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PROCEDIMIENTO PARA EL

TRATAMIENTO DE DATOS
SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN

SAOS ALTURAS S.A.S CALLE 26 SUR # 27-31


TELEFONO: 3244281598
siosasalturas23@gmail.com
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 6072
PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PCR-NTC-001 FECHA: 05/07/2023 VERSION: 001

CONTENIDO

INTRODUCCION ................................................................................................... 2
OBJETIVOS .......................................................................................................... 2
ALCANCE ............................................................................................................. 2
DEFINICIONES ..................................................................................................... 3
PRINCIPIOS TRATAMIENTO DE DATOS CONTENIDOS LEY 1581 DEL 2012 .. 3
DERECHO DE LOS TITULARES CONTENIDAD EN LA LEY 1581 DEL 2012 .... 4
DEBERES DE LOS RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Y
ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO CONTENIDOS EN LA LEY 1581 DEL 2012
............................................................................................................................... 5
PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS....... 7
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES ............................................................. 9

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INTRODUCCION

El presente documento pretende dar cumplimiento a la ley 1581 del 2012, en el


desarrollo constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y
revalidar la información que se recoge de ellas, estando al tanto de la utilización o
la finalidad con que la empresa hace uso de estos datos; además de tener derecho
a garantías constitucionales referidas en el artículo 15 de la constitución política y a
la información consagrada en el artículo 20 de la misma normativa.
SAOS ALTURAS S.A.S, en cumplimiento a lo anterior mencionado y consiente de
la responsabilidad que le corresponde en materia de tratamiento de datos
personales ha elaborado el presente documento y las políticas de tratamiento de
datos personales, cuya aplicación es de carácter obligatorio para las personas
involucradas en el tratamiento de datos sin importar la vinculación laboral, esto con
el fin de proporcionar los lineamientos adecuados para el acatamiento de las
obligaciones legales en matrería de protección de datos personales.

OBJETIVOS

El presente procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos para el


tratamiento de datos en cumplimiento de los principios y disposiciones contenidas
en la ley 1581 del 2012, así como las demás normas que reglamentan y
complementan el tratamiento para la protección de los datos personales contenidos
en la base de datos del centro de entrenamiento y capacitación SAOS ALTURAS
S.A.S.

ALCANCE

Este procedimiento aplicara para todas las bases de datos tanto físicas como
digitales que contengan datos personales y que sean de manejo del centro de
formación, además de ser estricto de cumplimiento de las personas o áreas que se
encarguen de manipular y dar tratamiento a los datos personales únicamente con
fines institucionales o cuando sean requeridos por entidades autorizadas; esto en
garantía dar protección a los datos personales.

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DEFINICIONES

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos


personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento
Responsable del tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o
el Tratamiento de los datos.
Encargado de tratamiento de datos: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

PRINCIPIOS TRATAMIENTO DE DATOS CONTENIDOS LEY 1581 DEL 2012

 Principio de legalidad en materia de tratamientos de datos: El Tratamiento


a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo
establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen
 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular
 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error

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 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del
Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan
 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el
Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la presente ley
 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable
del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley
y en los términos de la misma.

DERECHO DE LOS TITULARES CONTENIDOS EN LA LEY 1581 DEL 2012

 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables


del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 del 2012.
 Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
personales.

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 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia
de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable
o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento

DEBERES DE LOS RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS Y


ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO CONTENIDOS EN LA LEY 1581 DEL 2012

 Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de


hábeas data.
 Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
 Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
 Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
 Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
 Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información
suministrada a este se mantenga actualizada.
 Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento.
 Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la
presente ley.
 Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente ley.
 Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.

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 Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se
encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la
reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
 Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
 Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.

POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa SAOS ALTURAS S.A.S, establece la presente política con el fin de dar
cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 del 2012 y al decreto 1377 del 2013, dichas
normas contienen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el adecuado
tratamiento de los datos (habeas data) sin vulnerar los derechos de las personas que se
encuentran en la base de datos del centro de formación.

Para el centro de entrenamiento y capacitación, es importante tener presente todas las


áreas, trabajadores, proveedores y contratistas que por la realización de sus funciones
estén en constante contacto y a cargo del tratamiento de datos personales; estos deben
cumplir con lo dispuesto en la presente política y el procedimiento establecido por la
empresa para el tratamiento de datos de las personas involucradas comercial o
laboralmente.

SAOS ALTURA S.A.S, utiliza la información suministrada por los trabajadores, clientes,
proveedores, contratistas y su contratista contenida en la base de datos con fines
administrativos, registro de entrada y salida de documentos, consultoría, auditoria,
asesoría, capacitación y servicios relacionados con la certificación de cursos o programas;
también para gestión de cobros, contable, financiera, facturación y temas legales de
acuerdo con las finalidades para las cuales fue requerida en ejercicio del objeto social de la
empresa.

A su vez, teniendo en cuenta la naturaleza de los servicios que presta el centro de


formación, en la base de datos se podrán almacenar datos sensibles y privados con previa
autorización del titular.

El centro de entrenamiento y capacitación velara por el correcto uso de datos personales,


garantizando las exigencias normativas aplicables y que todo tratamiento este previamente
autorizado y se encuentre justificado.

SAOS ALTURA S.A.S guarda la información de clientes, proveedores, socios y empleados


con el fin de promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y
comerciales, el centro de formación suprime los datos personales cuando hayan dejado de

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ser necesarios, pertinentes y adecuados para la finalidad y el propósito para los cuales
fueron recaudados. En cuanto a grabaciones de videos y toma de fotografía estos son con
fines exclusivamente educativos.

PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS

Los datos personales de los clientes, trabajadores, proveedores o contratistas o de


cualquier persona con la que el centro de entrenamiento y capacitación haya tenido
alguna relación, serán tratados bajo los parámetros aquí establecidos y como lo
dispone el marco legal que regula la materia; los datos personales se utilizan para:

 Gestión de inscripción y registro de los cursos o programas en el caso de los


aprendices
 Atención de tramites o servicios que cualquier persona solicite con o sin vínculos
en la empresa.
 Realización de encuesta
 Realización de certificación
 Auditoria interna o externa
 Realizar envió de información relacionadas con programas que presta el centro
y que son solicitadas por entes reguladores.
 En caso de proveedores, trabajadores, contratistas o subcontratistas los datos
se utilizarán para realizar actividades relacionadas con el sistema de calidad o
SST, esto en cumplimiento a lo establecido por las normas aplicables al centro
de formación.
 Generación de facturas
 Pagos de nominas
 Para obligaciones legales o contractuales
 Entre otras acciones relacionadas con la prestación del servicio o actividad
económica de la organización donde se dará exclusivamente manejo
institucional al tratamiento de datos personales.

El centro de entrenamiento y capacitación realizara procesos operacionales y


administrativos que incluyen recolección de datos, el almacenamiento, uso y
circulación o supresión de estos; cuyo dato se utilizaran solo para lo mencionado
anteriormente en el presente procedimiento, el tratamiento de datos personales
establecido tendrá como finalidad:

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 La protección de datos de los aprendices, contratistas, subcontratistas,
proveedores y trabajadores.
 Controlar las solicitudes relacionadas con la prestación del servicio y actividad
económica del centro de formación.
 Remitir las respuestas de las consultas y peticiones realizadas por terceros.
 Para el control de los términos legales dentro del marco normativo
 Enviar comunicaciones y notificaciones a las áreas administrativas y de apoyo
en caso de solicitar información relacionada con los datos personales de un
individuo.
 Realizar e implementar programas sectoriales de acuerdo con la capacitación
solicitada por el cliente
 Actualizar base de datos incluyendo los casos en que se requiera transmitir o
transferir a un tercero, la información para la validación, depuración,
enriquecimiento y homogenización de datos dando previo cumplimiento de las
exigencias legales
 Manejo de la información por parte de proveedores y/o contratistas para las
gestiones relacionadas con trámites y servicios definidos en sus respectivos
vínculos con el centro de entrenamiento y siempre que ello sea estrictamente
necesario.
 Elaborar informes, estadísticas, encuestas y análisis relacionados con los
servicios que presta la el centro y lo dispuesto en los sistemas de gestión y
normativas aplicables.
 Presentar informes a entes de certificación o de control, tales como, el Ministerio
de movilidad entre otros, que permitan dar cumplimiento a las exigencias legales.
 Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones
tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y
contables.
 Transmitir la información a encargados de los tratamientos de datos, con los que
se tenga una relación operativa que provean los servicios necesarios para la
debida operación del centro de formación.
 Prestar los servicios de información a través de los diferentes medios de
contacto.
 Evaluar la calidad de los servicios prestados.
 Grabación de imágenes o cualquier otro registro que sirva de soporte y evidencia
de las capacitaciones y entrenamiento que se dictan en el centro de formación.
 Mejorar las iniciativas promocionales de la oferta de prestación de servicios y
actualización de productos de la organización

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 Las demás finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos
Personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la Ley y en el
marco de las funciones que lo son atribuibles al centro de formación.

Transferencia de datos personales

El centro de entrenamiento y capacitación conseguirá transferir los datos a terceros


con quienes tenga relación operativa o vínculo laboral únicamente para majo
institucional y en cumplimiento de lo legal; adoptando las medidas necesarias para
que las personas con acceso a los datos personales cumplan con los principios de
protección de datos, lo dispuesto en las políticas, en el presente procedimiento y lo
dispuesto por la ley; para garantía de un adecuado tratamiento y protección de datos
en caso de transferir a terceros el centro de formación establecerá clausulas
contractuales o celebrara un contrato de confidencialidad con el objetivo de proteger
los datos personales que maneja el centro de formación.

Uso adecuado de la información

La información contenida en la base de datos del centro de formación debe ser


utilizada como se describe en la política y en presente procedimiento. Igualmente
se debe tomar en consideración, en caso de presentarse lo siguiente.

 En caso de que un área diferente a la autorizada para el tratamiento de datos,


requiera utilizar los datos personales de algún individuo sin importar el vínculo
que tiene con la organización podrá hacer uso de estos siempre que se trate de
manejo institucional y teniendo en cuenta las finalidades contempladas en el
presente documento.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (definidos en el numeral 3) está


prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley; cuando el tratamiento sea
posible, el Centro de formación debe:

 Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar
su tratamiento.
 Informar al titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de
la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos
sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así
como obtener del titular su consentimiento expreso.

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 Cada área debe garantizar que en la manipulación de documentos físicos como
digitales no se divulgue información confidencial o datos personales. Por lo
anterior, no se podrán reciclar hojas de vida, ni títulos académicos, ni
certificaciones académicas o laborales, ni resultados de exámenes médicos ni
ningún documento que contenga información que permita identificar a una
persona.
 en caso de que un encargado haya facilitado datos personales o bases de datos
a algún área para un fin determinado, el área que solicitó los datos personales
no debe utilizar dicha información para una finalidad diferente de la relacionada
en la política de tratamiento de datos personales; al finalizar la actividad, es
deber del área que solicitó la información, eliminar la base de datos o los datos
personales utilizados evitando el riesgo de desactualización de información o
casos en los cuales durante ese tiempo un titular haya presentado algún
reclamo.
 Los funcionarios no podrán tomar decisiones que tengan un impacto significativo
en la información personal, o que tengan implicaciones legales, con base
exclusivamente en la información que arroja el sistema de información, por lo
que deberán validar la información a través de otros instrumentos físicos o de
manera manual, y, si es necesario, de manera directa por parte del titular del
dato, en los casos en que así sea necesario.
 Únicamente los funcionarios y contratistas autorizados pueden introducir,
modificar o anular los datos contenidos en las bases de datos o documentos
objeto de protección.
 Cualquier uso de la información diferente al establecido, será previamente
consultado con el responsable de los datos personales o titular de los mismos. }

Almacenamiento de datos

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o


ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos.
Esto involucra controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo
ambiental en áreas restringidas, en instalaciones propias y/o centros de cómputo o
centros documentales gestionados por el centro de formación a quien este contrate
para su manejo.

Destrucción

La destrucción de medios físicos y electrónicos se realiza a través de mecanismos


que no permiten su reconstrucción. Se realiza únicamente en los casos en que no
constituya el desconocimiento de norma legal alguna, dejando siempre la respectiva
trazabilidad de la acción. La destrucción comprende información contenida en poder
de terceros como en instalaciones propias

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Controles de acceso

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o


restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los
colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y
salidas.

Videos de vigilancia.

El centro de entrenamiento y capacitación cuenta con cámaras de vigilancia con


grabación dichas cámaras tienen como finalidad resguardar la seguridad del centro
y en cumplimiento por lo establecido legislación colombiana; Las imágenes deberán
ser conservadas por un tiempo máximo de 90 días. En caso que la imagen
respectiva sea objeto o soporte de una reclamación, queja, o cualquier proceso de
tipo judicial, hasta el momento en que sea resuelto.

Reclamos

En caso de generarse algún reclamo por parte de un titular este lo podrá realizar
atreves del correo electrónico siosasalturas23@gmail.com o de forma presencial
en la dirección CALLE 26 SUR # 27-31 en la ciudad de Bogotá D.C. El titular estará
en el derecho de anexar los soportes que crea conveniente para dar claridad a la
reclamación.

Petición de supresión

El titular puede solicitar la supresión de sus datos cuando considere que los mismos
no han sido tratados de acuerdo a lo establecido a las obligaciones previstas en la
normativa vigente o han dejado de ser necesarios para los fines para los cuales
fueron recolectados

La supresión no es posible cuando:

 El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.


 La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la
actualización de sanciones administrativas
 Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados
del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir
con una obligación legalmente adquirida por el titular

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Sanciones

El incumplimiento del presente procedimiento tendrá como sanción la suspensión


parcial o definitiva de la relación laboral contractual y dependiendo de la gravedad
de la falta a los lineamientos establecidos en las políticas o el presente documento
y que den paso al incumplimiento legal.

Vigencia

El presente documento rige a partir de su firma y complementa las políticas


establecidas para el tratamiento y protección de datos personales y está sujeto a
actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones
legales.

Documentos vinculados

 Política para el tratamiento de datos personales


 Acuerdo de confidencialidad.

Para constancia del presente documento se firma a los 05 día del mes de julio del
año 2023

_________________________ _____________________________

Karen Tatiana Rodríguez Acosta Oscar Samuel Abaunza Espitia


CC. 1.006.875.852 CC. 6.772.553
REPRESENTANTE LEGAL Especialista en SST
SAOS ALTURAS SAS LICENCIA SST: 3985

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