo al Programa de

Control de Documentos.
5. Descripción del Procedimiento:
5.1. En los Archivos de Gestión
Los documentos emitidos (correspondencia) se describen en una base de datos de

hoja Excel, respetando los principios de procedencia y orden original, registrados
por serie documental, conteniendo los siguientes campos, como mínimo: Ver
Formulario Nº 02
- Unidad Orgánica Productora

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- Serie Documental
- Pieza Documental
- Asunto o Referencia
- Fecha
- Datos de a quien se dirige el documento
- Numero de Registro
- Ubicación del documento
- Observaciones
5.2. En el Archivo Central
El Archivo Central se encargará de crear, normar y actualizar los formatos de

inventario a utilizarse en los archivos del nivel central de la Municipalidad Distrital
de Chorrillos, de acuerdo a las necesidades de la institución.
Los auxiliares o instrumentos descriptivos básicos serán el Inventario de

Transferencia de Documentos, Inventario de Eliminación de Documentos y el
Registro de Requerimiento de Servicio de Archivístico.
El Archivo Central supervisará la aplicación de los formatos de los instrumentos

descriptivos.
6. Producto:
Inventario de Descripción de Documentos.
Base de Datos de Documentos emitidos.
7. Duración del Procedimiento:
8. Formularios:
Formulario Nº 02: Base de Datos de Documentos Emitidos
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Formulario Nº 02: Base de Datos de Documentos Emitidos
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
1. Objetivo:
Trasladar los documentos de un archivo a otro nivel (desde un archivo de gestión hacia el
Archivo Central y posteriormente del Archivo Central al Archivo General de la Nación) al
vencimiento de los períodos de retención establecidos en el Programa de Control de
Documentos.
2. Finalidad:
2.1. Descongestionar los archivos de gestión de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.

2.2. Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales de los archivos
de gestión de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
2.3. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental de la
Institución.
2.4. Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de documentos de los
archivos de gestión al Archivo Central.
3. Base Legal:
3.2. Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº
19414.
3.5. Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información.
3.6. Resolución Jefatural Nº 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de
Jefatural N° 073-85/AGN-J, es para documentos con menos de 30 años de
antigüedad.
3.8. Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, aprueba la Directiva Nº 004/86-AGN- DGAI
"Normas para la formulación del Programa de Control dé Documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional"; "Directiva N° 005/86 - AGN-
DGAI "Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos
del Sector Público Nacional"; "Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI "Normas para la
eliminación de documentos en los archivos administrativos del Sector Público
Nacional"; "Directiva N° 007/86-AGN-DGAI "Normas para la conservación de
documentos en los archivos administrativos del Sector Público Nacional".
4. Requisitos:
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Cumplimiento del plazo de retención establecido en la Tabla General de Retención de

Documentos del Programa de Control de Documentos.
5.1. El Archivo Central a través de la Subgerencia de Gestión Documentaria emitirá un

Informe Múltiple dirigido a los jefes de los de los órganos y unidades orgánicas de
la Municipalidad Distrital de Chorrillos, adjuntando el Cronograma Anual de
Transferencia de Documentos de la Municipalidad Distrital de Chorrillos al Archivo
Central.
5.2. El Gerente, subgerente o encargado recibe el informe múltiple y lo deriva al
encargado de archivo de su unidad orgánica.
5.3. El encargado del archivo de gestión separa la documentación en series
documentales, agrupándolos en tomos o paquetes atados con pabilo y nudo
deslizante, procediendo a registrarlos en el inventario de transferencia de
documentos.
5.4. Los tomos o paquetes son identificados con un número correlativo comenzando
desde el número 01 hasta el número total de paquetes por cada caja archivera. Ver
Formulario Nº 03
5.5. Las unidades de archivamiento (cajas) serán rotuladas consignando los datos del
Formulario N° 03
5.6. El responsable del archivo de gestión elabora un informe dirigido al Gerente, o
subgerente de la unidad orgánica a la que pertenece, informándole sobre la
documentación a transferir al Archivo central adjuntando el inventario de
transferencia respectivo.
5.7. El Gerente o Subgerente del órgano de la documentación a transferir emitirá un
memorando dirigido al Subgerente de la Subgerencia de Gestión Documentaria y
Atención al Ciudadano comunicando la transferencia de documentos, adjuntando el
inventario de transferencia de documentos, que consta de Información General e
Inventario Registro (original y copia) Formulario Nº 04 y Formulario Nº 05.
Adicionalmente, el responsable de archivo cuya documentación será transferida
enviará vía correo electrónico al encargado del Archivo Central el Inventario
Registro de Transferencia en formato electrónico (hoja Excel).
5.8. El Subgerente de la Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano
recibe el memorando y deriva el documento al encargado del Archivo Central.
5.9. El encargado del Archivo Central recibe el documento y deriva el documento al
encargado del Equipo de transferencia.
5.10. El responsable del archivo de gestión o periférico coordina con el encargado del
Archivo Central la fecha y hora de entrega de la documentación.
5.11. El encargado del Archivo Central o el encargado del Equipo de transferencia del
Archivo Central recibe la documentación y firma el inventario (información general)
anotando la frase "recibido sin verificar", constando la recepción con sello y
quedando pendiente su verificación.
5.12. El personal del Equipo de transferencia del Archivo Central verifica la
documentación con el inventario.
5.13. De haber incoherencias entre el inventario de transferencia y la documentación que
se transferirá se hace de conocimiento al encargado del archivo de gestión o
periférico los documentos faltantes u otros errores observados.
5.14. El encargado del Equipo de transferencia elabora un informe de conformidad de
transferencia dirigido al encargado del Archivo Central.
5.15. El personal del Archivo Central instala las cajas en la estantería respectiva.
6. Producto:
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Expediente de Transferencia de Documentos.
Cuarenta (40) días hábiles.
Diagrama Nº 02: Diagrama de Flujo de Transferencia Documental
9. Formularios:
Formulario Nº 04: Inventario de Transferencia de Documentos (General)
Formulario Nº 05: Registro de Transferencia de Documentos
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Diagrama Nº 02: Diagrama de Flujo de Transferencia Documental
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CAJA Nº
UNIDAD ORGÁNICA :
SERIE DOCUMENTAL :
FECHAS EXTREMAS :
OBSERVACIONES :
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Formulario Nº 04: Resumen de Transferencia de Documentos
P á g i n a 18 | 60
Formulario Nº 05: Inventario – Registro de Transferencia de Documentos
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Objetivo:
Destruir los documentos innecesarios para la institución autorizado expresamente por el

Archivo General de la Nación, entidad encargada de autorizar y realizar la destrucción de
documentos.
2. Finalidad:
Establecer el procedimiento para la eliminación de documentos innecesarios en los

archivos de la Municipalidad Distrital de Chorrillos, permitiendo descongestionar de
manera periódica los archivos y aprovechar el espacio físico disponible.
3. Base Legal:
19414.
3.5. Decreto Supremo N° 043-2003-PCM, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley N.º 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
antigüedad.
3.8. Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, aprueba la Directiva N° 004/86-AGN-DGAI
"Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional"; "Directiva N° 005 /86 - AGN-
DGAI "Normas para la transferencia de documentos en los archivos Administrativos
del Sector Público Nacional"; "Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI "Normas para la
Nacional"; "Directiva Nº 007/86-AGN-DGAI "Normas para la conservación de
3.10. Resolución Jefatural N° 076 -2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de
4. Requisitos:
4.1. Opinión favorable del Comité de Evaluación de Documentos.

4.2. Inventario y muestras de documentos a eliminar.
4.3. Tabla General de Retención de Documentos del Programa de Control de
Documentos.
4.4. Documentación organizada e inventariada.
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La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano, a través del Archivo

Central, es el responsable de la conducción de este procedimiento. A través del Archivo
Central, la eliminación de documentos al cumplimiento de los períodos de retención de las
series documentales establecidos en el Programa de Control de Documentos a
requerimiento de la unidad orgánica cuya documentación se evalúa en coordinación con
el Comité de Evaluación de Documentos, debiendo seguir las etapas siguientes:
5.1. El responsable del Archivo Central identifica las series documentales que hayan
cumplido su plazo de retención según el Programa de Control de Documentos y
coordina con el Equipo de Eliminación de Documentos el desarrollo del
procedimiento.
5.2. El Equipo de eliminación separa la documentación a eliminar y elabora el inventario
de documentos para su eliminación y extrae las muestras documentales necesarias.
Ver Formulario Nº 06 y 07.
5.3. El responsable del Archivo Central comunica mediante informe a la Subgerencia de
Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano la eliminación de documentos,
adjuntando los inventarios de eliminación.
5.4. La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano eleva informe a
la Secretaría General, que recibe el documento y convoca al Comité de Evaluación
de Documentos para la revisión de los inventarios y las muestras de los documentos
a eliminar.
5.5. El Comité de Evaluación de Documentos revisa y evalúa el inventario y las muestras
de los documentos a eliminar y redacta el Acta del Comité de Evaluación de
Documentos, mediante el cual se da conformidad a la eliminación de documentos.
Ver Formulario Nº 08.
5.6. En caso de ser declarado improcedente la eliminación, se conservará por un período
de tiempo más en el Archivo Central.
5.7. La Secretaría General remitirá mediante oficio el expediente de eliminación de
documentos (Acta del Comité de Evaluación de Documentos, inventarios de
eliminación y muestras documentales) al Archivo General de la Nación, solicitando
la autorización para la eliminación de documentos.
5.8. El Archivo General de la Nación (AGN) designará un supervisor que verificará y
evaluará la documentación propuesta a eliminar.
5.9. Efectuada la supervisión del Archivo General de la Nación, el encargado del Archivo
Central elaborará un Acta de verificación de los documentos a eliminar, el cual será
firmado por el mismo y por la supervisora del AGN.
5.10. El Acta de verificación es elevado a la Comisión Nacional de Normas Técnicas de
Archivos del Archivo General de la Nación y se reunirá para evaluar si procede o no
de la solicitud de eliminación.
5.11. Si la eliminación procede, el Archivo General de la Nación emitirá Resolución
Jefatural autorizando la eliminación de la documentación propuesta. De lo contrario,
se comunicará a la Municipalidad Distrital de Chorrillos las razones que
determinaron la no aprobación de la solicitud de eliminación de documentos, que
serán conservados por un periodo de tiempo más en el Archivo Central.
5.12. La Secretaría General toma conocimiento de la Resolución Jefatural del Archivo
General de la Nación que aprueba la eliminación y la deriva a la Subgerencia de
Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano.
5.13. El Subgerente de la Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano
entregará al Archivo General de la Nación la documentación a eliminar, firmando el
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Acta de Entrega de Documentos quedándose con un ejemplar. Ver Formulario Nº

09.
6. Producto:
Expediente de eliminación de documentos.
Ciento cincuenta (150) días hábiles.
Diagrama Nº 03: Diagrama de Flujo de Eliminación Documental
9. Formularios:
Formulario Nº 06: Inventario de Documentos para su Eliminación
Formulario Nº 07: Registro de Eliminación de Documentos
Formulario Nº 08: Acta de Sesión del Comité de Evaluación de Documentos
Formulario Nº 09: Acta de Entrega de Documentos al Archivo General de la Nación
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Diagrama Nº 03: Diagrama de Flujo de Eliminación de Documentos
P á g i n a 23 | 60
Formulario Nº 06: Resumen de Eliminación de Documentos
P á g i n a 24 | 60
Formulario Nº 07: Inventario – Registro de Eliminación de Documentos
P á g i n a 25 | 60
Formulario Nº 08: Acta de Sesión del Comité de Evaluación de Documentos
En la ciudad de Lima, siendo las _______ horas del día _______ del mes de ________ del dos
mil veintidós, en la Sala de Reuniones de la Sede Principal de la Municipalidad Distrital de
Chorrillos, ubicada en Av. Defensores del Morro 2765 del distrito de Chorrillos, se dio inicio a la
Sesión del Comité de Evaluación de Documentos, designado mediante Resolución de Gerencia
Municipal Nº ______ de fecha _____ de _________ del 20___, con la asistencia de los siguientes
miembros del Comité:
 Sr. ______________________________, representante de la Gerencia Municipal.

 Sr. ______________________________, representante de la Gerencia de
Asesoría Jurídica.
 Sr. ______________________________, representante de la Unidad Orgánica
cuya documentación será evaluada.
 Sr. ______________________________, representante de Secretaría General y/o
Subgerencia de Gestión Documentaria.
Agenda:
1. ………………………………………….
2. ………………………………………….
3. ………………………………………….
Acuerdos:
1. ………………………………………….
2. ………………………………………….
3. ………………………………………….
No habiendo más asuntos que tratar y siendo las ______ horas, se da por concluida la _______
Sesión del Comité.
En señal de conformidad suscriben la presente acta en original y copia, las siguientes personas.
P á g i n a 26 | 60
Formulario Nº 09: Acta de Entrega de Documentos al Archivo General de la Nación
En la ciudad de Lima, siendo las _____ horas del día _____ del mes de _____________ del
20___ en las instalaciones del Archivo Central de la Municipalidad Distrital de Chorrillos ubicado
en _________________________, se dio inicio a la entrega de documentos para su eliminación
al Archivo General de la Nación, contando con la asistencia de las siguientes personas:
El Sr. ______________________ Gerente de Secretaría General y/o Subgerente de Gestión

Documentaria, identificado con DNI Nº ___________, el Sr. ______________________
Presidente del Comité de Evaluación de Documentos, identificado con DNI Nº ___________ en
representación de la Municipalidad Distrital de Chorrillos y el Sr. ______________________,
identificado con DNI Nº ___________ en representación del Archivo General de la Nación, acto
que se desarrolla en cumplimiento a la Resolución Jefatural del Archivo General de la Nación Nº
_____ de fecha _____ de _____________ del 20___, que resuelve aprobar la eliminación de los
documentos, cuya solicitud de eliminación tramitó la MDCH con el expediente Nº _________, del
día _____ de _____________ del 20___.
A continuación, se describe la documentación que es materia de entrega:

Serie Unidad de Cant. de Und. de
Unidad Orgánica Cant. De ML
Documental Archivamiento Archivamiento
TOTAL
Después de efectuarse la entrega de la documentación al representante del Archivo General de

la Nación, no habiendo más asuntos que tratar y siendo las _____ horas del día _____ de
_____________ del 20___. Se da por concluida la entrega de documentos para su eliminación.
En señal de conformidad suscriben la prese te acta en original y tres copias, las siguientes
personas.
P á g i n a 27 | 60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
1. Objetivo:
Mantener la integridad física del soporte y la información de los documentos de la

Municipalidad Distrital de Chorrillos a través de la implementación de medidas de
preservación y restauración.
2. Finalidad:
Establecer las medidas preventivas para la conservación del patrimonio documental de la

Municipalidad Distrital de Chorrillos, asegurando la integridad física de los documentos de
archivo.
3. Base Legal:
19414.
3.4. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley N° 25323,
antigüedad.
3.7. Resolución Jefatural N° 173-86-AGN-J, aprueba la Directiva Nº 004/86-AGN- DGAI
"Normas para la formulación del Programa de Control de Documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional"; "Directiva Nº 005/86-AGN-
DGAI "Normas para la transferencia de documentos en los archivos administrativos
del Sector Público Nacional"; "Directiva N° 006/86- AGN-DGAI "Normas para la
Nacional"; "Directiva Nº 007/86-AGN-DGAI "Normas para la conservación de
3.10. Resolución Jefatural N° 076 -2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de
4. Medidas Preventivas:
4.1. Local de Archivo

4.1.1. El local estará ubicado distante de los lugares que puedan ocasionar un
siniestro y de lugares excesivamente húmedos.
P á g i n a 28 | 60
4.1.2. Preferir el uso de locales construidos con material noble, evitándose el

revestimiento de muros y paredes con materiales inflamables (tapizones,
alfombras, etc.).
4.1.3. El local de archivo debe tener básicamente tres ambientes: 1) depósito
documental; 2) área de trabajo técnico y administrativo y 3) área de servicio
archivístico.
4.1.4. Las instalaciones eléctricas y las sanitarias deberán conservarse en perfecto
estado.
4.1.5. El mobiliario archivístico (estantes, archivadores, gavetas, etc.) deben ser de
metal. Deberán estar a 10 cm de distancia del suelo.
4.2. Control de los Factores Externos
4.2.1. Limpiar diariamente el local, el mobiliario y la documentación.

4.2.2. Fumigar el local por lo menos 2 veces al año.
4.2.3. Ventilar constantemente por medios naturales o mecánicos sobre la base de
la utilización racional de puertas y ventanas o con el empleo de máquinas
(ventiladores, aire acondicionado, extractores de aire, etc.).
4.2.4. Controlar los factores climáticos mediante la utilización del aire acondicionado
y deshumedecedores, manteniendo los niveles adecuados de temperatura y
humedad.
Temperatura adecuada Humedad relativa adecuada

(+- 2ºc) 1sº e – 22ºe (+-2ºc) (+-5%) 45% - 65% (+-5%)
4.2.5. Evitar la incidencia directa o perpendicular de la luz natural o artificial sobre

los documentos.
4.2.6. Prevenir la acción de la contaminación ambiental.
4.2.7. Evitar la oscuridad completa en los depósitos.
4.3. El manejo de los documentos
4.3.1. No usar cintas adhesivas, y evitar el uso de elementos metálicos (grapas,

clips u otros) que dañen o deterioren el documento.
4.3.2. Proteger los documentos con cajas de cartón desacidificado, fólderes o
cualquier otro elemento similar. No protegerlos con micas u otros elementos
de plástico, pues ocasionaría transpiración
4.3.3. Evitar cualquier tipo de restauración empírica.
4.3.4. No usar producto químico alguno (insecticida, bactericida, fungicida, etc.)
directamente sobre los documentos.
4.3.5. Restringir el servicio de los documentos en proceso de deterioro.
4.3.6. Los documentos deteriorados por agentes biológicos (insectos, hongos,
bacterias, etc.) deberán separarse de la documentación en buen estado.
4.4. Medidas de Seguridad
4.4.1. Prohibir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas.

4.4.2. No fumar, comer o beber en los depósitos, áreas de trabajo o en cualquier
otro lugar donde existen documentos.
4.4.3. Desconectar los servicios eléctricos y sanitarios al término de la jornada
laboral y revisarlos periódicamente.
4.4.4. Disponer de extintores de polvo químico seco, con carga vigente y cuyo
manejo debe ser conocido suficientemente por el personal de archivo.
P á g i n a 29 | 60
4.4.5. No mantener en el archivo materiales inflamables (gasolina, petróleo. cera,

etc.).
4.4.6. Adoptar las medidas convenientes a fin de evitar la sustracción indebida de
los documentos.
4.5. Mantenimiento y limpieza de documentos
4.5.1. El desempolvamiento de documentos se realizará utilizando aspiradores

manuales, en caso de usar pinceles o escobillas, se hará fuera de los
depósitos documentales, a fin de evitar que el polvo se disperse de un
documento a otro.
4.5.2. La limpieza de la estantería y otros muebles se realizará de arriba hacia abajo
con paños secos o ligeramente humedecidos.
4.5.3. No emplear los mismos materiales de aseo para muebles que para
documentos.
4.5.4. Las unidades de archivamiento (cajas, archivadores de palanca, folders, etc.)
serán limpiadas previo al servicio documental.
4.5.5. Las unidades de archivamiento no deberán ser llenadas con documentos
hasta el máximo de su capacidad, toda vez que ocasionaría el deterioro de
los documentos.
5. Producto:
Informe de Conservación de Documentos.
Treinta (30) días hábiles
P á g i n a 30 | 60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SERVICIO ARCHIVÍSTICO
1. Objetivo:
Poner a disposición de los usuarios la documentación de la Municipalidad Distrital de

Chorrillos con fines de información.
2. Finalidad:
2.1. Satisfacer oportunamente la demanda de información de los órganos y unidades

orgánicas de la Municipalidad Distrital de Chorrillos y del público usuario.
2.2. Regular y orientar las acciones del servicio archivístico en forma eficiente y
oportuna.
3. Base Legal:
19414.
3.5. Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.
3.7. Resolución Jefatural N° 133-85-AGN-J, precisa que la aplicación de la Resolución
Jefatural N° 073-85/AGN-J, es para documentos con menos de 30 años de
antigüedad.
Procedimientos Archivísticos para las Municipalidades
4. Requisitos:
Formulario de requerimiento de servicio archivístico.
5.1. Préstamo de documentos en el Archivo Central
El préstamo de documentos en custodia del Archivo Central a los órganos, unidades

orgánicas de la Municipalidad Distrital de Chorrillos o usuarios externos se realizará
de la manera siguiente:
5.1.1. El personal del órgano o unidad orgánica solicitará documentos presentando

el formulario de requerimiento de servicio archivístico (02 ejemplares)
debidamente llenado, el mismo que puede ser enviado vía correo electrónico
al resposanble del Archivo Central.
P á g i n a 31 | 60
5.1.2. El responsable del Archivo Central deriva lo solicitado al Encargado del

Servicio Archivístico.
5.1.3. El responsable del Servicio Archivístico recibe el formulario de servicio, ubica
y entrega el documento.
5.1.4. Un ejemplar del formato de requerimiento de servicio archivístico (original)
quedará bajo custodia del Archivo Central, mientras que el otro ejemplar
(cargo) quedará en poder del usuario.
5.1.5. El Encargado del Servicio Archivístico, adicionalmente al formulario,
registrará el préstamo del documento en una base de datos creado en
Microsoft Excel.
5.1.6. Los documentos permanecerán en préstamo del órgano o unidad orgánica
solicitante por un período de 15 días.
5.1.7. La unidad orgánica que requiera el documento por un periodo más de tiempo
al señalado anteriormente, lo comunicará mediante un correo electrónico
dirigido al Encargado del Archivo Central.
5.1.8. El usuario devuelve el documento prestado, presentando el cargo del
formulario de requerimiento de servicio archivístico, a fin de firmar en la parte
correspondiente a la devolución del documento del formulario firmándose y
sellándose en señal de conformidad. De la misma forma se sellará y firmará
el formulario original del Archivo Central.
5.1.9. El encargado del servicio archivístico devolverá la documentación a la unidad
de archivamiento correspondiente.
5.2. Consulta de documentos en el Archivo Central
5.2.1. El personal del órgano, unidad orgánica o usuario externo solicitará la

consulta de documentos presentando el formulario de requerimiento de
servicio archivístico (01 ejemplar) debidamente llenado.
5.2.2. El encargado del servicio archivístico en el Archivo Central recibe el
formulario de requerimiento, ubica y entrega el documento solicitado.
5.2.3. El usuario solicitante y el encargado del servicio archivístico firmarán el
formulario de requerimiento de servicio archivístico en la parte
correspondiente a la entrega de documentos.
5.2.4. El encargado del servicio archivístico entregará el documento al usuario. La
lectura del documento solicitado se realizará en las instalaciones del Archivo
Central.
5.2.5. Una vez terminada la consulta el usuario devolverá el documento al
encargado del servicio archivístico, firmando en la parte correspondiente a la
devolución de documentos del formulario de requerimiento.
5.2.6. El encargado del servicio archivístico archivará el documento en la unidad de
archivamiento correspondiente y registrará la consulta del documento en una
base de datos.
5.3. Atención de requerimiento digitalizados en el Archivo Central
5.3.1. El personal de la unidad orgánica que requiera el envío de documentos

digitalizados vía correo electrónico, lo solicitará al correo electrónico
institucional del encargado del Archivo Central con copia al encargado del
servicio archivístico, indicando los datos del documento solicitado y con copia
del gerente o subgerente de la unidad solicitante.
P á g i n a 32 | 60
5.3.2. El encargado del servicio archivístico en el Archivo Central recibe el correo

electrónico del usuario, ubica, escanea el documento y lo remite al solicitante
a través de correo electrónico.
5.3.3. El encargado del servicio archivístico registrará el envío del documento
digitalizado en una base de datos.
de archivamiento correspondiente.
5.4. Expedición de fotocopias de documentos en el Archivo Central
5.4.1. El usuario interno solicitará la expedición de fotocopias de documentos

presentando el formulario de requerimiento de servicio archivístico (01
ejemplar) debidamente llenado, el mismo que puede ser enviado vía correo
electrónico al encargado del Archivo Central.
5.4.2. Encargado de Archivo Central derivará la solicitud al encargado del servicio
archivístico.
5.4.3. El Encargado del Servicio Archivístico recibe el formulario de requerimiento
de servicio archivístico, ubica el documento solicitado.
5.4.4. Seguidamente procede a fotocopiar el documento, en caso de requerir copia
autenticada, se autentica con el fedatario institucional para finalmente
entregarle al usuario.
5.4.5. El usuario solicitante y el encargado del servicio archivístico firmarán el
formulario de requerimiento de servicio archivístico (Formulario Nº 10).
5.4.6. El encargado del servicio archivístico, adicionalmente al formulario, registrará
la expedición de fotocopia del documento en una base de datos para un mejor
control del servicio archivístico.
de archivamiento correspondiente, una vez terminada la consulta.
5.5. Servicio archivístico en los archivos de gestión
5.5.1. En los archivos de gestión la entrega de documentos por servicio archivístico

(Préstamo, consulta o fotocopia) se realizará al personal de la misma unidad
orgánica o de otra unidad orgánica de la Municipalidad Distrital de Chorrillos,
teniendo el encargado o responsable de archivo que controlar la salida y
devolución de los documentos mediante un cuaderno de cargo y una base de
datos.
6. Producto:
Reporte de requerimiento de servicio archivístico.
Uno (01) a dos (02) días hábiles.
Diagrama Nº 04: Diagrama de Flujo del Servicio Archivístico
9. Formularios:
Formulario Nº 10: Requerimiento de Servicio Archivístico
P á g i n a 33 | 60
Diagrama Nº 04: Diagrama de Flujo de Servicio Archivístico
P á g i n a 34 | 60
Formulario Nº 10: Requerimiento de Servicio Archivístico
P á g i n a 35 | 60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SUPERVISIÓN DE ARCHIVOS
1. Objetivo:
Establecer criterios uniformes para la ejecución de las acciones de supervisión que efectúa
el Archivo Central a los archivos integrantes del Sistema de Archivos de la Municipalidad
Distrital de Chorrillos.
2. Finalidad:
2.1. Verificar y evaluar la correcta aplicación y cumplimiento de las normas y demás

disposiciones archivísticas emitidas por el Archivo General de la Nación y la
Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano, en los archivos
integrantes del Sistema de Archivos de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
2.2. Uniformizar la elaboración de los informes de supervisión de archivos.
3. Base Legal:
19414.
3.3. Ley N° 25323, Ley que crea el Sistema Nacional de Archivos.
3.6. Resolución Jefatural 112-93-AGN/J, que aprueba la Directiva Nº 01-93-
AGN/DNDAAI "Normas para la Supervisión y Asesoramiento de los Archivos
Integrantes del Sistema Nacional de Archivos".
3.8. Resolución Jefatural N° 076-2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Aplicación
4. Requisitos:
4.1. Guía de Supervisión para Archivos. Formulario Nº 11

4.2. El presente Manual es de cumplimiento obligatorio para el personal del Archivo
Central encargado de la supervisión de los archivos de gestión, así como de la
elaboración de los informes técnicos respectivos.
5.1. Primera Etapa

5.1.1. El Archivo Central elabora el Cronograma Anual de Supervisión de Archivos
de la Municipalidad Distrital de Chorrillos y lo presenta a la Subgerencia de
Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano.
P á g i n a 36 | 60
5.1.2. La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano emite

informe múltiple de supervisión de archivo, comunicando a los órganos y
unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Chorrillos la fecha en que
se ha programado la supervisión de sus archivos.
5.1.3. El Gerente, o Subgerente de la unidad orgánica informa al responsable de
archivo la fecha de supervisión de su archivo de gestión.
5.2. Segunda Etapa
5.2.1. El (los) supervisor (es) de archivos del Archivo Central, o quienes hagan sus
veces, acudirá al órgano o unidad orgánica en la fecha programada en el
Cronograma de Supervisión de Archivos.
5.2.2. El encargado del archivo que será visitado apoyará al supervisor de archivo
brindándole la información requerida.
5.2.3. Para la realización de la supervisión, el supervisor utilizará la “Guía de
Supervisión para Archivos".
5.2.4. Por cada visita de supervisión realizada, el supervisor llenará una "Papeleta
de Visita de Supervisión" por duplicado, quedando un ejemplar para el archivo
visitado y otro para el Archivo Central.
5.2.5. El supervisor elabora el informe técnico de supervisión por cada órgano o
unidad orgánica supervisada en dos (02) ejemplares, el mismo que será
dirigido al encargado del Archivo Central adjuntando la guía de supervisión
de archivos y la papeleta de visita de supervisión.
5.2.6. El informe técnico de supervisión de archivos consta de las siguientes partes:
a. Antecedentes: El motivo que dio lugar a la supervisión

b. Diagnóstico Situacional
- Generalidades: Permite la ubicación precisa del archivo
supervisado, facilitando la coordinación con el mismo.
- Documentos de Gestión Archivística: Permite conocer el
desarrollo archivístico del archivo supervisado.
- Personal: Permite conocer la cantidad, calidad y necesidades
de capacitación del personal a cargo de labores archivísticas.
- Local y Equipos: Permite conocer el estado de la seguridad e
integridad de los documentos que conserva el archivo
- Fondo Documental: En este punto el supervisor realizará el
análisis de la documentación del archivo supervisado, así como
de los procesos técnicos archivísticos ejecutados en el archivo.
c. Conclusiones: Síntesis de los rubros analizados.
d. Recomendaciones: Indicará las medidas correctivas a tomar.
e. El responsable del Archivo Central eleva a la Subgerencia de Gestión
Documentaria y Atención al Ciudadano un informe resumiendo el
análisis, conclusiones y recomendaciones de los informes técnicos de
supervisión realizados a los órganos o unidades orgánicas de la
Municipalidad Distrital de Chorrillos, adjuntando el informe técnico de
supervisión de cada uno del órgano o unidad orgánica supervisada.
f. El informe a la Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al
Ciudadano recibe el documento y toma las acciones respectivas de
acuerdo a las recomendaciones emitidas en las supervisiones de
archivos.
6. Producto:
Informe Técnico de Supervisión.

P á g i n a 37 | 60
Ochenta (80) días hábiles.
Diagrama Nº 05: Diagrama de Flujo de Supervisión de los Archivo de Gestión
9. Formularios:
Formulario Nº 11: Guía de Supervisión para los Archivos de Gestión
P á g i n a 38 | 60
Diagrama Nº 05: Diagrama de Flujo de Supervisión de los Archivos de Gestión
P á g i n a 39 | 60
Formulario Nº 11: Guía de Supervisión para los Archivos de Gestión
1. DATOS GENERALES
1.1. DEL ÓRGANO O UNIDAD ORGÁNICA
a) Nombre del Órgano o Unidad Orgánica:

_____________________________________________________________
b) Nombres y Apellidos del Gerente, Subgerente o Jefe de la Unidad Orgánica:
_____________________________________________________________
c) Teléfono: _____________
d) Anexo : _____________
1.2. RESPONSABLE DEL ARCHIVO
a) Nombres y Apellidos: ___________________________________________

b) Cargo: ________________________________________
c) Profesión u Oficio: _______________________________
d) Condición: Nombrado ( ) Contrato CAS ( ) Contrato Locador ( )
e) Otro: __________________________________________
f) Tiempo que desempeña el cargo: ___________________
g) Correo electrónico: _______________________________
h) Celular: ________________________________________
i) ¿Has recibido capacitación sobre Archivos? SI ( ) NO ( )
j) ¿En qué institución? ____________________________________________
k) ¿Aplica la normatividad archivística? SI ( ) NO ( )
l) Normas del Sistema Nacional de Archivos que conoce y aplica:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.3. DEL ARCHIVO
a) Dirección del Archivo: ____________________________

b) Nivel de Archivo: Central ( ) Desconcentrado ( )
c) Tipo de Archivo: Periférico ( ) Gestión ( )
2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA
El órgano o unidad orgánica cuenta con: SI NO

Plan de Trabajo de Archivo
P á g i n a 40 | 60
Diagnostico Situacional
Programa de Control de Documentos
Manual de Procedimientos Archivísticos
Inventarios
Otros:
3. DEL PERSONAL DEL ARCHIVO
Cuenta con Personal: SI ( ) NO ( )
CAPACITACIÓN
CONTRATADOS OBSERVACIONES
EN ARCHIVO
NOM
LOCA
BRA CAS SI NO
DOR
DOS
PROFESIONAL
TÉCNICO
AUXILIAR
PRACTICANTE
SECUNDARIA
4. DEL LOCAL
4.1. Ubicación del local
UBICACIÓN DEL ARCHIVO ÁREA EN METROS CUADRADOS
SÓTANO
AZÓTEA
PISO Nº
OTROS
Ambientes del Archivo:
Área de Trabajo ( ) Área de Servicio ( )

Área de Depósito ( ) Área de Administración ( )
Un solo espacio: Único ( ) Compartido ( )
Otras: _____________________________________________
4.2. Estado de Conservación del Local: Bueno Regular Malo
a) Construcción:
P á g i n a 41 | 60
Material
Adobe Quincha Prefabricado Madera Otros
Noble
Techo
Pared
Piso
b) Tenencia del Local: Propio ( ) Alquilado ( ) Otro ( )

c) Iluminación: Natural ( ) Artificial ( )
d) ¿Cuenta con protectores de iluminación? SI ( ) NO ( )
e) Tipo de Ventilación: Natural ( ) Artificial ( )
f) Estado de las instalaciones:
Buena Mala Superficial Otros
Eléctricas
Sanitarias
4.3. Mobiliario y Equipo
CANT CANT
Computadora Escritorios
Fotocopiadora Sillas
Impresora Coches Porta Documentos
Termohigrómetro Escaleras
Aire Acondicionado Aspiradora
Detector de Humo
Deshumecedor
Ventiladores
Censor de Agua
Extintores
Cámaras de Seguridad
Equipos de Microfilm
Observaciones: _____________________________________________________
__________________________________________________________________
4.4. Estantería
5. DE LA DOCUMENTACIÓN
P á g i n a 42 | 60
Nº DE Nº DE BALDAS
MATERIAL FIJA MÓVIL
CUERPOS X CUERPOS
Madera
Metal
5.1. Generalidades
a) CANTIDAD
Metros Lineales: __________________
Metros Cúbicos: __________________
b) FECHAS EXTREMAS
Desde: ____________
Hasta: ____________
c) UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO
Cajas Archiveras Archivador de Palanca
Carpetas Sacos
Legajos (Paq) Otros
d) ¿La unidad orgánica ha contratado empresas y/o personas naturales que

presten servicio de tercerizado en su archivo?
SI ( ) NO ( )
e) ¿Para que Procesos? Especificar
____________________________________________________________
5.2. Organización Documental
a) Tipo de Organización del archivo

b) Series documentales mas importantes. Enuméralas con sus fechas
extremas.
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
c) ¿Qué tipo de soportes documentales custodia?

P á g i n a 43 | 60
Papel ( ) Microformas ( ) Otros ( ): __________________________

d) ¿Qué series documentales tiene digitalizadas y/o microfilmadas? ¿En qué
cantidad? ¿Cuáles son sus fechas extremas?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
e) ¿Con qué finalidad se ha digitalizado o microfilmado?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
f) ¿Cuenta con un ambiente especial para la conservación de las microformas

(Digitales y/o Microfilm)?
_____________________________________________________________
5.3. Descripción Documental
a) Instrumentos descriptivos elaborados
Guía ( ) Inventario ( ) Catálogo ( )

Registros ( ) Base de Datos ( ) Fichas ( )
Otros ( )
5.4. Transferencia Documental
SI ( ) NO ( ) ¿Por qué?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
5.5. Eliminación de Documentos
a) ¿Ha eliminado documentos?
SI ( ) NO ( ) ¿Cuántas Veces?
b) ¿Con conocimiento del Archivo Central?
SI ( ) NO ( ) ¿Cuándo?
5.6. Servicio Documental
a) Servicios Archivísticos Prestados
Búsquedas : Internos ( ) Externos ( )

Prestamos : Internos ( ) Externos ( )
Reprografía : Copias ( ) Digital ( )
P á g i n a 44 | 60
b) ¿Cuenta con un sistema de control del servicio de préstamo de

documentos?
_____________________________________________________________
c) En el servicio que brinda, alguna vez ha contenido:
SI NO
Pérdida de documentos
Mutilación de documentos
Sustracción de documentos
d) ¿Esta considerado el servicio de archivo en el TUPA vigente?
SI ( ) NO ( )
e) ¿Otorga copias certificadas o fedateadas?
SI ( ) NO ( )
5.7. Conservación Documental
a) Existe personal dedicado al aseo permanente del archivo:
SI ( ) NO ( )
b) Frecuencia que se realiza la limpieza en sus ambientes de Archivo
Diario ( ) Semanal ( )
Interdiario ( ) Mensual ( )
c) Frecuencia con que se realiza la limpieza a los documentos de Archivo
Diario ( ) Semanal ( )
Interdiario ( ) Mensual ( )
Bimensual ( ) Semestral ( )
d) El personal del Archivo cuenta con materiales de protección
SI ( ) NO ( )
¿Cuáles?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
¿Por qué?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
e) ¿Se brinda materiales de aseo al personal de archivo?
P á g i n a 45 | 60
SI ( ) NO ( )
f) ¿Los documentos de archivo han sido y/o están infectados por:
SI NO
Microorganismos
Insectos
Roedores
Otros
g) ¿El tratamiento de la documentación archivística se realiza en función a las

directivas vigentes de conservación documental? Especifique
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
h) ¿Tiene usted elaborado el plan de conservación y de prevención de

siniestros de acuerdo a la normatividad archivística vigente?
SI ( ) NO ( ) ¿Por qué?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
i) ¿La Institución tiene establecidas políticas de salud a favor del trabajador de

archivo? ¿En qué consisten?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
j) ¿Con que frecuencia realizan fumigaciones?

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
k) ¿Con que productos químicos?

_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
l) ¿Tiene debidamente señalizadas las áreas de seguridad?
SI ( ) NO ( )
P á g i n a 46 | 60
6. DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL ARCHIVÍSTICO
a) ¿Cuenta con documentos cuya antigüedad sea mayor a 30 años?
SI ( ) NO ( )
b) ¿A que unidades orgánicas pertenecen y cuáles son sus principales series

documentales?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
c) ¿Tiene bajo su custodia fondos documentales de otras unidades orgánicas?
SI ( ) NO ( )
d) ¿Cómo llegaron a su unidad orgánica?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
e) ¿El Archivo tiene antecedentes de haber afrontado algún siniestro en su gestión o

en otras anteriores? ¿En qué fechas?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
f) Sugerencias del Entrevistado (Con respecto a la mejora del archivo de gestión)

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
g) Observaciones (relación a otras unidades orgánicas con la gestión del archivo de

gestión)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Fecha: ___/ ____/ ____
P á g i n a 47 | 60
______________________ ____________________
FIRMA DEL ENTREVISTADO FIRMA DEL SUPERVISOR
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO

ARCHIVISTICO
1. Objetivo:
Establecer medidas que permitan gestionar una adecuada administración de archivos,

acorde con la legislación archivística vigente impartida por el Archivo General de la Nación,
ente rector del Sistema Nacional de Archivos.
2. Finalidad:
Contar con el documento de gestión archivística en el que se programan las actividades

archivísticas anuales de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
3. Base Legal:
19414.
3.7. Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/DNDAAI, que aprueba la Directiva N° 003-
2008-AGN/DNDAAI; "Normas para la formulación y aprobación del Plan Anual de
Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la
Administración Pública".
4. Requisitos:
4.1. Evaluación Anual de Actividades del Plan Anual de Trabajo del Archivístico (PATA).
4.2. Las disposiciones son de cumplimiento obligatorio para la Subgerencia de Gestión
Documentaria y Atención al Ciudadano, que ejerce las funciones de los Archivos de
la Municipalidad Distrital de Chorrillos a través del Archivo Central, que elabora el
Plan Anual de Trabajo de Archivo, en conformidad con la Resolución Jefatural Nº
346-2008- AGN/DNDAAI, que aprueba la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI;
"Normas para la formulación y aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de
Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública”.
5.1. El Archivo Central, de acuerdo con las normas vigentes, prepara el informe con el
cual eleva el proyecto del Plan Anual de Trabajo del Archivístico (PATA), el cual es
P á g i n a 48 | 60
elaborado en coordinación con los Archivos de Gestión de la Municipalidad Distrital

de Chorrillos. Asimismo, este se remite a la Subgerencia de Gestión Documentaria
y Atención al Ciudadano para su revisión y visto bueno.
5.2. La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano revisa el
Proyecto PATA, de estar conforme remite a Secretaría General con su respectivo
visto bueno, para su evaluación.
5.3. La Secretaría General de no estar conforme el Proyecto es devuelto para el
levantamiento de las observaciones y se inicia de nuevo el procedimiento según
señalado en el punto 5.1.
5.4. La Subgerencia de Gestión Documentaria de obtener el Plan Anual de Trabajo
Archivístico aprobado y visado por la Secretaria General, se procederá a realizar el
envió correspondiente al Archivo general de la Nación (AGN) a través de
mesadepartes@agn.gob.pe con copia al Archivo Central como máximo el 15 de
diciembre de cada año.
6. Producto:
Plan Anual de Trabajo Archivístico (PATA) de la Municipalidad Distrital de Chorrillos

Aprobado.
Cuarenta (40) días hábiles.
P á g i n a 49 | 60
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES
1. Objetivo:
Establecer las medidas a seguir para la reconstrucción de documentos y/o expedientes

administrativos, en caso de extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto, que deberá observar
todos los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de Chorrillos, así como
los administrados, según corresponda.
2. Finalidad:
Uniformizar el procedimiento de reconstrucción de documentos y/o expedientes dotándolo

de mayor celeridad, así como coadyuvar a garantizar la intangibilidad, ordenación,
singularidad y reconstrucción de documentos archivísticos, del expediente administrativo
y del patrimonio documental que genera y custodia la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
3. Base Legal:
19414.
3.5. Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivos, para el Sector Público Nacional.
3.6. Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, que aprueba el Reglamento de
3.7. Resolución Jefatural Nº 346-2008-AGN/DNDAAI, que aprueba la Directiva N° 003-
2008-AGN/DNDAAI; "Normas para la formulación y aprobación del Plan Anual de
Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la
Administración Pública".
3.8. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y
modificatorias.
3.9. Decreto Supremo Nº 021-2019-JUS, que aprueba el Texto Único Ordenado de la
Ley Nº 27444 – Ley de Procedimiento Administrativo General.
4. Requisitos:
Plan de Siniestros
5.1. De la Identificación de los Hechos
5.1.1. Producido o detectado el extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto, el

responsable del archivo de gestión en custodia del documento y/o expediente
deberá comunicar a su superior inmediato, a través de un informe que
contenga la descripción de los hechos y los datos del documento y/o
expediente, en un plazo máximo de dos (02) días hábiles.
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5.1.2. El informe señalado en el párrafo anterior deberá incluir, los siguientes datos
referidos al documento y/o expediente:
- Número o código de identificación del documento y/o expediente.

- Nombre, denominación o razón social del administrado/s (detalles del
contenido) de ser el caso.
- Número aproximado de folios materia de reconstrucción del documento
y/o expediente, en caso de pérdida total; o la indicación precisa de los
folios a reconstruir, en caso de pérdida parcial.
- Materia de procedimiento administrativo involucrado y reporte del
Sistema de Gestión Documental, que evidencie la etapa en la que se
encontraba el documento y/o expediente, y la autoridad encargada de
resolverlo. Así mismo, deberá adjuntarse la entrega de cargo o
documento que señale la transferencia del mismo.
- Otros datos que considere podrán coadyuvar a su identificación
(opcional).
5.1.3. En los casos de robo o hurto parcial o total de documento y/o expediente se
deberá de adjuntar la constancia policial correspondiente que acredite la
presentación de la denuncia.
5.1.4. El órgano o unidad orgánica responsable del documento y/o expediente
deberá comunicar a Secretaría General lo sucedido, adjuntando el informe de
la persona responsable del archivo de gestión, directa del documento y/o
expediente, en un plazo de un (01) día hábil de recepcionado el citado
informe.
5.1.5. En todos los casos en los cuales subsista parte del documento y/o
expediente, este deberá ser anexado al informe.
5.2. De las Investigaciones Previas
5.2.1. Secretaría General, en un plazo de dos (02) días hábiles de recibido el

informe, dispondrá que la Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención
al Ciudadano realice las investigaciones previas al procedimiento de
reconstrucción del documento y/o expediente, otorgándosele, un plazo
máximo de diez (10) días hábiles, para la emisión de un Informe de
Resultados.
5.2.2. La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano realizará
las investigaciones previas, que consisten en la revisión física del área donde
ocurrió el evento, la revisión documentaría de archivos según reporte del
Sistema de Gestión Documental o aquel que haga sus veces, la
determinación de si el documento y/o expediente ha sido remitido a otras
áreas, si se encuentra anexo a otro expediente, si se ha remitido al archivo o
derivado a otras Entidades; entre otras acciones, con la finalidad de ubicar el
documento y/o expediente.
5.2.3. En caso de ser ubicado el documento y/o expediente, la Subgerencia de
Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano informará a Secretaría
General el hallazgo mediante el Informe de Resultados y deberá continuarse
del procedimiento en curso.
5.2.4. Si culminadas las investigaciones previas no se logra ubicar el documento y/o
expediente, la Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al
Ciudadano, informará a Secretaría General el detalle de ello mediante el
Informe de Resultados, el mismo que deberá estar documentado e indicando
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las acciones realizadas, concluir la causal de la pérdida del documento y/o

expediente (esto es extravío, siniestro, deterioro, robo o hurto) y
recomendando iniciar el proceso de reconstrucción del documento y/o
expediente de manera parcial o total, según corresponda.
5.2.5. Adicionalmente, en el caso de siniestro o cuando resulte aplicable, el Informe
de Resultados, deberá incluir las siguientes consideraciones:
5.2.6. Documentación o evidencia que acredite la preexistencia del documento y/o
expediente en el lugar de los hechos.
5.2.7. De acuerdo a la naturaleza del siniestro, deberá incluir constancia policial,
constancia del Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Perú, constancia
del Instituto Nacional de Defensa Civil o quien haga sus veces, o
comunicación de los encargados de la seguridad de la Municipalidad Distrital
de Chorrillos; o cualquier otro documento que permita acreditar el siniestro.
5.2.8. El grado de daño ocasionado al documento y/o expediente.
5.2.9. Las causas probables del siniestro, de corresponder.
5.3. De la reconstrucción del Documento y/o Expediente
5.3.1. La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano a través

del Archivo Central, dentro del plazo de quince (15) días hábiles de recibido
la solicitud de búsqueda exhaustiva del Documento y/o Expediente, y no
encontrándose se solicitará documento que acredite transferencia y/o
custodia del Documento y/o Expediente solicitado que no sea consulta del
Sistema de Gestión Documentaria.
5.3.2. La Unidad Orgánica Origen del Documento y/o Expediente, dentro del plazo
de dos (02) días hábiles, al no tener un documento que acredite transferencia
y/o custodia del Documento, deberá realizar un Informe Técnico de
Reconstrucción, adjuntado alguna prueba de que alguna vez existió, que
puede ser solicitado por el Administrado si fuera el caso.
5.3.3. La unidad orgánica origen del expediente y/o documento, conforme al estado
y necesidad documentaría, deberá realizar las acciones que estime
pertinentes para la identificación y acopio de documentación y/o información.
Deberá dejarse constancia de las acciones realizadas.
5.3.4. Dentro del plazo de dos (2) días hábiles de recibido el Informe Técnico de
Reconstrucción, Secretaria General, evalúa y revisa, según corresponda y
remitirá el Informe Técnico a Gerencia Municipal para la emisión de la
Resolución.
5.3.5. Dentro del plazo de cinco (5) días hábiles, Gerencia Municipal emitirá la
Resolución correspondiente.
5.3.6. La Resolución de Gerencia Municipal deberá precisar la materia del
documento y/o expediente objeto de la reconstrucción, el nombre o razón
social del administrado, debiendo ser notificada al administrado, a los órganos
y/o unidades orgánicas que hayan registrado pasos en el documento y/o
expediente y a cualquier persona (natural o jurídica) pública o privada que
haya intervenido en el procedimiento administrativo a efectos de que en un
plazo no mayor de cinco (05) días hábiles de recibida la notificación,
proporcionen a la unidad instructora copia fedateada de los escritos, anexos,
antecedentes, actuaciones, resoluciones u otros que hayan sido presentados
o emitidos respecto del documento o expediente materia de reconstrucción y
aquellos que a criterio de la unidad instructora, sean necesarios para la
prosecución del trámite.
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5.3.7. Corresponde emitir una resolución de inicio de reconstrucción por cada

documento y/o expediente, salvo que estos correspondan a un mismo
administrado, en cuyo caso, podrá emitirse una sola resolución que
comprenda todos los expedientes.
5.3.8. Vencido el plazo para recabar la información y agotadas las acciones, la
unidad instructora evaluará si resulta viable la reconstrucción con la
documentación ya obtenida; en cuyo caso, formará el expediente en orden
cronológico, refoliándolo y poniéndolo a disposición de los administrados por
un plazo de 3 (tres) días hábiles, a fin de que expresen su conformidad o no
con la reconstrucción mediante su visto bueno o firma (según sea el caso) en
el último folio del mismo o, en su defecto, precisen las piezas que pudieran
faltar y la forma de conseguirlas o suplirlas por otras, lo que deberá efectuar
la unidad instructora.
5.3.9. Vencido el plazo, con la conformidad de los administrados o sin ella, la unidad
orgánica origen del expediente y/o documento, emitirá el informe final
indicando las acciones realizadas, la documentación obtenida y de ser el
caso, la documentación que no habría sido posible recopilar, concluyendo
según corresponda respecto de la viabilidad o imposibilidad de la
reconstrucción.
5.3.10. Con el informe y las copias ordenadas y foliadas, Gerencia Municipal, emitirá
la resolución que resuelve:
- Concluido el procedimiento y reconstruido el documento y/o expediente

(en los casos de pérdida total), ordenando la prosecución de su trámite
según su estado.
- Concluido el procedimiento e incorporadas las piezas procedimentales
(en los casos de pérdida parcial), ordenando la prosecución de su
trámite según su estado.
- Concluido el procedimiento sin reconstrucción del expediente por
documentación insuficiente, señalando la imposibilidad de continuar
con su trámite; ordenando su archivamiento y otorgando al administra
do la posibilidad de iniciar el procedimiento nuevamente.
5.3.11. Asimismo, si es por Denuncia o Hurto se remitirá todos los actuados más la
denuncia interpuesta, a la Secretaría Técnica de los Procedimientos
Administrativos Disciplinarios para la evaluación de la pertinencia del inicio
de las acciones legales que correspondieran y el deslinde de
responsabilidades administrativas, respectivamente.
5.4. Del Hallazgo del documento y/o expediente
En caso de hallarse el documento y/o expediente en fecha posterior a la emisión de

la resolución que declara reconstruido el documento y/o expediente, deberá
agregarse el documento y/o expediente original al documento y/o expediente
reconstruido.
6. Producto:
6.1. Informe Técnico de reconstrucción del documento y/o expediente.

6.2. Resolución Gerencial de la reconstrucción del documento y/o expediente.

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Diagrama Nº 07: Diagrama de Flujo de Reconstrucción de Documento y/o Expediente
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Diagrama Nº 07: Diagrama de Flujo de Reconstrucción de Expedientes
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS ARCHIVISTICOS
1. Objetivo:
1.1. Constituirse como una actividad necesaria y obligatoria en el proceso de

organización documental, específicamente en los trabajos de ordenamiento
documental.
1.2. Permitir mediante la foliación, la ubicación y localización de los documentos
archivísticos de manera eficaz y eficiente, logrando con ello conocer la información
requerida oportunamente, garantizando la integridad y seguridad de estos,
utilizando para ello los diferentes instrumentos de descripción, y de control
archivístico.
1.3. Garantizar el respeto de los dos principios archivísticos, el principio de orden original
y el principio de procedencia.
1.4. Garantizar el acceso a la información pública y a la transparencia en la gestión
institucional, de manera rápida y oportuna, sirviendo de respaldo técnico - legal, y
asimismo como un acto de fe y responsabilidad de los productores documentales.
2. Finalidad:
Contar con una norma que regule en forma general los procedimientos sobre foliación de
documentos archivísticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliación
uniforme y sistemática de los documentos generados en la Municipalidad Distrital de
Chorrillos.
3. Base Legal:
3.1. Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
3.2. Decreto Supremo Nº 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley No. 19414. ·
Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN/J, Normas Generales del Sistema Nacional de
Archivos.
3.3. Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN/J, Directivas del Sistema Nacional de
Archivos.
3.4. Ley Nº 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
3.5. Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, Reglamento de la Ley No. 25323.
3.6. Decreto Supremo Nº 005- 93-JUS, modificatoria del Decreto Supremo Nº 008-92-
JUS.
3.7. Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
3.8. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.9. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
3.10. Ley Nº 27927, modificatoria de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
3.11. Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de Transparencia y
Acceso a la Información Pública.
3.12. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización de Gestión del Estado.
3.13. Resolución Jefatural Nº 076-2008-AGN/J, Reglamento de Aplicación de Sanciones
Administrativas por infracciones en contra del Patrimonio Documental Archivístico y
Cultural de la Nación.
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4. Requisitos:
4.1. La documentación archivística para foliarse previamente deberá estar clasificada y

ordenada, ¡respetando los dos principios archivísticos! ; el Principio de Procedencia
y el Principio de Orden Original.
4.2. La documentación archivística por foliarse previamente deberá estar depurada y/o
seleccionada, es decir que, toda aquella documentación no archivística o aquella
que no forme parte de un archivo, tales como folletos, boletines, revistas, trípticos,
dípticos, folios en blanco y otras reproducciones de apoyo, no será objeto de
foliación.
4.3. Las unidades documentales, no deberán exceder de doscientos (200) folios,
siempre y cuando el volumen documental lo permita, en caso contrario, podrá
dividirse en función de la cantidad de folios, pero siempre formando un solo texto,
manteniéndose su unidad de información.
5.1. Del Archivo de Gestión
5.1.1. La Foliación se realizará con un lápiz de mina negra y/o 2B, de abajo hacia
arriba y parte superior derecho teniendo en conocimiento que el documento
más antiguo va abajo hasta la fecha actual.
5.1.2. El numero asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin
enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes,
sellos originales, etc.
5.1.3. Los documentos que se encuentren sueltos (fotografías, planos, mapas, etc.),
es decir Archivos con características particulares, como por ejemplo los
Archivos Fotográficos, serán foliados en la cara vuelta o folio vuelta,
correspondiéndole un número consecutivo para cada una de ellas. Si una o
más fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su
respectivo número de folio (folio recto). El detalle de la información con
respeto al número y/o cantidad de fotografías deberá figurar en el instrumento
descriptivo.
5.1.4. Cuando los documentos en formato pequeño, por ejemplo, los documentos
contables como recibos de pago, facturas, órdenes de compra, vouchers,
etc., se encuentren adheridos a una hoja, a esta le corresponderá su
respectivo número de folio (folio recto), así mismo la información detallada se
mencionará en el instrumento descriptivo.
5.2. Del Archivo Central
5.2.1. Se utilizará un sello estandarizado compuesta de dos casilleros, uno con la

denominación de la oficina que efectúa la foliación y el otro la numeración.
Según.
5.2.2. No se deberán foliar documentos en soportes distintos al papel y/o
documentación no convencional como, casetes, discos digitales – CD’s
disquetes, videos, etc.
5.2.3. La rectificación es una tarea administrativa mediante la cual al detectarse
errores en la foliación de un documento o en la unidad documental, se
procederá a su respectiva corrección.
5.2.4. De tener un documento acumulado este sigue la secuencia por fecha y se
continua con la foliación correspondiente no superando el límite de 200 folios.
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6. Producto:
Documento y/o Expediente Foliado correctamente listo para respectivo archivado.
De acuerdo a la carga documental.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
a. Archivo Central: Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar,

ejecutar y controlar las actividades archivísticas de una institución.
b. Archivo de Gestión: Es el responsable de la organización, conservación y uso de la
documentación recibida o producida por una unidad orgánica y de transferirla al Archivo
Central.
c. Base de Datos: Conjunto de datos dispuestos de manera sistemática o metódica y
accesibles individualmente por medios electrónicos o de otra forma.
d. Ciclo Vital de los Documentos: Etapas de vida administrativa por las que pasan
sucesivamente los documentos:
- Primera Etapa. - El documento es de circulación y tramitación por los canales
regulares, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen, hay
un manejo frecuente del documento. Esta documentación forma parte del archivo
de gestión y en algunos casos, de existir, del archivo periférico.
- Segunda Etapa. - Una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado el
documento es aún conservada, debido a que su valor administrativo aún no ha
prescrito y todavía es de consulta por parte de la administración. En este periodo
formará parte del archivo central.
- Tercera Etapa. - Finalmente, en esta etapa el documento asume un valor
permanente o histórico, restringiéndose su consulta a su carácter cultural e
informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y
conservación será definitivo en el archivo histórico.
e. Copia certificada: Reproducción fiel de un documento al cual le es conferido valor
testimonial por un funcionario público (fedatario) autorizado para tal acción.
f. Custodia: Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de
los documentos por parte de un archivo, perteneciente a cualquier nivel de archivo de la
Municipalidad Distrital de Chorrillos.
g. Depuración: Acto de retirar fotocopias, hojas en blanco, documentos sin firma.
h. Documento de Archivo: Es toda información testimonial en cualquier forma o soporte
(escrita, textual o gráfica, sonora en lenguaje natural o codificado, en imagen o
electrónica), de cualquier fecha, producido, recibido y acumulado como producto de las
funciones y/o actividades de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.
i. Documento de Gestión Archivística: Documentos técnicos especializados elaborados
en cumplimiento a la legislación archivística que regulan y orientan el funcionamiento del
sistema de archivos.
j. Estantería: Mueble fabricado en material ignífugo que sirva para albergar unidades de
instalación, formado por elementos de apoyo verticales (estantes) y horizontales (baldas).
Puede ser de tipo fijo o tipo móvil.
k. Fotocopia: Reproducción de un documento original sin ninguna fórmula que garantice su
autenticidad y que por lo tanto no puede sustituir al original.
l. Instrumento de Descripción Archivística: También llamado auxiliar de descripción
archivística, es aquel documento que sirve como medio de consulta que facilita el acceso
y el conocimiento de lo que existe en un archivo, tales como la Guía, el Inventario, el Índice,
y el Catálogo, etc.
m. Nivel de Archivo: Conformado por instancias de archivos por las cuales pasa un
documento durante su ciclo vital. El Nivel Central está conformado por los Archivos de
Gestión, Oficina o Secretariales, Archivos Periféricos y por el Archivo Central. El Nivel
Desconcentrado está conformado por los Archivos de clínicas si lo hubiera.
n. Patrimonio Documental: Es el conjunto de documentos que forman parte del patrimonio
cultural de la nación, conservado en los archivos públicos y privados de ámbito nacional y
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que sirven como fuente de información para la investigación, en los aspectos históricos,
sociales, económicos, políticos, culturales y legales.
o. Plazo de Retención: Periodo de tiempo en que debe permanecer la documentación en
cada nivel de archivo.
p. Preservación: Conjunto de procedimientos intelectuales y mecánicos destinados a
asegurar la perdurabilidad de los documentos.
q. Programa de Control de Documentos: Es un documento de gestión archivística que
establece las series documentales que produce o recibe la Municipalidad Distrital de
Chorrillos, como resultado de sus funciones o actividades precisando el número de años
que deben conservarse y los períodos de retención en cada nivel de archivo hasta su
transferencia al Archivo General de la Nación o su eliminación.
r. Repositorio: Espacio físico destinado a la instalación, conservación y localización de los
documentos.
s. Serie Documental: Conjunto de documentos producidos o recibidos por una unidad
orgánica u órgano de la Municipalidad Distrital de Chorrillos, como consecuencia del
ejercicio de sus funciones o actividades y que pueden tener el mismo tipo documental o
referirse a un mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos
o eliminados como unidad.
t. Tabla General de Retención de Documentos: Documento de gestión archivística que
forma parte del Programa de Control de Documentos, en ella se registra
esquemáticamente los asuntos principales y los títulos de las series documentales que las
integran, así como sus correspondientes períodos de retención.
u. Unidad de Archivamiento: Material adecuado donde se colocan y conservan los
documentos (folders, archivadores de palanca, paquetes, cajas, etc.). Sirve de protección
a los documentos, protegiéndolos del roce, polvo, luz o cualquier otro agente que atente
su buena conservación.
v. Deterioro: Desgaste del total o contenido de un documento y/o expediente que implique
la merma información relevante para la tramitación del mismo.
w. Extravío: Perdida total o parcial del documento y/o expediente.
x. Robo o Hurto: Apoderamiento ilegitimo de la totalidad o parte de un documento y/o
expediente, por sustracción del lugar en el que se encuentra, o de la persona en uso o a
cargo del mismo, ya sea con uso de violencia o sin ella.
y. Siniestro: Daño o destrucción total o parcial del documento y/o expediente debido a causa
fortuita o fuerza mayor, incluyendo aquellas originadas por circunstancias tales como
incendio, sismo, inundación, actos vandálicos o similares.
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SUBGERENCIA DE GESTION DOCUMENTARIA Y ATENCION AL CIUDADANO

“ Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”

ROL Órgano o Unidad Orgánica Sello y Visto

Juan Antonio Checa Ausejo

Subgerencia de Gestión Documentaria y

Revisado por : Secretaría General

Gerencia de Asesoría Jurídica

Establecer instrucciones respecto a los procedimientos que se aplicarán en los

Dejar sin efecto la Directiva Nº 001-2021-GM/MDCH aprobado con Resolución de

La presente directiva de Procedimientos del Archivo Central y los Archivos de Gestión es

La Subgerencia de Gestión Documentaria y Atención al Ciudadano, tiene como una de

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Desarrollar un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y asignar los

Establecer criterios uniformes para la organización de los documentos en los archivos de

Mantener organizada la documentación de manera integral y orgánica como producto de

Programa de Control de Documentos.

5. Descripción del procedimiento:

5.1. En los Archivos de Gestión

5.1.1. El responsable del archivo de gestión clasificara los documentos en series

5.1.4. El Archivo de gestión es el encargado de realizar la depuración de las

5.2. En el Archivo Central

Los documentos de archivo de los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad

5.2.1. La clasificación se realizará respetando la unidad orgánica de origen de los

Informe de Organización de Documentos.

7. Duración del procedimiento:

Treinta (30) días hábiles.

8. Diagrama del Procedimiento:

Diagrama Nº 01: Diagrama de Flujo de Organización Documental

Formulario Nº 01: Etiqueta de Archivador de Palanca

Formulario Nº 03: Rotulo de Caja Archivera

Formulario Nº 05: Registro de Transferencia de Documentos

Diagrama Nº 01: Diagrama de Flujo de Organización Documental

Formulario Nº 01: Etiqueta de Archivador de Palanca

1. Se registra el nombre o denominación de la unidad orgánica que produce la documentación.

Formulario Nº 03: Rotulo de Caja Archivera

Formulario Nº 05: Inventario – Registro de Transferencia de Documentos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

2.1. Facilitar la localización de los documentos permitiendo brindar un eficaz y eficiente

Tener organizado los documentos en series documentales de acuerdo al Programa de

5. Descripción del Procedimiento:

5.1. En los Archivos de Gestión

Los documentos emitidos (correspondencia) se describen en una base de datos de

- Unidad Orgánica Productora

5.2. En el Archivo Central

El Archivo Central se encargará de crear, normar y actualizar los formatos de

Los auxiliares o instrumentos descriptivos básicos serán el Inventario de

El Archivo Central supervisará la aplicación de los formatos de los instrumentos

Inventario de Descripción de Documentos.

Base de Datos de Documentos emitidos.

7. Duración del Procedimiento:

Treinta (30) días hábiles.

Formulario Nº 02: Base de Datos de Documentos Emitidos

Formulario Nº 02: Base de Datos de Documentos Emitidos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

2.1. Descongestionar los archivos de gestión de la Municipalidad Distrital de Chorrillos.

Cumplimiento del plazo de retención establecido en la Tabla General de Retención de

5. Descripción del Procedimiento:

5.1. El Archivo Central a través de la Subgerencia de Gestión Documentaria emitirá un

Expediente de Transferencia de Documentos.

7. Duración del Procedimiento:

Cuarenta (40) días hábiles.

8. Diagrama del Procedimiento:

Diagrama Nº 02: Diagrama de Flujo de Transferencia Documental